ver. 1.0 Komkat Manual ehälsosupport tfn

Transkript

1 ver. 1.0 Komkat Manual ehälsosupport tfn

2 2 Revisionshistorik Version, datum 0.1, , , , , , Författare Lenita Landin Lenita Landin Lenita Landin Lenita Landin Kommentar Lagt till avsnitten Tilldelning av behörighet till administratör, Massuppdatering, KomkatHOSP, Medarbetaruppdrag och Tilldela en person individuella administratörsegenskaper Lagt till avsnitten Internkontroll och Flytt av personpost i organisationsträdet Lagt till avsnittet Personpost Lenita Landin Lagt till avsnitten Introduktion, Inloggning, Allmänt om Komkat, Organisation, enheter och funktioner, Ta bort administratörsbehörighet, Skapa lista över personer kopplade till medarbetaruppdrag, Flytta medarbetaruppdrag, Borttag av medarbetaruppdrag, Sök i Komkat, Bilaga A HSA för Pascal, Bilaga B HSA för Säkerhetstjänster, Bilaga C HSA för Identifieringstjänst SITHS, Bilaga D Synkning från Komkat till HSA och Bilaga E HSA för Mina planer. Manualen är nu komplett. Lenita Landin Bilaga E HSA för Mina planer: mindre revidering av text samt tillägg av hyperlänk till befattningsmatris. Thomas Wester Rättning stavfel Loggadministratör s 39 Ottie Andersson/Thomas Wester Totalgenomgång och ändring av struktur och innehåll. Bilagorna har tagits bort och finns i ett separat dokument.

3 3 Innehåll 1 Introduktion Inloggning/utloggning Allmänt om Komkat Användarstöd Personpost Skapa ny personpost Fel namn i befolkningsregistret Byta namn på person Egenskaper/Attribut för personer Borttag av personpost Flytt av personpost i organisationsträdet Flytt av personpost med behörighet som begränsad uppdateringsansvarig Flytta in personpost Flytt av personpost med behörighet som superadministratör Ångra flytt som inte har utförts ännu Sök i Komkat Organisation, enheter och funktioner Skapa organisation Organisationsförändringar Egenskaper/Attribut för enheter och funktioner Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL Kontrakt Kontrakt med intervall Skapa kontrakt Tilldela kontrakt Tilldela nytt kontraktsintervall på personpost KomkatHOSP Medarbetaruppdrag Introduktion Skapa nytt medarbetar-uppdrag Tilldela ett medarbetaruppdrag till en person... 32

4 Förlänga medarbetaruppdrag för en person Ta bort medarbetaruppdrag för en person Redigera ett befintligt medarbetaruppdrag Skapa lista över personer kopplade till medarbetaruppdrag Flytta medarbetaruppdrag Borttag av medarbetaruppdrag Tilldela en person individuell egenskap för IT-tjänster Internkontroll... 35

5 5 1 Introduktion 1.1 Kort om HSA och Komkat HSA är en del av den nationella infrastruktur som möjliggör ett förverkligande av nationell e-hälsa. Landsting, kommuner, privata vårdgivare och vissa myndigheter är anslutna till HSA. HSA innehåller kvalitetssäkrad information om personer, enheter och funktioner främst inom vård och omsorg. Komkat är en administrationskatalog för HSA-information. Informationen i Komkat synkas med vissa tidsintervall dygnet runt till HSA. Katalogen tillhandahålls av Kommunförbundet Skåne för de 33 kommunerna i Skåne Vad används HSA till? Informationen används av många olika nationella digitala tjänster. En schematisk bild över de tjänster som använder HSA finns på: dokumentet heter: Tjänster som idag använder HSA 1.2 Tekniska förutsättningar för Komkat Kortläsare och NetiD För att kunna använda Komkat behöver administratörens dator ha en kortläsare och programvaran NetiD installerade. Kommunens IT-tekniker avgör vilken NetiD version som är lämplig att installera på respektive dator. Mjukvaran finns tillgänglig på Det krävs tjänstekort för inloggning på denna sida Kort för inloggning Tjänstekort används för inloggning i Komkat. Vid inloggning anger användaren sin pinkod för identifiering Webbadress Komkat nås via Internet på Webbläsare Komkat fungerar i Internet Explorer (IE). Har du IE 10 eller 11, kan du behöva ställa in sekretessåtgärder för enskilda webbplatser, välj kfsk.se som godkänd i listan. 2 Inloggning/utloggning 2.1 Logga in med tjänstekort Sätt in ditt kort i kortläsaren på din dator. Kortet läses av och är klart när symbolen för NetiD,, längst nere i högra hörnet av skärmen, slutar snurra. Öppna Internet Explorer och fyll i webbadressen till Komkat, Sök Välj och markera ditt HCC-certifikatet för inloggning och klicka OK.

6 6 Systemet frågar efter den säkerhetskod som tillhör certifikatet. Ange din pink od för Legitimering Klicka på Jag legitimerar mig. Komkat öppnas Fel vid inloggningen? Om inloggningen misslyckas har ditt kort inte kunnat läsas korrekt. Kontrollera följande: 1. Kontrollera att kortet sitter ordentligt i kortläsaren. 2. Är alternativet Administration valbart om du högerklickar på symbolen för NetiD? Kontrollera via Administration att certifikatet har lästs av korrekt av kortläsaren. 3. Om det inte visas några certifikat på Administration dra ut kortet, sätt i det igen snurrar den lilla ID-rutan över NetiD symbolen? Gör den inte det är kortläsaren sönder. 4. Stäng alla Internetfönster som du har öppna. Öppna ett nytt fönster och gå till inloggningssidan för HSA Admin. 5. Fungerar det fortfarande inte, högerklicka på NetiD symbolen och välj Läs in kortet på nytt. Följ på nytt instruktionerna under punkterna 1 och 2 ovan. Om du fortfarande inte kan öppna Komkat skickas ett ärende till ehalsosupport@kfsk.se Byta pinkod Byte av pinkoder till tjänstekortet sker i NetiD. Högerklicka på NetiD-ikonen och välj Byt pinkod. Välj SITHS-kort (Legitimering) = identifiering eller SIHTS-kort (Underskrift) = signering. Koden för legitimering är den du använder i Komkat. Observera att koden endast kan bestå av sex siffror. Fyll i din gamla kod i Ange gammal pinkod Ange ny kod enligt instruktion, klicka OK Låsa upp spärrad pinkod Om du slagit fel pinkod tre gånger, eller glömt din kod kan du låsa upp ditt kort. Upplåsning av spärrad pinkod sker genom att: Högerklicka på NetiD-ikonen Välj Lås upp kort med pukkod Klicka på det alternativ, SITHS-kort (Legitimering) eller SIHTS-kort (Underskrift), som du vill låsa upp. Ange pukkoden i översta fältet Ange en ny kod i de två därpå följande fälten Klicka OK Om du har förlorat din pukkod kan en ny beställas. Kontakta ehalsosupport@kfsk.se. 2.2 Logga ut

7 7 Använd alltid knappen för Logga ut uppe i höger hörn. Om du inte varit aktiv (t.ex. sparat en förändring eller klickat i organisationsstrukturen) under en längre tid blir du automatiskt utloggad. 3 Allmänt om Komkat 3.1 Översikt Systemet är uppdelat i olika ramar. Övre ramen Uppe till vänster finns tre flikar Bläddra, Fördefinierade sökningar och System Admin. Längst upp i höger hörn finns Hjälp och Logga ut. Under Hjälp och Logga ut. Vänster ramen = Navigeringsvyn: Till vänster finns en navigeringsvy där organisationsträdet visas. Administratörer med behörighet som Superadministratör ser hela organisationsträdet. Administratörer med behörighet som Uppdateringsansvariga ser endast den egna kommunens nod. Höger ramen I högervyn visas de objekt som är placerade en nivå under den organisation/enhet som markerats i navigeringsvyn. Här visas både organisationer, enheter, funktioner, personer och medarbetaruppdrag. 3.2 Ikoner för objekttyper De olika objekttyperna symboliseras i Komkat av olika ikoner: Organisation eller Enhet Person Medarbetaruppdrag Funktion 3.3 Handgrepp i Komkat När du vill göra en ändring i Komkat måste du först leta upp det aktuella objektet. Det gör du genom att klicka dig fram i organisationsträdet i navigeringsvyn till vänster. Strukturen vecklas ut när du klickar på plustecknen framför organisationens/enhetens namn. Observera att personer och funktioner endast visas i högervyn då du klickar på den enhet de är placerade under. Högerklicka på det objekt du vill ändra för att få upp en meny. I de fall du vill söka fram ett objekt finns det två valmöjligheter:

