Kallelse Föredragningslista Socialnämnden

Transkript

1 Kallelse Föredragningslista Socialnämnden 1(2) Sammanträde Socialnämnden Plats och tid Stadshuset, lokal Bäve kl. 08:30 onsdagen den 16 augusti 2017 Ordförande Sekreterare Lars-Olof Laxrot Charlotte Larsson Föredragningslista Föredragande 1. Upprop och val av justerande samt bestämmande av tid för justering I tur att justera: Blerand Haliti (S) alternativt Rose-Marie Antonsson (SD) Beräknad tid: onsdag den 23 augusti 2017, kl 16:00 2. Verksamhetsinformation vård- och omsorg Barbro Rönnberg 3. Information om dataskyddsförordningen Berith Lindell Catarina Lehtinen 4. Information om administrativa avdelningens organisation Lars Alfredsson 5. Ny befattningshavare för beredande av förslag till mottagare av medel från Stiftelsen Hemmets för gamla och sjuka i Uddevalla donationer och gåvomedel Dnr SN 2017/ Granskning av investeringar och underhåll av anläggningar, revisionsrapport Dnr SN 2017/ Revisorernas granskning av Uddevalla kommuns målstyrning Dnr SN 2016/ Remiss från Fyrbodals kommunalförbund - Förslag till överenskommelse och gemensam riktlinje vid utskrivningar från sluten hälso- och sjukvård mellan kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen Dnr SN 2017/00114 Christer Fransson

2 Kallelse Föredragningslista Socialnämnden 2(2) Föredragningslista Föredragande 9. Yttrande till IVO angående granskning av socialtjänstens uppföljning av vården gällande barn och unga placerade på hem för vård eller boende Dnr SN 2017/00083 (Meddelande från IVO återfinns under sekretessdelen) 10. Socialnämndens månadsmått 2017 Dnr SN 2017/ Anmälan av beslut fattade enligt socialnämndens delegeringsordning Dnr SN 2017/ Anmälan av inkomna skrivelser m.m. Dnr SN 2017/ Information från förvaltningen 14. Information från ordföranden 15. Socialnämndens ärendebalanslista Dnr SN 2017/00010 INDIVIDÄRENDEN ENLIGT SÄRSKILD FÖREDRAGNINGSLISTA Ledamot och ersättare som är hindrad att delta i sammanträdet ska anmäla detta till resp gruppledare. Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller andra starkt doftande hygienartiklar.

3 Protokoll Socialnämndens arbetsutskott Dnr SN 2017/00153 Ny befattningshavare för beredande av förslag till mottagare av medel från Stiftelsen Hemmets för gamla och sjuka i Uddevalla donationer och gåvomedel Sammanfattning Socialnämnden beslöt 2015 att utse verksamhetscontroller/utvecklare inom socialtjänstens stab, Marita Niemi, att bereda förslag till mottagare av medel från Stiftelsen Hemmets för gamla och sjuka i Uddevalla donationer och gåvomedel. Marita Niemi har slutat sin anställning i Uddevalla kommun. Ny handläggare skall utses. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Beslut Arbetsutskottet föreslår socialnämnden besluta att utse socialtjänstens administrativa chef att bereda förslag till mottagare av medel för Stiftelsen Hemmets för gamla och sjuka i Uddevalla donationer och gåvomedel. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

4 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(1) Dnr SN 2017/00153 Handläggare Administrativ chef Lars Alfredsson Telefon Ny befattningshavare för beredande av förslag till mottagare av medel från Stiftelsen Hemmets för gamla och sjuka i Uddevalla donationer och gåvomedel Sammanfattning Socialnämnden beslöt 2015 att utse verksamhetscontroller/utvecklare inom socialtjänstens stab, Marita Niemi, att bereda förslag till mottagare av medel från Stiftelsen Hemmets för gamla och sjuka i Uddevalla donationer och gåvomedel. Marita Niemi har slutat sin anställning i Uddevalla kommun. Ny handläggare skall utses. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att utse socialtjänstens administrativa chef att bereda förslag till mottagare av medel för Stiftelsen Hemmets för gamla och sjuka i Uddevalla donationer och gåvomedel. Malin Krantz Socialchef Lars Alfredsson Administrativ chef Expediera till Ekonomichefen Finanschefen

5 Protokoll Socialnämndens arbetsutskott Dnr SN 2017/00090 Granskning av investeringar och underhåll av anläggningar, revisionsrapport Sammanfattning Deloitte AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat om Uddevalla kommun har en ändamålsenlig process för investeringar och underhåll av anläggningar. Deloitte AB har genom granskningen gjort ett antal iakttagelser och lämnat rekommendationer till förändrade arbetssätt. De rekommendationer som tas upp i granskningsrapporten hanteras i den pågående översynen av kommunens investeringsprocess som ekonomiavdelningen gör. Översynen är uppdelad i 2 etapper, den första är från när behov uppstår till slutligt beslut för igångsättning, den andra är från beslut om igångsättning till slutredovisning. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Rapport avseende granskning av investeringar och underhåll av anläggningar Beslut Arbetsutskottet föreslår socialnämnden besluta att som svar på granskningen lämna socialtjänstens tjänsteskrivelse, samt att denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

6 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(2) Dnr SN 2017/00090 Handläggare Administrativ chef Lars Alfredsson Telefon Granskning av investeringar och underhåll av anläggningar, revisionsrapport Sammanfattning Deloitte AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat om Uddevalla kommun har en ändamålsenlig process för investeringar och underhåll av anläggningar. Deloitte AB har genom granskningen gjort ett antal iakttagelser och lämnat rekommendationer till förändrade arbetssätt. De rekommendationer som tas upp i granskningsrapporten hanteras i den pågående översynen av kommunens investeringsprocess som ekonomiavdelningen gör. Översynen är uppdelad i 2 etapper, den första är från när behov uppstår till slutligt beslut för igångsättning, den andra är från beslut om igångsättning till slutredovisning. Beslutsunderlag Rapport , Deloitte AB, Granskning av investeringar och underhåll av anläggningar. Socialtjänstens tjänsteskrivelse Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att som svar på granskningen lämna socialtjänstens tjänsteskrivelse Ärendebeskrivning Under våren har ekonomiavdelningen på kommunledningskontoret startat en översyn av kommunens investeringsprocess. Översynen görs i två etapper och görs av en mindre arbetsgrupp och arbetet förankras löpande i en referensgrupp med representanter från förvaltningarna. Flertalet av de iakttagelser och rekommendationer som revisorerna tar upp i sin rapport behandlas inom ramen för översynen. De flesta rekommendationerna handlar om kommunens övergripande process kring investering och underhåll.

7 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 2(2) Dnr SN 2017/00090 En punkt bland rekommendationerna vill socialtjänsten uppmärksamma Rekommendation: Säkerställ att samtliga lokalärenden för Uddevalla kommuns nämnder går via lokalförsörjningsgruppen för att uppnå maximalt utnyttjande av kommunens lokalresurser. Socialtjänsten vill framföra, för att detta ska vara möjligt måste lokalförsörjningsgruppen även behandla byggnads-/investeringsärenden som är av akut karaktär, dvs. projekt där behovet är så tidsmässigt akut att en normal planeringsprocess inte är möjlig. Förvaltningarna bör även kunna direktkontakta samhällsbyggnadsförvaltningen och lokalstrateg i akuta lokalfrågor. Malin Krantz Socialchef Lars Alfredsson Administrativ chef Expediera till Kommunrevisionen Socialchef Lokalplanerare Administrativ chef

8 Kommunens revisorer Till: - Kommunstyrelsen, Barn- och utbildningsnämnden, Socialnämnden, Samhällsbyggnadsnämnden - Uddevalla Energi AB, Uddevalla Hamnterminal AB - Stiftelsen Uddevallahem, Stiftelsen Ljungskilehem - Kommunfullmäktige för kännedom Granskning av investeringar och underhåll av anläggningar På uppdrag av revisorerna i Uddevalla kommun har Deloitte AB granskat om Uddevalla kommun och Uddevalla kommuns bolag och stiftelser har en ändamålsenlig process för sina investeringar och sitt underhåll av anläggningar. Granskningen visar att Uddevalla kommun och kommunens bolag och stiftelser till viss del har en ändamålsenlig investerings- och underhållsprocess. I granskningen gjordes ett antal iakttagelser, bland annat att de underlag som ligger till grund för kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens beslut bör innehålla mer detaljerade kalkyler och behovsanalyser för att göra det möjligt för politikerna att fatta välgrundade och korrekta investeringsbeslut. Vidare finns det utöver en efterkalkyl inget krav på en formaliserad dokumentation avseende den uppföljning som görs av genomförd investering. Några bolag/stiftelser har inte heller några specifika policys för investeringar och underhåll. Granskningsrapporten innehåller iakttagelser och förslag på rekommendationer och översänds med önskemål att senast den 15 augusti 2017 erhålla ett svar på vilka åtgärder som styrelsen, nämnden, bolaget och stiftelsen ämnar vidta med anledning av de bedömningar och förslag på rekommendationer som redovisas i rapporten. Svar önskas elektroniskt till kommunrevisionens ordförande, thomas.ottosson@uddevalla.se. Uddevalla den 18 april 2017 Thomas Ottosson Ordförande Mauritz Eliasson Vice ordförande

9 Rapport avseende granskning av investeringar och underhåll av anläggningar Uddevalla kommun Januari 2016 Pernilla Lihnell, Jonas Söderberg, Sara Hansson 1

10 Innehåll Sammanfattning 3 1. Inledning 6 2. Granskningsresultat 8 3. Diskussion och bedömning 17 2

11 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun fått uppdraget att granska investeringar och underhåll av anläggningar i Uddevalla kommun och kommunens bolag och stiftelser. Bakgrunden till granskningen är att Uddevalla kommun samt Uddevalla kommuns bolag och stiftelser årligen genomför stora investeringar och underhåll av sina anläggningar. De förtroendevalda revisorerna i kommunen och lekmannarevisorerna i bolagen har utifrån sitt väsentlighet- och riskarbete identifierat investeringar och underhåll av anläggningar som ett kritiskt område att granska närmare. Revisionsfråga Har Uddevalla kommun samt Uddevalla kommuns bolag och stiftelser en ändamålsenlig investerings- och underhållsprocess? Svar på revisionsfråga Vår bedömning är att Uddevalla kommun och kommunens bolag och stiftelser till viss del har en ändamålsenlig investerings- och underhållsprocess. Vi har genom vår granskning gjort följande iakttagelser och rekommendationer: Iakttagelser Nämnder Vi noterar att samtliga av förvaltningarnas lokalärenden i nuläget inte går via lokalförsörjningsgruppen. Vår granskning av utvalda nämnder visar att det finns en risk att viktiga investeringsprojekt skjuts upp på grund av att tidsramen mellan att en definitiv investeringsbudget är satt och att det nya budgetåret börjar är väldigt snäv. Genom intervju uttrycks att de underlag som ligger till grund för kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens beslut bör innehålla mer detaljerade kalkyler och behovsanalyser för att möjliggöra för politikerna att fatta välgrundade och korrekta investeringsbeslut. Då investeringsplanen omprövas varje år i samband med den årliga verksamhetsplanen och budgetprocessen händer det att beslutade investeringar skjuts upp eller tas bort från investeringsplanen. Om utgifterna för en investering beräknas överstiga budget med mer än 10 % ska projektet överlämnas till kommunstyrelsen för prövning. Vi har inte kunnat verifiera att det sker för samtliga investeringar som överstiger budget med mer än 10 % överlämnas till kommunstyrelsen för prövning och nytt beslut. 3

12 Kommunikationen mellan beställande nämnd och samhällsbyggnadsförvaltningen fungerar i inte fullt ut, då löpande återkoppling inte alltid sker under investeringens gång. Utfallet av samhällsbyggnadsförvaltningens kalkyler är också väldigt beroende av att beställande förvaltning gör en bra behovsanalys. Utöver en efterkalkyl finns det inget krav på en formaliserad dokumentation avseende den uppföljning som genomförs av genomförd investering. Det finns ingen strukturerad dokumenterad kunskapsåterföring inom organisationen efter avslutat investeringsprojekt. Bolag och stiftelser Uddevalla Hamnterminal AB har ingen specifik upprättad policy för investeringar och underhåll. Uddevalla Hamnterminal AB har ingen specifik gräns för när styrelse ska informeras om ett investerings- eller underhållsprojekts avvikelse gentemot budget. Det saknas en formaliserad dokumentation av genomförda investeringsoch underhållsprojekt. Det finns ingen strukturerad dokumenterad kunskapsåterföring inom organisationen efter avslutat investeringsprojekt. Rekommendationer Utifrån ovan iakttagelser rekommenderar vi Uddevalla kommuns granskade nämnder, bolag och stiftelser följande: Nämnder Säkerställ att samtliga lokalärenden för Uddevalla kommuns nämnder går via lokalförsörjningsgruppen för att uppnå maximalt utnyttjande av kommunens lokalresurser. Utvärdera möjligheten till att tidigarelägga beslutet avseende respektive nämnds definitiva investeringsbudget. Inför tydligare krav på vilka underlag som ligger till grund för investerings- och underhållsbeslut, vad skall ingå i kalkylen, riskanalyser, alternativa investeringar etc. Eventuellt skulle även större fokus kunna läggas på behovet och framtida nytta av en investering för att därigenom skapa en bättre grund för beslutsfattarnas beslut. Utvärdera möjligheten till att vissa typer av investeringsprojekt inte behöver omprövas i investeringsplanen varje år i investeringsplanen för att därigenom kunna öka investeringstakten inom de områden som det behövs. Arbeta med att förbättra kommunikationen mellan beställande nämnd och samhällsbyggnadsförvaltningen för att säkerställa att pågående investerings- och projektprojekt blir ändamålsenliga. För att säkerställa att samhällsbyggnadsförvaltningens kalkyler håller en hög kvalitet är det viktigt att införa ett strukturerat arbete för att säkerställa att de underlag samhällsbyggnadsförvaltningen får in från övriga förvaltningar inför upprättandet av kalkyl håller en hög kvalité. 4

13 Det behövs även att en gedigen behovsanalys är bifogad för att kalkylen ska kunna bli så träffsäker som möjligt. Säkerställ att rutinerna avseende att samtliga investeringar som beräknar överstiga budget med mer än 10 % överlämnas till kommunstyrelsen för prövning och nytt beslut efterlevs. Inför en formaliserad dokumentation av genomförda investerings- och underhållsprojekt för att kunna effektivisera liknande investeringsprojekt i framtiden. Vår bedömning är att vissa typer av investeringsprojekt som utförs med jämna mellanrum, till exempel projektbyggandet av förskolor, skulle kunna effektiviseras om lärdomar och kunskaper från en tidigare investering delades inom organisationen. Bolag och stiftelser Vi rekommenderar Uddevalla Hamnterminal AB att upprätta en policy för investeringar och underhåll för att på så sätt klargöra vilka rutiner och riktlinjer som organisationen ska efterleva gällande investeringar och underhåll. För att säkerställa att beslut tas i rätt instans rekommenderar vi att Uddevalla Hamnterminal fastställer riktlinjer för när styrelse ska informeras om ett investerings- eller underhållsprojekts eventuella avvikelse. Vi rekommenderar samtliga granskade bolag och stiftelser att införa en formaliserad dokumentation av genomförda investerings- och underhållsprojekt för att kunna effektivisera liknande investeringsprojekt i framtiden. 5

14 1. Inledning 1.1 Uppdrag Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun fått uppdraget att granska investeringar och underhåll av anläggningar i Uddevalla kommun och kommunens bolag och stiftelser. 1.2 Bakgrund Uddevalla kommun samt Uddevalla kommuns bolag och stiftelser genomför årligen stora investeringar och underhåll av sina anläggningar. De förtroendevalda revisorerna i kommunen och lekmannarevisorerna i bolagen har utifrån sitt väsentlighet- och riskarbete identifierat investeringar och underhåll av anläggningar som ett kritiskt område att granska närmare. 1.3 Syfte Syftet med granskningen har varit att kontrollera om Uddevalla kommun och Uddevalla kommunens bolag och stiftelser har en ändamålsenlig process för sina investeringar och sitt underhåll. 1.4 Revisionsfråga Granskningens revisionsfråga är: har Uddevalla kommun samt Uddevalla kommuns bolag och stiftelser en ändamålsenlig investerings- och underhållsprocess? Underliggande frågeställningar Granskningen har även syftat till att besvara följande underliggande revisionsfrågor: Finns långsiktiga investerings- och underhållsplaner? Hur bryts de långsiktiga investerings- och underhållsplaner ner och fördelas mellan olika åren? Vilken analys utförs avseende avvikelse mellan beslutad investeringsunderhållsplan och faktiskt utfall? Hur sker kalkylering av investerings- och underhållsnivåer? Finns en ändamålsenlig organisation och resurser för att upprätta tillfredsställande kalkyler och investerings- och underhållsbudgetar? Vilka underlag finns inför beslut av investerings- underhållsplan. Hur ser underlagen ut samt hur presenteras de för nämnd/styrelse? Hur fungerar beslutsprocessen vid större ändringar och tilläggsarbeten jämfört med ursprungsbeslut? Vilken samverkan sker mellan projektledare och beställare under investerings- underhållsprocessen? Vilka uppföljningar/utvärderingar görs av utförd investering/underhåll? Görs efterkalkyler, utförs bedömning avseende om effekten blev som 6

15 tänkt, görs analys avseende orsaken till eventuella ändringar och tilläggsarbeten? På vilket sätt sker kunskapsåterföring inom organisationen efter utförd investering/underhållsarbete? 1.5 Revisionskriterier Revisionskriterier mot vilka bedömningarna i granskningen ställts har varit: Policys och riktlinjer för investeringar/underhåll i kommunen och bolagen/stiftelserna. Delegationsordningar och attestregler Övriga relevanta styrdokument 1.6 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer har skett med ansvariga för investeringar inom kommunen där representanter från samhällsbyggnadsnämnden, barn- och utbildningsnämnden samt socialnämnden intervjuats. Vidare har intervjuer med VD och ekonomichef från de kommunalt helägda bolagen, Uddevalla Energi AB, Uddevalla Hamnterminal AB samt Uddevalla kommuns stiftelser Uddevallahem och Ljungskilehem genomförts. Avgränsning Granskningen är avgränsad till ovanstående revisionsfråga och underliggande frågeställningar. Granskningen har genomförts på följande nämnder och bolag/stiftelser Socialnämnden, Barn- och utbildningsnämnd Samhällsbyggnadsnämnden Uddevalla Hamnterminal AB Uddevalla Energi AB Uddevallahem/Ljungskilehem* *Ljungskilehem och Uddevallahem kommer i denna granskning att ses som samma bolag och gå under beteckningen Uddevallahem då all Ljungskilehems administration sköts av Uddevallahem. 7

16 2. Granskningsresultat Utifrån genomförda dokumentstudier och intervjuer presenteras i följande kapitel resultatet av genomförd granskning. 2.1 Rutiner och riktlinjer Uddevalla kommuns nämnder Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier framgår att Uddevalla kommun har en dokumenterad investeringspolicy som tydliggör tillvägagångssättet vid genomförande av investeringar. Enligt dokumentet Investeringspolicy (reviderad ) framgår följande: Med investering menas anskaffning av tillgångar för stadigvarande bruk eller innehav som beräknas ha en nyttjandeperiod överstigande tre år samtidigt som anskaffningsvärdet överstiger ½ prisbasbelopp ( kronor enl års tabell). Beslut om och genomförande av investeringar ska ske på ett sätt som överensstämmer med den av kommunfullmäktige beslutade visionen samt målen för kommunen som tillexempel kommunfullmäktiges styrkort och tvärsektoriella program för miljö och integration. Respektive nämnd ska upprätta investeringsplaner för närmaste 3- årsperiod. Vidare ska varje nämnd upprätta en lokalresursplanering på kort (1-3 år) och lång sikt (4-10 år). Investeringsplan och lokalresursplan ska vara knuten till den årliga verksamhetsplaneringen och vara med som en del i den årliga flerårsplanen. Investeringarnas sammanlagda omfattning styrs ytterst av de finansiella mål som kommunfullmäktige fastställer för varje mandatperiod. Besluten om vilka investeringar som görs ska vara väl underbyggda och olika handlingsalternativ ska belysas. Utöver syfte och mål med investeringen ska samtliga investeringar som överstiger 250 prisbasbelopp samt strategiska investeringar särredovisas och det ska finnas en noggrant framtagen investeringskalkyl, omfattande såväl investeringskostnader som framtida driftskostnader/intäkter. Investeringsprojekt som inte är upptaget i gällande budget ska överlämnas till kommunfullmäktige för beslut. Grundprincipen är att en investering bedöms och prioriteras utifrån de ekonomiska, verksamhetsmässiga och miljömässiga effekter som den beräknas ge upphov till under sin nyttjandetid. Investeringsplan Utifrån genomförda intervjuer framgår att i samband med den årliga verksamhetsplaneringen och budgetprocessen som utgör underlag för kommunens flerårsplan ansvarar respektive förvaltning/nämnd för att 8

