Johan Ahlbäcks plats 7, Smedjebacken

Transkript

1 1(14) Plats och tid Hedgården, Söderbärke, onsdagen den 29 mars 2017 kl 09:00-11:00 Beslutande Ledamöter Monica Forsgren (S), Ordförande Mats Jakobsson (S), 1:e vice ordförande Monica Georgsson (S) Sören Åhlström (S) Elin Forsgren (S) Kristina Karlsson (M) Christina Brunell (M) Bjarne Magnusson (C) Ersättare Vanja Larsson (V) Yvonne Johansson (MP) Mildred Eggen (C) Tjänstgörande Övriga närvarande Justerare Ulla-Britt Carlsson Angelica Karlström Benita Eriksson Helene Eriksson Åsa Hedbom Ulrica Granath Elisabet Zimmer Helena Claésson-Bergh Sara Palmqvist Kristina Karlsson Enhetschef 30 Sjuksköterska 30 Sjuksköterska 30 Undersköterska 30 Undersköterska 30 Undersköterska 30 Förvaltningschef Förvaltningsekonom Sekreterare Justeringens plats och tid Johan Ahlbäcks plats 7, kl. 11:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Sara Palmqvist Ordförande Monica Forsgren Justerare Kristina Karlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Johan Ahlbäcks plats 7, Smedjebacken Underskrift Sara Palmqvist

2 2(14) Ärendelista 25 Dnr 2017/00026 Budget 2018 samt plan Dnr 2017/00036 Budgetuppföljning Dnr 2017/00007 Anmälningsärenden Dnr 2017/00008 Delegationsbeslut Dnr 2017/00039 Riktlinjer privatanvändning av sociala medier & mobiltelefon Dnr 2376 Information om Senior Alert Dnr 2363 Informationsärende Dnr 2017/00044 Organisationsförändring Omsorgsförvaltningen... 12

3 3(14) 25 Dnr 2017/00026 Budget 2018 samt plan beslutar Tacka för informationen. Förvaltningsekonom Helena Claésson-Bergh informerar om det pågående budgetarbetet. Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott Protokollsutdrag från kommunstyrelsens arbetsutskott Tidplan budget 2018 samt plan Protokollsutdrag från kommunstyrelsen Budgetförutsättningar och internpriser 2018

4 4(14) 26 Dnr 2017/00036 Budgetuppföljning 2017 beslutar Godkänna rapporten och lägga rapporten till handlingarna. Månad: Februari Periodbud. Utfall Avvikelse Budget, Helår Prognos, Helår Avvikelse Intäkt Kostn Netto Uppföljning per verksamhet: Förvaltningsövergripande verksamhet: Prognosen pekar mot ett överskott på 50 tkr. Administrationen redovisar överskott. Färdtjänsten är svår att beräkna men prognosen pekar på ett underskott för 2017, ny fördelning av kostnaderna via Dalatrafik gör att kostnaden för färdtjänst är betydligt högre än beräknat, detta finns inte med i prognosen. LSS och psykiatri: Prognosen visar ett överskott på 300 tkr. Verksamheten inom LSS är svår att beräkna p g a osäkerheten vad gäller nya ärenden. Flera ansökningar ang utökning och nya behov har inkommit till förvaltningen, detta kan medföra kostnader som inte finns med i beräkningarna. Gruppbostäderna redovisar överskott vad gäller hyror och intäkter. Avdelningen redovisar även överskott vad gäller personalkostnaderna. Äldreomsorgen: Beräknas ge ett underskott på 550 tkr. Lönekostnaderna inom hemtjänsten är fortfarande högre än budget och beräknas ge ett underskott. Kostnaderna för lokaler redovisar överskott. Tomma rum gör att intäkterna inom vissa boenden redovisar lägre intäkt än beräknat Tomma lägenheter och rum: 9 rum 1 st 0 st 3 st 5 st 10 st Lyktan, korttidsplatser 9 st 11 st 11 st 9 st 10 st 10 st Antal hemtjänstärenden: 252 st 227 st 231 st 235 st 238 st 208 st

