GILTIG FRÅN 1 JANUARI Fritidsnämndens. Föreningsstöd. malmo.se/foreningsliv

Transkript

1 GILTIG FRÅN 1 JANUARI 2015 Fritidsnämndens Föreningsstöd ER GISTR INGSN RE IVÅ malmo.se/foreningsliv 1

2 2

3 Innehåll Bästa läsare! 4 Fritidsnämndens mål och riktlinjer 5 Fritidsnämndens förhållningssätt gentemot föreningar 6 Allmänna bestämmelser 7 Registrering av förening nivå 1 11 Registrering av förening nivå 2 och 3 11 Startbidrag 12 Bidrag för Spontan i stan 13 Utbildningar 15 Kalender Lotteritillstånd 17 Kontroll 18 3

4 ALLMÄN INFO Bästa läsare! Reglerna och riktlinjerna i Föreningsstöd 2015 antogs av fritidsnämnden den 18 december Reglerna är framtagna i samråd med företrädare för föreningslivet i Malmö (samorganisationerna MIP, MISO och HISO). Fritidsnämnden är den nämnd inom Malmö stad som ansvarar för de över gripande fritidsfrågorna. Fritidsnämnden sammanträder och tar beslut varje månad. Fritidsförvaltningen förbereder de ärenden som ska hanteras i fritidsnämnden. Fritidsförvaltningen sköter också det dagliga arbetet inom fritidsnämndens ansvarsområde. Uppdaterad information som berör föreningslivet i Malmö hittar ni på malmo.se/foreningsliv. Där hittar ni även Prislista 2015 som reglerar priser för registrerade föreningar och organisationer, samt för övriga kunder, på fritids förvaltningens anläggningar. 4

5 Fritidsnämndens mål och riktlinjer Omfattning Fritidsverksamheten ska riktas till alla kommun invånare men verksamhet för barn och ungdomar ska prioriteras. Personer med funktionsnedsättning och äldres möjligheter till fritidsaktiviteter ska särskilt uppmärksammas och stödjas. Inriktning Fritidsverksamheten ska så långt som möjligt vara organiserad av kommuninvånarna själva, helst i föreningar och endast kompletteras med kommunal verksamhet när det behövs för att uppfylla fritidssektorns mål. Kommersiella intressens negativa påverkan av sektorn ska motverkas genom idéinriktade och kreativa aktiviteter. Jämställdhet inom fritidssektorn är högt prioriterat. Kvalitet Fritidsverksamheten ska vara så utformad att den erbjuder rekreation och social gemenskap. Verksamheten ska vara öppen för alla och syfta till stimulans och välbefinnande. Fördelning Fritidsverksamheten ska fördelas över hela kommunen utifrån kunskaper om invånarnas behov och önskemål. Ett rikt varierat utbud ska eftersträvas i kommunens alla delar. Resurser ska fördelas likvärdigt mellan flickor och pojkar samt geografiskt läge. Fördelningen ska ske rättvist och reglerna ska vara tydliga och transparenta. malmo.se/foreningsliv 5

6 ALLMÄN INFO Fritidsnämndens förhållningssätt gentemot föreningar Fritidsnämnden har stor tillit till Malmös föreningar som gör en stor insats för barn, ungdomar, äldre, vuxna och personer med funktionsnedsättning. Föreningar är en viktig arena för integration i dess vidaste betydelse och föreningars verksamhet utgör viktiga mötesplatser för alla Malmös invånare. Fritidsnämnden ser dialogen med föreningarna som en viktig del i arbetet med att på ett optimalt och rättvist sätt fördela de resurser som är avsatta till föreningarna. De tre paraplyorganisationerna HISO, MIP och MISO är viktiga dialogpartners. I Malmö finns cirka 100 konsulenter som representanter för de största föreningarna. Fritids förvaltningen inbjuder årligen till konferens i syfte att kompetensutveckla konsulenterna och för att skapa kontakter såväl mellan föreningarna som mellan föreningar, politiker och tjänstemän. Föreningarna i Malmö har en viktig roll för att göra staden attraktiv för besökare genom de olika arrangemang som de genomför. Föreningarna är också en viktig del av det kultur- och evenemangsutbud som dagligen erbjuds malmöborna. Föreningarna har också betydelse för sysselsättningen då många arbetstillfällen skapas genom föreningarna och även genom att föreningarna tar emot många arbetslösa via olika arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Fritidsförvaltningen arrangerar varje år i samarbete med MIP och MISO (Föreningspoolen) utbildningar i föreningsgenerella ämnen såsom styrelsearbete, att vara arbetsgivare/arbetsledare och bidragskurser. Kurserna är gratis och skall ses som ett led i att höja kvaliteten i Malmös föreningar. Fritidsnämnden ser också stora möjligheter i ett samarbete mellan Malmö högskola, föreningslivet och Malmö stad. Fritidsförvaltningen samarbetar också med föreningslivet i det förebyggande arbetet mot alkohol, doping, andra droger och diskriminering. 6