8 8 1. Använd fliken Fördefinierade sökningar om du vill ha möjlighet att söka i hela den del av organisationsträdet som du är behörig att se, se avsnitt 6 Sök i Komkat. 2. Om du vill begränsa sökurvalet: Högerklicka på en organisationsmapp i vänster ram. Välj Fördefinierade sökningar i menyn som öppnas. Fliken Fördefinierade sökningar öppnas och du söker från den mapp du markerat och nedåt i ev. hierarkiskt underliggande mappar. 3.4 Behörigheter i Komkat Läs om de olika behörigheterna och hur dessa tilldelas i Bilaga F, Behörigheter i Komkat. 3.5 Hjälptexter Samtliga hjälptexter i Komkat finns samlade under funktionen Hjälp uppe i höger hörn av systemet. Vid varje attribut i katalogen finns även ett frågetecken klickar på den. som leder direkt till rätt hjälptext när du 3.6 Användarstöd Om du är osäker på hur ett visst moment i Komkat ska utföras, kan du läsa i denna manual eller skicka ett ärende till oss. Upptäcker du fel i manualen eller i systemet är vi tacksamma om du berättar det för oss. Vår kontaktinformation är: ehalsosupport@kfsk.se, eller Driftstörning i nationella system Ibland är det driftstörningar i HSA eller något av de övriga systemen vilket i sin tur gör att kommunens anställda inte kan logga in i systemet och utföra sitt uppdrag. På Ineras sida Driftstatus finns aktuell information om kända avbrott och avvikelser att läsa. Vi uppmanar alla administratörer att prenumerera på driftsinfolistan. Formulär Prenumeration driftstatus och servicefönster 4. Personpost Komkat hämtar namnuppgifter från folkbokföringen. Komkat hämtar för närvarande namnuppgifter från RATSIT. Denna lösning har tre begränsningar: 1. Personer med skyddad identitet finns inte i RATSIT. 2. Personer som är folkbokförda utomlands finns inte i RATSIT. 3. Automatiserade kontrollkörningar av samtliga Komkat poster en gång per månad mot folkbokföringen för kontroll av namnändring/avlidna kommer inte att ske. 4. Punkt 1 och 2: Skicka ärende till ehalsosupport@kfsk.se Vi skapar personposten manuellt. Punkt 3: En kontrollkörning av namn sker den 15 varje månad och kommuner med avvikelser på personposter informeras för åtgärd, via mejl till kommunens funktionsbrevlåda. Vi gör även kontrollkörning på samtliga Komkat-poster en gång i tertialet för kontroll av avlidna, emigrerade samt om någon Komkat-post ändrats till skyddade uppgifter.

9 9 4.1 Skapa ny personpost Högerklicka på den enhet som du vill skapa objektet under. Välj i menyn Skapa och därefter Person. Ange i fältet Personnummer ett fullständigt personnummer d.v.s. 12 siffror. Använd inte mellanslag/bindestreck. Klicka Nästa för att hämta personens namn från befolkningsregistret. Steg 2 i skapa person öppnas: Om det finns markering av tilltalsnamn i folkbokföringen sätts detta automatiskt. Annars får du som administratör välja tilltalsnamn bland personens förnamn. Klicka Sök vid fältet Kontrakt. Öppna rullmeny och markera rätt kontrakt för den unika posten. Klicka Välj och därefter Skapa. OBS! Om det redan finns en annan person med samma namn registrerad på samma enhet visas meddelandet Namnet är inte unikt. Du ska då sätta en initial på avsedd rad för personen. Den initial du anger ska vara första bokstav i något av personens andra förnamn. Bekräfta skapandet av personposten genom att klicka OK. Personposten har nu skapats och alla flikar som du med din administratörsroll har rätt att se visas till vänster. Fyll i startdatum enligt underlag. Fyll i slutdatum för personposten. I fältet finns redan ett datum som baseras på det kontrakt du tilldelat posten. Om verksamhetschef/motsvarande i underlaget har markerat att personen har en tidsbegränsad anställning (visstidsanställning) ska du ändra det datum som står i fältet till det slutdatum på anställningen som anges i underlaget. Fyll i e-postadress OBS! obligatoriskt om personen ska få ett tjänstekort. Klicka Spara. Fortsätt lägga till kontaktuppgifter för personen, se punkten 4.4 Egenskaper/Attribut för personer Person med flera uppdrag/anställningar - kopia Vissa personer har flera uppdrag i samma organisation och kan därför behöva visas på flera platser i organisationsstrukturen i HSA. Detta kallas för att personen har en eller flera kopior. Kopian får samma HSA-id som originalet och det sätts automatiskt en koppling till det andra personobjektet i attributet. När en kopia av en personpost tas bort försvinner den helt och hållet från katalogen d.v.s den hamnar inte i Limbo Skapa person med skyddade personuppgifter Personer med skyddade personuppgifter kan endast skapas av HSA-ansvariga på Kommunförbundet Skåne. Kontakta ehälsosupporten via telefon, Skicka inte in några fullständiga uppgifter via mejl Skapa person som saknar svenskt personnummer Obs! kan endast hanteras av superadministratör.

10 10 Personer som saknar svenskt personnummer ska identifieras med pass. Tag en kopia på passet. Passnummer, giltighetstid för passet och födelsedatum lagras i HSA och används som identifikation istället för personnummer. Högerklicka på den enhet som du vill skapa objektet under. Välj i menyn Skapa och därefter Person. Markera radioknappen vid Passnummer. Ange Passnummer (landskod+passnummer, ex. SWE ) Ange Födelsedatum ex Ange giltighetsdatum för passet i fältet Giltigt t.o.m. Klicka Nästa Ange samtliga Förnamn Ange Tilltalsnamn Ange ev. Mellannamn (det första av två efternamn) Ange Efternamn Kontrollera att du stavat samtliga namn korrekt. Klicka Sök vid fältet Kontrakt. Öppna rullmenyn och markera rätt kontrakt för den unika posten. Klicka Välj och därefter Skapa. OBS! Om det finns en annan person med samma namn redan registrerad på samma enhet visas meddelandet Namnet är inte unikt. Du ska då sätta en initial på avsedd rad för personen. Den initial du anger ska vara första bokstav i ett av personens andra förnamn. Bekräfta skapandet av personposten genom att klicka OK. Personposten har nu skapats och alla flikar som du med din administratörsroll har rätt att se visas till vänster. Fyll i startdatum enligt underlag. Fyll i slutdatum för personposten. Slutdatum får inte överstiga giltighetstiden för passhandlingen. Fyll i e-postadress obligatoriskt om personen ska få ett tjänstekort. Klicka Spara. Arkivera kopian av passet. Fortsätt lägga till kontaktuppgifter för personen, se punkten 4.4 Egenskaper/Attribut för personer Ersätta passnummer med personnummer När den anställde fått svenskt personnummer ska personposten ändras. Identifieringen av personen med hjälp av passnummer ska ersättas med personnummer. Leta upp personposten i organisationsträdet och öppna den. Markera fliken Passnummer till vänster.

