Kommunstyrelsen kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning.

Transkript

1 Kallelse / Underrättelse Kommunstyrelsen Utskicksdatum Kommunstyrelsen kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning. Tid: Tisdagen den 13 november 2018 kl Plats: Salen, Centralplan 1, Alvesta kommun Ledamöter Per Ribacke (S) ordförande Thomas Haraldsson (C) 1:e vice ordförande Thomas Johnsson (M) 2:e vice ordförande Rose-Marie Larsson (S) Frida Christensen (S) Anita Thörn von Rosen (MP) Mikael Johansson (M) Cristina Haraldsson (C) Lars-Olof Franzén (AA) Kauko Antbacke (-) Benny Lundh Johansson (-) Ersättare Rolf Marklund (S) Helene Andersson (C) Matz Athley (M) Linda Gustavsson (S) Edina Maslac (S) Hanna Evelyndotter (MP) Helen Gustavsson (M) Johnny Lundberg (S) Börge Nielsen (V) Ulf Larsson (L) David Kristiansson (SD) Om du inte kan närvara kalla ersättare samt meddela förändringen genom att kontakta ditt parti samt kommunsekreteraren på magdalena.glusniewska@alvesta.se eller

2 Kallelse / Underrättelse Kommunstyrelsen Utskicksdatum Förteckning över kommunstyrelsens ärenden den 13 november Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Information från kommunchef 6. Svar på motion (KD) om taklyftar på alla äldreboenden 7. Svar på motion (SD) angående minskad avgift vid begäran om kopior om allmänna handlingar 8. Överlämnande av vissa allmänna handlingar från Alvesta kommuns överförmyndarnämnd till överförmyndarnämnden östra Kronoberg 9. Beslut om förnyad borgensförbindelse för Kommuninvest 10. Utökad budget Orrakullens industriområde, etapp Anmälan från nämnden för individ-och familjeomsorg om överskridande av budget 12. Anmälan från omsorgsnämnden om överskridande av budget 13. Anmälan från utbildningsnämnden om överskridande av budget 14. Remiss från Sydarkivera angående utredning om analoga arkiv 15. Beslut om Planprogram Aringsås 16. Förslag till ändring av antal ledamöter i kultur- och fritidsnämnd 17. Beslut om sammanträdesplan för år Revidering av VA-taxa Förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall Ändring av reglemente för kommunrevisionen 21. Uppdrag som andre vice ordförande i AllboHus och Alvesta Energi m fl bolag 22. Omsorgsnämnden begäran om utökad budget 2018 för volymförändringar 23. Internkontrollplan 2019 för kommunstyrelsen som ansvarig nämnd för kommunledningsförvaltningen 24. Beslut om skattesats för år Beslut om mål och budget 2019 med plan Ekonomisk månadsrapport för kommunstyrelsen per september månad Ekonomisk månadsrapport för Alvesta kommun per september månad Redovisning av fattade delegationsbeslut 29. Redovisning av sjukfrånvarostatistik

3 Kallelse / Underrättelse Kommunstyrelsen Utskicksdatum Meddelanden 31. Övriga ärenden

4 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen KS Fastställande av dagordning 3 Redogörelse Ordföranden frågar kommunstyrelsen om utskickad dagordning kan godkännas och behandlas på dagens sammanträde: 1. Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Information från ordföranden 5. Information från tillförordnad kommunchef 6. Svar på motion (KD) om taklyftar på alla äldreboenden 7. Svar på motion (SD) angående minskad avgift vid begäran om kopior om allmänna handlingar 8. Överlämnande av vissa allmänna handlingar från Alvesta kommuns överförmyndarnämnd till överförmyndarnämnden östra Kronoberg 9. Beslut om förnyad borgensförbindelse för Kommuninvest 10. Utökad budget Orrakullens industriområde, etapp Anmälan från nämnden för individ-och familjeomsorg om överskridande av budget 12. Anmälan från omsorgsnämnden om överskridande av budget 13. Anmälan från utbildningsnämnden om överskridande av budget 14. Remiss från Sydarkivera angående utredning om analoga arkiv 15. Beslut om Planprogram Aringsås 16. Förslag till ändring av antal ledamöter i kultur- och fritidsnämnd 17. Beslut om sammanträdesplan för år Revidering av VA-taxa Förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall Ändring av reglemente för kommunrevisionen 21. Uppdrag som andre vice ordförande i AllboHus och Alvesta Energi m fl bolag 22. Omsorgsnämnden begäran om utökad budget 2018 för volymförändringar 23. Internkontrollplan 2019 för kommunstyrelsen som ansvarig nämnd för kommunledningsförvaltningen 24. Beslut om skattesats för år Beslut om mål och budget 2019 med plan Ekonomisk månadsrapport för kommunstyrelsen per september månad Ekonomisk månadsrapport för Alvesta kommun per september månad 2018 Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

5 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen 28. Redovisning av fattade delegationsbeslut 29. Redovisning av sjukfrånvarostatistik 30. Meddelanden 31. Övriga ärenden Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna ordförandens förslag till dagordning. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

6 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS Information från ordföranden 4 Redogörelse Ordföranden informerar kommunstyrelsen om pågående/aktuella ärenden inom kommunen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

7 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS Information från tillförordnad kommunchef 5 Redogörelse Tillförordnad kommunchef informerar kommunstyrelsen om pågående/aktuella ärenden inom kommunen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

8 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) 6 KS KS 2018/ Svar på motion (KD) angående montering av taklyftar på alla kommunens särskilda boenden Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från omsorgsförvaltningen, daterad den 10 oktober Protokoll från omsorgsnämnden, daterad den 1 oktober Motion, daterad den 27 mars Redogörelse I en motion som inkom den 27 mars 2018 föreslår Christer Brincner (KD) att taklyftar sätts in på alla äldreboende i Alvesta kommun. Christer Brincner anför i sin motion att undersköterskor har en tung arbetsmiljö och att taklyftar skulle bidra till minskad sjukfrånvaro bland undersköterskor. Omsorgsförvaltningen en har yttrat sig i ärendet. Förvaltningen har undersökt hur det ser ut med användningen av taklyftar på andra kommuner. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Motionen avslås 2. Omsorgsnämnden förutsetts omfördela pengar inom sin investeringsbudget till taklyftar efter behov. Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

9 Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott " (26) KS AU g 116 KS 2018/ Svar på motion (KD) angående montering av taklyftar på alla kommunens särskilda boenden Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från omsorgsförva1tningen, daterad den IO oktober Protokoll från omsorgsnämnden, daterad den 1 oktober Motion,dateradden27mars2018. Redogörelse I en motion som inkom den 27 mars 2018 föreslår Christer Brincner (KD) att taklyftar sätts in på alla äldreboende i Alvesta kommun. Christer Brincner anför i sin motion att undersköterskor har en tung arbetsmiljö och att taklyftar skulle bidra till minskad sjukfrånvaro bland undersköterskor. Omsorgsförvaltningen har yttrat sig i ärendet. Förvaltningen har undersökt hur det ser ut med användningen av taklyftar på andra kommuner. Thomas Johnsson (M) deltar inte i beslutet. Beslut Arbetsutskottet föreslår kornmunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att: 1. Motionen avslås 2. Omsorgsnämnden förutsetts omfördela pengar inom sin investeringsbudget till taklyftar efter behov. Protokollet skickas till Kommunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

10 Omsorgsförvaltningen Staben Peggy Hall Förvaltningssekreterare Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Dnr NOH 2018/ Omsorgsnämnden Svar på motion (KD) angående montering av taklyftar på alla kommunens särskilda boenden Sammanfattning av ärendet I en motion från Christer Brincner (KD) föreslås att Alvesta kommun avsätter 1 miljon kronor årligen till att sätta in taklyftar på alla särskilda boenden i kommunen. Detta mot bakgrund av att det, förutom några undantag, saknas taklyftar på de särskilda boendena och att personalen har en tung arbetsmiljö då de golvlyftar som finns är tunga att köra och sliter på personalens axlar, ryggar och handleder. I motionen framförs att taklyftar skulle vara en bra åtgärd för att minska sjukfrånvaron bland omsorgspersonalen. Redogörelse I huvudsak används idag golvlyftar vid förflyttningar av omsorgstagare på särskilt boende där hjälpmedel vid förflyttning behöver användas. Taklyftar finns för närvarande installerat i 18 lägenheter 1 av de totalt 254 lägenheterna i särskilt boende 2. En arbetsterapeut gör bedömningen av omsorgstagarens behov av lyfthjälpmedel. I de fall bedömning görs att taklyft krävs kan detta monteras upp i lägenheten utefter behov. Förvaltningen har undersökt hur det ser ut med användningen av taklyftar i andra kommuner. Det är vanligt att man har som standard att i nybyggnationer förbereda för taklyft och/eller sätta in taklyft (takskenor) i alla lägenheter, däremot är det inte lika vanligt att man har taklyft även i samtliga lägenheter i särskilt boende i det befintliga beståndet. Ur arbetsmiljöperspektiv finns det fördelar med taklyftar gentemot golvlyftar. Taklyften är lättare och smidigare att manövrera vilket minskar mängden tunga arbetsmoment. Med en taklyft finns det även mer plats invid 1 Fördelat enligt följande: Högåsen 3 st, Bryggaren 2 st, Björkliden 1 st, Asken 5 st, Torsgården 4 st och Furuliden 3 st. Det finns även 10 st inom Funktionsstöd som inte beaktas här eftersom motionen avser lägenheter i särskilt boende. 2 Lägenheterna på Bryggaren är medräknade i totalbeståndet. Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se

11 2(3) exempelvis sängen vilket gör att personalen kan komma närmare. Vidare är taklyften lättare att rengöra än en golvlyft. 1 Ur omsorgstagarens perspektiv finns också fördelar med taklyft. Taklyften bedöms bland annat vara bekvämare eftersom den gungar mindre. Golvlyften kräver mycket golvyta vilket begränsar möjligheterna till möblering. Negativt ur omsorgstagarperspektiv kan vara att takskenor finns i samtliga lägenheter, även hos personer som inte har behov av dem, vilket kan bidra till att skapa en institutionell miljö istället för en hemmiljö. 2 Enligt förslaget i motionen ska en miljon kronor avsättas årligen till installation och inköp av taklyftar. Priset för en taklyft enligt nuvarande avtal är kronor 3. Taklyften består i princip av två delar, dels takskenorna som monteras i lägenheten samt själva lyftmotorn som kan flyttas efter behov. Bedömningen är att det i nuläget skulle räcka att ha lyftmotorer motsvarande 30 procent av lägenheterna för att täcka behovet. Priset för en lyftmotor ligger på ca kronor enligt nuvarande avtal. Priset för installation och montering av takskenor varierar dock beroende på förutsättningarna i lägenheterna, både vad gäller dess utformning och om innertaket är tillräckligt förstärkt. Detta behöver i så fall undersökas inför en eventuell installation i samtliga lägenheter och en mer precis kostnadskalkyl behöver tas fram för att bedöma under hur många år medel behöver avsättas. En grov överslagsräkning för kostnaden att installera taklyftar i alla lägenheter i särskilt boende visar att investeringskostnaden skulle bli ca 4 miljoner kronor 4. I det fallet har inte lägenheterna på Bryggaren räknats med. En mer precis kalkyl över investeringsutgiftens konsekvens på driften behöver i så fall tas fram. Omsorgsförvaltningens bedömning Omsorgsförvaltningen ser inte att nyttan av att taklyftar installeras på samtliga befintliga särskilda boenden i kommunen motsvarar kostnaden för investeringen. Omsorgsförvaltningen ser dock att det i vissa situationer finns fördelar med taklyft. En höjning av befintlig investeringsbudget för tekniska hjälpmedel skulle möjliggöra att fler taklyftar skulle kunna monteras utefter var verksamheten bedömer att behovet är störst istället för att monteras i samtliga lägenheter. 1 Underlag inhämtat från bland annat Skellefteå kommun som inför projektering av ett nytt särskilt boende gjort en utvärdering av olika lyftalternativ. 2 Se not 1 ovan. 3 I priset är inkluderat kostnad för installation. Avtalet löper ut vid årsskiftet och upphandling av ett nytt pågår. Vid en installation av takliftar i samtliga särskilda boenden skulle det eventuellt kunna finnas möjlighet att få ett lägre pris. 4 Baserat på att lyftmotor endast köps in till 30 procent av skenorna.

12 3(3) Omsorgsförvaltningens förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Motionen avslås. 2. Från 2019 utöka omsorgsnämndens investeringsbudget med kronor vilka avsätts för tekniska hjälpmedel i form av taklyftar. Mats Hoppe Förvaltningschef

13 Alvesta l-\ommun Omsorgsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 16(22) ON 61 Dnr 2018/ Besvarande av motion (KD) om taklyftar på särskilt boende Beslutsunderlag l. ON AU 59, 19 september Tjänsteskrivelse, 1 O september Motion (KD) om takliftar på alla äldreboenden Redogörelse I en motion från Christer Brincner (KD) föreslås att Alvesta kommun avsätter 1 miljon kronor årligen till att sätta in taklyftar på alla särskilda boenden i kommunen. Detta mot bakgrund av att det, förutom några undantag, saknas taklyftar på de särskilda boendena och att personalen har en tung arbetsmiljö då de golvlyftar som finns är tunga att köra och sliter på personalens axlar, ryggar och handleder. I motionen framförs att taklyftar skulle vara en bra åtgärd för att minska sjukfrånvaron bland omsorgspersonalen. Beredning ON AU 59 Beslut Omsorgsnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att: 1. Motionen avslås. 2. Från 2019 utöka omsorgsnämndens investeringsbudget med kronor vilka avsätts för tekniska hjälpmedel i form av taklyftar. Protokollet ska skickas till Kommunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

14 Undersköterskorna i Alvesta kommun har en tung arbetsmiljö då det saknas taklyftar på kommunens äldreboenden, förutom med något undantag. De gomyftar som finns i dag är mycket tunga att köra och sliter på personalens axlar, ryggar och handleder. Därför vill vi Kristdemokraterna i Alvesta kommun avsätta1 miljon kronor/år för att sätta in takliftar på alla äldreboenden. Detta skulle vara en bra åtgärd för att minska sjukfrånvaron bland Undersköterskor. Hälsningar Christer J3fincner KD,iyAlvesta 'l --«Golvlyft Exempel på hur det kan se ut i ett rum där taklyft är monterad. I

15 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) 7 KS KS 2018/ Svar på motion (SD) om minskad avgift vid begäran om kopior av allmänna handlingar Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 15 oktober Motion, daterad den 7 maj Redogörelse I en motion som inkom den 7 maj 2018 föreslår David Kristiansson (SD) att sänka avgifter för kopior på allmänna handlingar, att personer som är direkt berörda av ett ärende undantas från avgift och att kommunen erbjuder att skicka offentliga handlingar digitalt avgiftsfritt. David Kristiansson anför i sin motion att det inte ska vara en klassfråga huruvida en har råd att ta del av offentliga handlingar och att avgiften avskräcker invånarna från att begära ut handlingarna. Kommunledningsförvaltningen har yttrat sig i ärendet. Kommunen har sedan 1 oktober 2010 en taxa (se bilaga) som bygger på den statliga avgiftsförordningen och taxan har inte räknats upp sedan Nivån på avgifterna ligger i nivå eller lägre mot vad andra kommuner normalt tar ut. Motionens förslag enligt punkt 3 och 4 är redan tillgodosedda i kommunen och kommunen erbjuder att skicka ut offentliga handlingar digitalt avgiftsfritt Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad med hänvisning till kommunledningsförvaltningens yttrande. Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

16 Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-' (26) KS AU 5117 KS 2018/ Svar på motion (SD) om minskad avgift vid begäran om kopior av allmänna handlingar Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommun1edningsförvaltningen, daterad den 15 oktober Motion, daterad den 7 maj Redogörelse I en motion som inkom den 7 maj 2018 föreslår David Kristiansson (SD) att sänka avgifter för kopior på allmänna handlingar, att personer som är direkt berörda av ett ärende undantas från avgift och att kornmunen erbjuder att skicka offentliga handlingar digitalt avgiftsfritt. David Kristiansson anför i sin motion att det inte ska vara en klassfråga huruvida en har råd att ta del av offentliga handlingar och att avgiften avskräcker invånarna från att begära ut handlingarna. Kommun1edningsförvaltningen har yttrat sig i ärendet. Komrnunen har sedan 1 oktober 2010 en taxa (se bilaga) som bygger på den statliga avgiftsförordningen och taxan har inte räknats upp sedan Nivån på avgifterna ligger i nivå eller lägre mot vad andra kornmuner normalt tar ut. Motionens förslag enligt punkt 3 och 4 är redan tillgodosedda i kommunen och kommunen erbjuder att skicka ut offentliga handlingar digitalt avgiftsfritt. Beslut Arbetsutskottet föreslår kornmunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad med hänvisning till kornmunledningsförva1tningens yttrande. Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

17 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Kjell Rosenlöf T f kanslichef Tel E-post: kjell.rosenlof@alvesta.se Yttrande Kommunstyrelsen Yttrande över motion om minskad avgift för kopior av allmänna handlingar David Kristiansson (SD) har i en motion daterad föreslagit att avgifter för kopior på allmänna handlingar sänks, att personer som är direkt berörda av ett ärende undantas från avgift och att kommunen erbjuder att skicka offentliga handlingar digitalt avgiftsfritt. Kommunen har sedan 1 oktober 2010 en taxa (se bilaga) som bygger på den statliga avgiftsförordningen. Taxan har inte räknats upp sedan 2010 och tillämpas numera sällan eftersom alltmer kommunikation sker digitalt, t ex via e-post. Nivån på avgifterna ligger i nivå eller lägre mot vad andra kommuner normalt tar ut. Motionens förslag enligt punkt 3 och 4 är tillgodosedda i kommunen. Personer som är direkt berörda i ett ärende ( sakägare ) behöver inte betala för kopior och kommunen erbjuder att skicka ut offentliga handlingar digitalt avgiftsfritt. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå motionen med hänvisning till kommunledningsförvaltningens yttrande. Stefan Karlsson t f kommunchef Kjell Rosenlöf t f kanslichef Bilaga Nuvarande avgiftstaxa för kopior, KF 50/2010 Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

18 Motion: Minskad avgift vid begä«oi'i öin kopior av allmänna handlingar Frönoch med1oktober 2010infördesen taxa vid kopieringav allmönna handlingar.priserna ör följande: "EnIigtavgiftsförordningenär avgiflen för handtingarpå mer än tio sidor 50 kronoroch två kronorpersida för varie föliande sida. Förordningenger ävenrättattta uten avgifl för porto om försändelsenväger mer än 20 gmm, samteventuefl avgiftförpostförskott." Detär beklagligt att det som medborgore ska vam en klassfrägahuruvida man har röd aff ta del av offentligo hondlingar. Detbörses som en sjölvklarhetatt kommunen ska vara behjölpligo nör engagerade medborgare visar intresseför vad som hönder och sker i kommunen.den höga avgiften skickarsnarare signalen aft man som medborgare är besvörligoch har med hög sannolikhef flera gönger avskröckfinvänaresorn hört ov sig och begön ut handlingar. Enkraftigf minskad avgifthode isfölletskickatsignalen aff kommunen uppmunfmr samhöllsengogemang. Detökar ocksötillgönglighetenför de med lägre inkomst,vilketör av yiiersfo vikt dä möjlighetentill insyni kommunensverksomhetinte ska vara beroende av ens inkomst. Svviigvdtsmukiuföiiiu yikar pö oft kommunfullmäktige ger berörd instans iuppdrag: 1. Aft man ser över den fosta taxan pö 50 kr. 2. Att ovgtften på tvö kronor per sida sänks. 3. Att personer som är direkt beförda av ärendet hett undantas avgiffen. 4. Aft kommunen erbiuder attskicka offentliga handlingar dignalt avgiftsfrftt, för att minimera pappersförbrukningen och deii ujiiiiiii.»liul:vu LiöiJuu. David Kristianssori, SvviiuedamokiAcrna Alvcsta Datum:7 i5- -

19

20 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) 8 KS KS 2017/ Överlämnande av vissa allmänna handlingar från Alvesta kommuns överförmyndarnämnd till överförmyndarnämnden östra Kronoberg Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från Kommunledningsförvaltningen, daterad den 11 oktober Redogörelse Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 25 september 2018 beslutade Alvesta kommunfullmäktige att samverka i en gemensam nämnd för överförmyndarverksamhet och antog reglemente för överförmyndarnämnden östra Kronoberg. Hos överförmyndarnämnden finns allmänna handlingar som behövs för handläggning av vissa ärenden hos överförmyndarnämnden östra Kronoberg från och med den 1 januari Därutöver finns handlingar utan direkt koppling till specifika ärenden, såsom olika riktlinjer, som behöver överlämnas till överförmyndarnämnden östra Kronoberg. Avslutade ärenden och andra handlingar som inte behövs för överförmyndarnämnden östra Kronoberg behålls av respektive kommun. Enligt 15 arkivlagen krävs ett beslut av kommunfullmäktige för att en kommunal myndighet ska kunna avhända sig allmänna handlingar. Förslag till beslut Kommunstyrelsen förslår kommunfullmäktige besluta att kommunens överförmyndarnämnd till överförmyndarnämnden östra Kronoberg ska överlämna de allmänna handlingarna i pågående ärenden i nämndens verksamhet samt övriga handlingar som behövs i överförmyndarnämnden östra Kronobergs verksamhet. Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

21 Kommunstyrelsens arbetsutskott SammanträdesprotokolI Sammanträdesdatum Sida 19(26) KSAUg127 KS 2018/ Överlämnande av vissa allmänna handlingar från Alvesta kommuns överförmyndarnämnd till överförmyndarnämnden östra Kronoberg Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från Kommunledningsförva1tningen, daterad den 1l oktober Redogörelse Vid kornmunfulltäktiges sarnmanträde den 25 september 2018 beslutade Alvesta kommunfullmäktige att samverka i en gemensam nämnd för överförmyndarverksamhet och antog reglemente för överfö'nnyndarnämnden östra Kronoberg. Hos överförmyndarnämnden finns allmänna handlingar som behövs för handläggning av vissa ärenden hos överförmyndarnämnden östra Kronoberg från och med den l januari Därutöver finns handlingar utan direkt koppling till specifika ärenden, såsom olika riktlinjer, som behöver överlämnas till överförmyndarnämnden östra Kronoberg. Avslutade ärenden och andra handlingar som inte behövs för överförmyndarnämnden östra Kronoberg behålls av respektive kornrnun. Enligt 15 FS)arkivlagen krävs ett beslut av kornrnunfullmäktige för att en kornmunal myndighet ska kunna avhända sig allmänna handlingar. Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen förslå kornmunfullmäktige besluta att kornmunens överförmyndarnämnd till överförmyndarnämnden östra Kronoberg ska överlämna de allrnänna handlingarna i pågående ärenden i nämndens verksamhet samt övriga handlingar som behövs i överförmyndarnämnden östra Kronobergs verksamhet. Protokoll skickas till Kornrnunstyrelsen Juste*gsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

22 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Tjänsteskrivelse Datum Överlämnande av vissa allmänna handlingar från Alvesta kommuns överförmyndarnämnd till överförmyndarnämnden östra Kronoberg Redogörelse Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 25 september 2018 beslutade Alvesta kommunfullmäktige att samverka i en gemensam nämnd för överförmyndarverksamhet och antog reglemente för överförmyndarnämnden östra Kronoberg. Även kommunfullmäktige i Lessebo, Tingsryds och Växjö kommuner har beslutat om samverkan i överförmyndarnämnden östra Kronoberg. I och med dessa beslut upphör överförmyndarnämnderna i de deltagande kommunerna och istället överförs verksamheten till överförmyndarnämnden östra Kronoberg den 1 januari Hos överförmyndarnämnden finns allmänna handlingar som behövs för handläggning av vissa ärenden hos överförmyndarnämnden östra Kronoberg från och med den 1 januari Därutöver finns handlingar utan direkt koppling till specifika ärenden, såsom olika riktlinjer, som behöver överlämnas till överförmyndarnämnden östra Kronoberg. Enligt 15 arkivlagen krävs ett beslut av kommunfullmäktige för att en kommunal myndighet ska kunna avhända sig allmänna handlingar. För att den gemensamma överförmyndarnämnden ska kunna fortsätta handlägga de ärenden som pågår i kommunens överförmyndarnämnd den 31 december 2018 måste därför fullmäktige besluta om överlämnande av vissa allmänna handlingar. Avslutade ärenden och andra handlingar som inte behövs för överförmyndarnämnden östra Kronoberg behålls av respektive kommun. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige besluta att kommunens överförmyndarnämnd till överförmyndarnämnden östra Kronoberg ska överlämna de allmänna handlingarna i pågående ärenden i nämndens verksamhet samt övriga handlingar som behövs i överförmyndarnämnden östra Kronobergs verksamhet. Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

23 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) 9 KS KS 2018/ Förnyad borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 17 september Borgensförbindelse med Kommuninvest, daterad den 29 augusti Redogörelse Kommuninvest ekonomisk förenings ( Föreningen ) upplånings- och utlåningsverksamhet bedrivs i det av Föreningen helägda dotterbolaget Kommuninvest i Sverige AB (publ) ( Kommuninvest ). För att Kommuninvest i sin upplåning ska få bästa möjliga kreditvillkor på lånemarknaden återfinns i Föreningens stadgar som villkor för medlemskap, att samtliga medlemmar enligt separat tecknad borgensförbindelse ska ansvara solidariskt såsom för egen skuld för Kommuninvests samtliga förpliktelser. Samtliga medlemmar har tecknat borgensförbindelse. Alvesta kommun utfärdade sin borgensförbindelse den 13 december 1999 och har bekräftat densamma genom beslut av kommunfullmäktige den 27 oktober Ett borgensåtagande är enligt lag endast giltigt i tio år från den dag då åtagandet ingicks, alternativt från den dag då borgensåtagandet bekräftats genom beslut av kommunfullmäktige. Giltighetstiden för Alvesta kommuns borgensåtagande kommer således inom kort att löpa ut. Med hänsyn till att borgensförbindelsen utgör ett av villkoren för medlemskap i Föreningen och den betydelseborgensförbindelserna har för Kommuninvests verksamhet är det av mycket stor vikt att Alvesta kommun innan borgensförbindelsens giltighetstid löper ut på nytt fattar ett beslut i kommunfullmäktige, på det sätt som anges, som bekräftar att borgensförbindelsen alltjämt är gällande, samt därefter undertecknar en separat sådan bekräftelse av borgensförbindelsen. När detta har skett har borgensåtagandet förlängts ytterligare en tioårsperiod. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

24 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen Alvesta kommun undertecknade Regressavtalet den 12 oktober 2011 och Garantiavtalet den 12 oktober Även dessa avtal riskerar att bli ogiltiga efter tio år och måste därför, inom denna tid, bekräftas i enlighet med vad som ovan angivits för borgensförbindelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Alvesta kommun bekräftar att ingången borgensförbindelse av den 13 december 1999 ( Borgensförbindelsen ), vari Alvesta kommun åtagit sig solidariskt borgensansvar såsom för egen skuld för Kommuninvest i Sverige AB:s (publ) ( Kommuninvest ) förpliktelser, alltjämt gäller samt att Kommuninvest äger företräda Alvesta kommun genom att företa samtliga nödvändiga åtgärder för ingående och vidmakthållande av borgen enligt Borgensförbindelsen i förhållande till Kommuninvests nuvarande och blivande borgenärer 2. Alvesta kommun bekräftar att regressavtalet undertecknat av Alvesta kommun den 12 oktober 2011, vari det inbördes ansvaret mellan Kommuninvests medlemmar regleras för det fall Kommuninvests borgenärer skulle framställa anspråk gentemot någon eller några av medlemmarna enligt Borgensförbindelsen, alltjämt gäller 3. Alvesta kommun bekräftar att garantiavtalet undertecknat av Alvesta kommun den 12 oktober 2011, vari Alvesta kommuns ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat regleras, alltjämt gäller 4. Utse kommunstyrelsens ordförande och ekonomichefen att för kommunens räkning underteckna alla handlingar med anledning av detta beslut Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

25 SammanträdesprotokoIl Sida Sammanträdesdatum (26) Kommunstyrelsens arbetsutskott KS AU 5120 KS 2018/ Förnyad borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kornmunledningsförvaltningen, daterad den 17 september Borgensförbindelse med Kornmuninvest, daterad den 29 augusti Redogörelse Kommuninvest ekonomisk förenings ("Föreningen") upplåningsoch utlåningsverksamhet bedrivs i det av Föreningen helägda dotterbolaget Kommuninvest i Sverige AB (publ) ("Kornmuninvest"). För att Kommuninvest i sin upplåning ska få bästa möjliga kreditvillkor på lånemarknaden återfinns i Föreningens stadgar som villkor för medlemskap, att samtliga medlernmar enligt separat tecknad borgensförbindelse ska ansvara solidariskt såsom för egen skuld för Kornmuninvests samtliga förpliktelser. Samtliga medlernmar har tecknat borgensförbindelse. Alvesta kornmun utfördade sin borgensförbindelse den 13 december 1999 och har bekräftat densamma genom beslut av kornmunfullmäktige den 27 oktober Ett borgensåtagande är enligt lag endast giltigt i tio år från den dag då åtagandet ingicks, alternativt från den dag då borgensåtagandet bekräftats genom beslut av komrnunfullmäktige. Giltighetstiden för Alvesta kommuns borgensåtagande kornmer således inom kort att löpa ut. Med hänsyn till att borgensförbindelsen utgör ett av villkoren för medlemskap i Föreningen och den betydelseborgensförbindelserna har för Kornmuninvests verksarnhet är det av mycket stor vikt att Alvesta kommun innan borgensförbindelsens giltighetstid löper ut på nytt fattar ett beslut i komrnunfullmäktige, på det sätt som anges, som bekräftar att borgensförbindelsen alltjämt är gällande, samt därefter undertecknar en separat sådan bekräftelse av borgensförbindelsen. När detta har skett har borgensåtagandet förlängts ytterligare en tioårsperiod. Alvesta kommun undertecknade Regressavtalet den 12 oktober 2011 och Garantiavtalet den 12 oktober Aven dessa avtal riskerar att bli ogiltiga efter tio år och måste därför, inom denna tid, Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

26 möorn'e"maun f Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida ri(e) bekräftas i enlighet med vad som ovan angivits för borgensförbindelsen. Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå komrnunfullmäktige besluta att: l. Alvesta kornmun bekräftar att ingången borgensförbindelse av den 13 december 1999 ("Borgensförbinde1sen"), vari Alvesta komtnun åtagit sig solidariskt borgensansvar såsom för egen skuld för Kornmuninvest i Sverige AB:s (publ) ("Kornmuninvest") förpliktelser, alltjämt gäller samt att Kornmuninvest äger företräda Alvesta kornmun genom att företa samtliga nödvändiga åtgärder för ingående och vidrnakthållande av borgen enligt Borgensförbindelsen i förhållande till Kornmuninvests nuvarande och blivande borgenärer 2. Alvesta kornmun bekräftar att regressavtalet underteckriat av Alvesta kornrnun den 12 oktober 2011, vari det inbördes ansvaret mellan Kornrnuninvests medlemmar regleras för det fall Kornmuninvests borgenärer skulle framställa anspråk gentemot någon eller några av medlemmarna enligt Borgensförbindelsen, alltjämt gäller 3. Alvesta komrnun bekräftar att garantiavtalet undertecknat av Alvesta kommun den 12 oktober 2011, vari Alvesta kommuns ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat regleras, alltjämt gäller 4. Utse kornrnunstyrelsens ordförande och ekonomichefen att för kornmunens räkning underteckna alla handlingar med anledning av detta beslut Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

27 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Christina Utterström Ekonomichef Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Kommunfullmäktige Förnyad borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat Redogörelse Kommuninvest ekonomisk förenings ( Föreningen ) upplånings- och utlåningsverksamhet bedrivs i det av Föreningen helägda dotterbolaget Kommuninvest i Sverige AB (publ) ( Kommuninvest ). För att Kommuninvest i sin upplåning ska få bästa möjliga kreditvillkor på lånemarknaden återfinns i Föreningens stadgar som villkor för medlemskap, att samtliga medlemmar enligt separat tecknad borgensförbindelse ska ansvara solidariskt såsom för egen skuld för Kommuninvests samtliga förpliktelser. Samtliga medlemmar har tecknat borgensförbindelse. Alvesta kommun utfärdade sin borgensförbindelse den 13 december 1999 och har bekräftat densamma genom beslut av kommunfullmäktige den 27 oktober Samtliga kommunala borgensförbindelser förvaras hos Kommuninvest. Vid Kommuninvests upptagande av lån på lånemarknaden presenteras borgensförbindelserna för långivaren. I den praktiska hanteringen vid företeende av borgensförbindelser i samband med Kommuninvests upplåning företräder således Kommuninvest medlemmarna gentemot långivarna. Ett borgensåtagande är enligt lag endast giltigt i tio år från den dag då åtagandet ingicks, alternativt från den dag då borgensåtagandet bekräftats genom beslut av kommunfullmäktige. Giltighetstiden för Alvesta kommuns borgensåtagande kommer således inom kort att löpa ut. Med hänsyn till att borgensförbindelsen utgör ett av villkoren för medlemskap i Föreningen och den betydelse borgensförbindelserna har för Kommuninvests verksamhet är det av mycket stor vikt att Alvesta kommun innan borgensförbindelsens giltighetstid löper ut på nytt fattar ett beslut i kommunfullmäktige, på det sätt som anges, som bekräftar att borgensförbindelsen alltjämt är gällande, samt därefter undertecknar en separat sådan bekräftelse av borgensförbindelsen. När detta har skett har borgensåtagandet förlängts ytterligare en tioårsperiod. Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

