Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och samordningsansvar. Söderhamns kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och samordningsansvar Louise Cedemar, uppdragsledare Hanna Franck Larsson, certifierad kommunal revisor December 2017

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollfrågor Avgränsning Metod Övergripande styrning Styr- och ledningsfilosofin Kommunstyrelsens reglemente Granskningsresultat Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Iakttagelser Bedömning Upplysningar och rapportering Iakttagelser Bedömning Kommunstyrelsens arbetsformer Iakttagelser Bedömning Målprocessen Iakttagelser Bedömning Intern kontroll Iakttagelser Bedömning Bilaga 1 Enkätresultat kommunstyrelsen December av 46

3 Sammanfattning Enligt kommunallagen 6 kap 1-4 ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas och de gemensamma nämndernas verksamheter. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunägda företag och kommunalförbund som kommunen är medlem i. Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan ha inverkan på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. I genomförd väsentlighet- och riskanalys för 2017 har revisorerna noterat en risk i att kommunstyrelsens styrning, samordning och uppsiktsplikt inte fungerar tillfredsställande vilket påverkar chanserna att kunna nå fullmäktiges mål. Mot bakgrund av ovan har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i gjort en översiktlig granskning av kommunstyrelsens samordning och uppsiktsplikt. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsens uppsiktsplikt och samordning av verksamheten inom kommunen och de kommunala bolagen samt de gemensamma nämnderna som kommunen ingår i, inte helt är ändamålsenlig och tillräcklig. Den sammanfattande bedömningen grundar sig på följande bedömningar inom respektive kontrollmål: Kontrollmål Finns tillfredsställande system och rutiner för kommunstyrelsens uppsiktsplikt, av den samlade kommunala verksamheten, och fungerar dessa tillfredsställande? Kommentar Delvis uppfyllt I enkäter framkommer en del brister kring de system och rutiner som finns för utövande av uppsiktsplikten. Det framkommer även att det finns ett behov av att tydliggöra system och rutiner för uppsiktsplikten dels avseende nämnderna men främst kring de kommunala bolagen och kommunalförbunden. Kommunstyrelsen har inlett ett arbete med att utveckla dialogen mellan kommunstyrelsen och nämnderna samt kommunstyrelsen och bolagen vilket vi bedömer som positivt. Det saknas ett dokumenterat årshjul eller liknande som tydligt beskriver kommunstyrelsens arbete med uppsiktsplikten avseende rapporteringstillfällen, dialoger, ägarsamråd m m. Vi konstaterar att kommunstyrelsen har fattat beslut kring de helägda kommunala bolagen i December av 46

4 enlighet med kommunallagen 6 kap 1 a. I vilken utsträckning begär kommunstyrelsen upplysningar från nämnderna och företagen? Fungerar begäran om upplysningar tillfredsställande? Delvis uppfyllt Vi bedömer att det till viss del har utvecklats rutiner för regelbunden uppföljning av nämnderna i och med månadsrapporteringen som framgår av policyn. Månadsrapporterna fokuserar dock på ekonomi, snarare än verksamhetsuppföljning. Vi ser positivt på att det pågående arbetet med framtagande av en mall för månadsrapporteringen och ser det som väsentligt att denna implementeras i kommunen för att säkerställa att månadsrapporterna innefattar efterfrågad och önskvärd information. Finns tillräckliga och väl fungerande arbetsformer för kommunstyrelsen? Delvis uppfyllt Ungefär hälften av respondenterna i enkäten till kommunstyrelsen anser att samarbetsklimatet i kommunstyrelsen kan förbättras. Gällande samarbetet med tjänstemännen visar svaren i enkäten att majoriteten av kommunstyrelsens ledamöter och ersättare anser att det fungerar bra. Ca 23 % har dock svarat att de instämmer till viss del kring samarbetet. Huruvida tjänstemännens arbetssätt stödjer kommunstyrelsens arbete att leda, samordna och ha uppsikt går meningarna isär bland respondenterna i kommunstyrelsen. Vi bedömer även att det finns ett behov av att se över och tydliggöra ansvar och roller mellan politiker och tjänstemän utifrån resultatet i enkäten. Ett flertal respondenter uttrycker att det finns tveksamheter avseende detta. Det har i granskningen framkommit ett behov av att tydliggöra och säkerställa ärendehanteringsprocessen. Ett arbete har inletts vilket vi bedömer som positivt men det är väsentligt att processen säkerställs. Finns tillfredsställande arbetsformer för arbetet med mål (framtagande av mål för styrning, Delvis uppfyllt Svaren i enkäten tyder i hög grad på att det finns en varierande förståelse inom kommu- December av 46

5 uppföljning och analys av måluppfyllelse?)? nen för den nya styrmodellen. En tredjedel av respondenterna i kommunstyrelsen uttrycker ett behov av mer utbildning kring modellen samtidigt som processen med framtagande av åtaganden och indikatorer inte upplevs tillfredsställande. Vid intervjuer framkommer att det finns en uppfattning av att styr- och ledningsmodellen i dagsläget är i hög grad teoretiskt fokuserad. Utmaningen som framhålls är att utveckla arbetssättet och utveckla en mer praktisk tilllämpning av modellen. Finns tillfredsställande system och rutiner för intern kontroll? Delvis uppfyllt Vi kan konstatera att det finns styrdokument som beskriver kommunens arbete med intern kontroll, d v s system och rutiner för intern kontroll. Vår bedömning är dock att styrdokumenten inte tillämpas fullt ut vad gäller kommunstyrelsens ansvar med uppföljning och utvärdering av den samlade interna kontrollen. Vidare är vår bedömning att internkontrollreglementet behöver tydliggöras med beslutdatum så att styrdokumentets aktualitet kan styrkas. Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi Att kommunstyrelsen analyserar resultatet i den enkät som ledamöterna och ersättarna i kommunstyrelsen besvarat i syfte att utveckla verksamheten och identifiera förbättringsområden. Att kommunstyrelsen tar fram ett tydligt dokumenterat årshjul för utövandet av sin uppsikt. Vi rekommenderar även att mallar för den rapportering och dialog som görs inom ramen för årshjulet tas fram. Att kommunstyrelsen fortsätter arbetet med utveckling av dialogen med nämnder och bolag då vi bedömer att en fungerande dialog är väsentlig för kommunstyrelsens uppsiktsplikt och samordningsansvar. Att det i det pågående arbetet med framtagande av en mall för månadsrapporteringen säkerställs att mallen även omfattar verksamhetsuppföljning. December av 46