7 Allmänna bestämmelser för förening som är registrerad på nivå 1 7

8 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Malmö fritidsnämnd har kommun fullmäktiges uppdrag att till allmän nyttiga ideella föreningar verksamma i Malmö fördela bidrag. Bidragen avses aktivera det allmännyttiga ideella föreningslivet i Malmö stad. 2 Allmänna villkor för registrerad förening på nivå 1 För att vara en registrerad förening på nivå 1 hos fritidsförvaltningen ska nedanstående villkor alltid uppfyllas. Allmänna villkor: Vara öppen för alla. Erhållit organisationsnummer från Skatteverket. Vara uppbyggd och fungera enligt demokratiska principer och öppet ta ställning för demokrati samt att arbeta för att motverka kränkningar och diskriminering. Bedriva allmännyttig ideell förenings verksamhet större delen av året, huvudsakligen i Malmö. Föreningens antagna stadgar ska vid registrering godkännas av fritidsnämnden. Ha stadgeenligt vald styrelse och valda revisorer. Ta ut medlemsavgift enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser. Verksamheten ska bedrivas i godkända lokaler. Med godkänd lokal menas att lokalen har bygglov för verksamheten samt att lokalen är brandsynad. Den ekonomiska redovisningen ska ge en tillfredsställande bild av föreningens ekonomiska situation och vara upprättad enligt god redovisningssed. Den ekonomiska redovisningen och verksamhetsredovisningen ska vara utformad på så vis att de ger ett tillräckligt underlag för fritidsförvaltningens kontroll och ställningstagande avseende bidragsgivning till förening. Föreningen ska i resultat- och balansräkningen tydligt särskilja vad som är medlemsavgift respektive eventuella träningsavgifter. Specifika villkor för att bli registrerad på nivå 1: Föreningen ska inkomma med stadgar, justerat protokoll från mötet då föreningen bildades eller senaste årsmötesprotokoll, medlemsförteckning samt övriga ansökningshandlingar (se Registrering av förening på nivå 1) som visar att föreningen uppfyller de Allmänna villkoren. I årsmötesprotokollet ska det framgå att verksamhets- och revisionsberättelsen är godkänd samt att styrelsen beviljats ansvarsfrihet. Föreningen ska ha minst 15 medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser. Föreningen ska innan registrering uppvisa verksamhet enligt aktivitetsschema med föreningens medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser, samt ha bedrivit denna enligt Fritidsnämndens riktlinjer. Specifika villkor för att kvarstå som registrerad på nivå 1: Föreningen ska årligen inkomma med föreningsrapport påskriven av behörig firmatecknare eller föreningsadministratör i ApN, senast den 1 mars för föreningar med kalenderår alternativt 1 september om föreningen har brutet räkenskapsår. Föreningen ska ha minst 15 medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser. Föreningen ska årligen inkomma med justerat årsmötesprotokoll där det framgår att revisionsberättelse och resultat- och balansräkningen är godkänd samt att styrelsen beviljats ansvarsfrihet. Årsmötesprotokollet ska inkomma senast 30 dagar efter årsmötet. 8