28 2(3) Samtliga medlemmar har, utöver borgensförbindelsen, tecknat ett separat regressavtal ( Regressavtalet ) med Kommuninvest samt ett avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat ( Garantiavtalet ). Även dessa avtal är av avgörande betydelse för medlemskap i Föreningen samt av stor vikt för Kommuninvests verksamhet. Alvesta kommun undertecknade Regressavtalet den 12 oktober 2011 och Garantiavtalet den 12 oktober Även dessa avtal riskerar att bli ogiltiga efter tio år och måste därför, inom denna tid, bekräftas i enlighet med vad som ovan angivits för borgensförbindelsen. Ett gemensamt förfarande kommer tillämpas för medlemmarna för samtliga bekräftelseangående borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat r vilket innebär att Regressavtalet och Garantiavtalet således ska bekräftas i samband med borgensförbindelsen. På så sätt måste endast en bekräftelse göras, som omfattar såväl borgensförbindelsen som avtalen ( Bekräftelsen ). För en likartad hantering och enhetlig dokumentation, har Kommuninvest upprättat en checklista (1-5) över åtgärder som ska vidtas vid tecknandet av Bekräftelsen, se bifogad bilaga. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att Alvesta kommun bekräftar att ingången borgensförbindelse av den 13 december 1999 ( Borgensförbindelsen ), vari Alvesta kommun åtagit sig solidariskt borgensansvar såsom för egen skuld för Kommuninvest i Sverige AB:s (publ) ( Kommuninvest ) förpliktelser, alltjämt gäller samt att Kommuninvest äger företräda Alvesta kommun genom att företa samtliga nödvändiga åtgärder för ingående och vidmakthållande av borgen enligt Borgensförbindelsen i förhållande till Kommuninvests nuvarande och blivande borgenärer att Alvesta kommun bekräftar att regressavtalet undertecknat av Alvesta kommun den 12 oktober 2011, vari det inbördes ansvaret mellan Kommuninvests medlemmar regleras för det fall Kommuninvests borgenärer skulle framställa anspråk gentemot någon eller några av medlemmarna enligt Borgensförbindelsen, alltjämt gäller att Alvesta kommun bekräftar att garantiavtalet undertecknat av Alvesta kommun den 12 oktober 2011, vari Alvesta kommuns ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat regleras, alltjämt gäller

29 3(3) att utse kommunstyrelsens ordförande och ekonomichefen att för kommunens räkning underteckna alla handlingar med anledning av detta beslut Stefan Karlsson T.f. Kommunchef Christina Utterström Ekonomichef Bilaga: Angående borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat, Kommuninvest

30 Svenska kommuner och landsting i samverkan Alvesta kommun Att: Christina Utterström Centralplan Alvesta Angående borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat Vi skriver till Dig som kontaktperson för Alvesta kommun som är medlem i Kommuninvest ekonomisk förening ( Föreningen ). Föreningens upplånings- och utlåningsverksamhet bedrivs i det av Föreningen helägda dotterbolaget Kommuninvest i Sverige AB (publ) ( Kommuninvest ). För att Kommuninvest i sin upplåning ska få bästa möjliga kreditvillkor på lånemarknaden återfinns i Föreningens stadgar som villkor för medlemskap, att samtliga medlemmar enligt separat tecknad borgensförbindelse ska ansvara solidariskt såsom för egen skuld för Kommuninvests samtliga förpliktelser. Samtliga medlemmar har tecknat borgensförbindelse. Alvesta kommun utfärdade sin borgensförbindelse den 13 december 1999 och har bekräftat densamma genom beslut av kommunfullmäktige den 27 oktober Samtliga kommunala borgensförbindelser förvaras hos Kommuninvest. Vid Kommuninvests upptagande av lån på lånemarknaden presenteras borgensförbindelserna för långivaren. I den praktiska hanteringen vid företeende av borgensförbindelser i samband med Kommuninvests upplåning företräder således Kommuninvest medlemmarna gentemot långivarna. Ett borgensåtagande är enligt lag endast giltigt i tio år från den dag då åtagandet ingicks, alternativt från den dag då borgensåtagandet bekräftats genom beslut av kommunfullmäktige. Giltighetstiden för Alvesta kommuns borgensåtagande kommer således inom kort att löpa ut. Med hänsyn till att borgensförbindelsen utgör ett av villkoren för medlemskap i Föreningen och den betydelse borgensförbindelserna har för Kommuninvests verksamhet är det av mycket stor vikt att Alvesta kommun innan borgensförbindelsens giltighetstid löper ut på nytt fattar ett beslut i kommunfullmäktige, på det sätt som anges nedan, som bekräftar att borgensförbindelsen alltjämt är gällande, samt därefter undertecknar en separat sådan bekräftelse av borgensförbindelsen. När detta har skett har borgensåtagandet förlängts ytterligare en tioårsperiod. Samtliga medlemmar har, utöver borgensförbindelsen, tecknat ett separat regressavtal ( Regressavtalet ) med Kommuninvest samt ett avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvest i Sverige AB (publ). Org nr: Styrelsens säte: Örebro Kommuninvest Ekonomisk förening. Org nr: Styrelsens säte: Örebro Kommuninvest Fastighets AB. Org nr: Styrelsens säte: Örebro Postadress: Box 124, Örebro Besöksadress: Fenixhuset, Drottninggatan 2 Tel: Fax: E-post: förnamn.efternamn@kommuninvest.se Internet:

31 Svenska kommuner och landsting i samverkan Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat ( Garantiavtalet ). Även dessa avtal är av avgörande betydelse för medlemskap i Föreningen samt av stor vikt för Kommuninvests verksamhet. Alvesta kommun undertecknade Regressavtalet den 12 oktober 2011 och Garantiavtalet den 12 oktober Även dessa avtal riskerar att bli ogiltiga efter tio år och måste därför, inom denna tid, bekräftas i enlighet med vad som ovan angivits för borgensförbindelsen. För att underlätta för medlemmarna har beslutats att tillämpa ett gemensamt förfarande för samtliga bekräftelser och att Regressavtalet och Garantiavtalet således ska bekräftas i samband med borgensförbindelsen. På så sätt måste endast en bekräftelse göras, som omfattar såväl borgensförbindelsen som avtalen ( Bekräftelsen ). En checklista har upprättats över åtgärder som ska vidtas vid tecknandet av Bekräftelsen. För att enhetlighet i dokumentationen för samtliga medlemmar (i dagsläget ca 280 st) ska uppnås är det viktigt att samtliga medlemmar följer checklistan. Alvesta kommun ska vidta följande åtgärder. 1. Kommunfullmäktige ska fatta ett beslut med följande lydelse: Kommunfullmäktige beslutar Att Alvesta kommun bekräftar att ingången borgensförbindelse av den 13 december 1999 ( Borgensförbindelsen ), vari Alvesta kommun åtagit sig solidariskt borgensansvar såsom för egen skuld för Kommuninvest i Sverige AB:s (publ) ( Kommuninvest ) förpliktelser, alltjämt gäller samt att Kommuninvest äger företräda Alvesta kommun genom att företa samtliga nödvändiga åtgärder för ingående och vidmakthållande av borgen enligt Borgensförbindelsen i förhållande till Kommuninvests nuvarande och blivande borgenärer. Att Alvesta kommun bekräftar att regressavtalet undertecknat av Alvesta kommun den 12 oktober 2011, vari det inbördes ansvaret mellan Kommuninvests medlemmar regleras för det fall Kommuninvests borgenärer skulle framställa anspråk gentemot någon eller några av medlemmarna enligt Borgensförbindelsen, alltjämt gäller. Att Alvesta kommun bekräftar att garantiavtalet undertecknat av Alvesta kommun den 12 oktober 2011, vari Alvesta kommuns ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat regleras, alltjämt gäller. att utse [NN] och [NN] att för kommunens räkning underteckna alla handlingar med anledning av detta beslut. 2. Protokoll från fullmäktiges möte (innehållande beslutet om att bekräfta ingången Borgensförbindelse, Regressavtalet samt Garantiavtalet) ska anslås på kommunens anslagstavla i enlighet med reglerna i kommunallagen. Observera att v4

32 Svenska kommuner och landsting i samverkan vad gäller anslagsbevis måste justeringen av protokollet ha anslagits tre veckor från uppsättandet, dvs. 3 veckor + 1 dag räknat med dagen då det sattes upp. Som tumregel gäller att om protokollet anslås en måndag ska det tas ned en tisdag. Observera dock att förlängning av denna tid måste ske då sista dagen i fristen infaller på en lördag, en allmän helgdag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton. Kontakta gärna Advokatfirman Lindahl (kontaktuppgifter nedan) om ni har några frågor med anledning av detta. 3. När anslagstiden löpt ut ska lagakraftsbevis begäras från förvaltningsrätten i Växjö. 4. När kommunfullmäktiges beslut vunnit laga kraft ska slutligen Bekräftelsen undertecknas av de två företrädare för Alvesta kommun som kommunfullmäktige bemyndigat i sitt beslut. För det fall företrädare inte namngivits i beslutet, och bemyndigandet endast avser innehavaren av viss befattning, ska till Bekräftelsen bifogas underlag som visar att företrädaren innehade ifrågavarande befattning vid tiden för undertecknandet. 5. Alvesta kommun ska därefter till Advokatfirman Lindahl översända följande: A) Lagakraftvunnet protokoll Kopia av lagakraftvunnet protokoll med fullmäktiges beslut enligt punkten 1 ovan (inklusive anslagsbevis och lagakraftbevis). B) Bekräftelsen i original (samt i förekommande fall, underlag enligt punkt 4) Kommuninvest önskar att undertecknad Bekräftelse tillställs Advokatfirman Lindahl senast den 31 maj Vi har uppdragit åt Advokatfirman Lindahl att biträda oss i arbetet rörande borgensbekräftelserna och vid frågor rörande dessa ber vi er därför att kontakta Victoria Bromark på Advokatfirman Lindahl via telefon eller via e-post victoria.bromark@lindahl.se. Handlingar skickas till: Advokatfirman Lindahl Box Örebro Med vänlig hälsning Fredrika Norman KOMMUNINVEST I SVERIGE AB (PUBL) v4

33 Svenska kommuner och landsting i samverkan Bekräftelse av borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat samt fullmakt att kommunicera borgensförbindelse Härmed bekräftas - att ingången borgensförbindelse av den 13 december 1999 ( Borgensförbindelsen ), vari Alvesta kommun åtagit sig solidariskt borgensansvar såsom för egen skuld för Kommuninvest i Sverige AB:s (publ) ( Kommuninvest ) förpliktelser, alltjämt gäller; - att Kommuninvest äger företräda Alvesta kommun genom att företa samtliga nödvändiga åtgärder för ingående och vidmakthållande av borgen enligt Borgensförbindelsen i förhållande till Kommuninvests borgenärer och blivande borgenärer; - att regressavtalet undertecknat av Alvesta kommun den 12 oktober 2011, vari det inbördes ansvaret mellan Kommuninvests medlemmar regleras för det fall Kommuninvests borgenärer skulle framställa anspråk gentemot någon eller några av medlemmarna enligt Borgensförbindelsen, alltjämt gäller; samt - att garantiavtalet undertecknat av Alvesta kommun den 12 oktober 2011, vari Alvesta kommuns ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat regleras, alltjämt gäller. / Ort Datum För Alvesta kommun Företrädare för kommunen enligt beslut Namnförtydligande Företrädare för kommunen enligt beslut Namnförtydligande v4

34 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) KS KS 2018/ Utökad budget Orrakullens industriområde, etapp 1 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 5 november Investeringskalkyl Orrakullen, daterad den Kommunfullmäktiges protokoll, daterad den 2 maj Redogörelse Kommunfullmäktige beslutade i maj 2017 (KF 34, ) att ge startbesked för färdigställande av verksamhetsområde Orrakullen, etapp 1, med en total investeringsutgift på 35,3 miljoner kronor, varav VA-kollektivet står för 4,3 miljoner kronor. Målet var att Orrakullen skulle vara färdigt i augusti Nämnden för samhällsplanering informerades i början på oktober 2018 (NFS 72, ), om att färdigställande inte kommer att slutföras enligt kontraktstiden under 2018 på grund av omfattande mängd berg och att flertalet ändrings- och tilläggsarbeten har kantat projektet. Det innebär också att beslutad budget på 35,3 miljoner kronor inte kommer att vara tillräcklig. Förutsättningar i oktober 2018 innebär en ny total byggkostnad på 49,3 miljoner kronor, en utökning med 14 miljoner kronor, och att färdigställande inte kommer ske förrän i början på år Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bevilja ytterligare 14 miljoner kronor i investeringsbudget för Orrakullen etapp 1 år 2019, vilket innebär en totalbudget för hela projektet på 49,3 miljoner kronor, 2. till nämnden för samhällsplanering, ge budgetkompensation med 100 tkr tillfälligt för år 2019 gällande löpande driftkostnader för underhåll avseende Orrakullen etapp 1 inom den skattefinansierade delen. Finansiering av dessa kostnader sker inom ramen för anslaget Övriga strategiska åtgärder. Långsiktig finansiering beaktas i budgetarbetet inför budget år 2020, Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

35 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen 3. kompensation för kapitalkostnader inom den skattefinansierade delen sker i enlighet med Riktlinjer för budget och redovisning som kommunfullmäktiges fastställt , 4. punkt 2 och 3 ovan, ersätter kommunfullmäktiges beslut 34, punkt 2 avseende budgetkompensation för kapitalkostnader och löpande driftkostnader. Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

36 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Christina Utterström Ekonomichef Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Kommunfullmäktige Utökad budget Orrakullens industriområde, etapp 1 Redogörelse Kommunfullmäktige beslutade i maj 2017 (KF 34, ) att ge startbesked för färdigställande av verksamhetsområde Orrakullen, etapp 1, med en total investeringsutgift på 35,3 miljoner kronor, varav VA-kollektivet står för 4,3 miljoner kronor. Målet var att Orrakullen skulle vara färdigt i augusti Nämnden för samhällsplanering informerades i början på oktober 2018 (NFS 72, ), om att färdigställande inte kommer att slutföras enligt kontraktstiden under 2018 på grund av omfattande mängd berg och att flertalet ändrings- och tilläggsarbeten har kantat projektet. Det innebär också att beslutad budget på 35,3 miljoner kronor inte kommer att vara tillräcklig. Förutsättningar i oktober 2018 innebär en ny total byggkostnad på 49,3 miljoner kronor, en utökning med 14 miljoner kronor, och att färdigställande inte kommer ske förrän i början på år Syftet med exploateringen av Orrakullen är att marken ska avyttras till företag, vilket innebär att den till stora delar är att betrakta som en omsättningstillgång. Vissa utgifter är dock att betrakta som en anläggningstillgång, det vill säga de investeringar som är kommunens anläggningar (gata, väg, VA-vatten/avfall etc). Fördelning av byggkostnaden på 49,3 miljoner kronor är enligt nedan, se bifogad investeringskalkyl: Skattefinansierad del Avgiftsfinansierad del SUMMA Investeringsbelopp totalt (tusentals kr) varav Ledningsnät varav Slitlager varav Bindlager varav Obundna lager varav Gatuanordningar varav Omsättningstillgång tomt Det är endast den del som är att betrakta som en anläggningstillgång som belastas med kapitalkostnad. Kapitalkostnader och löpande driftkostnader avseende taxefinansierad del finansieras av VA- kollektivet. Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

37 2(2) Kapitalkostnaden för den skattefinansierade delen uppgår till cirka 0,5 miljoner kronor. Löpande driftkostnader för underhåll inom den skattefinansierade delen beräknas till 100 tkr, se bifogad investeringskalkyl. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att 1. bevilja ytterligare 14 miljoner kronor i investeringsbudget för Orrakullen etapp 1 år 2019, vilket innebär en totalbudget för hela projektet på 49,3 miljoner kronor, 2. till nämnden för samhällsplanering, ge budgetkompensation med 100 tkr tillfälligt för år 2019 gällande löpande driftkostnader för underhåll avseende Orrakullen etapp 1 inom den skattefinansierade delen. Finansiering av dessa kostnader sker inom ramen för anslaget Övriga strategiska åtgärder. Långsiktig finansiering beaktas i budgetarbetet inför budget år 2020, 3. kompensation för kapitalkostnader inom den skattefinansierade delen sker i enlighet med Riktlinjer för budget och redovisning som kommunfullmäktiges fastställt , 4. punkt 2 och 3 ovan, ersätter kommunfullmäktiges beslut 34, punkt 2 avseende budgetkompensation för kapitalkostnader och löpande driftkostnader. Stefan Karlsson T.f. Kommunchef Christina Utterström Ekonomichef Bilaga: Investeringskalkyl Orrakullen

38 Investeringskalkyl Datum: Nämnd Nämnden för samhällsplanering 1 Investeringsprojekt (Namn) Orrakullen 2 Verksamhet 3 Projektnummer 4075 och Projektledare Jan- Åke Nygren Skattefinansierad del Avgiftsfinansierad del SUMMA 5a* Investeringsbelopp totalt (tusentals kr) varav Ledningsnät varav Slitlager varav Bindlager varav Obundna lager varav Gatuanordningar varav Omsättningstillgång tomt b) Skapar investeringen något behov av investering i någon annan verksamhet inom koncernen? NEJ X JA I så fall vilken; Kapitalkostnad: 6 Avskrivningstid /år/tkr Ledningsnät År Avskrivningstid /år/tkr Slitlager År Avskrivningstid /år/tkr Bindlager År Avskrivningstid /år/tkr Obundna lager År Avskrivningstid /år/tkr Gatuanordning År a Internränta anläggningstillg%/tkr % 1, b Internränta omsättningstillg %/tkr % 1,5 0 0 Summa kapitalkostnad per år * Extern/intern resurs (OBS! Endast aktuellt för FSP, avser resurs som utför arbetet) 9* Fördelning av investering över år (tkr) Investeringsbelopp, startår Investeringsbelopp År Investeringsbelopp År 3 0 Investeringsbelopp År 4 0 Totalt investeringsbelopp Summa a*Effekt nämndens driftkostnader/intäkter per år: Ökade kostnader Minskade kostnader (-) Ökade intäkter (-) SUMMA Skattefinansierat Avgiftsfinansierat Summa Kort beskrivning: 10b*Effekt annan verksamhets driftkostnader/intäkter per år: Ökade kostnader Minskade kostnader (-) Ökade intäkter (-) SUMMA Skattefinansierat 0 Avgiftsfinansierat 0 Summa Kort beskrivning: 11* Syfte med investeringen och motivering kopplat till Kommunfullmäktiges övergripande mål Fokusområde: Hållbar tillväxt Mål 1 Alvesta kommun ska ge näringslivet bästa möjliga förutsättningar för att etablera, utvecklas och växa i hela kommunen. 12* Konsekvenser om investering inte blir genomförd 13* Investeringstyp i procent Nyinvestering Reinvestering Anpassningsinvestering Imageinvestering Totalt (Summan ska bli 100!) Underskrift Datum *Se instruktion för mer information hur du fyller i Investeringskalkylen Investeringskalkyl Orrakullen,

39 Alma Sammantréidesprotokoll Sida kommun Sammantrédesdatum Kommunfullméiktige (36) KF 34 Dnr KS 2017/ Beslut om startbesked far Orrakullens verksamhetsomréde Beslutsunderlag 1. Protokoll frén kommunstyrelsen, 40, daterat den 11 apn' Protokoll frén arbetsutskottet, 27, daterat den 28 mars Protokoll frén férvaltningen fér samhfillsplanering 15, daterat den 28 februari F6renklad investefingskalkyl S. Karta (fiver Orrakullens verksamhetsomréde Redogérelse I ett yttrande frén néimnden fdr samhéillsplanen ng redogérs det for att det réder brist p51 mark fdr industrietablen ng, Alvesta kommun har éiven uppmz'irksammat att det éir en 6kad efterfréiga p5 fastigheter som iir avseende fdr verksamhetsetablering. Ar 2013 faststéilldes en detaljplan fdr verksamhetsomrz idet Orrakullen. Omrz idet éir cirka 35 hektar stort och ger méjligheter till industrietablering, med bra skyltléige ut mot véig 25. Omre idet fdr Orrakullen éir i huvudsak fiirdigprojekterat. En upphandling kan déirav péibi nj as under 2017 med mél att entreprenaden kan péibélj as i oktober 2017, och b6r vara klar i augusti Investeringskostnaden fisr utbyggnad av Orrakullen uppgéir till cirka 35 miljoner kronor. AV dessa finanseras 4,3 miljoner av VA kollektivet. Framtida anléggningsavgifter fér VA kommer att tillfalla skattekollektivet. Anléiggningsavgifierna fiir VA bakas dé u fo'r ini tomtpriset fdr fastigheten Néimnden fiir samhéillsplanering har fdreslagit fullméiktige besluta att ge startbesked for iordningstéillande av Orrakullens verksamhetsomréde, etapp 1. Néimnden fbr samhéillsplanering har fiven fdreslagit fullméiktige beslut att ge startbesked fo r proj ektering av etapp 2, omriidet fisterut mot Bjérnstorp industriomréde. Beredning KS 40 Yrkanden Per Ribacke (S), Hagan Valtersson (C), Thomas J ohnsson (M), Matz Athley (M), Tomas Ohling (M), Bérge Nielsen (V), Sven Sunesson (C), Fredrik Johansson (SD), Thomas Haraldsson (C) y'rkar bifall till komylunstyrelsens flirslag till beslut. J usteringsmfinnens s' Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

40 7 % Alma ' Immun Kommunfullméktige Sammantréidesprotokoll Sida Sammantrédesdatum (36) Jan-Eric Svensson (AA) och Lars-Olof Franzén (AA) yrkar bifall till kommunstyrelsens fdrslag till beslut avseende beslutspunkt 1 och fiterremiss avseende beslutspunkt 2. Thomas Haraldsson (C) yrkar avslag péi J an-eric Svenssons (AA) och Lars-Olof Franzéns (AA) fiterremissyrkande p5 kommunstyrelsens fdrslag till beslut avseende beslutspunkt 2. Beslutsgéng Ordfliranden, Bertil Olsson (S) frigar om kommunfullméiktige kan godkéinna fiiljande beslutsgfing. Férst kommer kommunstyrelsens férslag till beslut avseende beslutspunkt 1 att behandlas och diirefter kommer beslutspunkt 2 att behandlas. Ordfiirande finner att kommunfullméiktige godkéinner beslutsgéngen. Ordfdrande frégar kommunfhllméiktige om kommunstyrelsens férslag till beslut avseende beslutspunkt 1 kan bifallas, och firmer att kommunfullméiktige bifaller beslutspunkt 1. Ordfiirande fré tgar kommunfullmfiktige om beslutspunkt 2 ska avgéras p5 dagens sammantréide eller om det ska éterremitteras enligt yrkande fréin J an-erik Svensson (M) och Lars-Olof F ranzén (AA), och finner att kommunfullméiktige beslutar att beslutspunkt 2 ska avgfiras idag. Ordfdrande frz igar sedan om kommunfilllméktige kan bifalla kommunstyrelsens forslag till beslut avseende beslutspunkt 2, och firmer att kommunfullméiktige bifaller beslutspunkt 2. Beslut 1. Kommunfilllméiktige beslutar att ge startbesked fiir fairdigstéillande av verksamhetsomréide Orrakullen, etapp 1. Den totala investeringsutgiften beréiknas till 35 miljoner kronor. Investeringsutgiften fcir skattekollektivet uppga ir till cirka 31 miljoner kronor. 4 miljoner kronor éir taxefinansierat Via VAkollektivet. Kapitalkostnader och lépande driftskostnader avseende taxefinansierad del av investeringen finansieras av VAkollektivet. Skattefinansierad del uppgér till 31 miljoner kronor i investeringsutgifi. Beréiknade kapitalkostnader (avskrivningar och internréinta 1,75 %) och Iépande driftskostnader fdr underhéll uppskattas till totalt cirka 1,2 miljoner firligen. Finansiering av dessa kostnader sker inom ramen fér strategiska fitgéirder. Bud getkompensation till néimnden fdr samhéillsplanering sker niir investeringen avslutats och definitiv kostnadseffekt kan beréiknas. 2. Kommunfullméktige beslutar att ge startbesked fiir proj ektering av etapp 2, omriidet 6sterut mot Bj 6mst0rps industriomréde. Justeringsmiinnens sign W9 8 Beslutsexpediering Utdmgsbestyrkande

41 Kommunfullméktige Sammantrfidesprotokoll Sammantrédesdatum Sida 18(36) Protokollet ska skickas till Néimnden fdr samhéillsplanering Justeringsméinnens Sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

42 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) 11 KS KS 2018/ Anmälan från nämnden för individ-och familjeomsorg om överskridande av budget Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från förvaltningen för individ-och familjeomsorg, daterad den 17 oktober Redogörelse Förvaltningschef Gunilla Kaij Bevheden och ordförande Sebastian Ohlsson (S) närvarar vid kommunstyrelsens sammanträde för att rapportera om överskridande av budget. Delårsrapporten för augusti 2018 visar ett underskott med -4,6 mkr jämfört med budget. Av skrivelsen framgår också vilka åtgärder som nämnden kommer att vidta, med anledning av nämndens prognostiserade resultat. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna nämnden för individ- och familjeomsorgs återrapportering av budgetöverskridande. Protokollet skickas till Ekonomichef Nämnden för individ-och familjeomsorg Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

43 !ajcorn'c"maun f Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 24(26) KS AU 5132 KS 201 8/ Anmälan från nämnden för individ-och familjeomsorg om överskridande av budget Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från förvaltningen för individ-och familjeomsorg, daterad den 17 oktober Redogörelse Delårsrapporten för augusti 2018 visar ett underskott med -4,6 rnkr jämfört med budget. Av skrivelsen framgår också vilka åtgärder som nämnden kornmer att vidta, med anledning av nämndens prognostiserade resultat. Förslag till beslut Arbetsutskottet beslutar att lämna ärendet till kornmunstyrelsen utan beredning. Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

44 I=:Sn Förvaltningen för individ- och familjeomsorg Stab/ledning Gunilla Kalj Bevheden Förvaltningschef Tel E-post: gurulla.kaii.bevhaden(ia1vesta.se Ärende Datum Till Kommunfullmäktige Meddelande om överskridande av budget för nämnden för individ- och familjeomsorg Viddelårsboksluid augusti 2018 visarnämndenförindivid- och familjeomsorg ett underskott med - 4,6 mkr jämfört med budget. Förändringen är enafmrbättringfirånmaj månads prognos (-7,1 rnkr) med 2,5 mkr, Den bestod av att avdelning Barn och familj hade förbäföadprognos med 3 mkr medan avdelning boende ensamkommande hade en försärnring med - 0,5 mkr. '. a ' Nämnden har som mål att minska utbetalt ekonomiskt bistånd med 10% och under perioden januari-augusti 2018 har utbetalningar minskat med 8,4%. Med fortsatt arbete med att fler personer får anställning med exötjänst samt kommer ut på regu1i4rarbetsmarknadbedömsmålet kunna uppnåsvid årets slut, De största avvikelserna iprognos vid delårsbokslutet är ensarnkommande barn - 2,1 mkr. Avvikelsen består av lönekostnader vid avslut av anstö11ninzarnch de extra vikarier som behövts under sjukskrivningar samt sommaren. Inom ekonomiskt bistånd är underskottet-1,3 mkr, vilket utgörs av nettounderskott på försörjningsstöd med ca -2,5 mkr. Prognosen balanseras genom ett överskott på försörjningsstöd flykting och lönekostnader. Åtgärder f?ir att minska underskottet och nå budget i ba1ans Inom Ekonomiskt,6istånd fortsätter arbetetmed Instnunent X, ett kartläggnings- och väjedningsverktyg där vägen till sysselsättningoch arbete tydliggör,s.,utifrån den enskildes förutsättningar. Under september och oktober kommei flera personer anvisats till Arbetsmarknadsavdelningen via samverkan och beslut hos Arbetsförmedlingen. Denna insats beräknas kunna minska behovet av ekonomiskt bistånd. Inom Arbetsmarknadsavdelningen utökas antalet deltagare och inom Intern service görs olika arbeten inom kommunen. Detfö beräknas kunna ge ökade intäkter som förbättrat resultatet. Inom Avdelning Barn och familj förväntas vissa kostnader för institutionsplaceringar kunna minskas, dock är detta i inte en säker åtgärd, utan berorpå vårdbehovet hos enskilda. Organlsationsnr B»öksadress.-Postadress Parkgatan 6,., Alvesta Telefon vx Hemslda E-post till förvaltningen ifo@a}vesta.se

45 Alvesta liommun 2(2) Sedan årssläftet ligger socialpsykiatrin inom avdelning Vuxen. Denna överflyttniiig har fallit väl rit och liar inte varit kostnadsdrivande, utan ligger bakom att avdelningen liar ett miiidre överskott i prognosen. Åtgärd för att balansera underskottet är även att vidpetsonalvakanser noga överväga rekryteringsbehovet. Det finns eventuellt intäkter som konuner beslutas inom förvaltningsrätt som kan ge effekt för minskat underskott. Med anledning av ovanstående tillskriver vi Komtnunfullmäktige följande: Vi tror inte att vi komtner kunna nå en budget i balans för 2018 men de åtgärder som vi har gjort ocli gör är i rätt rikh'iing. Vi har inuläget inte fler förslag på åtgärder än de som redovisats, utan risken är överhängande att årets resultat sjutay på - 4,6 mkr. Ordförande nämnden för individ- och familjeomsorg

46 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Anmälan från omsorgsnämnden om överskridande av budget 12 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från omsorgsförvaltningen, daterad den 24 oktober Redogörelse Förvaltningschef Mats Hoppe och ordförande Mats Martinsson (S) närvarar vid kommunstyrelsens sammanträde för att rapportera om överskridande av budget. Enligt månadsrapport per september 2018 bedöms omsorgsnämnden ha en negativ avvikelse mot budget på 11,5 miljoner kronor för Arbetsutskottet gav, i samband med att förvaltningen redovisade prognosen per september på utskottets senaste sammanträde, ordförande i uppdrag att anmäla till kommunfullmäktige att nämnden inte kommer klara budgetramen för 2018 (ON AU 67/2018). Bedömningen är dock att resultatet för årets tre sista månaderna kan minska nettokostnaden något på grund av att lönekostnader erfarenhetsmässigt blir lägre då eftersom merkostnaderna för semestervikarier fortfarande påverkar i september. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna omsorgsnämnden återrapportering av budgetöverskridande. Protokollet skickas till Ekonomichef Omsorgsnämnden Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

47 Alvesta hornmun Omsorgsnämnden Mats Martinsson Ordförande E-post: mats. 111a rti se Anmälan om budgetöverskridande Datum Diarienummer NOH 2018/ Kommunfullmäktige Anmälan om förväntat budgetöverskridande för 2018 Enligt månadsrapport per september 2018 bedöms omsorgsnämnden ha en negativ avvikelse mot budget på 11,5 miljoner kronor för Arbetsutskottet gav, i samband med att förvaltningen redovisade prognosen per september på utskottets senaste sammanträde, ordförande i uppdrag att anmäla till komnmnfullmäktige att nämnden inte kommer klara budgetramen för 2018 (ON AU 67/2018). Bedömningen är dock att resultatet för årets tre sista månaderna kan minska nettokostnaden något på grund av att lönekostnaden erfarenhetsmässigt blir lägre då eftersom merkostnaderna för semestervikarier fortfarande påverkar i september. Anledningar till den negativa avvikelsen är bland annat: 1,8 miljoner kronor i kostnader för volymökningar inom funktionsstöd som till största delen beror på indragen assistansersättning. Sammanlagt har den indragna assistansersättningen under och 2018 påverkat ekonomin negativt med fem milj oner kronor. Äldreomsorgen belastas fortfarande av strukturproblem och kommer att göra så tills de tre planerade trygghetsboendena är i drift. Hemsjukvården har under många år ökat i volym och under 2018 bidrar ny lagstiftning om kommunernas utökade skyldighet att ta emot patienter från slutenvården till ytterligare ofinansierade ökningar. Den ökande hemsjukvården innebär också att antalet rehabiliteringsinsatser som beslutas av arbetsterapeuter och fysioterapeuter medför ökade insatser för omsorgspersonal för att verkställa besluten. Beslutet att alla nyanställningar ska vara på heltid påverkar kortsiktigt ekonomin med ca 1,3 miljoner kronor i ökade årliga kostnader. Rekryterings- och personalkostnader ökar ofinansierat (ökad konkurrens ger löneglidning, ökande insatser för att få sökande, låg kompetens på sökande till vissa yrken ger höga introduktionskostnader). Organisationsnr Besöksadress Gärdesvägen 2 Postadress Alvesta Telefon vx Hemsida E-post till förvaltningen omsorg@alvesta.se

48 2(2) Omsorgsnämnden har och planerar att vidta följande åtgärder för att nå en budget i balans: Med anledning av volymökningarna inom funktionsstöd har nämnden begärt att få kompensation från kommunstyrelsens budgeterade strategiska medel för volymförändringar (ON 52/2018). Kommunfullmäktige har antagit "Strategin för ett värdigt liv för våra äldre medborgare". Nämnden arbetar intensivt med att få rätt struktur och öka kvaliteten i erbjudanden i enlighet med strategin. En särskild kartläggning av hemsjukvårdens utveckling och finansiering planeras för att belysa volymökningarnas påverkan på omsorgsnämndens ekonomi. Mats Martinsson Ordförande, omsorgsnämnden

49 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) 13 KS KS 2018/ Anmälan från utbildningsnämnden om överskridande av budget Redogörelse Förvaltningschef Carsten Wulf och ordförande Lars-Olof Petersson (S) närvarar vid kommunstyrelsens sammanträde för att rapportera om överskridande av budget. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna utbildningsnämndens återrapportering av budgetöverskridande. Protokollet skickas till Ekonomichef Omsorgsnämnden Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

50 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) 14 KS KS 2018/ Remiss från Sydarkivera angående utredning om analoga arkiv Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 29 oktober Missiv från Sydarkivera, daterad den 19 juni Remiss från Sydarkivera om utredning av analogt slutarkiv, daterad den 29 maj Redogörelse Alvesta kommun har tagit del av rapporten från Sydarkivera och förslaget om samverkan för analogt slutarkiv. Kommunen ser positivt på initiativet att erbjuda en utveckling av arbetet med arkiv vid sidan av den redan upparbetade delen e-arkiv. En helhetslösning för medlemmarna i Sydarkivera kan då erbjudas. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse som sitt eget svar. Protokollet skickas till Sydarkivera Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

51 möorr»'e"maun f Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 17(26) KS AU 5125 KS 2018/ Remiss från Sydarkivera angående utredning om analoga arkiv Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kornmunledningsförva1tningen, daterad den 29 oktober MissivfrånSydarkivera,dateradden19juni Remiss från Sydarkivera om utredning av analogt slutarkiv, daterad den 29 maj Redogörelse Alvesta kornmun har tagit del av rapporten från Sydarkivera och förslaget om samverkan för analogt slutarkiv. Kommunen ser positivt på initiativet att erbjuda en utveckling av arbetet med arkiv vid sidan av den redan upparbetade delen e-arkiv. En helhetslösning för medlemrnarna i Sydarkivera kan då erbjudas. Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att anta kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse som sitt eget svar. Protokollet skickas till Kommunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

52 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Kjell Rosenlöf T f kanslichef Tel E-post: kjell.rosenlof@alvesta.se Yttrande Sydarkivera Box Alvesta Svar på remiss om analogt slutarkiv Alvesta kommun har tagit del av er rapport och förslag om samverkan för analogt slutarkiv. Kommunen ser positivt på ert initiativ att erbjuda en utveckling av arbetet med arkiv vid sidan av den redan upparbetade delen e-arkiv. En helhetslösning för medlemmarna i Sydarkivera kan då erbjudas. För de frågor ni ställt i remissen har vi följande svar/synpunkter: Fråga 1: Hur ser ni på att Sydarkivera utökar sin verksamhet genom att bilda ett analogt arkivcentrum för intresserade kommuner? Vi är positiva till den utökade verksamheten. Den ger förutsättningar för en helhetshantering av arkiv oberoende av om det är med papper eller elektroniskt för de förbundsmedlemmar som så önskar. Fråga 2: Är ni intresserade av att leverera 2021 till arkivcentrumet? Ja, vi är intresserade. Men vissa i kommunen interna förutsättningar behöver uppfyllas. Vi ser flera fördelar med arkivcentrumet men behöver förbereda oss på rätt sätt och att kostnaden är rimlig. Vissa handlingar, främst från Bygg & miljö, bör/måste vara kvar lokalt i ett närarkiv. En leverans 2021 kommer att kräva stora förberedelser i tid av berörda förvaltningar i kommunen och internt arkivstöd samt eventuellt rådgivning från Sydarkivera Fråga 3: Om ni vill leverera handlingar har en inventering genomförts. Vi vill bekräfta att inventeringen stämmer och kan användas i fortsatt planering Ja, i stort men vi känner en osäkerhet i den bedömning som gjorts. Vi har tyvärr inte haft resurser att jobba igenom det totala materialet. För Alvesta kommun Thomas Haraldsson Kommunstyrelsens 1:e vice ordförande Stefan Karlsson t f kommunchef Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

53 RAPPORT DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE Bernhard Neuman Analoga arkiv Beslutsunderlag för anslutande tjänst SYDARKIVERA.SE Box Alvesta, Sverige SIDAN 1 (40)

54 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 2 Innehåll 1 SAMMANFATTNING INLEDNING MOTIV TILL SATSNING LÖSNINGSFÖRSLAG KOSTNADER OCH NYTTOR FINANSIERING ANALYS PROJEKTREDOVISNING FÖRSLAG TILL FORTSATT ARBETE REFERENSER BILAGOR... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT.