17 identifiera och prioritera sina investerings- och underhållsbehov för de närmaste tre åren. Underlagen till denna bedömning består av prognoser och bedömningar för framtida behov, exempelvis elevunderlag och status på befintliga lokaler. Förvaltningarna utarbetar sina flerårsplaner, i vilken investeringsplanen ingår, i mars-april varje år inför kommande år. Kommunfullmäktige tar därefter beslut om flerårsplanen i juni och fastställer därmed ramarna för investeringar och underhåll under de kommande åren. Därefter prioriterar respektive nämnd, med utgångspunkt från tilldelat kommunbidrag och kommunfullmäktiges eventuella direktiv, om vilka investeringar och vilket underhåll som är möjliga att genomföra. Respektive nämnd presenterar i november sin investeringsplan för kommande år för kommunfullmäktige i samband med beslut om verksamhetsplan och internbudget. Slutligt beslut rörande investeringsbudget fattas av kommunstyrelsen i december. Investeringsbehov identifieras av förvaltning. Budgetdialog förs. (april) KF beslutar om flerårsplan. Nämnden tar fram investeringsbudget inom dessa ramar. (juni) Slutlig investeringsbudget beslutas av KS. (nov-dec) De intervjuade anser att gränsdragningen mellan investeringar och underhåll är svårdefinierad då de centrala riktlinjerna är otydliga. Beroende på vilken bedömning som görs av nämnderna själva så redovisas underhållet antingen som investering eller som underhåll, vilket påverkar nämndens investeringsplan och underhållsplan. Av granskade nämnder är det enbart samhällsbyggnadsnämnden som har en särskild plan för underhåll. Detta beror på att samhällsbyggnadsförvaltningen ansvarar för kommunens fastigheter och blir därmed i de flesta fall ansvariga för underhållet på kommunens fastigheter. Under våra intervjuer har det framkommit att de intervjuade anser att det finns en otydlighet i beslutsfattandet avseende kommunens investeringar. Intervjuade förvaltningar önskar tidigare besked om prioriterade investeringar från politiskt håll för att kunna upprätta mer träffsäkra investeringsplaner redan när flerårsplanen presenteras. I dagsläget utarbetar respektive förvaltning grova investeringsbudgetar under våren men saknar enligt intervju tydliga direktiv från nämnden avseende vilka investeringar som ska prioriteras. Därefter dröjer det fram till november innan nämnden presenterar sin prioritering av investeringarna, trots att kommunfullmäktige gett respektive nämnd ramar för investeringar i juni. Då investeringsplanen berör investeringar och underhåll för nästkommande år kan det därmed bli ont om tid för förvaltningarna att hinna utforma kravspecifikationer och genomföra upphandlingar. 9

18 I samband med den årliga budgetdialogen och upprättandet av respektive nämnds flerårsplan så omprövas samtliga investeringar som ligger med i föregående års investeringsplan. Detta innebär enligt de intervjuade att flertalet investeringar som beslutade i den fleråriga investeringsplanen föregående år faller bort ifall prioriteringen av vilka investeringar ändras. Flertalet av de intervjuade anser att vissa typer av investeringsbeslut inte bör omfattas av årliga revideringar då de anser att det finns investeringar som måste göras men som i dagsläget försenas på grund av den årliga revideringen och som riskerar att falla bort på grund av ändrat politiskt styre. Lokalförsörjningsgruppen Majoriteten av de investeringar och underhåll som genomförs inom granskade nämnder berör lokaler. Uddevalla kommun beslutade därav 2006 att anta policyn: Riktlinjer för lokalförsörjning. I dessa riktlinjer finns antaget hur kommunens arbete kring lokalförsörjning ska bedrivas. I dessa riktlinjer framgår även att det skall finnas en lokalförsörjningsgrupp med syfte att matcha förvaltningarnas lokalbehov med tillgängliga resurser. Lokalförsörjningsgruppen ska verka för att samordna lokalfrågor över förvaltningsgränserna samt vara ett stöd och bollplank till förvaltningarna i lokalfrågor. År 2015 var det första året som Strategisk samhällsplanering på kommunledningskontoret ledde gruppen. Under intervjuer och genom dokumentstudier av Uddevalla kommuns Riktlinjer för lokalförsörjning samt Lokalförsörjningsplan framgår att respektive förvaltning ansvarar, i samband med att flerårsplanen tas fram, för att lägga fram sitt behov av lokaler på både kort (1-3 år) och lång sikt (4-10 år). Det är därefter lokalförsörjningsgruppens uppgift att samordna samtliga förvaltningars lokalbehov och sammanställa ett aggregerat förslag till kommunfullmäktige avseende prioritering av investeringar. Investeringarna ska prioriteras utifrån följande faktorer: Stor effekt i förhållande till investering Snabb effekt Politiska beslut För att lösa arbetsmiljöproblem eller liknande Lokalförsörjningsgruppens prioriteringslista omnämns som lokalförsörjningsplanen och läggs som en bilaga till förvaltningarnas investeringsplaner som presenteras för kommunfullmäktige. Denna lokalförsörjningsplan revideras och rullas fram ett år i taget i samband med den årliga verksamhetsplaneringen. Från genomförda intervjuer lyfts åsikten att trots att avsikten med lokalförsörjningsplanen är långsiktighet i framtida investeringar är det i praktiken en ettårig plan eftersom den, i likhet med förvaltningarnas flerårsplaner, omprövas varje år. Lokalförsörjningsgruppens arbete leds av lokalstrateg från Strategisk samhällsplanering på kommunledningskontoret. I lokalförsörjningsgruppen 10

19 deltar representanter från samtliga förvaltningar, ekonomichef, fastighetschef, mark och exploateringschef samt planchef. Målsättningen är att samtliga lokalärenden ska passera genom lokalförsörjningsgruppen, för att få en effektiv lokalförsörjning. Enligt de intervjuade så fungerar detta inte fullt ut i dagsläget då samtliga lokalärenden inte går igenom lokalförsörjningsgruppen. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Uddevalla Energi AB Uddevalla Energi AB har upprättat dokumentet Investeringsrutin ( ) i vilken bolagens investeringsprocesser framgår. Utifrån detta dokument ska ett förslag till investering diskuteras utifrån följande aspekter: Är investeringen nödvändig att utföra? Hur mycket underhåll kräver investeringen? Kan vi skjuta på investeringen? Är det en intressant affär? Enligt Uddevalla Energi ABs dokument Investeringsrutin ska, i de fall där de inledande diskussionerna pekar på att en investering är aktuell att genomföra, samt att kostnaden för investeringen beräknas överstiga kronor, en investeringsansökan göras. Ansökan ska innehålla budget för investeringen, förkalkyl samt betalningsplan. I de fall investeringen beräknas överstiga 15 prisbasbelopp ska investeringen presenteras i investeringsrådet som består av VD, affärsområdeschef samt ekonomi- och redovisningschef. Vi har vid vår granskning tagit del av investeringsansökningar som berört investeringar som beräknats överstiga 20 tusen kronor samt investeringar som beräknats överstiga 15 prisbasbelopp. Granskade investeringsansökningar följer bolagets investeringspolicy då samtliga av ovan nämnda dokument finns med i investeringsansökan samt är undertecknade av rätt personer. Uddevallahem Uddevallahem hade vid granskningens intervjutillfälle ingen upprättad investeringspolicy upprättades dock dokumentet Investeringspolicy Uddevallahem där riktlinjer för investeringar och underhåll framgår. Utifrån detta dokument ska ett investeringsprojekt vara affärsmässigt utifrån lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag vilket bland annat innebär att investeringar måste vara ändamålsenliga och kostnadseffektiva. Vidare finns en upprättad upphandlingspolicy som behandlar hur Uddevallahem måste förhålla sig till Lagen om offentlig upphandling (LOU) då investeringar och underhåll ska genomföras. 11

20 Uddevalla Hamnterminal AB Uddevalla Hamnterminal AB har ingen specifik policy/riktlinjer för investeringar och underhåll. Däremot finns det policys och dokument upprättade för upphandlingar och inköp som enligt intervju även appliceras på investeringar. Samtliga av kommunens bolag och stiftelser som ingår i granskningen arbetar med investerings- och underhållsplaner. Uddevallahem och Uddevalla Energi har 5-åriga investerings- och underhållsplaner och Uddevalla Hamnterminal har en 3-årig verksamhetsplan där investeringsoch underhållsplaner ingår. Investerings- och underhållsplanerna läggs som en bilaga till upprättade budgetar för samtliga av granskade bolag och stiftelser. Investerings- och underhållsplanerna utarbetas och beslutas först av ledningsgruppen och därefter av styrelsen. Detta innebär att styrelsen sätter ramarna för bolagens och stiftelsernas investeringar och underhåll. Precis som för kommunens granskade nämnder så revideras bolagens investerings- och verksamhetsplaner varje år. 2.2 Genomförande av investering och underhåll Uddevalla kommuns nämnder Utifrån våra intervjuer framkom att investeringarnas beslutsunderlag till nämnd och kommunfullmäktige vanligtvis består av en tjänsteskrivelser och kostnadskalkyl. Det finns inga riktlinjer avseende vilken information en tjänsteskrivelse ska innehålla utöver att kommunens investeringspolicy ska uppfyllas. För samtliga av granskade nämnder baseras kalkyleringen av investeringsoch underhållsnivåer framförallt på demografi, exempelvis elevunderlag för barn- och utbildningsnämnden. En första investeringskalkyl är enligt intervju oftast upprättad med hjälp av schablonbelopp men ju längre projektet fortskrider upprättar projektledaren en mer detaljerad kalkyl. Utifrån intervjuer och dokumentstudier har det framgått att i samband med att respektive förvaltning tar fram sin investeringsplan så stöttas de av samhällsbyggnadsförvaltningen med att ta fram kostnadskalkyler på vad investeringen beräknas kosta. Den samlade uppfattningen från intervjuer är att samhällsbyggnadsförvaltningen besitter kompetens i både ekonomigrupp och ledningsgrupp för att upprätta tillfredsställande kalkyler. De är dock beroende av en utförlig behovsanalys från beställande förvaltning eftersom kompetensen om hur lokalen ska vara utformad finns där. I de fall som samhällsbyggnadsförvaltningen behöver stöttning i att ta fram kalkyler anlitas konsulter. Under intervju framkommer att det vore önskvärt om samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunledningskontorets ekonomiavdelning gemensamt planerar kommande projekt för att på så vis få mer tydlighet i vilka projekt som ska genomföras och vad det beräknas kosta. Enligt intervju blandas i dagsläget investeringars kapital- och driftskostnader med andra kostnader som är knutna till det aktuella året, vilket enligt de intervjuade kan bli mycket missvisande då många projekt 12

21 löper över flera år och ibland blir förskjutna. Detta leder enligt de intervjuade till att investeringsprojekt som är nödvändiga och rimliga att verkställa ser ut att inte vara genomförbara på grund av att investeringen har alltför höga kostnader i kalkylen. Vi har i vår granskning tagit del av investeringskalkyler upprättade av samhällsbyggnadsförvaltningen. Dessa kalkyler består av ett excelark där planerade investeringar för de närmsta tre åren tas upp och där investeringsbeloppet är uppdelat på respektive år. Som underlag till investeringskalkylen har vi i vår granskning tagit del av en utförligare förklaring till investeringen. Dock har vi inte kunnat verifiera att investeringens mål och syfte klargörs i de beslutsunderlag som presenteras till kommunfullmäktige. Enligt Uddevalla kommuns investeringspolicy krävs ett igångsättningsbeslut för investeringen innan budgeterade medel tas i anspråk. Igångsättningsbeslutet tas i normalfallet av verksamhetsansvarig nämnd Beslut om investeringar i verksamhetslokaler tas dock av samhällsbyggnadsnämnden på beställning av den nämnd som ämnar att nyttja lokalerna. Från intervju framgår att löpande kontakt förs mellan samhällsbyggnadsförvaltningen och beställande förvaltnings verksamhetsansvarige för att beställande förvaltning ska kunna bidra med detaljkunskap och önskemål men att kommunikationen mellan beställande nämnd och samhällsbyggnadsförvaltningen inte fungerar helt problemfritt. Ett aktuellt utvecklingsprojekt inom kommunen just nu är att förbättra kommunikationen mellan beställande nämnd och samhällsbyggnadsförvaltningen. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Från våra intervjuer framgår att granskade bolag och stiftelser presenterar beslutsunderlag för investeringarna till sina respektive styrelser i form av kostnadskalkyler samt analyser av nuläge och förväntat resultat efter genomförd investering/underhåll. Dessa underlag presenteras vanligtvis för styrelsen på styrelsemöte och finns som en bilaga till det aktuella styrelsemötets kallelse. Utifrån intervjuer har det framkommit att granskade bolag och stiftelser anser att de själva har kompetensen till att för majoriteten av sina investerings- och underhållsprojekt kunna upprätta investeringskalkyler men i vissa fall måste extern hjälp tas in för att kunna upprätta tillfredsställande kalkyler. Vi har vid vår granskning tagit del av både kalkyler upprättade av bolagen och stiftelserna själva samt kalkyler upprättade av inhyrda konsulter. Genom intervju kan vi konstatera att det i bolagen och stiftelserna förs en tät dialog mellan projektledare och beställare för att säkerställa att investerings- eller underhållsprojekt blir ändamålsenligt. 2.3 Avvikelse från beslutad investerings- och underhållsplan Uddevalla kommuns nämnder Enligt granskade nämnders investeringspolicy framgår att i särskilda fall där omständigheterna kring ett investerings- eller underhållsprojekt är oklara eller att förutsättningarna blivit kraftigt förändrade gentemot ursprungsbeslut, krävs ytterligare ett beslut av kommunfullmäktige för att 13

22 kunna påbörja genomförandet. Påbörjade investeringar följs upp i kommunens delårsrapport. Om utgifterna för en investering beräknas överstiga budget med mer än 10 % ska projektet överlämnas till kommunstyrelsen för prövning. Enligt de intervjuade är det väldigt sällan som det inträffar att en investering överstiger budget med mer än 10 %. I vår granskning har vi tagit del av samhällsbyggnadsförvaltningens dokument Uppföljning av investeringar som upprättas till Uddevalla kommuns delårsbokslut samt årsbokslut. Där framgår att utfallet på flertalet investeringar avviker från budget med mer än 10 %. Merparten av dessa avvikelser är i dokumentet kommenterade med kommunstyrelsens beslut avseende avvikelsen. Dock finns det avvikelser på över 10 % som inte kommenterats i denna rapport och vi har i vår granskning inte kunnat verifiera att samtliga investeringar som överstiger budget med 10 % överlämnas till kommunstyrelsen för prövning. Enligt intervju med barn- och utbildningsförvaltningen sker en ständig analys av pågående investeringsprojekt och en tät dialog förs med samhällsbyggnadsförvaltningen för att säkerställa att investeringsprojektet går enligt plan. Vidare framkommer under intervju att socialförvaltningen inte anser sig ha en tät dialog med samhällsbyggnadsförvaltningen utan att avvikelser upptäcks först när investeringsprojektet är slutfört. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Uddevalla Energi AB I kommunens bolag och stiftelser finns likartade rutiner avseende avvikelser från investerings- och underhållsplan. Enligt Uddevalla Energi ABs dokument Investeringsrutin ska ekonomiavdelningen informeras så snart det blir känt att en investering beräknas avvika från budget med 10 %. Om avvikelsen innebär ökade kostnader ska detta lyftas till investeringsrådet som sedan beslutar om investeringen kan tilldelas ytterligare pengar. Investeringsramen beslutas ytterst av bolagets styrelse. Vid genomförd granskning har Deloitte tagit del av dokument upprättade av Uddevalla Energi då en investering avvikit med mer än 10 %. Orsak till avvikelserna var förklarade och godkännande av avvikelsen var godkända av korrekta personer i enlighet med upprättad investeringsrutin. Uddevallahem Enligt intervju med Uddevallahem ska styrelsen informeras om investeringar som beräknas avvika med mer än 5 % från ursprunglig investeringsbudget. Vid granskningstillfället uppgavs att det inte förekommit att investeringsprojekt avvikit från budget med mer än 5 % och att det därav inte behövts upprättas någon avvikelserapport. I samband med att granskningsrapporten faktakontrollerades översände bolaget en avvikelserapport avseende projekt Kurveröd ny ventilation där investeringens avvikelse gentemot budget redogjordes. 14

23 Uddevalla Hamnterminal AB Uddevalla Hamnterminal AB har ingen uttalad avvikelsegräns för när styrelsen ska informeras om investeringar som avviker från budget utan enligt intervju sker beslut om investeringar i tät dialog med bolagets styrelse och pågående investeringar följs kontinuerligt upp. 2.4 Uppföljning av investeringar och underhåll Uddevalla kommuns nämnder Enligt Uddevalla kommuns investeringspolicy ska en slutredovisning av ett investeringsprojekt genomföras så snart som möjligt efter att investeringen slutförts. Slutredovisningen skall innehålla en efterkalkyl där jämförelse görs mot investeringsbudgeten. För strategiska investeringar krävs utöver en efterkalkyl en redovisning av investeringens syfte och mål samt att driftskostnader följs upp. Rapportering avseende utfallet av investeringens budget ska ske till den instans som tagit beslutet om investeringen och då investering genomförs på beställning av annan nämnd lämnas slutredovisning till beställaren. Efter genomförd granskning kan vi konstatera att samhällsbyggnadsförvaltningen inom Uddevalla kommun är den utförande förvaltningen i majoriteten av de investeringar och underhåll som beställs av övriga nämnder. Beställande nämnd blir involverad först om budgeten för investeringen överskrids. Under intervju framgår att respektive förvaltning anser att kommunikationen med samhällsbyggnadsförvaltningen fungerar bra, dock framfördes viss oro avseende att beställande nämnd får mycket begränsad information avseende prognos på hur investeringens utfall ligger till jämfört med budget. I vår granskning har vi tagit del av samhällsbyggnadsförvaltningens dokument Uppföljning av investeringar inklusive de som samhällsbyggnad utför åt andra förvaltningar. I detta dokument listas samtliga aktuella investeringar och utfallet av utgifter jämförs med budgeterade kostnader för investeringen. Enligt detta uppföljningsdokument involveras kommunstyrelsen i projekt som överstiger budget med mer än 10 %. Dock har vi inte kunnat säkerställa att detta sker för samtliga investerings- och underhållsprojekt som överstiger budget med mer än 10 %. Enligt intervju gör samhällsbyggnadsförvaltningen enbart sifferanalysen samt kommenterar på det totala utfallet av genomförda investeringar i delårs- och helårsrapport. Deloitte har efter genomförd granskning inte kunnat verifiera att investeringens syfte och mål samt driftskostnader följs upp när en strategisk investering slutredovisas. Enligt Uddevalla kommuns dokument projektmodell framgår att projekt ska följas upp kontinuerligt samt att avslutade projekt ska genomgå en intern utvärdering. Dessa utvärderingar behöver enligt ovan nämnda dokument inte dokumenteras. Då konkreta förbättringsåtgärder framkommer ska dock dessa framgå i den slutrapport som projektets projektledare upprättar. Under våra intervjuer har det framkommit att efter att en investering genomförts utför den förvaltning som berörs av investeringen en återkoppling och utvärdering där personal som omfattas 15

24 av investeringen får framföra sina åsikter och förslag på förbättringar till nästa investeringsprojekt. De intervjuade har ingen kännedom om hur utförlig denna utvärdering är eller om det finns ett krav på en formaliserad dokumentation gällande denna typ av uppföljning. Enligt intervju sker kunskapsåterföring till organisationen efter avslutat investeringsprojekt internt inom den projektgrupp som varit involverad i investeringen via löpande avstämningsmöten. Deloitte kan efter genomförd granskning inte verifiera att uppföljningar av investeringar görs då ingen dokumentation av det eventuella uppföljningsmötet kunnat redovisas. Granskade bolag och stiftelser Enligt intervju upprättar samtliga av kommunens granskade bolag och stiftelser efterkalkyler där genomförd investering stäms av mot budget. Vidare framgår av intervju att det varierar mellan olika investeringsprojekt om en löpande uppföljning görs eller om investeringen följs upp först när den är slutförd. De investeringar som är omfattande, både i tid och i pengar, följs upp kontinuerligt för att ledningsgrupp och styrelse ska ha koll på status för planerade, pågående och slutförda investeringar. Uddevalla Energi AB upprättar efterkalkyler av genomförda investeringar. Vi har i vår granskning tagit del av dokumentet Aktiveringsblankett för Dalahöjdsvägen där efterkalkyl av investeringsprojektet jämförs med tidigare upprättad förkalkyl. Avvikelser gentemot budget kommenteras. Uddevallahem upprättar rapporter för större investeringsprojekt. Vi har i vår granskning tagit del av rapporten Energibesparing Miljonprogrammet enligt Pilot Visvägen där utförliga efterkalkyler och syfte och mål med investeringen tydligt framgår. Uddevalla Hamnterminal AB följer upp det totala utfallet av genomförda investeringar mot budget i sin treåriga verksamhetsplan. Enligt intervju görs inga specifika efterkalkyler på projekt som är av reinvesteringskarakär. Vi har i vår granskning inte kunnat verifiera att efterkalkyler görs då det enligt intervju genomförs väldigt få investeringar av större karaktär och därmed har bolaget under de två senaste åren inte upprättat några efterkalkyler. Från våra intervjuer med kommunens bolag och stiftelser kan vi konstatera att de inte använder sig av någon standardiserad dokumentationsrutin vid uppföljning av investeringar. Samtliga granskade bolag och stiftelser anger att uppföljningsmöten hålls men detta har inte kunnat verifieras i vår granskning, då vi inte har kunnat ta del av några sådana dokumenterade möten. 16