9 Berättigad till: Informationsutskick. Att delta i fritidsförvaltningens utbildningar utan kostnad. Subventionerade priser vid bokning av idrottsanläggningar. Startbidrag om föreningen har minst 15 medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser i åldern 4 25 år och/eller personer med funktionsnedsättning. Bidrag för Spontan i stan. 3 Vid bedömning för registrering/bidrag gäller följande grundläggande definition av begreppet medlem: Med medlem avses fysisk person som: Är folkbokförd i Malmö och upptagen i föreningens medlemsförteckning med folkbokföringsadress och personnummer. Betalar personlig medlemsavgift om lägst 40 kronor per år. För föreningar som tillämpar familjemedlemskap ska medlems avgiften i genomsnitt uppgå till lägst 40 kronor per medlem och år. Regelbundet deltar i föreningens verksamhet, och vars deltagande kan styrkas genom skriftlig handling. Som medlem avses inte den vars medlemskap är av mer tillfällig natur såsom bingomedlem, supportermedlem, prova på - deltagare eller liknande. Person som enbart deltar i föreningens verksamhet under schema lagd skoltid betraktas ej som medlem vid bidragsgivning och ska därmed inte medtagas på föreningsrapport. 4 Alla föreningar som vill vara registrerade hos fritidsförvaltningen måste varje år senast den 1 mars för föreningar med kalenderår alternativt 1 september om föreningen har brutet räkenskapsår lämna in en föreningsrapport. Efter 1 mars alternativt 1 september får föreningen inget bidrag förrän föreningsrapporten har kommit in till förvaltningen. Likaså ska föreningen årligen skicka in justerat årsmötesprotokoll där det framgår att revisionsberättelse samt resultat- och balansräkningen är godkänd samt att styrelsen beviljats ansvarsfrihet. Årsmötes protokollet ska inkomma senast 30 dagar efter årsmötet. Föreningen får efter 30 dagar inget bidrag förrän årsmötesprotokollet skickats till förvaltningen. Upprepad förseelse kan leda till avregistrering. 5 Föreningar som beviljas bidrag av fritidsnämnden är skyldiga att i minst fem år arkivera medlemsförteckning, verksamhetsplan, verksamhets- och revisionsberättelser, resultat- och balansräkning samt verifikationer som ligger till grund för beviljat ekonomiskt stöd. (OBS! andra tidsgränser för arkivering kan gälla till exempel för skattelagstiftning.) Fritidsnämnden äger rätt att begära in medlemsförteckning och bokföring för förening som ansökt 6 om eller erhållit bidrag. Vidare har registrerad förening skyldighet att på begäran inom utsatt tid, skicka in yttranden, förklaringar och upplysningar i övrigt som är av betydelse för registrering, bidragsgivning samt tidstilldelning ur ett jämställdhetsperspektiv. 7 Att barn inte längre får vara med i en förenings verksamhet på grund av att uppenbar elitverksamhet bedrivs, kan leda till att förening blir avstängd från bidragsgivning samt återbetalningsskyldig. 9

10 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 8 Ansökan om bidrag: Ansökan om bidrag sker i ApN (digitalt bidragssystem) malmo.se/apn För att kunna använda systemet behöver föreningens styrelse utse en eller flera föreningsadministratörer som har styrelsens förtroende och uppdrag att uppdatera föreningens uppgifter samt att ansöka om bidrag. Dessa personer får användaruppgifter till systemet genom att skicka ett mejl till forening@malmo.se. Innan användaruppgifter kan skickas ut krävs att föreningen skickat in en fullmakt till förvaltningen. Ansökningshandlingarna ska vara fullständiga och finnas i ApN senast den dag som anges i bidragsbestämmelserna eller anges i särskilt meddelande. 9 Förening som inte skickar in bidrags ansökan/redovisning i tid enligt bidragsreglerna ska erhålla en påminnelse. Påminnelse skickas till föreningens registrerade adress och till föreningens ordförande angående föreningsrapport och årshandlingar. Påminnelseavgift utgår som en fast summa på 500 kr. Påminnelsen skickas senast 1 vecka efter angivna ansökningsdatum. Förening som skickar in ansökan/redovisning för bidrag till lovverksamhet Kul i Fem, Sommarkul och Höstkul samt bidrag för Spontan i stan efter ansöknings/redovisningstidens utgång erhåller reducerat bidrag enligt nedan: 4 30 dagar för sent, avdrag 25%. Mer än 30 dagar för sent handläggs inte. För vissa bidrag tillämpas en redovisningstid om max 90 dagar efter avslutad verksamhet. Om begärda handlingar inte kommit in inom denna tid utgår inget bidrag. 10 Beviljat bidrag utbetalas endast via plus- eller bankgiro och till huvudföreningens konto. 11 Missbruk eller lämnande av oriktiga ansökningsuppgifter kan medföra avstängning för fortsatt bidragsgivning enligt fritidsnämndens beslut i varje enskilt fall. Bidrag som beviljats på fel ansökningsuppgifter medför dessutom återbetalningsskyldighet. 12 Förening som avstängts från bidrag på grund av misstanke om medvetet inlämnande av icke korrekta ansökningar kan komma att polisanmälas, vilket fritidsnämnden avgör i varje enskilt fall. 13 Fritidsnämnden äger rätt att besluta om smärre avvikelser från gällande bidragsbestämmelser. 14 I enlighet med den av kommun fullmäktige beslutade handlingsplan för det tobaks-, alkohol-, och drogförebyggande arbetet i Malmö, skall de bidragsberättigade föreningarnas/ organisationernas verksamhet aktivt präglas av ett alkohol- och drogfritt förhållningssätt. 10