55 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 3 1 Sammanfattning Utredningen redovisar att det finns stora effektivitetsvinster med samordning av de analoga arkiven. Kommunernas bristande arkivlokaler och svårigheter att finna utbildad personal kan lösas genom samordning. Kommuner utan egna arkivorganisationer kan öka tillgängliggörandet till medborgarna genom centralisering. Genom digitalisering och e-tjänster kan upplevelsen av närheten till arkiv ändå uppnås trots att arkiven centraliseras. Störst effekt får samverkan om arkiven samlokaliseras till gemensamma arkivcentra. Sydarkiveras befintliga organisation med områdesansvariga inom råd och stöd kan utvecklas och därmed erbjuda samtliga kommuner tillgång till arkivvetenskapligt utbildade medarbetare. Utredningen har identifierat två tänkbara placeringar för ett arkivcentrum. Båda med sina för- och nackdelar. I Ronneby kommun finns i Bräkne-Hoby ett befintligt arkivcentrum som lämpar sig att bygga vidare på. I Bräkne-Hoby finns idag ett förenings- och företagsarkiv samt Ronneby kommun har även placerat sitt kommunarkiv i Bräkne-Hoby. Tekniska förvaltningen på Ronneby kommun har en projektorganisation på plats som är intresserade av att driva projektet framåt. Sydarkivera kan anta rollen som beställare och tekniska förvaltningen kommer med en lösning. Ljungby tillhandahåller industrimark där vi kan bygga och skapa ett nytt arkivcentrum. Kommunens egna arkiv kommer inte samlokaliseras med Sydarkivera. För att lyckas att själva bygga en fastighet krävs konsultstöd inom flera områden som måste upphandlas. Med därtill följande fördyrningar och förseningar. Kraven på Sydarkivera beträffande projektering, upphandling och byggledning ökar. Utredningen föreslår därmed att Sydarkivera tillsammans med Ronneby kommun bygger ut den redan befintliga lösningen i Bräkne-Hoby. Intresserade kommuner inom Sydarkivera erbjuds härmed att ansluta sig till ett gemensamt centralarkiv.

56 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 4 2 Inledning 1.1 Uppdrag Sydarkiveras förvaltningschef har gett förvaltningen i uppdrag att genomföra utredning avseende samordning och samlokalisering av analoga arkiv. Utredningen genomfördes som anslutande tjänst och finansierades i överenskommelse med deltagande kommuner. Sydarkiveras förbundsstyrelse har informerats om projektet. 1.2 Tidsperiod Utredningen utfördes från och med till och med Avrapportering ska ske i juni I de fall det finns samordningsvinster kommer intresserade kommuner avge avsiktsförklaring efter genomförd avrapportering. 1.3 Bakgrund I en skrivelse daterad från Oskarshamns kommun (dnr. KS2017/916) har en fråga inkommit om att Sydarkivera ska initiera att arbete med att utreda frågan om samordning av pappersarkiv. Oskarshamns kommun har utrymmesbrist och ser möjliga synergier i en samordning i Sydarkiveras regi. De kommuner som meddelat intresse av att delta är: Alvesta, Lessebo, Markaryd, Osby, Oskarshamn, Tingsryd, Vellinge, Östra Göinge, Räddningstjänsten Östra Blekinge, Ljungby, Bromölla, Åtvidaberg och Karlskrona. I samband med projektet Sydarkiveras utveckling har ett arbete påbörjats med att identifiera och specificera nyttor med analoga arkiv som anslutande tjänst. Sydarkiveras förbundsstyrelse beslutade , 17 att ge förvaltningen i uppdrag att driva projektet tillsammans med förbundsmedlemmarna. Projektet syftade till att uppnå en samsyn inom förbundet när det gäller förbundets utveckling och omfattning/avgränsning av bastjänster och anslutande tjänster. Sydarkivera har från och med 2017 ansvarat för driften av de centrala arkiven i kommunerna Oskarshamn, Östra Göinge och Vadstena. Bestämmelser om anslutande tjänster finns i Sydarkiveras förbundsordning. Utdrag är hämtade ur förbundsordningen gällande från och med : 3.10 Förbundsmedlem får överlämna uppgifter som inte ingår i Bastjänsterna till Kommunalförbundet. Sådana särskilt överlämnade uppgifter ska ansluta till Bastjänsterna och ligga inom ramen för kommunalförbundets ändamål [ ] Skriftligt avtal ska upprättas beträffande villkoren för utförande av sådana särskilt överlämnade uppgifter, eftersom denna anslutande tjänst därmed blir uppgifter för kommunalförbundet När kommunalförbundet på begäran utför särskilt överlämnade uppgifter [ ] till någon eller några av förbundsmedlemmarna ska sådana

57 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 5 särskilda uppgifter ersättas med full kostnadstäckning (enligt självkostnadsprincipen). Koncept för Sydarkiveras organisation och verksamhet arbetades fram i ett samverkansprojekt i Blekinge och Kronoberg Frågan om samverkan även när det gäller de analoga arkiven utreddes inte. Vid tidpunkten fanns inte något intresse från de förbundsmedlemmar som bildade förbundet att låta även de analoga arkiven ingå i arkivsamarbetet. 1.4 Om dokumentet Alla inkomna och upprättade dokument är allmän handling. Dokumentationen förväntas inte innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. Allmänna handlingar publiceras eller lämnas ut på begäran. 1.5 Versionshantering Utgåva Datum Kommentarer Mall för rapport förberedd (EJ) Fortsätter skriva (BN) Version inför utskick till förbundsstyrelsen (BN och EJ) Klart för remiss (BN)

58 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 6 2 Motiv till satsning Förbundsmedlemmarna har sedan 1860-talet samlat arkiv från kommunala verksamheter i centralarkiv/kommunarkiv. När kommunalförbundet Sydarkivera startade 2015 var utgångspunkten att förbundsmedlemmarna redan hade en fungerade arkivverksamhet för hantering av handlingar på analoga medier, framför allt på papper. Av den anledningen delades depåansvaret mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna. En annan anledning var att förutsättningar att praktiskt, tekniskt och ekonomiskt hantera depåansvaret skiljer sig beroende på om det handlar om analoga eller digitala arkiv. I Sydarkiveras bastjänster ingår råd och stöd samt tillsyn för såväl analoga som digitala arkiv. Bedömningen var 2014 att behov av en gemensam organisation för att förvalta de traditionella arkiven skulle uppkomma först på längre sikt, omkring år I den långsiktiga versionen beskrivs också att om pappersarkiv börjar samlas in kommer det att finnas ett behov, och också förutsättningar för, att göra alltmer information tillgänglig digitalt. 1 Efter att Sydarkivera startade 2015 uppkom en diskussion om lagligheten i att dela på arkivmyndighetsfunktioner. 2 Detta resulterade i att det var flera förbundsmedlemmar som tvekade att ta beslut om nytt arkivreglemente. Hösten 2017 genomfördes ett gemensamt projekt, Sydarkiveras utveckling, vilken resulterade i förslag att förbundets tidigare ställningstagande om att bedriva verksamheten med gemensam arkivmyndighet och att varje medlem tar ställning till hel eller delad arkivmyndighet ligger fast. De första förfrågningarna om att avtala om förvaltning av analoga arkiv i centralarkiv/kommunarkiv och helt arkivmyndighetsansvar kom redan I dagsläget (2018) är det tre kommuner som har beslutat att överlåta hela arkivmyndighetsansvaret till Sydarkivera. Förutom arkivmyndighetsfrågan är det svårigheter att rekrytera personal som har motiverat förbundsmedlemmarna att ta detta steg. I och med denna utredning är det 14 organisationer som är intresserade av att utreda samordning och samlokalisering till arkiv. Detta innebär sammantaget att behovet av att överlämna även de analoga arkiven till Sydarkivera har uppkommit betydligt tidigare än förväntat. Initiativet att utreda frågan om samordning och samlokalisering har kommit från förbundsmedlemmarna. 2.1 Strategisk betydelse Samordning och samlokalisering av analoga arkiv är en förväntad utveckling, även om förfrågan kommit tidigare än vad som förutsetts. Genom att så många organisationer visat ett intresse för att samordna de analoga arkiven finns det en möjlighet att redan nu 1 Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till avsiktsförklaring, Konceptstudie gemensamt e-arkiv, Växjö kommun (dnr KS/2013:550), , s earkiv Kalmar län Komplettering till slutrapport, Version 2.0, Regionförbundet i Kalmar län, Kalmar

59 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 7 skapa gynnsamma förutsättningar för att kunna erbjuda förbundsmedlemmarna en väl fungerande lösning för även de analoga arkiv och hel arkivmyndighet. Digitaliseringen ute hos kommunerna börjar ta fart på allvar. I samband med tillsyn, nätverkande och utbildningar märks ett ökande intresse för helt digital ärendehantering. Detta innebär att de analoga arkiven blir ett system som allt färre förstår och kan hantera. Den infrastruktur som tidigare funnits hos förbundsmedlemmarna, med kunskap och förutsättningar för att bevara analoga arkiv, riskerar att försvinna över tid. Genom att skapa en gemensam verksamhet för analoga arkiv finns en förutsättning för att åstadkomma en effektiv och hållbar hantering. I samband med utvecklandet av Dataskyddsombud har kontakter förts med Datainspektionen. GDPR började gälla den 25 maj och omfattar all hantering av personuppgifter. Kommunerna omfattas av lagstiftningen och all behandling av personuppgifter som en kommun utför måste ha ett ändamål och en rättslig grund. Arkivlagen och offentlighetsprincipen väger över GDPR och allmänna handlingar som ska bevaras för arkivändamål strider inte mot finalitetsprincipen i GDPR. Det finns inget krav att handlingarna måste överlämnas till en arkivmyndighet för att bevara arkivhandlingarna. Kravet är dock att de arkiverade handlingarna kan särskiljas från de personuppgifter som används i daglig verksamhet. Kravet kommer även vara att arkiverade personuppgifter inte är lätt tillgängliga av anställda i den vanliga verksamheten. För att upprätthålla den rollfördelning som efterfrågas behöver kommunerna en fungerande arkivverksamhet där endast ett fåtal medarbetare har tillgång till materialet. Vart den juridiska gränsen mellan verksamhetsnytta och arkivmaterial kommer att dras är ännu inte definierat. De kommuner som inte har en fungerande arkivhantering där handlingarna särskiljs från verksamheten kommer behöva satsa på att bygga upp en fungerande organisation. Som beskrivs i utredningen är det svårt att rekrytera personal för att hantera arkiven. Även om kravet att leverera till en arkivmyndighet inte finns uppfyller Sydarkiveras lösning kravet på att särskilja handlingarna från verksamheten. Tolkningen är att lagstiftningen talar för behovet av att löpande kunna leverera arkiverade handlingar till en funktion som kan hantera dessa. En roll som Sydarkivera kan fylla. Utöver detta skapar en tydligare rollfördelning mellan verksamhet och arkiv att det blir lättare att upprätthålla sekretessen när kommunens medarbetare inte har direkt tillgång till arkiverade handlingar.

60 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Effektkedja Möjliggörare Utvecklingsinsatser Förändringar Nyttor Effektmål Arkivredovisningssystem Gemensam servicenivå God service till medborgare Kravställa och upphandla systemstöd Ärendehanteringssystem Förbättrad tillgänglighet Handläggningstider utlämnade Kommunalförbund Kanaler för information och kommunikation Mandat och investeringsbeslut Projektering och upphandling Formalisera rutiner och mallar Utbilda medarbetare Bygga arkivdepåer Anställa personal Gemensamma styrdokument Delade resurser Effektivt resursutnyttjande Kompetens/ specialisering Efterlevnad sekretess GDPR - följsamhet Effektivt personalutnyttjande Hög kompetens i personalgrupp Gemensamt arbetssätt Minskat personberoende Effektiv handläggning 2.3 Antagande Ett antagande är att det effektivaste sättet att bevara analoga handlingar är bevarande i ursprungligt skick på traditionellt vis. Tekniker och metoder är väl beprövade och etablerade. Det finns tillgång till personer med lämpliga kompetenser för att förvalta analoga arkiv. Utöver det blir kostnaderna för att digitalisera samtliga analoga arkiv alltför stora för att ens överväga massiv digitalisering som ett alternativ. 2.4 Intressenter och målgrupper De primära intressenterna som påverkas allra mest av samordning och samlokalisering av de analoga arkiven är arkivarier, arkivassistenter och arkivföreståndare som idag har hand om de centrala arkiven hos förbundsmedlemmarna. Andra viktiga intressenter är kommunledningarna, både politiker och tjänstemän, särskilt i de fall då förbundsmedlem avser att överlämna helt arkivmyndighetsansvar till Sydarkivera.

61 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 9 Påverkas av lösning Påverkan på lösning Involveras i arbetet med att ta fram lösningsförslag # Identifierade intressenter Låg Medel Hög Låg Medel Hög Ja Nej Beskriv hur förankring och avstämning genomförts 1 Förtroendevalda, Sydarkivera X X X Information i samband med sammanträden, rapportering. 2 Sydarkiveras förvaltning X X X Deltagande i utredning. Information i samband med arbetsplatsträffar. 3 Förtroendevalda, förbundsmedlem X X X Via kontaktpersoner eller ledamöter. Rapport och förslag expedieras. 4 Kommunchef X X X Genom informationsbrev och besök av Sydarkiveras förvaltningschef. 5 Kontaktpersoner (kanslichef/ administrativ chef eller annan särskilt utsedd person) X X X Skype-möten för avstämning. 6 Central arkivfunktion (arkivarie, arkivföreståndare, arkivassistenter) 7 Registrator (sekreterare, administratörer) X X X Information på nätverksträffar och via Yammer. X X X Information via Yammer. 8 Kommunikatörer X X X Information via Yammer. 9 Förvaltningschefer, arkivansvariga X X X Information via kontaktpersoner. 10 Arkivombud, förvaltning X X X Information via Yammer. 11 Enhetschefer, avdelningschefer X X X 12 Enhetschefer och handläggare X X X 13 Anslutande kommuner X X X Information under anslutningsprocessen. 14 Nätverk och intresseorganisationer, arkivprofessionen X X X Information via extern webb 15 Allmänheten X X X Information via extern webb 16 Forskare X X X Information via extern webb 17 Media X X X Information via extern webb

62 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 10 3 Lösningsförslag 3.1 Politisk organisation Varje myndighet, nämnd eller styrelse, hos förbundsmedlem är arkivansvarig för sin verksamhetsinformation. Ansvaret för att vårda handlingar och bevara information kan överlämnas till arkivmyndighet. Sydarkiveras förbundsstyrelse är i dagsläget gemensam arkivmyndighet för flertalet förbundsmedlemmar och har även i förekommande fall övertagit depåansvaret för digital information. Det är tre förbundsmedlemmar som utsett Sydarkivera till hel arkivmyndighet. Förbundschefen för Sydarkivera har delegation på att ingå avtal med förbundsmedlemmarna vad gäller anslutande tjänster. Information om ingångna avtal lämnas löpande till Sydarkiveras förbundsstyrelse. 3.2 Hel arkivmyndighet Varje kommun, landsting eller regionförbund är som utgångsläge sin egen arkivmyndighet. Om inte någon annan nämnd eller styrelse utsetts är det kommunstyrelsen eller landstingsstyrelsen som har uppdraget som arkivmyndighet (arkivlagen 8). Förslag är att de förbundsmedlemmar som önskar samordna och samlokalisera analoga arkiv väljer Sydarkivera som hel arkivmyndighet. Det innebär en tydlig uppdelning av ansvar mellan förbundsmedlemmarna och Sydarkivera. Genom att utse Sydarkivera som hel arkivmyndighet så finns det redan i dagsläget lagstöd för samverkan genom kommunalförbund med gemensam arkivmyndighet. Samverkan genom gemensam arkivmyndighet ger också förutsättningar för att använda gemensam personal även för att hantera menprövning och handlingar som innehåller sekretessuppgifter. Det innebär att förbundsmedlemmarna helt kan fokusera på sin verksamhetsinformation och kärnverksamheterna i kommunen. Detta sätt att organisera arkivverksamheten liknar det sätt som statliga arkiv organiseras i dag med Riksarkivet som gemensam arkivmyndighet. För kommunalförbundet Sydarkivera innebär lösningen med ett helhetsansvar en större tydlighet och möjlighet till mer effektivt resursutnyttjande, vilket också gynnar förbundsmedlemmarna. Rättigheter och skyldigheter som arkivmyndighet framgår av arkivlagen. Arkivmyndigheten ansvarar för att bevara de arkiv som av olika skäl överlämnats från en myndighet. Det kan bero på att en myndighet eller verksamhet upphört, särskilda överenskommelser eller att myndigheten inte sköter sitt arkiv. Enligt 9 i arkivlagen övergår hela ansvaret för det material som överlämnas till arkivmyndigheten. Överlämnande av allmänna handlingar till bolag regleras i Lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring.

63 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 11 En del arbetsuppgifter räknas som myndighetsutövning. Det innebär att det finns särskilda bestämmelser när det gäller till exempel hur kommunerna kan samverka inom området. Överlämnandet av arkiverade handlingar innebär att ansvar för informationen överlämnas från kommun/landsting eller region till Sydarkivera som då fungerar som arkivmyndighet enligt bestämmelserna i arkivlagen. De bestämmelser om sekretess som finns i offentlighets- och sekretesslagen gäller för handlingar som överlämnas till arkivmyndighet. Sekretessen gäller även i förhållande till den avlämnande verksamheten. I praktiken innebär ett överlämnande att Sydarkivera tar över allt juridiskt ansvar för handlingarna. Bilden visar en principskiss över hel arkivmyndighet

64 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Lokal organisation hos förbundsmedlem Varje myndighet ska enligt bestämmelser i arkivlagen ansvara för vården av sitt arkiv. Arkivansvariga och arkivombud utses på förvaltningarna med kunskap om verksamheten och informationshanteringen. Dessa roller är viktiga bland annat i arbetet med att uppdatera informationsplaner, arkivbeskrivningar samt för att delta i arbetet med såväl digitala som analoga arkivleveranser. Viktiga roller är: Ledamot och ersättare i Sydarkiveras fullmäktige, utses av kommunfullmäktige. Kontaktperson, utses av kommunchefen och är ofta kanslichef/administrativ chef. Arkivansvariga och arkivombud (arkivredogörare) hos förvaltning och kommunala bolag. 3.4 Samverkan Sydarkivera har etablerat noder och regionala nätverk för att kunna erbjuda en råd- och stödverksamhet nära förbundsmedlemmarna. Denna infrastruktur kan återanvändas, och vidareutvecklas, för att även samordna analoga arkivleveranser. Därmed kan de kommuner som behöver få den rådgivning som behövs. Arbetet med analoga arkivleveranser förutsätter ett nära samarbete mellan den lokala arkivorganisationen och Sydarkivera. 3.5 Systemstöd Arkivredovisningssystem behöver upphandlas. Idén är att använda samma arkivredovisningssystem både för Sydarkiveras bastjänster och tilläggstjänster för de analoga arkiven. Förberedande arbete har skett genom en förstudie och en marknadskartläggning när det gäller arkivredovisningssystem. För diarieföring, registrering av ärenden och allmänna handlingar används Sydarkiveras diarium. För att effektivisera utlämnandet och skapa ett bättre beslutsunderlag inför fortsatt utveckling av centralarkivet behöver ett systemstöd tas fram. Systemet ska stödja prioriteringen av utlämnandet och även mäta antal, nedlagd tid samt typ av efterfrågat handlingstyp. Systemet kommer även kommunicera med arkivredovisningssystemet för att förenkla redovisning och ekonomiska frågor. I de fall att information som omfattas av sekretess behöver skickas digitalt har Sydarkivera programvara för säker meddelandehantering som kan användas. Denna förutsätter att förbundsmedlemen har samma programvara. Licenskostnaderna är försumbara och det är enkelt att komma igång med lösningen. För information och kommunikation med förbundsmedlemmarna använder Sydarkivera Office 365 med Skype, SharePoint, Yammer med flera tjänster. Dessa tjänster kan

65 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 13 användas för information och kommunikation som är allmän och offentlig. Extra licenser behöver köpas in för ny personal. Det blir inga licenskostnader för förbundsmedlem. Om förbundsmedlem använder Office 365 kan befintliga licenser nyttjas. När det gäller information via extern webb läggs information om tjänsten upp på Sydarkiveras hemsida Det är en enkel webbsida och det handlar om lite arbetstid för att publicera information. Inga större anpassningar behöver göras för att komma igång. 3.6 Arkivcentrum, Bräkne-Hoby I Bräkne-Hoby har Ronneby kommun byggt arkivlokaler för kommunarkivet och Blekingearkivet. Tillsammans har de en arkivdepå i två plan med en byggyta på 600kvm. Området är ett kulturhistoriskt intressant område. För att depåerna ska passa in i området bör storlek och utseende följa befintlig arkitektur. Bifogat finns förslag på placering av de nya arkivdepåerna i förhållande till nuvarande. Om samtliga intressenter går in i lösningen kommer det behöva byggas två arkivdepåer redan från början. En fördel med Arkivcentrum är att arbetsplatsen blir mera lockande på en arbetsmarknad där det råder brist på kompetenta arkivarier. Redundans går att skapa vilket enklare kan hantera personalomsättningen.

66 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Genomförande Ett gemensamt arkivcentrum beräknas vara klart tidigast halvårsskiftet Följande beslutspunkter finns: Remiss Samtliga kommuner får utredningen på remiss Svar senast 30 november Avtalsförsla g Förslag till avtal skickas ut under hösten Beslut Extra förbundsmöte den 7 december för beslut Avtal Sydarkivera tecknar avtal med intressersade kommuner jan-feb Projektering projektering jan-apr 2019 Upphandlin g augusti-oktober 2019 Byggtid Byggstart juni juni 2021 Inflyttning till nya arkivcentrummet sker löpande under hösten 2021 Inflyttning Riskerna för förskjutning i tidschemat är påtagliga. Tidsåtgången för de politiska besluten som ska tas bör inte underskattas. För att etapp 1 ska kunna byggas måste tillräckligt många kommuner vara intresserade för att Sydarkivera ska kunna ta den ekonomiska risk som det innebär att finansiera ett bygge. För att bygga arkivlokalerna kommer mark från Landstinget i Blekinge att behöva köpas. Om etapp 2 och 3 ska byggas behöver även en fastighetsägare köpas ut. Utköpet och överklagat bygglov kan leda till att tidsplanen förskjuts. Upphandling är nästa kritiska utmaning. Det finns alltid en risk att upphandlingen överklagas. Det kan då resultera i det tar tid innan byggnationen kan komma igång. 3.7 Arkivcentrum Ljungby Om Sydarkivera är intresserade finns det möjlighet att köpa industrimark i kommunen. Marken ligger i närheten till Ljungbys kommunarkiv. Om Sydarkivera själva ska bygga en

67 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 15 fastighet innehållande arkivlokaler och kontorslokaler kommer flera olika kompetenser behöva upphandlas. Det kommer behövas en arkitekt, byggprojektledare samt konsulter inom el och tele, ventilation och vatten och avlopp. Om kommunarkivet och Sydarkiveras centralarkiv ska samlokaliseras för att skapa synergieffekter verksamheterna för båda parter vill Ljungby kommun leda verksamheten Genomförande Sydarkivera kommer behöva ta ett mycket större ansvar i projektering och projektledning. Tidsplan för genomförande är beroende av att erforderliga resurser är upphandlade. Kostnaderna för dessa resurser är inte beräknade men bör kosta åtminstone 2 miljoner kr, kanske mer. Det är kostnader som medverkande kommuner kommer att få betala. Kostnaderna kommer fördelas per hyllmeter och bedöms hamna runt 5 kr/hm och år. 3.8 Alternativa förslag Det alternativa lösningsförslaget är ett 0-alternativ. Dvs att kommunarkiven och ansvaret för dessa ligger kvar på kommunerna. Svårigheter med lokaler och personal hanteras av respektive kommun. Även om Sydarkivera lämnar råd och stöd har kommunerna ett större ansvar att bygga upp en lokal arkivorganisation. De alternativa lösningsförslagen redovisas under rubriken analys, olika driftförhållanden för de kommunala arkiven. Då förvaltning av analoga arkiv är en anslutande tjänst hos Sydarkivera, så beslutar varje förbundsmedlem för sig vilket lösningsförslag som fungerar bäst för den egna kommunen. Det mest fördelaktiga lösningsförslaget organisatoriskt och ekonomiskt sett är att samordna och samlokalisera de analoga arkiven, men flera andra lösningar är möjliga. 3.9 Identifierade beroenden Ett gemensamt Arkivcentrum bygger på ett samarbete mellan flera kommuner. Kostnadsmodellen är uppbyggd för att rättvisa ska uppnås kommunerna emellan. I den takt som leveranser sker till arkivcentrumet ökar respektive kommuns kostnader. Stora arkivleveranser eller för den delen återkommande mindre under flera år kommer innebära att kostnaderna ökar för respektive kommun. Kommunala arkiv innehåller handlingar som har direkt påverkan på medborgarna och stora arkivsamlingar kommer kräva personal för att tillgängliggöra materialet. För att projektet ska kunna drivas framåt krävs det att samtliga deltagande kommuner godtar modellen. 4 Kostnader och nyttor

68 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Kostnader Deltagande organisationer delar på kostnaden för driften av ett arkivcentrum. Den nedan redovisade kostnaden innehåller samtliga kostnader dvs. lokal, personal och drift. Kostnaden för arkivhyllor förväntas inte öka över tid. Däremot om stora leveranser sker från kommunerna kommer fler medarbetare krävas och kostnaderna kommer därmed öka. kommun antal hm Lådor ritningar Total kostnad/ kommun och år Östra-Göinge Markaryd Oskarshamn Osby Tingsryd Alvesta Vellinge Räddningstjänsten Östra Blekinge Åtvidaberg Bromölla Lessebo Region Blekinge (gamla) Karlskrona Accesionsutrymme Enligt behovsinventeringen är behoven större än antalet hyllmeter som ryms i en fastighet. För att få plats med allt material samt har tillgång till utrymme att växa i behöver två arkivdepåer byggas i ett första skede. Samtliga kommuner, förutom Karlskrona (som har redovisat behovet på förvaltningar och kommunala bolag), har stora mängder arkivhandlingar i närarkiven. Utan accesionsutrymme kan efterleveranser inte ske och ett leveransstopp måste införas direkt efter första inleveranserna. Då arkivcentrumtanken drivs enligt principen självkostnadspris är kostnaderna fördelade efter att samtliga deltagare går in i lösningen. Om flera kommuner drar sig ur samarbetet kommer kostnaderna att räknas om. Om flera kommuner går in i lösningen kommer de övriga kostnaderna att minska. Intresse av andra har visats och den slutgiltiga kostnadsbilden kan först redovisas efter att intresserade kommuner bundits upp slutgiltigt. En årlig uppräkning av lönekostnaderna med det årliga märket är att räkna med.

69 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Nyttor Gemensam servicenivå Kvalitativ nytta av samordning, och framför allt samlokalisering, är att samtliga kommuner, stora som små, kan få samma möjligheter till en professionell arkivverksamhet när det gäller analoga arkiv. I dagsläget varierar arbetssätt och servicenivå i hög grad mellan förbundsmedlemmarna. Samordning och samlokalisering ger bättre möjlighet att skapa förutsättningar för en bra arkivvård till en rimlig kostnad. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Handläggningstid för utlämnande Överklagade beslut där överinstans ändrat beslutet Förbättrad tillgänglighet Att samordna/samlokalisera analoga arkiv kan innebära att arkiven förläggs med större geografiskt avstånd, dvs längre bort från kommunen där de bildades. Genom att samordna/samlokalisera analoga arkiv finns däremot möjlighet att skapa en bättre tillgänglighet genom framför allt en bättre bemanning och tillgång till gemensamma forskarsalar. Med dagen teknik finns också goda möjligheter att skanna och tillgängliggöra handlingar vid förfrågan. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Statistik på besök Statistik på utlämnanden Nöjdhet service till allmänheten Delade resurser Att välja Sydarkivera som hel arkivmyndighet är en satsning som inte behöver innebära ökande kostnader för de förbundsmedlemmar som väljer denna lösning. Flera av de intresserade kommunerna har stora problem med sina arkivlokaler som kräver kostsamma renoveringar. Därutöver har flera kommuner svårt att hitta utbildade medarbetare. Genom att sammanföra de lokala kommunarkiven till en gemensam satsning kan lokal- och medarbetarfrågan hanteras effektivare. Ekonomisk nytta är minskade kostnader jämfört med att anställa egen personal, särskilt om specialistkompetenser ännu inte finns inom den egna organisationen. Den ekonomiska nyttan blir inte lika synlig för de förbundsmedlemmar som idag har en väl fungerande arkivverksamhet. Hos de förbundsmedlemmar som har utmaningar i form av arkivlokaler som inte är godkända eller inte har tillgång till arkivarier blir den ekonomiska nyttan extra tydlig. En annan ekonomisk nytta är ett effektivt personalutnyttjande genom att det finns en gemensam verksamhet med flera resurser som på ett ändamålsenligt sätt kan planera

70 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 18 och fördela sin tid. Det blir också samordningsvinster då till exempel utbildningstillfällen kan samordnas. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Statistik kostnader för drift och förvaltning av arkiven Resursplanering och utvärdering Effektivt resursutnyttjande Ekonomisk nytta är möjligheten att effektivt utnyttja plats i arkivdepåer. Kostnaderna för förvaring fördelas mellan kommunerna genom att en kostnad tas ut per hyllmeter. Även om stora delar av en kommuns pappersarkiv levereras har kommunerna fortsatt stora mängder pappershandlingar i närarkiven. Genom leveranser kan arkivplats lokalt friställas. De förbundsmedlemmar som i dagsläget inte har godkända arkivlokaler eller platsbrist ekonomisk nytta är att dela på kostnader för att bygga arkivlokaler. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Statistik tillväxt av arkiven Effektivt utnyttjande av plats i arkiv (antal hyllmeter per kvadratmeter) Kompetens/specialisering Genom att samarbeta med en gemensam organisation för analoga arkiv blir det möjligt att rekrytera personal med bred kompetens fördelad på flera individer. I flera fall är det möjligt att föra över personal från befintliga centralarkiv/kommunarkiv. Det blir även möjlighet till kompetensspridning inom gruppen och intern utbildning för övriga medarbetare och ett professionellt arbetssätt. Det blir möjligt att återvinna kunskap och bättre kvalitet i verksamheten. Handläggningen blir mer effektiv med tillgång till olika kompetenser inom organisationen. För att konkurrera framför allt om att kunna rekrytera arkivarier är det viktigt att kunna erbjuda en bra arbetsmiljö och en arbetsgrupp. Hos flertalet förbundsmedlemmar är rollen arkivföreståndare/arkivassistent endast del av en heltidstjänst, vilket gör det svårt att få tag på kvalificerad personal. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Kompetenser och kvalifikationer som finns inom verksamheten Vakanser, tid för rekrytering, krav/resultat av rekrytering Minskat personberoende Minskad personberoende är en viktig nytta med samordning och framför allt samlokalisering av analoga arkiv. En gemensam arkivmyndighet, med personal placerad på ett gemensamt arkivcentrum, underlättar personalplanering i samband med ledigheter,

71 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 19 nyrekrytering, pensionsavgångar med mera. Detta innebär också bättre kontinuitet i handläggningen. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Handläggningstider och väntetider för utlämnande av allmän handling. Ledtider i samband med att personal byts ut Ökad kvalité I det analoga arkivet samlas ofta olika medier som är resurskrävande att omhänderta. Exempelvis foton, glasplåtar, diabilder, negativ m.m. Ofta är vården och tillgängliggörande kraftigt eftersatt då tidsåtgången inte kan försvaras för att omhänderta materialet på ett strukturerat sätt. Många kommuner har haft kommunfotografer och/eller köpt in stora mängder bilder. Ett fotografi blir en allmän handling varje gång en bild tas. Detta medför stora mängder bilder med många gånger stort historiskt intresse. Med bra arkivlokaler skyddas inte bara handlingarna utan även kan en bra arbetsmiljö skapas. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Omhändertagande av avvikande medier Nöjdhet medarbetare 5 Finansiering Kostnaderna för att driva ett centralarkiv har fördelats mellan deltagande organisationer. De deltagande 11 kommunerna bär lejonparten av kostnaderna. Två deltagande organisationer betalar sina delar av hyran för hyllor samt personalkostnader. Kostnaden är uppdelad inom tre områden. 1. Kostnaderna för arkivlokal och hyllsystem fördelas enligt följande 115kr/hm, kostnaden för en låda ritningar är 135 kr. 2. Personalkostnaderna fördelas enligt antal levererade hyllmeter pappershandlingar. Bakgrunden till antal beräkningen finns nedan. Kostnaden för en tjänst ligger på ca kr, i denna kostnad ryms det OH kostnader samt utvecklingskostnader. Totalt beräknas arkivcentrummet innehålla 9.5 tjänster. Fördelningsnyckeln redovisas nedan.