11 11 Fyll i Personnummer i avsett fält, tolv siffror utan mellanslag/bindestreck. Klicka Lägg till personnummer. Bekräfta byte till personnummer genom att klicka OK. En ny dialog visas med uppmaning att uppdatera personens namn enligt folkbokföringen. Klicka OK Markera fliken Byt namn till vänster. Klicka på knappen Byt namn i det högra fältet om den är aktiv. Är den inte aktiv är redan samtliga namn korrekta. Bekräfta namnbytet genom att klicka OK. Klicka Spara och stäng. Kontakta tjänstekortsadministratören om personen har ett tjänstekort. Nytt tjänstekort måste beställas när identifieringen i katalogen har ändrats från passnummer till personnummer. 4.2 Fel namn i befolkningsregistret Många personer (uppåt 25%) saknar markering i folkbokföringen av vilket av förnamnen som används som tilltalsnamn. I Komkat måste då administratören välja vilket av personens förnamn som ska användas. Administratören bör dock uppmana personen att markera sitt tilltalsnamn i folkbokföringen. Det förekommer att personer använder sig av ett annat namn eller en annan stavning än vad de har i folkbokföringen. För att byta sitt namn skickar man en ansökan till Skatteverket. Allt om personnamn och hur det fungerar återfinns på: Uppgifterna på tjänstekortet ska överensstämma med aktuella uppgifter i folkbokföringen. Det innebär att så fort en namnändring sker ska ett nytt tjänstekort beställas och lämnas ut. Undantag; om en person har dubbla efternamn, och byter ett av namnen från mellannamn till efternamn eller tvärtom, då behöver inte nytt tjänstekort beställas. 4.3 Byta namn på person Personers namn i Komkat hämtas direkt från folkbokföringen. Om du som administratör får veta att en person har ändrat sitt namn i folkbokföringen, antingen från personen själv eller från den kontroll av folkbokföringsuppgifter som sker varje månad, ska du även ändra i Komkat. Detta sker på personposten, fliken Byt namn. Leta upp personposten i organisationsträdet och öppna den.

12 12 Markera fliken Byt namn. Två fält visas i högervyn Namn och Nytt namn. I fältet Namn visas de uppgifter som är registrerade på personen i katalogen. I fältet Nytt namn visas de uppgifter som hämtats från folkbokföringen. Klicka på knappen Byt namn i fältet Nytt namn Bekräfta namnbytet genom att klicka OK. Uppgifterna i fältet Namn har nu ändrats och överensstämmer med uppgifterna i fältet Nytt namn. När namnbytet har genomförts ska tjänstekortsadministratören beställa nytt tjänstekort. Namn på tjänstekort ska alltid överensstämma med namn i folkbokföringen. 4.4 Egenskaper/Attribut för personer Användning av egenskaper för personer Det måste finnas en personpost i HSA på den anställde för att hen ska kunna få ett tjänstekort. Till tjänstekortet hämtas information om den anställdes e-postadress och därför är e-postadress ett måste för alla som ska ha tjänstekort. Nationell patientöversikt, NPÖ, Pascal och säkerhetstjänsterna kräver att personer är kopplade till medarbetaruppdrag, se avsnitt 10. För vissa IT-tjänster krävs dessutom en individuell behörighetsegenskap för att personen ska ha rätt att utföra en aktivitet i tjänsten, se avsnitt Redigera egenskaper för person Egenskaper, eller attribut, som är möjliga att registrera för personer är uppdelade i olika flikar. Olika egenskaper redigeras på olika sätt. De flesta är bara enkla rutor där man skriver in önskat värde. Andra kräver att man väljer rätt värde i en lista d.v.s. rullmeny. Några egenskaper, tex. HSA-id, genereras automatiskt av systemet och kan inte ändras av administratören. Dessa är gråmarkerade. Samma gäller för de egenskaper som administratören inte har behörighet att ändra. Leta upp den personposten i organisationsträdet som ska redigeras. Öppna posten genom att dubbelklicka på den eller högerklicka och välj Öppna. Till vänster visas ett antal flikar som innehåller olika egenskaper. Markera den flik där en ny uppgift ska föras in. Ändra uppgiften/uppgifterna. Upprepa på andra flikar tills alla förändringar är införda. Klicka Spara eller Spara och stäng.

13 13 Flikar för person Olika antal flikar visas beroende på vilken administratörsroll man har. Info person o Innehåller personuppgifter som hämtats från befolkningsregistret, kontonamn, HSAid, möjlighet att lägga in smeknamn, titel i fritext = befattning i kommunen, uppgifter om när posten senast ändrades, start- och slutdatum, e-postadress och tilldelning av kontrakt. Adress o Här finns möjlighet att registrera särskilda adresser för personen i tjänsten. Observera att dessa endast behöver anges om något avviker från uppgifter på överliggande enhet. Telefon o Här återfinns telefonnummer och telefontider till personen. Observera att fältet Direkttelefon synkroniseras till nationella HSA-katalogen så att andra regioner, kommuner och privata vårdgivare kan ta del av det. Befattning Beskrivning ska innehålla information av publik karaktär. I dagsläget presenteras inget från kommunerna publikt. Enhetsnamn: Personposten ärver, d.v.s. det är förifyllt, namnet på den enhet där posten skapats. Chefskod: Anges endast på person som är chef eller har ett lednings- eller funktionsansvar. A - Regiondirektör, kommunchef, förvaltningschef B - Avdelningschef C - Enhetschef L - Biträdande chef, arbetsledare F - Funktions-, specialist- och/eller ämnesansvarig HOSP information: Uppgifter till de grå fälten hämtas automatiskt från HOSP, Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Nationella HSA-katalogen hämtar HOSP information från Socialstyrelsen första vardagen i varje vecka. Administratören kan uppdatera HOSP fälten på personposten genom att klicka på knappen Kontrollera nedtill i fältet. Observera att gruppförskrivarkoder inte finns i HOSP. Dessa måste alltid läggas in manuellt i Komkat via Komkat HOSP i organisationsträdet. Endast superadministratören har rättighet att göra detta. Befattning: fältet används för behörighetstilldelning till Mina planer, se Bilaga E, HSA för Mina planer. Anställning o Bekräfta uppdragsförhållande: används för bekräftelse av fortsatt uppdragsförhållande hos arbetsgivaren genom intygande av ny intervallkontraktsperiod, se punkten 8.1. o Frånvaro: om administratören vill se vilka personer i katalogen som är frånvarande från sin tjänst en längre tid används detta fält. Kryssa i rutan Frånvarande. Ange datum vid Återkommer den om det finns ett datum då personen förväntas återkomma.

14 14 Ange anledning till att personen är frånvarande, t.ex. föräldraledig, tjänstledig. När du sparat de nya uppgifterna ändras ikonen framför personposten. Behörigheter o visar vilka behörigheter personen har som administratör i Komkat samt ev. behörigheter till medarbetaruppdrag. Byt namn o Används då personen informerat administratören om att hen gjort en namnförändring i folkbokföringen eller då meddelande om namnändring kommit till funktionsbrevlådan, se punkten 4.3 Byt namn på person. Flytt o Visar information om påbörjad flytt av personposten, se avsnitt 5 Flytt av personpost i organisationsträdet. Passnummer o Används då en personpost är skapad med passnummer som identifiering och byte ska ske till svenskt personnummer, se punkten Ersätta passnummer med personnummer. System Info o På fliken registreras individuell egenskap för it-tjänster. Dessa krävs av vissa nationella system t.ex. loggadministrering i NPÖ, se avsnitt 11 Tilldela en person individuella administratörsegenskaper. Fliken administreras av superadministratören. Kommentarer o Fritextfält avsett för administrativa kommentarer. Attribute Viewer o Visar samtliga attribut på personposten. 4.5 Borttag av personpost Innan du tar bort en person från HSA ska följande kontrolleras: Om personen har ett tjänstekort ska det avregistreras. Kontakta tjänstekortsadministratör i kommunen för hantering av detta. Om personen har tilldelats administratörsroller i Komkat (t.ex. administratör/tilldelning av medarbetaruppdrag, uppdateringsansvarig) och behörigheter (individuell egenskap för ittjänster) ska samtliga dessa tas bort. Är personen HSA-/tjänstekortsadministratör ska avsedda blanketter för avslut av behörighet skickas in till ehalsosupport@kfsk.se Om personen är kopplad till ett eller flera medarbetaruppdrag ska dessa kopplingar tas bort, se punkten 10.5 Ta bort medarbetaruppdrag för en person.

