1. Syfte och omfattning. 2. Allmänt. 3. Ansvar och roller. Rutin Diarienr: Ej tillämpligt 1(5) 3.1. Högskolan i Gävle (HiG) - ansvarar för att

Transkript

1 Rutin Diarienr: Ej tillämpligt 1(5) Dokument ID: Fastställandedatum: Upprättare: Carina M Lindqvist Jonsson Giltigt t.o.m.: Fastställare: Gunnar Mohlén Sjuksköterskestudenter behörigheter och lösenord till journalsystemen Innehåll 1. Syfte och omfattning Allmänt Ansvar och roller Högskolan i Gävle (HiG) - ansvarar för att Kliniska adjunkter ansvarar för att Av verksamheten utsedd person ansvarar för att Systemadministratörerna (SA) - ansvarar för att Beskrivning Beslut om behörighet Beställning av behörighet Beställning från HiG Beställning från verksamheten Konfiguration av behörighet Lösenords hantering Referenser... 3 Ange vilka relevanta dokument som finns som stöd eller kompletterar dokumentet Redovisande dokument Dokumentinformation Syfte och omfattning Detta dokument beskriver ansvar och arbetsflöde för tilldelning av students behörighet och lösenord till journalsystemen. Rutinen omfattar inte: Tjänstekort. Dessa hanteras av verksamheten, ej av SA. 2. Allmänt Information om Tystnadsplikt, Sekretesslag och Patientdatalag finns under Informationssäkerhet på Plexus. Handbok informationssäkerhet. 3. Ansvar och roller 3.1. Högskolan i Gävle (HiG) - ansvarar för att Uppgifter om studenterna skickas till SA i god tid. Senast fyra veckor före praktikstart.

2 Rutin 2(5) 3.2. Kliniska adjunkter ansvarar för att Informera handledarna om rutiner för användarupplägg av ssk/dsk studenter Av verksamheten utsedd person ansvarar för att Användarupplägg av studenten i journalsystemen anmäls till SA, anmälan skickas så fort man får vetskap om att studenten börjar Systemadministratörerna (SA) - ansvarar för att Studenterna tilldelas ett användarid. Studenterna läggs upp i vårdsystemen enl beställning. Välkomstbrev mailas till kontaktpersonen. 4. Beskrivning För att studenten ska få rätt behörighet i rätt tid till journalsystemen krävs ett väl fungerande arbetsflöde för tilldelning av behörigheter och utlämnande av lösenord. Nedan redovisas detta flöde. Praktikstart för primärvården: vecka 9, 14, 35, 40, 45 och 46. (1/3 klass) Praktikstart för slutenvården: vecka 6, 10, 14, 37, 40 och 45. (Halvklass v 6, 37, 40) 4.1. Beslut om behörighet Respektive verksamhetschef är ansvarig för beslut om vilken behörighet studenter ska ha. För att underlätta hanteringen har behörigheten för studenter inom respektive verksamhetsområde listats i så kallade behörighetsprofiler Beställning av behörighet Beställning av behörighet får endast göras av person som fått skriftlig delegation på detta av verksamhetschefen. Beställningen ska göras i så god tid som möjligt Beställning från HiG För studenter på Högskolan i Gävle görs beställning av grundupplägg av praktiksamordnare på Högskolan ( anita.nystrom@hig.se ) - Beställaren mailar ev IT-support att beställning kommer och skickar sedan informationen (excel-filer) på ett usb-minne via postgång till nedanstående adress. - SA mailar bekräftelse på att usb kommit fram och skickar det sedan åter till Anita Nyström, Högskolan i Gävle, Gävle. - Beställningen ska innehålla namn, personnummer, adress och telefon samt ev mailadress på studenterna samt praktikperiod och kurs.

3 Rutin 3(5) Beställningen skickas med post till SA på följande adress: Landstinget Gävleborg IT-enheten Systemadministration Hilton Gävle Sjukhus Budstation 154 För studenter från andra skolor/universitet görs beställningen av verksamheten Beställning från verksamheten När verksamheten får vetskap om att studenten ska börja gör av verksamheten utsedd person beställning av användarupplägg (behörighet till journalsystemet) på formulär på Plexus. Manual Anmälan om upplägg av student i vårdsystem, se punkt Konfiguration av behörighet Beställningen tas emot av IT-enheten Systemadministration och konfigureras helt enligt beslutad behörighetsprofil. SA registrerar varje beställning i ärendehanteringssystemet Nilex varvid mail automatiskt går till beställaren med meddelande om att upplägg påbörjats. När upplägget är klart meddelas beställaren igen via mail. Lösenord mailas separat, se punkt Lösenords hantering När supporten konfigurerat behörigheten mailas ett välkomstbrev med användarnamn och lösenordet/lösenorden till kontaktpersonen. Personen lämnar sedan över detta brev till studenten. 5. Referenser Ange vilka relevanta dokument som finns som stöd eller kompletterar dokumentet Dokumentnamn Formulär för beställning av behörighet Profiler för respektive personalkategori Användarupplägg i vårdsystemen Upplägg av Ssk-studerande (förberedande) Skapa S-konto Rutin behörighet (Tilldelning av behörighet och lösenord till system som hanterar patientuppgifter) Plats Plexus, Administrativt stöd/it, Beställningar G:\Systemadmin\5 PROFILER G:\Systemadmin\4 ANVÄNDARUPPLÄGG G:\Systemadmin\A_STUDERANDE G:\Systemadmin\4 ANVÄNDARUPPLÄGG

4 Rutin 4(5) 5.1. Redovisande dokument Ange vilka redovisande dokument som ska upprättas för att verifiera dokumentets krav och/eller innehåll Dokumentnamn Välkomstbrev Stud. sjukhus Välkomstbrev Stud. Journal 3 Välkomstbrev Stud. PMO Plats G:\Systemadmin\A_STUDERANDE\Välkomstbrev 6. Dokumentinformation Anmälan om upplägg av student i vårdsystem Elektronisk blankett på Plexus. Administrativt stöd/it/beställningar. Ny/Ändrad/avslut av användare. MANUAL (se bild sid 5): Alla fält märkta med * på blanketten måste fyllas i Ny = även om studenten finns upplagd sedan tidigare. Titel = Student. Övriga kommentarer = skriv klinik/avd/hc här. Om studenten har anställning ex som sekr eller usk i landstinget, skrivs det här. Kontaktperson = t ex handledare, vec, chefsstöd (den vi mailar välkomstbrev till). Klicka på fortsätt. Välj sedan organisation (ex division/klinik/hc) Placering (ex Gävle sjukhus, hus 00, plan 00). - Välkomstbrev med inloggningsuppgifter mailas till kontaktpersonen. IT-support tel 92526, val 2, vid frågor.

5 Rutin 5(5)