Bilagor Implementeringsprojekt - Mobilt arbetssätt

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2015/234-ÄN-750 Ann Östling - au996 E-post: ann.ostling@vasteras.se Kopia till Äldrenämnden Projekt - Implementering mobilt arbetssätt Förslag till beslut Äldrenämnden föreslås godkänna bilagd tjänsteskrivelse och därmed fastslå att implementeringsprojektet - Mobilt arbetssätt kan påbörjas. Ärendebeskrivning Projektet Implementering - Mobilt arbetssätt är framför allt ett arbete som innebär förändrade attityder och förändrat beteende. I projektet Mobil dokumentation, vars slutrapport nämnden fastslog på nämndsammanträdet den 25 augusti, identifierades ett antal förutsättningar som behöver uppfyllas för att lyckas med att förändra arbetssätt. En del av dessa åligger Västerås stad som övergripande organisation, andra är sociala nämndernas ansvar och slutligen har också utförare/leverantörer sitt ansvar för att säkerställa vissa delar.i stora drag kan dessa förutsättningar delas in i följande: teknik, styrning och ledning, tydligt syfte med satsningen, utbildning samt möjligheter till erfarenhetsutbyte. Vissa av dessa förutsättningar behöver vara tillgodosedda för att överhuvudtaget påbörja projektet, medan andra kan lösas vartefter. I bifogad tjänsteskrivelse finns delarna beskrivna, tillsammans med tidplan och kostnader för projektet. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 26 augusti 2015 lagt fram förslag till beslut. Bilagor Implementeringsprojekt - Mobilt arbetssätt Skickad av: Eva Sahlén - SNSES03

2 TJÄNSTESKRIVELSE Diarienr /234-ÄN-750 Sociala nämndernas förvaltning Ann Östling Telefon Till Äldrenämnden Implementeringsprojekt Mobilt arbetssätt Inledning Staten vill uppmuntra kommuner att utveckla mobilt arbetssätt inom både hälso- och sjukvårdsområdet och inom socialtjänsten. Med mobilt arbetssätt menar sociala nämndernas förvaltning, i första hand att man har ett arbetssätt vad gäller dokumentation och andra typer av registreringar som kan göras var helst det behövs och att man därför inte är bunden till ett kontor eller en fast dator. Det innebär rent konkret att all personal inom sociala nämndernas verksamheter behöver kunna använda sig av såväl bärbara datorer och surfplattor som smarta telefoner i sitt dagliga arbete i mötet med patienten/kunden/klienten. I nuläget används bärbara datorer endast i liten omfattning i samband med dokumentation vid mötet med den enskilda. Det vanligaste är att dokumentation och registreringar sker på papper vid mötet, för att sen föras in i journaler och register på kontoret. I vissa fall är det också så att viss dokumentation aldrig ens förs in i de elektroniska systemen utan bara finns på papper. På sikt kommer det att ställas krav på utförare/leverantörer att använda sig av det mobila arbetssättet, inte minst med anledning av ett patient-/kund-/ klientsäkerhetsperspektiv samt möjligheten för den enskilde att vara delaktig. Bakgrund Sociala nämndernas förvaltning har låtit genomföra ett pilotprojekt med mobil dokumentation under Tanken från början var att testa såväl hälso- och sjukvårdsdokumentation som social dokumentation (biståndsenheten). Beroende på att de it-tekniska förutsättningarna inte fanns fullt ut och att införandet av Pulsen Combine pågick, så beslöt styrgruppen att den sociala dokumentationen fick anstå så länge. Fokus blev alltså på hälso- och sjukvårdsdokumentation och sammanlagt deltog 25 personer vid fem olika enheter i projektet, det vill säga fem olika delprojekt. Syfte och mål för projektet var att hitta modeller och verktyg för att öka användningen av mobil utrustning för dokumentation, att öka kvaliteten i dokumentationen, att öka delaktigheten för de äldre samt att arbetssättet också skulle leda till en ökad kostnadseffektivitet. De olika delprojekten pågick i större eller mindre utsträckning från maj till och med december Några deltagare använde sin mobila utrustning även efter årsskiftet. Efter att projektet avslutats så genomfördes en utvärdering vars resultat visar på ett antal utvecklingsområden, det vill säga förutsättningar som behöver finnas för att lyckas med implementering av ett nytt arbetssätt. Alla inblandade, mer eller mindre,