15 15 När ovanstående är kontrollerat och åtgärdat kan personposten tas bort. Posten hamnar i Limbo och ligger där en tid för att sedan raderas automatiskt från Komkat. Det HSA-id personen tilldelats i kommunen sparas dock i en databas för spårbarhet ett år och återanvändning om personen blir aktuell för ny anställning vid ett senare tillfälle. Observera att om en viss person förekommer som personpost på flera platser i kommunens organisationsträd är det enbart den allra sist borttagna posten av personen som hamnar i Limbo. Flerförekomster som tas bort försvinner direkt ur katalogen. Instruktion: Leta upp personposten i organisationsträdet och högerklicka på den. Markera Ta bort Bekräfta borttaget genom att klicka Ta bort i dialogen som öppnas. 5. Flytt av personpost i organisationsträdet Uppdateringsansvariga med begränsad behörighet i organisationsträdet kan endast påbörja flytten till en mapp där administratören själv inte har behörighet, se punkten 5.1. En kollega med behörighet i den mapp dit posten ska flyttas får sedan flytta in posten på den nya enheten, se punkten 5.2. Superadministratören kan med sin behörighet flytta personposter från och till samtliga mappar i kommunen utan begränsning, se punkten 5.3. Även en administratör som har behörighet som uppdateringsansvarig från topnoden i kommunen kan flytta personposter utan begränsning, se punkten Flytt av personpost med behörighet som begränsad uppdateringsansvarig Markera i vänstervyn den mapp i organisationsträdet där personposten som ska flyttas ligger. Högerklicka i högervyn på personposten och välj Flytta. Organisationsträdet visas i ett nytt fönster. Leta upp och markera den enhetsmapp dit personposten ska flyttas. Klicka Flytta. Ett meddelande visas som lyder Personen är markerad för flyttning till DN:...(här visas sökvägen till den nya platsen i trädet). Det är nu dags för mottagande kollega att flytta in personposten på den nya platsen.

16 Flytta in personpost Alla administratörer i kommunen, som har behörighet att administrera den mapp där en personpost väntar på att flyttas in, möts av meddelandet nedan vid inloggning i Komkat. Öppna fliken Fördefinierade sökningar i Komkat. Klicka på Flytta in I högervyn visas den personpost som väntar på att flyttas in. Du ser när flytten påbörjades och målet för flytten. Högerklicka på personposten i högervyn och välj Flytta in i menyn.

17 17 En kontrollfråga ställs och du har att välja mellan Flytta, Ställ in flytt och Avbryt. Det ges även möjlighet i fönstret att klicka Visa enheter om personposten ska flyttas till någon annan enhet än den som anges i sökvägen. Klicka Flytta om sökvägen är rätt. Meddelandet Flytten har blivit utförd visas. 5.3 Flytt av personpost med behörighet som superadministratör Markera i vänstervyn den mapp i organisationsträdet där personposten som ska flyttas ligger. Högerklicka i högervyn på personposten och välj Flytta. Organisationsträdet visas i ett nytt fönster. Leta upp och markera den enhetsmapp dit personposten ska flyttas. Klicka Flytta. 5.4 Ångra flytt som inte har utförts ännu När en uppdateringsansvarig med begränsad behörighet i organisationsträdet påbörjat flytt av en personpost men mottagande uppdateringsansvarig ännu inte har flyttat in personposten är det möjligt att ångra den påbörjade flytten. Leta upp den personpost det gäller. Det finns sedan två olika sätt, a eller b, att ångra den påbörjade flytten.

18 18 A. Högerklicka på personposten och välj Flytta. Välj Ställ in flytt B. Öppna den personpost det gäller. Öppna fliken Flytt I högervyn visas information om den påbörjade flytten (mål och datum). Klicka på knappen Ångra flytt till höger i högervyn. 6. Sök i Komkat I Komkat finns en sökfunktion. Du hittar den under fliken Fördefinierade sökningar uppe till vänster i den övre ramen. Sökfunktionen är enkel och effektiv då man t ex behöver söka upp ett objekt för att administrera eller skriva ut en lista på alla personer under en viss enhet för internkontroll av aktiva personposter, se avsnitt 12 Internkontroll. Under fliken finns även Flytta in som används av Uppdateringsansvariga med begränsad behörighet, se punkten 5.2 Flytta in personpost. Välj om du vill söka efter enhet, funktion, person eller i KomkatHOSP. Ett inmatningsfönster öppnas med flera olika sökvillkor. Sökvillkoren varierar beroende på vad man valt att söka på. Vid internkontroll som görs en gång per kvartal, ska Internkontroll användas, i övrigt följ nedan instruktioner. Ange sökvillkor i fälten. Ju fler sökvillkor som anges desto smalare blir sökningen och träfflistan. Vill du söka brett anges en stjärna (wildcard, *) i fältet. Exemplet till höger visar sökvillkoren för Sök person. Klicka på Sök. Ditt sökresultat presenteras i högervyn. a) Om du vill se all information om objektet eller ändra det kan du direkt i sökresultatet högerklicka på objektet och sedan klicka Öppna alt. dubbelklicka på objektet. Objektet öppnas och du kan läsa/redigera. b) Om du vill skriva ut sökresultatet, högerklicka på ett av objekten i resultatet och välj t.ex. Spara samtliga objekt i en MS Excel-fil. Detta ska användas när internkontrollista är vald för en enhet med fler än 30.

19 19 7. Organisation, enheter och funktioner 7.1 Skapa organisation Detta avsnitt vänder sig i första hand till HSA-ansvarig och Superadministratör i kommunen, med uppgiften att registrera en beslutad organisationsstruktur Vilken organisation ska visas? Organisationsträdet i Komkat är en angelägenhet för hela kommunen, d.v.s. samtliga förvaltningar. Beslut, både beträffande struktur och enhetsnamn, ska tas på rätt nivå i kommunen. Innan registrering av ny organisationen görs eller förändring av befintligt organisationsträd sker, krävs ett väl förankrat beslut. Det finns olika perspektiv på organisationen, som t.ex. Linjeorganisation (vem är chef över vem) Ekonomisk organisation (hur ska kostnader fördelas) Administrativ organisation (vem hanterar t.ex. personaladministration för vem) Medicinsk organisation (vem har det medicinska ansvaret för vilken verksamhet) Geografisk organisation (vem arbetar på vilken arbetsplats) Funktionell/processorienterad organisation (vilka personer arbetar tillsammans i vilka funktioner, och hur samverkar dessa) Teknisk hänsyn vid organisationsritning Organisationsstrukturen i Komkat utgörs av en strikt hierarki som byggs upp av enhetsobjekt. Funktioner och personer kan placeras var som helst i organisationen, men inget objekt kan placeras under en funktion eller en person. Medarbetaruppdrag kan placeras under en vårdenhet, men inget objekt kan placeras under ett medarbetaruppdrag. Namn på enheter, funktioner och medarbetaruppdrag får endast bestå av 64 tecken, inklusive mellanslag, och får inte innehålla specialtecken som t ex citationstecken, parantes, kommatecken, snedstreck och semikolon. Förkortningar används endast i undantagsfall, exempelvis skriv Socialförvaltningen, inte SOF. Använd inte versaler rakt igenom ett namn. ex. SOLGLÄNTAN, skriv Solgläntan Externa utförare Om kommunen använder sig av externa utförare finns rekommendationer för hur dessa ska hanteras och placeras i Komkat. Det är tillåtet att lägga in uppgifter kommunens organisationsträd i Komkat om enheten, personen eller funktionen verkar inom och på uppdrag av kommunen. Vårdgivare och vårdenheter enligt Patientdatalagen måste kunna markeras (se bilaga G Förvaltning, innehåll, regelverk och lagar) Den kommun som lägger upp en extern utförare i Komkat ansvarar för att verifiera alla uppgifter om den externa utföraren. Detta ska ske en gång/kvartal. Kommun som lägger upp uppgifter om person som inte är anställd i kommunen ansvarar för att verifiera samtliga uppgifter med personens arbetsgivare. Detta ska ske en gång/kvartal. Externa utförares enheter och personposter i Komkat bör tydligt särskiljas från kommunens egna vårdenheter/enheter.