6 Att en översyn görs av de system och rutiner som finns avseende intern kontroll. Därefter är det väsentligt att kommunstyrelsen säkerställer att system och rutiner efterlevs så att en samlad bedömning av den interna kontrollen inom kommunen kan göras. Vi ser ett behov att utveckla arbetsformer för att skapa ett mer konkret målarbete inom kommunen. Vi rekommenderar att kommunen utvecklar arbetsformer till stöd för detta. December av 46

7 1. Inledning 1.1. Bakgrund Enligt kommunallagen 6 kap 1-4 ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas och de gemensamma nämndernas verksamheter. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunägda företag och kommunalförbund som kommunen är medlem i. Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan ha inverkan på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen begära in de yttranden och upplysningar som de behöver för att fullgöra sina uppgifter. Det åligger styrelsen särskilt att - Bereda eller yttra sig i ärenden som ska handläggas av fullmäktige - Ha hand om den ekonomiska förvaltningen - Verkställa fullmäktiges beslut - I övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige har lämnat över till styrelsen har en traditionell nämndsorganisation; Arbetsmarknads- och socialnämnden Barn- och utbildningsnämnden Bygg- och miljönämnden Kultur- och samhällsservicenämnden Omvårdnadsnämnden Dessutom finns en valnämnd och en överförmyndarnämnd. Söderhamns Stadshus AB är helägt av. Bolaget äger i sin tur Söderhamn Nära. Söderhamn Elnät är dotterbolag till Söderhamn Nära. Söderhamns Stadshus AB har till uppgift att leda och samordna de kommunala bolagens verksamhet. Söderhamn Stadshus AB företräder även Faxeholmen AB i frågor som rör budget och uppföljning. Söderhamn ingår även i tre kommunalförbund; Inköp Gävleborg Hälsinglands Utbildningsförbund Kommunalförbundet Södra Hälsingland I genomförd väsentlighet- och riskanalys för 2017 har revisorerna noterat en risk i att kommunstyrelsens styrning, samordning och uppsiktsplikt inte fungerar tillfredsställande vilket påverkar chanserna att kunna nå fullmäktiges mål. Mot bakgrund av ovan har revisorerna beslutat om att genomföra en granskning avseende kommunstyrelsens uppsiktsplikt och samordningsansvar. uppdrogs att genomföra granskningen. December av 46

8 1.2. Syfte och Revisionsfråga Granskningen har utgått ifrån följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens uppsiktsplikt och samordning av verksamheten inom kommunen och de kommunala bolagen samt de gemensamma nämnderna som kommunen ingår i, ändamålsenlig och tillräcklig? 1.3. Revisionskriterier Kommunallagen Fullmäktiges fastställda styrdokument Kommunstyrelsens reglemente Internkontrollreglemente Mål och budget Ägardirektiv kommunala bolag 1.4. Kontrollfrågor För att besvara den övergripande revisionsfrågan har följande kontrollmål utarbetats: Finns tillfredsställande arbetsformer för arbetet med mål (framtagande av mål för styrning, uppföljning och analys av måluppfyllelse?)? Finns tillfredsställande system och rutiner för kommunstyrelsens uppsiktsplikt, av den samlade kommunala verksamheten, och fungerar dessa tillfredsställande? Finns tillfredsställande system och rutiner för intern kontroll? I vilken utsträckning begär kommunstyrelsen upplysningar från nämnderna och företagen? Fungerar begäran om upplysningar tillfredsställande? Finns tillräckliga och väl fungerande arbetsformer för kommunstyrelsen? 1.5. Avgränsning Granskningsobjekt är kommunstyrelsen. Granskningen avgränsas till att avse de kontrollpunkter som redovisas ovan. Valnämnd och överförmyndarnämnd omfattas ej av denna granskning Metod Granskningen genomförs genom dokumentstudier och intervjuer med kommunstyrelsens presidium, kommunchef och ekonomichef. Inom ramen för granskningen har även en översiktlig genomgång av kommunstyrelsens protokoll under 2017 gjorts. En översiktlig genomgång har även gjorts av nämndernas protokoll för Enstaka protokoll från slutet av 2016 har omfattats av granskningen. Samtliga ordinarie ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen, nämndernas ordförande, förvaltningschefer, VD i bolagen samt styrelseordföranden i bolagen har getts möjligheten att besvara en webbenkät som omfattar frågor avseende intern kontroll samt samordning och uppsikt. December av 46

