GRANSKNINGSRAPPORT. Föreningsbidrag. Projektledare: Lotta Onsö. Beslutad av revisorskollegiet Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 GRANSKNINGS Föreningsbidrag Projektledare: Lotta Onsö Beslutad av revisorskollegiet RAPP Föreningsbidrag Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 1 SAMMANFATTNING KRITIK/FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN PROJEKTBESKRIVNING MM Bakgrund till revisionens granskningsprojekt Syfte Avgränsning Metod Resurser ÖVERSIKT Rättsläget och övergripande beslut Organisatorisk inplacering Hur omfattandet är kostnaderna? Stadsrevisionens tidigare granskningar FRITIDSNÄMNDENS BIDRAG Styrdokument Föreningsstöd Andra styrdokument Beslutsnivå Registrering av förening Bidragsformer och budget Allmänna bidrag Bidrag till organisationer Föreningsutveckling Lovverksamhet Bidrag till Folkets Hus-föreningar Verksamhetsbidrag Lokalbidrag Stöd till ridverksamhet Kontroller och uppföljning Verksamhetsbesök Kontroll av årshandlingar Kontroll vid ansökan Uppföljning verksamhetsbidrag Årlig särskild granskning Löpande uppföljning Nämndens uppföljning s kommentarer SÄRSKILD GRANSKNING Utbildning Regelverk och handläggningsrutiner s kommentarer KÄLLOR OCH REFERENSLITTERATUR...14 RAPP Föreningsbidrag 2 (14)

3 1 Sammanfattning Syftet med granskningen har varit att kartlägga regelverk och uppföljning för bidragsgivning av föreningsbidrag samt att bedöma ändamålsenligheten i fritidsnämndens styrning, uppföljning och internkontroll avseende föreningsbidrag. Granskningen visar att det finns ett dokumenterat regelverk för flertalet av bidragsformerna. Regelverket beslutas i nämnden varje år och utgör granskningens revisionskriterium. Regelverket finns tillgängligt för samtliga föreningar på malmo.se. Förvaltningen anordnar även ett flertal utbildningar, vilka är kostnadsfria för registrerade föreningar. Personlig hjälp erbjuds även i samband med ansökan av de stora bidragen. Granskningen visar att kontroller och uppföljningar av efterföljandet av regelverket görs i olika steg i ansökningsprocessen samt vid registrering och nivåändring av förening. En årlig uppföljning av medlemsantal och aktiviteter görs av 6-12 föreningar per år. Antal registrerade föreningar är cirka 530. Denna uppföljning, som rapporteras till nämnden, har visat avvikelser avseende uppgivet medlemsantal i en stor andel av granskade föreningar. Medlemsantalet är avgörande för föreningens placering i en nivå, vilket styr vilka bidrag föreningen kan söka. Det ligger även till grund för ett antal bidrag. Interna rutiner finns för handläggning av bidrag. Granskningen visar att de följer befintligt regelverk och är dokumenterade. Den interna kontrollen kan stärkas genom att vidareutveckla rutinbeskrivningarna för att säkerställa en enhetlig handläggning som inte är personberoende. Nämndens styrning, uppföljning och interna kontroll bedöms i huvudsak vara ändamålsenlig. Granskningen visar dock att rutiner och uppföljning kan förbättras. 2 Kritik/Förbättringsområden Granskningen visar att det finns ett regelverk och rutiner för bidragsgivning men vissa förbättringsmöjligheter finns för att stärka styrning, uppföljning och den interna kontrollen. Revisionen rekommenderar nämnden att rutinbeskrivningar renodlas och kompletteras för att stärka den interna kontrollen och personoberoende i handläggnings- och utbetalningsrutiner. att utreda och vidta åtgärder för att komma tillrätta med orsakerna till den stora andelen avvikelser mellan föreningarnas angivna medlemsantal och de medlemsantal som nämnden slår fast efter utredning mot regelverket att det antal föreningar som kontrolleras varje år utökas. Detta mot bakgrund av dels det stora antalet föreningar som upprätthåller bidrag, dels av den stora felprocent som visas i gjorda kontroller. RAPP Föreningsbidrag 3 (14)

