Digitalisering- genom samverkan

Transkript

1 PROJEKTBESKRIVNING Sid 1(5) Digitalisering- genom samverkan Bakgrund Digitalisering den enskilt starkaste förändringsfaktorn i samhället Världen förändras fortare än någonsin. Mycket i vår omvärld kan vi inte påverka utan det är något som vi måste förhålla oss till. Digitalisering anses vara den enskilt starkaste förändringsfaktorn i samhället fram till år I ett samhälle under förändring som drivs av övergripande trender så som urbanisering, globalisering och ökad livslängd kommer den digitala utvecklingen ha stor påverkan på våra dagliga liv och påverka samhället på djupet. Vi kanske inte påtagligt märker digitaliseringen i vår vardag alltid men den allt mer ökade digitaliseringen förändrar hur vi gör saker, hur vi upplever saker, hur vi tar oss an uppgifter och hur vi finner lösningar. Digitaliseringen ger helt nya förutsättningar för att utveckla den offentliga sektorn och är en av de viktigaste faktorerna för att kunna möta medborgarbehov och effektivisera verksamheten. Genom att ta tillvara på digitaliseringens möjligheter kommer vi fortsatt kunna leverera välfärdstjänster med hög kvalitet även i framtiden samt bättre kunna bemästra de volymökningar vi står inför då vi vet att vi inte kommer kunna öka våra kostnader i samma omfattning. För offentlig sektor handlar digitalisering inte bara om att göra befintliga arbetsprocesser och arbetssätt digitala. Det handlar också om att: våga omvärdera hur vi utför vårt uppdrag att digitalisering skall ses som ett verktyg för ett mer genomgripande förändrings-, innovations- och utvecklingsarbete Om begreppet digitalisering Digitalisering är inget nytt begrepp men innebörden skiftar beroende på vem man pratar med. Digitaliseringen är en genomgripande transformation som drivs av utveckling av nya tekniker och förändrade beteenden vilket möjliggör nya former av tjänster och lösningar. Digitaliseringskommissionen har valt att definiera digitalisering utifrån tre synsätt Informationsdigitalisering - omvandling av analog information till digital form. Samhällelig digitalisering - att individer och organisationer kan kommunicera och utbyta information med andra individer, organisationer och sin omgivning på helt nya sätt genom it-baserade lösningar. Teknisk utveckling - möjliggörande av nya och innovativa tjänster och produkter såsom robotar, sensorer och smart belysning. Projektets tillkomst Hösten 2016 genomfördes på uppdrag av styrgruppen för Värmlands digitala agenda en analys av nuläget gällande digitaliseringen i de värmländska kommunerna, Landstinget och näringsliv. Där konstaterades att det i kommunerna överlag var en relativ svag framdrift, vitt skilda kunskapsnivåer

2 Sid 2(5) och fragmenterade satsningar. Analysen sade också att det fanns behov av en samordnade kraft. Parterna i den regionala digitala agendan slog fast att förutsättningarna på några år hade förändrats och att de värmländska kommunerna och Landstinget hade ett behov att samlas kring en gemensam handlingsplan. Därmed avslutades också arbetet med den regionala digitala agendan. Mot denna bakgrund genomförde Region Värmland, våren 2017, en fördjupad kartläggning där samtliga kommunledningar intervjuades och där det konstaterades att många kommuner saknar digitaliseringsstrategier eller idéer om hur man skulle ta sig an den nya teknologins möjligheter. Det som framkom i intervjuerna var att det finns stark tro på och en önskan om en länsövergripande samverkan i digitaliseringsfrågor bland kommuncheferna i Värmland och att intresse finns att finna gemensamma former för att samtala och diskutera hur digitaliseringens möjligheter kan tas tillvara i offentlig sektor. Under försommaren och hösten 2017 har därför ett projekt formats i syfte att fånga upp det behov som kommunerna ger uttryck för. Föreliggande projektidé har stämts av med länets kommunchefer och landstingsdirektör löpande. Information har även getts till den gemensamma Drift s-och servicenämndens ledamöter då det framkommit i intervjuerna att nämnden anses vara lämpliga part härbärgera ett länsgemensamt digitaliseringsarbete. Om projektet Projektets syfte Genomföra en nulägeskartläggning av ingående parters digitaliseringsutveckling i syfte att identifiera ett antal samverkansområden där möjligheter till skalbarhet och gemensamma kostnadsfördelar kan uppnås i ett länsperspektiv. Övergripande projektmål Att varje ingående part höjt sin kunskap om sin kommuns digitaliseringsutveckling samt fått bättre förutsättningar för att bedriva förändringsledning. Delprojektmål Att varje ingående part getts förutsättningar att påbörja och förädla sitt eget digitaliseringsarbete samt att en sammantagen analys för länets digitaliseringsutveckling har tagits fram. Projektperiod Projektägare Karlstads kommun via den gemensamma Drifts-och servicenämnden Målgrupp Länets kommuner och Landstinget i Värmland Projektinnehåll Gemensam kickoff/inspirationsdag Projektet inleds med en kickoff/inspirationsdag med fokus på viktiga faktorer som behövs för att öka en organisations förmåga till digitala förnyelse, vad begreppet digitalisering innebär och varför begreppet förändringsledning är så centralt i en organisations digitaliseringsarbete. Vidare kommer exempel ges på olika typer av digitaliseringsinitiativ i offentlig sektor samt kunskapshöjning om olika typer av nationella initiativ som påverkar kommunerna och landsting samt vikten och värdet av att ha ett systematiskt informationssäkerhetsarbete i digitaliseringsarbetet.