9 Enkätfrågorna består av påståenden där respondenterna får svara om de instämmer helt, i, till viss del eller inte alls. Samtliga påståenden har även ett svarsalternativ vet ej samt möjligheter att lämna kommentarer. Enkäterna har besvarats anonymt. Totalt har fyra enkäter skickats till fyra grupper. Nedan presenteras grupperna samt svarsfrekvensen. Respondenter Svarsfrekvens (%) Kommunstyrelsen 71 % Nämndsordföranden 80 % Förvaltningschefer 100 % Bolagen 75 % Enkäterna är självskattningar varför resultatet bör tolkas som en beskrivning av respondenternas samlade uppfattning inom respektive fråga och inte som en beskrivning av den faktiska situationen. Med hänsyn till respondenternas anonymitet kommer inte de kommentarer som lämnats att redogöras för i granskningen. Det enda resultatet som presenteras i diagram i sin helhet är kommunstyrelsens med hänsyn till övriga respondenternas anonymitet. I revisionsrapporten redogörs dock för vissa svar från övriga grupper. December av 46

10 2. Övergripande styrning s politiska organisation år 2017: December av 46

11 Kommunkoncernens sammansättning är oförändrad under 2017 och ser ut enligt följande: Styrande och stödjande dokument Vi har i granskningen tagit del av följande dokument: Mål och resursplan Årsredovisning 2016 Delårsrapport 2017 Policy för ekonomi- och verksamhetsstyrning Internkontrollreglemente Reglemente för kommunstyrelsen Delegationsordning för kommunstyrelsen Riktlinjer för budgetuppföljning och rapportering s styr- och ledningsmodell En sammanfattning Förslag på utvecklad styr- och ledningsmodell December av 46

12 2.1. Styr- och ledningsfilosofin har en styr- och ledningsfilosofi som tar sin utgångspunkt i de av kommunfullmäktige beslutade fokusområdena, kommunens värdegrund och huvuduppgifter samt Vision Söderhamn. Modellen ska enligt kommunen formas efter frågorna varför, hur och vad. Den nya modellen har införts fr o m Kommunfullmäktige har i mål- och resursplanen för budgetperioden beslutat om fem fokusområden: Jämlikhet Genom att verka för integration, inkludering och god tillgång till utbildning ska alla människor i Söderhamn stärkas för att kunna vara med och utveckla samhället. Infrastruktur God infrastruktur ska öka platsens attraktionskraft och göra det möjligt för människor och företag att samverka i och utanför Söderhamn. Attraktiva boenden Syftet är att attaktiva boenden och en hög kommunal servicenivå ska möjliggöra för människor att leva gott och utvecklas hela livet i Söderhamn. Näringsliv Kommunen ska göra det möjligt för företag att växa och utvecklas, för att ge fler arbetstillfällen och öka Söderhamns attraktionskraft. Attraktiv arbetsgivare ska vara en attraktiv arbetsgivare, där utveckling sker genom medarbetarnas kompetens och engagemang. Fokusområdena ligger sedan till grund för verksamheten som bedrivs. Varje nämnd och styrelse inom kommunkoncernen skall göra åtaganden kopplat till fokusområdena. Åtagandena skall beskriva de effekter som verksamheterna ska skapa för kommunens medborgare. Uppföljningen inom respektive fokusområde sker två gånger per år, i samband med delårs- respektive helårsbokslut. För att kunna mäta effekterna av kommunens arbete används indikatorer. Indikatorerna finns dels för respektive fokusområde på kommunövergripande och verksamhetsnivå Kommunstyrelsens reglemente I reglementet för kommunstyrelsen (antaget av KF ) framgår kommunstyrelsens ansvar för uppsikten över kommunens verksamheter och dess ekonomi samt över sådan verksamhet som kommunen överlämnat till andra organisationsformer som t.ex. bolag och kommunalförbund. Enligt reglementet ingår det i kommunstyrelsens samordning och uppsikt särskilt att December av 46

13 Leda och samordna arbetet med utformning av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten och göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd, Övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt, Tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder avseende verksamheternas utveckling och den ekonomiska ställningen, Utfärda anvisningar om tolkning och tillämpning av fullmäktiges fastställda styrprinciper Ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller ananrs har intresse i främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen, Tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmer och andra likarbetade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller har intressen i. I reglementet framgår även i 4 kap 10 att kommunstyrelsen skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt att rapportering regelmässigt skall ske till fullmäktige kring verksamhetens utveckling och ekonomiska ställningen. Enligt reglementet åligger ansvaret ordföranden att närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunens hela nämndsförvaltning. Ansvaret åligger även ordföranden att med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten. Orföranden ansvarar även för att främja samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder. December av 46

14 3. Granskningsresultat 3.1. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Finns tillfredsställande system och rutiner för kommunstyrelsens uppsiktsplikt, av den samlade kommunala verksamheten, och fungerar dessa tillfredsställande? Enligt kommunallagen 6 kap. 1 skall styrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana juridiska personer som avses i 3 kap. 16 a 18 b och sådana kommunalförbund som kommunen eller landstinget är medlem i. Enligt kommunallagen 6 kap 1a skall kommunstyrelsen fatta pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna Iakttagelser Inom kommunen finns en ekonomi- och verksamhetsstyrningspolicy, beslutad av KF i november 2003 (uppdaterad av KF i mars 2008). Policyn reglerar huvudprinciperna för ekonomi- och verksamhetsstyrning avseende kommunens nämnder, styrelse och bolagsstyrelser. Enligt policyn skall uppföljning av verksamheterna ske kontinuerligt avseende ekonomi, prestationer och kvalitet (mer om rapporteringen under kap. 3.2.). Nämnder/styrelse och bolagen skall upprätta ekonomiska uppföljningsrapporter och lämna till ekonomichefen. Ekonomichefen avlämnar sedan en ekonomisk rapport till kommunstyrelsen. Enligt policyn skall delårsrapporten upprättas per sista augusti och presenteras för kommunstyrelsen i september. Delårsrapporten skall innefatta helårsprognos, ekonomiskt utfall, uppföljning av inriktningsmål, mål, prestationer och kvalitet. Vid behov skall dialog sedan ske mellan kommunstyrelsen och nämnd/stadshus kring uppföjningen av resultatet. Som ett komplement till policyn har riktlinjer för budgetuppföljning och rapportering utarbetats (även dessa uppdaterade av KF juni 2008). I riktlinjerna framgår att arbetet med delårsrapport samt månadsrapporteringen till kommunstyrelsen är en del i styrelsens samordnings- och uppsiktsansvar. Kommunstyrelsen har i samband med årsboksluten haft genomgångar med nämnderna av det gångna året. Vid genomgången skall ekonomi, arbetet med internkontroll, måluppfyllelse etc. presenteras. Genomgången framhålls som ett sätt för kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt. Tidigare har genomgången gjorts mer av ett läxförhör enligt de intervjuade men fr o m våren 2016 samt 2017 genomfördes istället workshops vid vilka kommunstyrelsen fick träffa respektive förvaltning och nämnd. Workshopsen hade sin utgångspunkt i utfört arbete utifrån de av fullmäktige beslutade fokusområdena. December av 46