4 Revisionen föreslår även nämnden att se över möjligheten för mer formaliserade, men framför allt dokumenterade, beslutskriterier för beviljande av föreningsbidrag som inte regleras i Fritidsnämndens Föreningsstöd med bidragsbestämmelser. Att även klargöra vad föreningen förväntas utföra för dessa bidrag är viktigt för såväl styrning och uppföljning som för den interna kontrollen. Revisionen vill därför uppmuntra nämnden att fortsätta sitt påbörjade arbete med reglering av förväntad motprestation i avtal eller på annat sätt. 3 Projektbeskrivning mm 3.1 Bakgrund till revisionens granskningsprojekt Från revisionsplanen för 2012 finns följande skrivning: Fritidsnämndens bidrag är viktiga för att stimulera föreningarnas verksamhet. Detta gäller framförallt de bidrag som riktas mot barn- och ungdomsverksamhet. Det finns bidrag för olika ändamål och inriktning. Det finns ofta synpunkter från föreningar och allmänhet att bidragen är för låga, orättvisa eller att uppföljningen av bidragen har brister etc. Vid en granskning som genomfördes av revisionen för två år sedan konstaterades bland annat att samordningen mellan de bidragsgivande nämnderna var bristfällig. Denna granskning ska emellertid enbart beröra fritidsnämndes bidragsgivning. 3.2 Syfte Granskningen syfte är att: övergripande kartlägga regelverk och uppföljning för bidragsgivning för nämndens olika bidragsformer samt att bedöma om fritidsnämndens styrning, uppföljning och interna kontroll avseende bidragsgivningen är ändamålsenlig Revisionsfrågor: Samtliga bidragstyper Finns ett tydligt regelverk för bidragsgivning för samtliga bidragsformer? Sker uppföljning av att föreningarna bedriver verksamheten i enlighet med bidragsvillkoren? Hur rapporteras resultaten av uppföljningarna till nämnden? Bidragstyper som djupgranskas Informeras/ utbildas föreningarna i regelverk och rutiner? Finns ett tydligt regelverk för vad som händer när föreningarna inte uppfyller bidragsvillkoren? Finns handläggningsrutiner för bidragshantering inom fritidsförvaltningen och följs dessa? Är rutinerna kopplade till regelverket? Sker en uppföljning av att de egna rutinerna för bidragsgivning följs? RAPP Föreningsbidrag 4 (14)

5 Revisionskriterier: Fritidsnämndens Föreningsstöd med bidragsbestämmelser, antagna av fritidsnämnden Avgränsning Granskningen omfattar föreningsbidrag från fritidsnämnden. För fördjupning och bedömning av styrning, uppföljning och intern kontroll har grundbidrag, aktivitetsbidrag och bidrag för anställda som uppbär lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning valts då de står för nästan hälften av budgeterade bidrag eller tkr av tkr för verksamhetsåret Metod Granskningen har genomförts som en genomgång av styrdokument/regelverk för bidragsgivning och uppföljning av bidragsgivning. Avseende bidragsformer som valts ut för fördjupning har en genomgång av rutiner för beviljande och uppföljning av bidrag gjorts. Genomgången omfattade dokumentstudier, intervjuer med företrädare för fritidsförvaltningen och, inför granskningen, ett samtal med en företrädare för mottagarna av bidrag. Intervjuerna kompletterades med en begränsad stickprovsgranskning av ansökningar och bidragsutbetalningar inom de bidragsformer som valts ut. 3.5 Resurser Styrgruppen ur Revisorskollegiet: Berit Söderholm, Berit Sjövall, Per Lilja och Göran Hellberg. Projektledare från : Lotta Onsö Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera enlighet med SKYREV:s rekommendation och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 4 Översikt 4.1 Rättsläget och övergripande beslut Enligt reglemente för fritidsnämnden ansvarar nämnden för allmän föreningsservice och föreningsbidrag med undantag för det ansvar som åvilar andra nämnder. Fritidsnämndens Föreningsstöd med bidragsbestämmelser för respektive år antas årligen av nämnden. Föreningsstöd 2012 antogs av fritidsnämnden. RAPP Föreningsbidrag 5 (14)