3 2 (5) var överens om att mobil dokumentation är något som invånarna kommer att ha nytta av, men viss utveckling krävs. De delar som måste fokuseras på i ett första skede är: Ledning och styrning Tekniken it-tekniska förutsättningar Tydligt syfte för alla berörda Information och utbildning Forum för erfarenhetsutbyte och diskussion Relaterade projekt och utvecklingsarbeten har ett nationellt utvecklingsarbete genomförts avseende bättre vård och omsorg för de mest sjuka äldre. En stor del av det arbetet har handlat om att förändra arbetssätt genom att använda sig av kvalitetsregister. Sociala nämndernas förvaltning har haft en särskild projektledare i det arbetet vars huvudsakliga uppgift har varit att stödja verksamheterna i förändringsarbetet. Det har handlat om informationsoch utbildningstillfällen, praktiskt stöd i vardagen, särskilda chefssatsningar, verktyg som stöd etc. Parallellt har ett projekt inom ramen för Mälardalens Kompetenscentrum för Hälsa & Välfärd (MKHV) integrerats i utvecklingsarbetet och en modell för förändrings- och förbättringsarbete avseende kvalitetsregister har arbetats fram. Den modellen som kommer att testas under hösten, i en workshop med 20 chefer från särskilda boenden, kommer med stor sannolikhet att också kunna användas i andra förändringsarbeten. Välfärdsteknologi är ett begrepp som innefattar ett antal olika projekt som genomförts och fortfarande genomförs inom äldreomsorgen. Bland annat så finns ambitionen att trådlöst wi-fi ska finnas på alla särskilda boenden för äldre. Ett antal boenden har redan fullständig installation, några har grundläggande installation vilket innebär att det finns wi-fi i gemensamhetslokaler och slutligen så är det några boenden som helt saknar installation. Fullständig installation är en förutsättning för att kunna använda sig av ett mobilt arbetssätt fullt ut. Det har dock visat sig att även om fullständig installation av wi-fi finns, så är det inte klargjort om det är tillräckligt utvecklat, för att även klara all it-trafik som mobil dokumentation skulle innebära. Välfärdsteknologi på äldreboende är ett av de större projekten som genomförts, till största del på äldreboendet Klockarkärleken. Resultat från detta visar att olika itlösningar leder till, eller kanske till och med förutsätter, ett förändrat arbetssätt. Inom värdegrundarbetet som pågått under perioden så har ett antal värdeord identifierats som är viktiga för att de äldre ska känna välbefinnande och uppleva att de lever ett värdigt liv. Bland dessa värdeord återfinns delaktighet, information, påverkan och respekt. Att använda sig av mobilt arbetssätt inom äldreomsorgen bidrar på ett naturligt sätt till delaktighet för den enskilde, han eller hon kan snabbt få information och på så sätt vara med och påverka sin egen vård och omsorg. Under hösten kommer elektronisk signering att prövas (ingår i och är en avslutning av det tidigare genomförda projektet mobil dokumentation). Elektronisk signering innebär att man med hjälp av en applikation i en smart telefon eller surfplatta signerar att en delegerad hälso- och sjukvårdsinsats är utförd. Detta är något som idag utförs med hjälp av penna och papper. Erfarenheter från andra kommuners verksamheter visar att detta om något är en klart kvalitetshöjande metod, inte minst utifrån ett patientsäkerhetsperspektiv. Under hösten kommer kommunen också att påbörja arbetet med satsningen för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Det kan finnas all anledning att ta del av samtliga pågående projekt och utvecklingsarbeten för att på så sätt kunna få till synergieffekter.