25 3. Diskussion och bedömning 3.1 Finns långsiktiga investerings- och underhållsplaner? Uddevalla kommuns nämnder Uddevalla kommuns granskade nämnder upprättar alla långsiktiga investeringsplaner. Barn- och utbildningsnämnden samt socialnämnden upprättar inte några underhållsplaner eftersom samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för underhållet i de fastigheter som de har sin verksamhet. Dock har det lyfts fram i vår granskning att det kan vara problematiskt att upprätthålla en långsiktighet i investeringarna då samtliga av de granskade nämndernas investerings- och underhållsplaner revideras varje år. Dock kan detta vara nödvändigt för att kunna anpassa sig till oförutsedda händelser. Från intervju framförs dock önskemål om att investeringar som berör verksamheter som det går att planera inför bör omfattas av ett fastställt beslut, oavsett om det politiska styret förändras. Samtliga förvaltningar ansvarar för att redovisa sitt lokalbehov både på kort (1-3 år) och lång sikt (4-10 år) till lokalförsörjningsgruppen. I och med införandet av lokalförsörjningsgruppen förväntas planeringen av framtida lokalbehov att bli bättre. Dock kan vi från intervju konstatera att medvetenheten hos kommunens nämnder och förvaltningar om att samtliga lokalärenden ska passera via lokalförsörjningsgruppen måste öka för att lokalförsörjningsgruppens arbete ska kunna bedrivas effektivt och att gruppens syfte uppfylls. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Samtliga av kommunens bolag och stiftelser som ingår i granskningen arbetar med investerings- och underhållsplaner. Uddevallahem och Uddevalla Energi har 5-åriga investerings- och underhållsplaner och Uddevalla Hamnterminal har en 3-årig verksamhetsplan. Precis som för kommunens granskade nämnder så revideras bolagens investerings- och verksamhetsplaner varje år för att anpassa sig till rådande situation. 3.2 Hur bryts de långsiktiga investerings- och underhållsplanerna ner och fördelas mellan de olika åren? Uddevalla kommuns nämnder Granskade nämnders investeringsplaner har en tidshorisont på 3 år där den beräknade kostnaden per investering delas upp per år. Socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden upprättar en enkel excel-fil med sina respektive investeringar och då samhällsbyggnadsnämnden blir ansvariga för de flesta av kommunens investerings- och underhållsprojekt upprättar de en utförligare version av investeringsplanen. Utöver respektive nämnds investeringsplaner för de nästkommande tre åren så sammanställer lokalförsörjningsgruppen, utifrån förvaltningarnas 17

26 behov, ett samlat förslag på en prioriterad investeringsplan för de kommande 10 åren. Den totala beräknade kostnaden för respektive investering portioneras ut på det antal år som investeringsprojektet beräknas pågå. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Samtliga granskade bolag och stiftelser bryter ner den totala beräknade kostnaden per investering och fördelar ut på det antal år som investeringseller underhållsprojektet beräknas pågå. 3.3 Vilken analys utförs avseende avvikelse mellan beslutad investerings/underhållsplan och faktiskt utfall? Uddevalla kommuns granskade nämnder Samhällsbyggnadsnämnden utför enbart en sifferanalys vid upprättandet av en efterkalkyl. Det är sedan upp till respektive nämnd att analysera avvikelserna. Enligt intervju med barn- och utbildningsförvaltningen sker en ständig analys av pågående investeringsprojekt och en tät dialog förs med samhällsbyggnadsförvaltningen för att säkerställa att investeringsprojektet flyter på och för att analysera eventuella avvikelser. Socialförvaltningen anser sig dock inte ha en tät dialog med samhällsbyggnadsförvaltningen utan menar att avvikelser upptäcks först när investeringsprojektet är slutfört. Granskade bolag och stiftelser Granskade bolag och stiftelser har täta dialoger med sina respektive styrelser när avvikelser i investerings- och underhållsplaner uppstår. I genomförd granskning har det verifierats att Uddevalla Energi upprättar en avvikelseanalys när ett investerings- eller underhållsprojekt avviker med mer än 10 %. Deloitte har inte kunnat verifiera att övriga granskade bolag och stiftelser upprättar avvikelserapporter då det enligt intervju inte funnits investeringsprojekt som avvikit avsevärt från budget under de två senaste åren. 3.4 Hur sker kalkylering av investerings- och underhållsnivåer? Uddevalla kommuns nämnder Kalkylering av investerings- och underhållsnivåer baseras framförallt på demografi. Då samhällsbyggnadsförvaltningen i majoriteten av fallen står för utförandet av de andra förvaltningarnas beställningar så är det samhällsbyggnadsförvaltningen som är ansvarig för att upprätta kalkylerna för investeringarna och underhållet. Enligt intervju används schablonbelopp för en första kalkylering och ju längre investerings- eller underhållsprojektet fortlöper upprättas kalkyl av projektledare. Samhällsbyggnadsförvaltningen använder sig av externa programvaror för att beräkna investerings- och underhållsnivåer. Vid större investeringar och vid behov tas konsulter in. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Kommunens bolag och stiftelser använder sig av särskilt framtagna investerings- och underhållskalkyler och en rad olika programvaror för att 18

27 beräkna investerings- och underhållsnivåer. Vid behov tas extern hjälp i form av konsulter in. 3.5 Finns en ändamålsenlig organisation och resurser för att upprätta tillfredställande kalkyler, investerings- och underhållsbudgetar? Uddevalla kommuns nämnder Den samlade uppfattningen från intervjuer är att samhällsbyggnadsförvaltningen besitter kompetens i både ekonomigrupp och ledningsgrupp för att upprätta tillfredsställande kalkyler. Under intervju framkommer dock att det vore önskvärt om samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunledningskontorets ekonomiavdelning gemensamt planerar kommande projekt för att på så vis få mer tydlighet i vilka projekt som ska genomföras och vilken kostnaden beräknas bli. I dagsläget upplevs det som om att upprättade investeringskalkyler inte ger en rättvis bild av framtida kostnader, vilket i förlängningen riskerar leda till att felaktiga beslut fattas av kommunfullmäktige. Vår bedömning är att de underlag som ligger till grund för upprättade investerings- och underhållsplaner bör tydliggöras då det i nuläget i stort sätt enbart består av siffror med mycket få kommentar. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Utifrån intervjuer har det framkommit att granskade bolag och stiftelser anser att de själva har kompetensen till att för majoriteten av sina investerings- och underhållsprojekt kunna upprätta investeringskalkyler. I de fall det krävs tas dock extern hjälp in för att kunna upprätta kalkylerna. Vi har vid vår granskning tagit del av både kalkyler upprättade av bolagen och stiftelserna själva samt kalkyler upprättade av inhyrda konsulter. Vår bedömning är upprättade i enlighet med respektive bolags rutiner för investeringar. 3.6 Vilka underlag finns inför beslut av investerings och underhållsplaner? Hur ser underlagen ut samt hur presenteras de för nämnd/styrelse? Uddevalla kommuns nämnder Utifrån genomförda intervjuer framgick att investeringars beslutsunderlag presenteras till nämnd och kommunfullmäktige vanligtvis genom tjänsteskrivelser och kostnadskalkyl, vilket vi även verifierat genom utförd granskning att så sker. Av intervju framgår dock att dessa underlag behöver bli mer utförliga och att en gedigen behovsanalys från berörd nämnd är nödvändig för att kommunfullmäktige och kommunstyrelse ska kunna fatta väl underbyggda beslut. Enligt de intervjuade så presenteras beslutsunderlagen till nämnd och kommunfullmäktige oftast genom skriftliga underlag men för större investeringar händer det att beslutsunderlagen även presenteras muntligt. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Uddevalla kommuns bolag och stiftelser presenterar beslutsunderlag till sina respektive styrelser i form av kostnadskalkyler och analyser av nuläge och förväntat resultat efter genomförd investering/underhåll. Dessa underlag 19

28 presenteras vanligtvis för styrelsen på styrelsemöte och läggs därmed som en bilaga till det aktuella styrelsemötets kallelse. 3.7 Hur fungerar beslutsprocessen vid större ändringar och tilläggsarbeten jämfört med ursprungsbeslut? Uddevalla kommuns nämnder Granskningen visar att vid större ändringar och tilläggsarbeten för investeringar och underhåll som ännu inte påbörjats krävs ett nytt beslut av kommunfullmäktige. För investerings- och underhållsprojekt som har påbörjats men som överskrider budget med mer än 10 % måste överlämnas till kommunstyrelsen för prövning. Vi har genom utförd granskning kunnat verifiera att kommunstyrelsen involveras i projekt som överstiger budget med mer än 10 %. Dock har vi inte kunnat säkerställa att detta sker för samtliga investerings- och underhållsprojekt som överstiger budget med mer än 10 %. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser I kommunens bolag och stiftelser krävs ett nytt godkännande av ledningen om ett investerings- eller underhållsprojekt överstiger budget med en viss beslutad procent. Bolagens och styrelsernas investerings- och underhållsramar sätts dock av respektive styrelse vilket betyder att styrelsen kan behöva involveras för att fatta ett beslut. 3.8 Vilken samverkan sker mellan projektledare och beställare under investerings/underhållsprocessen Uddevalla kommuns nämnder Samhällsbyggnadsförvaltningen är i regel projektledare i övriga nämnders investerings- och underhållsprojekt då majoriteten av nämndernas investeringar berör lokaler och fastigheter. Verksamhetsansvarig förvaltning är enligt barn- och utbildningsförvaltningen i allra högsta grad involverad under processen för att säkerställa att investeringen eller underhållet blir ändamålsenligt. Socialförvaltningen anser sig dock inte ha en tät dialog med samhällsbyggnadsförvaltningen. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Genom intervju kan vi konstatera att det i bolagen och stiftelserna förs en tät dialog mellan projektledare och beställare för att säkerställa att investerings- eller underhållsprojekt blir ändamålsenligt. 3.9 Vilka uppföljningar/utvärderingar görs av utförd investering/underhåll? Görs det efterkalkyler och analyser? Uddevalla kommuns nämnder Samhällsbyggnadsförvaltningen upprättar efterkalkyler på samtliga investerings- och underhållsprojekt, vilka vi genom utförd granskning tagit del av. På förvaltningsnivå görs uppföljningar av investerings- och underhållsprojekt med den verksamhet som investeringen omfattar. Även om dessa uppföljningar enligt intervju alltid görs så visar granskningen att det inte finns någon formaliserad dokumenterad uppföljning på mjuka värden av en investering, det vill säga exempelvis hur ändamålsenlig 20

29 investeringen blev. Vi har i vår granskning inte kunnat verifiera att dessa uppföljningar görs då underlag saknas. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser Enligt intervju upprättar samtliga av kommunens granskade bolag och stiftelser efterkalkyler där genomförd investering stäms av mot budget. Efter genomförd granskning kan vi konstatera att Uddevalla Energi och Uddevallahem upprättar gedigna efterkalkyler. Dock har vi inte kunnat verifiera att Uddevalla Hamnterminal upprättar efterkalkyler då bolaget enligt intervju inte haft några större avslutade investerings- eller underhållsprojekt de senaste två åren. Från våra intervjuer med kommunens bolag och stiftelser kan vi konstatera att inte heller de använder sig av någon standardiserad dokumentationsrutin vid uppföljning av investeringar. Samtliga granskade bolag och stiftelser anger att uppföljningsmöten hålls men detta har inte kunnat verifieras i vår granskning då underlag på dessa uppföljningsmöten saknas På vilket sätt sker kunskapsåterföring inom organisationen efter utförd investering/underhållsarbete? Uddevalla kommuns nämnder Enligt intervju sker i nuläget kunskapsåterföring från ett genomfört projekt internt mellan medlemmarna i projektgruppen som varit involverade i investerings- eller underhållsprojektet. De interna uppföljningsmöten som förs i projektgruppen dokumenteras inte, varför vi ej har kunnat ta del av något underlag som verifierat att så sker. Uddevalla kommuns bolag och stiftelser I granskade bolag och stiftelser finns enligt intervju tendensen att det ofta är samma personer som ingår i flertalet projekt vilket gör att kunskapsåterföringen endast kommer en liten del av organisationen till del. Enligt de intervjuade hålls alltid ett uppföljningsmöte när ett större investerings- eller underhållsprojekt är avslutat. Vi har inte kunnat verifiera att dessa uppföljningsmöten äger rum då de inte är dokumenterade. Svar på revisionsfråga Vår bedömning är att Uddevalla kommun och kommunens bolag och stiftelser till viss del har en ändamålsenlig investerings- och underhållsprocess. Vi har genom vår granskning gjort följande iakttagelser och rekommendationer: Iakttagelser Nämnder Vi noterar att samtliga av förvaltningarnas lokalärenden i nuläget inte går via lokalförsörjningsgruppen. Vår granskning av utvalda nämnder visar att det finns en risk att viktiga investeringsprojekt skjuts upp på grund av att tidsramen mellan att en 21

30 definitiv investeringsbudget är satt och att det nya budgetåret börjar är väldigt snäv. Genom intervju uttrycks att de underlag som ligger till grund för kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens beslut bör innehålla mer detaljerade kalkyler och behovsanalyser för att möjliggöra för politikerna att fatta välgrundade och korrekta investeringsbeslut. Då investeringsplanen omprövas varje år i samband med den årliga verksamhetsplanen och budgetprocessen händer det att beslutade investeringar skjuts upp eller tas bort från investeringsplanen. Om utgifterna för en investering beräknas överstiga budget med mer än 10 % ska projektet överlämnas till kommunstyrelsen för prövning. Vi har inte kunnat verifiera att det sker för samtliga investeringar som överstiger budget med mer än 10 % överlämnas till kommunstyrelsen för prövning och nytt beslut. Kommunikationen mellan beställande nämnd och samhällsbyggnadsförvaltningen fungerar i inte fullt ut, då löpande återkoppling inte alltid sker under investeringens gång. Utfallet av samhällsbyggnadsförvaltningens kalkyler är också väldigt beroende av att beställande förvaltning gör en bra behovsanalys. Utöver en efterkalkyl finns det inget krav på en formaliserad dokumentation avseende den uppföljning som genomförs av genomförd investering. Det finns ingen strukturerad dokumenterad kunskapsåterföring inom organisationen efter avslutat investeringsprojekt. Bolag och stiftelser Uddevalla Hamnterminal AB har ingen specifik upprättad policy för investeringar och underhåll. Uddevalla Hamnterminal AB har ingen specifik gräns för när styrelse ska informeras om ett investerings- eller underhållsprojekts avvikelse gentemot budget. Det saknas en formaliserad dokumentation av genomförda investeringsoch underhållsprojekt. Det finns ingen strukturerad dokumenterad kunskapsåterföring inom organisationen efter avslutat investeringsprojekt. Rekommendationer Utifrån ovan iakttagelser rekommenderar vi Uddevalla kommuns granskade nämnder, bolag och stiftelser följande: Nämnder Säkerställ att samtliga lokalärenden för Uddevalla kommuns nämnder går via lokalförsörjningsgruppen för att uppnå maximalt utnyttjande av kommunens lokalresurser. Utvärdera möjligheten till att tidigarelägga beslutet avseende respektive nämnds definitiva investeringsbudget. Inför tydligare krav på vilka underlag som ligger till grund för investerings- och underhållsbeslut, vad skall ingå i kalkylen, riskanalyser, alternativa investeringar etc. Eventuellt skulle även större 22

31 fokus kunna läggas på behovet och framtida nytta av en investering för att därigenom skapa en bättre grund för beslutsfattarnas beslut. Utvärdera möjligheten till att vissa typer av investeringsprojekt inte behöver omprövas i investeringsplanen varje år i investeringsplanen för att därigenom kunna öka investeringstakten inom de områden som det behövs. Arbeta med att förbättra kommunikationen mellan beställande nämnd och samhällsbyggnadsförvaltningen för att säkerställa att pågående investerings- och projektprojekt blir ändamålsenliga. För att säkerställa att samhällsbyggnadsförvaltningens kalkyler håller en hög kvalitet är det viktigt att införa ett strukturerat arbete för att säkerställa att de underlag samhällsbyggnadsförvaltningen får in från övriga förvaltningar inför upprättandet av kalkyl håller en hög kvalité. Det behövs även att en gedigen behovsanalys är bifogad för att kalkylen ska kunna bli så träffsäker som möjligt. Säkerställ att rutinerna avseende att samtliga investeringar som beräknar överstiga budget med mer än 10 % överlämnas till kommunstyrelsen för prövning och nytt beslut efterlevs. Inför en formaliserad dokumentation av genomförda investerings- och underhållsprojekt för att kunna effektivisera liknande investeringsprojekt i framtiden. Vår bedömning är att vissa typer av investeringsprojekt som utförs med jämna mellanrum, till exempel projektbyggandet av förskolor, skulle kunna effektiviseras om lärdomar och kunskaper från en tidigare investering delades inom organisationen. Bolag och stiftelser Vi rekommenderar Uddevalla Hamnterminal AB att upprätta en policy för investeringar och underhåll för att på så sätt klargöra vilka rutiner och riktlinjer som organisationen ska efterleva gällande investeringar och underhåll. För att säkerställa att beslut tas i rätt instans rekommenderar vi att Uddevalla Hamnterminal fastställer riktlinjer för när styrelse ska informeras om ett investerings- eller underhållsprojekts eventuella avvikelse. Vi rekommenderar samtliga granskade bolag och stiftelser att införa en formaliserad dokumentation av genomförda investerings- och underhållsprojekt för att kunna effektivisera liknande investeringsprojekt i framtiden. 23

32 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500 companies through a globally connected network of member firms in more than 150 countries bringing world-class capabilities, insights, and high-quality service to address clients most complex business challenges. To learn more about how Deloitte s approximately 225,000 professionals make an impact that matters, please connect with us on LinkedIn or Twitter. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AB 24

33 Protokoll Socialnämndens arbetsutskott Dnr SN 2016/00207 Revisorernas granskning av Uddevalla kommuns målstyrning Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Uddevalla kommun har PwC granskat om kommunen har en ändamålsenlig målstyrning för att nå god ekonomisk hushållning. Granskningen visar att det i allt väsentligt finns en ändamålsenlig målstyrning som grund till god ekonomisk hushållning. Granskningen innehåller flera iakttagelser och rekommendationer. Socialnämnden ska redovisa vilka åtgärder som ämnas vidtas med anledning av de bedömningar och rekommendationer som redovisas i rapporten. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Revisionsrapport avseende granskning av målstyrning. Missiv - Granskning av målstyrning för god ekonomisk hushållning Beslut Arbetsutskottet föreslår socialnämnden besluta att som svar på revisionsrapporten avge socialtjänstens tjänsteskrivelse. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

34 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(3) Dnr SN 2016/00207 Handläggare Utvecklare Åsa Jarhag Håkansson Telefon Revisorernas granskning av Uddevalla kommuns målstyrning Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Uddevalla kommun har PwC granskat om kommunen har en ändamålsenlig målstyrning för att nå god ekonomisk hushållning. Granskningen visar att det i allt väsentligt finns en ändamålsenlig målstyrning som grund till god ekonomisk hushållning. Granskningen innehåller flera iakttagelser och rekommendationer. Socialnämnden ska redovisa vilka åtgärder som ämnas vidtas med anledning av de bedömningar och rekommendationer som redovisas i rapporten. Beslutsunderlag Missiv granskning av målstyrning för god ekonomisk hushållning Revisionsrapport avseende granskning av målstyrning Socialtjänstens tjänsteskrivelse Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att som svar på revisionsrapporten avge socialtjänstens tjänsteskrivelse. Ärendebeskrivning På uppdrag av revisorerna i Uddevalla kommun har PwC genomfört en revisionsgranskning av målstyrningen. Syftet med granskningen är att identifiera hur målstyrningsprocessen ser ut och bedöma om det sker ett ändamålsenligt arbete. Revisionsfrågan om kommunen har en ändamålsenlig målstyrning som grund till god ekonomisk hushållning besvaras utifrån 6 kontrollmål. Granskningen visar att det i allt väsentligt finns en ändamålsenlig målstyrning som grund till god ekonomisk hushållning. Granskningen innehåller flera iakttagelser och rekommendationer. Socialnämnden uppmanas att redovisa vilka åtgärder som ämnas vidtas med anledning av de bedömningar och rekommendationer som redovisas i rapporten och som berör socialnämndens ansvar. Granskningsrapporten redovisar 3 rekommendationer. 1. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att de mått som används för att mäta utfallet avseende fullmäktiges övergripande mål och prioriterade områden speglar det man vill uppnå.

35 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 2(3) Dnr SN 2016/00207 Att säkerställa kopplingen mellan mått och övergripande mål och prioriterade områden är en svår uppgift och hänger till stor del samman med styr- och ledningsmodellen och dess tillämpning. Det kräver dialogforum med gemensamma tolkningar och tillämpningar mellan och i förvaltningarna. Socialtjänsten ser vikten av rekommendationen och ser gärna att kommunledningskontoret tar initiativet i frågan. 2. Kommunstyrelsen bör säkerställa att nämnderna ges tydligare anvisning för fördelning av internbudget kopplat till fullmäktiges prioriterade områden. Punkten bör i första hand beaktas av kommunstyrelsen. 3. Det bör också säkerställas att enhetscheferna får ett tydligare stöd i ekonomiuppföljningen. Utifrån socialtjänstens nya organisationsform, som började gälla 1 januari 2017, har stödfunktionen påbörjat arbetet med att säkerställa ett bra stöd för respektive chefsled och ansvar. Tydlighet, kontinuitet och pedagogiskt lärande är en viktig inriktning, vilket också ska ge möjlighet till ansvarstagande. I övrigt pågår projekt med implementering av systemverktyg för att möjliggöra analys och bevakning av ekonomi på ett effektivare sätt. Granskningsrapporten redovisar 5 förbättringsmöjligheter som bedöms vara viktiga för nämnderna att beakta och arbeta vidare med. 1. Målsättning i vissa mått är 100 % skickar inte helt rätt styrsignaler till verksamheterna. I princip ingen av målsättningarna i socialnämndens mått, varken de egna eller måtten från KF, är satta med 100 %-nivån. Således är punkten inte ett område som kräver större beaktande eller vidare arbete. 2. Verksamhetens chefer behöver bättre stöd i den ekonomiska uppföljningen. Likt svaret kring rekommendation 3 ovan har socialtjänstens stödfunktion påbörjat arbetet med att säkerställa ett bra stöd för respektive chefsled och ansvar. Tydlighet, kontinuitet och pedagogiskt lärande är en viktig inriktning, vilket också ska ge möjlighet till ansvarstagande. 3. Förvaltningarnas chefer vet inte hur deras uppföljning används av nämnderna. Styr- och ledningsprocessen är en viktig ledningsprocess i kommunen. Socialtjänsten planerar att tydliggöra tillämpningen inom förvaltningen för att få en bättre samsyn och kunna ge ett bättre stöd till förvaltningens ledning och chefer.

