Rutin för att ge stöd till medarbetare i hantering av heromafrågor.

Transkript

1 Publicerat för enhet: Neuro- och rehabiliteringsklinik; Infektionsklinik; Akutmedicinklinik; Kardiologiklinik; Version: 6 Specialistmedicinklinik; Ambulansverksamhet; Administration och paramedicin område I Innehållsansvarig: Lisa Neldehof, Verksamhetschef, Område I gemensamt (lisne3) Giltig från: Godkänt av: Anne Devall Granelli, Verksamhetschef, Område I gemensamt (anngr19); Björn Kalin, Verksamhetschef, Område I gemensamt (bjoka2); Camilla Högström, Verksamhetschef, Område I gemensamt (camho5); Gunilla Cederbom, Verksamhetschef, Område I gemensamt (guced); Petter Malmström, Verksamhetschef, Område I gemensamt (petma3); Lisa Neldehof, Verksamhetschef, Område I gemensamt (lisne3); Magnus Lekman, Verksamhetschef, Område I gemensamt (larle6) Giltig till: Revidering i denna version Inga förändringar i denna revidering. Syfte för att ge stöd till medarbetare i hantering av heromafrågor. Övertid/ledigheter Chef ansvarar för hantering av frånvaro- och arbetsförändringsärenden (gula och blå bollar), övriga hanteras enligt överenskommelse med heromarapportör. Redan passerade ledigheter kan godkännas av heromarapportör. Vid undantag från detta ska chef delegera uppgiften till heromarapportör. Se bilaga. Partiella ledigheter Dessa kan du som chef inte godkänna med din behörighet i Heroma. Tillstyrk och meddela heromarapportören vilket schema som ska gälla. Heromarapportören godkänner ledigheten på uppdrag från chefen. Kontering Meddela heromarapportören om vilka konteringar som ska gälla, både långsiktiga och kortsiktiga. Tänk på att upplysa heromarpportören om vilket konto som ska gälla även vid omplanering av schema. Är det enstaka konteringar, t.ex. utlåningar, kan du lägga detta själv. Viktigt att skilja på och förse med frikoder där det ska finnas Frånvaro chef Meddela rapportören om eventuell kontaktperson på enheten. Nyanställning, förändring av anställning eller byte av ansvarställe Chef ska maila det returnerade underlaget för anställning från barium direkt till heromarapportör, bifoga även schema. 1 (5)

2 Flexavstämning Chef återkopplar eventuell justering till heromarapportör. Om återkoppling ej sker görs ingen justering. Heromarapportör kan visa chef hur man lägger till automatisk bevakning på flexsaldon. Tjänstgöringsuppgifter Beställning läggs av heromarapportör. Skickas ut per automatisk till anställda via självservice runt den 14:e varje månad. Inför löneberäkning/lönekörning Viktigt att göra klart sina ärenden, godkänna bollar innan löneberäkningen varje månad. Bevakning av manuella stämplingar Chef kan lägga in beställning på denna bevakning i Heroma. Avslut av anställning Heromarapportören får blankett/underlag från Löneservice gällande reglering och avslut av schema, saldon m.m Typ av rapport Hur När Utanordnings Chef tar ut själv. Sparar elektroniskt i mapp* alternativt chefen signerar sparar i pärm. Heromarapportör kan visa hur man gör. Flexsaldobevakning Övertidsjournal Chefen lägger bevakning på flexsaldo i Heroma som sedan skickas ut per automatik. Heromarapportör kan visa hur man lägger beställning. Heromarapportör skickar påminnelse om flexavstämning och efterfrågar återkoppling om ev. åtgärd. Heromarapportör tar ut maj och september eller oftare om chef vill. Ca den 7:e efterföljande månad Avstämningsdatum för vårdförbund och kommunal 31/1, 31/5, 30/9 För vision och läkarförbund 31/3, 30/6, 30/9, 31/12 Runt den 12:e efterföljande månad Jourkomps Heromarapportör tar ut Runt den 12:e 2 (5)

3 varje månad till läkarchefer. efterföljande månad Obligatoriska bevakningar som sker med automatik Uttag av minst 20 semesterdagar. Anställningar som upphör Frånvaro som upphör Total ATL-tid (>100 tim) September och november * Utanordningsn ska enligt rutin signeras och sparas, men för att inte skriva ut papper i onödan kan ett alternativ vara att varje chef skapar en mapp på G katalogen och när chefen sparar ner månadens innebär det att chefen har kontrollerat och godkänt. Bra länk till löneservice med information om heroma Länk till Regionsservice rutin. vem gör vad i Heroma 3 (5)

4 Bilaga Delegeringsunderlag för Heroma Härmed delegerar jag uppgiften att godkänna frånvaro- och arbetsförändringsärenden i Heroma till: Namn, titel Förutsättning för denna delegering är att månadsvisa möten är inbokade mellan chef och heromarapportör där senaste månaden muntligen gås igenom för att: heromarapportör kan redovisa ev. tveksamheter i medarbetarnas ärenden Chefen får en uppfattning om omfattningen vad gäller övertidsärenden Annat: Delegeringen gäller 12 månader åt gången och förnyas endast i samband med att avdelningen genomfört egenkontroll på Heroma enligt fastställd check och kan redovisa bra följsamhet till rutiner och AB Fr.o m: T.o.m Underskrift närmaste chef /Namnförtydligande Underskrift på den som får delegering, och namnförtydligande Underskrift verksamhetschef /Namnförtydligande 4 (5)

5 Dokumentet scannas in och sparas i mappen: NU.med.Ledning/Gemensamt/HR/Heroma: Delegering av heroma 5 (5)