6 4.2 Organisatorisk inplacering Fritidsnämndens föreningsbidrag handläggs inom fritidsförvaltningens föreningsavdelning. 4.3 Hur omfattandet är kostnaderna? Omfattning av kostnader (tkr) År 2010 (Bokslut) 2011 (Bokslut) 2012 (Budget) Bruttokostnad Källa: QlicView, konto samt fritidsnämndens internbudget Stadsrevisionens tidigare granskningar I källförteckningen i slutet av denna granskningsrapport finns förtecknat de granskningsrapporter som har beröringspunkter med denna granskning. 5 Fritidsnämndens bidrag 5.1 Styrdokument Föreningsstöd 2012 Nämndens mål och riktlinjer avseende föreningsbidrag finns dokumenterade i skriften Fritidsnämndens Föreningsstöd 2012 med bidragsbestämmelser. Denna finns att hämta på nämndens hemsida men finns även tryckt i pappersform. Skriften inleds med allmän information om nämndens mål för bidragsgivningen, nämndens förhållningssätt gentemot föreningar, viktiga datum och vissa utbildningar. Bidragen ska prioritera barn och ungdomar, personer med funktionsnedsättning och äldre personers fritidsaktiviteter. Här finns även allmänna bestämmelser som gäller för alla föreningar som söker nämndens bidrag. Därefter följer kriterier och villkor för att erhålla ett stort antal bidrag de så kallade Allmänna bidragen Andra styrdokument Bedömningen av vilka av övriga bidrag (som inte specifikt regleras i Föreningsstöd 2012 ) som ska beviljas fattas utifrån generella regelverk. Styrdokument för denna bidragsgivning är nämndens reglemente, verksamhetsplan och de intentioner som ligger bakom Föreningsstöd med bidragsbestämmelser samt de delar av denna skrift som är tillämpliga på alla föreningsbidrag. RAPP Föreningsbidrag 6 (14)

7 Exempel på bedömningskriterier är att verksamheten ligger inom nämndens verksamhetsområde, att vissa allmänna kriterier ur Föreningsstöd uppfylls såsom att det rör sig om en ideell förening och att verksamheten riktar sig mot Malmöbor. Internbudgeten är ytterligare ett viktigt styrdokument då denna innehåller taket för respektive bidrag under året. De bidrag som i internbudgeten anges som allmänna bidrag överensstämmer inte helt med de bidrag som regleras specifikt i Föreningsstöd I text nedan kallas de bidrag som hanteras i Föreningsstöd 2012 för allmänna bidrag Beslutsnivå Vem som har rätt att besluta om respektive bidragsform regleras av delegationsordning i koppling med verksamhetsplan och internbudget. Exempelvis ger delegationsordningen avdelningschefen rätt att besluta om bidrag för särskilda insatser i enlighet med verksamhetsplan och budget, dock max 50 tkr per förening. De bidrag som inte regleras i delegationsordningen ska beslutas av nämnden som då inte delegerat beslutanderätten. Bidrag som inte regleras i Föreningsstöd 2012 beviljas genom beslut i nämnden efter beredning av förvaltningen. Bidragen beslutas i de flesta fall av nämnden varje år. I vissa fall finns avtal som gäller 2-3 år. 5.2 Registrering av förening För att vara berättigad till bidrag hos fritidsnämnden måste föreningen vara registrerad. Vad som krävs för registrering framgår av nämndens Föreningsstöd Material som ska lämnas in med ansökan är bland annat veckoschema eller utförlig verksamhetsplan, stadgar och medlemsförteckning. För registrering ska vissa villkor uppnås, vilka också framgår av Föreningsstöd Föreningen måste bland annat vara öppen