36 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 3(3) Dnr SN 2016/ Förbättringsmöjligheter i redovisningen av måluppfyllelse genom att öka transparensen i vad prognoserna/bedömningarna grundar sig på. Redovisningen av måluppfyllelse görs för KF:s mått och SN:s egna mått. Socialnämnden följer också ett antal mått per månad. Bedömningen av måluppfyllelse för varje mått görs alltid när så är möjligt och utifrån det aktuella läget vid delårsuppföljningarna. Socialtjänsten beaktar punkten men har svårt att se vilka specifika åtgärder som kan förbättring denna redovisning. 5. Tydliggöra styrkedjan i årsredovisningen från övergripande mål till måtten i redovisningen av kommunfullmäktiges styrkort. Riktlinjerna för styrning och ledning är fattade av kommunfullmäktige. Kommunens styr- och ledningsmodell har kommunledningskontoret ansvar för. Förvaltningarna tillämpar den modell som råder utifrån instruktioner och anvisningar. Punkten ses därför inte primärt vara socialtjänstens ansvar. Däremot har socialtjänsten ansvar för att tydliggöra tillämpningen av och öka kunskapen om styr- och ledningsmodellen. Punkten tas ändå under beaktande och ingår i ovan nämnda svar kring rekommendation 3. Malin Krantz Socialchef Åsa Jarhag Håkansson Utvecklare Expediera till Kommunrevisorerna Kommunfullmäktige

37 Kommunens revisorer Till: Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, Barn- och utbildningsnämnden och Socialnämnden Granskning av målstyrning för god ekonomisk hushållning På uppdrag av revisorerna i Uddevalla kommun har PwC granskat om kommunen har en ändamålsenlig målstyrning för att nå god ekonomisk hushållning. Granskningen visar, att det i allt väsentligt finns en ändamålsenlig målstyrning som grund till god ekonomisk hushållning. De granskade nämnderna arbetar likvärdigt med målstyrningen och har på senare år gett första linjens chefer möjlighet att fokusera på målarbetet och låtit mellancheferna ansvara för återrapportering, vilket upplevs som positivt. Under granskningen har vi kunnat konstatera flera möjliga förändringar. Dessa rör utformningen av själva styrkedjan, där kopplingen mellan fullmäktiges övergripande mål, prioriterade områden och mått kan förtydligas. Ett annat område som kan förändras är att förtydliga anvisningarna för arbetet med verksamhetsplanerna, där internbudgeten ska fördelas över fullmäktiges prioriterade områden. Det bör också säkerställas att enhetscheferna får ett tydligare stöd i ekonomiuppföljningen. Granskningsrapporten innehåller iakttagelser och rekommendationer och översänds med önskemål att senast den 15 september 2017 erhålla ett svar på vilka åtgärder som kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden ämnar vidta med anledning av de bedömningar och rekommendationer som redovisas i rapporten. Svar önskas elektroniskt till kommunrevisionens ordförande, thomas.ottosson@uddevalla.se. Uddevalla den 15 maj 2017 Thomas Ottosson Ordförande Mauritz Eliasson Vice ordförande

38 Revisionsrapport Granskning av målstyrning Lars Näsström Projektledare Uddevalla kommuns revisorer Emil Biström Revisionskonsult Remmi Gimborn Revisionskonsult December 2016

39 Granskning av målstyrning Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Det finns en tydlig styrkedja från fullmäktige till nämnderna, styrkedjan är känd och implementerad Iakttagelser Bedömning Kommunstyrelsen utfärdar tydliga direktiv för planerings- och budgetarbete inom kommunens olika verksamheter och inte minst tolkningen av fullmäktiges övergripande mål Iakttagelser Bedömning Nämnderna har angivit verksamhetsmål och finansiella mål samt utformat nyckeltal för att kunna mäta måluppfyllelsen Iakttagelser Bedömning Nämnderna följer upp och utvärderar verksamheternas resultat i förhållande till beslutade kvalitetskriterier och ekonomiska ramar Iakttagelser Bedömning Det sker återrapportering till respektive nämnd Iakttagelser Bedömning Det sker återrapportering till kommunstyrelsen som slutligen rapporterar till fullmäktige Iakttagelser Bedömning Bilagor 19 Genomgång av barn och utbildningsnämndens protokoll Granskning av socialnämndens protokoll December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

40 Granskning av målstyrning Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun har PwC fått i uppdrag att genomföra en revisionsgranskning av målstyrningen. Revisionsgranskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Har kommunen en ändamålsenlig målstyrning som grund till god ekonomisk hushållning? Vår samlade bedömning är det i allt väsentligt finns en ändamålsenlig målstyrning som grund till god ekonomisk hushållning. Under granskningen har vi kunnat konstatera att styrmodellen i Uddevalla kommun har varit varaktig, vilket också speglar sig i enkätresultaten och vid intervjuerna. Vi kan konstatera att det finns tydliga anvisningar och instruktioner för arbetet med mål- och budget där nämnderna ska specificera hur medlen används utifrån fullmäktiges prioriterade områden. De granskade nämnderna arbetar med målstyrningen på ett likvärdigt sätt och har på senare år minskat kraven på återrapportering för första linjens chefer, vilket har upplevts som mycket positivt. Uppföljning görs av nämnderna och verksamheterna i enlighet med kommunens styrmodell och det sker återrapportering till nämnderna och fullmäktige. Vi grundar vår bedömning ovan på utvärderingen av granskningens kontrollmål enligt nedan. Kontrollmål Det finns en tydlig styrkedja från fullmäktige till nämnderna, styrkedjan är känd och implementerad Kommunstyrelsen utfärdar tydliga direktiv för planerings- och budgetarbete Styrelsen och nämnderna har angivit verksamhetsmål och finansiella mål samt utformat nyckeltal Kommunstyrelsen och nämnderna följer upp och utvärderar verksamheternas resultat Det sker återrapportering till respektive nämnd Det sker återrapportering till kommunstyrelsen som slutligen rapporterar till fullmäktige. Bedömning Uppfyllt Delvis uppfyllt Delvis uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Rekommendationer Utifrån granskningens resultat lämnar vi följande rekommendationer: Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att de mått som används för att mäta utfallet avseende fullmäktiges övergripande mål och prioriterade områden speglar det man vill uppnå. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

41 Granskning av målstyrning Kommunstyrelsen bör säkerställa att nämnderna ges tydligare anvisning för fördelning av internbudgeten kopplat till fullmäktiges prioriterade områden. Det bör också säkerställas att enhetscheferna får ett tydligare stöd i ekonomiuppföljningen. Under granskningen har vi även sett ett antal förbättringsmöjligheter som inte fullt ut har en koppling till kontrollmålen i granskningen, men som vi bedömer är viktiga för nämnderna att beakta och arbeta vidare med: Vi bedömer även att målsättningen i vissa mått 100 % - inte skickar helt rätt styrsignaler till verksamheterna. Måtten bör i största möjliga mån vara kortsiktiga och realistiska att uppnå för att bli accepterade i verksamheten, här bör en progression i måtten finnas. Vi ser signaler på att verksamheternas chefer behöver bättre stöd i den ekonomiska uppföljningen, vilket är något som även kan förbättra ekonomistyrningen inom nämnderna. Vi kan konstatera att förvaltningarnas chefer inte vet hur deras uppföljning används av nämnden, detta är något som kan tydliggöras. Vi kan konstatera att Uddevalla kommun har ett gott exempel på en sammanfattad och tydlig delårsrapport. Vi ser dock mindre förbättringsmöjligheter i redovisningen av måluppfyllelsen, genom att öka transparensen i vad prognoserna/bedömningarna grundar sig på. Vi ser även möjligheten att tydliggöra styrkedjan i årsredovisningen från övergripande mål till måtten i redovisningen av kommunfullmäktiges styrkort. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

42 Granskning av målstyrning 1. Inledning 1.1. Bakgrund PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun genomfört en revisionsgranskning av målstyrningen i Uddevalla kommun. I kommunallagen stadgas att det i budgeten skall finnas mål för verksamheten som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Mål skall användas annars är de meningslösa. Framgångsfaktorer för möjlighet att nå uppsatta mål är att de bryts ner och görs kända i organisationen. För god måluppfyllelse krävs att målen är kända, accepterade och arbetas med ända ut hos de enskilda medarbetarna. Det är de som dagligen möter kommunens brukare och medborgare på olika sätt. Att styrkedjan fungerar hela vägen från kommunfullmäktige och kommunstyrelse till förvaltningsorganisationens chefer på olika nivåer och slutligen till enskilda medarbetare är således avgörande för hur man kommer att lyckas med sina målsättningar. Bakgrunden till granskningen är att revisorerna i sin riskbedömning bedömt målstyrningen som ett angeläget område att granska Syfte och Revisionsfråga Syftet med granskningen är att identifiera hur målstyrningsprocessen ser ut och bedöma om det sker ett ändamålsenligt arbete. Det är viktigt att processen för målstyrning är känd och tillämpad i verksamheterna, dvs. att det finns en efterlevnad och acceptans. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunen en ändamålsenlig målstyrning som grund till god ekonomisk hushållning? 1.3. Kontrollmål Den övergripande revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål: Det finns en tydlig styrkedja från fullmäktige till nämnderna, styrkedjan är känd och implementerad. Kommunstyrelsen utfärdar tydliga direktiv för planerings- och budgetarbete inom kommunens olika verksamheter och inte minst tolkningen av fullmäktiges övergripande mål. Nämnderna har angivit verksamhetsmål och finansiella mål samt utformat nyckeltal för att kunna mäta måluppfyllelsen. Nämnderna följer upp och utvärderar verksamheternas resultat i förhållande till beslutade kvalitetskriterier och ekonomiska ramar. Det sker återrapportering till respektive nämnd. Det sker återrapportering till kommunstyrelsen som slutligen rapporterar till fullmäktige. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

43 Granskning av målstyrning 1.4. Avgränsning Granskningen avgränsas till barn- och utbildningsnämnden samt socialnämnden avseende de intervjuer som genomförts med representanter från politik- och tjänstemannaledning. Enkäten har gått ut till samtliga ordinarie nämndsledamöter och chefer inom utvalda nämnder och förvaltningar. Granskningen avser 2015 för antagna dokument och arbetet under Metod Denna revisionsgranskning har genomförts genom att inhämta information från styrande dokument och underlag från förvaltningarna som rör målstyrning, så som uppföljningar i tertialrapport, genomgång av nämndens protokoll m.m. För att få en uppfattning av hur målstyrningen upplevs fungera i praktiken har en enkät skickats ut till nämnderna och samtliga chefer inom berörda förvaltningar (ca 182 personer och 136 svar). Svarsfrekvensen på enkäten blev 74,7 procent. Semistrukturerade intervjuer har genomförts med nämndernas presidium, förvaltningschefer från båda förvaltningar, verksamhetschefer, enhetschefer, rektorer, förskolechef, kvalitetsutvecklare, utredare och HR-representanter för att komplettera resultaten av enkätundersökningen. Totalt genomfördes fyra gruppintervjuer inom respektive nämnd. Rapporten har sakgranskats av de personer som intervjuats i samband med granskningen. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

44 Granskning av målstyrning 2. Iakttagelser och bedömningar I avsnittet presenteras de iakttagelser som gjorts under granskningen kopplat till respektive kontrollområde. Kontrollområdena är grunden för våra bedömningar och för att besvara revisionsfrågan Det finns en tydlig styrkedja från fullmäktige till nämnderna, styrkedjan är känd och implementerad Iakttagelser Enkätresultat Strax över 30 % anser att styrkedjan är tydlig (26.2 %) eller mycket tydlig (6.2 %). Strax över 30 % anser att styrkedjan är otydlig (26.2 %) eller mycket otydlig (6.2 %) % anser att styrkedjan varken är tydlig eller otydlig. Ingen större skillnad mellan svaren nämnderna emellan. Linjecheferna inom socialförvaltningen anser styrkedjan som mindre implementerad än linjecheferna inom barn- och utbildning. Strax under 30 % instämmer (26.2 %) eller instämmer helt (4.6 %) i att styrkedjan som helhet är implementerad i hela organisationen. Över 35 % anser att styrkedjan inte är implementerad. Respondenterna inom barn- och utbildning anser att styrkedjan är bättre implementerad än respondenterna inom socialnämnden. Dokumentstudier Visionen för Uddevalla kommun är hjärtat i Bohuslän liv, lust och läge ger livskvalitet. Liv I Uddevalla ska alla känna sig välkomna mångfald och tolerans stimulerar utveckling. Uddevalla kommun ska vara det naturliga valet för ett gott liv. Lust Uddevallas medborgare mår bra, är stolta, har framtidstro och stor lust att utveckla sig själva och sin omgivning. Här finns mötesplatser som inspirerar och utvecklar den kreativa förmågan. Läge Uddevalla är en del av tillväxtregionerna Oslo och Göteborg. Växtkraften i kommunen är stark tack vare det attraktiva läget i hjärtat av Bohuslän och den unika kombinationen av hav, fjäll och fjord. Visionen konkretiseras i kommunens strategiska plan. I den strategiska planen finns tre utvecklingsperspektiv medborgare, medarbetare och ekonomi. Utvecklingsperspektiven är den politiska majoritetens styrande politiska plattform. Inom varje utvecklingsperspektiv finns det övergripande mål som beskriver de resultat eller önskade lägen som är viktigast för kommunen att nå: En social, ekologisk och ekonomisk hållbar samhällsutveckling för medborgarna Medarbetarna mår väl, är delaktiga och känner stolthet över att utveckla Uddevalla kommun Medborgarna känner förtroende för hur kommunens resurser används December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

45 Granskning av målstyrning Inom varje övergripande mål finns det prioriterade områden och detta är den politiska majoritetens beskrivning om vad som ska uppnås under den kommande mandatperioden. Några exempel på prioriterade områden är: En jämlik skola för alla, genom till exempel livslångt lärande och god utbildning Förebyggande arbete, genom till exempel omsorg, integration och folkhälsa Resurseffektivitet, genom till exempel kvalitet i verksamheterna, ekonomi i balans och prioritering och analys Utifrån den strategiska planen tar förvaltningarna fram förslag till verksamhetsplan för respektive nämnd. I verksamhetsplanerna framgår nämndernas styrkort och de uppdrag nämnderna fått av fullmäktige samt de uppdrag nämnden ger sin förvaltning. Kopplat till de prioriterade områdena antar fullmäktige även mått. Måtten anger den politiska majoritetens ambitionsnivå, enligt den strategiska planen. Barn- och utbildningsnämnden Inom barn- och utbildningsnämnden konkretiseras fullmäktiges uppdrag. Nämnden har även tagit fram egna uppdrag till förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden har utöver de prioriterade områdena fått ett antal uppdrag att genomföra av fullmäktige under flerårsplanens giltighetstid : Att under 2016 skapa sysselsättning för ungdomar Att under 2016 utöka elevhälsan Att under 2016 skapa fler förskoleplatser för att minska barnantalet i det största grupperna Att under 2016 tillsätta fler speciallärare och specialpedagoger Utöver ovanstående har kommunfullmäktige gett utbildningsnämnden följande uppdrag: Barn- och utbildningsnämnden ska utifrån ungdomsplanen stärka barns och elevers inflytande och delaktighet I barn- och utbildningsnämndens budget och verksamhetsplan framgår även satsningar i budget på kvalitetsförbättringar, dessa rör bl.a. en satsning på läsförståelse och stärkt elevhälsa, mindre barngrupper och ökad personaltäthet i förskolan, att klimatsmart mat ska öka och satsningar på vuxenutbildningen som tillsammans med förväntade statsbidrag ska ge verksamheten stabila ekonomiska förutsättningar. Slutligen har barn- och utbildningsnämnden föreslagit målsättningar för de 25 mått som fullmäktige antagit, de berör bl.a.: Genomsnittligt betygspoäng åk 6 och 9 för pojkar och flickor Genomsnittligt betygspoäng, gymnasieskola Elevers nöjdhet med grundskolan/grundsärskolan och gymnasieskolan/gymnasiesärskolan Andelen behöriga till något nationellt program på gymnasiet (målvärde 100 %) December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

46 Granskning av målstyrning Socialnämnden Socialnämnden lyfter i verksamhetsplanen nämndens bidrag till visionen med utgångspunkt från nämndens strategier, uppdrag och mått som ska komplettera och stödja de övergripande delarna. Utöver den strategiska planen ska ett särskilt fokus riktas mot arbetsmarknadsåtgärder, integration och medborgardialog framgår det i verksamhetsplanen. Det lyfts även att nulägesanalyser genomförs i verksamheterna och att resultatet av analysen och framför allt uppdragen, först kommer redovisas i årsredovisningen. Det betonas att nuläges- och omvärldsanalysen därefter utgör en grund inför revidering/komplettering av styrkortet. Socialnämnden har i sitt styrkort angett åtta strategier: (A) Ha ett förebyggande perspektiv i all verksamhet (B) Utveckla verksamheten genom brukarens delaktighet och inflytande (C) Ha överskridande samverkan för att ge jämlikt stöd, vård och omsorg till brukaren med kvalitet (D) Vara en attraktiv arbetsgivare för att kunna attrahera, motivera, utveckla och behålla personal med rätt kompetens (E) Arbeta långsiktigt med personal- och kompetensförsörjning för att tillgodose befintliga och framtida behov (F) Se över verksamheternas processer för att effektivt använda befintliga resurser och möta framtida behov (G) Ha en gemensam planering för olika boenden och boendeformer (H) Stödja proaktivt arbete och innovativa lösningar genom ett systematiskt förbättringsarbete i verksamhetens dagliga arbete Socialnämnden har fått följande uppdrag från fullmäktige i flerårsplanerna (nämnden har även gett förvaltningen ett antal uppdrag se avsnitt 2.4.2): Samtliga nämnder har fått i uppdrag att under 2016 skapa sysselsättning för ungdomar Att under 2016 öka personaltätheten inom äldreomsorgen Att under 2016 skapa fler platser inom äldreomsorgen Att under 2016 generera satsningar på förebyggande och ingripande verksamheter med fältassistenter och socialsekreterare Vidareutveckla daglig verksamhet inom LSS med bland annat ökad bredd i utbudet Socialnämnden har valt att komplettera fullmäktiges mått med egna mått, de berör bl.a. sjukfrånvaro (D), budgetföljsamhet (F), efterfrågan på olika boendeplatser (G), väntetid på boendeplatser inom äldreomsorgen (G) samt antalet betaldagar inom äldreomsorgen (G). Bland socialnämndens mått tydliggörs även kopplingen till de olika strategierna. Fullmäktige har fördelat 13 mått på socialnämnden, några exempel följer nedan: Brukarnas nöjdhet med särskilt boende/hemtjänst Boendesegregationen ska minska i kommunen Sjukfrånvaron bland Uddevalla kommuns medarbetare ska minska Kvalitetsaspekter inom LSS grupp- och serviceboende December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

47 Granskning av målstyrning Intervjuer Vid intervjuerna bekräftades inte helt resultaten från enkätstudien, en majoritet av de intervjuade har kännedom av styrkedjan från fullmäktiges övergripande mål, prioriterade områden till fullmäktiges och nämndens uppdrag och aktiviteter kopplade därtill. De intervjuade upplevde även att styrkedjan är implementerad till nämndnivå. Vid intervjuerna med representanter från respektive nämnd framkom det att det pågått ett utvecklingsarbete där den statliga respektive kommunala styrningen har tydliggjorts. Inom barn- och utbildning innebär det att styrkedjan går ner till verksamhetscheferna som i sin tur ger sina rektorer/förskolechefer uppdrag/aktiviteter att genomföra. För att göra respektive skolenhet mer delaktig i sitt målarbete ger dem förslag på viktiga läroplansmål som ska prioriteras. Rektorerna jobbar mot de utvalda läroplansmålen på respektive skola och deras mål, aktiviteter och uppföljning utgör en del av det systematiska kvalitetsarbetet. Det uppgavs vid intervjuerna att detta har lett till att den kommunala styrningen uppfattas som mer relevant Bedömning Utifrån genomgånget material konstaterar vi att det finns en styrkedja från fullmäktige till nämnderna. I såväl enkäten som vid intervjuerna framkommer att styrkedjan och styrmodellen förtydligats jämfört med tidigare även om det i enkäten också framkommer att det finns ett fortsatt behov av detta och av att implementera styrkedjan. Enkätresultatet pekar mot en god kännedom om verksamhetsmålen. Vår samlade bedömning är att kontrollmålet i allt väsentligt är uppfyllt Kommunstyrelsen utfärdar tydliga direktiv för planerings- och budgetarbete inom kommunens olika verksamheter och inte minst tolkningen av fullmäktiges övergripande mål Iakttagelser Enkätresultat Bara 40,9 % anser att verksamhetsmålen är realistiska utifrån budgeten i verksamheten % anser att så inte är fallet. Generellt sett anser fler chefer inom barn- och utbildning att verksamhetsmålen är realistiska utifrån budget. Bara 35.6 % anser att resursfördelningssystemet är väl fungerande. 50 % anser att så inte är fallet. Inga större skillnader mellan nämnderna. Majoriteten tycker att ansvarsfördelningen för verksamhetens budget och dess planering är tydlig (47.3 %) eller mycket tydlig (11.5 %). Det finns inte heller några större skillnader mellan nämnderna rörande denna fråga. Det är möjligen något tydligare inom barn- och utbildning. Dokumentstudier December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