15 I genomförd enkät ingick en fråga till kommunstyrelsen kring systemen och rutinerna för utövande av uppsiktsplikten avseende nämnderna. Resultatet presenteras i diagrammet nedan. KS har tillräckliga system och rutiner som stöd för att utöva sin uppsikt och samordning avseende nämnder 8 68,18% 6 18,18% helt till viss del nte alls Vet ej Vi kan utifrån resultatet se att majoriteten av respondenderna anser att det är tillräckliga system och rutiner. Kommentarer som lämnats påpekar dock att det finns en del brister i rutinerna, bl a upplevs arbetet vara personberoende inom vissa områden. Samma fråga ställdes även till bolagen, nämndsordförandena och förvaltningscheferna. Deras svar tyder dock på att det finns brister i system och rutiner då majoriteten av respondenterna svarat att de instämmer till viss del, instämmer inte alls eller vet ej på frågan kring system och rutiner för uppsikt avseende nämnderna (även de gemensamma nämnderna). Gällande uppsiktsplikten i de helägda respektive delägda kommunala bolagen tyder resultatet på att det finns en uppfattning hos kommunstyrelsen, nämnderna och förvaltningschefer att rutiner och system i är tillräckliga men att visst förbättringsutrymme finns. Enkäten till bolagen tyder på att det finns behov av förbättring främst avseende dialogen. Vi noterar att det saknas ett dokumenterat årshjul eller liknande som tydligt beskriver kommunstyrelsens arbete med uppsiktsplikten avseende rapporteringstillfällen, dialoger, ägarsamråd m m. Kommunstyrelsen skall även ha uppsikt över kommunalförbunden. I diagrammet på nästa sida kan vi se att respondenterna i kommunstyrelsen har delade meningar om system och rutiner avseende detta är tillräckliga. December av 46

16 KS har tillräckliga system och rutiner som stöd för att utöva sin uppsikt och samordning avseende kommunalförbunden 6 31,82% 40,91% 18,18% helt till viss del nte alls Vet ej I granskningen har framkommit att dialogen mellan kommunstyrelsen och nämnderna samt kommunstyrelsen och bolagen är ett förbättringsområde. Enkätresultatet visar att nämndsordföranden, förvaltningschefer och bolagen anser att formerna för dialogen bör utvecklas. Nämndsordföranden och bolag är övervägande kritiska, 75 % respektive 100 % har svarat att de instämmer till viss del eller inte alls på frågan om KS har väl utvecklade former för dialog med nämnderna respektive bolagen. Av förvaltningscheferna har 33 % av respondenterna svarat instämmer inte alls och 50 % av respondenterna svarat instämmer i på frågan. Att dialogerna mellan kommunstyrelsen och verksamheterna samt bolagen behöver utvecklas bekräftas även vid genomförda intervjuer. Det nya arbetssättet med workshops uppges ha bidragit till dialog i en större utsträckning vilket upplevs positivt av ledamöterna i kommunstyrelsen. I kommunstyrelsens protokoll från framgår att kommunstyrelsen har beslutat att de kommunala bolagen Söderhamn Elnät, Söderhamn Stadhus AB, Söderhamn Nära AB och Faxeholmen AB bedriver verksamhet i enlighet med det fastställda kommunala ändamålet samt inom ramen för de kommunala befogenheterna enligt ovan nämnda paragraf i kommunallagen Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att det i enkäter framkommer en del brister kring de system och rutiner som finns för utövande av uppsiktsplikten. Det framkommer även att det finns ett behov av att tydliggöra system och rutiner för uppsiktsplikten dels avseende nämnderna men främst kring de kommunala bolagen och kommunalförbunden. Kommunstyrelsen har inlett ett arbete med att utveckla dialogen mellan kommunstyrelsen och nämnderna samt kommunstyrelsen och bolagen vilket vi bedömer som positivt. Vi rekommenderar att arbetet fortsätter då vi bedömer att en fungerande dialog är väsentligt för kommunstyrelsens uppsiktsplikt och samordningsansvar. Vi konstaterar att kommunstyrelsen har fattat beslut kring de helägda kommunala bolagen i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 a. December av 46