20 Skapa enhet/funktion Högerklicka i vänster ram på den enhet som du vill skapa objektet under. Välj i menyn Skapa och därefter Enhet eller Funktion. Ange namn på enheten/funktionen enligt riktlinjer för organisationsregistrering, se punkterna Ange en ev. beskrivning av enheten/funktionen. Klicka Skapa Olika typer av enheter och funktioner Enhetsobjekt ser tekniskt likadana ut men kan ha olika syften, t ex organisatoriska enheter (enheter som har en chef), eller enheter som beskriver en uppdelning av verksamheten, t.ex. en IT-support eller administrationsenhet. En enhet kan också samla andra enheter, exempelvis, Privata vårdgivare. Enheter som beskriver en funktionalitet kan registreras i Komkat som objekttypen Funktion, t.ex. Medicinskt ansvarig sjuksköterska. Det går inte att placera några objekt under en funktion. 7.2 Organisationsförändringar Rutiner för organisationsförändringar Att genomföra organisationsförändringar i Komkat är förhållandevis enkelt. Organisationsförändringar måste ske på ett kontrollerat sätt då de kan får konsekvenser för system som använder informationen i HSA. Det är viktigt med bra rutiner för hur organisationsförändringar ska genomföras. Vem har rätt att besluta om organisationsförändringar i Komkat? Hur ser beroendena ut? Vilka behöver informeras om förändringarna och på vilket sätt? Handlar det enbart om ett namnbyte ska enheten vara kvar (d.v.s. behålla samma HSA-id), men få ett nytt namn. Om en enhet däremot delas upp ska det skapas två nya enheter (med nya HSA-id) och den gamla enheten ska arkiveras Flytta enhet/funktion Flytta objekt ska göras från högervyn. För att få fram den enhet/funktion som du vill flytta måste du först klicka på närmast överliggande enhet i navigeringsvyn till vänster. I högervyn visas nu den enhet/funktion som du vill flytta. Högerklicka i högervyn på enheten/funktionen. Klicka Flytta. Ett organisationsträd visas. Leta upp den nya överliggande enhet som du vill placera enheten under. Markera namnet på den nya överliggande enheten. Klicka på knappen Flytta.

21 Ändra namn på enhet/funktion Leta upp den enhet/funktion som du vill ändra namn på. Högerklicka på enheten och välj Öppna Öppna formuläret/fliken Byt namn Ändra namnet i fältet Namn Klicka på knappen Byt namn Spara och stäng Ta bort enhet/funktion OBS! Enheter som är markerade som vårdgivare och/eller vårdenheter får inte tas bort ur HSA. Dessa ska istället arkiveras. Skicka alltid ett ärende till ehalsosupport@kfsk.se när detta är aktuellt. Övriga enheter samt funktioner: Ta bort objekt kan man endast göra från högervyn. För att få fram den enhet/funktion som du vill ta bort måste du först klicka på närmast överliggande enhet i navigeringsvyn till vänster. Högerklicka därefter i högervyn på den enhet eller funktion som du vill ta bort. Klicka Ta bort Bekräfta ditt val genom att klicka Ta bort i rutan som visas. 7.3 Egenskaper/Attribut för enheter och funktioner Användning av egenskaper för enheter/funktioner Information om enheter/funktioner i Komkat/HSA används för flera syften. Läs mer om detta i (Vad används HSA till?), samt i bilagorna A, B och C till denna handbok Redigera egenskaper för enhet/funktion Egenskaper eller attribut för enheter och funktioner är uppdelade i olika formulär/flikar. De flesta är rutor där man skriver in önskat värde. Några egenskaper, som t.ex. HSA-id, genereras automatiskt av systemet och kan inte ändras av administratören. Dessa fält är gråmarkerade i systemet. Högerklicka på den enhet/funktion som du vill redigera Klicka Öppna i menyn. Öppna nås både från vänster vyn och högervyn. Fyll i/ändra den aktuella egenskapen i avsett fält på rätt formulär/flik. Se punkten (Formulär/flik för enhet) respektive (Formulär/flik för funktion) för beskrivning av vilka egenskaper som finns på de olika formulären/flikarna. Alt.1 Klicka Spara om du vill fortsätta till annan flik för att kunna göra fler redigeringar. Alt. 2 Klicka Spara och stäng om du inte ska göra fler redigeringar på enheten. Viktigt är att egenskaper för enheter och funktioner hålls korrekta över tid.

22 Beskrivning av formulär/flik för enhet Info Enhet o Vissa av fälten fyller i dagsläget ingen funktion för en kommun att använda. Här nämns de som är aktuella att använda; Alternativt namn (känt kortnamn för enheten), enhetens funktionsbrevlåda (om sådan finns och bevakas dagligen), kommun, startdatum och slutdatum för enheten. Enhetschef o Här anges den som är enhetschef på enheten. Observera att personen måste vara inlagd som personpost i Komkat. Relaterad enhet o Används inte Adress o Olika fält för besöksadress, postnummer, ort, postadress, fakturaadress, webbadress, godsadress, leveransadress och internadress. OBS! Läs informationen under Hjälp (frågetecknet) vid varje enskilt fält innan uppgiften läggs in, så att fältet får korrekt innehåll. Observera att postadress och postnummer måste anges på enheter som är utpekade som vårdenheter. Telefon o Tjänstetelefon till enheten anges så att kollegor i hela landet kan kontakta varandra. o Mobiltelefon; ange mobiltelefonnummer om det finns ett sådant till enheten. o Växeltelefon; telefonnummer till huvudväxel i organisationen. o Direkttelefon; här kan verksamhetens publika nummer anges. Observera att direkttelefon måste anges på enheter som är utpekade som vårdenheter. o Telefontid; används inte Verksamhet o Beskrivning; ange information av publik karaktär för att presentera enheten och dess verksamhet o Organisationsnummer för verksamheten o Ägarform; ange den ägarform som gäller för enheten o Vårdform, Enhetstyp, Verksamhet och Visas för; används inte Besök; används inte Byt namn Se punkten Ändra namn på enhet/funktion Arbetsplatskod Måste anges på enheter som är utpekade som vårdenheter. Kontakta medicinskt ansvarig sjuksköterska i kommunen för att få uppgift om korrekt arbetsplatskod för enheten. Sifferkoden utfärdas av regionens ARKO-administratör och används i Pascal för att kunna återsända kostnader för läkemedel till rätt kostnadsställe samt för att patienter ska kunna tillgodogöra sig läkemedelsförmånen. Fyll i siffrorna (arbetsplatskoden) i det översta fältet Klicka på knappen Lägg till. Koden överförs till fältet under.