72 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 20

73 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 21 Fördelningsnyckel nivå kostnadstrappa hyllmeter tjänst , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,400

74 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Tillkommer gör övriga kostnader såsom kostnader för IT-arbetsplats med licenser, hyra av scannrar, förbrukningsmateriel, stöd samt möbelinköp. inom ramen för den övriga kostnaden ligger även kostnaden för accessutrymme dvs. tomma hyllor. Kostnaden ligger på ca kr/deltagande kommun.

75 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 23 6 Analys Ett övertagande av arkivhandlingar är mer än en försändelse av arkivhandlingar (leverans). I begreppet övertagande ligger ett ansvar från arkivmyndighetens sida för arkivets fortsatta bevarande och vård. Övertagandet är förenat med vissa myndighetsuppgifter. Utlämnande och sekretessprövningen är viktiga delar i myndighetsutövningen. Sydarkiveras valda organisationsform med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse som gemensam arkivmyndighet möjliggör övertagande även av analoga arkiv. För att beräkningarna ska hålla är det av vikt att arkivmaterialet som levereras håller en viss standard. Bemanningen och ytorna förutsätter att innan materialet levereras är handlingarna ordnade och box-lagda. Hur respektive handlingsslag ska hanteras och när de ska levereras redovisas i dokumenthanteringsplan (kallas också arkivbildningsplan eller informationsplan). 6.1 Så har andra gjort Arkivverksamheten hos kommuner och statliga myndigheter kan organiseras olika beroende på olika faktorer som omfattning eller myndighetens storlek, behov av arkivlokaler och kostnader som det medför Arkivcentrum Syd I maj 2012 öppnade Arkivcentrum syd. Ett samarbete mellan tre huvudmän, landsarkivet i Lund, Lunds universitet, och Region Skåne. Även lunds stadsarkiv, Skånes arkivförbund, Lunds biologiska museer, folklivsarkivet, institutet för språk och folkminnen, folklivsarkivet och länspolismästaren i Skåne samt släktforskningsorganisationerna DIS syd och Skånes Genealogiska förbund ryms inom väggarna. Tillsammans Rymmer arkivcentrum Syd 44 hyllmil handlingar. I de gemensamma lokalerna finns läsesalar med sammanlagt 50 platser, konferens- och möteslokaler, referensbibliotek, reception och pausrum. Som gemensam resurs finns även ett klimatarkiv Arkivcentrum Blekinge Blekingearkivet är ett förenings- och företagare arkiv. Intresserade föreningar eller företagare tecknar medlemskap och köper sedan hyllplats i nybyggda arkivlokaler. Verksamheten har full kostnadstäckning för sina personal och lokalkostnader. Hyran för en hyllmeter täcker därmed inte kostnaden för personal och lokaler Skatteverket

76 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 24 Skatteverket har sitt centralarkiv i Östersund och förvarar det inskannade materialet på pall. Vid manuell framtagning beställs rätt pall fram av logistikföretaget som förvarar pallarna. Beställningen tar 2 3 dagar att ta fram. Skatteverkets arkivarier öppnar pallen och söka reda på pappershandlingen. Framtagandet tar därför ca 2 4 dagar att effektuera. JK har än så länge ingen att kritisera angående hur arkivet är organiserat. Skatteverkets lösning kräver att levererande verksamhet har hög digital mognad då handlingarna förvaras i datumföljd. Det vill säga att handlingarna normalt finns i digitalt format i dokument- och ärendehanteringssystem och endast behöver tas fram i undantagsfall Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen har efter sammanslagningarna samlat all arkivverksamhet på gamla flygflottiljen i Söderhamn. Förvaring sker i traditionella arkivhyllor i arkivlokaler. Centralarkivet är även närarkiv för personalhandlingar. Vid behov kan handlingar beställas via e-post eller telefon. Handlingarna scannas då och kan skickas till handläggare under optimal förhållande kan handlingarna levereras under sittande möte. Lösningen kräver fast personal som kan besvara förfrågningar. Centralarkivet har hög servicenivå. Lösningen lämpar sig för verksamheter där pappershandlingar enkelt behöver plockas fram och lämnas ut. 6.2 Olika driftsförhållande för de kommunala arkiven De flesta förbundsmedlemmarna har idag ett delat arkivansvar. Sydarkivera ansvarar för de digitala allmänna handlingar som överlämnas för digital arkivering. Förbundsmedlemmarna ansvar för de traditionella arkiven som oftast finns kvar i kommunen. Förbundsmedlemmarna ansvarar för lokaler och personal samt alla tillkommande arbetsuppgifter runt arkiven. Oskarshamn, Vadstena och Östra Göinge har överlämnat helt arkivansvar till Sydarkivera där Sydarkivera ansvarar för att bemanna arkivfunktionen hos kommunen. Karlskrona har tagit ett inriktningsbeslut om hel arkivmyndighet. Utredningen har identifierat 4 olika modeller för att organisera arbetet med pappersarkiven: 1. Slutarkiv i egen regi, 2. Egna arkiv med Sydarkivera som konsult 3. Helt arkivreglemente men i förbundsmedlemmens lokaler 4. Helt arkivreglemente med centralarkiv Oberoende av modell har Sydarkivera redan idag i uppdrag tillhandahålla följande tjänster till förbundsmedlemmarna: Rådgivning i frågor som rör arkiv och informationshantering (digitalt som analogt) Tillsyn med inspektionsbesök (planerad och händelsestyrd tillsyn) Granskning av förslag till gallringsbeslut Gemensamma rutiner och riktlinjer Utbildningar om arkiv- och informationshantering

77 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 25 Nätverksträffar för olika intressentgrupper Gemensamma workshopar för informationskartläggning Mallar för dokumenthanteringsplaner, klassificeringsschema mm. Handböcker och lathundar Stöd vid kravställning, migrering, införande och förvaltning av verksamhetssystem. Digitala arkivleveranser Gemensamt digitalt slutarkiv och vård av överlämnade digitala handlingar. Oberoende av lösning får förbundsmedlemmarna samma stöd. Sydarkiveras bastjänst Helt arkivreglemente i centralarkiv Helt arkivreglemente i egna arkivlokaler Egna arkiv med Sydarkivera som konsult Slutarkiv i egen regi Slutarkiv i egen regi Flera kommuner har ett fungerande slutarkiv med anställd personal som arbetar med att tillgängliggöra materialet med godkända arkivlokaler. Lösningen är fullgod och behovet av samordning saknas. Samtliga kostnader förknippade med arkivarbetet belastar kommunen såsom personal, förbrukningsmateriel och lokaler. Helt eller delad arkivmyndighet är utredd sedan tidigare och kommer inte närmare beskrivas i denna utredning.

78 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 26 Riskanalys Riskområde (organisation; teknisk lösning; leverantörer; intressenter) Beskrivning av identifierad risk Sannolik -het Låg Medel Hög Konsekvens Låg Medel Hög Hantering och ansvarig Organisation Svårighet att rekrytera utbildad personal x x Ansvaret ligger på respektive myndighet. Teknisk lösning Gamla arkivlokaler som behöver rustas upp x x Ansvaret ligger på respektive myndighet. Komplexitet Ur Sydarkiveras perspektiv är denna lösning den som innehåller minst komplexitet och risker. Kommunen ansvarar för att anställa personal samt att säkerställa att arkivlokalerna uppfyller kraven för goda arkivlokaler Egna arkiv med Sydarkivera som konsult Kommuner och organisationer som önskar fortsättningsvis ta hand om arkiven men behöver hjälp kan ta in personal från Sydarkivera. Personalen är anställd hos Sydarkivera men arbetar i verksamhetens lokaler och arkiv. Personalkostnaderna är den post som tydligt går att redovisa. För att personal- och löneadministration behöver OH-utgifter faktureras utöver personalkostnaden. Riskanalys Riskområde (organisation; teknisk lösning; leverantörer; intressenter) Beskrivning av identifierad risk Sannolik -het Låg Medel Hög Konsekvens Låg Medel Hög Hantering och ansvarig Organisation Svårighet att rekrytera utbildad personal, ryckigheten i behovet av konsultpersonal kan bidra till svårigheten att behålla utbildad personal x x Ansvaret ligger på Sydarkivera att rekrytera. Tekniks lösning Gamla arkivlokaler som behöver rustas upp x x Ansvaret ligger på respektive myndighet Risken är att vi får svårt att erbjuda attraktiva tjänster och arbetsplats. Komplexitetsanalys Högre grad av komplexitet med en geografiskt spridd organisation. Särskilt för att kunna täcka upp vid frånvaro samt handledning på plats i arkivet.

79 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 27 Parametrar för karaktärisering Beskrivning av låg komplexitet Utvärdering av komplexitet Beskrivning av hög komplexitet (1=icke, 2=låg, 3=komplext, 4=mycket komplext) Satsningens omgivning Betydelse Liten betydelse för kund/parter som helhet x Vital betydelse för kund/parter Politiska förhållanden Hög grad överenskommelse, enkel beslutsprocess x Många motsättningar, krävande beslutsprocess Antal intressenter Få, välkända och förutsägbara parter/intressenter/relationer x Många och delvis svårförutsägbara parter/villkor Förändringar Leder till minimala förändringar Internt/externt x Medför viktiga/stora förändringar internt/externt Satsningens uppgifter och förlopp Resultatets funktion Välkänd funktion, förutsägbar/definierbar x Mycket sammansatt, svårförutsägbar Lösning/Teknologi Välkända, rutinmässiga x Delvis okänd, ej rutinmässiga Resultatets struktur Ett enskilt sammanhängande system x En rad olika system/resultat Tidsramar Generösa möjliggör sekventiell hantering x Mycket strama kräver parallell hantering Satsningens resurser och organisation Resursomfång Enstaka manmånader insats och/eller blygsam investering x Många manår och/eller mycket stor investering Deltagarnas kompetens Homogen professionell och/eller kulturell bakgrund x Många och mycket blandade professionsmässigt och kulturellt Projektorganisation Mindre grupp inom samma avdelning x Många enheter tvärs över verksamheter/leverantörer Geografisk Fysiskt placerade nära varandra x Stort avstånd placering Satsningens komplexitet Används med tillstånd av Svenskt Projektforum Helt arkivreglemente men i förbundsmedlemmens lokaler Hanteringen av kommunernas pappersarkiv kommer troligen de första åren att finnas kvar i kommunernas befintliga arkivlokaler. Troligtvis kommer det finnas fler centralarkiv än arkivcentra. Som beskrivit ovan kommer arbetet att karakteriseras av tillhandahållande och inte att tillgängliggöra. Arbetsledningen från Sydarkivera kommer framför allt ske operativt. Dvs säkerställa att arkivarier och arkivassistenter följer gällande regler och rutiner. Närmaste chef kommer finnas på distans och kontakterna vara teknikberoende. Dvs att chefen via ex. Lync/Skype arbetsleder och stöttar i vardagen. Arkivchefen kommer även att genomföra ett antal besök på plats för att säkerställa leveranskvalitén samt arbetsplatsförlagd handledning. Medarbetarens sociala sammanhang kommer finnas i kommunens arbetsgrupp, förslagsvis diariet. En gång per halvår kommer det att genomföras gemensamma samlingar. Förslagsvis från lunch till lunch där t ex gemensamma utvecklingsfrågor samt utbildning kommer att kunna genomföras.

80 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 28 De praktiska arrangemangen kring arkivlokal, kontorsarbetsplats och förbrukningsartiklar bestäms i avtalet för den anslutande tjänsten. Avtalet reglerar också vad som ska gälla om för ändamålet anpassad utrustning behöver införskaffas. Sydarkivera tillhandahåller dator med uppkoppling till Sydarkiveras nätverk. Lösningen är sårbar och saknar redundans. Ex kommer sjukdomar, semester och nyrekrytering skapa avbrott i leveranserna som måste överbryggas. Längre tids frånvaro kan överbryggas av tillfälliga inhyrningar alt. att närliggande medarbetare hanterar utlämning av allmänna handlingar. Kravprofilen är vanligtvis arkivassistent alternativt nyexaminerade arkivarier. För en redundant verksamhet där tillgängliggörande är syftet bör därför Sydarkivera arbeta för arkivcentrumlösning. Centralisering innebär att det blir enklare att rekrytera rätt kompetenser. En arkivarie kan arbetsleda flera arkivhandläggare. Verksamheten blir även mindre sårbar då personalomsättning inte innebär att verksamheten under en anställningsperiod helt blir lidande. Riskanalys Riskområde (organisation; teknisk lösning; leverantörer; intressenter) Beskrivning av identifierad risk Sannolik -het Låg Medel Hög Konsekvens Låg Medel Hög Hantering och ansvarig Organisation Svårighet att rekrytera utbildad personal x x Ansvaret ligger på Sydarkivera Organisation Sjukskrivningar och/eller uppsägning på egen begäran, svårt att rekrytera utbildad personal alt. Svårt att täcka upp vid frånvaro. x x Ansvaret ligger på Sydarkivera Teknisk lösning Gamla arkivlokaler som behöver rustas upp x x Ansvaret ligger på respektive myndighet. Komplexitetsanalys Högre grad av komplexitet med en geografiskt spridd organisation. Särskilt för att kunna täcka upp vid frånvaro samt handledning på plats i arkivet. Parametrar för karaktärisering Beskrivning av låg komplexitet Satsningens omgivning Betydelse Liten betydelse för kund/parter som helhet Politiska Hög grad överenskommelse, förhållanden enkel beslutsprocess Utvärdering av komplexitet x x Beskrivning av hög komplexitet (1=icke, 2=låg, 3=komplext, 4=mycket komplext) Vital betydelse för kund/parter Många motsättningar, krävande beslutsprocess

81 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 29 Antal intressenter Få, välkända och förutsägbara parter/intressenter/relationer x Många och delvis svårförutsägbara parter/villkor Förändringar Leder till minimala förändringar Internt/externt x Medför viktiga/stora förändringar internt/externt Satsningens uppgifter och förlopp Resultatets funktion Välkänd funktion, förutsägbar/definierbar x Mycket sammansatt, svårförutsägbar Lösning/Teknologi Välkända, rutinmässiga x Delvis okänd, ej rutinmässiga Resultatets struktur Ett enskilt sammanhängande system x En rad olika system/resultat Tidsramar Generösa möjliggör sekventiell hantering x Mycket strama kräver parallell hantering Satsningens resurser och organisation Resursomfång Enstaka manmånader insats och/eller blygsam investering x Många manår och/eller mycket stor investering Deltagarnas kompetens Homogen professionell och/eller kulturell bakgrund x Många och mycket blandade professionsmässigt och kulturellt Projektorganisation Mindre grupp inom samma avdelning x Många enheter tvärs över verksamheter/leverantörer Geografisk Fysiskt placerade nära varandra x Stort avstånd placering Satsningens komplexitet Används med tillstånd av Svenskt Projektforum Helt arkivreglemente med centralarkiv i Sydarkiveras regi För att kunna utvecklas från tillhandahållande till tillgängliggörande kommer fler krav behöva mötas. Lokaler, personalresurser och kunnande behöver utökas. För att kunna nå hög nivå av tillgängliggörande utan att kostnaderna för den enskilda kommunen skenar kan arkiven centraliseras dvs. fler kommuners arkiv flyttas till en och samma plats. En förutsättning är att kommunen överlämnar helt arkivansvar till Sydarkivera. Som beskrivits ovan är centraliseringstanken inte ny utan är prövad hos myndigheter med goda resultat. Den löpande verksamheten styrs av arkivchefen som sätter mål tillsammans med arkivarierna. Utvecklingssamtal och lönesamtal sker i samförstånd mellan förbundschefen och arkivchefen. Vid ett centraliserat arkiv står Sydarkivera för arkivlokaler, förbrukningsmateriel samt fysisk arbetsmiljö. Kommuner vars materiel levereras till ett arkivcentrum måste därför bidra till driftkostnaderna. Riskanalys Riskområde (organisation; teknisk lösning; leverantörer; intressenter) Beskrivning av identifierad risk Sannolik -het Låg Medel Hög Konsekvens Låg Medel Hög Hantering och ansvarig Organisation Organisation Svårighet att rekrytera utbildad personal Sjukskrivningar och/eller uppsägning på egen begäran, svårt att rekrytera utbildad x x Ansvaret ligger på Sydarkivera x x Ansvaret ligger på Sydarkivera

82 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 30 Teknisk lösning personal alt. Svårt att täcka upp vid frånvaro. Gamla arkivlokaler som behöver rustas upp x x Ansvaret ligger på respektive myndighet. Sydarkivera övertar pappershandlingarna när de levereras från verksamheten till Sydarkivera. Det arkiverade materialet är i det närmaste klart. Dvs ordnat och kartonglagt. Styrning för hur materialet ska vara ordnat och med vilken periodicitet materialet ska levereras står i Dokument- och Arkivbildningsplanen. Vid ankomst till centralarkivet ankomst registreras arkivboxarna och förs in i arkivförteckningen. Kvittensunderlag överlämnas till inlämnande myndighet. Komplexitetsanalys Mindre grad av komplexitet med en geografiskt sammanhållen organisation. Redundans byggs in i lösningen vilket minskar sårbarheten. Parametrar för karaktärisering Beskrivning av låg komplexitet Utvärdering av komplexitet Beskrivning av hög komplexitet (1=icke, 2=låg, 3=komplext, 4=mycket komplext) Satsningens omgivning Betydelse Liten betydelse för kund/parter x Vital betydelse för kund/parter som helhet Politiska förhållanden Hög grad överenskommelse, enkel beslutsprocess x Många motsättningar, krävande beslutsprocess Antal intressenter Få, välkända och förutsägbara parter/intressenter/relationer x Många och delvis svårförutsägbara parter/villkor Förändringar Leder till minimala förändringar Internt/externt x Medför viktiga/stora förändringar internt/externt Satsningens uppgifter och förlopp Resultatets funktion Välkänd funktion, förutsägbar/definierbar x Mycket sammansatt, svårförutsägbar Lösning/Teknologi Välkända, rutinmässiga x Delvis okänd, ej rutinmässiga Resultatets struktur Ett enskilt sammanhängande system x En rad olika system/resultat Tidsramar Generösa möjliggör sekventiell hantering x Mycket strama kräver parallell hantering Satsningens resurser och organisation Resursomfång Enstaka manmånader insats och/eller blygsam investering x Många manår och/eller mycket stor investering Deltagarnas kompetens Homogen professionell och/eller kulturell bakgrund x Många och mycket blandade professionsmässigt och kulturellt Projektorganisation Mindre grupp inom samma avdelning x Många enheter tvärs över verksamheter/leverantörer Geografisk Fysiskt placerade nära varandra x Stort avstånd placering Satsningens komplexitet Används med tillstånd av Svenskt Projektforum

83 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Förutsättningar för leverans Det arkivmaterialet som levereras bör endast vara av bevarande karaktär. Arbetet med D/A-planer och Informationsplaner är av central vikt för att identifiera vilket material som ska bevaras och vilket material som ska gallras. I dessa ska det anges med vilken periodicitet som materialet ska sändas in. Småsnuttar eller återkommande leveranser kan svårligen hanteras inom ramenför ett centralarkiv utan att resurser tillförs. Om behovet uppstår av småleveranser eller gallringsbart material kommer särskilda kostnader att utgå per leverans. Om centralarkivet ska dimensioneras för gallringsbara handlingar behöver kostnaderna dimensioners högre. Gallringsbart material fluktuerar i antal hyllmeter vilket gör att hyllmeterkostnaden blir högre för att täcka kostnaderna när hyllorna inte är fyllda. Arbetsbelastningen är mycket högre då material ska ställas upp, lämnas ut och när det gallras manuellt slängas. Beroende på gallringstider kan omflyttningar i arkiven behöva ske vilket är kostnadskrävande. Uppdelningen mellan kommunerna och centralarkivet föreslås därmed i första hand vara att endast bevarandematerial levereras till slutarkivet. Gallringsbart behålls på kommunen. Endast i undantagsfall kan gallringsbart material tas emot Leveranstrappa Färdiga arkivkartonger prydligt uppställda i att slutarkiv är oftast sinnebilden av ett arkiv i ordning. Vägen dit innehåller en hel del arbete och varje producerad arkivkartong medför arbete. Under utredningen har fyra olika faser i leverans av arkivmaterial in till arkivmyndigheten identifierats. Efterleverans Inleverans Ordna och fo rteckna Skapa o verblick Skapa överblick Arkivmaterialet i kommunens centralarkiv eller hos de olika verksamheterna kan vara i oordning vilket medför att innan leverans kan ske måste materialet grovsorteras. Material kan ligga i högar utan att följa logiska röda trådar, ett resultat av att arkivmaterial ställs ned från verksamheten huller om buller. Ute i verksamheterna kan bevarande materiel även vara uppblandad med gallringsbar materiel. För att över huvud taget kunna leverera måste materialet grovsorteras. En bra och fungerande dokumenthantering inom verksamheten är en förutsättning för att minimera

84 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 32 verksamhetens leveranskostnader. Om verksamheten önskar leverera ett material i detta stadium innebär det mer kostnader. Sydarkivera tillhandahåller stöd och råd tillsammans med VerkSAM dokument- och arkivbildningsplaner. Arbetet sker inom ramen för bastjänsterna. Vid rena ordna- och förtecknauppdrag kan Sydarkivera tillhandahålla personal. Kostnader avgörs för respektive tillfälle. All kostnad som tas ut sker enligt självkostnadsprincipen enligt löpande räkning Ordna arkiv Grovsorterat material som är i iordningsställt och uppställt enligt logiska principer kan nu ordnas och förtecknas. Att ordna och förteckna en halv hyllmeter tar ca 8 timmar att genomföra. Grundarbetet bör ske ute på verksamheterna. Tjänsten att ordna arkiv går att avropa. Sker arbetet i Sydarkiveras lokaler utgår kostnader för förvaring och förbrukningsmateriel utöver arbetskostnaden. Arbetet belastar kommunen enligt följande formel. (1hm*16h)*350kr/h Inleverans Inlevererat material som nu står prydligt i hyllsystem och ska tillhandahållas har en mycket lägre kostnad i form av förvaring, förbrukningsartiklar och personalkostnader. Kostnaderna redovisas i modellen nedan. Inlevererat material förtecknas i Sydarkiveras förteckningssystem. Verksamheten ansvarar för inleveranser till arkivcentrummet Efterleveranser Hur ordningsamma en kommun än är kommer det alltid finnas efterleveranser. Rester som dyker upp då medarbetare slutar eller går i pension. Beroende på omfång kan arbetet bli omfattande med att sortera in handling för handling i ett redan ordnat och förtecknat arkiv. Efterleveranser och insortering av enskilda akter är oftast tidsödande och kan komma att innebära kostnader. Efterleveranser i form av ordnat arkivmaterial i form av arkivboxar som ska tillföras arkivet registreras och kvittens överlämnas till avlämnande myndighet. Arkivboxen tillförs arkivet. 3 Timkostnaden bygger på 2018 års löneläge.

85 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Leveransprocess Första leveranstillfället Vid uppstart av arkivcentrummet kommer stora leveranser av arkivmaterial att genomföras. För att hantera dessa mängder och säkerställa att materialet snabbt och enkelt återfinns i arkivcentrum behöver en leveransprocess arbetas fram. Processen kommer inte djupanalysernas utan enbart beskrivas övergripande. I god tid innan själva inflyttningen sker kommer en djupare analys att ske. 1. Leverans av arkivförteckning. Innan arkivmaterialet levereras överlämnar kommunen de digitala arkivförteckningar som finns. Dessa överförs till Sydarkiveras arkivförteckningssystem. Detta bör ske ca 1 månad innan själva leveransen. 2. Innan leverans sker tecknas en leveransöverenskommelse. Beroende på arkivets skick kommer olika kostnader att belasta kommunen/landsting. Fullständiga leveransrutiner behöver arbetas fram i god tid innan arkivcentrumet står klar. 3. Leverans av handlingarna En flyttfirma används för att leverera handlingarn. Flyttfirman ansvarar för att packa arkivhandlingarna i flyttkartonger, stapla dessa på pall. Kör över materialet för att sedan ställa upp dessa på anvisad plats. För att underlätta packning och uppackning behöver flyttfirman vara noggranna och packa bilen på rätt sätt. Packning sker på följande sätt. Om bilen lastar 12 pallar och varje pall fylls med 6 flyttkartonger tar varje bil 72 hyllmeter/ körning. Antalet hyllmeter märks ut i arkivet och bilen packas där hylla körs in först i bilen. Resterande hyllor packas bakifrån. Pallarna lastas bakifrån och fram. Längts fram på första pallen lastas hylla 1-6. Vid avlastning lossas pall nr1 där hylla 1-6 finns. Pall för pall ställs upp i samma ordning som i hyllor som materialet stod innan leverans. Planering och samordning måste ske beroende på format och placering i nya arkivet. Kommunen bekostar leveranserna av arkivmaterialet till depån. När materialet är uppställt ansvarar medarbetare på arkivcentrum att föra in hyllplaceringen i arkivredovisningsprogrammet. Äldre arkivbildare utan digitala

86 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 34 arkivredovisningar får digitaliseras manuellt allt efter som. Vid behov av praktikplatser är digitaliseringen av arkivredovisningar en bra sysselsättning. För arkivleveranser som innehåller både ordnat och oordnat material kommer en avgift tas ut för att ordna upp arkivet. Kostnader dokumenteras i en åtgärdsplan Efterleveranser Årligen bör därefter regelbundna leveranser ske från kommunerna. Handlingarna ska då vara förpackade i arkivkartonger och levereras ordnat. Centralarkivet ansvarar för att passa in materialet i arkivförteckningen. För att strukturera leveranserna kommer leveransanvisningar arbetas fram och föras in i Dokument- och arkivbildningsplanerna. Oordnat material som levereras kan ordnas upp efter betalning enligt självkostnadsprincipen. Kostnader dokumenteras i en åtgärdsplan. 6.5 Organisation I en tänkt organisation behövs olika kompetenser beroende på arkivets storlek och målsättning. Ett litet kommunnära arkiv kan klara sig med en arkivassistent. En större kommun kräver en arkivarie. Oberoende av kompetens för att hantera pappersarkivet finns det centrala resurser inom Sydarkivera som hanterar digitalt bevarande samt Råd och stöd samt tillsyn Befattningar och roller Arkivassistent - medarbetare utan formell kompetens som bedöms ha förutsättning att arbeta i ett arkiv där tyngdpunkten ligger på att ordna och förteckna samt framtagning av arkivmaterial. Arkivassistenten får inte göra egna sekretessbedömningar. Arbetsuppgifterna är oftast av enklare karaktär. Assistentrollen kan fyllas av medarbetare som står långt bort från arbetsmarknaden. Arbetspraktik eller språkpraktik. Arkivhandläggare - medarbetare utan formell kompetens som bedöms ha förutsättning att arbeta i ett arkiv där tyngdpunkten ligger på att ordna och förteckna samt framtagande av arkivmaterial. Arkivassistenten får inte göra egna sekretessbedömningar. Vid utlämnande och sekretessprövningar behöver kontakt tas med behörig beslutsfattare innan utlämnande kan ske. Arkivarie medarbetare med formell kompetens motsvarande minst tre års högskola/universitetsstudier där arkivvetenskap utgör minst ett års heltidsstudier. Tyngdpunkten ligger vid att handleda och leda arbetet med att ordna och förteckna. Arkivarien kan förbereda sekretessärenden inför beslut, dvs maskera uppgifter som ska sekretessbeläggas. 1.a arkivare medarbetare med formell kompetens motsvarande minst tre års högskola/universitetsstudier där arkivvetenskap utgör minst ett års heltidsstudier. 1.a Arkivarien skall ha flera års erfarenhet av arkivarbetet. Arbetsuppgifterna kan vara funktionsansvar, viss arbetsledande roll, avancerade sekretessbedömningar.

87 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 35 Arkivchef för de analoga arkiven - medarbetare med formell kompetens motsvarande mins tre års högskola/universitetsstudier där arkivvetenskap utgör minst ett års heltidsstudier samt flera års erfarenhet inom arkivområdet. Erfarenhet av arbetsledning. Arkivchefen har fullt personalansvar, budgetansvar och verksamhetsansvar och fattar egna sekretessbeslut Bemanning Hur många medarbetare som kommer arbeta i arkivet är inte en enkel frågeställning. Arkivarbetet innehåller olika delar och vissa delar av arkivarieyrket ryms inom bastjänsten. Råd och stöd- samt tillsynsverksamheten är delar av bastjänsten. För att få fram ett nyckeltal har fler arkivinstitutioner fått frågan angående bemanning i förhållande till antalet hm. Resultatet redovisas nedan. Vi har även fått underlag från en utredning som Gävle kommun gjorde 2012 där antalet tjänster finns i förhållande till antalet invånare i kommunen. Genom att jämföra de uppgifter vi fått från olika kommuner med utredningen från Gävle kommun borde vi komma relativt nära en sanning. Antalet tjänster/hyllmeter Växjö kommun med ca 5000hm har 2 arkivarier och 3 assistenter anställda i centralarkivet. Ca 1000hm/tjänst Ljungby 1500hm 2 tjänster, 750 hm/tjänst. Eskilstuna 4000hm 2 heltider 1 50%, ca 1600hm/tjänst Jönköping 7000hm 5,5 heltidstjänster, ca 1300hm / tjänst. Antalet tjänster/invånarantal. Stad Antal invånarantal antaltjänster invånare/tjäsnt Median Gävle , Borås Eskilstuna , Gotland , Göteborg Halmstad , Helsingborg Huddinge , Jönköping Kalmar

88 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 36 Karlskrona Karlstad Linköping , Luleå Lund Norrköping Sandviken , Sundsvall Södertälje Uppsala Västerås , Örebro Värdena sträcker sig från 750 hm/tjänst till 1600hm/tjänst. Frågan blir vart i spannet Sydarkiveras centralarkiv ska ligga? Ljungby har två tjänster där kommunen har en hög målsättning. Del av arkivariens tjänst utgörs även av arbetsledning då Ljungby har ca 5-7 medarbetare som arbetstränar på olika sätt. Jönköping och Eskilstuna är två större kommuner som visar på vinsterna med stordrift. Använder vi Gävle Kommuns sammanställning och ser medianvärdet som nyckeltal med ett sammanlagt antal invånare blir resultatet ca 11 tjänster på invånare. Då råd och tillsynsverksamheten ingår i den sammanställningen bör ca 2 tjänster dras bort. Ett troligt nyckeltal ligger därför på 1400hm/tjänst. I detta ingår mottagande av arkivmaterial, infogande av arkivmaterial i arkivbildning, utlämnande och sekretessbedömning av arkivmaterial. För att fördela kostnaderna proportionerligt efter hur mycket som levereras har en fördelningsnyckel tagits fram. Beroende på omfång av material betalar kommunen sin del av personalkostnaderna. Beräkningarna är osäkra och bygger på en del beräkningar och en stor del uppskattningar. Förslagsvis genomförs en utvärdering efter tre år för att justera fördelningsnyckeln ang. personal Övertagande av personal Vid flera utav kommunerna finns idag anställd personal som hanterar arkiven. Vid bildandet av ett centralarkiv och den verksamhetsövergång som beräknas ske, har medarbetare anställda vid kommunen företräde till tjänsterna. Vår bedömning är att alla anställda medarbetare kan tas över av Sydarkivera utan att uppsägningar behöver genomföras.