17 Vi rekommenderar att kommunstyrelsens tar fram ett tydligt dokumenterat årshjul för utövandet av sin uppsikt Upplysningar och rapportering I vilken utsträckning begär kommunstyrelsen upplysningar från nämnderna och företagen? Fungerar begäran om upplysningar tillfredsställande? Enligt kommunallagen 6 kap. 1 skall styrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana juridiska personer som avses i 3 kap. 16 a 18 b och sådana kommunalförbund som kommunen eller landstinget är medlem i Iakttagelser Enligt kommunens policy för ekonomi och verksamhetsstyrning med tillhörande riktlinjer åligger det nämnder/styrelse att att fortlöpande under året följa och analysera verksamheten utifrån givna mål och riktlinjer såväl som ekonomiskt utfall. Enligt riktlinjerna och policyn skall förvaltningarna lämna månadsrapporter till kommunstyrelsen per den sista i månaderna februari maj samt september november utöver delårsrapporten. Månadsrapporten skall innefatta en helårsprognos och ekonomisk utfall per innevarande månad. Varje nämnd avgör sedan hur ofta uppföljning av mål, prestationer, kvalitet eller annat skall ske. Månadsrapporterna upprättas av budgetansvarig inom förvaltningen respektive bolaget och översändes till ekonomichefen för sammanställning. Ekonomichefen redovisar sedan rapporten för kommunstyrelsen. Arbetet med månadsrapporteringen uppges fungera bra och ge en god bild av den ekonomiska utvecklingen inom kommunkoncernen. Dock framkommer i enkätsvaren att förståelsen för underlagen varierar mellan ledamöterna/ersättarna. I samband med månadsrapporteringen från nämndernas förvaltningar samt bolagen görs även en uppföljning av den egna förvaltningen. För kommunstyrelseförvaltningen har en verksamhetsplanering tillsammans med kommunstyrelsen gjorts under hösten 2016 vilket framhålls fungera bra. Det framkommer vid genomförda intervjuer att arbetet i kommunstyrelsen har utvecklats på senare år men att visst arbete kvarstår utifrån rollen som nämnd för den egna förvaltningen. Det saknas vid granskningstillfället en mall för månadsrapporteringen från förvaltningarna och bolagen. Vid intervjuerna framkommer dock att det pågår ett arbete inom ekonomienheten med framtagande av en mall för månadsrapporteringen som skall innefatta nyckeltal för ekonomi och måluppföljning. Mallen beräknas vara klar i januari Vid en protokollsgenomgång av kommunstyrelsens protokoll framgår att månadsrapportering kring ekonomin för nämnderna, bolagen och den egna förvaltningen lämnas regelbundet. December av 46

18 Under 2017 har flera nämnder prognostisterat underskott varav två nämnder sticker ut med stora underskott. Med bakgrund i prognoserna har kommunstyrelsen beslutat vid sitt sammanträde i maj 2017 att nämnderna som per mars prognostiserade underskott skall per 30 september återkomma med beslutade åtgärder och planeringen framåt för att uppnå en ekonomi i balans. Omvårdnadsnämnden lämnade vid mötet i augusti en rapport kring vidtagna åtgärder och planeringen framåt. Ytterligare två nämnder (arbetsmarknad- och socialnämnden respektive kultur- och samhällsservicenämnen) lämnade en rapport kring orsakerna till underskotten men ingen redogörelse för vidtagna åtgärder. I genomförda enkäter framkommer att rapporterna till kommunstyrelsen främst fokuserar på ekonomi och i låg utsträckning handlar om verksamheten. Detta är genomgående hos såväl politiker och tjänstemän i nämnderna/förvaltningarna. Däremot kan vi notera att kommunstyrelsens ledamöter och ersättare är av en annan uppfattning. Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende nämndernas verksamhet sker med tillräcklig frekvens 60% 5 40% 20% 0% helt till viss del nte alls Vet ej Av kommunstyrelsens ledamöter och ersättare har ca 77 % svarat att de instämmer helt eller instämmer i att KS får rapporter avseende verksamheten med tillräcklig frekvens. Av förvaltningscheferna och nämndsordförandena anser strax över 60 % att kommunstyrelsen inte efterfrågar rapporter om verksamheten i tillräcklig omfattning. Vid genomförd intervju med kommunstyrelsens presidium framhålls att styrelsen har begärt upplysningar och rapportering ifrån nämnderna vid avvikelser även tidigare, exempelvis när kommunen uppvisade försämrade meritvärden i årskurs 9. Gällande rapporteringen från nämnderna kring avvikelser mot budget visar enkäterna att det främst är dialogen som behöver förbättras. Vid intervjuerna framkommer att kommunstyrelsen kallar in nämnderna för rapportering/information vid väsentliga avvikelser. December av 46

19 Kommunala bolagen Vi kan utifrån genomförda enkäter konstatera att bolagen delar uppfattningen att fokus i rapporteringen till kommunstyrelsen främst ligger på ekonomin snarare än verksamheten. Även här skiljer sig kommunstyrelsens uppfattning. Av kommunstyrelsens ledamöter och ersättare har ca 64 % svarat att de instämmer helt eller instämmer i att KS erhåller rapporter avseende bolagens verksamhet med tillräcklig frekvens. Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende bolagens verksamhet sker med tillräcklig frekvens 6 40,91% helt till viss del nte alls Vet ej Enkäten visar dock att bolagen inte delar denna uppfattning. Vid genomförda intervjuer har framkommit att kommunen arbetar med att se över och förnya ägardirektiven. Eventuellt kommer ägardirektiven att kompletteras utifrån förändringar i lagstiftning avseende utökad uppsiktsplikt. Kommunstyrelsen har årligen ett antal träffar med bolagen, bland annat genom ägarsamråd. Ett antal informella träffar skall även ske. Kommunstyrelsens presidium upplever att kontakten med bolagen fungerar väl. Gällande kommunalförbunden har det vid genomförda intervjuer framkommit att presidiet har regelbundna träffar med direktioner och de ledande tjänstemännen Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Vi bedömer att det till viss del har utvecklats rutiner för regelbunden uppföljning av nämnderna i och med månadsrapporteringen som framgår av policyn. Månadsrapporterna fokuserar dock på ekonomi, snarare än verksamhetsuppföljning. Vi ser positivt på att det pågående arbetet med framtagande av en mall för månadsrapporteringen och ser det som väsentligt att denna implementeras i kommunen för att säker- December av 46

