Somaliska Utbildning och Idrottsförening i Skåne - kontroll av aktivitetsbidrag och grundbidrag

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen Handläggande avd: Föreningsavdelningen Ärende nr: 14 Datum: Ärende: Somaliska Utbildning och Idrottsförening i Skåne - kontroll av aktivitetsbidrag och grundbidrag Sammanfning: I enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd valdes föreningen ut för granskning eftersom föreningen rapporterat många aktiva medlemmar men inga aktiviteter. Fritidsförvaltningen kan inte göra en bedömning av vad medlemmarna gör i föreningen till följd av föreningen inte lämnat in efterfrågade uppgifter. Inga aktiviteter är dock inrapporterade. Föreningen har haft flera brister i föreningens administration under flera år. Föreningen visar ett ointresse ta itu med de brister som är systematiska i föreningens arbete. Detta ligger till grund för förvaltningen föreslår nämnden fa beslut om kraftiga sanktioner mot föreningen. Grundbidrag ska beräknas på de 25 fastställda medlemmar men ska ej utbetalas till föreningen förrän förenings ordförande, kassör och sekreterare genomgått de riktade utbildningar som föreslagits. Förslag till beslut: Fritidsnämnden föreslås besluta fastställa föreningens medlemsantal till 25 medlemmar mellan 4-25 år och antalet aktiviteter till 0 st för år 2011 föreningens ordförande, kassör och sekreterare ska kallas till en riktad utbildning inom fritidsförvaltningen om styrelsearbete och bidragsbestämmelser, genomföras senast i oktober 2012 föreningen avregistreras från den 1 november om föreningen inte deltagit med ordförande, kassör och sekreterare på den riktade utbildning som förvaltningen erbjuder i september 2012 föreningen fram till den riktade utbildningen genomförts inte får grundbidraget på kronor utbetalt föreningen fram till den riktade utbildningen genomförts inte tillåts hyra tider i förvaltningens anläggningar Bo Sjöström Fritidsdirektör

2 Malmö stad Fritidsförvaltningen Till Fritidsnämnden Tjänsteutlåtande Handläggande avdelning: Föreningsavdelningen Datum: Ärende: Somaliska Utbildning och Idrottsförening i Skåne - kontroll av aktivitetsbidrag och grundbidrag 1) Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för en djupare utredning. Det som bl.a. kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort och medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens inrapporterade aktivitetsbidragsansökan och föreningsrapport som också är grundbidragsansökan. I enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd valdes föreningen ut för granskning eftersom föreningen rapporterat in 137 medlemmar (för år 2011) men inga aktiviteter i det digitala närvarorapporteringssystemet under ) Föreningen Somaliska Utbildning och Idrottsförening i Skåne är en förening som flera år i rad visat flera brister. Föreningen har brister i sin föreningsadministration, sin ekonomiska redovisning och sin revisionsberättelse. Föreningen har under hela 2011 bokat tider genom förvaltningens bokningssystem men inga av de aktiviteter har rapporterats in i det digitala systemet vilket är anmärkningsvärt. Föreningen har inte inkommit med några svar på förvaltningens frågeställningar beträffande verksamhetsåret ) Utredningen Den särskilda granskningen har för avsikt kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskild fokusering riktas på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Kontrollen är särskilt viktigt för dessa två bidrag som inte har någon annan kontroll före utbetalning av bidraget. Somaliska Utbildning och Idrottsförening i Skåne 2012 Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: 2011 (för 2010) 2012 (för 2011) Antal aktiva* medlemmar enligt föreningsrapport: Antal **aktiviteter på 0 0 *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsa räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: Antal medlemmar enligt medlemsmatrikel:

3 Antal aktiva medlemmar 0 0 enligt närvarokort eller annan uppgift avseende Antal aktiviteter på 0 0 Antal övriga rapporterade 0 0 Grundbidrag Ansökt om kontaktbidrag, kronor Aktivitetsbidrag Ej ansökt Ej ansökt Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning Antal aktiva medlemmar 25 enligt närvarokort eller annan uppgift avseende Antal medlemmar beräknat 93 utefter medlemsavgift: Antal aktiviteter på 0 Antal omräknade aktiviteter 0 med delningstalet 7 Grundbidrag 0 Aktivitetsbidrag 0 Föreningen har för 2011 rapporterat 137 medlemmar i föreningsrapporten som är Malmöbor varav 105 är i åldern 4 25 år. Av de 105 kan konstateras 12 inte har betalt in medlemsavgift på minst 40 kronor vilket är ett av kraven för föreningen ska kunna tillgodoräkna sig dessa medlemmar som grundbidragsberättigande. Föreningen har alltså 93 grundbidragsberättigande medlemmar till följd av ålder eller vara en person med funktionsnedsättning. Föreningen har bokat och utnyttjat tider i idrottshallar men inte rapporterat aktiviteter till fritidsförvaltningen. Föreningens verksamhetsberättelse är märklig och svårttolkad vilket gör förvaltningen inte kan dra några slutsatser kring vilka eventuella andra aktiviteter som genomförts av föreningen som medlemmar regelbundet deltagit i. Föreningen har vid upprepade tillfällen genomfört sitt årsmöte under pågående verksamhetsår. Föreningen har enligt sin stadgar ett verksamhetsår som löper mellan den 1/1 och 31/12. Förvaltningen kan konstatera föreningen i minst tre år i rad har hållit sitt årsmöte innan verksamhetsåret har gått ut (år 2009 hade föreningen årsmöte både den 25 april och 30 december, år 2010 hölls årsmöte den 4 december och år 2011 var det årsmöte den 17 december). Det arbetssättet är i strid mot föreningens stadgar. Vidare har föreningen bytt namn på föreningen på ett sätt som inte är i enlighet med föreningens stadgar. Föreningen Somaliska Utbildningen & Idrottsföreningen i Skåne gick fram till 2010 under namnet Mötesplats Solrosen Agenda 21. På årsmötet 2010 ändrades namnet på föreningen. Enligt föreningens stadgar 15 avseende stadgeändring gäller följande; beslut ändra stadgar fas av årsmötet. Beslutet är giltigt om samtliga röstberättigade i föreningen har förenats om det. Beslutet är även giltigt om det har fats på två på varandra följande årsmöten och på det senare årsmötet getts bifall av minst två tredjedelar av de röstande. Förvaltningen konstaterar det inte finns någon deltagarförteckning från årsmötet 2010 som skulle kunna styrka samtliga