5 5(14) Vidtagna/Planerade åtgärder och effekter av dessa Det är ännu omöjligt att sia om vår budget kommer att hållas Vi kan ana flera avvikelser gentemot budget som kommer att påverka årets resultat både i positiv och negativ riktning. Några faktorer pekar mot ett minusresultat. Hemtjänsten är den verksamhet som ser ut att ha svårast att hålla sin budget även i år och dessutom ser vi just nu att intäkterna minskar inom äldreomsorgen eftersom flera boenderum står tomma. Detta kan dock vara en tillfällig dipp, vi vet av erfarenhet att antalet brukare inom omsorgen kan variera starkt mellan olika månader. Lönekostnaderna kan bli större än beräknat i år, det är alltfler yrkeskategorier som upplever en mycket god arbetsmarknad och rörligheten mellan olika arbetsgivare är stor. En konsekvens av detta är att vi måste justera lönerna för allt fler yrkesgrupper för att få behålla medarbetarna. Vi står inför flera fördyrande faktorer som kan innebära att vi får svårt att hålla årets budget. En sådan är att vi nu leasar nästan alla arbetskläder pga de nya hygienreglerna. En annan är den nyligen införda friskvårdspengen som vi inte vet hur många som kommer att utnyttja. Vi inför även ny teknik och nya hjälpmedel i verksamheterna som förhoppningsvis på sikt kan innebära en besparing men som kortsiktigt innebär ökade kostnader. T ex mobiler åt alla i hemtjänsten, ny programvara osv. LSS är en verksamhet som är svår att sia om. Hittills i år ser vi ett litet överskott men samtidigt har vi flera stora ärenden som kan komma att påverka utfallet åt andra hållet. Enskilda ärenden kan bli väldigt kostsamma så ett överskott kan snabbt vändas till ett stort underskott inom LSS. Andra faktorer pekar i en mer positiv riktning. Vi ser att hyreskostnaderna blir lägre än beräknat tack vare den låga inflationen och årets hyror kommer inte att öka i den takt vi har räknat med. Vi har även de statliga extramedel om ca 2,6 miljoner kronor som kommer vår verksamhet tillgodo under förutsättning att vi använder medlen till stärkt bemanning inom äldreomsorgen. Vi räknar med att hela statsbidraget förbrukas under året.

6 6(14) Hot/Möjligheter Hot Höga sjukskrivningstal som leder till höga vikariekostnader Att hemtjänsten inte klarar av att spara/effektivera verksamheten i tillräckligt stor omfattning för att närma sig budget Köpta platser Stor osäkerhet vad gäller kostnaderna för personlig assistans Alltid osäkert vad gäller volymen på den vård och omsorg vi ska erbjuda kommuninnevånarna. Svårast att beräkna är LSS, hemtjänsten och hemsjukvården. Lönekostnadsökningar som inte ryms inom ramökningen Nya lagkrav som leder till ökade kostnader Möjligheter Att få ner sjukskrivningstalen Att få ner vikariekostnaderna via en utökad pool som också innebär ökad kvalitet i verksamheten Att fortsätta effektivera hemtjänstens verksamhet och höja kvaliteten i verksamheten Färre köpta platser utanför kommunen Lägre hyror än beräknat 2017 pga uteblivna hyresökningar Fortsatt teknikutveckling i verksamheterna i syfte att effektivera, höja kvaliteten och frigöra medel till annat Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

7 7(14) 27 Dnr 2017/00007 Anmälningsärenden 2017 beslutar Med beaktande lägga anmälningsärendena till handlingarna. Definition av styrande dokument Dnr Rehabiliteringspolicy Dnr Riktlinjer för friskvård Dnr Riktlinjer för sociala medier Dnr Protokoll från hjälpmedelsnämnden Dnr Protokoll från pensionärsrådet Överenskommelse om handlingsplan för samverkan vid genomförande av vision e-hälsa 2025 Dnr Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

8 8(14) 28 Dnr 2017/00008 Delegationsbeslut 2017 beslutar Lägga delegationsbesluten till handlingarna. Anmälan om anställningar inom omsorgsförvaltningen. Delegationsbeslut från biståndshandläggare äldreomsorgen för januari och februari Delegationsbeslut från biståndshandläggare LSS och psykiatri för januari och februari Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott

9 9(14) 29 Dnr 2017/00039 Riktlinjer privatanvändning av sociala medier & mobiltelefon beslutar Godkänna riktlinjerna för privatanvändning av sociala medier & mobiltelefon. Förvaltningschef Elisabet Zimmer informerar om de riktlinjer för privatanvändning av sociala medier och mobiltelefoner som tagits fram, utöver de kommungemensamma. Dessa föreslås gälla för omsorgsförvaltningens personal. Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott Riktlinjer privatanvändning av sociala medier & mobiltelefon,