89 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 37 7 Projektredovisning 7.1 Syfte och mål Målet med projektet är att sammanställa ett beslutsunderlag när det gäller analoga arkiv som anslutande tjänst hos Sydarkivera och samlokalisering av analoga arkiv. Beslutsunderlaget ska baseras på nyttorealiseringsmetodiken. Dokumentet ska konkretisera en gemensam målbild och en färdväg för att nå dit. Aktiviteter genomförs i form av till exempel enkäter eller gemensamma arbetsdagar under projektet för att: Identifiera och specificera nyttor Analysera intressenter Analysera komplexitet och risker Analysera beroenden Analysera konsekvenser av olika handlingsalternativ Analysera finansiering 7.2 Avgränsningar Denna utredning är del av konceptet för Sydarkivera och ska leva upp till den målbild som finns i stort. I denna utredning kommer endast frågan om förvaring av pappershandlingar och andra analoga informationsbärare att hanteras. Digitalt bevarande utgör grunden i Sydarkiveras verksamhet och vissa kopplingar mellan den digitala världen och pappersvälden behöver förtydligas. På grund av frågans komplexitet kommer inte analogt ljud och rörlig bild att innefattas av utredningen. Bevarandemetoder och kostnader behöver utredas i egen ordning. Många kommuner samlar även in arkiv från föreningar och organisationer så kallade Enskilda arkivbildare. Arkivbilderna har ofta en stark anknytning till orten till exempel kända konstnärer, idrottsföreningar och liknade. Hur enskilda arkivbildare ska hanteras kommer inte beröras i utredningen. 7.3 Ekonomi Kostnaden för utredningsprojektet är i huvudsak tid för Sydarkiveras anställda ut genomföra projektet. Förutom projektledare/utredare deltar nuvarande handledare för analoga arkiv, informationssäkerhetsspecialist, tillsynsarkivarie och bevarandestrateg i arbetet. Kostnaderna har finansierats genom att deltagande organisationer delat på kostnaderna för utredning. Utredningen har genomförts inom ramen för de kostnader som uppskattats. Projektledare/utredare (ca 2 dagar i veckan, 40 % arbetstid) 150 tkr Specialistkompetens, Sydarkivera (ca 4 tim./vecka) 40 tkr Omkostnader (möten, materiel, resor) 10 tkr Summa 200 tkr

90 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Organisation och bemanning Utredningen har bedrivits av ansvarig handläggare på Sydarkivera. Deltagande organisationers arkivpersonal har givits utrymme att delta i utredningen. Kanslichefer har efter möjlighet att delta kommenterat den första övergripande bilden. Underlag från Ronneby kommun har inkommit sent vilket har bidragit till att utredningen inte har dragits en andra gång i kanslichefsnätverket. Leverans har prioriterats före förankring. 7.5 Genomförande En första rapportering skedde till kanslichefer och administrativa chefer från den 16 mars till den 29 mars. Under perioden genomfördes ett flertal redovisningar på ca 30 minuter / gång. Den första redovisningen redogjorde för betalningsmodellen och en första inblick i vilka kostnader som ett centralarkiv skulle generera. För att närmare kunna precisera kostnaderna var utredningen i behov av att veta vilka informationsmängder som kommunerna var intresserade av att leverera. I samband med vårens nätverksträff för arkivarier ordnades ett tillfälle för deltagande organisationer arkivfunktioner att ställa frågor och få information om utredningen. Gemensamt avsattes ca 1,5 timmar till genomgång med frågor. Samma underlag som delgavs kanslicheferna delgavs vid arkivarieträffen. Inventeringsunderlag skickades ut för återredovisning i slutet av april. Underlag från samtliga kommuner har inkommit. Förfrågan angående möjlighet att bygga ett arkivcentrum har gått ut till Ronneby kommun och Ljungby kommun. Både Ronneby och Ljungby har svarat. Ronneby med ett underlag och förslag till lösning. I Ronneby har kontakten varit Tekniska förvaltningen som föreslås projektera och bygga fastigheten. I Ljungby har kanslichefen varit kontaktperson. Underlag från Ljungby inkom På grund av att underlaget från kommunerna har inkommit sent har ingen andra förankring skett i kanslichefsnätverket eller arkivarienätverk. Leverans enligt tidsplan har prioriterats. 7.6 Resultat Resultatet är en utredning som redovisar de kostnader som förknippas med samlokalisering av analoga arkiv och lämnar förslag på ort för placering av ett arkivcentrum. 7.7 Tidplan Utredningen presenterades vid förbundsstyrelsens sammanträde 1 juni Informationsspridning Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Samtliga original registreras och arkiveras hos kommunalförbundet Sydarkivera. Digitala kopior av utkast finns tillgängliga via Yammer.

91 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida 39 Dokumentation gallras enligt dokumenthanteringsplan. Rapporterade dokument publiceras på webben Utvärdering Fungerade bra att rekommendera: Utredningen har i sin helhet flytit på bra. Medverkande kommuner har levererat efterfrågade inventeringar och har vid redovisningar visar ett positivt intresse Fungerade mindre bra bör förbättras till nästa gång: Våra medlemskommuner har fulla kalendrar vilket medför att det är svårt att prioritera och avsätta tid för inventeringar och deltagande på dragningar Att tänka på: Verksamhetsförändrande utredningar tar tid och några underlag har kommit in i sista stund. Tyvärr är den fortsatta processen beroende av att ärendet drivs på. Avvägningen mellan effektivitet i processen och förankring är en svår avvägning. 8 Förslag till fortsatt arbete 8.1 Erbjudande till kommunerna Med stöd av utredningen bör arbetet med att med bygget av ett arkivcentrum drivas vidare. Innan projektering kan tas vid måste intresserade kommuner knytas till projektet. Genom ett bindande avtal om köp av viss mängd arkivhyllor kan Sydarkivera ta risken att teckna ett 50 årigt hyravtal och genomföra upphandling av hyllsystem. Om en kommun i ett senare skede väljer att kliva av projektet kommer avtalet innehålla ett tre årigt avvecklingsklausul, dvs att kommunen förbinder sig att köpa antalet angivna hyllmeter med en avvecklingstid på tre år. 8.2 Upphandla förteckningsprogram Förtecknandet av förbundsmedlemmarnas arkiv utgör en viktig del i tillgängliggörandet av informationen till allmänheten. Förtecknade arkiv kan publiceras på NAD och göras sökbara för medborgarna. Arbete pågår redan. 8.3 Arkivdepå till andra kommuner Riksarkivet får årligen flera förfrågningar från kommuner om att ta emot pappersarkiv till landsarkiven. Frågan bör utredas om vi kan ta emot arkivmaterial från icke anslutna förbundsmedlemmar.

92 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version 1.0 Sida Enskilda arkiv Frågan är hur de enskilda arkivbildare som förvaras i de kommunala arkiven ska hanteras behöver utredas. Hur påverkas kommunen och Sydarkivera i hanteringen av enskilda arkivbildare om Sydarkiveras medarbetare tagit över hanteringen av arkiven. 8.5 Dokument- och ärendehanteringssystem För att öka tillgängligheten för medborgarna bör systemstöd utvecklas för att kunna tillhandahålla efterfrågat material via Mina meddelanden. Systemstödet behövs även för att utveckla stödet till återrapportering till medverkande kommuner. Verksamhetens utveckling ska bygga på kända data, dvs. hur lång tid tar respektive moment? Hur många förforskningsförfrågningar får arkivcentrummet, etc. 8.6 Ljud- och bildarkiv I arkiven förekommer oftast omfattande material av negativ- och bilder. Nyare medier i form av rörliga bilder och ljud förekommer även det. Dessa format kräver oftast speciella insatser. Om vi ska ta emot rörliga bilder och ljud behöver frågan utredas i särskild ordning. 9 Referenser För ytterligare frågor rörande projektet, kontakta: Bernhard Neuman, Bernhard.neuman@sydarkivera.se

93 SKRIVELSE DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE Mats Porsklev Remiss: Analogt slutarkiv I en skrivelse daterad från Oskarshamns kommun (dnr. KS2017/916) inkom en fråga om att Sydarkivera ska utreda frågan om samordning av pappersarkiv. Oskarshamns kommun har utrymmesbrist och såg möjliga synergier i en samordning i Sydarkiveras regi. De kommuner som meddelat intresse av att delta är: Alvesta, Lessebo, Markaryd, Osby, Oskarshamn, Tingsryd, Vellinge, Östra Göinge, Räddningstjänsten Östra Blekinge, Bromölla, Åtvidaberg och Karlskrona. Den 8 juni 2018 föredrogs utredningen Analoga arkiv för Sydarkiveras styrelse. Utredningen mottogs positivt. Införandet av ett centralarkiv för intresserade kommuner är en betydande förändring för Sydarkivera i dess nuvarande form och styrelsen beslutade att utredningen ska remissas samtliga förbundsmedlemmar. Svar senast den 30 november Frågorna är: 1. Hur ser ni på att Sydarkivera utökar sin verksamhet genom att bilda ett analogt arkivcentrum för intresserade kommuner? 2. Är ni intresserade av att leverera 2021 till arkivcentrumet? 3. Om ni vill leverera handlingar har en inventering genomförts. Vi vill bekräfta att inventeringen stämmer och kan användas i fortsatt planering. Inventeringen ligger till grund för det avtal som kommer skrivas mellan intresserade kommuner och Sydarkivera. För att Sydarkivera ska kunna ta den ekonomiska risk som det innebär att bygga ett arkivcentrum kommer Sydarkivera behöva täcka hyres- och avbetalningskostnader av lokaler och hyllsystem. Intresserade kommuner kommer efter remissomgången erbjudas att teckna avtal om analogt slutarkiv. För att kunna genomföra projektet måste tillräckligt många kommuner vara intresserade av att leverera arkivhandlingar till centralarkivet motsvarande hyllmeter. SYDARKIVERA.SE Box Alvesta, Sverige SIDAN 1 (2)

94 SKRIVELSE DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE Mats Porsklev Ett arkivcentrum inom Sydarkiveras försorg kan komma att växa i framtiden och de kommuner som för att möte förbundsmedlemmarnas behov. Tidsplan Remiss Samtliga kommuner får utredningen på remiss Svar senast 30 november Avtalsförlag Förslag till avtal skickas ut under hösten Beslut Extra insattmöte med förbundsfullmäktige den 7 december för beslut Avtal Sydarkivera tecknar avtal med intresserade kommuner jan-feb Projektering projektering jan-apr 2019 Upphandlin g augusti-oktober 2019 Byggtid Byggstart juni juni 2021 Inflyttning till nya arkivcentrummet sker löpande under hösten 2021 Inflyttning Mvh Mats Porsklev Förbundschef Sydarkivera SYDARKIVERA.SE Box Alvesta, Sverige SIDAN 2 (2)

95 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Beslut om Planprogram Aringsås 15 Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från förvaltning för samhällsplanering, daterad den 9 oktober Bilaga, planområde. Redogörelse Kommunfullmäktige antog fördjupad översiktsplan för Alvesta tätort (FÖP Alvesta). I FÖP Alvesta pekas strategi för tätortens utveckling ut, vilket innefattar utveckling österut mellan sjön Spånen och järnvägen Kust-till-kustbanan. Kommunen och fastighetsägaren av Aringsås 14:1 m.fl. har ömsesidigt identifierat området som strategiskt för Alvesta tätorts utveckling. Fastighetsägaren har en ambition med utformningen och har redovisat en vision för området, som totalt omfattar cirka 500 ha. Ett planprogram ska utreda förutsättningarna för tätortsutveckling i området och fastställa mål och riktlinjer inför efterföljande planläggning med detaljplaner. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att förslaget till planprogram enligt 5 kap 10 plan- och bygglagen (SFS 2010:900) kan upprättas och samrådas. Protokollet skickas till Förvaltningen för samhällsplanering Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

96 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida iz(:e) Kommunstyrelsens arbetsutskott KSAUg121 KS 201 8/ Beslut om Planprogram Aringsås Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från förvaltning för samhällsplanering, daterad den 9 oktober Bilaga, planområde. Redogörelse Kornrnunfullmäktige antog fördjupad översiktsplan för Alvesta tätort (FOP Alvesta). I FOP Alvesta pekas strategi för tätortens utveckling ut, vilket innefattar utveckling österut mellan sjön Spånen och järnvägen Kust-till-kustbanan. Kornmunen och fastighetsägaren av Aringsås 14:1 m.fl. har ömsesidigt identifierat området som strategiskt för Alvesta tätorts utveckling. Fastighetsägaren har en ambition med utformningen och har redovisat en vision för området, som totalt omfattar cirka 500 ha. Ett planprogram ska utreda förutsättningarna för tätortsutveckling i ornrådet och fastställa mål och riktlinjer inför efterföljande planläggning med detaljplaner. Yrkanden Thomas Haraldsson (C) yrkar bifall till förslag till beslut. Thomas Johnsson (M) yrkar bifall till förslag till beslut. Lars-Olof Franz6n (AA) yrkar bifall till föreliggande förslag till beslut med tilläggsyrkandet att inrätta ett föluftsreservat i ovan nämnda område. Beslutsgång Ordföranden frågar om arbetsutskottet bifaller Lars-Olof Franzfös tilläggsyrkande och finner per acklamation att tilläggsyrkandet avslås. Ord'föranden frågar om arbetsutskottet kan besluta enligt förslaget till beslut och finner per acklamation att arbetsutskottet beslutar enligt förslag till beslut. Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

97 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 13(26) Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att förslaget till planprogram enligt 5 kap 10 Fgplan- och bygglagen (SFS 2010:900) kan upprättas och samrådas. Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

98 Tjänsteskrivelse Förvaltningen för samhällsplanering Patrik Karlsson Planchef Tel E-post: Datum Kommunstyrelsen Planprogram Aringsås Ärendet Kommunfullmäktige antog fördjupad översiktsplan för Alvesta tätort (FÖP Alvesta). I FÖP Alvesta pekas strategi för tätortens utveckling ut, vilket innefattar utveckling österut mellan sjön Spånen och järnvägen Kust-till-kustbanan. Kommunen och fastighetsägaren av Aringsås 14:1 m.fl. har ömsesidigt identifierat området som strategiskt för Alvesta tätorts utveckling. Fastighetsägaren har en ambition med utformningen och har redovisat en vision för området, som totalt omfattar cirka 500 ha. Ett planprogram ska utreda förutsättningarna för tätortsutveckling i området och fastställa mål och riktlinjer inför efterföljande planläggning med detaljplaner. Området kan innefatta såväl bostäder, offentlig verksamhet, kommersiell service och kontor som områden för rekreation, naturskydd samt infrastruktur. Järnvägssträckan inom planområdet har även förtusättningar att inrymma en framtida järnvägsstation. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att ett förslag till planprogram enligt 5 kap 10 plan- och bygglagen (SFS 2010:900) kan upprättas och samrådas. Patrik Karlsson Planchef Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx samhallsplanering@alvesta.se

99 ± Cirka 500 ha föreslagen ungefärlig avgränsning m

100 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) 16 KS KS 2018/ Ändring av antal ledamöter i kultur- och fritidsnämnden Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Redogörelse Den politiska ledningen föreslår att ändra antal ledamöter i Kulturoch fritidsnämnden från 5 till 9 stycken samt att inrätta posten som andre viceordförande. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Antal ledamöter ändras från 5 till 9 stycken. 2. Inrätta posten som andre vice ordförande. 3. Ändra i reglementet för kultur-och fritidsnämnden utifrån punkt 1 och Budget för fler ledamöter i nämnden beaktas i kommande förslag till mål och budget 2019 med plan Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

101 Kommunstyrelsens arbetsutskott SammanträdesprotokoII Sammanträdesdatum Sida 18(26) KS AU g 126 KS 2018/ Ändring av antal ledamöter i kultur- och fritidsnämnden Redogörelse Den politiska ledningen föreslår att ändra antal ledamöter i Kulturoch fötidsnämnden från 5 till 9 stycken samt att inrätta posten som andre viceordförande. Beslut Arbetsutskottet föreslår komrnunstyrelsen föreslå kornmunfiillmäktige besluta att: Antal ledamöter ändras från 5 till 9 stycken. Inrätta posten som andre vice ordförande. Andraireglementet för kultur-och fritidsnämnden utifrån punkt 1 och 2. Budget för fler ledamöter i nämnden beaktas i kornrnande förslag till mål och budget 2019 med plan Protokollet skickas till Kommunstyrelsen Justeögsmännens sigr+ Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

102 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Beslut om sammanträdesplan för år Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltning, daterad den 22 oktober Förslag till sammanträdesplan för år Redogörelse Kommunfullmäktige ska fastställa sammanträdesplan för år Upprättat förslag till sammanträdesplan innehåller sammanträdesdatum för kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsens personalutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Handlingarna är inte färdigställda till tidpunkten för utskicket av handlingarna till arbetsutskottets möte. Handlingarna kommer istället att delas ut på arbetsutskottets sammanträde, om dem har hunnit bli färdiga till dess. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förslag till sammanträdesplan för år Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

103 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelning Kjell Rosenlöf T.f Kanslichef Tel Tjänsteskrivelse Datum Kommunstyrelsen Förslag till sammanträdesplan 2019 Redogörelse Kommunfullmäktige ska fastställa sammanträdesplan för år Upprättat förslag till sammanträdesplan innehåller sammanträdesdatum för kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsens personalutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Vid framtagande av planen har hänsyn tagits till tidplanerna för hantering av årsredovisning 2018, mål och budget 2020 med plan , delårsrapport per augusti 2019 samt nämndernas ekonomiska uppföljningar per mars, april, maj, september, oktober och november Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslag till sammanträdesplan för Stefan Karlsson T f Kommunchef Kjell Rosenlöf T f Kanslichef Bilaga: Förslag till sammanträdesplan för år Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

104 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Beslut om VA-taxa Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Protokoll från nämnden för samhällsplanering, daterad den 2 oktober Redogörelse Nuvarande VA-taxa är antagen av kommunfullmäktige KF att gälla fr.o.m Avgifterna i antagen VA-taxa baserades på indextalet 323,18 ( ) i konsumentprisindex, KPI (1980=100). Senast publicerade indextal är 329,63 ( ), vilket innebär en ökning med +2,00%. En VA-plan för Alvesta antogs av kommunfullmäktige Genomförandet av VA-planen kommer att generera ökade kostnader för VA-kollektivet. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Indexreglera VA-taxan, vilket innebär en ökning om +2,00%. 2. Höja taxan därutöver med +2,8 %. Den nya VA-taxan, som sammantaget innebär en höjning med +4,80 %, ska gälla från Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

105 Sammanträdesprotoko1l Sida Sammanträdesdatum (26) Kommunstyrelsens arbetsutskott KS AU g 124 KS 2018/ Beslut om VA-taxa 2019 Beslutsunderlag 1. Protokoll från nämnden för samhällsplanering, daterad den 2 oktober Redogörelse Nuvarande VA-taxa är antagen av kornmunfiillmäktige KF att gälla fr.o.m Avgifterna i antagen VA-taxa baserades på indextalet 323,18 ( ) ikonsumentprisindex, KPI (1980=100). Senast publicerade indextal är 329,63 ( ), vilket innebär en ökning med +2,00%. En VA-plan för Alvesta antogs av kommunfiillmäktige Genomförandet av VA-planen kornrner att generera ökade kostnader för VA-kollektivet. Yrkande Lars-Olof Franz6n (AA) yrkar bifall till föreliggande förslag till beslut med tilläggsyrkandet att inte använda indexuppräkningen i fortsättningen. Beslutsgång: Ordföranden frågar om arbetsutskottet bifaller Lars-Olof Franz6ns tilläggsyrkande och finner per acklamation att tilläggsyrkandet avslås. Ordföranden frågar om arbetsutskottet kan besluta enligt förslaget till beslut och finner per acklamation att arbetsutskottet beslutar enligt förslag till beslut. Beslut Arbetsutskottet föreslår kornrnunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att 1. Indexreglera VA-taxan, vilket innebär en ökning om +2,00%. 2. Höja taxan därutöver med +2,8 %. Den nya VA-taxan, som sammantaget innebär en höjning med +4,80 %, ska gälla från Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

106 Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum (18) Nämnden för samhällsplanering NFS g 69 Dnr 201 8/1 30. NFS VA-taxa2019 Beslutsunderlag Gällande VA-taxa 2018 antagen av KF fl 138 Förslag VA-taxa 2019 daterad Va-plan antagen av KF %43,Bilaga D: VA-avgifter i framtiden Redogörelse Nuvarande VA-taxa är antagen av kornmunfullmäktige KF att gälla fr.o.m Enligt VA-taxan {fi10 samt Fg22 får Nämnden för samhällsplanering årligen reglera avgiftsbeloppen itaxan vid årsskiftet enligt förändringen i konsumentprisindex, KPI. Avgifterna i antagen VA-taxa baserades på indextalet 323,18 ( ) ikonsumentprisindex, KPI (1980=100). Senastpublicerade indextal är 329,63 ( ), vilket innebär en ökning med +2,00 %. En VA-plan för Alvesta antogs av kom+nunfullmäktige Genomförandet av VA-planen komrner att generera ökade kostnader för VA-kollektivet. I VA-planens bilaga D - VA-avgifter i framtiden behandlas både framtida investerings- och driftkostnader och dess påverkan på taxan. Där framgår att en årlig investeringsnivå om cirka 14 mkr per år under de närmaste tio åren motsvarar en taxeökning om +2,8 % om året utöver KPI. Under innevarande år liar KPI gått upp med +2,00 %. I samband med taxehöjningen görs även en indexjustering av taxan vilket innebär en taxehöjning om +4,80 %. I föreslagen VA- taxa erfordras även några redaktionella förändringar vilka framgår som markerade i det föreslagna taxedokumentet som bifogas. Beredning NFS Au 8361 Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

107 Nämnden för samhällsplanering Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum "10-02 Sida 14(18) Beslut Nämnden för Samhällsplanering beslutar att föreslå kornrnunfullmäktige att indexreglera VA-taxan, vilket innebär en öla'iing on'i +2,00 oa, samt att höja taxan därutöver med +2,8 %. Den nya VA-taxan, som sammantaget iru'iebär en höjning med +4,80 %, ska gälla från Protokollet ska skickas till Fullmäktige Bengt Johansson Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

108 ALVE-STA KOMMUN FÖrsfag 2,8%+KPffi (2,00%) VA-taxa 2019 FöR ALVESTA KOMMUNS ALLMÄNNA VATTEN- OCH AVLOPPSANLÄGGNING iförvaltningen för Samhällsplanering ALVESTA 0472-'

109 VA-taxa TAXA FöR ALVESTA KOMMUNS ALLMÄNNA VATTEN- OCH AVLOPPSANLÄGGNING Antagen av kornmunfullmäktige xx-xx 8,xxx att gälla från Huvudman för den alltäru'ia vatten- och avloppsanläggningen är Alvesta kornmun. Huvudmannaskapet utövas av nämnden för sarnhällsplanering. Avgifter enligt denna taxa skall betalas till Alvesta kommun. e)1 Inledning För att täcka nödvändiga kostnader för Alvesta kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning skall ägare av fastigliet eller amian avgiftsskyldig inom anläggningens verksamhetsornråde betala avgifter enligt denna taxa. Avgiftsskyldig är alternativt den som enligt 2 och 4 g5 lagen om allmänna vattentjänster (2006:412) jämställs med fastiglietsägare. Avgiftsskyldig för ändamålet dagvatten gata (Dg) är även den som ansvarar för att allmän platsmark ställs i ordning och underhålls, om förutsäföffngarna i27 fl i lagen om allmänna vattentjänster är uppfyllda. %2 Avgiftstyper Avgifterna utgörs av anläggningsavgifter och brukningsavgifter. %3 Fastighetsbegrepp I dessa taxeföreskrifter avses med: Eostadsfastig1iet: fastighet som riteslutandeeller huvudsakligen är bebyggd eller enligt beviljat bygglov avses att bebyggas för bostadsändamål. Med bostadsfastighet jämställs fastighet som uteslutande eller huvudsakligen är bebyggd, eller enligt beviljat bygglov avses att bebyggas, för vissa andra ändamål där lokalytan är det viktigaste sett från användarsynpunkt. Exempel på sådana byggnader är: Kontor Förvaltning Butiker Utsföllningslokaler Hotell Restauranger Hantverk Småindustri Utbildnirig Sjukvård Stormarknader Sporthallar,4nnan fastighet: fastighet som riteslutande eller huvudsakligen är bebyggd eller enligt beviljat bygglov avses att bebyggas för annat ändamål än bostadsändamål och som inte enligt ovan jämställs med bostadsfastighet. Obebyggdfastighet: fastighet som enligt detaljplan fir avsedd för bebyggande, men inte ännu bebyggts. sid I a11-08

110 VA-taxa Lägenhet: ett eller flera utryn'imen i byggnad som iupp1åte1sehänseende bildar en enl'iet. I fråga om sådana utrymmen i bostadsfastighet, eller därmed jämställd fastighet, där begreppetlägenhet inte är tillämpligt för viss typ av byggnad, räknas varje påbörjat 200-ta1 m2bruttoarea (BTA) enligt svensk standard SS 21054:900 som en lägenhet. För industri och handel används för den del som överskrider 4000 m2 bruttoarea (BTA) ornräki'iingstalet 600 m2 bruttoarea (BTA). Allmän platsmarks marlc som i detaljplan enligt plan- och bygglagen (2010:900) redovisas somallmän plats,eller om marken inte omfattas av deta5p1an, väg eller mark som i övrigt motsvarar sådan mark. %4 Avgiftsskyldighet 4. 1 Avgift tas ut för nedan angivna ändamål: I.. Andamål V, vattenförsörjning S, spillvattenavlopp lanläggningsavgift Brukningsavgift IJa"""" ' " " Ja IJa Ja Df, dag- och dränvattenavlopp från fastighet i Ja ' Nej, ingår i Dg i Dg, dagvattenavlopp från allmän platsmark Ja I Ja 4.2 Avgiftsskyldighet för vart och ett av ändamålen V, S och Df inträder när huvudmannen upprättat förbindelsepunkt för ändamålet och informerat fastighetsägaren om förbindelsepunktens läge. Avleds Df till den allmänna anläggningen utan att förbindelsepunkt upprättats, inträder avgiftsskyldighet när åtgärder för bortledandet av dagvatten blivit utförda och fastighetsägaren informerats om detta. Härvid förutsätts att samtliga i24 8,första stycket 1 och 2 i lagen om allmänna vattentjänster angivna förutsättningar för avgiftsskyldighet är uppfyllda. 4.3 Avgiftsskyldighet för ändamålet Dg inträder när åtgärder för bortledande av dagvatten blivit utförda och fastighetsägaren infornnerats om detta. 4.4 Avgiftsskyldighet för ändamålet Dg gäller även den som ansvarar för att allmän platsmarkställsi ordningochunderhålls,om förutsättningarnai27 Ffi ilagen om allrnänna vattentjänster är uppfyllda. 4.6 Anläggningsavgift skall beräknas enligt taxa som gäller vid den tidpunkt när avgiftsskyldighet inträder sid 2

111 VA-taxa ANLÄGGNINGSAVGIFTER (gg 5-13) Avgifter för allmänna vatten0änster är belagda med lagstadgad mervärdesskatt. %5 Bostadsfastighet 5. I För bostadsfastighet och därmed jämställd fastighet skall erföggas anläggningsavgift. Avgift utgår per fastighet med: L l..... _.. I Utanmoms l MedmomsI ja). fen-'fflvgift avs'e'ende fram-dragningavvarje iuppsättningservisledningartill iförbindelsepunkterför V, Soch Df" I-)I lenavgiftavseende upprättande avvarje rippsättning förbindelseprinkter för V, S och DP lom20"782,'00 kr'-" fom25977,50 kr om ,00 kr om ,25 kr c) en avgift per m2 tomtyta om 7,95 kr om 9,9375 kr d) en avgift per lägerföet om ,00 kr om ,00 kr * Om dagvatten från fastigheten avleds genom den allrnänna anläggningen eller på annat sätt som huvudmannen ordnat med uttages avgift enligt 5.1 a) och 5.1 b) för Df även om bortledande av dagvatten sker utan att förbindelsepunkt för Df upprättats. 5.2 År förbindelsepunkt gemensam för två eller flera fastigheter, fördelas avgifter enligt 5.1 a) lika mellan fastigheterna. 5.3 Tomtytan utgörs av fastighetens areal enligt fönättningskarta, nybyggnadskarta eller annan karta som huvudmannen godkänner. Vid tredimensionella fastigheter fördelas den tomtyta som är gemensam för fastigheterna i proportion till byggnadernas bruttoarea (BT A). Avgift enligt 5.1 c) tas ut endast intill ett belopp som motsvarar sumrnan av avgifterna enligt 5.1 a), b) och d), även om reducering är påkallad av 8.1. Vid ändrade förhållanden en]igt 5.5, 5.6 och 5.7 tas ut yiterligare avgift enligt 5. I c) i den mån ovan angiven begränsningsregel så medger och med iakttagande av vad som föreskrivs i Lägerföetsantalet bestäms efter de ritningar enligt vilka bygglov beviljats, eller efter annan ritning eller uppmätning som huvudmannen godkäru'ier. 5.5 Dras ytterligare servisledningar fram och upprättas ytterligare förbindelsepunkter, eller tillkornmer bortledning av Df till den allmänna anläggningen utan att förbindelsepunkt för Df upprättats, skall erläggas avgifter enligt 5.1 a) och b). 5.6 Ökas fastighets tomtyta skall erläggas avgift enligt 5. l c) för tillkornmande tomtyta som härrör från fastighet för vilken tomtyteavgift inte skall anses vara förut erlagd. sid

112 VA-taxa Vid beräla'iing av avgift för tillkon'imande tomtyta iakttas begränsningsregeln i Skerom-ellertil1byggnad,uppförsytterligarebyggnade1lerersättsrivenbebyggelse på fastighet skall erläggas avgift enligt 5. I d) för varje tillkommande lägerföet. %6 Annan fastighet 6. I För annan fastighet skall erläggasanläggningsavgift. Avgift utgår per fastighet med: L l -._._...._l UtanmomsI Medmoms a')- Ib» I I-"-en-avgift-avseendef-ra--mdragning av""j:arje iuppsätföing servisledningar till i förbindelseprinkter a för V, S och DP 1-"om-2'1"77(,54k I en avgift avseende upprättande av varje uppsättning förbindelsepunkter för V, S och DP c) en avgift per m2 tomtyta i lom29466,62 om16,66kr I1om27224 I krl I om ,28 kr I om 20,82 kr * Om dagvatten från fastigheten avleds genom den allmänna anläggningen eller på annat sätt som buvudxnannen ordnat med uttages avgift enligt 6.1 a) och 6.1 b) för Df även om bortledande av dagvatten sker utan att förbindelsepunkt för Df upprättats. 6.2 Är förbindelsepui'ikt gemensam för två eller flera fastigheter, fördelas avgifter enligt 6.1 a) likamellan fastigheterna. 6.3 Tomtytan utgörs av fastighetens areal enligt förrättningskarta, nybyggnadskarta eller annan karta som huvudmaru'ien godkänner. 6.4 Huvudmannen kan, om godtagbar säkerhet ställs, medge anstånd med erläggande av tomtyteavgift för andel av fastighets areal, motsvarande mark som tillsvidare inte utnyttjas för verksamheten på fastigheten. Anstånd medges för viss tid, högst 10 år. Om mark under anståndstiden genom fastighetsbi1dningsåtgärd frångår fastigheten upphör anståndsmedgivandet att gälla och resterande tomyteavgift förfaller till betalning. Uteståendebelopp löper med ränta enligt 5 fl räntelagen(sfs 1975:635) från den dag anståndet beviljades tills anståndetupphör. För tid därefter utgår dröjsmålsränta enligt 6 8, räntelagen. 6.5 Dras ytterligare servisledningar fram och upprättas ytterligare förbindelsepunkter eller tillkomrner bortledning av Df till den allmänna anläggningen utan att förbindelsepunkt för Df upprättas, skall erläggas avgifter enligt 6. I a) och b). 6.6 Ökas fastighets tomtyta, skall erläggas avgift enligt 6. 1 c) för tillkommande tomtyta som härrör från fastighet för vilken tomtyteavgift inte skall anses vara förut erlagd sid 4

113 VA-taxa "1 %7 0bebyggd fastighet 7. l För obeb)iggd fastighet skall erläggasdel av full anläggningsavgift. Avgift ritgår per fastighet med: L.._-.._.. _...._...I ' Bostadsfastighet I I Annan fastighet I Servisavgift 15.1a) IOO% 6.1 a) IOO% Avgift per uppsättning FP 5.1 b) 100% 6. l b) looo/o Tomtyteavgift 5. 1 c) ' IOO%I 6. l c) 70% Lägenhetsavgift I -5.1.d-)_j O% I Avgifterna är uttryckta i procent av full avgift. Avgift enligt 5.1 c) tas ut endastintill ett belopp sommotsvarar summan av avgifteriia 5. I a) och b), jfr 5.3 andra stycket. 7.2 Bebyggs obebyggd fastighet skall erläggasresterandeavgifter enligt föliande: l._... - I Eostadsfastighet Tomtyteavgift l-'-'-'- -'-"- 5.1c) ') 6.1 c) Lägerföetsavgift 5.1 d) 100% Avgifterna är uttryckta i procent av full avgift. 1,4nnan I "- -"' I fastigheti 30% * Bebyggs bostadsfastighettas ut ytterligare avgift enligt 5.1 c) om föreskriften i5.3 andra stycket så rnedger. %8 Delvis ans}utning 8.I Föreliggerinteavgiftsskyldighetförsamt1igai4.1angivnaändamål,skaller1äggas reducerade avgifter enligt följande: Åvgifter fi'r framdragen servisledning En ledning 70% av avgift enligt 5.1 a) respektive 6.1 a) Två ledningar 85% av avgift enligt 5.1 a) respektive 6.1 a) Tre ledningar 100% av avgift enligt 5.1 a) respelctive 6.1 a) * Föreligger avgifl:sskyldighet för Df enligt 4.2 uttages avgift enligt 8. I som om servisledning för Df framdragits, oberoende av om förbindelsepunkt för Df upprättats sid 5

114 VA-taxa Avgifter i övrigt: I._._.._... I. IV l - I ry Dg Avgift per uppsättning FP ITomtyteavgift i"-5":'1 15.1c) I I Lägerföetsavgift 15.1d) 30% b)" 30% j-'-ö-o%-"- 20oA 7 30% ' 50% I 20oA I ' 50% I 20% Avgift per uppsättning FP 6.1b) ' 30% 50o/o 20%, Tomtyteavgift Avgifterna är uttryckta i procent av full avgift. 6.I c) I 30% 50% -l 20o/o 8.2 Inträder avgiftsskyldighet för ändamål, för vilket avgiftsskyldigliet inte tidigare förelegat, skall erläggas avgifter enligt 8. l. Vid tillämpning av begränsningsregeln enligt 5.3 inräknas de sami'nanlagda avgift.erna för tillkornmande servisledningar inte till högre belopp än IOO% av avgiften enligt 5.1 a), även om servisledningarna lagts vid olika tillfällen och avgifterna dän'ned blivit högre. 8.3 För servisledning som på fastighetsägarens begäran utförs senare än övriga servisledningar för fastigheten skall, utöver avgift en]igt 8.1, erläggas en etableringsavgift om 50 o/oav avgiften enligt 5.1 a) respektive 6.1 a). Etableringsavgiften avses täcka huvudmaru'iensmerkostnadertill fö5d av att arbetet inte utförs i samband med framdragning av övriga servisledningar. e)9 Allmänplatsmark 9.1 Den som svarar för att allrnän platsmark ställs i ordning och underhålls skall erlägga anläggningsavgift enligt särskilt avtal. %10 Reglering av avgiftsbelopp Avgifter enligt g5 5-6 är baseradepå indextalet 329,63 ( ) ikonsumentprisindex, KPI (1980=100). Nämnden för samhällsplanering ska årligen reglera dessa avgiftsbelopp vid årsskiftet enligt förändringen i KPI. %ll Särförhållanden Om för viss eller vissa fastigheter kostnaden för att förse fastigheterna med vatten och avlopp ibeaktansvärd omfattning avviker från fastigheterna inom verksarnhetsområdet i övrigt, skall enligt lagen om allmänna vattentjänster avgifter utgå enligt särskilt antagen särtaxa. År det inte skäligt att för viss fastighet beräknaavgift enligt g5 5-8 får huvudmanneni stället komma överens med fastighetsägaren eller annan avgiftsskyldig om avgiftens storlek sid 6