11 ALLMÄN INFO Registrering av förening på nivå 1 För att en förening ska kunna bli registrerad hos fritidsförvaltningen ska följande handlingar lämnas in: Blanketten Ansökan om registrering hos fritidsförvaltningen. Blanketten Uppgifter till föreningsregistret på internet. Blankett för aktuellt aktivitetsschema eller utförlig verksamhetsplan. Föreningens stadgar. Justerat protokoll från mötet då föreningen bildades eller senaste årsmötesprotokoll. I årsmötesprotokollet ska det framgå att verksamhets- och revisionsberättelsen är godkänd samt att styrelsen beviljats ansvarsfrihet. Uppvisande av medlemsförteckning innehållande namn, adress och födelsedatum (6 siffror). Föreningens organisationsnummer (fås via Skatteverket). Om föreningen är ansluten till Riksorganisation ska kopia på medlemsbevis bifogas. Avsedda blanketter finns på malmo.se/foreningsliv och samtliga handlingar skickas till: FRITIDSFÖRVALTNINGEN Malmö stad Malmö Först när samtliga kompletta handlingar är inkomna besöks föreningens verksamhet av personal från fritidsförvaltningen utifrån inskickat aktuellt aktivitetsschema. Registreringsdatum bedöms utifrån den tidpunkt då kompletta ansökningshandlingar inkommit. Registrering av förening på nivå 2 och 3 För höjning av registreringsnivå till nivå 2 och 3 ska förening skicka in ett skriftligt önskemål. För nivå 3 ska även ett aktuellt aktivitetsschema inlämnas. Först när föreningen uppfyller samtliga krav för respektive regist- reringsnivå (se Föreningsstöd Registreringsnivå 2 och Föreningsstöd Registreringsnivå 3) besöks föreningsverksamheten av personal från fritidsförvaltningen utifrån inskickat aktuellt aktivitetsschema. 11

12 BIDRAG Startbidrag Ändamål Bidraget avser att stödja nyregistrerade föreningar på nivå 1 för att kunna genomföra meningsfulla aktiviteter för sina medlemmar i åldern 4-25 år samt medlemmar med funktionsnedsättning oberoende ålder. Bidraget avser även att underlätta för föreningar att utöka sitt medlemsantal. Villkor Bidraget utgår till nyregistrerad förening som bedriver verksamhet för barn och ungdomar mellan 4 25 år. Föreningen skall ha minst 15 medlemmar enligt Allmänna bestämmelser punkt 3 i åldern 4-25 år och/eller medlemmar med funktionsnedsättning oberoende ålder. Redovisning Bidraget ska redovisas senast 5 månader efter registrering på nivå 1. Kommentar Bidraget är ett engångsbelopp för nyregistrerade föreningar på nivå 1 Förening kan komma att bli återbetalningsskyldig om bidraget inte använts eller om redovisning inte inkommer till fritidsförvaltningen enligt överenskommelse. En förening som nyligen avregistrerats hos fritidsförvaltningen kan inte beviljas Startbidrag vid nyregistrering. Bidrag Bidraget utgår som ett allmänt bidrag med utbetalning efter beslut om registrering på nivå 1. Nyregistrerad förening på nivå 1 beviljas startbidrag utifrån antal medlemmar enligt Allmänna villkor i åldern 4 25 år och/eller medlemmar med funktionsnedsättning oberoende ålder: medlemmar = kr. Mer än 50 medlemmar = kr. 12