20 ställa att månadsrapporterna innefattar efterfrågad och önskvärd information. Vi rekommenderar att mallen även innefattar verksamhetsuppföljning. Vi rekommenderar även att mallar för den rapportering och dialogen som görs inom ramen för årshjulet tas fram Kommunstyrelsens arbetsformer Finns tillräckliga och väl fungerande arbetsformer för kommunstyrelsen? Kommunstyrelsens arbetsformer regleras i reglementets 5 kap. Reglementet fastslår styrelsens sammansättning, ersättarnas tjänstgöring, sammanträdena, ordförandens roll etc. Styrelsen får själva besluta om eventuella utskott utöver krisledningsutskott ska finnas samt hur dessa skall sammansättas Iakttagelser Kommunstyrelsen har 15 ledamöter och 15 ersättare. Styrelsen har inget utskott utöver krisledningsutskottet. Avsaknaden av arbetsutskott hänförs vid intervjuer till att de inte har formerna för ett sådant. Innan ett ärende skickas till kommunstyrelsens ledamöter genomförs en sk presidieberedning tillsammans med tjänstemännen. Presidieberedningen skall utröna om något ärende behöver kompletteras eller belysas ytterligare innan handlingarna skickas vidare. Kommunen har ett digitalt ärendehanteringssystem och vid intervjuer framkommer att presidiet får regelbundna rapporter kring ärendenas status ungefär varannan månad. I ärendehanteringssystemet tilldelas ärendet en handläggare som sedan ansvarar för beredning av ärendet. På tjänstemannanivå har kommunstyrelseförvaltningen månadsvisa fördelningsmöten där uppkomna och inkomna ärenden fördelas på handläggare inom kommunen. I intervjuer framkommer att det under 2016 gjorts en genomgång av rutinerna. I samband med rutinöversynen har äldre ärenden städats undan. Genomgången har visat att det finns ett förbättringsbehov i ärendeberedningsprocessen, t.ex. går det vid granskningstillfället endast att se när ett ärende inkommit samt vart det skickas för beredningen. Bristerna i de befintliga rutinerna uppges ha lett till att flera ärenden inte kommit fram till kommunstyrelsen. Ett annat område som framkommit vid intervjuer där förbättringar bör ske handlar om uppföljning av kommunstyrelsens fattade beslut samt inkomna och behandlade motioner. I enkäten har ett antal frågor handlat om arbetssätt och arbetsformer för kommunstyrelsen. Frågorna har fokuserat på klimatet i nämnden och på samarbetet med tjänstemännen som skall stötta kommunstyrelsen. Resultatet i enkäten tyder på att majoriteten av ledamöterna och ersättarna törs framföra sin synpunkter på sammanträdena, totalt har ca 73 % av responendenterna svarat att de instämmer helt och ca 14 % har svarat att de December av 46

21 instämmer i på frågan. Ungefär hälften av respondenterna tycker dock att samarbetsklimatet i kommunstyrelsen kan förbättras (se diagrammet nedan). Det är ett behagligt samarbetsklimat inom KS. 6 5 helt till viss del inte alls Vet ej Gällande samarbetet med tjänstemännen visar svaren i enkäten att majoriteten av kommunstyrelsens ledamöter och ersättare anser att det fungerar bra. Ca 23 % har dock svarat att de instämmer till viss del kring samarbetet. Huruvida tjänstemännens arbetssätt stödjer kommunstyrelsens arbete att leda, samordna och ha uppsikt går meningarna isär bland respondenterna i kommunstyrelsen. Tjänstemännens arbetssätt stöder KS arbete att leda, samordna och ha uppsikt. 31,82% helt till viss del nte alls Vet ej Strax över hälften av respondenterna i kommunstyrelsen har svarat att de instämmer helt respektive instämmer i. Vi kan även se att kommunstyrelsens ledamöter och ersättare har delade meningar kring tydliggheten avseende roller och ansvar mellan tjänstemän och politiker. Ungefär 40 % av respondenterna i kommunstyrelsen har svarat att de instämmer till viss del eller inte alls på frågan avseende roller. Denna bild delas till viss del även av övriga respondenter i de andra enkäterna. Majoriteten anser dock att rollerna och ansvar är tydliga Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. December av 46