115 VA-taxa %12 Betalning av anläggningsavgifter 12.1 Sedan avgiftsskyldighet inträtt, skall avgift betalas inom tid som anges i räkning Betalas debiterat belopp inte inom tid som anges i räkningen, skall erläggas dröjsmålsränta enligt 6 Fgräntelagen från den dag betali'iingen skulle ha skett. Om en andra påminnelse måste skickas ut för obetald räla'ffng tillkornrner 220 kri påminnelse- och kravavgift Enligt 365 lagen om allmänna vattentjänster skall en anläggningsavgift fördelas på ärliga inbetalningar under en viss tid, längst tio år, om avgiften uppgår till belopp som är betungande med hänsyn till fastighetens ekonomiska bärkraft och övriga omständiglieter, om fastighetsägaren så 'begär och godtagbar säkerhet ställs. Ränta skal] erläggas enligt 5 8, räntelagen på varje del av avgiften som förfaller till betalning i framtiden från den dag då den första inbetalningen skall ske till dess ifrågavarande del av avgi'ften betalas eller ränta skall erläggas till dess ifrågavarande del av avgiften betalas eller ränta skall erläggas enligt Avgiftsskyldighet enligt 5.6, 5.7, 6.6 eller 7.2 föreligger, då bygglov för avsett ändrat förhållande meddelats eller ändrat förhållande - t ex ökning av tomtyta - inträtt utan att bygglov erfordrats eller meddelats. Det åligger fastighetsägaren att omgående anrnäla till huvudmannen när det ändrade förhållandet inträtt. Försurninar fastighetsägaren denna anmälningsplikt, tas dröjsmålsränta enligt 12.2 ut för tiden från det två månader förflutit sedan avgiftsskyldighet inträdde och fram till dess tilläggsavgiften betalas. %13 Övriga frågor m efter ansökan från fastighetsägare och särskilt medgivande av huvudmannen ledningar utförts på annat sätt eller försetts med andra anordningar än huvudmannen bedömt nödvändiga, skall fastighetsägaren som begärt arbetets utförande ersätta hrivudmannen överenskomna kostnader härför m en fastighetsägare begär att ny servisledning skall utföras i stället för redan befintlig och firu'ier huvudmannen skäl bifalla ansökan om detta, är fastighetsägaren skyldig att bekosta dels den nya servisledningens allmänna del med det avdrag som befiru'is skäligt med hänsyn till den tidigare servisledningens ålder och skick, dels borttagandet av den tidigare servisledningens allmänna del Finner huvudmannen påkallat att utföra ny servisledning i stället för och med annat läge än redan befintlig, är huvudmannen skyldig att ersätta fastighetsägaren hans kostnad för fastighetens del av den nya servisledningen och dess inkoppling med det avdrag som befinns skäligt med hänsyn till den tidigare servisledningens ålder och skick sid 7

116 VA-taxa BRUKNINGSAVGIFTER (g ) Åvgifter för allmänna vattentjänster är belagda med lagstadgad mervärdesskatt. %14 Bebyggd fastighet 14.1 FörbebyggdfastighetskaI1er1äggasbnikningsavgift. Avgi"i utgår per fastighet med: en fast avgift pcr år Iffl=J] Q en en avgift per 7c>1 år ocli lägerföet för bostadsfastighet* och därnned jämställd en avgift per år ocli varje helt d)i L Utanmoms I Med moms om 3 104,70 r-'om2483,76 kr kr'-"-'- avgift per IIl"' levererat vatten I om26,81kr om 33,51 kr l fastighet I l. om 577,45 kr i. ' I I I om 721,81 I(J z I loo-tal m tomtyta faa or annan f astig a h et ' om 54,44 kr om43,55kr * För bostadsfastighet med högst två lägerföeter =as avgift enligt 14.1 c', ut för en lägenhet, 14,2 Föreligger inte avgi'ftsskyldighet för samtliga i4.1 angivna ändamål reduceras avgifterna. Föliande avgifter skall därvid erläggas för tespektive ändamål: v S Dg ' Fast avgift I 14.1 a) 30% 40% 30% Avgift per m b) 50% Avgift per lägenhet 14.1 c) 30% Avgift efter m2tomtyta 14.1 d) 25% 25% Avgifterna är uttryckta i procent av full avgift. 50% i. O% 40% I, 30% I 50% 14.3 Fastighetsägaren är betalningsansvarig för allt vatten som levereras till fastigheten. Har hu'vudmannen bestämt att för bebyggd fastighet vattenförbrukningen tillsvidare inte skall fastställas genom mätning, tas avgift enligt 14. I b) ut efter en antagen förbrukning om 200 m3/1ägenhet och år ipermanentbostad. Tillkommer fast avgift en1igt14.1 a) och avgift per lägerföet enligt c). För sommarvatten till fritidsbostad utan mätning erläggs årlig avgift om: ' Utan moms Med moms en årlig avgift om 1536,00 kr om 1920,00 kr sid

117 VA-taxa För s k byggvatten skall erläggas brukningsavgift enligt 14.1 b). Om mätning inte sker, antas den förbrukade vattenmängden uppgå till 30 m3 per lägeiföet För extra mätställe (mätställe utöver ett per fastighet) skall erläggas en årlig årlig avgift med ett belopp motsvarande 100 % av den fasta avgiften enligt 14.1 a). Beloppet avrundas till närmaste liela krontal Antas mätaren visa annan förbrukning än den verldiga, låter huvudmam'ien undersöka mätaren, om huvudmannen finner det nödvändigt eller on"i fastighetsägaren begär det. Vid ovan avsedd rindersökning eller prövning bestäms mätarens felvisning i två kontrollprinkter enligt SWEDACs föreskrifter om vatten- och värnnemätare, STAFS 2007:2. Kan mätfelets storlek inte bestärnmas eller har mätaren inte fungerat, har huvudmannen rätt att uppskatta förbrukningen. Fastighetsägare som inte godtar huvudmannens beshit efter genomförd undersökning eller huvudtnannens uppskattning av förbrukningen, kan 1egära prövning av frågan hos Markoch rniljödomstolen Har fastighetsägare begärt undersökning av vattenmätare och rnätaren härvid goäänns, skall fastighetsägaren ersätta huvudmannen för rindersökningskostnaderna i enlighet med vad som framgår av fi För spillvattei'unängd, som enligt huvudmannens medgivande avleds till dagvattenledning (kylvatten o d), slcall erläggas avgift med 12 % av avgiften enligt 14.1 b). e)15 Allmänplatsmark 15.1 Den som ansvarar för att allmän platsmark ställs iordning och underhålls skall erugga brukningsavgift. Avgift utgår med: I I Utan moms Med moms en årlig avgift per m2 allmän platsmark för bortledning av dagvatten I om 1,24 kr I I', om 1,55 kr ' I I I e)16 Större spillvattenmängd än dricksvattenmängd Tillförs avloppsnätet större spillvattenmängd än som svarar mot levererad vattenmängd eller avleds inte hela den levererade vattenmängden till avloppsnätet skall avgift för spillvattenavlopp erläggas efter den mängd spillvatten som avleds till avloppsnätet. Mängden skall bestärnrnas genom mätning på fastighetsägarens bekostnad av ifrågavarande vatten- eller spillvatteru'nängd eller på annat sätt som överenskornmits mellan huvudmannen och fastighetsägaren. En förutsättning för att avgiften för avlett spillvatten skall debiteras efter annan gnind än efter levererad mängd vatten är att skillnaden mellan mängderna vatten och spillvatten är avsevärd sid 9

118 VA-taxa %17 0bebyggd fastighet För obebyggd fastigliet inom detaljplan skall erläggas bnikningsavgift enligt 14.1 a) ocli 14.1 b). Föreligger inte avgiftsskyldighet för samtliga i4.1 angivna ändamål reduceras den fasta avgiften. Föi'jande avgifter skall därvid erläggas för respektive ändamål: Il IFast'a-v-gift-'-- ---l I.. _.._.. I14-.'1 a) -"' ""-' Avgifterna är uttryckta i procent av full avgift. IV IS i Df i' "' "" ---'-"" 40% I Dg "' --'-' 50% I ""'IO%- O% e)18 Extra åtaganden Har huvudmannen på fastighetsägarens begäran vidtagit åtgärd eller har på giund av att fastighetsägaren åsidosatt sin skyldighet vattentillförseln avstängts eller reducerats eller annan åtgärd vidtagits av huvudmannen debiteras föliande avgifter: l.. _.... _._ Utan moms I Medmoms I -" INedtagning avv-att-e-nm- --ä-tare-" ' -"-' 640,001a- 800,001a- Öttning avvatterunätare 640,00 k[- 800,00 kr Avstängning av vattentillförsel 640,00 kr 80Ö,00 lg- Påsläpp av vattentillförsel 640,00 kr 800,00 kr Montering och demontering av stt7pbricka i vattenmätare 640,00 kr 800,001a- Undersökning av vattenmätare 640,00 kr 800,00 kr Länsning av vattenrnätarbninn 640,00 kr 80ö,00 kr Byte av sönderfrusen eller skadad mätare 640,00 kr 800,00 kr Förgäves besök vid föranmäld mätaravläsning (3e gången) 640,00 kr 800,00 kr För arbeten som på fastighetsägarens begäran utförs utanför ordinarie arbetstid debiteras ett tillägg om 50 % av ovan angivna belopp. e)19 Särförhållanden Om för viss eller vissa fastigheter kostnaden för att förse fastigheterna med vatten och avlopp i bealctansvärd omfattning avviker från fastigheterna inom verksamhetsornrådeti övrigt, skall enligt lagen om allrnänna vattentjänster avgifter utgå enligt särskilt antagen särtaxa. Är det inte skäligt att för viss fastighetberäknaavgift enligt far huvudmanneni ställetkomma överens med fastighetsägaren eller annan avgiftsskyldig om avgiftens storlek sid 10

119 VA-taxa 20a e)20 Betalning av avgifter Avgift enligt a) och c) debiteras i efterskott per månad, kvartal, tertial eller enligt bestutav VA-huvudtnannen. Avgifl: enligt 14.1 b) debiteras i efterskott på gnindval av enligt mätning förbrukad vattenmängd eller aru'ian gnind som anges i gj 14 ocli 16. Betalasdebiterat belopp inte inom tid som angesi rälaiingen, skall erläggas dröjsmålsränta på obetalt belopp enligt Om en andra påminnelse måste skickas ut för obetald räkning tillkommer 220 kri påminnelse- och kravavgift. Sker enligt hu'vudmannensbeslut rnätaravläsning inte för varje debitering, får mellanliggande debiteringar ske efter uppskattad förbnila'iing, dock att mätaravläsning och debitering efter verklig förbrukning skall ske i genomsnitt minst en gång per år. Avläsning och debitering skall där jämte ske på fastighetsägarens begäran med anledning av fastighetsöver1åtelse. e)21 Avtali vissa fall Har fastighetsägare begäxt att huvudmannen skall företa åtgärd för att underlätta eller möjliggöra hans bnikande av anläggningen i visst fall eller avseende eller hari övrigt särskild åtgärd påkallats på gnind av fastighetens VA-förhållanden, får huvudmanneni stället komtna överens med fastiglietsägaren eller annan avgiftsskyldig om avgiftens storlek. %22 Reglering av avgiftsbelopp Avgifter enligt g5 14 till 18 är baseradepå indextalet 329,63 ( ) i konsumentprisindex, KPI (1980=100). Nämnden för samhällsplanering ska årligen reglera dessaavgiftsbelopp vid årsskiftet enligt förändiingenikpi sid 1l

120 VA-taxa TAXANS INFöRANDE (523) %23 Taxans ikraftträdande Deru'+ataxa träder i kraft De brukiffngsavgifter enligt 14.1, 14.4 och 14.8 samt e)16, som är baserade på uppmätning hos fastighetsägare, skall därvid tillämpas i fråga om den vattenmängd som levereras och den spillvattenmängd som sföpps ut efter den ovan angivna dagen för taxans ikraftträdande. Mål som rör tvist mellan fastighetsägare och liuvudmar'u'ien beträffande tillämpning och tolkning av denna taxa prövas av Mark- och miljödomstolen jämlikt 53g lagen om allmänna vattentjänster sid 12

121 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från Alvesta Renhållnings AB, daterad den 10 oktober Protokollsutdrag från Styrelsen för Alvesta Renhållnings AB, daterad den 10 oktober Redogörelse Styrelsen i Alvesta Renhållnings AB har enhälligt godkänt upprättat förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall och slamtömning i Alvesta kommun att gälla fr.o.m Förslaget går ut på att renhållningstaxan för en villa med normalt abonnemang höjs med 91 kr/år inkl. moms vilket motsvarar 4%. När det gäller slambrunnstömning så är förslaget en höjning med 31 kr/brunn inkl. moms. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall i Alvesta kommun att gälla fr.o.m Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

122 Kommunstyrelsens arbetsutskott SammanträdesprotokolI Sammanträdesdatum Sida 14(26) KS AU g 122 KS 2018/ Förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall 2019 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från Alvesta Renhållnings AB, daterad den lo oktober Protokollsutdrag från Styrelsen för Alvesta Renhållnings AB, daterad den 10 oktober Redogörelse Conny Petersson, VD för Alvesta Renhållnings AB informerar arbetsutskottet om renhållningstaxan. Styrelsen ialvesta Renhållnings AB har erföälligt godkänt upprättat förslag till rerföållningstaxa för hushållsavfall och slamtömning i Alvesta kommun att gälla fr.o.m Förslaget går ut på att renhållningstaxan för en villa med normalt abonnemang höjs med 91 kr/år inkl. moms vilket motsvarar 4%. När det gäller slambrunnstömning så är förslaget en höjning med 31 kr/brunn inkl. moms. Beslut Arbetsutskottet föreslår kornmunstyrelsen föreslå komrnunfullmäktige besluta att anta förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall ialvesta kornmun att gälla fr.o.m Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

123 WMxiwe AB BOX 1D ALVESTA TEL FAX. 047:'i Styrelsen för Alvesta Renhållnings AB Förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall Styrelsen i Alvesta Rerföållnings AB har enhälligt godkänt upprättat förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall och slamtömning i Alvesta kommun att gälla fr.o.m Förslaget går ut på att renhållningstaxan för en villa med normalt abonnemang höjs med 91 kr/år inkl. moms. När det gäller slambrunnstömning så är förslaget en höjning med 31 krförunn inkl. moms. Som grund för de föreslagna höjningarna ligger att Alvesta Renhållnings måste kompensera sig för ökade kostnader för löner, bränslekostnader och behandlingsavgifter för hushållsavfall och slam. Bolaget måste även kompensera sig för ökade kostnader för avskrivningar gällande de investeringar som bolaget har utfört på återvinningscentralerna i kornmunen. Förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslås besluta att föreslå Kornmunfiillmäktige: Att anta bifogat förslag till renhållningstaxa för hushållsavfall ialvesta kornrnun att gälla fr.o.m Conny Pettersson Vd.

124 STYRELSEN FOR ALVESTA RENHÅLLNINGS AB Sammanträdesprotokoll Plats och tid Hjärtenholmsvägen 14, Alvesta kl Beslutande Johnny Lundberg Birgit Andersson Rune Gustafsson Christer Brincner Håkan Stigsson ordf. ej närv. vice ordf. ord. ord. ord. Övriga deltagare Conny Pettersson Vd ARAB Justeringens tid och plats Alv 1.. /D at/-o<er- 2>if. Underskrifter Sekreterare Conny P Vice ordförande Justerande Bir i dersson >' pås Rune Gusföfssö Paragrafer

125 STYRELSEN FOR ALVESTA RENHÅLLNINGS AB Sammanträdesprotokoll öppnande Vice ordförande Birgit Andersson hälsade alla välkomna och öppnade därefter mötet. j34 Val av mötessekreterare Till mötessekreterare valdes Conny Pettersson. j35 Val av justerare, tid och plats Till att justera protokollet jämte ordförande valdes Rune Gustafsson, att justera onsdag den IO/10, kl %36Godkännande av dagordning Upprättad dagordning godkänndes. %37Godkännande av föregående protokoll Föregående protokoll godkändes. Beslut: Styrelsen beslutar att lägga föregående protokoll till handlingarna. %38Ekonomisk rapport Vd föredrog ekonomisk rapport per 30/9-18. Resultatet ligger lite högre än budget och pekar på ett helårsresultat om kkr. Beslut: Styrelsen beslutar att lägga resultatrapporten till handlingarna. g39 Budget 2019 Vd föredrog upprättat förslag till budget för Vd föreslår en höjning av taxan för hushållsavfall med 91 kr/år inu. moms för en villa med normalt abonnemang. När det gäller slambrunnstömning så är förslaget en höjning med 31 kr/brunn inkl. moms. Beslut: Styrelsen beslutar att anta upprättat förslag till taxehöjning med 91 kr/år inkl. moms för en villa med normalt abonnemang, och för slamtömning med 31 kr/brunn inkl. moms. Detta gäller för Justering,"å'

126 STYRELSEN FOR ALVESTA RENHÅLLNINGS AB Sammanträdesprotokoll %40Taxehöjning övriga taxor och tjänster Vd föredrog upprättat förslag till taxehöjning av bolagets övriga tjänster med 4%. Beslut: Styrelsen beslutar att anta upprättat förslag till taxehöjning med 4% av bolagets övriga tjänster. %41Redovisning, hur går det med den Optiska sorteringen av hushållsavfallet Vd informerade att införandet av Optisksortering av hushållsavfallet nu har varit igång sedan årsskiftet, och resultatet har varit över förväntan. Bolaget har även tagit fram en större grön soppåse som ska vara till olika verksarnheter som t.ex. äldreboenden, skolor, dagis m.m. så att dessa verksamheter kan lägga avvattnat matavfall idessa större gröna soppåsar. Bolaget kan sedan köra dessa påsar tillsarnmans med övriga soppåsar till sortering i Ljungby. Vd informerade om att regeringen har beslutat om förordningsändringar om producentansvaren för förpackningar och returpapper samt kommunernas insamling av matavfall. Detta ska leda till enklare, mer lättillgängliga och rationella insamlingssystem för hushållen. Regeringen tydliggör att huvudregeln för insamlingen av returpapper och förpackningsavfall av de vanligaste materialen ska vara att dessa samlas in bostadsnära (fastighetsnära) eller kvartersnära. Detta är en stor förändring från dagens system med återvinningsstationer som huvudregel. För att aktörerna ska få tid att anpassa sig så kornmer servicen på insamlingen att höjas stegvis 2021 och Det är producenterna av förpackningar och tidningspapper som ska bekosta insamlingen, inte kommuner och bostadsrättsföreningar. Nu förtydligas att det fulla ekonorniska ansvaret ska tas av producenterna genom tillståndspliktiga insamlingssystem Regeringen har även beslutat att kommunerna får krav att tillhandahålla system för separat insamling av matavfall från hushållen senast 2021, vilket bolaget redan har infört i Alvesta Kornrnun. Bolaget väntar nu på ytterligare besked på hur dessa nya beslut komrner att utformas och hur ersättningarna till kornmunerna kommer att bli framöver. Justering 6Å1

127 STYRELSEN FOR ALVESTA RENHÅLLNINGS AB Sammanträdesprotokoll %42Övriga frågor Vd informerade att FTI (förpacknings och tidningssinsamlingen) nu har ställt in deras egna containers iru'ie på våra återvinningscentra1er, där besökarna ska sortera sitt papper-, plast och metallförpackningar. Tömning av dessa containers sker med deras egna entreprenörer. Vd informerade att bolaget tillsarnmans med Alvesta Kornmuns inköpschef nu har upphandlat en ny entreprenör som ska sköta slamtömning av enskilda slambrunnar inom Alvesta kommun. Avtalet gäller till med möjlighet till förlängning till ytterligare två år. Vd informerade att bolaget nu har börjat titta på en ny sopbil som dtivs med biogas, detta enligt den fordonspolicy som Kornmunfullmäktige beslutade FB134. Bolaget har varit nere vid Ronneby Renhållning och tittat på deras sopbilar som drivs med biogas. Bolaget kornmer nu gå vidare och kolla och diskutera med personalen vilken utrustning sopbilen ska utformas med, för att sen ta hjälp av Alvesta Kornmuns inköpschef med själva upphandlingen. Vd föreslog för ARAB's styrelse och tjänstemän att åka på studiebesök till Bredemads sorteringsanläggning för optisksortemg som ligger i Ljungby. Datum för studiebesöket blir torsdagen den 15 november, och vi samlas 9:30 vid Hjärtenholmsvägen i Alvesta för gemensam avfärd mot Ljungby. Ordinarie styrelsemöte utgår denna månad. Datum för årsavslutnings middag för Alvesta Rerföållnings AB's styrelse tillsarnmans med Vd och tjänstemän blir torsdagen den 6:e december efter det sista styrelsemötet på Rådrnannen i Alvesta. %43Nästa styrelsemöte, tid och plats Nästa styrelsemöte ärplanerat till torsdagen den 6:e december, k1.18:00, OBS! på Rådmannen ialvesta. %44Mötets avslutande Ordförande avslutade mötet och tackade för ett bra och givande styrelsemöte! f!l Justering A,I,

128 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Ändring av reglemente för kommunrevisionen 20 Redogörelse Synpunkter har inkommit från flera håll att antalet förtroendevalda i kommunrevisionen bör vara fler än under innevarande mandatperiod. Till skillnad från kommunala nämnder väljs inte ersättare för de fem förtroendevalda revisorerna. Med tanke på det samlade revisionsuppdraget att säkerställa beslutsförbarhet och minska sårbarhet vid avsägelser, sjukdomsfall och dylikt, föreslås att antalet revisorer ökar från fem till sex. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Ändra i reglementet för kommunrevisionen, 3, till Kommunen har sex revisorer som utses efter allmänna val 2. Eventuellt ökad kostnad för kommunrevisionen föreslås rymmas inom revisionens budgetram Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

129 Reglemente för revisorerna i Alvesta kommun Detta reglemente har antagits av Kommunfullmäktige S 64 och gäller från Revisorernas roll 1 Revisorernas uppgift är att varje år granska den verksamhet som bedrivs inom nämnders, styrelser och fullmäktigeberedningars verksamhetsområden. Revisorerna granskar och prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Revisororenas har också uppgiften att på samma sätt granska verksamheten i kommunens företag genom att fullmäktige, ur kretsen av de förtroendevalda lekmannarevisorerna, utse revisorer i företagen. Revisorerna lämnar varje år en revisionsberättelse till fullmäktige. I revisionsberättelsen redogör revisorerna för resultatet av sin granskning och lämnar ett särskilt utlåtande om de tillstyrker att ansvarsfrihet ska beviljas eller nekas. Revisorerna kan också rikta anmärkningar i sin revisionsberättelse. På motsvarande sätt rapporterar lekmannarevisorer och revisorer i företagen - med granskningsrapport och revisionsberättelser. Revisionens formella reglering 2 För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed, detta reglemente samt utfärdade ägardirektiv för kommunens företag. Den kommunala revisionen regleras i kommunallagen, främst kapitel 9. Lekmannarevisionen regleras i aktiebolagslagen, kapitel 10. Regler för revisionen finns också i lagstiftning för andra företagsformer t. ex. stiftelselagen. Förbundsordningen i kommunalförbund och regionförbund ger de grundläggande förutsättningarna i det aktuella förbundet. God revisionssed i kommunal verksamhet utgår från den kommunala sektorns förhållanden. Revisionsarbetet i kommunen ska bedrivas med utgångspunkt från den goda sed som senast är uttolkad och uttryckt i skriften "God revisionssed i kommunal verksamhet" (Sveriges Kommuner och Landsting) När revisorerna beslutar om sin förvaltnino och om jäv gäller i tillämpliga delar också regelverket för beslutsfattande m i kommunallagen och kommunens nämndreglemente. Revisorerna verkar i övrigt under den lagstiftning som allmänt gäller i offentlig verksamhet - tryckfrihetsförordning och sekretesslag, förvaltningslag, personuppgiftslag, lagen om offentlig upphandlino m fl. Likaså har de att följa kommunövergripande riktlinjer från fullmäktige. Revisorerna granskar verksamhet som i sin tur är reglerad i speciallagstiftning

130 som de behöver vara orienterade om för insikt om hur de styr och påverkar de organ revisorerna granskar. Revisorernas antal och organisation 3 Kommunen har sex revisorer som utses efter allmänna val. Fullmäktige väljer revisorerna för en mandat period. Uppdraget är slutfört när revisorerna under femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat revisionsberättelsen. Det första året i mandatperioden inleds med dubbla grupper revisorer. Avgår revisor eller uppdraget på annat sätt upphör under mandatperioden förrättar fullmäktige fyllnadsval så snart som möjligt. Fullmäktige väljer en ordförande och en vice ordförande. Ordföranden sammankallar och leder sammanträden och sammankomster. 5 Bland kommunens revisorer utser fullmäktige lekmannarevisorer till kommunens aktiebolag, kommunala stiftelser donationsfonder i det antal som fastställts för varje enskilt företag, stiftelse och donationsfond.. Budget Revisorernas budget bereds av Kommunfullmäktiges presidium, bl.a. genom överläggningar med revisorerna om det planerade revisionsarbetet under budgetåret. Fullmäktiges presidium och revisorerna möts årligen minst två gånger då revisorerna redovisar genomförda och planerade arbeten och granskningar. Sakkunniga biträden 7 Revisorerna skall inom ramen för sin budget anlita certifierade revisorer att biträda dem i revisionsarbetet. Upphandling av tjänsten sker i samverkan mellan revisorerna och kommunens inköpsavdelning så att upphandling sker i enlighet med gällande författningar och lag om offentlig upphandling. Bestämmelserna i 9 kap. 12 S kommunallagen om revisorernas rätt till upplysningar gäller också de sakkunniga som biträder revisorerna. Revisorernas sammanträden Ordföranden kallar revisorerna till sammanträden i granskningsarbetet och till sammanträden i ärenden om sin förvaltning och om jäv. Ordföranden får kalla även sakkunniga och andra experter samt förtroendevalda i fullmäktigeberedningar och nämnder. Minnesanteckningar skall föras vid revisorernas sammanträden i granskninosarbetet. 10 S

131 Av 9 kap. 15 S kommunallagen följer att de beslut som revisorerna fattar om sin förvaltning och om jäv skall tas upp i protokoll enligt samma regler som för en nämnd. Ordföranden utser sekreterare att föra protokoll vid revisorernas sammanträden. Protokollet justeras av ordföranden och en annan revisor. Revisorerna kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen skall redovisas skriftliot innan revisorerna justerar den. II S En skrivelse i revisorernas namn i granskninosarbetet fordrar att alla revisorer är ense om skrivelsens innehåll. Skrivelsen skall undertecknas av ordföranden och av ytterligare minst en person som revisorerna utser. Arkiv 12S För vården av revisorernas arkiv gäller bestämmelserna i arkivlagen och i av fullmäktige fastställt arkivreglemente samt av KS S 4 antagna Regler för Dokumenthantering och Diarieföring där stadgas att revisorerna är en kommunal myndighet. Revisorernas rapportering 13 s Revisorerna redovisar fortlöpande resultatet av sin granskning till fullmäktige. De sakkunnigas rapporter samt rapporter och bedömningar från revisorerna tillställs fullmäktiges presidium så snart en granskning är avslutad. Fullmäktiges presidium svarar för vidare spridning till fullmäktiges alla ledamöter. Revisionsberättelsen skall lämnas till fullmäktige en månad efter att årsredovisningen är av kommunstyrelsen överlämnad till revisorerna för gransknin&. I revisionsberättelsen förtecknas de rapporter som förmedlats till fullmäktige och som formellt hör till revisionsberättelsen. Till revisionsberättelsen ska fogas de granskningsrapporter och revisionsberättelser som avses i 9 kap. 16 S stycke 3 och 4 kommunallagen. (1991:900 med ändringar t.o.m. 2006:632) Revision av revisorernas förvaltning 14 S Samtidigt som revisorerna överlämnar revisionsberättelsen till fullmäktige skall revisorerna lämna berättelse över sin egen förvaltning för revision. Det ankommer på fullmäktiges presidium att endera själva eller med hjälp av biträde genomföra revisionen samt att till fullmäktiges alla ledamöter överlämna granskningsrapporten för kännedom.

132 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) 21 KS KS 2018/ Uppdrag som andre vice ordförande i AllboHus och Alvesta Energi m fl bolag Redogörelse De kommunägda aktiebolagen har idag en ordförande och en vice ordförande i sina respektive styrelser. För de större kommunägda bolagen föreslås att ett uppdrag som andre vice ordförande inrättas. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att 1. Inrätta uppdrag som andre vice ordförande i styrelsens för AllboHus Fastighets AB 2. Inrätta uppdrag som andre vice ordförande i styrelsen för Alvesta Energi AB, vilket också tillämpas på styrelserna för Alvesta Elnät AB och Bredband i Värend AB 3. Ändra i bolagsordning för AllboHus 7, sista meningen till: Kommunfullmäktige utser också ordförande, förste vice ordförande och andra vice ordförande i bolagets styrelse. 4. Ändra i bolagsordning för Alvesta Energi, Alvesta Elnät och Bredband i Värend AB 7, sista meningen till: Kommunfullmäktige utser också ordförande, förste vice ordförande och andra vice ordföranden i bolagets styrelse 5. Uppmana berörda bolag att fastställa ändring av bolagsordning på kommande bolagsstämma/årsstämma Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

133 Författningssamling Bolagsordning för AllboHus Fastighets AB Utgivare: Kommunledningsförvaltningen, kansliavdelningen Gäller från: XX Antagen: KF 69/2018 Bolagsordning för AllboHus Fastighets AB 1 Bolagets firma och säte Bolagets firma är AllboHus Fastighets AB och styrelsen ska ha sitt säte i Alvesta kommun, Kronobergs län. 2 Föremål för verksamhet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Alvesta kommun förvärva, avyttra, äga, bebygga och förvalta fastigheter eller tomträtter med bostäder, affärslägenheter och därtill hörande kollektiva anordningar samt även med lokaler i de fall lokalerna utgör en mindre del av dessa fastigheter eller är kommersiella lokaler som har ett tydligt samband med den övriga verksamheten. Bolaget ska tillgodose huvuddelen av lokalbehovet för den kommunala verksamheten. 3 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med beaktande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Alvesta kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Likvideras bolaget ska dess behållna tillgångar tillfalla Alvesta kommun. 4 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Alvesta kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. 5 Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst 20 miljoner kronor och högst 80 miljoner kronor. 6 Antal aktier I bolaget skall finnas lägst 40 aktier och högst 160 aktier. 7 Styrelse Styrelsen skall bestå av lägst fem och högst sju ledamöter samt fem till sju personliga suppleanter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Alvesta kommun för tiden från den årsstämma som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande, förste vice ordförande och andra vice ordförande i bolagets styrelse. Bolagsordning för AllboHus Fastighets AB

134 Författningssamling Bolagsordning för AllboHus Fastighets AB 8 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor. För revisorn får av bolagsstämman en revisorssuppleant utses. Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 9 Lekmannarevisor För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Alvesta kommun utse en lekmannarevisor med suppleant. 10 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. 11 Utomståendes närvarorätt vid bolagsstämman Allmänheten har rätt att närvara vid bolagsstämman. 12 Ärenden på årsstämma På årsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling. 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande vid stämman; 3. Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Val av en eller två justeringsmän; 5. Godkännande av dagordning 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorns granskningsrapport; 8. Beslut om a) fastställelse av resultat- och balansräkningen b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 9. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter; 10. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall); 11. Anmälan av styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, lekmannarevisorer med suppleanter utsedda av kommunfullmäktige i förekommande fall; 12. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 13 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. 14 Firmateckning Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening. Bolagsordning för AllboHus Fastighets AB 2

135 Författningssamling Bolagsordning för AllboHus Fastighets AB 15 Inspektionsrätt Kommunstyrelsen i Alvesta kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. 16 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Alvesta kommun. Bolagsordning för AllboHus Fastighets AB 3

136 Författningssamling Bolagsordning för Alvesta Elnät AB Utgivare: Kommunledningsförvaltningen, kansliavdelningen Gäller från: XX Antagen: KF 68/2018 Bolagsordning för Alvesta Elnät AB 1 Bolagets firma och säte Bolagets firma är Alvesta Elnät AB och styrelsen ska ha sitt säte i Alvesta kommun, Kronobergs län. 2 Föremål för verksamhet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Alvesta kommun, eller om bättre ändamålsenlighet därmed uppnås, i geografiskt närhet av Alvesta kommun driva nätverksamhet. 3 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolagets syfte är att med optimalt resursutnyttjande och med hög leveranssäkerhet främja distribution av el inom Alvesta kommun. Verksamheten ska bedrivas på affärsmässig grund. Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla Alvesta kommun. 4 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Alvesta kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. 5 Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst kr och högst kr. 6 Antal aktier I bolaget skall finnas lägst 10 och högst 40 aktier. 7 Styrelse Styrelsen skall bestå av lägst fem och högst sju ledamöter samt tre till sju personliga suppleanter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Alvesta kommun för tiden från den årsstämma som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande, förste vice ordförande och andra vice ordföranden i bolagets styrelse. 8 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor. För revisorn får av bolagsstämman en revisorssuppleant utses. Bolagsordning för Alvesta Elnät AB

137 Författningssamling Bolagsordning för Alvesta Elnät AB Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 9 Lekmannarevisor För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Alvesta kommun utse en lekmannarevisor med suppleant. 10 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. 11 Utomståendes närvarorätt vid bolagsstämman Allmänheten har rätt att närvara vid bolagsstämman. 12 Ärenden på årsstämma På årsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling. 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande vid stämman; 3. Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Val av en eller två justeringsmän; 5. Godkännande av dagordning 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorns granskningsrapport; 8. Beslut om a) fastställelse av resultat- och balansräkningen b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 9. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter; 10. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall); 11. Anmälan av styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, lekmannarevisorer med suppleanter utsedda av kommunfullmäktige i förekommande fal; 12. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 13 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. 14 Firmateckning Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening. 15 Inspektionsrätt Bolagsordning för Alvesta Elnät AB 2