för alla, fungera enligt demokratiska principer, bedriva allmännyttig ideell föreningsverksamhet under större delen av året och ta ut medlemsavgift. Föreningen ska även ha en ekonomisk redovisning upprättad enligt god redovisningssed. Redovisning av ekonomi och verksamhet ska ge ett tillräckligt underlag för kontroll och ställningstagande avseende bidragsgivning. Beroende på antal medlemmar i bidragsberättigade grupper och hur länge föreningen varit verksam är en förening placerad i nivå ett, två eller tre. Ju högre nivå desto fler bidrag är öppna för föreningen att söka. Föreningar i nivå tre kan söka samtliga bidrag. För registrering måste föreningen ha minst 15 medlemmar. Medlemmarna ska vara folkbokförda i Malmö, ha betalt medlemsavgift och delta regelbundet i föreningens verksamhet. Nämnden har inte definierat vad regelbundet deltagande innebär. För att bli registrerad på den högsta nivån och få tillgång till samtliga bidrag måste föreningen ha 25 medlemmar i åldrarna 4-25 år eller över 65 år. RAPP Föreningsbidrag 7 (14)

8 5.3 Bidragsformer och budget Fritidsnämndens föreningsbidrag är uppdelade i olika kategorier. Deras omfattning beslutas i internbudgeten. Budgeterade bidrag 2012 är Bidrag Budget (tkr) Allmänna bidrag Bidrag till organisationer Föreningsutveckling Lovverksamhet Bidrag till Folkets Hus föreningar Verksamhetsbidrag Lokalbidrag Stöd till ridverksamhet Allmänna bidrag Internbudgetens allmänna bidrag omfattar: Grundbidrag, aktivitetsbidrag, lokalkostnadsbidrag, utbildningsbidrag, arrangemangsbidrag, årets förening och bidrag för anställda med lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning. Regelverk för beviljande av de bidragen finns i Föreningsstöd Bidrag till organisationer Bidragen delas ut till organisationer som samordnar föreningars intressen exempelvis HISO (Handikappidrottens Samarbetsorganisation) och Fotbollsklubbarnas Samorganisation. Föreningen ansöker om ett belopp och förvaltningen utreder och föreslår belopp till nämnden som beslutar. Beloppen är ganska fasta och förändras inte mycket. Bidragen avser att helt eller delvis täcka organisationens lokal- och personalkostnader. Det finns inga regler för hur nämnden ska bedöma i varje enskilt fall utan det sker i stället en samlad bedömning av vad som kan anses som ett skäligt kommunalt bidrag till just den organisationen. Föreningsavdelningen har ett uppdrag att utreda om dessa bidrag i stället kan beslutas som 2-3-åriga avtal med en överenskommelse om vad organisationen förväntas utföra och/eller uppnå för beviljade pengar. Idag är bidraget inte förknippat med några skriftligt överenskomna krav som ska uppnås för att organisationen ska vara berättigad till bidraget. Bidraget är idag ett generellt stöd för organisationens verksamhet Föreningsutveckling Projektinriktade bidrag för mötesplatser, spontanverksamhet, uppstart av föreningar och jämställdhet. Här finns även ett bidrag, Fritidsexpressen, som kan sökas av privatpersoner för aktiviteter utanför organiserad fritidsverksamhet. RAPP Föreningsbidrag 8 (14)

9 Regelverk för beviljande av de bidragen startbidrag, jämställdhetsbidrag och fritidsexpressen finns i Föreningsstöd Bidrag till mötesplatser och spontanverksamhet är kopplade till verksamhetsplanen och områdesprogram. Det är en möjlighet för nämnden att göra extra insatser för att nå sina och stadens mål såsom att möjliggöra spontanidrott, vilket ska bidra till stadens mål att ge barn och ungdomar tillgång till meningsfull fritid Lovverksamhet Bidrag för speciella aktiviteter under februarilov, sommarlov och höstlov. Regelverk för beviljande av de bidragen finns i Föreningsstöd Bidrag till Folkets Hus-föreningar Folkets