22 Bedömningen grundar sig på att det i granskningen framkommit ett behov av att tydliggöra och säkerställa ärendehanteringsprocessen. Ett arbete har inletts vilket vi bedömer som positivt men det är väsentligt att processen säkerställs. Vi bedömer även att det finns ett behov av att se över och tydliggöra ansvar och roller mellan politiker och tjänstemän utifrån resultatet i enkäten. Ett flertal respondenter uttrycker att det finns tveksamheter avseende detta. Vi rekommenderar att resultatet i enkäten diskuteras och analyseras närmare bland annat utifrån inkomna svar kring samarbetsklimatet i kommunstyrelsen Målprocessen Finns tillfredsställande arbetsformer för arbetet med mål (framtagande av mål för styrning, uppföljning och analys av måluppfyllelse?)? Kommunens målprocess finns beskrivet i dokumentet s Styr- och ledningsmodell en sammanfattning. Dokumentet är daterat till Modellen utgår ifrån ett systemsynstänk och tanken är att den ska utgöra ett verktyg för kommunen att uppnå önskade/definierade mål och effekter. Den nya målprocessen innebär att nämnderna gör åtaganden till de av fullmäktige beslutade fokusområdena inom de områden där respektive nämnd kan bidra Iakttagelser Kommunen har en ny styr- och ledningsfilosofi sedan Den nya filosofin skall enligt uppgift fokusera på och utgå ifrån vad som anses vara värdeskapande för kommunens medborgare och fokusera på effekterna som verksamheterna ger. Verksamheterna formulerar därför inriktningsmål och effektmål. Mätningen av effekter görs via indikatorer. Arbetet med framtagandet av styrmodellen har enligt intervjuer gjorts i samråd mellan tjänstemän och politiker. Arbetet har letts av en grupp tjänstemän inom kommunstyrelseförvaltningen med ett särskilt uppdrag avseende framtagande av modellen. Modellen har sedan kommunicerats med poltikerna. I enkäten har frågor ställts kring kännedom om och utbildning i den nya styrnings- och ledningsfilosofin. Kännedomen upplevs vara god hos samtliga respondenter, men huruvida utbildning har erhållits varierar. Av enkäterna kan vi utläsa att förvaltningschefer, nämndsordförande och bolagen upplever att de i hög grad fått tillräcklig utbildning medan 36 % av respondenterna i kommunstyrelsen har svarat att de instämmer till viss del eller inte alls på frågan om utbildningen i styr- och ledningsfilosofin varit tillräcklig. I enkäten ställdes även frågor kring framtagande samt utformning av mål/åtaganden. I diagrammet på nästa sida presenteras resultatet av respondenterna för kommunstyrelsen. Figuren visar att ungefär hälften har svarat instämmer till viss del eller inte alls vilket tyder på ett utvecklingsbehov inom området. December av 46

23 KS har etablerade och välfungerande arbetsformer för utformning av åtaganden. 6 40,91% 31,82% helt till viss del inte alls Vet ej Enkäten innefattade även frågor gällande formuleringen av uppföljningsbara åtaganden inom respektive fokusområde (se bilaga för diagram per åtagande). Inkomna svar ger uttryck för att det finns utrymme för utvecklingen av åtaganden inom samtliga fokusområden. Dock visar enkäten att de ekonomiska målen anses uppföljningsbara (72 % har svarat instämmer helt eller i ). Ett utvecklingsområde kring styrmodellen som framhålls vid genomförda intervjuer är arbetet med indikatorerna. Indikatorerna upplevs i dagsläget svårtolkade, de uppges inte ge ett tillräckligt stöd för prognoser av huruvida kommunen är på rätt väg eller inte. Formuleringen av indikatorerna uppges dock beroende av formuleringen av inriktningsmålen för att inte endast hamna i definierade aktiviteter i likhet med tidigare. Överlag framhålls vid intervjuer vikten av ett nytt tankesätt eller en attitydsförändring hos politikerna och tjänstemännen för att kunna styra mot effekter snarare än aktiviteter. Vid intervjuer framkommer att det finns en uppfattning av att styr- och ledningsmodellen i dagsläget är i hög grad teoretiskt fokuserad. Utmaningen som framhålls är att utveckla arbetssättet och utveckla en mer praktisk tillämpning av modellen. Gällande mål/åtagande- och budgetprocessen anser responenderna i kommunstyrelsen att denna överlag fungerar bra. Gällande samordningen av processen har dock uttryckts ett visst förbättringsområde i enkäten. Mål/åtagande- och budgetprocess fungerar bra ,00% ,18% helt till nte viss del alls Vet ej December av 46

24 Vid granskningen av årsredovisningen 2016 kritiserade revisionen möjligheterna att bedöma måluppfyllelsen avseende verksamhetsmålen. I maj 2017 beslutade Kommunstyrelsen med anledningen av kritiken att uppdra åt kommunchefen och ekonomichefen att se över detta. Arbetet skall avrapporteras till kommunstyrelsen i oktober Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att genomförd enkät i hög grad tyder på att det finns en varierande förståelse inom kommunen för den nya styrmodellen. En tredjedel av respondenterna i kommunstyrelsen uttrycker ett behov av mer utbildning kring modellen samtidigt som processen med framtagande av åtaganden och indikatorer inte upplevs tillfredsställande. Vi ser ett behov av att utveckla arbetsformer för att skapa ett mer konkret målarbete inom kommunen. Vi rekommenderar att kommunen utvecklar arbetsformer som stöd för detta Intern kontroll Finns tillfredsställande system och rutiner för intern kontroll? Enligt kommunallagen 6 kap 7 skall nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att den interna kontrollen fungerar. Som stöd för detta behöver kommunstyrelsen ha utarbetat styrande och stödjande dokument i form av riktlinjer för arbetet med intern kontroll samt beslutat om kommungemensamma årliga internkontrollåtgärder Iakttagelser Kommunens policy för ekonomi- och verksamhetsstyrning innefattar ett kapitel avseende intern kontroll. Enligt policyn skall internkontrollen syfta till att granska att resurserna används för verksamheten i enlighet med fattade beslut samt lagar, regler, överenskommelser etc. Därutöver skall internkontrollen säkerställa effektivitet och styrbarhet inom organisationen. Det finns ett internkontrollreglemente för som, enligt uppgifter, antogs av kommunfullmäktige Vi noterar att reglementet inte är daterat. Internkontrollreglementet innefattar en beskrivning av organisationen och rollernas ansvar avseende interkontrollarbetet. Kommunstyrelsen är övergripande ansvarig och skall tillse att det finns en organisation med regler och anvisningar inom kommunen. Nämnderna ska i sin tur se till att en organisation upprättas inom sin verksamhet och att regler December av 46