138 Författningssamling Bolagsordning för Alvesta Elnät AB Kommunstyrelsen i Alvesta kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. Bolagsordning för Alvesta Elnät AB 3

139 Författningssamling Bolagsordning för Alvesta Elnät AB 16 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Alvesta kommun. Bolagsordning för Alvesta Elnät AB 4

140 Författningssamling Bolagsordning för Alvesta Energi AB Utgivare: Kommunledningsförvaltningen, kansliavdelningen Gäller från: XX Antagen: KF 70/2018 Bolagsordning för Alvesta Energi AB 1 Bolagets firma och säte Bolagets firma är Alvesta Energi AB och styrelsen ska ha sitt säte i Alvesta kommun, Kronobergs län. 2 Föremål för verksamhet Bolaget ska bedriva produktion, distribution och handel med fjärrvärme. 3 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolagets syfte är att med optimalt resursutnyttjande och med hög leveranssäkerhet främja en god fjärrvärmeförsörjning och en långsiktigt hållbar energiförsörjning inom kommunen. Verksamheten ska bedrivas på affärsmässig grund. Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla Alvesta kommun. 4 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Alvesta kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. 5 Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst kr och högst kr. 6 Antal aktier I bolaget skall finnas lägst 6 och högst 24 aktier. 7 Styrelse Styrelsen skall bestå av lägst fem och högst sju ledamöter samt tre till sju personliga suppleanter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Alvesta kommun för tiden från den årsstämma som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande, förste vice ordförande och andra vice ordföranden i bolagets styrelse. 8 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor. För revisorn får av bolagsstämman en revisorssuppleant utses. Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. Bolagsordning för Alvesta Energi AB

141 Författningssamling Bolagsordning för Alvesta Energi AB 9 Lekmannarevisor För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Alvesta kommun utse en lekmannarevisor med suppleant. 10 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. 11 Utomståendes närvarorätt vid bolagsstämman Allmänheten har rätt att närvara vid bolagsstämman. 12 Ärenden på årsstämma På årsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling. 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande vid stämman; 3. Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Val av en eller två justeringsmän; 5. Godkännande av dagordning 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorns granskningsrapport; 8. Beslut om a) fastställelse av resultat- och balansräkningen samt i förekommande fall koncernresultaträkning och koncernbalansräkning b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 9. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter; 10. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall); 11. Anmälan av styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, lekmannarevisorer med suppleanter utsedda av kommunfullmäktige i förekommande fal; 12. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 13 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. 14 Firmateckning Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening. 15 Inspektionsrätt Kommunstyrelsen i Alvesta kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. Bolagsordning för Alvesta Energi AB 2

142 Författningssamling Bolagsordning för Alvesta Energi AB 16 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Alvesta kommun. Bolagsordning för Alvesta Energi AB 3

143 Författningssamling Bolagsordning för Bredband i Värend AB Utgivare: Kommunledningsförvaltningen, kansliavdelningen Gäller från: XX Antagen: KF 73/2018 Bolagsordning för Bredband i Värend AB 1 Bolagets firma och säte Bolagets firma är Bredband i Värend AB och styrelsen ska ha sitt säte i Alvesta kommun, Kronobergs län. 2 Föremål för verksamhet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att äga aktier i det regionala stadsnätsbolaget Wexnet eller bedriva verksamhet som har en tydlig koppling till ändamålet. 3 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med beaktande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bredbandsförsörjningen inom Alvesta kommun till hushåll och företag genom att äga aktier i det regionala stadsnätsbolaget Wexnet eller bedriva annan verksamhet som har ett tydligt samband med bredbandsförsörjningen. Verksamheten ska bedrivas på affärsmässig grund. Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla Alvesta kommun. 4 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Alvesta kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. 5 Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst kr och högst kr. 6 Antal aktier I bolaget skall finnas lägst och högst aktier. 7 Styrelse Styrelsen skall bestå av lägst fyra och högst sex ledamöter samt tre till sex personliga suppleanter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Alvesta kommun för tiden från den årsstämma som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande, förste vice ordförande och andra vice ordföranden i bolagets styrelse. Bolagsordning för Bredband i Värend AB

144 Författningssamling Bolagsordning för Bredband i Värend AB 8 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor. För revisorn får av bolagsstämman en revisorssuppleant utses. Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 9 Lekmannarevisor För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Alvesta kommun utse en lekmannarevisor med suppleant. 10 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. 11 Utomståendes närvarorätt vid bolagsstämman Allmänheten har rätt att närvara vid bolagsstämman. 12 Ärenden på årsstämma På årsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling. 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande vid stämman; 3. Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Val av en eller två justeringsmän; 5. Godkännande av dagordning 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorns granskningsrapport; 8. Beslut om a) fastställelse av resultat- och balansräkningen b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 9. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter; 10. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall); 11. Anmälan av styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, lekmannarevisorer med suppleanter utsedda av kommunfullmäktige i förekommande fal; 12. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 13 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. Bolagsordning för Bredband i Värend AB 2

145 Författningssamling Bolagsordning för Bredband i Värend AB 14 Firmateckning Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening. 15 Inspektionsrätt Kommunstyrelsen i Alvesta kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. 16 Hembud Har aktie övergått till annan, ska aktien genast hembjudas övriga aktieägare genom skriftlig anmälan hos bolagets styrelse. Återkomsten av aktien ska då strykas samt, då aktien övergått genom köp, uppgift lämna som den betingade köpeskillingen. När anmälan gjorts om aktiens övergång, ska styrelsen genast skriftligen meddela detta till varje lösningsberättigad, vars postadress är införd i aktieboken eller annars är känd för bolaget. Lösningsberättigad ska anmodas att, om denne önskar begagna sig av lösningsrätten, skriftligen framställa lösningsanspråk hos bolaget inom två månader, räknat från anmälan till styrelsen om aktiens övergång. Anmäler sig flera lösningsberättigade, ska företrädesrätten dem emellan bestämmas genom lottning verkställd av notarius publicus. Om flera aktier utbjudits samtidigt ska dock aktierna först, så långt det är möjligt, jämnt fördelas bland dem, som framställt lösningsanspråk. Har aktien övergått genom köp, ska lösenbeloppet utgöras av köpeskillingen. Om enighet inte kan uppnås avseende lösenbeloppets storlek eller något annat villkor, skall talan hos allmän domstol väckas inom två månader från den dag lösningsanspråk framställdes hos bolaget. Lösenbeloppet ska betalas inom trettio dagar från den tidpunkt, då lösenbeloppet blev bestämt. Om inte någon lösningsberättigad framställer lösningsanspråk inom stadgad tid eller lösen inte erläggs inom föreskriven tid, har den som gjort hembudet, rätt att bli registrerad för aktien. Hembudet kan inte utnyttjas för ett mindre antal aktier än vad erbjudandet omfattar. 17 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Alvesta kommun. Bolagsordning för Bredband i Värend AB 3

146 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Omsorgsnämnden begäran om utökad budget 2018 för volymförändringar Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 22 oktober Omsorgsnämndens protokoll, daterad den 1 oktober Tjänsteskrivelse från omsorgsförvaltningen, daterad den 29 september Redogörelse Omsorgsnämnden har begärt 1,82 miljoner kronor i tilläggsanslag för faktiskt utfall avseende volymförändringar från kommunstyrelsens strategiska medel för volymförändringar. I samband med avrapportering av delårsrapporten per augusti 2018 har arbetsutskottet gett förvaltningen i uppdrag att ta fram ett beslutsförslag gällande volymförändringar under 2018 som medfört kostnadsökningar och för vilka omsorgsnämnden kan begära att ta del av kommunstyrelsens medel avsatta som strategiska medel till volymförändringar (ON AU 50/2018). I beslut om budget 2018, gav kommunfullmäktige i uppdrag till kommun-styrelsen att utarbeta och besluta om resursfördelningsmodell som hanterar faktiskt utfall avseende volymförändringar gällande omsorgsnämnden respektive utbildningsnämnden. Kommunstyrelsen beslutade i november 2017 om en resursfördelningsmodell för utbildningsnämnden, som gäller från och med år Resursfördelningsmodell för att hantera volymför-ändringar inom omsorgsnämnden har inte varit prioriterat under 2018 och kommunstyrelsen har därmed inte beslutat om någon modell för detta. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att Avslå omsorgsnämndens begäran om medel för volymförändringar 2018 med hänvisning till att kommunstyrelsen inte har fattat något beslut om resursfördelningsmodell gällande omsorgsnämnden Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

147 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Kommunstyrelsen 2. Bevilja tillfälligt generellt ramtillskott år 2018 till omsorgs-nämnden med tkr som finansieras från strategiskt anslag Volymökningar omsorgsnämnden. Protokollet skickas till Omsorgsnämnden Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

148 Sammanträdesprotokoll Sida Sammanträdesdatum (26) Kommunstyrelsens arbetsutskott KS AU 5118 KS 201 8/ Omsorgsnämnden begäran om utökad budget 2018 för volymförändringar Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kornrnun1edningsförvaltningen, daterad den 22 oktober Omsorgsnämndens protokoll, daterad den 1 oktober Tjänsteskrivelse från omsorgsförvaltningen, daterad den 29 september Redogörelse Omsorgsnämnden har begärt 1,82 miljoner kronor i tilläggsanslag för faktiskt utfall avseende volymförändringar från kommunstyrelsens strategiska medel för volymförändringar. I samband med avrapportering av delårsrapporten per augusti 2018 har arbetsutskottet gett förvaltningen i uppdrag att ta fram ett beslutsförslag gällande volymförändringar under 2018 som medfört kostnadsökningar och för vilka omsorgsnämnden kan begära att ta del av kornrnunstyrelsens medel avsatta som strategiska medel till volymförändringar (ON AU fl 50/2018). I beslut om budget 2018, gav kornrnunfullmäktige i uppdrag till kornmun-styrelsen att utarbeta och besluta om resursfördelningsmodell som hanterar faktiskt utfall avseende volymförändringar gällande omsorgsnämnden respektive utbildningsnämnden. Kornmunstyrelsen beslutade i november 2017 om en resursfördelningsmode11 för utbildningsnämnden, som gäller från och med år Resursfördelningsmodell för att hantera volymförändringar inom omsorgsnämnden har inte varit prioriterat under 2018 och kornmunstyrelsen har därmed inte beslutat om någon modell för detta. Beslut Arbetsutskottet föreslår kornmunstyrelsen besluta att l. Avslåomsorgsnämndensbegäranommedelförvolymförändringar2018med hänvisning till att kornrnunstyrelsen inte har fattat något beslut om resursfördelningsmodell gällande omsorgsnämnden 2. Bevi1jati1lföl1igtgenere1ltramtillskottår20l8til1omsorgsnämnden med tkr som finansieras från strategiskt anslag "volymförändringar omsorgsnämnden". Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

149 m;,,ivestmaun f Kommunstyrelsens arbetsutskott SammanträdesprotokoIl Sammanträdesdatum Sida s(:e) Protokollet skickas till Kommunstyrelsen Juster'uigsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

150 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Christina Utterström Ekonomichef Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Omsorgsnämnden begäran om utökad budget 2018 för volymförändringar Redogörelse Omsorgsnämnden har i beslut 52, , föreslagit kommunstyrelsen att bevilja nämnden 1,82 miljoner kronor i tilläggsanslag för faktiskt utfall avseende volymförändringar från kommunstyrelsens strategiska medel för volymförändringar. I beslut om budget 2018, gav kommunfullmäktige i uppdrag till kommunstyrelsen att utarbeta och besluta om resursfördelningsmodell som hanterar faktiskt utfall avseende volymförändringar gällande omsorgsnämnden respektive utbildningsnämnden. Kommunstyrelsen beslutade i november 2017 om en resursfördelningsmodell för utbildningsnämnden, som gäller från och med år Resursfördelningsmodell för att hantera volymförändringar inom omsorgsnämnden har inte varit prioriterat under 2018 och kommunstyrelsen har därmed inte beslutat om någon modell för detta. Förslag till beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att avslå omsorgsnämndens begäran om medel för volymförändringar 2018 med hänvisning till att kommunstyrelsen inte har fattat något beslut om resursfördelningsmodell gällande omsorgsnämnden, tillstyrka tillfälligt generellt ramtillskott år 2018 till omsorgsnämnden med tkr som finansieras från strategiskt anslag Volymökningar omsorgsnämnden. T.f. kommunchef Stefan Karlsson Ekonomichef Christina Utterström Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

151 B Alvesta Ef 9 l'iommun Omsorgsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (22) ON 52 Dnr 2018/ Äskande om tilläggsanslag för volymförändringar under 2018 Beslutsunderlag l. Tjänsteskrivelse, 27 september ON AU 50, 19 september 2018 Redogörelse I samband med avrapportering av delårsrapporten per augusti 2018 har arbetsutskottet gett förvaltningen i uppdrag att ta fram ett beslutsförslag gällande volymförändringar under 2018 som medfört kostnadsökningar och för vilka omsorgsnämnden kan begära att ta del av kommunstyrelsens medel avsatta som strategiska medel till volymförändringar (ON AU 50/2018). Inom omsorgsnämndens ansvarsområde finns konstaterade volymökningar för 2018 inom verksamheten enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS: Tappade statliga intäkter för personlig assistans, kronor Volymökningar för daglig verksamhet i egen regi, kronor Tillfälliga insatser, 81 O 000 kronor Detta innebär volymökningar motsvarande kronor för omsorgsnämnden under På sammanträdet bestäms att tjänsteskrivelsen ska kompletteras med en bakgrundsbild om hur situationen varit för nämnden sedan 2016 gällande Försäkringskassans hårdare bedömning av assistansersättningen. Beslut Omsorgsnämnden föreslår kommunstyrelsen bevilja omsorgsnämnden en tilläggsbudget på kronor för faktiskt utfall avseende volymförändringar inom omsorgsnämnden från kommunstyrelsens budgeterade strategiska medel för volymförändringar. Protokollet ska skickas till Kommunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

152 Omsorgsförvaltningen Förvaltningsledningskontoret Marianne Stark Strateg Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Revidering Diarienummer NOH 2018/ Äskande om tilläggsanslag för volymförändringar under 2018 Bakgrund I samband med avrapportering av delårsrapporten per augusti 2018 har arbetsutskottet gett förvaltningen i uppdrag att ta fram ett beslutsförslag gällande volymförändringar under 2018 som medfört kostnadsökningar och för vilka omsorgsnämnden kan begära att ta del av kommunstyrelsens medel avsatta som strategiska medel till volymförändringar (ON AU 50/2018). Kartläggning volymförändringar Inom omsorgsnämndens ansvarsområde finns konstaterade volymökningar för 2018 inom verksamheten enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Dessa är som följer: Inom insatsen personlig assistans har Försäkringskassan i år dragit in ersättningen till kommunen i ett assistansärende. Då den enskilde, oavsett assistansersättning eller ej, är i behov av omsorg så medför det att kommunen inte får en kompensation för sin kostnad (760 tkr). Insatsen för den enskilde är stadigvarande. Försäkringskassan började redan år 2016 att tillämpa en hårdare bedömning av personlig assistans enligt socialförsäkringsbalken. Denna hårdare rättstillämpning slog igenom kostnadsmässigt för omsorgsförvaltningen under 2017 då förvaltningen fick en ökad kostnad på 3.1 mnkr beroende på detta. Inom insatsen daglig verksamhet finns en volymökning med tre omsorgstagare gentemot nivå 2017 och budget Insatsen utförs inom förvaltningen och är ett stadigvarande behov (250 tkr). En tillfällig insats har utförts i avvaktan på att ordinarie insats kan verkställas. För omsorgstagaren köps en tillfällig plats inom daglig verksamhet av Växjö kommun (300 tkr) och en korttidsboendeplats av utbildningsnämnden (260 tkr). Den tillfälliga insatsen har beviljats för att den enskilde inte ska hamna mellan stolarna och få en påfrestande situation. En tillfällig insats har utförts under januari till maj månad i samband med att socialpsykiatrins verksamhet överfördes till nämnden för individ- och familjeomsorgs ansvar vid årsskiftet (250 tkr). Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se

153 2(3) Förvaltningens förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslår kommunstyrelsen bevilja omsorgsnämnden en tilläggsbudget på tkr för faktiskt utfall avseende volymförändringar inom omsorgsnämnden från kommunstyrelsens budgeterade strategiska medel för volymförändringar. Mats Hoppe Förvaltningschef Marianne Stark Strateg Bilaga: Beskrivning av volymökningar

154 3(3) Bilaga 1 Beskrivning av volymökningar 760 tkr tappade statliga intäkter för personlig assistans I april månad drog Försäkringskassan in assistansersättningen i ett ärende. Detta ärende verkställs idag genom LSS-insatsen bostad med särskild service, inriktning gruppbostad. Ärendets karaktär medför att ingen kostnadsreducering i förhållande till behov har kunnat genomföras. Kostnaden är kvarstående. 250 tkr - volymökningar daglig verksamhet egen regi Under 2018 så har ytterligare tre omfattande ärenden vävts in i vår verksamhet. Dessa tre personer har en omfattande behovsbild vilket medfört en extra kostnad i förhållande till budgeterade medel för De budgeterade medlen utgår från den nivå på volym och omsorgstyngd som fanns hösten En av omsorgstagarna började sin dagliga verksamhet i januari och de andra två i juni. Kostnaden är kvarstående. 300 tkr tkr tillfällig insats I samband med en planerad övergång för en omsorgstagare från utbildningsnämndens ansvar till omsorgsnämndens ansvar framkom att den enskilde hade ansökt om boende samt daglig verksamhet i Växjö kommun. Detta medförde att den enskilde i väntat på verkställande av dessa beslut skulle introducerats inom daglig verksamhet samt ha ett korttidsboende på hemmaplan. För att undvika en påfrestande situation har omsorgsförvaltningen köpt en dagligverksamhet av Växjö kommun samt en korttidsboendeplats av utbildningsnämnden i väntan på Växjö kommuns agerande. 250 tkr tillfällig insats NIF I samband med att socialpsykiatrins verksamhet i Alvesta kommun flyttades från omsorgsnämndens ansvar till nämnden för individ- och familjeomsorg vid årsskiftet hamnade en omsorgstagare mellan stolarna. Denne person bodde i och hade stöd av socialpsykiatrins verksamhet, men med ett beslut på omsorgsförvaltningen. Som en överenskommelse mellan nämnderna interndebiterades funktionsstöds verksamheter under perioden januari maj innan lämplig bostad hittades och personen kunde flytta. Kostnad 50 tkr per kalendermånad.

155 Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) 23 KS KS 2018/ Internkontrollplan 2019 för kommunstyrelsen som ansvarig nämnd för kommunledningsförvaltningen Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 18 oktober Förslag på Kommunstyrelsens egen intern kontrollplan Redogörelse Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av kommunstyrelsen i juni 2008 (KF 71/2008). Det syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Enligt reglementet ska nämnd/styrelse varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för intern kontroll. I februari 2017 (KS 9/2017) kompletterades reglementet med förvaltningsövergripande anvisningar för intern kontroll. Av anvisningarna framgår bland annat vilken modell för riskanalys som ska användas vid framtagande av interkontrollplanen Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner förslag till kommunstyrelsens egen internkontrollplan Protokollet skickas till Ekonomichef Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

156 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Internkontrollplan 2019 för kommunstyrelsen som ansvarig nämnd för kommunledningsförvaltningen Redogörelse Gällande reglemente för intern kontroll beslutades av kommunstyrelsen i juni 2008 (KF 71/2008). Det syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Enligt reglementet ska nämnd/styrelse varje år i samband med fastställande av internbudget anta en särskild plan för intern kontroll. I februari 2017 (KS 9/2017) kompletterades reglementet med förvaltningsövergripande anvisningar för intern kontroll. Av anvisningarna framgår bland annat vilken modell för riskanalys som ska användas vid framtagande av interkontrollplanen. Den modell som ska användas har följande riskvärden: Sannolikhet Konsekvens 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Förslag till internkontrollplan utgår ifrån ovanstående modell, där bedömt riskvärde framgår för varje system/rutin som ska kontrolleras. Återrapportering av uppföljning av kommunstyrelsens egna internkontrollplan 2019, görs i februari Förslag till beslut att kommunstyrelsen godkänner förslag till kommunstyrelsens egna internkontrollplan Stefan Karlsson T.f. kommunchef Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Bifogas Förslag till kommunstyrelsens egna internkontrollplan 2019, daterad Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

157 Förslag på Kommunstyrelsens egna intern kontrollplan 2019 Kommunledningsförvaltningen KOMMUNSTYRELSENS EGNA INTERNKONTROLLPLAN 2019 A v d U P P H U P P H System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Policy och rutiner följs Kontroll avtalspriser Kontroll av att bolagen/kommunen enligt policyn årligen har genomfört en granskning av sin inköpsverksamhet och att denna är redovisad för styrelsen Avstämning av fakturor mot avtalspris VD Alvesta Kommunföretag AB och kommunchef Upphandlingschef Granskning utförs av 3) Upphandlingschef och resp. VD Upphandling med hjälp av ekonomer inom ekonomistöd Granskning frekvens 4) 1 ggr/år Kontrollera att redovisningen är protokollförd Kontrollmetod 1) Kommentar Rapport till 5) 1 ggr/år Upphandlingsavdelning en anger tre leverantörer per förvaltning som ska kontrolleras genom stickprov. De tre största och de tre minsta fakturorna ska kontrolleras så att fakturerade priser stämmer med avtal KS KS Sannolikhet/ Konsekvens 6) Sannolik/Kännb ar 4x3=12 Möjlig/Kännbar 3x3=9 E K Kredit- och betalkort. Missbruk av inköp. Att rutinerna efterlevs. Ekonomichef Helene A Kassa-ansvarig 1 gång i kvartalet Urval där man kollar alla transaktioner som har köpts på kreditkortet samt att attesten ska vara överordnad chef Rutiner finns på vissa betalkort KS Möjlig/Kännbar 3x3=9 E K Utbetalningar från IFO. Rutinbeskrivning, säkerställning av rätt bg o pg Att rutin finns hos förvaltningen att kolla avstämningslistorna mot Procapita innan utbetalning för att undvika fel mottagare Ekonomichef Ekonom IFO 1 gång per år Visa hur många avvisade som finns haft på ett år. Kolla att avstämningsrutin finns KS Möjlig/Kännbar 3x3=9

158 Kommunledningsförvaltningen K A N S L I I T System/rutin Kontrollmoment 1) Kontrollansvar 2) Kommunens externa hemsida IT-säkerhet Att den externa hemsidan uppdateras löpande med ny viktig information Kontroll av behörigheter och åtkomst till IT-system/lokaler som ansvaras av IT-avdelningen Kanslichef Granskning utförs av 3) Kommunsekrete rare eller nämndsekreterare Granskning frekvens 4) Kontrollmetod 1) Kommentar Rapport till 5) 1 gång per år Kontroll av ett urval veckor under sommarperioden att back-up fanns och att det fungerat i övrigt med uppdateringar IT-chef IT-driftansvarig En gång per år Kontrollera upplagda behörigheter i ITsystemen/lokaler som ansvaras av ITavdelningen och korrigera felaktigheter Handlar om kompetent bemanning och back-up KS KS Sannolikhet/ Konsekvens 6) Mindre sannolik/allvarli g 2x4=8 Mindre sannolik/allvarli g 2x4=8 P E R S Lönesystem Kontroll av backuprutin finns gällande löne- och personalsystem Personalchef Personalchef En gång per år Metod enligt anvisning Kommunstyrelsen Möjlig/Kännbar 3*3=9 1 Beskriv kontrollmomentet och kontrollmetod i detalj så att feltolkningar undviks 2 Den som ansvarar för att kontrollmomentet genomförs enligt plan 3 Den som utför kontrollmomentet 4 Frekvens, d.v.s. vid vilket/vilka tillfällen ska kontrollmomentet utföras 5 Den instans som ska godkänna uppföljningen 6 S*K d.v.s. Sannolikhetstalet gånger Konsekvenstalet = Kvoten av de bägge. Alla tre talen redovisas för att kunna spåra tillbaka hur bedömningen gjordes. 2

159 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Beslut om skattesats för år Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Redogörelse Enligt bestämmelserna i kommunallagen ska kommunfullmäktige fatta ett beslut om kommande års skattesats senast i november. Om särskilda skäl föreligger, får kommunfullmäktige före december månads utgång, fastställa en annan skattesats än den som har bestämts tidigare. Förslag till kommunfullmäktiges beslut om Mål och budget 2019 med plan , utgår ifrån oförändrad skattesats om 21:42 per skattekrona. Skatteintäkterna baseras på SKL:s (Sveriges Kommuner och Landstings) skatteunderlagsprognos. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att skattesatsen för år 2019 inte förändras. Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

160 f Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 20(26) KS AU 5128 KS 2018/ Beslut om skattesats för år 2019 Redogörelse Enligt bestämmelserna i kommunallagen ska kornmunfullmäktige fatta ett beslut om kornmande års skattesats senast i november. Om särskilda skäl föreligger, får kornmunfullmäktige före december månads utgång, fastställa en annan skattesats än den som har bestämts tidigare. Förslag till kommunfullmäktiges beslut om 'Mål och budget 2019 med plan ", utgår ifrån oförändrad skattesats om 21:42 per skattekrona. Skatteintäkterna baseras på SKL:s (Sveriges Kornrnuner och Landstings) skatteunderlagsprognos. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår komrnunstyrelsen föreslå kornmunfiillmäktige besluta att skattesatsen för år 2019 inte förändras. Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

161 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Beslut om mål och budget 2019 med plan Redogörelse Handlingarna är inte färdigställda till tidpunkten för utskicket av handlingarna till kommunstyrelsens möte. Handlingarna kommer istället att delas ut på kommunstyrelsens sammanträde, om dem har hunnit bli färdiga till dess. Förslag till beslut Förslag till beslut presenteras vid sammanträdet. Protokollet skickas till Kommunfullmäktige Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

162 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Ekonomisk månadsrapport för kommunstyrelsen per september månad Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 11 oktober Ekonomisk månadsrapport för kommunstyrelsen per september månad 2018, daterad den 11 oktober Redogörelse Kommunstyrelsen delges information om den ekonomiska månadsrapporten per september månad Av den ekonomiska månadsrapporten för kommunstyrelsen per september månad 2018 framgår det bland annat att kommunstyrelsen har ett totalt prognosticerat överskott på 2,2 miljoner kronor jämfört med budgeterat resultat. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna den ekonomiska månadsrapporten för kommunstyrelsen per september månad Protokollet skickas till Ekonomichef Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

163 SammanträdesprotokoIl Sammanträdesdatum Sida 22(26) Kommunstyrelsens arbetsutskott KS AU 5130 KS 2018/ Ekonomisk månadsrapport för kommunstyrelsen per september månad 2018 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse från kornrnunledningsförvaltningen, daterad den Il oktober Ekonomisk månadsrapport för kommunstyrelsen per september månad 2018, daterad den 1l oktober Redogörelse Kornrnunstyrelsens arbetsutskott delges information om kommunstyrelsens ekonomiska månadsrapport per september månad Av den ekonomiska månadsrapporten för kornmunstyrelsen per september månad 2018 framgår det bland annat att kommunstyrelsen har ett totalt prognosticerat överskott på 2,2 miljoner kronor jämfört med budgeterat resultat. Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna den ekonomiska månadsrapporten för komrnunstyrelsen per september månad Protokollet skickas till Kommunstyrelsen Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

164 l:wsn Kommunledningsf'örvaltning Ekonorni- och upphand1ingsavde1ningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Ekonomisk månadsrapport för Kommunledningsförvaltningen per september månad Redogörelse I rapporten, som baseras på utfallet till och med sista september, framgår att Kansliavdelningen, IT-avdelningen och Personalavdelningen prognosticerar överskott. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen prognosticerar underskott. För Kommunledningsförvaltningen innebär detta ett totalt prognosticerat överskott på 2,2 miljoner kronor jämfört med budgeterat resultat. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår nämnden besluta att godkänna ekonomisk månadsrapport för Kommunledningsförvaltningen per september månad. Stefan lsson Tf. Kommunchef Organisationsnr Besöksadress Centralplan 1 Postadress Aavesta Telefon so oo vx Hemsida E-post till förvaltningen kornmunen@alvesta.se

165 l=w",,n Datum: Dnr: Förenklad ekonomisk månadsrapport 20' KommunledningsförvaItningen Tabell A Intäkter 9,2 13,1 11,1 15,7 16,0 16,0 14,8 +1,2 Personalkostnader 24,5 25,0 26,5 33,6 34,6 35,0 36,2 +1,6 Övrigakostnader 33,9 36,0 38,7 47,8 51,3 51,4 50,7-0,6 Nettokostnad 49,2 47,9 54,1 65,7 69,9 70,4 73,1 +2,2 Tabell B 1. Övergripande kommentarer till tabell A och tabell B: I jämförelse med budget och utfall för perioden januari till september redovisar Kornmunstyrelsen en positiv budgetavvikelse som uppgår till 6,2 miljoner kronor. Prognosen av helårsutfallet visar en positiv budgetavvikelse som uppgår till 2,2 rniljoner kronor. Ökningen i budget från delårsrapporten på 1,O miljoner kronor beror på ett budgettillskott till Värends räddningstjänst på Ekonornienheten. 2 Kommentarer till utfall 2.1 Kommentarer till utfall gällande intäkter: De redovisade intäkterna för perioden januari till september 2018 är 2,0 miljoner kronor högre än periodens budgetram. Avvikelsen beror delvis på att kansliavdelningen fick ett ej budgeterat statsbidrag till valnämnden för hantering av valet, samt högre lönebidrag för administrativa tjänster och beredskapsstrateg äri budgeterat. Upphandlingsenheten har fått ökade engångsintäkter på gnind av att bonusrabatter har erhållits från ett företag. Till viss del beror även avvikelsen på periodisering. Då budgeten periodiseras linjärt, dvs med raka tolftedelar, och inte tar hänsyn till när det faktiska utfallet sker, gör det att utfallet för perioden ser högre ut än periodens budget och avvikelsen blir större. I jätnförelse med samma period föregående år är utfallet högre Avvikelsen beror på större stadsbidrag till valnämnd för årets val samt större lönebidrag till Kansliavdelningen. Upphandlingserföeten har fatt ökade bonusintäkter och IT-avdelningen har under 2018 fakturerat förvaltningarna löpande under året till skillnad från föregående år då en stor kostnad fakturerades i december månad. 2.2 Kommentarer till utfall gällande personalkostnader De redovisade personalkostnaderna för perioden januari till september 2018 är 1,5 rniljoner kronor lägre än periodens budgetram. Detta beror på Personal- och IT-avdelningen som har ej tillsatta Datum: 20( 9-']07'3;"

166 vakanser samt att IT-avdelningen har haft en sjukskrivning under några månader. Tf. kornmunchefens lönekostnad belastade Nämnden för Samhällsplanering till och med maj månad och belastar Kansliavdelningen först från juni. I jämförelse med samma period :föregående år är utfallet högre Det högre utfallet beror på Ekonornienheten där vakanser har tillsatts under Kommentarer till utfall gällande övriga kostnader De redovisade övriga kostnaderna för perioden januari till september 2018 är 2,7 miljoner kronor lägre än periodens budgetram. Avvikelsen beror delvis på lågt utfall av kostnader för valnämnd, jämställdhets- och folkhälsoarbete, personalpolitiska åtgärder och friskvård som ej nyttjats än. En ytterligare faktor som påverkar det låga utfallet är avsaknad av fakturor för revisionstjänster som väntas kommaislutet av året. I järnförelse med sarnrna period föregående år är utfallet högre Orsakerna är bland annat att medlemsbidraget till Värends Räddningstjänst är större 2018 på gnind av att en reglering utfördes 2017 som ledde till en tillfölligt lägre kostnad. Samt har kostnad för revision fallit ut tidigare 2018 järnfört med föregående år. 3 Kommentarer till prognos 3.I Kommentarer till prognos gällande intäkter: Prognosenför helårsutfallet av intäkter för 2018 är positiv med 1,2 mi5oner kronor. Detta beror på samrna orsaker som första stycket i2.1. Kansliavdelningen fick ett ej budgeterat statsbidrag till valnämnden för hantering av valet, samt högre lönebidrag för administrativa tjänster och beredskapsstrateg än budgeterat. Upphandlingsenheten har fått ökade engångsintäkter på gnind av att bonusrabatter har erhållits från ett företag. 3.2 Kommentarer till prognos gällande personalkostnader Prognosen för helårsutfallet av personalkostnader för 2018 är positiv med 1,6 miljoner kronor. Detta beror på att tf. komn'iunchefens lönekostnad belastade Nämnden för Samhällsplanering till och med maj månad och belastar Kansliavdelningen först från juni. Vidare är tjänsten lokalstrateg på kansliavdelningen vakant från september och personalavdelningen har haft en vakans under hela året som ej kommer tillsättas i år. Skillnaden från föregående prognos beror på IT-avdelningen som har haft vakanser i början av året samt en sjukskrivning. Tidigare beräla'iades överskottet nyttjas för att anställa en korttidsanställning under hösten, men överskottet bedöms nu inte behövas användas fullt ut. 3.3 Kommentarer till prognos gällande övriga kostnader Prognosen för helårsutfallet av övriga kostnader för 2018 är negativ med 0,6 miljoner kronor. Detta beror på att kansliavdelningen har fått bidrag för valnämnd vilket medför ökade kostnader. Ekonomierföeten har på gnind av vakans i början av året haff ökade kostnader för konsulttjänst. Upphandlingserföeten kornmer under hösten att köpa ett uppföljningssystem som medför ökade mjukvaru- och konsultkostnader. Skillnaden från föregående prognos beror på Ekonomierföeten som beräknar ett något mindre underskott än tidigare.