Hus-föreningar har som syfte att skapa mötesplatser. Här pågår en stor utredning för att bidrag ska vara förknippade med en överenskommelse avseende vad man får bidraget för och vad som ska presteras för det. Utredningen ska vara klar till hösten 2012 och överenskommelser kommer att skrivas under 2013 med utredningen som underlag. Bidragsvillkor ska genom utredningen antas av nämnden. När överenskommelser är gjorda för Folkets Hus-föreningarna ska samma sak genomföras avseende bidrag för organisationer enligt ovan Verksamhetsbidrag Verksamhetsavtal beslutas i nämnd. Bidraget är en möjlighet att ge bidrag till verksamhet som nämnden bedömer särskilt ska stödjas men som inte passar in i det allmänna regelsystemet. Exempelvis stöttas en skateboardförening som även sköter sin anläggning. Skatebordåkare åker inte i grupp utan kommer och går och passar därför inte in i aktivitetsbidraget. Avtal skrivs med åtagande som följer med bidraget. För tre av fyra beviljade bidrag finns avtal. I avtalen framgår vad de ska göra för pengarna, hur de ska redovisa vad man gjort och även om detta bidrag innefattar vissa allmänna bidrag som föreningen därför inte är berättigad till Lokalbidrag Detta är bidrag till föreningar som inte kan nyttja stadens lokaler. De två största bidragen ges till Kockum Fritid och Stiftelsen Malmö Sommargårdar. Dessa föreningar har fått sina bidrag beviljade av kommunstyrelsen men de förmedlas via fritidsnämnden. Ett belopp motsvarande det som ska betalas ut till dessa organisationer tillförs nämndens kommunbidrag och är predestinerat till dessa bidrag. Avtal med bidragsvillkor finns med Kockum Fritid Stöd till ridverksamhet Stöd ges till ett antal ridklubbar. Här kan komma att ske vissa omfördelningar mellan bidrag och kostnader för fritidsnämnden då man möjligen kommer att ta över vissa ridanläggningar. I stället för att betala ut bidrag kommer man då att ha kostnader för att driva anläggningarna såsom hyror och långsiktigt underhåll. RAPP Föreningsbidrag 9 (14)

10 5.4 Kontroller och uppföljning Uppföljningar och andra typer av kontroller av föreningarnas verksamhet sker på flera sätt Verksamhetsbesök Då föreningar söker om nivåbyte och vid nyregistrering gör man oanmälda besök vid tre tillfällen utifrån det veckoschema föreningen lämnat. Veckoschema krävs vid nivåbyte. Veckoschema efterfrågas även vid misstanke om att verksamheten inte bedrivs såsom föreningen uppger. Mellan nivåbyten sker det inga regelbundna besök. Förvaltningen uppger att ca föreningar varje år granskas på detta sätt. Förvaltningen genomför genom sin driftpersonal daglig uppföljning avseende om föreningar använder bokade tider i kommunens anläggningar Kontroll av årshandlingar Föreningsrapport och årshandlingar ska lämnas varje år av alla registrerade föreningar, ca 530 stycken. Årshandlingarna omfattar årsmötesprotokoll, verksamhetsplan, verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning och revisionsberättelse. Handläggarna har olika fokusområden och ansvarar i första hand för att läsa handlingarna för föreningar inom detta område. Handlingarna granskas exempelvis utifrån att alla kommit in och är rätt ifyllda, att medlemsavgift tas ut enligt bidragsbestämmelserna och vilken verksamhet föreningen planerar för i sin verksamhetsplan. De föreningar som inte väljs ut för särskild granskning, se 5.4.5, får bidrag utbetalda utifrån de uppgifter de lämnar i föreningsrapporten. I föreningsrapporten anger föreningen bland annat antal aktiva medlemmar under det senast avslutade verksamhetsåret i olika åldersintervall Kontroll vid ansökan Vissa bidrag kräver någon form av redovisning av vad som genomförts samt i tillämpliga fall hur många