3 Sid 3(5) Respektive organisation väljer själva ut vilka personer/funktioner som representerar respektive organisation på kickoffen. Varje organisation har fem platser tillförfogande. Kartläggning och inventeringsfas Respektive ingående part i projektet kommer att med stöd av en projektledare genomföra en workshop på plats i den egna organisationen i syfte att kartlägga sin organisations nuvarande digitaliseringsutveckling. Som verktyg för att kartlägga en organisations digitaliseringsutveckling används företrädesvis befintliga processverktyg som finns att tillgå via SKL (Sveriges Kommuner och Landsting). Ett exempel på ett sådant processverktyg är den så kallade eblomlådan 1. För att säkerställa att projektledaren kan möta respektive part utifrån dess behov och nuläge kommer en kort intervju göras före workshopen äger rum. Respektive organisation väljer själva vilka som ska delta på workshopen och vem som ska intervjuas före. Företrädesvis utser respektive kommunchef vilka som ska delta i workshopen. Kommunchefen föreslås vara projektledarens kontaktperson. Om eblomlådan genomförts i kommunen nyligen, den senaste 12 månaders perioden, väljs annat lämpligt verktyg eller annat syfte med workshopen. Som exempel på annat syfte kan vara ökade kunskaper i förändringsledning eller inspiration på hur och på vilket sätt man som kommun kan organisera sitt digitaliseringsarbete. Det är dock viktigt att resultatet av genomförd eblomlåda, om kommunen redan gjort en egen sådan, tillhanda hålls till projektledaren så resultatet kan ingå i den övergripande länsanalysen samt att dialog kan föras i respektive organisation angående intressanta samverkansområden i ett länsperspektiv. Återkoppling och uppföljningsmöte Efter att samtliga organisationer har genomfört den första workshopen kommer resultatet att återföras (återkopplas) till respektive organisation. Vid återkopplingen ges respektive organisation möjlighet till samtal och diskussion om vad som framkommit vid den första workshopen samt om intresse finns möjlighet till ytterligare fördjupade kunskaper om antingen förändringsledning eller en mer genomarbetad analys som grund till det egna strategiarbetet. En sammantagen läns analys I syfte att identifiera eventuellt kommande samverkansområden i ett länsperspektiv kommer samtliga ingående organisationers nuvarande digitaliseringsutveckling sammanställas i gemensam analys. Den sammantagen analys för länet presenteras för länets kommunchefer och landstingsdirektören och ett gemensamt arbete görs i denna gruppering för att identifiera eventuellt kommande samverkansområden. Om ett samverkansområde bedöms som tillräckligt intressant för att arbeta vidare med är det viktigt att verksamhetsföreträdare från respektive organisation involveras i det fortsatta arbetet i syfte att säkerställa förankring, acceptans samt resursplanering. Framtagande av skarpt eller skarpa samverkansprojekt Om kommunerna funnit ett eller flera samverkansområden som intressanta att gemensamt bedriva utvecklingsarbete inom kommer ett eller flera projektförslag tas fram. 1 Verktyget som utvecklat av SKL är tänkt att ge en övergripande, men konkret bild av var kommunen befinner sig i sin digitaliseringsutveckling. Resultatet är avsett som ett underlag och stöd för prioriteringar och uppföljning, men är också ett tillfälle för dialog och erfarenhetsutbyte inom kommunen. eblomlådan fungerar också som ett komplement och stöd i kommunens egna kvalitetsarbete.

4 Sid 4(5) Projektorganisation Projektägare: Karlstads kommun via den gemensamma drifts-och servicenämnden Styrgrupp: Länets kommunchefer och landstingsdirektör Referensgrupp: Länets IT-chefer Löpande dialog och återrapportering: Drifts-och servicenämndens ledamöter Kontaktperson/löpande förankring: Kommunchef Tidsplan för ingående aktiviteter: Aktivitet Startdatum Slutdatum Kickoff - inspirationsdag Feb Feb Inventeringsfas Feb-2018 Maj-2018 Återkoppling Maj-2018 Nov-2018 Sammantagen analys Juni-2018 Juni-2018 Förslag på eventuellt kommande samverkansprojekt Okt-2018 Dec-2018 Kostnads - och finansieringskalkyl Kostnader Summa Upphandlingskostnad projektledare/ev. rekryteringskostnader Konsultstöd i form av projektledare ( kr) samt förstärkt konsultstöd inom förändringsledning ( kr) Kickoff/inspirationsdag (föreläsare, lokal, mat/fika, kurs - och konferenstjänst m.m) Administration/ekonomi/kommunikations -tjänster Summa kostnad

5 Sid 5(5) Finansiering 2017/2018 Arvika Filipstad Forshaga Grums Hagfors Hammarö Karlstad Kil Kristinehamn Munkfors Storfors Sunne Säffle Torsby Årjäng Landstinget Region Värmland Summa finansiering Estimat av egen tid hos respektive ingående part Varje deltagande organisation behöver avsätta ca 3 heldagar. En dag avser deltagande på kickoff/inspirationsdag. Övriga två heldagar avser workshops som äger rum på plats och i respektive organisation.