167 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Kommunstyrelsen KS KS 2018/ Ekonomisk månadsrapport för Alvesta kommun per september månad Beslutsunderlag 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, daterat den 30 oktober Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 19 oktober Ekonomisk månadsrapport för Alvesta kommun per september månad 2018, daterad den 19 oktober Redogörelse I den ekonomiska månadsrapporten för Alvesta kommun per september månad framgår att nämnderna prognostiserar ett underskott på knappt minus 15 miljoner kronor, vilket är en förbättring från föregående prognos med drygt 4 miljon kronor. Gemensam finansiering och gemensamma nettokostnader, visar ett prognostiserat överskott totalt på knappt 13 miljoner kronor. Detta innebär, netto, ett prognostiserat underskott per på 2 miljoner kronor jämfört med budgeterat resultat. Det budgeterade resultatet för 2018 uppgår till drygt 11 miljoner kronor vilket betyder att resultatet prognostiseras till 9 miljon kronor för Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna den ekonomiska månadsrapporten för Alvesta kommun per september månad Protokollet skickas till Ekonomichef Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

168 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2018-"10-30 Sida 23(26) KSAUg131 KS 2018/ Ekonomisk månadsrapport för Alvesta kommun per september månad 2018 Beslutsunderlag 1. Tjänsteslaivelse från kommunledningsförvaltningen, daterad den 19 oktober Ekonomisk månadsrapport för Alvesta komrnun per septembermånad 2018, daterad den 19 oktober Redogörelse I den ekonomiska månadsrapporten för Alvesta kommun per september månad framgår att nämnderna prognostiserar ett underskott på knappt minus 15 miljoner kronor, vilket är en förbättring från föregående prognos med drygt 4 miljon kronor. Gemensam finansiering och gemensarnma nettokostnader, visar ett prognostiserat överskott totalt på knappt 13 miljoner kronor. Detta innebär, netto, ett prognostiserat underskott per på 2 miljoner kronor jämf'ört med budgeterat resultat. Det budgeterade resultatet för 2018 uppgår till drygt 1l miljoner kronor vilket betyder att resultatet prognostiseras till 9 miljon kronor för Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna den ekonomiska månadsrapporten för Alvesta kornmun per september månad Nämnden för individ- och familjeomsorg, omsorgsnämnden samt utbildningsnämnden kallas till nästa komrnunstyrelse sarnmanträde Protokollet skickas till Kornmunstyrelsen Beslutsexpediering signcj?jujot,enngsmannens Utdragsbestyrkande

169 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Dannijel Nygren Abrezol Budgetansvarig Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Ekonomisk månadsrapport för Alvesta kommun per september månad Redogörelse I rapporten, som baseras på utfallet till och med sista september, framgår att nämnderna prognostiserar ett underskott på knappt minus 15 miljoner kronor, vilket är en förbättring från föregående prognos med drygt 4 miljon kronor. Gemensam finansiering och gemensamma nettokostnader, visar ett prognostiserat överskott totalt på knappt 13 miljoner kronor. Detta innebär, netto, ett prognostiserat underskott per på 2 miljoner kronor jämfört med budgeterat resultat. Det budgeterade resultatet för 2018 uppgår till drygt 11 miljoner kronor vilket betyder att resultatet prognostiseras till 9 miljon kronor för Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen besluta att godkänna Ekonomisk månadsrapport för Alvesta kommun per september månad. Christina Utterström Ekonomichef Dannijel Nygren Abrezol Budgetansvarig Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx kommunen@alvesta.se

170 Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Dannijel Nygren Abrezol Budgetansvarig Tel E-post: Datum Ekonomisk månadsrapport för Alvesta kommun per september månad Enligt beslut av kommunstyrelsen ska respektive nämnd upprätta en förenklad ekonomisk rapport per sista mars, april, maj, september, oktober och november. Sammanfattning I rapporten, som baseras på utfallet till och med sista september, framgår att nämnderna prognostiserar ett underskott på knappt minus 15 miljoner kronor, vilket är en förbättring från föregående prognos med drygt 4 miljon kronor. Gemensam finansiering och gemensamma nettokostnader, visar ett prognostiserat överskott totalt på knappt 13 miljoner kronor. Detta innebär, netto, ett prognostiserat underskott per på 2 miljoner kronor jämfört med budgeterat resultat. Det budgeterade resultatet för 2018 uppgår till drygt 11 miljoner kronor vilket betyder att resultatet prognostiseras till 9 miljon kronor för Övergripande kommentarer I tabell A framgår att det, i huvudsak, är tre nämnder som prognostiserar underskott, utbildningsnämnden, nämnden för individ- och familjeomsorg, omsorgsnämnden. Utbildningsnämnden förväntas att göra en negativ avvikelse på minus 6 miljoner kronor Det är en förbättring med 0,6 miljoner kronor gentemot den prognos som gjordes i och med delårsrapporten i augusti. I huvudsak beror avvikelsen på ökade kostnader för köp av utbildning, uteblivet statsbidrag för minskade barngrupper samt nyöppnade förskoleavdelningar. Underskottet på personalkostnaderna kan härledas till förskolorna (5,9 mnkr) och grundskolorna (6,0 mnkr). Förskolornas underskott har att göra med de nya avdelningar som har öppnats samt den organisation som är satt från och med hösten 2018 utifrån statsbidraget för minskade barngrupper. Grundskolornas underskott har att göra med ett intäktsöverskott som består av lönebidrag samt andra statsbidrag som direkt kan härledas till ökade personalkostnader. Prognosen för övriga kostnader beräknas hamna på ett underskott på 9,5 miljoner kronor. Prognosen för kostnaderna av köp av utbildning ligger totalt på 7,0 miljoner kronor. Skolskjutskostnaderna beräknas hamna på minus 1,5 miljoner kronor. Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Centralplan Alvesta vx klk@alvesta.se

171 2(5) Nämnden för individ- och familjeomsorgen har under 2018 tagit över Socialpsykiatrin från omsorgsförvaltningen och en budget på 12,7 miljoner kronor netto. Nämnden har också gjort ett stort omställningsarbete inom avdelningen ensamkommande barn som under 2017 hade ett underskott på 7,2 mnkr. Det prognostiserade underskottet inom nämnden kan i stort sätt härledas till att placeringskostnaderna inom avdelningen för barn och familj förväntas ha en negativ budgetavvikelse på nästan 4 miljoner kronor. Även försörjningsstödet beräknas hamna på ett underskott på 2,5 miljoner kronor. Omsorgsnämndens prognostiserade underskott för 2018 bedöms uppgå till 11,5 miljoner kronor per den sista september. Bidragande till underskottet är 1,7 miljoner kronor i volymökning inom Funktionsstöd som till största delen beror på indragen assistansersättning. Äldreomsorgen belastas fortfarande av strukturproblem och kommer att göra så tills de tre planerade trygghetsboendena är i drift. Hemsjukvården har under många år ökat i volym och 2018 bidrar ny lagstiftning om kommunernas utökade skyldighet att ta mot patienter från slutenvården till ytterligare ökningar. En särskild kartläggning av hemsjukvårdens utveckling och finansiering planeras för att belysa dess påverkan på omsorgsnämndens ekonomi. Den ökande hemsjukvården innebär också att antalet rehabiliteringsinsatser som beslutas av arbetsterapeuter och fysioterapeuter medför ökade insatser för omsorgspersonal för att verkställa besluten. Som tidigare nämnts så prognostiseras ett överskott på gemensam finansiering. I tabell B 1 framgår vad överskottet består av. Underskott prognostiseras gällande skatteintäkter, tillfälligt flyktingstöd, reavinst uttag från pensionsmedel och den kommunala fastighetsavgiften. Å andra sidan prognostiseras ett överskott gällande kommunalekonomisk utjämning, KPavgiften, finansiella intäkter, finansiella kostnader och strategiska åtgärder. Överskottet på raden strategiska åtgärder beror på att förbrukade medel för särskilda satsningar förväntas blir lägre än budgeterat. I tabell C framgår att det prognostiserade underskottet i nämnderna beror på såväl högre personalkostnader (-41,0 mnkr) som högre övriga kostnader (- 15,4 mnkr) vid jämförelse med budgeterade belopp, som endast delvis vägs upp av högre intäkter (+41,8) än budgeterat. Nämndernas rapporter framgår som bilagor Justerad budget efter ny skatteunderlagsprognos från SKL, cirkulär 27: KP-avgiften justerad efter nya PO-avgiften på 39,17 %.

172 3(5) Tabell A: Helårsprognos och budgetavvikelse per nämnd och totalt Helårsprognos nämnderna Budget Prognos Budgetavvikelse Föregående prognos Miljoner kronor Helår 2018 Helår 2018 Helår 2018 Helår 2018 per september Budgetavv per augusti +överskott i procent +överskott -underskott -underskott Kommunstyrelsen 73,1 70,9 2,2 3,0% 1,7 Kultur- och fritidsnämnden 48,1 48,4-0,3-0,6% -0,2 Överförmyndarnämnden 1,8 2,3-0,5-27,8% -0,5 Utbildningsnämnden 527,7 533,7-6,0-1,1% -6,6 Nämnden för individ- och familjeomsorg 103,1 107,9-4,8-4,7% -4,6 Omsorgsnämnden 332,0 343,5-11,5-3,5% -11,5 Nämnden för samhällsplanering 50,6 44,3 6,3 12,5% 2,9 Nämnden för myndighetsfrågor 0,2 0,2 0,0 0,0% 0,0 Summa skattefinansierat (exkl gemensamma nettokostnader) 1 136, ,2-14,6-1,3% -18,8 VA-verksamhet, nämnden för SP 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa nettokostnader nämnderna 1 136, ,2-14,6-1,3% -18,8 Gemensam finansiering 1 214, ,1-8,3-8,3 Gemensamma nettokostnader -66,8-45,9 20,9 22,5 Årets resultat/budgetavvikelse 11,0 9,0-2,0-4,6

173 4(5) Tabell B: Helårsprognos och budgetavvikelse Gemensam finansiering etc Gemensam finansiering inkl tillfälligt flyktingstöd och gemensamma nettokostnader Budget Prognos Budgetavvikelse Föregående prognos Miljoner kronor Helår 2018 Helår 2018 Helår 2018 Helår 2018 per sep +överskott per aug +överskott -underskott -underskott Kommunalskatt 831,0 823,3-7,7-7,7 Kommunal fastighetsavgift 39,1 38,3-0,8-0,8 Kommunalekonomisk utjämning 290,9 296,6 5,7 5,7 Tillfälligt flyktingstöd 30,6 27,7-2,9-2,9 Finansiella intäkter 11,7 14,4 2,7 2,7 Finansiella kostnader -2,9-1,8 1,1 1,1 Reavinst uttag av pensionsmedel 14,0 7,6-6,4-6,4 Summa finansiering inkl tillfälligt flyktingstöd 1 214, ,1-8,3-8,3 KP-avgift (internfördelning pensioner) -46,4-47,0 0,6 0,6 Pensionskostnad inklusive löneskatt 80,8 80,8 0,0 0,0 Internränta -10,5-10,5 0,0 0,0 Strategiska åtgärder 42,9 22,6 20,3 21,9 Summa gemensamma nettokostnader 66,8 45,9 20,9 22,5 Summa totalt 1 147, ,2 12,6 14,2

174 5(5) Tabell C Nämndernas helårsprognos och budgetavvikelse utifrån intäkter och kostnader Kontogruppering samtliga nämnder Miljoner kronor Kategori Budget Prognos Helår 2018 Helår 2018 Budgetavvikelse Föregående prognos Helår Helår per sep per aug +överskott -underskott +överskott -underskott Samtliga nämnder Intäkter 336,4 378,2 41,8 37,9 Personalkostnader 864,3 905,3-41,0-40,6 Övrig kostnader 608,7 624,1-15,4-16,1 Netto 1 136, ,2-14,6-18,8

175 l=w",,n Datum: Dnr: Förenklad ekonomisk månadsrapport 20' KommunledningsförvaItningen Tabell A Intäkter 9,2 13,1 11,1 15,7 16,0 16,0 14,8 +1,2 Personalkostnader 24,5 25,0 26,5 33,6 34,6 35,0 36,2 +1,6 Övrigakostnader 33,9 36,0 38,7 47,8 51,3 51,4 50,7-0,6 Nettokostnad 49,2 47,9 54,1 65,7 69,9 70,4 73,1 +2,2 Tabell B 1. Övergripande kommentarer till tabell A och tabell B: I jämförelse med budget och utfall för perioden januari till september redovisar Kornmunstyrelsen en positiv budgetavvikelse som uppgår till 6,2 miljoner kronor. Prognosen av helårsutfallet visar en positiv budgetavvikelse som uppgår till 2,2 rniljoner kronor. Ökningen i budget från delårsrapporten på 1,O miljoner kronor beror på ett budgettillskott till Värends räddningstjänst på Ekonornienheten. 2 Kommentarer till utfall 2.1 Kommentarer till utfall gällande intäkter: De redovisade intäkterna för perioden januari till september 2018 är 2,0 miljoner kronor högre än periodens budgetram. Avvikelsen beror delvis på att kansliavdelningen fick ett ej budgeterat statsbidrag till valnämnden för hantering av valet, samt högre lönebidrag för administrativa tjänster och beredskapsstrateg äri budgeterat. Upphandlingsenheten har fått ökade engångsintäkter på gnind av att bonusrabatter har erhållits från ett företag. Till viss del beror även avvikelsen på periodisering. Då budgeten periodiseras linjärt, dvs med raka tolftedelar, och inte tar hänsyn till när det faktiska utfallet sker, gör det att utfallet för perioden ser högre ut än periodens budget och avvikelsen blir större. I jätnförelse med samma period föregående år är utfallet högre Avvikelsen beror på större stadsbidrag till valnämnd för årets val samt större lönebidrag till Kansliavdelningen. Upphandlingserföeten har fatt ökade bonusintäkter och IT-avdelningen har under 2018 fakturerat förvaltningarna löpande under året till skillnad från föregående år då en stor kostnad fakturerades i december månad. 2.2 Kommentarer till utfall gällande personalkostnader De redovisade personalkostnaderna för perioden januari till september 2018 är 1,5 rniljoner kronor lägre än periodens budgetram. Detta beror på Personal- och IT-avdelningen som har ej tillsatta Datum: 20( 9-']07'3;"

176 vakanser samt att IT-avdelningen har haft en sjukskrivning under några månader. Tf. kornmunchefens lönekostnad belastade Nämnden för Samhällsplanering till och med maj månad och belastar Kansliavdelningen först från juni. I jämförelse med samma period :föregående år är utfallet högre Det högre utfallet beror på Ekonornienheten där vakanser har tillsatts under Kommentarer till utfall gällande övriga kostnader De redovisade övriga kostnaderna för perioden januari till september 2018 är 2,7 miljoner kronor lägre än periodens budgetram. Avvikelsen beror delvis på lågt utfall av kostnader för valnämnd, jämställdhets- och folkhälsoarbete, personalpolitiska åtgärder och friskvård som ej nyttjats än. En ytterligare faktor som påverkar det låga utfallet är avsaknad av fakturor för revisionstjänster som väntas kommaislutet av året. I järnförelse med sarnrna period föregående år är utfallet högre Orsakerna är bland annat att medlemsbidraget till Värends Räddningstjänst är större 2018 på gnind av att en reglering utfördes 2017 som ledde till en tillfölligt lägre kostnad. Samt har kostnad för revision fallit ut tidigare 2018 järnfört med föregående år. 3 Kommentarer till prognos 3.I Kommentarer till prognos gällande intäkter: Prognosenför helårsutfallet av intäkter för 2018 är positiv med 1,2 mi5oner kronor. Detta beror på samrna orsaker som första stycket i2.1. Kansliavdelningen fick ett ej budgeterat statsbidrag till valnämnden för hantering av valet, samt högre lönebidrag för administrativa tjänster och beredskapsstrateg än budgeterat. Upphandlingsenheten har fått ökade engångsintäkter på gnind av att bonusrabatter har erhållits från ett företag. 3.2 Kommentarer till prognos gällande personalkostnader Prognosen för helårsutfallet av personalkostnader för 2018 är positiv med 1,6 miljoner kronor. Detta beror på att tf. komn'iunchefens lönekostnad belastade Nämnden för Samhällsplanering till och med maj månad och belastar Kansliavdelningen först från juni. Vidare är tjänsten lokalstrateg på kansliavdelningen vakant från september och personalavdelningen har haft en vakans under hela året som ej kommer tillsättas i år. Skillnaden från föregående prognos beror på IT-avdelningen som har haft vakanser i början av året samt en sjukskrivning. Tidigare beräla'iades överskottet nyttjas för att anställa en korttidsanställning under hösten, men överskottet bedöms nu inte behövas användas fullt ut. 3.3 Kommentarer till prognos gällande övriga kostnader Prognosen för helårsutfallet av övriga kostnader för 2018 är negativ med 0,6 miljoner kronor. Detta beror på att kansliavdelningen har fått bidrag för valnämnd vilket medför ökade kostnader. Ekonomierföeten har på gnind av vakans i början av året haff ökade kostnader för konsulttjänst. Upphandlingserföeten kornmer under hösten att köpa ett uppföljningssystem som medför ökade mjukvaru- och konsultkostnader. Skillnaden från föregående prognos beror på Ekonomierföeten som beräknar ett något mindre underskott än tidigare.

177 l:wsn Kommunledningsf'örvaltning Ekonorni- och upphand1ingsavde1ningen Malin Arbjörk Solvemark Ekonom Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Ekonomisk månadsrapport för Kommunledningsförvaltningen per september månad Redogörelse I rapporten, som baseras på utfallet till och med sista september, framgår att Kansliavdelningen, IT-avdelningen och Personalavdelningen prognosticerar överskott. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen prognosticerar underskott. För Kommunledningsförvaltningen innebär detta ett totalt prognosticerat överskott på 2,2 miljoner kronor jämfört med budgeterat resultat. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår nämnden besluta att godkänna ekonomisk månadsrapport för Kommunledningsförvaltningen per september månad. Stefan lsson Tf. Kommunchef Organisationsnr Besöksadress Centralplan 1 Postadress Aavesta Telefon so oo vx Hemsida E-post till förvaltningen kornmunen@alvesta.se

178 ÅlvcabLa liommun Datum: Dnr: Förenklad ekonomisk månadsrapport Kultur- och fritidsnämnden Tabell A Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnad Tabell B 1. Övergripande kommentarer till tabell A och tabell B I järnförelse med budget och utfall för perioden januari till september redovisar Kultur- och fritidsnämnden en positiv budgetavvikelse som uppgår till 3,8 rniljoner kronor. Prognosen av helårsutfallet visar en negativ budgetavvikelse som uppgår till 0,3 miljoner kronor. Kulturavdelningen har i september månad fått en utökad budgetram för hantering av Integrationsstöd på 0,05 miljoner kronor. 2 Kommentarer till utfall 2.1 Kommentarer till utfall gällande intäkter De redovisade intäkterna för perioden januari till september 2018 är 4,6 miljoner kronor högre än periodens budgetram. Anledningen till detta är att bidrag för Somrnar- och lovaktiviteter samt intäkter från Hanaslöv blev större än väntat. Ytterligare påverkar statsbidrag för Skapande skola och Musikskola inom kulhiravdelningen som ej är budgeterade. Samt att betalning från Utbi1dningsförva1tningen för hyra av övriga sporthallar och Virda bad- och sportcenter har betalats för helår. Då budgeten periodiseras linjärt, dvs med raka tolftedelar, och inte tar hänsyn till när det faktiska utfallet sker, gör det att utfallet för perioden ser högre ut än periodens budget. I jämförelse med samma period föregående år är utfallet 3,4 rniljoner kronor högre Detta beror på större bidrag för Sornmar- och lovaktiviteter och Skapande skola, samt lfögre intäkter till Hanaslöv. Information rrlöttagen av ordförande Datum:iSÖi(l3il':'a(:'z"2ö/rY'

179 Alvesta liommun 3.3 Kommentarer till prognos gäljande övriga kostnader Prognosen för helårsutfallet av öwiga kostnader för 2018 är negativ med 3,3 rniljoner kronor. Detta beror på att de ökade intäkterna på Hanas1övanläggningen inom fritid- och fritidsanläggningar också medför ökade kostnader för utbetalning till föreningar enligt avtal och något ökade driftskostnader. Samt planeras insatser för att förfönga elljusspåret, bredda befintliga spår och göra iordning mer parkeringsyta. Det ökade statsbidraget för somtnar- och lovaktiviteter inom fritidsgårdsavde1ningen med:för ökade kostnader motsvarande summan för bidraget. Skillnaden från föregående prognos beror på att utbyte av internetkablar ska ske på biblioteket i Alvesta.

180 Tjänsteskrivelse Kommun1edningsf?5rvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdeiningen Mikael Virdelo Ekonom Tel Datum Ekonomisk månadsrapport per Redogörelse I rapporten, som baseras på utfallet till och med sista september, framgår att nämnden för samhällsplanering prognostiserar med 6,3 miljoner i avvikelse. Resultatet per är 1l miljoner bättre än budget gällande skattekollektivet. När det gäller VA redovisar man ett överskott på l miljon. Totalt för förvaltningen redovisar man ett överskott jämfört med budget på 12 miljoner kronor. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår att nämnden för samhällsplanering besluta att godkänna Ekonomisk månadsrapport per september månad. Magnus Wigren Förvaltningschef Bifogas Ekonomisk månadsrapport per Organisationsnr Besöksadress Centralplan I Postadress Alvesta Telefon vx Hemsida E-post till förvaltningen kommunenöalvesta.se

181 Datum !,,at?.fJ,ÅJvor,:fj,rande l Datum: Dru': Förenklad ekonomisk månadsrapport Nämnden för Samhällsplanering Tabell A Tabell B

182 l: 1. Övergripande kommentarer till tabell A och tabell B: * Förvaltningens prognos för helåret är sammantaget att man klarar budget. * Finns en viss oro för VA 2 Kommentarer till utfall 2.1 Kommentarer till utfall gällande intäkter: Awikelser mark beror på försäljning av tomter där intäkterna är 2, "l miljon större än budgeterat. FörvaItningskontoret har 2Q0 tusen kronor mer i intäkter än i budget. Bygg och miljö har IOO tusen mer i intäkter än i budget Parkförvaltningen har 1,1 miljon meri intäkter äni budget. Förvaltningsavtalet har drygt 300 tusen mer i intäkter än i budget. 2.2 Kommentarer till utfall gällande personalkostnader Löner för förvaltningskontoret är 350 tusen kronor lägre än budget pg att f.d. förvaltningschefen inte längre kostnadsförs på förvaltningen. Lönerna för bygg o miljö har ca 400 lägre kostnad för löner än i budget. Löner för Tekniska adm. är I 142 tusen lägre än budget Fysiskplanering har en lägre lönekostnad med 543 tusen kronor. 2.3 Kommentarer till utfall gällande övriga kostnader FörvaItningskontoret har kostnader för inköpta tjänster som är 900 lägre än budget.. Gator och vägar är kostnaden för köpta tjänster 2,1 miljoner lägre än i budget. Kostnaden för bostadsförbättringar är 600 tusen lägre än i budget. Mark har "I, 1 miljon mindrei köpta tjänster äni budget. Parkförvaltningen har 1,9 miljoner meri kostnader för köpta tjänster och varor. Kostnaden för förvaltningsavtalet är 1,3 miljon mindre än i budget. 3 Kommentarer till prognos 3.1 Kommentarer till prognos gällande intäkter: Det finns ca 300 tusen mer intäkter i prognosen för förvaltningskontoret i budget. Det finns 2,8 miljoner mer i intäkter i prognosen än i budget för mark. Intäkter för parken är 2,8 miljoner högre än i budget. 3.2 Kommentarer till prognos gällande personalkostnader FörvaItningskontoret har 750 tusen mindre i prognosen än i budget. Bygg och miljö har 550 tusen mindrei prognosen än i budget. Tekniska administration har 1,3 miljoner mindreilön prognosen än i budgeten. Fysiskplanering har 550 tusen mindre i lön i prognosen än i budget. 3.3 Kommentarer till prognos gällande övriga kostnader Kostnaderna för förvaltningskontoret är 1,5 miljoner lägrei prognosen äni budgeten. Gator och vägar har 4,9 miljoner mer i prognosen än i budget Mark har 1,5 miljoner mindre kostnaderi prognosen än i budgeten. Parken har 2,7 miljoner mer i kostnader i prognosen än i budgeten. Förvaltningsavtalet har 600 tusen mindre i kostnaderna i prognosen än i budgeten.

183 I;:g;n Datum: Dnr: NIF2018/71:042 Förenklad ekonomisk månadsrapport Nämnden för individ- och familjeomsorg Tabell A Tabell B 1. Övergripande kommentarer till tabell A och tabell B: Nytt 2018 för IFO är att man tagit över Socialpsykiatrin från Omsorgsförvaltningen och en budget på 12,7 miljoner kronor netto. Det man också skall lyfta fram är det stora omställningsarbetet som man gjort inom avd. Ensamkommande barn som under 2017 hade ett underskott på 7,2 mnkr 2 Kommentarer till utfall 2.I Kommentarer till utfall gällande intäkter: Differensen mellan september 2017 och september 2018 kan framförallt härledas till de arbetsmarknadsanstä11ningar som började göras under våren 2017 och som nu ligger med full effekt. 2.2 Kommentarer till utfall gällande personalkostnader Differensen mellan september 2017 och september 2018 kan framförallt härledas till de arbetsmarknadsanstäl1ningar som började göras under våren 2017 och som nu ligger med full effekt. 1nfo3:yation mottagen av ordförande Datum 20" I 5

184 l=wsn 2.3 Kommentarer till utfall gällande övriga kostnader Skillnaden mellan första september 2017 och september 2018 är framförallt att man betalat ut nästan 1,6 mnkr mindre i socialbidrag än 2018, man har minskat utgifterna för hyror med nästan 1,1 mnkr och man har minskat livsmedelsinköpen med drygt 0,7 mnkr. Allt detta ligger ilinje med de åtgärder som tagits beslut om under 2017, så som satnmarbetet mellan Arbetsmarknadsavdelriingerx och avd. för Försörjningsstöd och omorganisationen på avd. för Ensamkommande barn. 3 Kommentarei till prognos 3.I Kommentarer till prognos gäflande intäkter: Ökningen av intäkter jämnt emot budget kan härledas till arbetsmarknadsanstä1lningarna på arbetsmarknadsavdelningen i form av olika sorters lönebidrag. 3.2 Kommentarer till prognos gällande personalkostnader Ölaiingen av personalkostnader jämnt emot budget kan Mrledas tili arbetsmarknadsanstäliningarna på Årbetsmarknadsctvdelningen. 3.3 Kommentarer till prognos gällande övriga kostnader Övriga kostnader ligger per september månad i stort sätt på budget.

185 l Alvesta kommun Datum: Dnr: Förenklad ekonomisk månadsrapport Utbildningsnämnden Tabell A mkr L tfall L tfall Budget L tfall Prognos Füreg Budget Avvikelse ~ Prognos (\-:\) (X) (\) Intäkter -85,2-78,3-73,6-114,8-113,6-110,0-98,1 15,5 Personalkostnader 261,3 282,1 277,9 354,6 382,5 381,4 370,5-12,0 Övriga kostnader 185,9 190,4 191,5 271,6 264,8 262,9 255,3-9,5 Nettokostnad 362,0 394,2 395,8 511,3 533,7 534,3 527,7-6,0 Tabell B Nämnd- och 0,8 0,8 0,8 1,1 1,1 1,1 1,1 0,0 s elseverksamhet Gemensam verksamhet 16,9 14,7 20,7 33,2 23,8 25,3 27,8 4,0 Förskoleverksamhet 78,1 88,0 84,8 109,3 118,2 119,3 112,8-5,4 Skolbarnsomsorg 11,1 10,2 12,6 15,3 14,1 14,2 16,7 2,6 Grundskola 158,8 174,1 171,3 220,3 232,9 231,1 227,9-5,0 Särskola/LSS- 25,8 24,9 64,1 34,2 35,2 36,1 34,8-0,4 verksamhet Gymnasieverksamhet 57,5 62,7 26,1 79,8 87,8 88,3 85,8-1,9 Kommunal 13,1 18,8 15,4 18,3 20,7 21,1 20,8 0,1 vuxenutbildnin Uppdragsutbildning 0,0 0,0 0,0-0,2 0,0 0,0 0,0 0,0 Nettokostnad 362,1 394,2 395,8 511,3 533,7 534,3 527,7-6,0 1. Övergripande kommentarer till tabell A och tabell B: Utbildningsnämnden förväntas att göra en negativ avvikelse på -6,0 miljoner Det är en förbättring med 600 tkr gentemot den prognos som gjordes i och med delårsrapporten i augusti. I huvudsak beror awikelsen på ökade kostnader för köp av utbildning, uteblivet statsbidrag för minskade barngrupper samt nyöppnade förskoleavdelningar där man förväntat sig ersättning i budgetramen. 2 Kommentarer till utfall 2.1 Kommentarer till utfall gällande intäkter: För perioden januari till september visar intäkterna på ett överskott på ca 4, 7 miljoner. Barnomsorgsintäkterna samt inkomstkorrigeringen på dessa ger ett överskott för perioden på 1,2 miljoner. Försäljning av utbildning samt momsåtersökningen ger ett överskott på 1,5 miljoner. Övrigt överskott gällande intäkter är sådana som direkt kan härledas till ökade personalkostnader, exempelvis lönebidrag på drygt 2 miljoner över budget. Datum

186 Alvesta kommun 2.2 Kommentarer till utfall gällande personalkostnader För perioden januari till september visar personalkostnaderna på ett underskott på ca 4,4 miljoner. Av dessa kan 3 miljoner direkt härledas till nyöppnade förskoleavdelningar där kompensation i budget saknas. Dessutom fick sex förskolor avslag på ansökan om statsbidrag för mindre barngrupper för hösten Dessa förskolor hade då skapat en organisation för att vara berättigade till statsbidraget, vilket nu ger underskott på personalkostnaderna. 2.3 Kommentarer till utfall gällande övriga kostnader För perioden januari till september visar övriga kostnader på ett underskott på ca 1, 1 miljoner. Underskottet beror på ökade kostnader för köp av utbildning. De fristående förskolorna går med 2 miljoner i underskott och grundskolan och gymnasiet står ytterligare 2 miljoner. Inom grundskolan har elever bytt grundskola i höst och inom gymnasiet ser vi en ökad kostnad per elev men också en större kull av nya 1 :or jämfört med de 3:or som tog studenten i våras. Skolskjutsfakturor på ca 2 miljoner saknas i utfallet då de skickas längre fram på terminen. I övrigt saknas kostnader på ca 3 miljoner i september månads utfall och de kan härledas till poster som har med lokal- och lokalvårdskostnader att göra. 3 Kommentarer till prognos 3.1 Kommentarer till prognos gällande intäkter: Prognosen för intäkter 2018 ligger nu på ett överskott på 15,5 miljoner. Barnomsorgsintäkterna visar ett överskott på 1,5 miljoner, försäljning av utbildning samt momsåtersökning på ett överskott på 1,7 miljoner. Schablonersättningen från Migrationsverket visar på ett överskott på 3 miljoner. Förskolorna gör ett intäktsöverskott på 2 miljoner. Det består av intäkter för lönebidrag samt andra statsbidrag som kan direkt härledas till ökade personalkostnader. Grundskolorna gör ett intäktsöverskott på 5,7 miljoner. På samma sätt som inom förskolorna så kan dessa härledas till ökade personalkostnader genom att de består av statsbidrag för lärarlönelyft, likvärdig skola, samt lönebidrag. Allbo lärcenters intäktsprognos ligger på +1 miljon. 3.2 Kommentarer till prognos gällande personalkostnader Prognosen för personalkostnader 2018 ligger nu på ett underskott på 12,0 miljoner. Av detta underskott kan 5,9 miljoner härledas till förskolorna och 6,0 miljoner till grundskolorna. Förskolornas underskott har att göra med de nya avdelningar som har öppnats samt den organisation som är satt från och med hösten 2018 utifrån statsbidraget för minskade barngrupper. Grundskolornas underskott har att göra med det intäktsöverskott som man gör. 3.3 Kommentarer till prognos gällande övriga kostnader Prognosen för övriga kostnader 2018 ligger nu på ett underskott på 9,5 miljoner. Prognosen för kostnaderna av köp av utbildning ligger totalt på -7,0 miljoner. Skolskjutskostnaderna ligger totalt högre 2018 jämfört med 2017 och beräknas hamna på -1,5 miljon.

187 iii Alvesta ; ;1,.ommun Datum: Dnr: NOH 2018/ Förenklad ekonomisk månadsrapport Omsorgsnämnden Tabell A mkr Utfall Utfall Budget Utfall Prognos Föreg Budget Avvikelse Prognos (Y-X) (X) (Y) Intäkter -60,4-58,3-55,6-83,4-76,1-76,1-74,1 2,0 Personalkostnader 246,6 243,4 233,8 323,9 322,4 322,4 307,8-14,6 Övriga kostnader 74,6 70,8 73,7 103,0 97,2 97,2 98,2 1,0 Nettokostnad 260,8 256,0 251,9 343,5 343,5 343,5 332,0-11,5 Tabell B mkr Utfall Utfall Budget Utfall Prognos Föreg Budget Avvikelse Prognos (Y-X) (X) (Y) Omsorgsnämnden 0,6 0,6 0,6 0,8 0,8 0,8 0,8 0,0 Förvaltningskontor 4,3 8,7 11,6 7,1 13,7 13,7 15,5 1,8 Bemanningsenheten 1,6 2,0 1,9 1,9 2,8 2,8 2,5-0,3 Myndighetskontor 4,0 4,0 3,8 5,2 5,0 5,0 5,0 0,0 Äldreomsorg 200,4 192,7 185,8 266,2 256,4 256,4 244,9-11,5 Funktionsstöd 49,9 47,9 48,2 62,3 64,8 64,8 63,2-1,6 Nettokostnad 260,8 256,0 251,9 343,5 343,5 343,5 332,0-11,5 3 Kommentarer till prognos Det prognostiserade underskottet för 2018 bedöms uppgå till 11,5 miljoner kronor också i denna uppföljning. Bedömningen är att resultatet för årets tre sista månaderna kan minska nettokostnaden ytterligare på grund av att lönekostnaden erfarenhetsmässigt blir lägre då- merkostnaderna för semestervikarier påverkar fortfarande i september. Även vad gäller intäkter finns det fog för att anta att den positiva utvecklingen fortsätter även de kommande månaderna. Avvecklingen av särskilda boendet Bryggaren förväntas endast marginellt påverka 2018 års resultat. Jämförelsen med är mindre relevant eftersom Socialpsykiatrin då fortfarande tillhörde omsorgsnämnden. Datum