som deltagit. I några fall krävs även en redovisning av intäkter och kostnader. På så sätt sker en uppföljning av att bidraget används till vad det var avsett för och följer bidragsvillkoren Uppföljning verksamhetsbidrag Verksamhetsuppföljning sker av föreningar med avtal. Avtalen är kortfattade och likartade i sin form. De omfattar exempelvis avtalsperiod, villkor och krav på uppföljning av sin verksamhet som föreningen måste göra och rapportera till nämnden som beviljat bidraget. Att föreningar följer avtalsvillkor följs oftast upp genom möten. Ibland via mail. Övriga föreningars och organisationers verksamhet följs inte upp särskilt, men har samma krav på sig som andra föreningar att lämna in årshandlingar, vilka granskas varje år. Förvaltningen kan genom verksamhetsberättelse få en uppfattning om vad föreningen eller organisationen haft för verksamhet under året. RAPP Föreningsbidrag 10 (14)

11 5.4.5 Årlig särskild granskning Sex till tolv föreningar väljs ut per år för särskild granskning i enlighet med punkt 16 i bidragsbestämmelserna. Förvaltningen följer speciellt upp grundbidrag och aktivitetsbidrag eftersom det avseende dessa bidrag inte görs andra fördjupade granskningar vid bidragshanteringen samt att uppgifter om antal medlemmar och aktiviteter ligger till grund för andra bidrag. I år har fokus styrts om lite. Det förvaltningen nu ska koncentrera sig på är att fastställa antalet medlemmar i respektive åldersgrupp, antalet aktiviteter och registreringsnivå. För de föreningar som väljs ut för särskild granskning begär handläggaren in medlemsförteckningar. I första steget jämförs denna, föreningsrapporten, årshandlingarna samt närvarokort. I flera fall kan uppgifterna i dessa variera. Första steget blir då att be om en förklaring på varför uppgifterna är olika. De särskilda granskningarna resulterar ofta i att antalet medlemmar dras ner. Nämnden fastställer siffror för föregående år vilka ligger till grund för bidragen innevarande år. När antal medlemmar, aktiviteter och registreringsnivå är fastslaget blir det klart vilka bidrag föreningen kan söka (vissa kräver en viss nivå) och även få. Alla bidrag för de föreningar som valts ut för granskning hålls inne till granskningen är klar. Om det innebär likviditetsproblem för föreningen kan den få utbetalt 50 % av bidrag enligt rapporterade siffror. De kan dock bli återbetalningsskyldiga om det visar sig att föreningens siffror inte stämmer Löpande uppföljning Löpande under året görs uppföljningar om förvaltningen märker eller får indikationer på att en förening inte följer reglerna. Exempelvis kan det finnas indikationer på att alla inte får delta, att föreningen inte har någon verksamhet, att föreningen inte följer sina stadgar eller att föreningen börjar få skulder för bokade lokaler. 5.5 Nämndens uppföljning Den årliga särskilda granskningen, se 5.4.5, redovisas till nämnden. Granskningen av varje förening blir ett specifikt ärende. Nämnden fastställer antal bidragsgrundande medlemmar och föreningsaktiviteter. Utifrån dessa fastställs bidragens storlek och eventuell nivåförändring. Ett återkommande fel vid kontrollerna har varit att föreningar uppger ett annat antal bidragsberättigade medlemmar än vad som senare fastställs i förvaltningens kontroll. De senaste tre årens kontroller har gåtts igenom avseende uppgett och fastställt antal medlemmar. Genomgången visar att av totalt 25 kontrollerade föreningar har det av föreningen angivna medlemsantalet fastställts av nämnden i bara fyra fall. I tre fall har medlemsantalet höjts och i resterande fall har det sänkts. Föreningarna väljs oftast ut för granskning på grund av att det finns underlag i deras inrapporterade uppgifter som stöder en fördjupad granskning. RAPP Föreningsbidrag 11 (14)