23 23 Spara Kontaktpersoner Visar vilka personer som har administratörsrättigheter på enheten. Klicka på ett namn för att öppna kontaktuppgifter till personen. Behörighetsgrupper På formuläret/fliken kan endast HSA-ansvariga administrera administratörernas behörigheter Karta Anger var verksamheten/enheten är geografiskt placerad. Vårdgivare/Vårdenhet o Här anges om enheten är en vårdgivare och/eller vårdenhet enligt Patientdatalagen, se punkten 7.4 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL samt tillhörande underrubriker. Massuppdatering De uppgifter som läggs in på en viss enhet kan ärvas ned till samtliga personposter under enheten via funktionen Massuppdatering. Öppna fliken Massuppdatering. Markera den eller de uppgifter som du vill ska kopieras ned till samtliga personposter på enheten. Klicka Uppdatera. Ett meddelande visas med information om hur många personer som blev uppdaterade med attributet. Spara Övrig information; används inte Kommentarer o Attribute Viewer o Ett fält som vid behov kan användas för anteckningar administratörer emellan. Fältet visas bara för behöriga kataloguppdaterare. Visar i en samlad bild alla attribut som finns registrerat på enhetens samtliga formulär/flikar Beskrivning av formulär/flik för funktion Info Funktion o Här nämns de som är aktuella att använda; E-postadress (fyll i e-postadress till den person som innehar befattningen), kommun, startdatum och slutdatum. Relaterad Enhet o Används inte

24 24 Adress o Olika fält för besöksadress, postnummer, ort, postadress, fakturaadress, webbadress, godsadress, leveransadress och intern adress. OBS! Läs informationen under Hjälp (frågetecknet) vid varje enskilt fält innan uppgiften läggs in, så att fältet får korrekt innehåll. Telefon o Tjänstetelefon nummer till den person som innehar befattningen/funktionen. o Mobiltelefon; ange mobiltelefonnummer om det ett sådant till funktionen. o Växeltelefon; telefonnummer till huvudväxel i organisationen. o Direkttelefon; här ska funktionens publika nummer anges. o Telefontid; används inte Verksamhet o Beskrivning; ange information av publik karaktär för att presentera funktionen o Organisationsnummer för den verksamhet som funktionen tillhör o Ägarform; ange den ägarform som gäller för enheten o Vårdform, Enhetstyp, Verksamhet och Visas för; används inte Besök; används inte Byt namn o Se punkten Ändra namn på enhet/funktion Arbetsplatskod; används inte för funktion Karta Anger var funktionen är geografiskt placerad. Övrig information; används inte System info; används inte för funktion Kommentarer o Ett fält som vid behov kan användas för anteckningar administratörer emellan. Fältet visas bara för behöriga kataloguppdaterare. Attribute Viewer o Visar i en samlad bild alla attribut som finns registrerat på funktionens samtliga formulär/flikar 7.4 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL Registrering i Komkat av vårdgivare och vårdenheter kan endast ske efter att beslut fattats i organisationen, se bilaga G. Förvaltning, innehåll, regelverk och lagar. Vårdgivare får heller inte markeras förrän det verifierats att vårdgivaren finns registrerad i Vårdgivarregistret hos Inspektionen för vård och omsorg, IVO. En vårdenhet kan endast ha en verksamhetschef (person), men en och samma person kan vara verksamhetschef för flera vårdenheter Verifiera att vårdgivare är registrerad i Vårdgivarregistret 1. Anmäl ny, förändrad eller nedlagd verksamhet Senast en månad innan verksamheten startar ska vårdgivaren ha anmält verksamheten till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Förändringar i verksamheten ska också anmälas, d.v.s. om verksamheten; o förändras till väsentlig del o flyttas o läggs ner 2. Beställ registerutdrag från IVO

25 25 Det går att digitalt ta ut registerutdrag från IVO för att se vilken information som finns om verksamheten i Vårdgivarregistret. 3. Kontrollera den egna organisationens uppgifter i Vårdgivarregistret Markera enhet/organisation som vårdgivare Enheter och organisationer som är vårdgivare enligt Patientdatalagens definition ska markeras i Komkat. Vårdgivare och vårdenheter i Komkat kan endast administreras av HSA-ansvarig. Skicka en beställning till ehalsosupport@kfsk.se, inklusive beslutsunderlag, när en enhet ska markeras som vårdgivare respektive vårdenhet i Komkat. Högerklicka på den enhet/funktion som du vill redigera Klicka Öppna i menyn. Öppna fliken Vårdgivare/Vårdenhet Markera i rutan Vårdgivare. Om organisationsnummer saknas på enheten måste detta först fyllas i på fliken Verksamhet samt sparas ned i databasen innan det är möjligt att markera Vårdgivare. Spara Markera enhet som vårdenhet Enheter som är vårdenheter enligt Patientdatalagen, (definition: en organisatorisk enhet som tillhandahåller hälso- och sjukvård och som leds av en verksamhetschef eller motsvarande), ska markeras i Komkat. Högerklicka på den enhet/funktion som du vill redigera Klicka Öppna i menyn. Öppna fliken Vårdgivare/Vårdenhet Markera i rutan Vårdenhet. Automatiskt presenteras då val för Vårdgivartillhörighet och Verksamhetschef. För varje vårdenhet ska anges vilken vårdgivare den tillhör. Vårdgivare sätts automatiskt till den vårdgivare som ligger närmast över enheten i organisationsstrukturen. Det är också möjligt att peka ut en annan vårdgivare som vårdenheten tillhör genom att klicka på knappen Ändra till höger om fältet Tillhör vårdgivare. Om en annan vårdgivare pekas ut måste uppgiften sparas innan man fortsätter. Vårdenheten ska nu få en utpekad verksamhetschef Klicka på knappen Ändra till höger om fältet Verksamhetschef.

26 26 Fyll i lämpliga sökvillkor och klicka på Sök. Sökningen sker under hela den angivna vårdgivaren. Markera rätt person i sökresultatet och klicka på Välj. Spara Ta bort markering av enhet som vårdenhet eller vårdgivare Observera! Detta får endast göras för enheter där det skett en felregistrering och där informationen om vårdenheten/vårdgivaren inte använts i något nationellt eller lokalt system. Skicka ett ärende till ehalsosupport@kfsk.se 8. Kontrakt Varje placering som en person har i katalogen skall kopplas till ett kontrakt. Kontraktet talar om slutdatum för placeringen. I kontrakten skall även en ägare pekas ut. Kontraktets huvudsyfte är att säkerställa att alla personer och deras placeringar får ett slutdatum och kan kopplas till en ägare. Slutdatum är viktigt så att personposter på personer som inte längre har ett anställningsförhållande inte finns kvar aktiva i HSA-katalogen. Kontrakten skapas och lagras i katalogen under en egen enhet (mapp). Nedan följer regelverket för kontrakt: Alla personer skall vara kopplade till ett kontrakt. Rätt kontrakt måste väljas vid skapandet av ny personpost. Om det finns mer än ett aktivt kontrakt visas dessa i en rullmeny i fältet Kontrakt på fliken Info Person. Det går att byta till annat kontrakt när så blir aktuellt (från timanställd till t.ex. tillsvidareanställd). Slutdatum på ett kontrakt kan ändras. Alla personposter kopplade får då kontraktets nya slutdatum. Om man manuellt registrerar slutdatum på en personpost kan detta aldrig vara senare än kontraktets slutdatum. När en personpost raderas och hamnar i Limbo tas kopplingen till kontraktet bort. Endast Superadministratören kan lägga upp och administrera kontrakt. Varje kommun skapar sina egna kontrakt. Ett kontrakt kan inte tas bort men blir utgånget då dess slutdatum passerats, och efter detta får inga nya personer kopplas till kontraktet. Ett kontrakt måste ha en ansvarig ägare till kontraktet (superadministratör). Om en ägare till ett kontrakt hamnar i Limbo så förblir personen fortfarande ägare till kontraktet men ett mail skickas ut där det uppmanas att positionen byts ut. När kontraktet skapas eller ändras visas en lista med valbara ägare till kontraktet. 8.1 Kontrakt med intervall Kontrakt med intervall är ämnat att användas för temporära anställningar, t.ex. timanställda. Funktionen Intervall används för att sätta ett maximalt intervall som personen får tillhöra kontraktet. Den maximala intervallslängden är 999 dagar. När intervallet för en person är på väg att gå ut skall ett meddelande om detta skickas ut till uppdateringsansvarig. Notifieringen skall ske ca 1 vecka före, samt på nytt dagarna innan intervallet går ut. Uppdateringsansvarig kan då välja att aktivera nytt intervall, under fliken Anställning, på personposten. Ett nytt slutdatum räknas ut av systemet baserat på intervallets antal dagar.