10 10(14) 30 Dnr 2376 Information om Senior Alert beslutar Tacka för informationen. Hedgårdens enhetschef Ulla-Britt Carlsson, sjuksköterskorna Angelica Karlström och Benita Eriksson samt undersköterskorna Helene Eriksson, Åsa Hedbom och Ulrica Granath informerar om arbetet med Senior Alert. Förra året gick de en utbildning i Senior Alert. Senior Alert är ett nationellt kvalitetsregister för att arbeta preventivt med personer som bland annat riskerar att falla, bli undernärda eller få trycksår. På Hedgården har man efter starten med registret bland annat noterat att antalet trycksår minskat. De boende eller deras anhöriga får godkänna om de ska vara med i registret. För de som ska vara med i registret fylls en riskbedömningsblankett i för att kunna bedöma riskerna för att till exempel få trycksår. En åtgärdsplan samt uppföljning görs. Varje avdelning på Hedgården har fått arbeta med ett specifikt område för förbättring. Avdelning 3 med att alla ska få röra på sig varje dag. Genom att öka aktiviteten främjas hälsan och den enskilde får känna sig mer självständig. Avdelning 2 med hjälpmedel. Så att hjälpmedel finns när de behövs samt att det är de rätta hjälpmedlen som används. Detta så att den enskilde efter exempelvis sjukdom inte blir liggande i sängen längre än nödvändigt. Avdelning 1 med måltidsmiljön. Man har sett över hur det fungerar bäst för den enskilde vid måltider. Huruvida den enskilde till exempel vill äta tillsammans med andra eller för sig själv. Detta arbete har bidragit till att det har blivit lugnare kring måltiderna. Det finns nu planer på att göra ett gemensamt förbättringsarbete på alla tre avdelningar. Detta arbete gäller att se över nattfastan.

11 11(14) 31 Dnr 2363 Informationsärende beslutar Tacka för informationen. Förvaltningschef Elisabet Zimmer informerar bland annat om att: En enhetschef har sagt upp sig. En konsult arbetar med LSS-handläggning på förvaltningen. Maria Eriksson arbetar som tillförordnad enhetschef på Munkbogården. Fram till sommaren kommer hon att arbeta 1-2 gånger i veckan, under sommaren heltid. En genomlysning av LSS-verksamheterna och socialpsykiatrin i kommunen ska göras under våren. Under 6 månader kommer heltidstjänsterna i hemtjänsten på prov att vara 85 % plus 15 % i flyt. Kompetensutveckling. En uppdragsutbildning från Högskolan Dalarna gällande demens kommer att hållas i höst med platser. Planer finns även på en utbildningssatsning inom området psykisk hälsa.

12 12(14) 32 Dnr 2017/00044 Organisationsförändring Omsorgsförvaltningen beslutar Anta förslagen organisationsförändring. Inför budgetberedningen 2018 äska om medel för att finansiera utökningen av antalet tjänster i ledningsfunktionen. Med anledning av att biträdande förvaltningschefen har drabbats av allvarlig sjukdom finns det ett behov av att brådskande se över omsorgsförvaltningens organisation. Den nuvarande organisationen innebär att förvaltningschef och biträdande förvaltningschef delar på ansvaret som övergripande chefer för förvaltningens enhetschefer med flera personalgrupper. Med anledning av den uppkomna situationen är förvaltningschefens arbetsbelastning nu alldeles för stor. Det har även kommit signaler från en del enhetschefer om för hög arbetsbelastning på grund av alltför stora ansvarsområden och alltför stora personalgrupper. Även detta är en bidragande anledning till att nuvarande organisation bör ses över. Den planerade förändringen Hur den nya organisationen kommer att se ut kan utläsas ur bifogad organisationsskiss. En förändring är att rollen som biträdande förvaltningschef faller bort och alla enhetschefer läggs direkt under förvaltningschefen. Nuvarande biträdande förvaltningschef får rollen som kvalitetutvecklare/utredare och den funktionen kommer att kunna anpassas till den tjänstgöringsgrad som är lämplig utifrån biträdande förvaltningschefens nuvarande sjukdomsbild. För att avlasta enhetscheferna på Allégården och hemtjänsten tillskapas en ny enhetschefstjänst för korttidsboendet Lyktan samt bemanningen och poolen. Exakt hur den nya chefstjänsten ska utformas behöver preciseras ytterligare innan rekryteringen påbörjas. En expertfunktion för LSS, SoL och kommunpsykiatrin behöver tillskapas för att fylla kompetensgapet efter biträdande förvaltningschefen och den personen kommer också att få arbetsledaransvaret för omsorgens fem biståndshandläggare. På denna tjänst bör det även gå att lägga en del