12 Kontroll av årshandlingar och löpande uppföljningar rapporteras till nämnden i de fall de leder till fördjupad utredning där någon form av beslut ska fattas. 5.6 s kommentarer Regelverk För de allmänna bidragen finns ett, i huvudsak, tydligt regelverk (se 6.2, första stycket). Regelverket finns dokumenterat i skriften Fritidsnämndens Föreningsstöd 2012 med bidragsbestämmelser. Bestämmelserna antogs av nämnden Bidrag till organisationer, viss föreningsutveckling, bidrag till Folkets Husföreningar, lokalbidrag och stöd till ridverksamhet saknar dokumenterat regelverk liknande dem för beviljande av allmänna bidrag. Nämnden fattar beslut i varje enskilt fall. I vissa fall skrivs avtal på ett eller flera år. En målsättning är att antalet avtalsreglerade bidrag ska öka. Mer formaliserade, men framför allt dokumenterade, beslutskriterier för samtliga bidrag skulle i högre grad säkerställa en likartad bedömning av alla föreningar. Revisionen föreslår att nämnden ser över denna möjlighet. Att klargöra vad föreningen förväntas utföra för ett beviljat bidrag är viktigt för såväl styrning och uppföljning som för den interna kontrollen. Revisionen vill därför uppmuntra nämnden att fortsätta sitt påbörjade arbete med reglering av förväntad motprestation i avtal eller på annat sätt. Medlemsantal Medlemsantalet är grundläggande för beviljande av många bidrag. Dels påverkar det föreningens möjlighet att över huvudtaget söka bidrag eftersom det styr vilken nivå föreningen kan registreras på. Dels grundas grundbidrag och grundbidrag-konsulent, utbildningsbidrag och delvis lokalkostnadsbidraget på antalet medlemmar som bedöms uppfylla kriterierna för bidragsgrundade medlemmar. För korrekta och rättvist fördelade bidrag blir det därför mycket viktigt att antalet medlemmar är korrekt. De av förvaltningen utförda kontrollerna visar på tydliga problem med avvikelser mellan föreningarnas angivna och de av nämnden fastslagna medlemsantalen. Revisionen rekommenderar nämnden att utreda och vidta åtgärder för att komma tillrätta med orsakerna till den stora andelen avvikelser mellan föreningarnas angivna medlemsantal och de medlemsantal som nämnden slår fast efter utredning mot regelverket. Revisionen menar även att det antal föreningar som kontrolleras varje år inte kan anses tillräckligt mot bakgrund av dels det stora antalet föreningar som upprätthåller bidrag dels den stora felprocent som visas i gjorda kontroller. 6 Särskild granskning För att närmare granska utbildningar, rutiner och handläggningsrutiner valdes grundbidrag, aktivitetsbidrag och bidrag för anställda som uppbär lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning. Dessa tre bidragstyper, står för tkr av budgeterade tkr i föreningsbidrag verksamhetsåret RAPP Föreningsbidrag 12 (14)

13 6.1 Utbildning Förvaltningen har en utbildningskatalog med utbildningar bland annat i bidragsbestämmelserna. Utbildningsprogrammet finns tillgängligt på malmo.se. Alla registrerade föreningar kan kostnadsfritt gå dessa utbildningar. Det finns i vissa fall krav på att föreningarna ska gå en viss utbildning. Exempelvis krävs att ordförande, kassör och ytterligare en medlem går utbildningarna Bidragsbestämmelser och Styrelseutbildning för att föreningen ska få registrera sig på nivå två och tre. Ordförande i förening som beviljas bidrag för lönebidragsanställd ska gå Utbildning för förening med anställda. Veckan innan ansökningar ska lämnas in för grundbidrag har man även öppet hus på föreningsavdelningen. Föreningarna kan komma och få hjälp med att fylla i uppgifter. Öppet hus hålls även för aktivitetsbidrag. Dessutom finns utbildning i det systemstöd där man numer registrerar aktivitetsbidrag. När föreningen får inloggningsuppgifter i systemet får de även manualer. 