4 3 (5) Utbildningar i förändrings- och förbättringskunskap för såväl chefer som för medarbetare skulle exempelvis kunna samordnas, liksom instruktion och introduktion avseende användandet av teknisk utrustning. Implementering av mobilt arbetssätt Ambitionen är att påbörja implementeringsprojektet under hösten 2015 och fortsätta under 2016 och Projektet kommer att fokusera på äldreboenden och hemsjukvård. De olika verksamheterna kommer att erbjudas att delta. En förutsättning för såväl boendena som för hemsjukvården är att den tekniska möjligheten finns. Erfarenheterna från det tidigare projektet mobil dokumentation kommer att tas tillvara som grund för en projektplan. Utvärderingen som gjordes visar på behovet av tydlig styrning och ledning. Chefernas ansvar för den här typen av verksamhetsutveckling och också ansvar för stöd till sina medarbetare är a och o för att lyckas förändra arbetssätt. Syfte och mål med projektet måste vara tydligt för alla inblandade. En projektledare (sjuksköterska) med lång erfarenhet av den kommunala äldreomsorgen samt hög kompetens inom förändrings- och förbättringskunskap kommer att leda arbetet. Initialt kommer projektledaren att arbeta fram informationsoch utbildningsmaterial, upprätta aktivitets- och handlingsplaner, skapa nätverk för informationsoch erfarenhetsutbyte, planera för utbildningstillfällen etc. Visst administrativt stöd kommer att kopplas till projektet, åtminstone inledningsvis. För att säkerställa it-tekniken så långt det går, kommer också en person med itkompetens att rekryteras som stöd till projektledaren. Den funktionen är tänkt att vara en person med erfarenhet av att driva projekt, ha helhetsförståelse för hur ITinfrastruktur fungerar och hur delar interagerar i detta. Tanken är att rekrytera en person på heltid för att delas med projektet Välfärdsteknologi på äldreboende. Uppmuntran till verksamheterna att delta Inom ramen för den nationella satsningen Bättre vård och omsorg om de mest sjuka äldre erhöll Västerås stad prestationsersättning. Det är framför allt de olika boendenas ansträngningar i att uppnå de mål som var satta, som gjorde att prestationsmedlen erhölls. Medlen har sen bidragit till en fortsatt utveckling av äldreomsorgen, bland annat genom de ovan beskrivna projekten. Som en sporre för verksamheterna så finns en möjlighet att fördela en viss summa pengar till de olika verksamheterna, att själva förfoga över, för vidare utveckling. Förslaget är att fördela pengar utifrån en fördelningsmodell som bygger på storlek av boende och resultat i kvalitetsregistren. Vad gäller hemsjukvården får det bli andra kriterier som avgör, exempelvis om samverkan mellan hemsjukvård och hemtjänst etablerats och fastställda gemensamma rutiner finns. Pengarna ska i så fall användas till inköp av teknisk utrustning/motsvarande att användas för mobilt arbetssätt. Olika verksamheter kan av naturliga skäl besluta sig för att påbörja sin implementering på olika sätt. Pengarna kommer att betalas ut retroaktivt. För de verksamheter som av olika anledningar inte kan eller får möjlighet att ingå i projektet så måste det finnas ett ekonomiskt utrymme för inköp av teknisk utrustning i ett senare skede. Därför kan kanske hela summan som finns till förfogande inte delas ut under projekttiden.