13 Bidrag för Spontan i stan Ändamål Bidraget ger Malmös barn och ungdomar möjlighet att medverka i spontanaktiviteter i organiserad form som bedrivs av föreningar. Samtidigt introduceras målgruppen för föreningslivet och ger föreningar i Malmö möjlighet att rekrytera nya medlemmar. Villkor Bidrag kan beviljas registrerad förening på nivå 1, nivå 2 och registrerad förening på nivå 3 barn och ungdom. Bidrag Bidraget fördelas mellan de föreningar som söker respektive bidrag och kan beviljas efter beslut i varje enskilt fall. Bidragets storlek bedöms utifrån aktiviteternas omfattning och behov. Bidrag ges till prova påverksamhet i anslutning till skolan (mellan kl och kl ), fritidsförvaltningens idrottsanläggningar (från kl ) eller i egna lokaler i Malmö. Utbetalning av bidraget sker i samband med redovisning. Bidrag för Spontan i stan beräknas utifrån: Antal ledare, antal dagar, antal timmar och andra kostnader som direkt går att hänföra till satsningen Spontan i stan. Geografisk spridning och variation vägs in i bedömningen. Kostnader för mat, dryck, marknadsföring och investeringar för ordinarie verksamhet beviljas ej. Ansökan Intresserade föreningar inkommer löpande med en digital ansökan och bedöms utifrån varje enskilt fall. Redovisning Aktiviteterna ska redovisas terminsvis, dock senast 30 dagar efter avslutad period. Förening som erhållit bidrag i förskott och inte inkommit med redovisning kan komma att bli återbetalningsskyldig. Redovisningen ska innehålla: Antal medverkande flickor och pojkar. Ålder. Antal aktivitetstillfällen. Antal ledartimmar. Deltagarnas postnummer/skoltillhörighet. Antalet nyrekryterade medlemmar genom denna satsning. Kommentarer Bidrag beviljas inte till föreningar som ställer krav på medlemskap. Bidrag beviljas inte för aktiviteteter i samband med ordinarie verksamhet för föreningens medlemmar. 13

14 BIDRAG Max 50% av beviljat bidrag kan utbetalas i förskott om detta anges vid ansökan. Bidrag beviljas inte för aktiviteter som bedrivs under loven på dagtid fram till kl Aktiviteterna ska vara kostnadsfria. Bidrag beviljas för aktiviteter max 2 dagar/vecka och förening. Bidrag beviljas inte för schemalagd skolverksamhet. Om förvaltningen bedömer att föreningen bedriver återkommande och välorganiserade Spontan i stan-aktiviteter kan föreningen komma att erbjudas ett avtal. Bidrag beviljas inte om föreningen erhåller annat stöd för samma aktivitet, t.ex. aktivitetsbidrag eller Idrottslyftet. Bidrag beviljas inte för religiösa aktiviteter och utbildningsverksamhet, som t ex läxhjälp. 14

15 ALLMÄN INFO Utbildningar Fritidsförvaltningen erbjuder årligen, i samarbete med MIP och MISO (Föreningspoolen), Malmös föreningsliv en rad olika utbildningar med varierat innehåll. Samtliga kurser genomförs av specialister inom området och är anpassade efter föreningslivets intresse och behov. Mer detaljerad information om utbildningarna finns i fritidsförvaltningens Utbildningsprogram 2015 och på malmo.se/foreningsliv eller foreningsutbildning.se. Föreningar som önskar registreras på nivå 2 och 3 ska genomgå obligatorisk Styrelseutbildning och utbildning i Bidragsbestämmelser som ges årligen vid ett flertal tillfällen på dagtid samt kvällstid. Utbildningen är obligatorisk för föreningens ordförande samt ytterligare minst en styrelseledamot. Kursanmälan Om du vill gå någon av utbildningarna vill vi ha din anmälan senast 5 dagar innan kursdagen. Samtliga utbildningar är kostnadsfria för föreningar som är registrerade hos fritidsförvaltningen. Föreningen debiteras dock med 200 kr/anmäld person som varken har avanmält sig eller deltagit. Intyg till deltagare skickas, på egen begäran, till föreningen efter avslutad utbildning. Föreningar som lämnat in bristande handlingar till fritidsförvaltningen kan komma att kallas till grundläggande utbildningar i styrelsearbete och ekonomisk redovisning. Anmäl dig på malmo.se/foreningsliv eller foreningsutbildning.se 15