48 Granskning av målstyrning I anvisningarna till verksamhetsplan och internbudget 2017 framgår följande som är av relevans för denna granskning: Verksamhetsplanen är en beskrivning av vad organisationen vill uppnå under kommande verksamhetsår med de aktuella förutsättningarna bland annat de givna resurserna i flerårsplanen Det betonas att nämndernas verksamhetsplaner i första hand görs för nämndernas egna planerings- och uppföljningsbehov. Det nämns att nämndens verksamhetsbeskrivning och förslag till ev. förändringar i målsättningarna i kommunfullmäktiges styrkort behövs centralt för den sammanställda budgeten. Nämndernas verksamhetsplaner är indelad i två delar. Den första ska innehålla en beskrivning av hur nämnderna verkar utifrån strategisk plan , nämndens styrkort och internbudget. Den andra delen ska beskriva hur förvaltningarna ska arbeta utifrån internbudgeten fördelat på fullmäktiges prioriterade områden. I samband med detta arbete har nämnderna även möjligheten att revidera och komplettera nämndens styrkort. Det förtydligas vidare att del 1 är ett beslutsärende och del 2 av verksamhetsplanen är ett informationsärende. Nämnderna ska ha fattat beslut om verksamhetsplan senast 30 november varje år. I anvisningarna förtydligas innehållet i mallarna för verksamhetsplanen och dess betydelser så som nämndernas styrkort, nämndernas uppdrag från fullmäktige och måtten. Under rubriken mått förtydligas det att fullmäktiges styrkort har 27 mått fördelat på nämnderna. Det framgår att nämnderna med utgångspunkt från målsättningarna i fullmäktiges styrkort och den beslutade rambudgeten ska redovisa och föreslå eventuellt reviderade målsättningar för de specifika nämndmåtten som tilldelats från fullmäktige. Några exempel på förslag på reviderade målsättningar för barn- och utbildningsnämnden är: Andel behöriga till något nationellt program på gymnasiet Andel elever med gymnasieexamen inom tre år Det framgår även att nämnderna kan komplettera/revidera sina mått i samband med verksamhetsplanen, de egna målsättningarna ska revideras utifrån de resurser som tilldelats nämnden i junibeslutet om flerårsplanen. I den andra delen av verksamhetsplanen ska en omvärldsanalys göras för att beskriva påverkan på verksamheterna under kommande år. Därtill ska det även göras en ekonomiskoch verksamhetsmässig analys som ska utgöra en välgrundad bedömning om var verksamheterna är, vad som påverkar resultaten och vad som behöver förändras inom ramen för de prioriterade områdena. När det gäller ekonomi är anvisningarna att nämnderna ska redovisa omfattningen av nämndernas totala bidrag från koncernen och investeringar samt verksamheterna med dess intäkter och kostnader. I anvisningarna förtydligas det inte hur de övergripande målen eller måtten ska tolkas av nämnderna. Däremot ges det exempel på vad som menas med de olika prioriterade områdena i den strategiska planen och fullmäktiges styrkort. Slutligen anges en tidplan för arbetet med verksamhetsplan och internbudget. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

49 Granskning av målstyrning För delårsrapporterna och bokslut finns det även anvisningar med tillhörande tidplan som tydligt klargör hur rapporteringen ska genomföras. Anvisningarna förtydligar bl. a hur rapportering av fullmäktiges prioriterade områden, mått från fullmäktiges styrkort och ekonomiskt utfall fördelat per verksamhetsområde. Det betonas att fullmäktiges mått är extra viktiga då de ingår i det övergripande måttet God ekonomisk hushållning. Om det innan bokslutet finns målsättningar som bedöms svåra att nå under året ska detta kommenteras på ett tydligt sätt. I anvisningarna förtydligas det även att samtliga uppdrag som nämnden ansvarar för ska redovisas i delårsrapporterna, även de som bedöms svåra att genomföra under året. Intervjuer Något som framkom vid intervjuerna var att man upplevde att kopplingen mellan målsättningarna och nämndens resurser kan förtydligas. Något som även framkom är att det upplevs att ekonomin är överordnad verksamheten. Anvisningarna beskrevs som ledstänger för arbetet med planering och uppföljning. Det nämndes att utredare på respektive förvaltning har ett nätverk där de träffas 1 gång per månad för att bli mer samstämmig i målstyrningsarbetet över förvaltningarna. Något som de intervjuade inom barn- och utbildningsnämnden upplevde som försvårande i styrningen är att verksamheten utgår ifrån läsåret men budgeten utgår ifrån kalenderåret Bedömning Vi konstaterar att det finns tydliga anvisningar med instruktioner för upprättandet av verksamhetsplan och internbudget. I anvisningarna framgår det vad verksamhetsplanen ska innehålla samt ansvarsfördelningen mellan nämnderna och förvaltningarna. Vi noterar att det i anvisningarna nämns att det i förvaltningens del av verksamhetsplan och internbudget ska beskrivas hur man ska arbeta utifrån internbudgeten fördelat på fullmäktiges prioriterade områden. Detta är något som är ovanligt. Vi har förståelse för att planeringsförutsättningarna inom barn- och utbildningsnämnden inte är optimala, den kommunala redovisningslagen föreskriver emellertid att räkenskapsåret ska omfatta ett kalenderår. Några förbättringsområden vi har noterat är att nämnderna ges bättre stöd i hur fördelningen av internbudgeten ska göras fördelat på fullmäktiges prioriterade områden samt hur nämnderna ska tolka fullmäktiges prioriterade områden. Vi bedömer att kontrollmålet delvis är uppfyllt mot bakgrund av förbättringsmöjligheterna i stycket ovan. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

50 Granskning av målstyrning 2.3. Nämnderna har angivit verksamhetsmål och finansiella mål samt utformat nyckeltal för att kunna mäta måluppfyllelsen Iakttagelser Enkätresultat 78 % av de som svarat på enkäten anser sig ha mycket stor (29.5 %) eller stor (48.5 %) kännedom om verksamhetsmålen. Strax under 72 % av de som svarat på enkäten anser att kollegorna har mycket stor (18.2 %) eller stor (53.8 %) kännedom om verksamhetsmålen. I svaren finns inga större skillnader nämnder emellan. Möjligen har chefer på de högre nivåerna något bättre kännedom om verksamhetsmålen. 47 % anser att verksamhetsmålen är tydliga och 8.4 % att de är mycket tydliga % anser att de varken är tydliga eller otydliga. Enligt enkätresultaten är verksamhetsmålen tydligare inom barn- och utbildningsnämnden. Enbart 12.1 % tycker att verksamhetsmålen är mätbara. Majoriteten (71.2 %) tycker att verksamhetsmålen är delvis mätbara. 75,8 % tycker att de behöver vara mätbara. Gäller i stort sett för båda nämnderna utan större skillnader. Majoriteten tycker att de finansiella målen är mycket tydliga (15.9 %) eller tydliga (41.7 %) samt mätbara (61.4 %) % vet inte om de är mätbara. Generellt sett tydligare (eller mindre otydlig) bild av de finansiella målen inom barn- och utbildning. Nästan hälften av respondenterna tycker att de mått eller indikatorer som mäter verksamhetsmålen är ändamålsenliga eller mycket ändamålsenliga (totalt 47.7 %). Över 30 % anser att måtten/indikatorerna är varken tillräckliga eller otillräckliga (19 %) eller otillräckliga (15.2 %). Generellt sett tycker respondenter inom barn- och utbildning att måtten/indikatorerna mer ändamålsenliga. Inom socialförvaltningen anser fler att de är otillräckliga eller att de inte vet. Dokumentstudier Så som styrmodellen i Uddevalla kommun är uppbyggd anger inte nämnderna egna målsättningar utan uppdrag utifrån kommunfullmäktiges prioriterade områden. Utöver uppdragen ger nämnderna förslag till styrmått. I anvisningarna till arbetet med verksamhetsplan och internbudget framgår det inte hur nämnderna ska tolka fullmäktiges övergripande mål och prioriterade områden. Det finns finansiella mål på kommunövergripande nivå. Respektive nämnd har dels fått ett antal uppdrag från fullmäktige (exempel ges i avsnitt 2.2.1) för mandatperioden och dels gett ett antal uppdrag till sin förvaltning att arbeta med. I Uddevalla kommun har man valt att definiera följande finansiella mål för god ekonomisk hushållning: Nettokostnadsandel inkl. finansnetto i % av skatter och bidrag (98 % 2016) Soliditeten ska öka (62,5 % 2016) Investeringsnivå i % av skatteintäkter (7 % 2016) Egenfinansiering av investeringar (75 % 2016) December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

51 Granskning av målstyrning Socialnämnden I nämndens styrkort finns 26 uppdrag som sträcker sig över mandatperioden, varav 9 startade 2015 och resterande gäller från Utöver de 26 uppdragen kompletteras styrkorten med två uppdrag i samband med verksamhetsplaneringen. Nedan följer ett antal exempel på uppdrag förvaltningen fått av nämnden, inom parentes framgår det inom ramen för vilken strategi uppdraget ingår: (A:22) Ta fram en utredning om ökad insatser inom familjecentraler och öppna förskolor för att stärka ett förebyggande perspektiv och tidiga insatser till behövande (C:10) Stärka kvaliteten i omsorgen för de äldre (D:14) Ge personalen rätt till heltid för att stärka kontinuiteten samt ge personalen möjligheter till kontinuerlig fortbildning och erbjuda personalen handelning (F:1) Inleda en organisationsöversyn för ökad effektivitet Socialnämnden har valt att komplettera fullmäktiges mått med egna mått, de berör bl.a. sjukfrånvaro (D), budgetföljsamhet (F), efterfrågan på olika boendeplatser (G), väntetid på boendeplatser inom äldreomsorgen (G) samt antalet betaldagar inom äldreomsorgen (G). Bland socialnämndens mått tydliggörs även kopplingen till de olika strategierna. Fullmäktige har fördelat 13 mått på socialnämnden, några exempel följer nedan: Brukarnas nöjdhet med särskilt boende/hemtjänst Boendesegregationen ska minska i kommunen Sjukfrånvaron bland Uddevalla kommuns medarbetare ska minska Kvalitetsaspekter inom LSS grupp- och serviceboende Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden gett förvaltningen 36 uppdrag, nedan ges några exempel: Pojkars lust till lärande ska öka Flickors upplevda stress ska minska Prioriterat läroplansmål att varje elev efter genomgången grundskola kan använda modern teknik som ett verktyg för kunskapssökande, kommunikation, skapande och lärande (grundskola/grundsärskola) Slutligen har barn- och utbildningsnämnden föreslagit målsättningar för de 25 mått som fullmäktige antagit, de berör bl.a. Genomsnittligt betygspoäng åk 6 och 9 för pojkar och flickor Genomsnittligt betygspoäng, gymnasieskola Elevers nöjdhet med grundskolan/grundsärskolan och gymnasieskolan/gymnasiesärskolan 90 % nöjdhet 2016 och 2018 Intervjuer Vid intervjuerna förtydligades det att det är upp till förvaltningen själv att ange aktiviteter för hur nämndens och fullmäktiges förväntade resultat ska nås. Vid intervjuerna framkom det att nämndernas presidium upplever att de har goda möjligheter att påverka verksamheternas inriktning. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

52 Granskning av målstyrning Inom barn- och utbildning konkretiseras nämndens mål och uppdrag av enhetscheferna i form av aktiviteter som de sedan uppdrar till rektorer/förskolechefer att arbeta med. Inom socialnämnden fungerar det likvärdigt där mål och uppdrag konkretiseras av avdelningschefer och sektionschefer. Rapportering av mål och uppdrag för första linjens chefer har tagits bort. Inom barn- och utbildningsnämnden ligger fokus på det systematiska kvalitetsarbetet längst ut i verksamheterna. Denna förändring upplevs som mycket positiv av första linjens chefer och mellancheferna Bedömning Utifrån enkäten kan vi konstatera att kännedomen om verksamhetsmålen (dvs. målen för god ekonomisk hushållning) är god, vilket är ett tecken på att verksamheterna arbetar med sina mål. Nämnderna har tagit fram förslag på mått och uppdrag i enlighet med styrmodellen i kommunen. Utifrån genomgångna dokument, enkäterna och intervjuer bedömer vi att de mått som är kopplade mellan de prioriterade målen och de mått som används för att följa utvecklingen kan förtydligas. Det är viktigt att mäta det man vill uppnå i verksamheterna och att de uppdrag och aktiviteter som är kopplade därtill hör samman. Vi bedömer även att målsättningen i vissa mått 100 % - inte skickar helt rätt styrsignaler till verksamheterna. Måtten bör i största möjliga mån vara kortsiktiga och realistiska att uppnå för att bli accepterade i verksamheten, här bör en progression i måttens målsättningar eftersträvas. Mot bakgrund av ovanstående gör vi bedömningen att kontrollmålet är delvis uppfyllt Nämnderna följer upp och utvärderar verksamheternas resultat i förhållande till beslutade kvalitetskriterier och ekonomiska ramar Iakttagelser Enkätresultat 60,6 % anser att det sker en systematisk utvärdering av verksamhetsmålen. Här redovisas stora skillnader mellan nämnderna. Inom barn- och utbildning anser cheferna att det sker systematiska utvärderingar av verksamhetsmålen. Inom socialnämnden anser majoriteten av chefer under högsta nivåerna att det inte sker (20-30 %) eller att man inte vet (45-55 %) % anser att det sker tillräcklig uppföljning av verksamhetsmålen % anser att så inte är fallet. Generellt sett anser fler att uppföljning sker inom barn- och utbildningsförvaltningen än inom socialförvaltningen. Majoriteten av chefer på lägre nivåer inom socialtjänsten anser att tillräcklig uppföljning inte sker eller att de inte vet om det sker. Majoriteten 67.2 % anser att det sker en tillräcklig uppföljning av ekonomi och budget % anser att så inte är fallet. Enligt enkätsvaren anses uppföljningen tillräcklig betydligt mer inom barn- och utbildning än inom socialnämnden. Inom socialnämnden är majoriteten för tillräcklighet knapp (ca fördelning). Enligt respondenterna saknas det tydlighet, uppföljning, tid och stöd från ekonomerna. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

53 Granskning av målstyrning Dokumentstudier Enligt kommunens styrmodell sker uppföljning av mål och budget till nämnden samt fullmäktige tre gånger årligen, eller vart fjärde månad. Vi har tagit del av socialnämndens och barn- och utbildningsnämndens två delårsrapporter. I delårsrapporterna lyfts de aktiviteter som genomförts för att arbeta mot fullmäktiges prioriterade områden. Barn- och utbildningsnämnden lyfter i sina delårsrapporter fram de aktiviteter som genomförts på de olika förskolorna och skolorna utifrån fullmäktiges prioriterade områden. Nämnden anger även ett antal strategier som inte tas upp i verksamhetsplanen. I delårsrapporterna lyfts även vad som gjorts inom respektive verksamhet (när det är relevant) för att genomföra de olika uppdragen. Nämndens respektive fullmäktiges uppdrag redovisas separat. Barn- och utbildningsnämndens styrkort och mått följs även upp i delårsrapporterna. Även om måtten inte har några uppdaterade nyckeltal att redovisa beskrivs olika åtgärder som behöver genomföras för att förbättra resultatet. I redovisningen av uppdrag görs det inte bedömningar om uppdragen och måtten bedöms nås i enlighet med anvisningarna. Åtgärder för att nå målen ifall prognosen pekar mot detta lyfts därmed inte heller. Socialnämnden lyfter i likhet med barn- och utbildningsnämnden de aktiviteter som genomförts inom fullmäktiges prioriterade områden. Nämndens egna uppdrag, fullmäktiges uppdrag och mått följs även upp. Nämnden gör även prognoser i bl.a. delårsrapporten för april vid de uppdrag som bedöms svåra att genomföra. Ett exempel rör uppdraget om att öka personaltätheten inom äldreomsorgen där det pekas på att arbetet med att öka bemanningen inte har påbörjats och att uppdraget bedöms som svåruppnått. Bland fullmäktiges mått görs bedömningar vid samtliga mått men det nämns inte vilka åtgärder som planerats för att nå målsättningarna i måtten vid årets slut. Den ekonomiska redovisningen består av en driftredovisning där verksamheternas (ex. förskola, grundskola) nettokostnader jämförs mot budget samt prognoser. Det beskrivs även utförligt vad verksamheternas ekonomiska utfall beror på Bedömning Vi kan konstatera att uppföljning av verksamhet och ekonomi görs i enlighet med styrmodellen i kommunen. Vi ser dock signaler på att verksamheternas chefer behöver bättre stöd i den ekonomiska uppföljningen, vilket är något som även kan förbättra ekonomistyrningen inom nämnderna. Vi bedömer emellertid att uppföljningen på nämndnivå (vilket vi granskar) är tillräcklig, men vi ser ett värde i att verksamheternas chefer får ett fullgott stöd Det sker återrapportering till respektive nämnd Iakttagelser Enkät Majoriteten (59.5 %) anser att det sker tillräcklig rapportering av ekonomiskt utfall och budgetprognos till ansvarig nämnd % anser att dom inte vet om tillräcklig rapportering sker. Majoriteten av de som inte vet är förskolechefer eller enhetschefer inom socialtjänsten. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

54 Granskning av målstyrning Majoriteten (70.8 %) vet alltid eller nästan alltid hur rapporteringen ska ske (från vem, till vem och varför). De flesta respondentgrupper vet hur rapporteringen fungerar. Undantaget är enhetscheferna inom socialtjänsten där mer än 20 % anser sig ha sämre uppfattning om detta. Dokumentstudier Vi har gått igenom de båda nämndernas tillgängliga protokoll från november 2015 augusti/september 2016 för att följa besluts- och rapporteringsflödet i de frågor som kan beröra målstyrningen. I stora drag har de båda nämnderna samma flöde av ärenden som berör målstyrningen. Vid sammanträdet i november antogs budget och verksamhetsplan, vid sammanträdet i februari antogs bokslut och verksamhetsberättelse för Vid sammanträdet i mars antogs underlaget för budgetdialog samt återkoppling på verksamhetsplan med budget för Socialnämnden antog sin årsredovisning i april. I maj och september behandlades delårsrapporten av nämnderna. När års/delårsrapporteringarna genomförs framgår de ekonomiska prognoserna/utfall. Något som skiljer de båda nämnderna åt är att socialnämnden lägger större fokus på de verksamheter som har underskott och där lyfts även orsakerna till underskotten och kostnaderna relaterade till budgetavvikelserna. Något som också skiljer sig mellan nämnderna är att barn- och utbildning presenterar uppföljningar med olika teman enligt nämndens årshjul. Socialnämnden har däremot månadsvis uppföljning av sina s.k. månadsmått som har koppling till nämndens mått. Socialnämnden har vid flera sammanträden även reviderat sitt styrkort och har då valt att avsluta uppdrag som genomförts och slutrapporterades i årsredovisningen Bedömning Vi kan konstatera att verksamheterna återrapporterar i enlighet med styrmodellen i kommunen. Samtidigt kan vi konstatera att förvaltningarnas chefer inte vet hur det de följer upp används av nämnden, vilket är något som kan tydliggöras. Vi bedömer emellertid att kontrollmålet är uppfyllt då uppföljningen följer styrmodellen Det sker återrapportering till kommunstyrelsen som slutligen rapporterar till fullmäktige Iakttagelser Dokumentstudier Efter att nämndernas verksamhetsberättelser och bokslut sammanställts centralt i kommunen behandlades årsredovisningen i kommunstyrelsen 30 mars för att lyftas i kommunfullmäktige 13 april. 25 maj månad behandlade kommunstyrelsen delårsrapporten fram till april, vilken lyftes i kommunfullmäktige den 6 juni. Nämnderna behandlade och återkopplade förslaget på budget i mars månad. Vid samma möten lyftes även kommunens flerårsplan samt budget för December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