13 13(14) utredningsuppdrag som kan komma att omfatta hela omsorgen. Denna tjänst brådskar det med att rekrytera till och en arbetsbeskrivning för rollen bör skyndsamt tas fram innan rekryteringen påbörjas. Åbackens boendestöd som har legat direkt under biträdande förvaltningschef föreslås flyttas till en av enhetscheferna inom LSS. Dagverksamheten för äldre föreslås successivt flyttas över från enhetschefen för Solhöjden till respektive särskilt boende, samt att den del av dagverksamheten som riktar sig till äldre som fortfarande bor hemma under året flyttas över till den enhetschef inom LSS som redan är ansvarig för all daglig verksamhet inom LSS. Under året kommer det förhoppningsvis också att tas beslut om att starta upp ett hemtagningsteam så att vi kan erbjuda rehabilitering i hemmet för de som blir utskrivna från sjukvården och inte bor på särskilt boende. Ett hemtagningsteam kommer troligen att läggas gemensamt under hemtjänsten och hemsjukvården. Exakt hur denna verksamhet kan komma att utformas är inte klart i dagens läge utan kommer att komma upp som ett separat ärende till nämnden under detta år. Genom dessa förändringar borde det finnas goda förutsättningar för samtliga enhetschefer att få ett hanterbart chefsuppdrag. Enhetscheferna kommer att få ett rimligt antal boende och/eller medarbetare att ansvara för. Då återstår bara två verksamheter med stora personalgrupper, dels hemtjänsten och dels nya demensboendet Solgården. Hemtjänstens enhetschef har en vision för hur hon vill utveckla verksamheten som inbegriper viss förändringar gentemot idag. Bland annat vill hon införa fyra teamledare inför 2018 för att avlasta henne som chef. Exakt hur detta kommer att utformas återkommer vi till nämnden med under detta år. Solhöjdens enhetschef kommer under 2018 att få ett helt nytt demensboende Solgården att ansvara för och exakt hur den verksamheten ska ledas återkommer vi också till vid senare tillfälle. Under våren kommer det att göras en genomlysning av omsorgens LSS och kommunpsykiatriverksamheter för att identifiera om vi behöver göra förändringar i dessa verksamheter framöver. Genomlysningen kommer att göras av ett externt bolag, Ensolution, som är specialiserade på denna form av utredningar. Utredningen är förhoppningsvis klar innan sommaren och därefter kommer vi att återkomma till frågan om vi behöver se över någon av våra verksamheter inom LSS och kommunpsykiatrin eller kanske tillskapa någon ny verksamhet som vi saknar idag.

14 14(14) Riskbedömning De föreslagna organisationsförändringarna görs för att fortsatt säkerställa kvaliteten i omsorgens verksamheter samt skapa en rimlig arbetsbelastning och minska sårbarheten för omsorgens chefer. Målet bör vara att en chef inte ska ha mer än ca 30 medarbetare under sig, helst lite färre. För tillfället är flera av omsorgens chefstjänster inte fullt bemannade (vakanser och sjukskrivningar). Med anledning av detta är behovet stort att fatta ett snabbt beslut om organisationsförändringen. Det bifogade förslaget har förankrats bland biståndshandläggarna, enhetscheferna och samverkansgruppen där de fackliga företrädarna ingår. Förslaget i sin nuvarande form leder till en utökning av antalet tjänster på omsorgen omfattande 2,0 årsarbetare. Förändringen kan endast delvis finansieras inom befintlig ram och inför 2018 måste ett äskande om utökad ram göras för att finansiera förändringarna. För en del av omsorgens medarbetare innebär den föreslagna förändringen att de kommer att få en ny närmaste chef men alla arbetslag kommer att finnas kvar i oförändrad form. Det bör vara till fördel för medarbetarna att deras chef har en rimlig arbetsbelastning som möjliggör att chefen långsiktigt orkar med sitt chefsuppdrag. Åtgärda Under året bör arbetet med att utveckla vissa av de ovan nämnda verksamheterna fortgå. I takt med att pågående analyser och utredningar blir klara kommer vi att återkomma till nämnden med rapporter och förslag till hur verksamheter under berörda enhetschefer ska läggas upp samt vilka eventuella kostnadsmässiga konsekvenser förändringar kan komma att medföra. Sammanfattning För att säkerställa att omsorgsförvaltningens chefer ges rimliga förutsättningar att bedriva sitt chefsuppdrag bör den föreslagna organisationsförändringen genomföras fortast möjligt. Beslutsunderlag Organisationsschema, skrivelse från förvaltningschef Risk- och konsekvensanalys från förvaltningschef,