5 4 (5) Villkor för att delta Som tidigare nämnts så kräver ett förändringsarbete att det finns en vilja hos ledningen och en tydlighet gentemot medarbetarna om vart man är på väg. Detta ställer krav på chefen, men är som sagt a och o för ett lyckat resultat. Att förändra arbetssätt tar tid och kraft och kan innebära att medarbetarna känner det som en belastning. Att gå in i detta utvecklingsarbete kommer således att innebära att cheferna tecknar ett kontrakt som beskriver vad man åtar sig och vad man ska leverera. Kontraktets utformning får arbetas fram i samverkan med de olika utförarna/leverantörerna. Syfte Syftet med implementeringsprojektet är, precis som det var för det tidigare pilotprojektet, att öka kvalitet och tillgänglighet i och till dokumentationen, öka delaktigheten för individen samt en bättre och effektivare vård och omsorg. Mål Det övergripande målet är en bättre vård och omsorg av hög kvalitet. Målgrupp Målgrupper är all personal på särskilda boenden och inom hemsjukvården. Beroende på vilket utvecklingsområde enheten väljer att starta med kan målgruppen skilja mellan en verksamhet och en annan. Cheferna är dock alltid en målgrupp. Genomförande Projektet ska betraktas som ett verksamhetsnära arbete, där projektledaren i stor utsträckning måste finnas tillgänglig för praktiskt stöd och hjälp till personalen på boenden och i hemsjukvård. IT-funktionens främsta uppgift ska vara att påskynda Västerås stads olika itsatsningar, så att de tekniska förutsättningarna blir lösta så snabbt som möjligt. Delaktighet Det framgick i den utvärdering som genomförts av projektet mobil dokumentation att begreppet delaktighet för patienten kunde tolkas olika. Några ansåg till exempel att om patienten inte efterfrågar att få delta i själva dokumentationen, så har den heller inget intresse av delaktighet. Detta kan ju bero på att patienterna, framför allt den grupp det gällde, inte är eller har varit vana med eller fått information om möjligheten till delaktighet. Det blir därför extra viktigt att beskriva och visa på att delaktighet kan uppnås på flera sätt. Exempelvis så kan en arbetsterapeut eller fysioterapeut/sjukgymnast ta med sig datorn/surfplattan/smarta telefonen i samband med att den enskilde patienten får sin rehabilitering och visa, via den, hur rörelserna ska utföras. Personalen kan också visa olika hjälpmedel för den enskilde inför förskrivning. Sjuksköterskan kan också som exempel, samtidigt med dokumentationen, stämma av med patienten att hen uppfattat rätt. Har patienten frågor om exempelvis provsvar så kan dessa snabbt tas fram om personalen har datorn/surfplattan/smarta telefonen med sig. Tidsperspektiv Ambitionen är att projektet kommer igång under hösten 2015 med planering, aktivitetsplaner, säkerställande av tekniska förutsättningar, intresseförfrågningar etc. Projektet kommer sedan att pågå under Olika enheter ansluter vartefter intresse finns och tekniska förutsättningar tillåter.

6 5 (5) Kostnader Samtliga kostnader är uppskattade. Vissa kostnader kan komma att förskjutas mellan åren. Personalkostnaderna kan också variera över tid. Kostnaden för uppmuntran till verksamheterna kan, utifrån beräkningsmodellen, komma att variera mellan 580 tkr och tkr Projektledare och administrativt stöd finns redan finansierad. Kostnad för it-funktion tillkommer. Uppskatttningsvis 145 tkr (430 tkr på helårsbasis). Informations- och utbildningsmaterial tillkommer med ca 110 tkr. Utbildning/utveckling/workshops ca 20 tkr. Totalt 2016 Projektledare IT-stöd Ev. administrativt stöd Material och lokaler Utbildning/utveckling/workshops Support Bonus/uppmuntran Totalt 2017 Projektledare IT-stöd Ev. administrativt stöd Material och lokaler Utbildning/utveckling/workshops Support Bonus/uppmuntran Totalt 275 tkr 870 tkr 430 tkr 2 30 tkr tkr tkr 870 tkr 430 tkr 2 30 tkr tkr tkr