55 Granskning av målstyrning Delårsrapporten fram till augusti månad behandlades av kommunstyrelsen 28 september och av fullmäktige den 12 oktober. Vid kommunstyrelsens sammanträde i september behandlades även de åtgärder socialnämnden vidtagit för att få en budget i balans. Vi noterar att det i uppföljningen i årsredovisning och delårsrapporter tydligt redovisas vad god ekonomisk hushållning innebär samt vad som krävs för att nå god måluppfyllelse. Delårsrapporterna redovisar på ett sammanfattande sätt det ekonomiska- och verksamhetsmässiga läget i kommunen Bedömning Vi kan konstatera att det finns en tydligt uppbyggd struktur med uppföljning och rapportering till kommunstyrelsen och fullmäktige. Vi tycker även att det är positivt att nämnderna återrapporterar åtgärder i de fall väsentliga avvikelser mot budget görs och att detta även omfattar åtgärder inom ramen för fullmäktiges mått. Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt. Vi kan konstatera att Uddevalla kommun har ett gott exempel på en sammanfattad och tydlig delårsrapport. Vi ser dock mindre förbättringsmöjligheter i redovisningen av måluppfyllelsen, genom att öka transparensen i vad prognoserna/bedömningarna grundar sig på. Vi ser även möjligheten att tydliggöra styrkedjan i årsredovisningen från övergripande mål till måtten i redovisningen av kommunfullmäktiges styrkort. December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

56 Granskning av målstyrning Håkan Olsson Uppdragsledare Lars Näsström Projektledare December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

57 Granskning av målstyrning Bilagor Genomgång av barn- och utbildningsnämndens protokoll Finns stående informationspunkter på dagordningen. Förvaltningschefen informerar även under en punkt. Tidpunkt, Ärende Beslut , 158 Information Revidering av styrkort samt förslag till målnivåer och definitioner av mått i KF:s styrkort och verksamhetsplan för med budget 2016 Controllerrapport och ekonomisk uppföljning jan-okt , 161 Verksamhetsplan Budget för Förvaltningens förslag godkänns , 162 Styrkort för , styrkortet ses årligen över , 163 Årshjul 2016 för barn och utbildningsnämnden inkl. bilaga , 172 Internkontrollrapport 2015 och internkontrollplan , 2 Bokslut med verksamhetsberättelse (delrapport) Verksamhetsberättelse 2015 Bokslut , 36 Verksamhetsplan år med budget år 2017 inkl. investeringsbudget. Ekonomisk uppföljning janfeb. Godkänner förslag till målnivåer enl. bilaga 1, avrapportering samt komplettering av uppdrag i nämndens styrkort enl. bilaga 2, föreslår förändringar i målsättning och måttdefinitioner i KF:s styrkort enl. bilaga 3. Allt är på förslag från förvaltningen. Årshjulet för 2016 antas Godkänner årsredovisningen av 2015 och planen för 2016 Godkänner verksamhetsberättelse och bokslut för 2015 Återkoppling önskas från förv , 39 Budgetdialog Godkänner material för budget dialog, men tar inte ställning till det politiska materialet i innehållet , 70 Uppföljning och analys av arbetet med elever i behov av särskilt stöd... December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

58 Granskning av målstyrning Delårsrapport T , 80 Uppföljning och analys av sjukfrånvaro Internkontrollrapport 2016, delrapport Information om ny befolkningsprognos , 83 Uppföljning internkontrollplan 2016, delrapport juni , 93 Controllerrapport , 94 Årshjul Förvaltningschef informerar om nämndens arbetsmöten gällande verksamhetsplan år med budget 2017 och översyn av styrkort inkl. målnivåer. Godkänner delrapporten December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

59 Granskning av målstyrning Genomgång av socialnämndens protokoll Finns stående informationspunkter på dagordningen. Förvaltningschefen informerar även under en punkt. Tidpunkt, Ärende Beslut , 193 Socialnämndens budget och verksamhetsplan Nämnden godkänner verksamhetsplanen, kompletterar styrkortet, målsätter mått i enlighet med verksamhetsplanen, godkänner detaljbudget , 195 Socialnämndens månadsmått Lägger månadsmåtten till handlingarna 2015 oktober , 197 Information från förvaltningen Noterar informationen till protokollet (socialchef) , 203 Brukarundersökning Vad Godkänner informationen tycker de äldre om äldreomsorgen , 216 Socialnämndens månadsmått Lägger månadsmåtten till handlingarna 2015 november , 219 Information från förvaltningen Noterar informationen till protokollet (socialchef) , 11 Socialnämndens bokslut Noterar informationen till protokollet , 12 Socialnämndens månadsmått Månadsmåtten läggs till handlingarna 2015 december , 33 Socialnämndens bokslut Godkänner upprättat bokslut , 34 Socialnämndens månadsmått Lägger månadsmåtten till handlingarna 2016 januari , 48 Socialnämndens månadsmått Lägger månadsmått till handlingarna 2016 februari , 54 Socialnämndens årsredovisning Godkänner de delar som presenterats , 70 Socialnämndens budget och verksamhetsplan underlag till budgetdialogen Godkänner materialet , 76 Revidering av socialnämndens styrkort , 83 Socialnämndens månadsmått , 86 Socialnämndens årsredovisning , 95 Socialnämndens delårsrapport , 96 Socialnämndens månadsmått 2016 april Beslutar att avsluta uppdrag (genomförda), komplettera styrkortet Lägger månadsmåtten till handlingarna Godkänner upprättad årsredovisning Godkänner upprättat delårsbokslut och ger förvaltningen i uppdrag att fortlöpande redovisa vidtagna åtgärder för att få en ekonomi i balans och att åtgärderna redovisas till KS enligt styrprinciperna Lägger månadsmåtten till handlingarna December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

60 Granskning av målstyrning , 97 Socialnämndens årsredovisning , 113 Socialnämndens månadsmått maj , 120 Återrapportering av åtgärder med anledning av socialnämndens delårsrapport , 121 Revidering av socialnämndens styrkort , 124 Socialnämndens månadsmått 2016 juni , 137 Socialnämndens månadsmått 2016 juli , 144 Socialnämndens delårsrapport , 145 Socialnämndens månadsmått 2016 Noterar dagens redovisning till protokollet Lägger månadsmåtten till handlingarna Godkänner återrapporteringen av åtgärder Kompletterar KF:s mått i socialnämndens styrkort angående sjukfrånvaro med målsättning Lägger månadsmåtten till handlingarna Lägger månadsmåtten till handlingarna Godkänner upprättat delårsbokslut, ger förvaltningen i uppdrag att fortlöpande redovisa vidtagna åtgärder för att få en ekonomi i balans Månadsmåtten läggs till handlingarna December av 22 Revisorerna i Uddevalla kommun PwC

61 Protokoll Socialnämndens arbetsutskott Dnr SN 2017/00114 Remiss från Fyrbodals kommunalförbund - Förslag till överenskommelse och gemensam riktlinje vid utskrivningar från sluten hälso- och sjukvård mellan kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen Sammanfattning Samverkan vid utskrivning från sluten sjukvård är en ny lag from 1 januari Kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen ska komma överens om samverkan och ansvarsfördelning vid utskrivning. En partsammansatt grupp har tagit fram förslag till överenskommelse och riktlinje för samverkan vid utskrivning. Parterna har möjlighet att lämna synpunkter på förslaget innan beslut tas. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Missiv om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Förslag till överenskommelse mellan Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Förslag till gemensam riktlinje om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Definitioner samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Beslut Arbetsutskottet föreslår socialnämnden besluta att som remissvar avge socialtjänstens tjänsteskrivelse. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

62 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(4) Dnr SN 2017/00114 Handläggare Avdelningschef Christer Fransson Telefon Remiss från Fyrbodals kommunalförbund - Förslag till överenskommelse och gemensam riktlinje vid utskrivningar från sluten hälso- och sjukvård mellan kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen Sammanfattning Samverkan vid utskrivning från sluten sjukvård är en ny lag from 1 januari Kommuner och Region ska komma överens om om samverkan och ansvarsfördelning vid utskrivning. En partsammansatt grupp har tagit fram förslag till överenskommelse och riktlinje för samverkan vid utskrivning. Parterna har möjlighet att lämna synpunkter på förslaget innan beslut tas. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Missiv Förslag till överenskommelse Förslag till riktlinje Definitioner Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att som socialnämnens remissvar sända in föreslagna synpunkter Ärendebeskrivning Remissvar på förslag till Överenskommelse och gemensam riktlinje för Samverkan vid utskrivning från sluten Hälso och sjukvård Här följer socialnämnden i Uddevalla kommuns synpunkter på vad som behöver förändras och förtydligas i förslaget.

63 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 2(4) Dnr SN 2017/00114 Överenskommelsen Kapitel 1 Det bör i överenskommelsen tydligare framgå att riktlinjen är en del av överenskommelsen och har samma status som överenskommelsen. Kapitel 2 Det står att berörda verksamheter ska: Månadsvis presentera rapporter över utskrivningsprocessen på kommunnivå Det är oklart vad som menas med detta. Vilka verksamheter avses och vad för slags rapporter ska göras. Detta bör förtydligas. Under 2.2 punkt 4 står att sluten vården ska säkerställa att kraven för utskrivningsklar är uppfyllda inför bedömning av om personen är utskrivningsklar. Det är oklart vad detta innebär. Är det enbart medicinska krav eller innefattar det även det som ska vara uppfyllt enligt punkterna under kapitel 3, sid 7? Kapitel 3 Sid 6, stycke 2. Eftersom förplaneringen måste starta efter att inskrivningsmedelandet med beräknat utskrivningsdatum skickats är det viktigt att kommunen får reda på om utskrivningsdatumet ändras. Överenskommelsen, eller riktlinjen, bör kompletteras med lagens text kap 2 4 Om den beräknade tidpunkten för utskrivning ändrats efter att ett inskrivningsmeddelade skickats ska den slutna vården så snart som möjligt underrätta de berörda enheterna om den nya beräknande tiden för utskrivning Sid 6 stycke 4 Även kommunen bör meddelas uppgift för fast vårdkontakt. Sid 7 stycke 5 och 6. Under stycke 5 står att nödvändig information för den fortsatta hälso och sjukvården och socialtjänstinsatserna ska vara överförda till kommunen och öppenvården innan en person är utskrivningsklar men under stycke 6 står att information ska skickas senast samma dag som utskrivningsdagen. Detta är motstridigt och om det är olika slags information som åsyftas bör detta förtydligas. Information om patienten är viktig att få så tidigt som möjligt för att kunna planera de kommunala insatserna. Kapitel 4 I sista stycket står att kommunen inte har betalningsansvar om utskrivning försenats pga att:..öppenvården inte kan tillgodose eller inte har försäkrats sig om att det som är planerat är möjligt att få tillgodesett för den enskilde..

64 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 3(4) Dnr SN 2017/00114 Det är svårt att utläsa vad denna formulering syftar på. Vilken planering avses och vilka åtgärder kan inte tillgodeses? För att undvika olika tolkningar bör detta förtydligas. Kapitel 5 Det bör framgå vilken part som ska göra beräkningen av genomsnittsvärdet per månad och det bör förtydligas på exakt vilka personer som beräkningen ska göras. Under punkt 4 står att Betalningsansvar faller ut tre dagar efter att slutenvården skickat meddelande om utskrivningsklar det bör förtydligas att detta enbart gäller om kommunen under tre månader i följd överstigit 3 utskrivningsklara dagar i snitt/mån. Övrigt Det saknas i överenskommelsen text kring avbrott i process dvs när slutenvården efter underrättelse om utskrivningsklar ändrar tid för utskrivning. Överenskommelsen bör kompletteras med text angående informationsöverförandet i sådana fall och det bör också framgå hur man då räknar fristdagarna. När tiden för utskrivning ändras bör antalet dagar innan avbrottet inte räknas med när man räknar fram genomsnittsdagarna för månaden. Riktlinjen Kap.3.1 Det står inget om att socialtjänsten ska skicka in vårdbegäran när personen enbart har hemtjänst dvs ingen hemsjukvård. Detta görs idag, kommer det inte vara så i fortsättningen? Kap 3.6 Till skillnad från överenskommelsen och lagtexten så är det i denna text tillagt att kallelsen till SIP först ska skickas tre dagar efter att underrättelsen om utskrivningsklar är accepterad av öppenvården. Detta kommer att fördröja SIP och bör omformuleras enligt överenskommelsen och lagen så kallelsen till SIP skickas senast inom tre dagar efter underrättelse om utskrivningsklar Kap 3.7 Vid texten för nödvändiga läkemedel, förbandsmaterial mm står att de ska vara säkrat utifrån behoven vid utskrivning. För nödvändiga hjälpmedel står enbart att de ska vara tillgängliga, vad detta innebär framgår inte. Även för nödvändiga hjälpmedel borde det vara säkerställt att de finns vid utskrivning Malin Krantz Christer Fransson

65 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 4(4) Dnr SN 2017/00114 Socialchef Avdelningschef Expediera till

66 MISSIV Datum: Till: Berörda styrelser/nämnder i Västra Götalandsregionen Kommuner i Västra Götaland Remiss Förslag till överenskommelse och gemensam riktlinje för Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård mellan kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen Samverkan vid utskrivning från sluten hälso-och sjukvård är en ny lag som föreslås att ersätta nuvarande betalningsansvarslag 1 januari 2018 (Prop. 2016/ 17:106). Beslut om lag förväntas tas den 15 juni. Syftet med lagförslaget är att övergången från slutenvård till öppenvård ska vara trygg och säker. Rekommendationen är att kommuner och landsting kommer överens om samverkan och ansvarsfördelning vid utskrivning från sluten hälsooch sjukvård inklusive reglering av kommunens betalningsansvar. Lagen ställer nya krav på parterna med fokus på gemensamt ansvar, samverkan, nya arbetssätt, att arbeta med ständiga förbättringar tillsammans och samordna gemensamma insatser kring individen i en samordnad individuell plan. Personens medbestämmande och delaktighet i planeringen ska beaktas. Öppenvården får ett uttalat ansvar för samordning och planering av insatser som krävs för en fortsatt vård, stöd och omsorg i hemmet. En partsgemensam grupp har tagit fram förslag till överenskommelse och gemensam riktlinje för samverkan vid utskrivning från slutenvård. Överenskommelsen ska tydliggöra huvudmännens gemensamma ansvar för en trygg och säker övergång till öppen vård och kommunal hälso- och sjukvård och/eller socialtjänst vid utskrivning från slutenvården. Den reglerar parternas ansvar för samverkan och beskriver ansvarsfördelningen. Planeringsprocessens krav fastställs i Gemensam riktlinje om utskrivningar från sluten hälso- och sjukvård. I överenskommelsen föreslås en ny modell för ekonomisk reglering av kommunens betalningsansvar. Förslaget är att kommunens betalningsansvar inträder då genomsnittsvärdet för utskrivningsklara dagar överstiger tre dagar under tre sammanhållna månader. Modellen ger en viss flexibilitet och skapar större möjlighet för planering och förberedelser vid utskrivning efter personens behov. För personer som skrivs ut från sluten psykiatrisk vård gäller kommunens betalningsansvar med 30 dagar från att meddelande om utskrivningsklar har lämnats från slutenvården till och med

67 Svar lämnas senast den 24 augusti Länets 49 kommuner och nämnder och berörda styrelser i Västra Götalandsregionen ges härmed möjlighet att inkomma med remissvar på bifogade förslag till överenskommelse om samverkan och gemensam riktlinje om utskrivningar från sluten hälso- och sjukvård. Ett svar per kommun kan lämnas och sista datum för att svara är 24 augusti Använd länkat formulär för att lämna svar om överenskommelsen: Använd länkat formulär för att lämna svar om riktlinjen: För frågor om överenskommelsen och riktlinjen kontakta: Ida Wernered, koncernstab hälso- och sjukvård, Västra Götalandsregionen E-post: ida.wernered@vgregion.se Telefon: Anneli Bjerde, Västkom E-post: anneli.bjerde@vastkom.se Telefon: Politiska samrådsorganet (SRO) mellan VästKom och Västra Götalandsregionen ställde sig bakom förslag till överenskommelse och gemensam riktlinje för Samverkan vid utskrivning från sluten vård och remiss till kommuner och berörda nämnder/styrelser inom Västra Götalandsregionen. Ann Söderström Hälso- och sjukvårdsdirektör Thomas Jungbeck Direktör Västkom

68 Överenskommelse mellan Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård.

69 Innehållsförteckning 1. Allmänt om överenskommelse om samverkan vid utskrivning från sluten hälsooch sjukvård Bakgrund Definitioner Syfte och mål Parter Giltighetstid Målgrupper Överenskommelsens omfattning och lagliga grund Parternas ansvar Kommunens ansvar Västra Götalandsregionens ansvar Utskrivningsprocessen Kommunernas betalningsansvar Ekonomisk reglering Utvecklingsåtagande Uppföljning Ändringar i överenskommelsen och riktlinjen Avvikelser Tvist

70 Allmänt om överenskommelse om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård 1.1 Bakgrund Överenskommelsen grundar sig i lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso-och sjukvård. Lagen syftar till att främja en god vård och en socialtjänst av god kvalitet för enskilda personer som efter utskrivning från slutenvård behöver insatser från den kommunalt finansierade hälso- och sjukvården och/eller socialtjänsten och den landstingsfinansierade öppna vården (lagen 2017-XX). Lagen ska särskilt främja att en person med behov av samordnade insatser skrivs ut från den slutna vården så snart som möjligt efter det att den behandlande läkaren bedömt att personen är utskrivningsklar. Lagen gäller från 1 januari 2018 och ersätter nuvarande betalningsansvarslag. Överenskommelsen tydliggör huvudmännens gemensamma ansvar för en trygg och säker övergång till öppenvård och kommunal hälso- och sjukvård och/eller socialtjänst vid utskrivning från slutenvård. Den reglerar också parternas ansvar för samverkan och beskriver ansvarsfördelningen. 1.2 Definitioner Se bilaga 1. Definitioner. 1.3 Syfte och mål Överenskommelsens mål är att säkerställa individens rätt till en trygg, säker och effektiv hemgång för fortsatt omsorg, stöd och vård i hemmet efter utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Syftet är med överenskommelsen är reglera ansvarsfördelning och samverkan i en gemensam utskrivningsprocess som utgår från individens behov. 1.4 Parter Parterna i denna överenskommelse är var och en av kommunerna i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen, vilka fortsättningsvis benämns som Parterna. Överenskommelsen gäller under förutsättning att beslut tas av kommunfullmäktige respektive regionfullmäktige. Om kommunen eller Västra Götalandsregionen tecknat avtal med upphandlad entreprenör enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) eller lagen om valfrihetssystem (LOV) ska krav ställas om att denna överenskommelse ska följas. 1.5 Giltighetstid Överenskommelsen gäller från och med Uppsägning av avtalet måste ske senast tolv månader innan avtalstiden löper ut. Om ingen av 2

71 parterna skriftligen sagt upp avtalet förlängs det med ett år i taget fram till och med Under 2018 gäller särskilda övergångsbestämmelser (lagen 2017:xx) för personer som skrivs ut från sluten psykiatrisk- och rättspsykiatrisk vård. Huvudmännen ska under 2018 komma överens om betalningsansvar som ska gälla från och med 2019 för denna målgrupp. 1.6 Målgrupper Personer i alla åldrar som skrivs ut från sluten psykiatrisk, rättspsykiatrisk och somatisk hälso- och sjukvård och som efter utskrivning från sluten hälso- och sjukvård behöver insatser från socialtjänsten, hälso- och sjukvården och/eller öppenvården omfattas av den gemensamma planeringsprocessen som regleras i denna överenskommelse. 1.7 Överenskommelsens omfattning och lagliga grund Överenskommelsen reglerar ansvarsfördelning och samverkan inom de områden där kommunen och Västra Götalandsregionen har ett gemensamt hälso- och sjukvårdsansvar enligt hälso- och sjukvårdslagen, 8 kap. 6 och 12 kap. 1-3 och 14 kap. 1 (2017:30). Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2005:27) anger vilken information som ska föras över till berörda enheter om det är relevant för personens omsorg, stöd och vård efter utskrivning. Information till person vid utskrivning följer 3 kapitlet i patientlagen. Fast vårdkontakt regleras i lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälsooch sjukvård (Lagen 2017-xx) och patientlagen 6 kap. 2 (2014:821). Samordnad individuell plan ska upprättas enligt hälso- och sjukvårdslagen, 16 kap. 4 och socialtjänstlagen 2 kap. 7. Enligt lagen om psykiatrisk tvångsvård 7 a och lagen om rättspsykiatrisk vård 16b regleras upprättande av samordnad vårdplan vid utskrivning till öppen psykiatrisk vård om personen kommer att vara i behov av samordnade insatser. 2. Parternas ansvar Kommunen och Västra Götalandsregionen har i hälso- och sjukvårdsavtalet enats om en gemensam värdegrund för samverkan som även gäller för samarbetet enligt denna överenskommelse. 3

72 Samarbetet ska kännetecknas av: att personens behov, inflytande och självbestämmande alltid är utgångspunkten att hälso- och sjukvård och socialtjänst ska vara lättillgänglig, effektiv och säker med god kvalitet och gott bemötande utifrån personens perspektiv. Parterna har ett gemensamt ansvar för att samverka så att utskrivning från sluten hälso- och sjukvård ska vara trygg, säker och effektiv för personen. Parterna ska säkerställa att berörda verksamheter: följer överenskommelse om gemensam planeringsprocess för utskrivning från sluten hälso- och sjukvård följer gemensam riktlinje om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård använder anvisade gemensamma IT-system och följer gemensamma rutiner Månadsvis presenteras rapporter över utskrivningsprocessen på kommunnivå. Berörda verksamheter ska utifrån dessa rapporter arbeta med analys och förbättringar. 2.1 Kommunens ansvar Kommunen ansvarar för: att personen snarast kan tas emot i kommunal vård och omsorg när hen är utskrivningsklar från slutenvården att berörd enhet inom socialtjänsten och den kommunala hälso- och sjukvården påbörjar planering av insatser som är nödvändiga inför hemgång omgående när inskrivningsmeddelande från slutenvården mottagits att personen på ett tryggt och säkert sätt ska kunna lämna den slutna vården och få sina behov av socialtjänst eller kommunal hälso- och sjukvård tillgodosedda efter utskrivning att kommunens hälso- och sjukvård och/eller socialtjänst deltar när individens fasta vårdkontakt i öppenvård (VGR) kallar till samordnad individuell planering/uppföljning. Berörd enhet inom socialtjänsten och den kommunala hälso- och sjukvården ska när inskrivningsmeddelande från slutenvården mottagits skyndsamt påbörja planering av nödvändiga insatser inför en trygg och säker hemgång. Kommunen ska medverka till att personen på ett tryggt och säkert sätt kan lämna den slutna vården och efter utskrivning få sina behov av socialtjänst eller kommunal hälso- och sjukvård tillgodosedda. 4