27 27 Om intervallet på ett kontrakt ändras uppdateras alla personposter i kontraktet med det nya intervallets antal dagar. När intervallet har gått ut för en person kommer denne att tas bort automatiskt om inte uppdateringsansvarig intygar att ett nytt intervall ska aktiveras. 8.2 Skapa kontrakt Högerklicka på mappen Kontrakt Peka på Skapa och klicka Kontrakt Fönstret Skapa kontrakt visas. Ge kontraktet att namn som tydligt anger när kontraktet är aktuellt att tilldela. Fyll eventuellt i en beskrivning. Ange slutdatum på kontraktet. Ange namn på ägare till kontraktet. Fyll i ett namn eller wildcard, *, och sök. Markera rätt person i listan. Alt 1. Ange vid Intervall för intyg det antal dagar som är aktuellt att använda i det aktuella kontraktet. Alt 2. Lämna rutan Intervall för intyg tom om kontraktet enbart ska ha ett slutdatum. Klicka Skapa nedtill i bilden. 8.3 Tilldela kontrakt Kontrakt tilldelas på personposten, fliken Info person Tilldela kontrakt vid skapande av personpost Klicka Sök vid fältet Kontrakt. Öppna rullmeny och markera rätt kontrakt för den unika posten. Klicka Välj och därefter Skapa Ändra kontrakt på personpost Personposten går att nå direkt via kontraktet eller i organisationsträdet.

28 28 a. Via kontraktet Öppna det kontrakt som personen är tilldelad idag. Markera fliken Medlemmar. Klicka på rätt person. Personposten öppnas. Kontrollera att det är rätt person. Klicka på Rensa i fältet Kontrakt. Klicka Sök Öppna rullmenyn och markera det nya kontraktet som ska tilldelas. Spara b. Direkt via Personposten Öppna rätt personpost. Se bilderna ovan. 8.4 Tilldela nytt kontraktsintervall på personpost Öppna rätt personpost. Öppna fliken Anställning. Klicka på Intyga. Bekräfta uppdragsförhållandet. Klicka OK. 9. KomkatHOSP Används alltid då gruppförskrivarkod är aktuell att lägga in på en viss person samt i de fall då det inte går att invänta automatisk överföring av HOSP information från HSA-katalogen till Komkat.

29 29 Högerklicka på KomkatHOSP i vänster vy. Markera Skapa och därefter HOSP-person. Fyll i Pass-/Personnummer. Klicka Skapa Fyll i de uppgifter som är aktuella att lägga in i HOSP. Observera att i fälten Gruppförskrivarkod och Legitimerad yrkesgrupp ska först aktuellt val ske i rullmenyn genom att menyn öppnas och valet markeras. Klicka därefter på knappen Lägg till så att valet överförs till fältet under. Spara 10. Medarbetaruppdrag 10.1 Introduktion Medarbetaruppdrag används för att tilldela behörigheter enligt Patientdatalagen (PDL). Vilka medarbetaruppdrag som ska skapas och vilka personer som ska tilldelas dessa uppdrag beslutas av vårdenhetens verksamhetschef. Varje medarbetaruppdrag måste ha: ett namn, som är tillräckligt beskrivande för att en användare på egen hand ska kunna se skillnad på sina uppdrag ett angivet ändamål Ett medarbetaruppdrag kan också ha en eller flera rättigheter, som anger aktivitet (t.ex. "läsa"), informationstyp (t.ex. "diagnos") och organisationsomfång (t.ex. "Sammanhållen journalföring") Medarbetaruppdrag kan endast skapas på enheter som markerats som Vårdenhet, se punkten 7.4 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL. Medarbetaruppdragen är alltid placerade direkt under den vårdenhet uppdraget tillhör, men personposter kopplade till ett medarbetaruppdrag kan ligga var som helst i kommunens organisationsträd Ansvar för medarbetaruppdrag Vårdgivaren ansvarar enligt PDL för att varje användare tilldelas en individuell behörighet för åtkomst till patientuppgifter samt att det finns rutiner som begränsar användarens behörighet till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård.

30 Skapa nytt medarbetaruppdrag Högerklicka på den vårdenhet där medarbetaruppdraget ska skapas. Klicka på Skapa, en ny meny öppnas klicka på Medarbetaruppdrag. Fönstret Skapa medarbetaruppdrag öppnas. Öppna rullmenyn Ändamål och markera något av följande alternativ. Alt 1. Vid medarbetaruppdrag för Pascal/NPÖ ska Vård och behandling väljas. Alt 2. Vid medarbetaruppdrag för loggadministration av NPÖ ska Administration väljas. Ange namn på medarbetaruppdraget. Vid skapande av medarbetaruppdrag för loggadministration NPÖ ska namnet vara NPÖ Loggadmin. Klicka Skapa nedtill i bild. Ett nytt fönster öppnas med fyra flikar i vänster kant: Fliken Uppdrag: Ange en lämplig beskrivning av vad medarbetaruppdraget ger rättighet till, t.ex. Uppdrag för loggadministration när det gäller medarbetaruppdrag för loggadm. Spara Öppna fliken Medarbetaruppdrag Rättigheter. Här ska rättigheter anges. Se nedan vad som gäller för respektive uppdrag. NPÖ loggadministration: Inga rättigheter ska läggas upp. Pascal: Inga rättigheter ska läggas upp. NPÖ, lägg till följande rättigheter: I fältet Aktivitet markera Läsa. Klicka på + tecknet i nedre, höger hörn av fältet Informationstyp. Då

31 öppnas fönstret Välj informationstyper. Markera Alla informationstyper och klicka Lägg till. Klicka Stäng. Klicka på + tecknet i nedre, höger hörn av fältet Omfång. Fönstret Lägg till omfång öppnas. Markera Sammanhållen journalföring och klicka Lägg till. Klicka Stäng. Klicka därefter på Lägg till knappen som finns under fältet Informationstyp så att de val du gjort i Informationstyp och Omfång överförs till fältet under Valda rättigheter. Spara 31

32 Tilldela ett medarbetaruppdrag till en person Dubbelklicka på Medarbetaruppdraget till vänster i kommunens organisationsträd för att öppna det alt. högerklicka och välj Öppna. Öppna fliken Medarbetaruppdrag Tilldelning. Klicka på Lägg till under rubriken Sök och lägg till person. Fönstret Lägg till person till Medarbetaruppdrag öppnas. Välj om du vill söka personer under hela vårdgivaren (i exemplet ovan Malmö stad) eller endast under Vårdenheten (i exemplet ovan Avdelning Verksamhet). Vill du lägga till en personpost som ligger i en annan enhetsmapp än den befintliga, klicka i knappen framför kommunens namn. Då öppnas kommunens organisationsträd. Markera den enhetsmapp där personposten ligger och klicka OK. Ange sökkriterier för att hitta den eller de personer som ska läggas till och klicka "Sök". Lämna sökvillkoren tomma om du vill få en träff där samtliga personposter i vårdenhetsmappen presenteras. Träffarna visas i fönstret under. Välj rätt person genom att klicka på personens namn så att det blåmarkeras. Ange F r o m och ev. T o m datum för personens innehav av medarbetaruppdraget. Klicka "Lägg till". Upprepa momenten ovan för alla personer som ska läggas till i

33 33 medarbetaruppdraget innan du klickar på "Stäng". Nu presenteras namnen på alla medarbetare som ska inneha uppdraget under rubriken Valda personer. Klicka till sist på "Spara" eller "Spara och Stäng" för att ändringarna ska börja gälla Förlänga medarbetaruppdrag för en person Utifrån skriftligt underlag från ansvarig chef förlänger administratören en persons koppling till medarbetaruppdraget enligt följande: Öppna det aktuella medarbetaruppdraget genom att dubbelklicka på det alt. högerklicka och välj Öppna. Öppna fliken Medarbetaruppdrag Tilldelning. Leta upp den aktuella personens namn i fältet Valda personer. Klicka på den aktuella raden i fältet Slutdatum. En kalender öppnas. Markera nytt slutdatum i kalendern. Klicka Spara och Stäng Ta bort medarbetaruppdrag för en person Utifrån skriftligt underlag från ansvarig chef tar HSA-administratören bort en persons koppling till medarbetaruppdraget enligt följande: Öppna det aktuella medarbetaruppdraget genom att dubbelklicka på det alt. högerklicka och välj Öppna. Öppna fliken Medarbetaruppdrag Tilldelning. Markera i den vita fyrkanten framför namnet på den/de personer som ska tas bort från medarbetaruppdraget. Klicka Ta bort markerade. Klicka Spara och Stäng. Om hela medarbetaruppdraget av någon anledning ska tömmas på samtliga personposter markeras rutan Markera alla, klicka därefter på Ta bort markerade, Spara Redigera ett befintligt medarbetaruppdrag Det går att utöka ett befintligt medarbetaruppdrag, t.ex. Pascal, med rättigheter så att det även fungerar som tilldelning vid sammanhållen journalföring, NPÖ. Beslut från ansvarig chef behövs.