6.2 Regelverk och handläggningsrutiner Regelverk för samtliga tre bidrag finns i Föreningsstöd Regelverket upplevs i huvudsak som tydligt av handläggarna. Det undantag som nämns är att definitionen på vad som krävs för att en medlem ska bedömas delta regelbundet är otydlig. För att vara bidragsgrundande medlem krävs att den regelbundet deltar i föreningens verksamhet. Icke uppfyllda villkor leder till att bidrag inte betalas ut. I vissa fall får föreningarna hjälp genom att förvaltningen skickar påminnelser till föreningar som inte skickat in föreningsrapport eller en ansökan om bidrag i tid. Avseende grundbidrag och lönebidrag kontrolleras villkoren manuellt. Avseende aktivitetsbidrag har det nya digitala aktivitetsstödet automatiserat kontroller av vanliga villkor. Dessa läggs in i systemet som sedan beviljar eller avslår aktiviteter. Det digitala aktivitetsstödet kontrollerar att medlemmar är inlagda som malmöbor, att grupper är tillräckligt stora för att berättiga till bidrag och att en person bara genererar bidrag i en grupp per dag. Det senaste momentet var tidigare svårt för föreningar med många aktiviteter varje dag. För samtliga tre granskade bidragsformer finns en skriftlig rutin. Dessa har lite olika utformning men innehåller en beskrivning av huvudstegen i handläggningsprocessen i kombination med delar av regelverket och vissa förklaringar. Någon specifik uppföljning av om rutiner följs görs inte. Stickprov på beviljade och avslagna ansökningar visar inga avvikelser mot regelverket. När det gäller aktivitetsbidrag har en stor del av arbetet med registreringen flyttats från fritidsförvaltningen till föreningarna. Handläggarens arbetsuppgifter har därför flyttats över till övervägande systemfrågor såsom support, felsökningar och att upptäcka och rapportera systemfel. För supportärenden har speciell manual utformats då man är flera som ansvarar för support. Det nya aktivitetsstödet visade visuellt fel i flera fall vid RAPP Föreningsbidrag 13 (14)

14 stickprovstagning men de faktiska bedömningarna av bidragen visade sig vara korrekta. Förvaltningen har rapporterat ett stort antal fel och brister till leverantören. 6.3 s kommentarer Utbildning finns tillgängliga för stadens föreningar. Rutinbeskrivningar finns och bedöms vara kopplade till regelverket. De är dock inte renodlade rutinbeskrivningar för en viss rutin och är inte fullständiga. I vissa fall kan det finnas anledning att titta på att ha fler, renodlade rutiner. För att kvalitetssäkra rutiner och göra arbetet mindre personberoende rekommenderar revisionskontoret att beskrivningarna renodlas och kompletteras. Detta är inte minst viktigt när man har många olika bidrag med olika krav. Rutinbeskrivningarna bör kunna användas som arbetsbeskrivning om ordinarie handläggare inte har möjlighet att utföra arbetsuppgifterna. 7 Källor och referenslitteratur Skriftliga källor Beslutsorgan Avser Fritidsnämnden, Malmö Stad Föreningsstöd 2012 med bidragsbestämmelser Revisorskollegiet, Malmö Stad Granskningsrapport Föreningsbidrag från fritidsnämnden, kulturnämnden, stadsdelsfullmäktige, kommunstyrelsen och sociala resursnämnden Uppgiftslämnare Organisation/enhet Fritidsnämnden /föreningsavdelningen Fritidsnämnden /föreningsavdelningen Fritidsnämnden /föreningsavdelningen Fritidsnämnden /föreningsavdelningen MISO Namn Thomas Sterner, avdelningschef Rebecca Olofsson, föreningssekreterare Demal Hadzijusufovic Zetterman, föreningssekreterare Sofia Simonsson, föreningsassistent Linda Attin, konsulent RAPP Föreningsbidrag 14 (14)