73 Västra Götalandsregionens ansvar Slutenvård Slutenvården ansvarar för att: samverka med kommunens hälso- och sjukvård/socialtjänst och öppenvård så att personen på ett tryggt och säkert sätt kan lämna den slutna vården och få sina behov av vård och omsorg tillgodosedda efter utskrivning skicka inskrivningsmeddelande till berörda verksamheter om att personen är inskriven i slutenvård starta planering för utskrivnings utan dröjsmål efter att bedömning gjorts om att en person kan ha behov av samordnade insatser efter utskrivning tillsammans med berörda enheter säkerställa att kraven för utskrivningsklar är uppfyllda inför bedömning om personen är utskrivningsklar delta i samordnad individuell planering när den enskildes fasta vårdkontakt kallar. Öppenvård Öppenvård avser annan hälso- och sjukvård än slutenvård. Det kan vara en öppenvårdsmottagning inom länssjukvården eller en vårdcentral i primärvården. Öppenvården ansvarar för: att samverka med kommunens hälso- och sjukvård/socialtjänst och slutenvård så att personen på ett tryggt och säkert sätt kan lämna den slutna vården och få sina behov av vård och omsorg tillgodosedda efter utskrivning att verksamhetschef inom den öppna vården i Västra Götalandsregionen ska utse fast vårdkontakt och skyndsamt underrätta berörda enheter i enlighet med beslutad gemensam riktlinje om utskrivningar från sluten hälso- och sjukvård. Om personen redan har en fast vårdkontakt vid en enhet som fått inskrivningsmeddelandet från slutenvården, ska hen fortsätta att vara personens fasta vårdkontakt. I de fall det finns fler fasta vårdkontakter än en ska de samverka och samordna insatser gemensamt. Fast vårdkontakt har ansvar för att en samordnad individuell planering sker och att en samordnad individuell plan upprättas. Den fasta vårdkontakten ska utan dröjsmål påbörja ett förberedande arbete i samverkan med berörda enheter. 5

74 Öppen psykiatrisk tvångsvård För personer som ska skrivas ut till öppen psykiatrisk tvångsvård från sluten psykiatrisk vård ska en samordnad vårdplan upprättas innan personen lämnar slutenvården. 3. Utskrivningsprocessen Vårdbegäran Vid akut eller planerad inskrivning till slutenvården ska kommunen och/eller öppenvården sända en vårdbegäran. Har personen åkt till sjukhuset på eget initiativ ska vårdbegäran skickas skyndsamt i efterhand. Syftet är att överföra information som är av betydelse för en säker ankomst till slutenvården. Inskrivningsmeddelande Ett inskrivningsmeddelande med information om beräknat utskrivningsdatum ska skickas från slutenvården till berörda enheter inom 24 timmar efter att den behandlande läkaren bedömt att en person kan ha behov av insatser från öppen hälso- och sjukvård, kommunens hälso- och sjukvård och/eller socialtjänst efter utskrivningen. Om behov av insatser bedöms i ett senare skede under vårdtiden ska ett inskrivningsmeddelande skickas inom 24 timmar efter att bedömningen är gjord. Planering av insatser Slutenvården och berörda enheter ska utan dröjsmål börja planering av insatser som är nödvändiga för en trygg och säker utskrivning. Fast vårdkontakt Efter att underrättelse om inskrivning mottagits av mottagning i öppenvård ansvarar verksamhetschefen för att en fast vårdkontakt utses till personen. Ansvarig öppenvårdsmottagning ska meddela uppgift om fast vårdkontakt till personen och till slutenvården. Meddelande om utskrivningsklar Enheter som fått inskrivningsmeddelande ska omgående underrättas när den behandlande läkaren bedömt personen som utskrivningsklar. En underrättelse i enlighet med 7a tredje stycket lagen (1991:1 128) om psykiatrisk tvångsvård ska motsvara en underrättelse om att personen är utskrivningsklar. Utskrivningsklar innebär ett ställningstagande av den behandlande läkaren om att personen inte längre har behov av slutenvårdens resurser och att behovet av insatser från öppenvård, kommunal hälso-och sjukvård och/eller socialtjänst är 6

75 fastställda. En samordnad individuell planering påbörjas av slutenvården. Syftet är att säkerställa att personens behov kommer att tillgodoses efter utskrivning. Följande ska vara uppfyllt innan en person är utskrivningsklar: Personen har fått muntlig och skriftlig information inför utskrivning. Personen har fått uppgifter om fast vårdkontakten i öppenvården. Nödvändig information för personens fortsatta hälso-och sjukvård och socialtjänst har överförts till de enheter som har fått ett inskrivningsmeddelande. Personens behov av läkemedel, recept, specifikt förbandsmaterial, nutritionsprodukter, hjälpmedel och medicinskteknisk utrustning är tillgodosedda inför utskrivning till öppenvård. Information vid utskrivning Vid utskrivning ska information skickas till berörda enheter som fått inskrivningsmedelandet inom kommunen och inom öppen hälso- och sjukvård senast samma dag som personen skrivs ut från den slutna vården. Information ska också lämnas till den enskilde. Kallelse till samordnad individuell planering vid utskrivning Den fasta vårdkontakten inom öppenvården ska senast inom tre dagar efter underrättelse om utskrivningsklar kalla berörda parter till samordnad individuell planering. Samordnad individuell plan För personer som behöver insatser i samband med öppen psykiatrisk tvångsvård eller rättspsykiatrisk vård ska en samordnad vårdplan upprättas innan personen kan bedömas som utskrivningsklar. Samordnad individuell plan ska beskriva insatser och åtgärder som den enskilde har behov av, beskriva ansvarsfördelning och samordning av insatser. En samordnad individuell planering är en process som omfattar flera aktiviteter och följer personen över tid. Planen följs upp och uppdateras löpande i samverkan mellan berörda enheter. En samordnad individuell plan avslutas när parterna är överens om att det inte längre finns behov av samordnade insatser eller om den enskilda personen drar tillbaka sitt samtycke. Berörda enheter ansvarar för att dokumentera avslutet. 4. Kommunernas betalningsansvar En kommuns betalningsansvar omfattar personer som är folkbokförda i kommunen. 7

76 För kommun som har beslutat om att en person ska vistas i en annan kommun i någon särskild boendeform eller bostad som avses i 5 kap. 5 andra stycket eller 5 kap. 7 tredje stycket och 7 kap. 1 första stycket punkt 2 socialtjänstlagen, så har beslutande kommun betalningsansvaret för den personen oavsett var personen är folkbokförd. När en kommun placerat en person i hem för vård och boende följer betalningsansvaret den kommun som fattat beslutet, oaktat i vilken kommun placeringen är. För att kommunens betalningsansvar ska inträda gäller följande: Den slutna vården har skickat ett inskrivningsmeddelande till berörda enheter i kommunen. Den slutna vården har skickat ett meddelande om att personen är utskrivningsklar till berörda enheter i kommunen. Om en samordnad individuell plan vid utskrivning ska genomföras enligt 4 kap. 1 och 2 är kommunen endast betalningsansvarig om den fasta vårdkontakten i öppenvården har kallat till samordnad individuell plan i enlighet med 4 kap. 3 (lagen 2017:xx). Om den enskilde inte kan skrivas ut från slutenvården på grund av att öppenvården inte kan tillgodose eller inte har försäkrat sig om att det som är planerat är möjligt att få tillgodosett för den enskilde, inträder inte kommunens betalningsansvar. 5. Ekonomisk reglering Den ekonomiska regleringen bygger på en modell där kommunens betalningsansvar utgår från genomsnittsvärden av utskrivningsklara dagar. Kommunens betalningsansvar till Västra Götalandsregionen: Baseras på genomsnittsvärdet av det totala antalet dagar från utskrivningsklar till utskriven delat med antal individer per kommun och månad. Inträder då genomsnittsvärdet överstigit tre dagar under en sammanhängande period av tre månader. Från månad fyra har kommunen betalningsansvar. Betalningsansvaret faller ut tre dagar efter att slutenvården skickat meddelande om utskrivningsklar. Kostnaden per person och dygn är 6000 SEK. Beloppet räknas om i enlighet med prisutvecklingen. 8

77 När genomsnittsvärdet överskrids ska en gemensam åtgärdsplan på kommunnivå upprättas och genomföras. När det genomsnittsvärdet är tre eller färre dagar under tre sammanhängande månader upphör kommunens betalningsansvar. Under 2018 gäller övergångsbestämmelse för personer som skrivs ut från sluten psykiatrisk vård. Dessa innebär att kommunens betalningsansvar inträder efter 30 dagar från det att slutenvården underrättat berörda verksamheter om att en enskild är utskrivningsklar. 6. Utvecklingsåtagande Parterna ska vidareutveckla planeringsprocessen för en säker, trygg och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Detta innefattar att: vidareutveckla arbetsformer och rutiner för tillämpning av tekniska lösningar identifiera kvalitetsindikatorer för att följa effektiviteten i utskrivningsprocessen vidareutveckla en digital lösning för utdata av utskrivningsprocess för gemensam uppföljning vidareutveckla IT-stödet SAMSA i enlighet med överenskommelse och gemensam riktlinje vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård vidareutveckla digitalt stöd för att mäta upplevelse av trygghet hos person som blivit utskriven från slutenvård. 7. Uppföljning Överenskommelsen ska följas upp årligen. Parterna är överens om att strukturer och former för uppföljning med tillhörande planer ska utvecklas utöver vad som framkommer nedan. De delregionala vårdsamverkansgrupperna lämnar rapport enligt anvisningar från Vårdsamverkan Västra Götaland. Rapporten ska innehålla: Följsamhet till överenskommelsen och gemensam riktlinje med förslag till gemensamma förbättringar. Uppföljning av genomsnittsvärdet ska göras löpande i slutet av varje månad av varje kommun och sluten- och öppenvården i Västra Götalandsregionen. 9

78 Ändringar i överenskommelsen och riktlinjen Ändring av och tillägg till denna överenskommelse ska, för att vara bindande, vara skriftliga och undertecknade av parterna och i förekommande fall godkända av parternas beslutande organ. Beslut om ändringar av mindre betydelse och som inte påverkar överenskommelsens och riktlinjens huvudsakliga innehåll, exempelvis anpassningar till förändringar i lagtext eller nationella riktlinjer, kan initieras och godkännas av Vårdsamverkan Västra Götaland. Dessa ändringar ska dokumenteras och biläggas överenskommelsen. 9. Avvikelser Här avses avvikelser från åtagande enligt denna överenskommelse. Respektive vårdsamverkansgrupp ansvarar för att en gemensam rutin för avvikelsehantering finns framtagen. Rutinen ska beskriva ärendegången och tidsramar för återkoppling och åtgärder. Från respektive delregionalt vårdsamverkansområde ska en rapport redovisas regelbundet till Vårdsamverkan Västra Götaland. Rapporten ska redovisa de mest frekventa avvikelserna, och identifierade systembrister, enligt anvisningar från Vårdsamverkan Västra Götaland. Rapporten ska även innehålla redovisade åtgärder lokalt/delregionalt och förslag på åtgärder för hantering på regional nivå. Avvikelser då någon part inte uppfyller det som är överenskommet enligt kraven i detta dokument, hanteras inom ramen för uppföljning, det vill säga årligen enligt anvisningar från Vårdsamverkan Västra Götaland. 10. Tvist Tvist mellan parternas tolkning av överenskommelsens innebörd ska i första hand lösas lokalt och i andra hand delregionalt inom vårdsamverkan. Om en tvist inte kan lösas inom delregional vårdsamverkan kan den lyftas till Vårdsamverkan Västra Götaland som utfärdar rekommendation om hantering av ärendet. De enskilda personernas behov av omsorgs-, stöd- och vård ska tillgodoses oavsett parterna är överens om ansvarsfördelning eller inte. Parterna har då ett gemensamt ansvar att omgående komma överens om tillfällig ansvarsfördelning via samordnad individuell plan, i väntan på lösning. Den rekommendation som utfärdas kan innebära ansvarsjustering i efterhand från den dag gemensam ansvarsfördelning finns. Om tvist inte kan lösas inom 30 dagar på delregional nivå hänförs den direkt till Vårdsamverkan Västra Götaland som ska bereda frågan inom 30 dagar. 10

79 Gemensam riktlinje om utskrivningar från sluten hälsooch sjukvård

80 Innehållsförteckning 1. Om riktlinjen Avvikelser Utskrivningsprocessen Vårdbegäran Inskrivningsmeddelande Förplanering samordnad individuell plan Fast vårdkontakt utses i öppen vård eller är redan utsedd Meddelande om utskrivningsklar Kallelse till samordnad individuell planering Information vid utskrivning Upprätta eller uppdatera SIP Följa upp SIP Avsluta SIP

81 Om riktlinjen Riktlinjen för utskrivningar från sluten hälso- och sjukvård grundar sig i överenskommelsen mellan Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Riktlinjen gäller för samtliga kommuner i Västra Götaland och hälso- och sjukvårdsförvaltningarna i Västra Götalandsregionen och vårdgivare som respektive parter har avtal med. Riktlinjen är övergripande och utgår från gällande lagar och Socialstyrelsens föreskrifter. Varje vårdgivare har ansvar för att upprätta lokala rutiner för säker tillämpning av riktlinjen. Det fastställda IT-stödet SAMSA och Nationell Patientöversikt med tillhörande rutiner ska användas. Vårdval ska beaktas och personens rätt att välja vårdcentral och/eller rehabiliteringsenhet. 2. Avvikelser Om riktlinjen inte följs är varje yrkeskategori, som är delaktig i eller berörd av planeringen, skyldig att rapportera avvikelsen. Avvikelser följer respektive vårdgivares riktlinjer och rutiner för avvikelsehantering. En persons intressen får aldrig åsidosättas på grund av att skilda parter har olika verksamhets- och kostnadsansvar. I de fall då riktlinjen inte ger tydlig vägledning om ansvarsgränser och samverkan och hur frågan ska lösas mellan vårdgivarna, ska problemet i första hand lösas av respektive verksamhetschef för en skyndsam hantering och lösning. Även dessa avvikelser ska rapporteras. Återkommande avvikelser mellan vårdgivare ska handläggas av en gemensam beredningsgrupp med representanter från olika vårdsamverkansgrupper och personer med befattningar som i sitt uppdrag har ett specifikt uppföljningsansvar för vårdgivaransvaret. Beredningsgruppen ska lämna löpande underlag till Vårdsamverkan Västra Götaland, vilka i sin tur lämnar rekommendation till lösning. Återkoppling ska ges till respektive ledningsgrupp inom vårdsamverkan och berörda vårdgivare. 2

82 Utskrivningsprocessen För en trygg, säker och effektiv utskrivning från sluten hälso- och sjukvård är utskrivningsprocessen beskriven med det gemensamma ansvaret i varje processled. 3.1 Vårdbegäran Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Vid akut eller planerad inskrivning till slutenvården ska en vårdbegäran sändas i SAMSA till mottagande enhet om samtycke getts för detta och personen är inskriven i den kommunala hälso- och sjukvården. Informera slutenvården om: - kontaktuppgifter - vad den egentliga försämringen är - aktuella läkemedel, egenvård/övertaget läkemedelsansvar/apodos - personens funktionstillstånd - boendeform - pågående insatser Har personen åkt till sjukhuset på eget initiativ ska vårdbegäran skickas med stöd av SAMSA i efterhand. Slutenvårdens ansvar Socialtjänstens ansvar Öppenvårdens ansvar Uppmärksamma och efterfråga kompletterande information. Informera slutenvården om: - kontaktuppgifter - vad den egentliga försämringen är - personens funktionstillstånd - boendeform - pågående insatser Vid akut eller planerad remiss för inskrivning i slutenvården ska en vårdbegäran sändas eller vidarebefordras från öppenvården i SAMSA till mottagande enhet om samtycke getts för detta. 3

83 Öppenvårdens ansvar Informera slutenvården om: - kontaktuppgifter - vad den egentliga försämringen är - aktuella läkemedel, egenvård/övertaget läkemedelsansvar/apodos - personens funktionstillstånd - boendeform - pågående insatser Har personen åkt till sjukhuset på eget initiativ ska vårdbegäran skickas med stöd av SAMSA i efterhand. 4

84 Inskrivningsmeddelande Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Att förvissa sig om att samtycke är lämnat från personen för förplanering. Om samtycke lämnas genomförs utskrivningsprocessen i SAMSA. När samtycke inte lämnas ansvarar respektive enhet för att dokumentera planerade insatser inom sitt ansvarsområde. Berörd enhet i slutenvården ska kontaktas. Ta emot och meddelar berörda aktörer inom kommunen. Slutenvårdens ansvar Skicka ett inskrivningsmeddelande i SAMSA inom 24 timmar, efter att behandlade läkare bedömt att personen kan ha behov av samordnade insatser efter utskrivning. Om bedömningen sker i ett senare skede i vårdförloppet ska ett inskrivningsmeddelande skickas inom 24 timmar efter det att bedömningen gjordes. Ett inskrivningsmeddelande ska skickas även om personen redan har en samordnad individuell plan. Samtycke ska inhämtas för att kunna påbörja den initiala planeringen fram till utskrivningsklar och för att kunna skicka med inskrivningsorsak. Samtycke behöver inte hämtas från personen för att skicka ett inskrivningsmeddelande undantaget inskrivningsorsak. Ska skicka information om: - namn och personnummer - i vilken kommun personen är folkbokförd - vilken vårdcentral personen är listad på och/eller - vilken specialistmottagning personen har sin pågående behandling vid - beräknad tidpunkt för utskrivning - inskrivningsorsak (observera att detta kräver samtycke från personen). Få samtycke från personen och meddela det till berörda enheter i SAMSA. Om inte samtycke ges ska berörda enheter meddelas detta i SAMSA. 5

85 Socialtjänstens ansvar Att förvissa sig om att samtycke är lämnat från personen för förplanering. Om samtycke lämnas genomförs utskrivningsprocessen i SAMSA. När samtycke inte lämnas ansvarar respektive enhet för att dokumentera planerade insatser inom sitt ansvarsområde. Ta emot och meddela berörda aktörer inom kommunen. Öppenvårdens ansvar Att förvissa sig om att samtycke är lämnat från personen för förplanering. Om samtycke lämnas genomförs utskrivningsprocessen i SAMSA. När samtycke inte lämnas ansvarar respektive enhet för att dokumentera planerade insatser inom sitt ansvarsområde. Meddela vald primärvårdsrehabilitering. 6

86 Förplanering samordnad individuell plan Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Slutenvårdens ansvar Påbörja utredning av insatser utifrån personens behov. Skyldiga att samverka med samtliga berörda enheter. Ansvara för att utreda och fastställa fortsatta behov av hälsooch sjukvård. Ska involvera personen och/eller närstående. För personer som vårdas enligt lagen om psykiatrisk tvångsvård eller lagen om rättspsykiatrisk vård ska ansvarig chefsöverläkare medverka i samordning och planering med samtliga berörda enheter. Skyldiga att samverka med samtliga berörda enheter. Socialtjänstens ansvar Ta emot ansökan från personen, utreda och bedöma behov av bistånd enligt socialtjänstlagen och/eller lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade. Skyldiga att samverka med samtliga berörda enheter. Öppenvårdens ansvar Om fast vårdkontakt är utsedd kontaktar denne personen och/eller närstående och berörda enheter för samordning och planering utan dröjsmål. Skyldiga att samverka med samtliga berörda enheter. 7

87 Fast vårdkontakt utses i öppen vård eller är redan utsedd Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Slutenvårdens ansvar Socialtjänstens ansvar Öppenvårdens ansvar Verksamhetschef ansvarar för att fast vårdkontakt utses. Om en person redan har en fast vårdkontakt kan denne fortsätta att vara det. Om det finns fler än en fast vårdkontakt ska dessa samverka och samordna sina insatser. Ska meddela kontaktuppgifter till fast vårdkontakt till berörda enheter i SAMSA. 8

88 Meddelande om utskrivningsklar Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Slutenvårdens ansvar Säkerställa att all nödvändig information är mottagen av berörda inom kommunen inför utskrivning. Se avsnitt Information vid utskrivning. Behandlande läkare bedömer att personen inte längre har behov av den slutna vårdens resurser. Förutsättningen för att personen ska vara utskrivningsklar är att nödvändig information finns tillgänglig och är mottagen och accepterad av berörda enheter. Se avsnitt Information vid utskrivning. För personer som vårdas enligt lagen om psykiatrisk tvångsvård (LPT) eller lagen om rättspsykiatrisk vård (LRV): Chefsöverläkaren ansvarar för att underrätta berörd enhet vid landsting, kommun eller annan huvudman om beslut om öppen psykiatrisk tvångsvård så snart som möjligt (7 a LPT), om bestämmelser om sekretess eller tystnadsplikt inte hindrar det. Socialtjänstens ansvar Öppenvårdens ansvar Säkerställa att all nödvändig information är mottagen av berörda inom kommunen inför utskrivning. Se avsnitt Information vid utskrivning. Säkerställa att all nödvändig information är mottagen av berörda inom öppenvården inför utskrivning. Se avsnitt Information vid utskrivning. 9