16 ALLMÄN INFO Kalender MAR Sista dag för inlämning av Föreningsrapport med bilagor för föreningar med kalenderår. 1 SEP Sista dag för inlämning av Förenings rapport med bilagor för föreningar med brutet räkenskapsår. 16

17 Lotteritillstånd Förutsättningar för lotteritillstånd Lotteriverksamheten bedrivs inom den eller de kommuner där föreningen är verksam. Lotterierna får inte bedrivas från en fast försäljningsplats som tillhandahålls av ett serviceföretag. Insatsernas sammanlagda belopp i de lotterier som anordnas under en treårsperiod uppgår högst till 20 basbelopp. Ett basbelopp motsvarar kronor. En vinst som utgörs av pengar uppgår till högst ett basbelopp. Värdet av vinster i varje lotteri motsvarar minst 35 och högst 50% av insatsernas värde. Det finns en föreståndare för lotterierna som kommunen godkänt. Ansökan ska inkomma på avsedd blankett, vilken hämtas på fritidsförvaltningen eller på malmo.se/ foreningsliv Till ansökan ska protokoll bifogas där det framgår vem som är lotteriföreståndare, samt föreningens stadgar. Tillståndet kostar 300 kr. En kontrollant kommer att utses. Arvodet till kontroll anten betalas av den som anordnar lotterierna. För mer information: lotteriinspektionen.se 17

18 KONTROLL Grundkontroll I samband med att registrerad förening skickar in obligatoriska årshandlingar görs en årlig grundkontroll gentemot fritidsnämndens Allmänna bestämmelser. Definitiv resultat- och balansräkning samt justerat årsmötesprotokoll där det framgår att revisionsberättelsen är godkänd samt att styrelsen beviljats ansvarsfrihet är en förutsättning för fortsatt registrering, beviljande av bidrag samt bokning av idrottsanläggningar till ett reducerat pris. Vid eventuella avvikelser kontaktas förening med uppmaning om förklaring och/eller komplettering av relevant information som saknas. Beslut om konsekvens till följd av grundkontroll fattas av fritidsförvaltningen på delegation. Övrig granskning I de fall då uppgifter har kommit fritidsförvaltningen till handa som kan påverka en förenings registrering, beviljande av bidrag och/eller bokning av kommunala idrottsanläggningar, kan fritidsförvaltningen välja att genomföra en fördjupad granskning av förening. Vid misstanke om att registrerad förening bryter mot fritidsnämndens Allmänna bestämmelser eller medvetet inkommer med felaktiga uppgifter, kan fritidsförvaltningen begära in bokföring samt inhämta kompletterande information från föreningsstyrelse, myndigheter och/eller andra aktörer som bedöms vara av vikt för utredningen. Beslut om konsekvens till följd av övrig granskning fattas av fritidsnämnden. 18

19

20 Kontakt Fritidsförvaltningens föreningsavdelning E-post Telefon Postadress Föreningsavdelningen fritidsförvaltningen Malmö stad, Malmö Besöksadress Henrik Smithsgatan 13 malmo.se/foreningsliv Fritidsförvaltningens bokningsfunktion E-post Telefon Postadress Föreningsavdelningen fritidsförvaltningen Malmö stad, Malmö Besöksadress Henrik Smithsgatan 13 malmo.se/bokalokal Föreningsstöd 2015 Registreringsnivå 1 Utgåva Tryck: Holmbergs AB, 50 ex Foto: Colorbox, Shutterstock FRITIDSFÖRVALTNINGEN Malmö, Telefon E-post: fritid@malmo.se