34 Utöka medarbetaruppdrag Pascal med rättighet för sammanhållen journalföring Skicka ett ärende till och begär ändring av namnet på medarbetaruppdraget. Det nya namnet ska informera om att uppdraget gäller för tilldelning av rättigheter till både Pascal och NPÖ. Följ guiden nedan. Leta upp och öppna medarbetaruppdraget för Pascal i HSA. Fliken Uppdrag: Ändra texten i fältet Beskrivning, d.v.s. att detta uppdrag ger rättighet till såväl Pascal som NPÖ. Öppna fliken Medarbetaruppdrag rättigheter. Gå till punkten 10.2 (Skapa nytt medarbetaruppdrag) och följ beskrivningen under rubriken NPÖ: 10.7 Skapa lista över personer kopplade till medarbetaruppdrag Verksamhetschef eller motsvarande beslutar om vilka personer som ska vara kopplade till ett medarbetaruppdrag för vårdenheten. För att hen ska kunna kontrollera vilka personer som har ett registrerat uppdrag för vårdenheten ska administratörer i Komkat regelbundet ta fram en lista med denna information. Markera i vänster vy i organisationsträdet den vårdenhet där medarbetaruppdraget ligger. Leta upp medarbetaruppdraget i högervyn. Dubbelklicka på medarbetaruppdraget för att öppna det alt. högerklicka och välj Öppna. Öppna fliken Medarbetaruppdrag Tilldelning. Klicka på namnet för den första personen kopplad till uppdraget. Scrolla nedåt till slutet på sidan. Håll inne Shift-knappen och klicka på datumet för den sista personen kopplad till uppdraget. På så sätt markeras hela listan. Tryck Ctrl + C för att kopiera. Öppna Excel, sätt markören i dokumentet och tryck Ctrl + V för att klistra in. Justera kolumner och rubriker enligt önskemål. Lämpligt att lägga till kolumn för kontrollerande chefs kommentar, Avvikelse/Typ, enligt samma princip som kvartalslistorna samt rad för underskrift/signering och datum Flytta medarbetaruppdrag Det är inte möjligt att flytta ett medarbetaruppdrag från en vårdenhet till en annan eftersom det handlar om en ny vårdenhet och en ny verksamhetschef. Man måste skapa ett nytt medarbetaruppdrag på den nya vårdenheten och lägga till medlemmar i det nya medarbetaruppdraget Borttag av medarbetaruppdrag När ett medarbetaruppdrag inte längre är aktuellt att använda ska det tas bort. Markera i vänster vy i organisationsträdet den vårdenhet där medarbetaruppdraget ligger. Leta upp medarbetaruppdraget i högervyn. Högerklicka på uppdraget och klicka Ta bort i menyn. En kontrollfråga visas Är du säker på att du vill ta bort valda objekt? Bekräfta genom att klicka Ta bort.

35 Tilldela en person individuell egenskap för IT-tjänster Den person som fått uppdraget att vara loggadministratör för NPÖ ska ges individuell egenskap för IT-tjänster. Detta sker på personens personpost i HSA. Markera i organisationsträdet till vänster den enhet där personposten finns upplagd. Öppna personposten genom att dubbelklicka på den alt. högerklicka och välj Öppna. Öppna fliken System info. Till höger visas fältet Individuell egenskap för it-tjänster. Skriv BIF;Loggadministratör i det övre fältet. Klicka Lägg till så att texten överförs till fältet Värden nedanför. Spara och stäng. Tilldela även medarbetaruppdraget Admin medarbetaruppdrag till personen, se punkten 10.3 Tilldela ett medarbetaruppdrag till en person. Nu kan personen ta fram logginformation från NPÖ som lämnas vidare till ansvarig/ansvariga för logguppföljning i organisationen. 12. Internkontroll Informationen i Komkat ska vara korrekt och aktuellt. Minst en gång i kvartalet ska respektive kommun internt verifiera att anställnings- eller uppdragsförhållande kvarstår på de personposter som finns i kommunens organisationsträd, på följande sätt: Lokal HSA-administratör i Komkat tar fram listor, en gång i kvartalet, över aktuella personposter och överlämnar till ansvarig verksamhetschef per enhet. Ansvarig chef kontrollerar och verifierar att anställnings- eller uppdragsförhållandet kvarstår på de förekommande personposterna. Avvikelser markeras i listan och kommenteras. Ansvarig chef undertecknar och daterar listan samt returnerar den till HSA-administratören. Administratören genomför de åtgärder i Komkat som krävs i enlighet med avvikelser markerade i internkontrollistan. Listan är att betrakta som behörighetsunderlag och arkiveras enligt kommunens rutin för detta. I Komkat kan man ta ut listor på personposter på olika sätt: 1. Direkt på var och en enhetsmapp på fliken Bläddra. Lämpligt då enheten innehåller högst 30 personposter. 2. Via sökresultatet på fliken Fördefinierade sökningar. Lämpligt då enheten innehåller mer än 30 personposter. Alternativ 1: Starta från topnoden och tag ut listor mapp för mapp nedåt i trädet. Observera att det ska inte/får inte finnas någon personpost direkt under topnodsmappen. Om detta finns ska personposten flyttas till underenhet. I dessa placeras var och en unik personpost där den hör hemma. Markera mapp till vänster i organisationsträdet. Innehåller mappen personposter?

36 36 Svar Nej gå vidare och markera nästa mapp i trädet. Svar Ja för ut muspekaren i högervyn och högerklicka på någon av personposterna. En meny visas. Välj Resultat. Ytterligare en meny med fem alternativ visas. Eftersom listan ska granskas av verksamhetschef eller motsvarande som ska markera ev. avvikelser rekommenderas valet Spara samtliga objekt i en MS Excel-fil. Excel filen innehåller tre kolumner. I detta sammanhang kan kolumnerna Direkttelefon personlig, Direkttelefon samt E-post tas bort (C, D och E). Lägg till rubriknamnet Avvikelse i tredje kolumnen. Lägg till rubriknamnet Typ i fjärde kolumnen. Sortera vid behov kolumn A eller B i listan i bokstavsordning. Lägg till ett fält för underskrift längst ned i filen där verksamhetschefen skriver under efter kontroll. Skicka listan till verksamhetschefen. Verksamhetschefen går igenom listan och vid behov skriver i Avvikelse och Typ.

37 37 Verksamhetschefen skriver under listan efter kontroll/kommentarer. Arbetssättet ovan upprepas på samtliga enhetsmappar i organisationsträdet varje kvartal. Alternativ 2: Högerklicka i vänster vy på den enhet i organisationsträdet som du vill ta ut lista på. Klicka Fördefinierade sökningar i menyn. Fliken Fördefinierade sökningar öppnas. Klicka Sök person. Fyll i en stjärna (wildcard, *) i sökvillkoret Namn. Klicka Sök. Följ sedan beskrivning under Alternativ 1. Alternativ 3: Högerklicka i vänster vy på den enhet i organisationsträdet som du vill ta ut lista på. Klicka Fördefinierade sökningar i menyn. Fliken Fördefinierade sökningar öppnas. Klicka Internkontroll. Klicka Sök. För ut muspekaren i högervyn, där resultatet av sökningen visas. och högerklicka på någon av personposterna. En meny visas. Välj Resultat. Följ beskrivning under Alternativ 1. Excelfilen som öppnas innehåller flera rubriker. Välj de ni behöver. Optimalt är om resultatet ryms på en A4, liggande orientering.