4 röstberättigade i föreningen har förenats om det, inte heller var namnbytesfrågan upptagen på det närmast kommande årsmötet år 2011 vilket kan ifrågasätta giltigheten i föreningens namnbyte. Ekonomiskt har Somaliska Utbildningen & Idrottsföreningen i Skåne redovisat ett överskott år 2009, 2010 och Under granskningen ser förvaltningen överskottet systematiskt inte redovisas i ekonomin året efter. Under 2009, 2010 och 2011 har inte föreningen deltagit i några utbildningar som varje år erbjuds föreningar kostnadsfritt av fritidsförvaltningen. Vidare kallades föreningen av fritidsförvaltningen till närvara på styrelseutbildning steg 1 och 2 den 26 augusti respektive 31 augusti Ingen från föreningen deltog i utbildningarna. Förvaltningen har i ett brev till föreningen bett föreningen förklara bland annat följande; Förtydliga på vilket sätt era 93 medlemmar har deltagit med regelbundenhet i föreningens aktiviteter Varför genomförs årsmöten innan verksamhetsåret är avslutat? Redovisa underlag som styrker namnbyte på föreningen har gjorts i enlighet med föreningens stadgar? Föreningen ska till förvaltningen inkomma med bokföring för år 2009, 2010 och 2011 senast den 11 maj 2012 Den 11 maj ringde en föreningsrepresentant till förvaltningen och informerade om föreningen inte kunde ge svar på frågorna och föreningen skulle ringa tillbaka den 14 maj. Förvaltningen har i skrivandets stund inte fått in några svar från föreningen och ingen från föreningen har kontaktat förvaltningen sedan den 11 maj. Konsekvensbeskrivning Fritidsförvaltningen kan inte göra en bedömning av vad medlemmarna gör i föreningen till följd av föreningen inte lämnat in efterfrågade uppgifter. Det går inte säkerställa antalet medlemmar men utefter föreningen bokar och nyttjar tider i förvaltningens anläggningar så deltar sannolikt ett visst antal av föreningens medlemmar i föreningens verksamhet. Inga aktiviteter är dock inrapporterade. Föreningen har haft flera brister i föreningens administration under flera år. Föreningen visar ett ointresse ta itu med de brister som är systematiska i föreningens arbete. Vidare har föreningen uppenbart svårt se allvaret och konsekvenserna av föreningens handläggning kring förvaltningens särskilda granskning. Detta ligger till grund för förvaltningen föreslår nämnden fa beslut om kraftiga sanktioner mot föreningen. Föreningens antal medlemmar bör fastsällas till en nivå som möjliggör för föreningen kvarstå som registrerad på nivå 3, men inte mer. Förvaltningen föreslår därför föreningens medlemsantal fastställs till 25 medlemmar för Utöver detta ska föreningen kallas till särskild utbildning/rådgivande samtal hos fritidsförvaltningen senast i oktober Om föreningen inte deltar i denna utbildning/rådgivning kommer föreningen avregistreras per den 1 november Under tiden fram till utbildningen/rådgivningen genomförts ska föreningen inte kunna boka tider i förvaltningens anläggningar. Grundbidrag ska beräknas på de 25 fastställda medlemmarna men ska ej utbetalas till föreningen förrän förenings ordförande, kassör och sekreterare genomgått de riktade utbildningar som föreslagits.

5 Fritidsnämnden föreslås besluta fastställa föreningens medlemsantal till 25 medlemmar mellan 4-25 år och antalet aktiviteter till 0 st för år 2011 föreningens ordförande, kassör och sekreterare ska kallas till en riktad utbildning inom fritidsförvaltningen om styrelsearbete och bidragsbestämmelser, genomföras senast i oktober 2012 föreningen avregistreras från den 1 november om föreningen inte deltagit med ordförande, kassör och sekreterare på den riktade utbildning som förvaltningen erbjuder i september 2012 föreningen fram till den riktade utbildningen genomförts inte får grundbidraget på kronor utbetalt föreningen fram till den riktade utbildningen genomförts inte tillåts hyra tider i förvaltningens anläggningar Bo Sjöström Fritidsdirektör