89 Kallelse till samordnad individuell planering Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Slutenvårdens ansvar Socialtjänstens ansvar Öppenvårdens ansvar Den enskilde ska ha lämnat samtycke till att kallelse skickas. Ska skicka kallelse till berörda enheter inom tre dagar efter att underrättelse från slutenvården om utskrivningsklar är mottagen och accepterad av öppenvården. Om en person har flera fasta vårdkontakter ska dessa samverka, samordna sig och besluta vem av dem som ansvarar för att kalla till en samordnad individuell planering. Endast en fast vårdkontakt kallar till samordnad individuell planering. Kallelsen ska ange: - vem planeringen gäller för - syfte och vilka frågor som ska tas upp - vem som är sammankallande - vilka som är kallade och inbjudna - tid, plats och mötesform För personer som behöver insatser i samband med öppen psykiatrisk tvångsvård eller öppen rättspsykiatrisk vård ska planeringen i stället genomföras enligt bestämmelserna om en samordnad vårdplan i 7 a lagen om psykiatrisk tvångsvård och 12 a lagen om rättspsykiatrisk vård. 10

90 Information vid utskrivning Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Slutenvårdens ansvar Ska begära kompletterande information om informationen är otillräcklig för ett mottagande för fortsatt vård, stöd och omsorg. Ska godta utskrivningsinformationen om den är tillräcklig för en säker och trygg fortsatt vård, stöd och omsorg. Utskrivningsmeddelande ska skickas till alla enheter som fått inskrivningsmeddelande och andra berörda enheter som har betydelse för fortsatt vård, stöd och omsorg. Utskrivningsmeddelande ska skickas samma dag som utskrivning även om personen inte gett sitt samtycke för en kallelse till samordnad individuell planering. All dokumentation ska vara klar och överförts till berörda enheter innan personen skrivs ut från slutenvården. Nödvändig information som ska lämnas är: - epikris/slutanteckning - remiss där det fortsatta vårdbehovet framgår - läkemedelslista och läkemedelsberättelse - hälso- och funktionstillstånd för personen vid in- och utskrivning - personens upplevelse av sitt hälsotillstånd - riskbedömningar - vårdsammanfattning - redogörelser för komplikationer och avvikelser under vårdtiden - arbetsförmåga (om relevant). Nödvändiga läkemedel, specifikt förbandsmaterial och nutritionsprodukter ska vara säkrat för de dygn som krävs för en kontinuitet i behandlingen efter utskrivning. Recept ska vara utfärdade enligt gällande regionala medicinska riktlinjen för Västra Götalandsregionen. Nödvändiga hjälpmedel och medicinskteknisk utrustning ska vara tillgängliga för den enskilde efter utskrivning. 11

91 Slutenvårdens ansvar Socialtjänstens ansvar Personen har fått muntlig och skriftlig information och en genomgång av: - läkemedelslista och läkemedelsberättelse - information om hantering av hjälpmedel - en sammanfattning av den vård och behandling som getts under vårdtiden - vad personen ska göra vid försämring - information om fast vårdkontakt i öppenvården. Ska begära kompletterande information om informationen är otillräcklig för ett mottagande för fortsatt vård, stöd och omsorg. Ska godta utskrivningsinformationen om den är tillräcklig för en säker och trygg fortsatt vård, stöd och omsorg. Öppenvårdens ansvar Ska begära kompletterande information om informationen är otillräcklig för ett mottagande för fortsatt vård. Ska godta utskrivningsinformationen om den är tillräcklig för en säker och trygg fortsatt vård. 12

92 Upprätta eller uppdatera SIP Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Slutenvårdens ansvar Ska vid kallelse delta vid samordnad individuell planering och/eller upprättande/uppdatering av SIP. I detta kan ett uppföljningsansvar av SIP:en ingå. Ska vid kallelse delta vid samordnad individuell planering och/eller upprättande/uppdatering av SIP. För öppen psykiatrisk eller rättspsykiatrisk tvångsvård enligt 7 och 7 a LPT och 12 a LRV ska samordnad plan upprättas av chefsöverläkaren, om en bedömning finns om att personen är i behov av insatser i samband med öppen psykiatrisk tvångsvård. Den samordnade planen ska utformas i samarbete mellan de enheter vid kommunen eller landstinget som svarar för insatserna. Den samordnade planen är upprättad när den har justerats av enheterna. Socialtjänstens ansvar Öppenvårdens ansvar Ska vid kallelse delta vid samordnad individuell planering och/eller upprättande/uppdatering av SIP. I detta kan ett uppföljningsansvar av SIP:en ingå. Fasta vårdkontakten ansvarar för att en SIP upprättas eller uppdateras och dokumenteras i samverkan med berörda enheter och personer. I detta kan ett uppföljningsansvar av SIP:en ingå. Primärvårdsrehabiliteringen ska vid kallelse delta vid samordnad individuell planering och/eller upprättande/uppdatering av SIP. I detta kan ett uppföljningsansvar av SIP:en ingå. Fasta vårdkontakten ansvarar för att SIP:en är delgiven och överlämnad till personen. 13

93 Följa upp SIP Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Slutenvårdens ansvar Har ett uppföljningsansvar och ansvarar också för att kalla till uppföljning om det är så beslutat i SIP. Deltar vid uppföljning av SIP om kallad av annan berörd enhet. Har ett uppföljningsansvar och ansvarar också för att kalla till uppföljning om det är så beslutat i SIP. Deltar vid uppföljning av SIP om kallad av annan berörd enhet. Socialtjänstens ansvar Har ett uppföljningsansvar och ansvarar också för att kalla till uppföljning om det är så beslutat i SIP. Deltar vid uppföljning av SIP om kallad av annan berörd enhet. Öppenvårdens ansvar Fasta vårdkontakten har ett uppföljningsansvar och ansvarar också för att kalla till uppföljning om det är så beslutat i SIP. Fasta vårdkontakten deltar vid uppföljning av SIP om kallad av annan berörd enhet. 14

94 Avsluta SIP Den samordnande planeringen avslutas när målen är uppfyllda och det inte längre finns behov av insatser som behöver samordnas eller om personen drar tillbaka sitt samtycke. Kommunala hälso- och sjukvårdens ansvar Slutenvårdens ansvar Socialtjänstens ansvar Öppenvårdens ansvar Dokumenterar ett avslut av SIP och anger orsak. Dokumenterar ett avslut av SIP och anger orsak. Dokumenterar ett avslut av SIP och anger orsak. Dokumenterar ett avslut av SIP och anger orsak. 15

95 BILAGA 1 Definitioner samverkan vid utskrivning från sluten- hälso- och sjukvård Fast vårdkontakt 6 kap. 2 patientlagen (2014:821): en fast vårdkontakt ska utses för patienten om han eller hon begär det, eller om det är nödvändigt för att tillse hans eller hennes behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet. Hälso- och sjukvård Åtgärder för att medicinskt förebygga, utreda och behandla sjukdomar och skador samt sjuktransporter. Sluten vård Hälso- och sjukvård som ges till en patient som är intagen vid en vårdinrättning. Socialtjänst Insatser för en enskild enligt författningarna om socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade samt insatser enligt de särskilda författningarna om vård utan samtycke av unga eller av missbrukare. Definitionen hänvisar således till socialtjänstlagen (2001:453), lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall samt lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga. Utskrivningsklar Att en patients hälsotillstånd är sådant att den behandlande läkaren har bedömt att patienten inte längre behöver vård vid en enhet inom den slutna vården. Öppen vård Avser annan hälso- och sjukvård än sluten vård. Definitioner 1

96 Tjänsteskrivelse Socialtjänsten 1(1) Dnr SN 2017/00083 Handläggare Processtödjare Lisa Svanberg Telefon Granskning av socialtjänstens uppföljning av vården gällande barn och unga placerade på hem för vård eller boende. Sammanfattning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) genomför en tillsyn av nämndens uppföljning av vård för barn placerade i HVB. Vid tillsynen har granskningsmallar använts och nämnden har delgetts resultatet. Nämnden bereds nu möjlighet att yttra sig över innehållet. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Socialtjänstens yttrande Meddelande från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om kommunicering av beslutsunderlag gällande tillsyn av uppföljning av vård för barn placerade i HVB, Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) avge socialtjänstens yttrande samt att denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Malin Krantz Socialchef Kerstin Windemo Sektionschef Expediera till Inspektionen för vård och omsorg Heidi Lehtonen, sektionschef Kerstin Windemo, sektionschef Lisa Svanberg, processtödjare

97 Yttrande 1 (2) Dnr: Handläggare Processtödjare Lisa Svanberg Telefon lisa.svanberg@uddevalla.se Inspektionen för vård och omsorg Box Göteborg Yttrande till Inspektionen för vård och omsorg, IVO, med anledning av kommunicering av beslutsunderlag avseende tillsyn av nämndens uppföljning av vård för barn placerade i HVB, dnr / Anledning till yttrande Inspektionen för vård och omsorg (IVO) genomför en tillsyn av nämndens uppföljning av vård för barn placerade i HVB. Vid tillsynen har granskningsmallar använts och nämnden har delgetts resultatet. Nämnden bereds nu möjlighet att yttra sig över innehållet. Av yttrandet bör framgå om nämnden vidtagit några åtgärder utifrån resultatet. I granskningen av nio ärenden har följande framkommit: Vården har inte övervägts/omprövats minst en gång var sjätte månad i sju ärenden Nämnden har inte regelbundet besökt barnet/den unge i det hem där han eller hon vistas i fem ärenden Avseende enskilda samtal med barnet/den unge har detta gjorts i åtta av nio ärenden. I två ärenden har det kommenterats med tiden som fortlöpt från placering till första samtal; nio resp. 15 månader efter placering. Nämnden har inte upprättat en genomförandeplan eller en plan över hur vården ska genomföras (avser ej utförarens genomförandeplan) i två ärenden Datum när genomförandeplan fastställts framgår inte i ett ärende, i ett saknas beskrivning av hur särskilda insatser ska genomföras och i ett saknas beskrivning av hur och när genomförandeplanen ska följas upp. Avseende vårdplan bedöms denna vara generell i fyra ärenden. Yttrande Granskningen som genomförts avser två ärenden från Utredningsenheten barn och unga och sju ärenden från Sektionen för ensamkommande flyktingbarn. I de ärenden där genomförandeplan inte har upprättats av nämnden är detta en brist som uppmärksammats genom granskningen. Detta kommer att åtgärdas av nämnden genom att befintlig rutin för handläggning och uppföljning av ärenden avseende barn och unga kommer att ses över och revideras så att den överensstämmer med gällande lagstiftning. Socialtjänsten Verksamhetsområde individoch familjeomsorg Postadress Besöksadress Telefon (vx) Fax UDDEVALLA Socialkontor Varvsvägen E-post socialtjansten@uddevalla.se

98 Yttrande 2 (2) Dnr: Detta i syfte att den ska säkerställa att nämnden framgent upprättar genomförandeplan vid samtliga placeringar i HVB, familjehem eller stödboende. Genomgång kommer att göras med ansvariga enhetschefer samt 1:e socialsekreterare så att de följer upp detta vid genomgång av ärenden avseende placering. Åtgärderna kommer att vidtas efter semesterperioden och vara slutfört senast oktober. De brister som framkommit i de ärenden som avser ensamkommande barn har sitt ursprung i det extremt höga mottagandet hösten Socialsekreterarna hann då inte träffa barnen regelbundet, överväga vården i tid eller sköta dokumentationen enligt lagstiftarens krav. Till följd av detta gjordes en anmälan om lex Sarah till Inspektionen för vård och omsorg i november När strömmen av barn avstannat och tillräckligt med personal rekryterats och kommit på plats har verksamheten kunnat arbeta ikapp det som släpat efter. Det har emellertid tagit tid och brister inom flera områden framkommer därför vid IVO s granskning. Utifrån att det framkommer att övervägande av vården ej gjorts inom föreskriven tid har egenkontroll gjorts avseende samtliga placeringar inom sektionen för ensamkommande barn. Fokus har varit att följa upp så att övervägande av vården gjorts i samtliga ärenden i tid. Vid granskningen framkommer att verksamheten i flera ärenden inte övervägt vården minst var sjätte månad sedan placering gjordes. Man har nu arbetat ikapp och i samtliga ärenden förutom två har vården övervägts under de sista sex månaderna. Verksamheten har gjorts uppmärksam på detta och kommer att prioritera att detta görs snarast. Beslut har fattats av sektionschefen om rutin för bevakning av samtliga ärenden så att verksamheten framgent gör övervägande i samtliga ärenden minst var sjätte månad. Avseende att socialsekreteraren inte träffat barn regelbundet samt haft enskilda samtal med dem har det handlat om tidsbrist och ej kunskapsbrist kring lagstiftningens krav. När verksamheten nu har bemanning som överensstämmer med behovet har detta rättats till och man träffar numera barnen regelbundet samt har enskilda samtal. Avseende bristen med generella vårdplaner och saknat innehåll i några genomförandeplaner kommer detta att tas upp med berörda arbetsgrupper efter semesterperioden. Detta för att säkerställa att personalen har kunskap om lagstiftningens krav avseende innehåll och utformning av vårdplan respektive genomförandeplan. Uddevalla kommun Socialtjänsten Heidi Lehtonen Sektionschef Sektionen för ensamkommande flyktingbarn Kerstin Windemo Sektionschef Sektionen för barn och unga

99 Socialnämndens månadsmått Juli 2017

100 Innehållsförteckning Socialnämndens månadsmått Bild nr Personlig assistans enligt SFB (Socialförsäkringsbalken) -total kostnad jämfört med försäkringskassans ersättning samt socialtjänstens budgettäckning 4 -kostnad för utförda timmar jämfört med försäkringskassans ersättning samt socialtjänstens budgettäckning 5 -ackumulerad kostnad i tkr för de 20 första timmarna till försäkringskassan jämfört med budget 6 -ackumulerad kostnad i tkr för de 20 första timmarna till försäkringskassan jämfört med budget 7 -ackumulerad kostnad i tkr för administration jämfört med budget 8 Personlig assistans enligt LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) -ackumulerad kostnad i tkr jämfört med budget 9 Boende enligt LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) -köpta boendeplatser för vuxna, kostnad i tkr jämfört med budget 10 -köpta boendeplatserplatser barn och ungdom, kostnad jämfört med budget 11 Placeringar inom IFO (Individ- och familjeomsorg) -familjehemsplaceringar barn och ungdom enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LVU (Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga) 12 -köpta institutionsplaceringar barn och ungdom enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LVU (Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga) 13 -köpta institutionsplatser, missbruk och beroende vuxna enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LVM (Lag om vård av missbrukare i vissa fall) 14 Ensamkommande barn -antalet nyanlända ensamkommande varje månad 2017, och hur de placerats vid ankomst 15 -antalet ensamkommande barn i kommunen med pågående placering 16 Försörjningsstöd enligt SoL (socialtjänstlagen) -antal hushåll med försörjningsstöd per månad under åren utbetalat försörjningsstöd per månad under åren månaders rullande uppföljning, åren , bruttokostnad 19 Innehållsförteckning

101 Socialnämndens månadsmått Bild nr Hemtjänst och boendestöd enligt SoL (socialtjänstlagen) och LOV (Lag om valfrihetssystem) -bakgrund till förändrad statistik till följd av införandet av ny ersättningsmodell inom hemtjänst 20 -antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, inkl delegerad hemsjukvård per månad enligt den gamla modellen 21 antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, inkl delegerad hemsjukvård per månad enligt den nya modellen 22 -antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, inkl delegerad hemsjukvård per dag och månad enligt den gamla modellen 23 -antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, inkl delegerad hemsjukvård per dag och månad enligt den nya modellen 24 -hur stor andel av boendestödet utförs av kommunen eller extern utförare 25 -hur stor andel av hemtjänsten i gamla ersättningsmodellen utförs av kommunen eller extern utförare 26

102 Personlig assistans enligt SFB Total kostnad jämfört med försäkringskassans ersättning samt socialtjänstens budgettäckning Socialnämndens budgettäckning T K R F-kassans ersättning kostnad januari februari mars april maj juni juli

103 Personlig assistans SFB Kostnad för utförda timmar jämfört med försäkringskassans ersättning samt socialnämndens budgettäckning T K R Budgettäckning socialnämnden Ersättning f-kassan Kostnad jan feb mar apr maj jun jul

104 Personlig assistans SFB Ackumulerad kostnad i tkr för de 20 första timmarna till försäkringskassan jämfört med budget T K R kostnad budget jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Månad

105 Personlig assistans SFB Ackumulerad kostnad i tkr för administration jämfört med budget T K R kostnad budget jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Månad

106 kostnad budget Personlig assistans LSS Ackumulerad kostnad i tkr jämfört med budget Migrationsverket har beviljat ersättning i tre ärenden. Vi kommer därför få viss ersättning under året Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December

107 Köpta boendeplatser för vuxna LSS kostnad i tkr jämfört med budget T K R Kostnad netto Budget netto januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december

108 Köpta platser LSS barn och ungdom kostnad jämfört med budget T K R Kostnad Budget januari februari mars april maj juni juli aug sept okt nov dec

109 Tkr Familjehemsplaceringar SoL, LVU (nytt månadsmått from delårsbokslut ) Nettokostnad jämfört med nettobudget Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Nettobudget ack Nettokostnad ack

110 Köpta institutionsplatser barn och ungdom SoL, LVU Nettokostnad jämfört med nettobudget Tkr Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Nettobudget ack Nettokostnad ack

111 Tkr Köpta institutionsplatser missbruk, SoL och LVM. Kostnader jämfört med budget Nettokostnad ack Nettobudget ack

112 Tkr Köpta platser psykiatri Nettokostnad och nettobudget institutionsplaceringar För en placerad person är kommunen berättigad till ersättning från Migrationsverket för "varaktig vård". Enligt beräkningar skulle bidraget kunna uppgå till ca 670 tkr tom juli, ersättningen har ännu er erhållits. Nettokostnaden för juli skulle med bidraget bli tkr istället för här redovisade tkr Nettokostnad ack Nettobudget ack

113 Antalet nyanlända ensamkommande varje månad 2017, och hur de placeras vid ankomsten Summa anlända tom juli 2017: 6 barn/ungdomar Familjehem ej släktinghem Familjehem släktinghem Institution köpt plats Institution egen regi Inget barn har anlänt i februari 2017 Inget barn har anlänt i april 2017 Inget barn har anlänt i juni 2017 Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

114 175 Antalet ensamkommande barn i kommunen med pågående placering Överenskommelse med Migrationsverket om 146 asylplatser januari-mars (Därefter tecknas inga nya avtal, ersättning ges endast för antal barn som är kommunplacerade och ingen ersättning för t Antal Utslussboende köpt Utslussboende via HVB Familjehem släktinghem Familjehem ej släktinghem Institution ekb köpt plats Institution ekb egen regi Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

115 Antal hushåll med försörjningsstöd

116 Tkr Utbetalat försörjningsstöd per månad JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC

117 jan-95 aug- mar- okt-96 maj- dec- jul-98 feb-99 sep- apr- nov- jun-01 jan-02 aug- mar- okt-03 maj- dec- jul-05 feb-06 sep- apr- nov- jun-08 jan-09 aug- mar- okt-10 maj- dec- jul-12 feb-13 sep- apr- nov- jun-15 jan-16 aug- mar Försörjningsstöd 12 månaders rullande uppföljning bruttokostnad Högsta punkt okt 96-sept 97 68,4 mkr Dec 12 47,4 mkr Dec 14 48,3 Dec 15 48,7 mkr Dec 16 49,3 mkr Dec 07 22,9 mkr

118 I maj månad började den nya ersättningsmodellen för hemtjänst att införas succesivt. Statistiken från det gamla systemet och det nya systemet är inte jämförbar därför redovisas timmarna i två diagram. Ett diagram för biståndsbedömda timmar enligt den gamla modellen och Ett diagram för biståndsbedömda timmar enligt nya modellen.

119 Antal utbetalade timmar hemtjänst och boendestöd, inkl delegerad hemsjukvård per månad , enligt gamla modellen Antal timmar ~ ~2017 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

120 Antal utbetalade timmar inkl delegerad hemsjukvård per månad enligt nya ersättningsmodellen Antal timmar ~ o Jan Feb o Mar Ap r Maj Ju n Jul

121 Utbetalda timmar per dag i resursfördelningssystemet in kl delegerad ~~ ~ Timmar per dag i snitt &-Timmar per dag i snitt ~ Timmar per dag i snitt ~-----,-----,-----, ~-----,-----,------,-----,-----, Jan Fe b Mar Ap r Maj Ju n Jul Aug Sep Okt Nov Dec

122 Utbetalda timmar per dag i resursfördelningssystemet enligt nya ersättningsmodellen fr om april ~ ~~ Timmar per dag i snitt ~~ ~ o o o o Jan Fe b Mar

123 Hur stor andel av boendestödet utförs av kommunen eller extern utförare HJO% 90"/o 80"/o 70"/o 60"/o 50"/o Andel av boendestödet som utförs av extern utförare Andel av boendestödet som utförs av kommunen 40"/o 30"/o 20"/o 10"/o O% Jan Fe b Mar Ap r Maj Ju n Jul