25 och anvisningar antages. Förvaltningschefen skall sedan ansvara för konkreta regler och anvisningar samt rapportera löpande till nämnden avseende interkontroll. Reglementet innefattar även uppföljningen av internkontroll. Enligt detta skall nämnderna genomföra riskanalyser för sin verksamhet och anta särskilda planer för uppföljningen av interna kontrollen. Uppföljningen skall rapporteras till kommunstyrelsen löpande eller senast i samband med årsredovisningen. Kommunstyrelsen ansvarar sedan för en utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll och föreslå förbättringar. Kommunstyrelsen skall även informera sig om den interna kontrollen i de kommunala bolagen. Utöver internkontrollreglementet anges i kommunens mål- och resursplan att uppföljning av internkontrollplaner skall göras i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Vi noterar att ingen uppföljning av internkontrollplaner har genomförts i årsredovisningen 2016 eller i delårsrapporten Vid en genomgång av kommunstyrelsens protokoll för 2017 kan konstateras att uppföljning har gjorts av kommunstyrelseförvaltningens internkontrollplan för 2016 i samband med årsbokslutet 2016 dock framgår inte huruvida en samlad bedömning av kommunens samlade interna kontroll har gjorts. I intervjuerna framkommer att kommunstyrelsen inte har arbetat med insamling och utvärdering av den samlade interna kontrollen för kommunen i enlighet med internkontrollreglementet. Överlag uppges vid intervjuerna att kommunstyrelsens arbete med internkontroll kan utvecklas. Majoriteten av respondenterna i kommunstyrelsen (59 %) anser att kommunstyrelsen bedriver ett aktivt internkontrollarbetet. Enkäten påvisar dock att ett det finns ett antal respondenter som anser att kommunstyrelsen kan bli mer aktiva avseende internkontroll. Enkäten har innefattat ett antal frågor kring intern kontroll och resultatet visar att majoriteten av ledamöterna i kommunstyrelsen anser sig känna till innebörden av intern kontroll. Jag känner väl till innebörden av intern kontroll ,91% helt till viss del nte alls Vet ej December av 46

26 Gällande aktualiteten på kommunstyrelsens internkontrollplan kan vi konstatera att närmare en tredjedel av respondenterna svarat vet ej. Enkätsvaren nedan indikerar att det finns en otydlighet kring internkontrollplanens aktualitet. KS har en aktuell internkontrollplan helt till viss del nte alls Vet ej Vi har i granskningen tagit del av kommunstyrelsens mål- och resursplan som beslutades I detta dokument finns kommunstyrelsens internkontrollplan för Internkontrollplanen innehåller kontrollmoment för kommunstyrelsen men även övergripande moment för kommunens nämnder. Enligt uppgifter omfattas respektive nämnds mål- och resursplan av en internkontrollplan. Vi noterar att vid genomgång av nämndernas protokoll 2017 så har samtliga nämnder beslutat om mål- och resursplanen. Vid intervjuer framkommer att beslutade internkontrollplaner 2017 ska följas upp och utvärderas i samband med 2017 års bokslutsarbete Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Vi kan konstatera att det finns styrdokument som beskriver kommunens arbete med intern kontroll. Vår bedömning är dock att styrdokumenten inte tillämpas fullt ut vad gäller kommunstyrelsens ansvar med uppföljning och utvärdering av den samlade interna kontrollen. Vidare är vår bedömning att internkontrollreglementet behöver tydliggöras med beslutdatum så att styrdokumentets aktualitet kan styrkas. Vi rekommenderar att en översyn görs av de system och rutiner som finns avseende intern kontroll. Därefter är det väsentligt att kommunstyrelsen säkerställer att system och rutiner efterlevs så att en samlad bedömning av den interna kontrollen inom kommunen kan göras. December av 46

27 Louise Cedemar Uppdragsledare och projektledare Hanna Franck Larsson Projektmedarbetare December av 46

28 Bilaga 1 Enkätresultat kommunstyrelsen I följande bilaga presenteras resultatet ifrån den enkät som besvarats av kommunstyrelsens ledamöter och ersättare. De kommentarer som lämnades i enkäten har ej publicerats i granskningsrapporten utan behandlas som arbetsmaterial med utgångspunkt i respondenternas anonymitet. Enkätens resultat presenteras i diagram och presenteras samlat under rubriker. Under varje stapel anges svarsalternativet samt antalet respondenter som svarat per alternativ inom parantes (n=0). Min funktion i Kommunstyrelsen (KS) 10 Jag känner väl till kommunens nya styroch ledningsfilosofi ,45% 45,45% helt (n=10) (n=10) till viss del (n=2) inte alls (n=0) Nya styr- och ledningsfilosofin 10 Jag känner väl till kommunens nya styroch ledningsfilosofi ,45% 45,45% helt (n=10) (n=10) till viss del (n=2) inte alls (n=0) December av 46

29 Jag har fått tillräcklig utbildning i den nya styr- och ledningsfilosofin 6 36,36% helt (n=6) (n=8) till viss del (n=6) nte alls (n=2) Mål, riktlinjer och uppdrag Följande frågor avser de åtaganden som kommunstyrelsen (KS) tagit fram för sin förvaltning utifrån kommunfullmäktiges fokusområden. KS har fastställt uppföljningsbara åtaganden avseende jämlikhet. 6 45,45% helt (n=1) (n=10) till viss del (n=6) nte alls (n=3) Vet ej (n=2) KS har fastställt uppföljningsbara åtaganden avseende attraktiva boenden 6 31,82% 31,82% 18,18% helt (n=3) (n=7) till viss del (n=7) nte alls (n=4) Vet ej (n=1) December av 46

30 KS har fastställt uppföljningsbara åtaganden avseende näringsliv 6 36,36% helt (n=1) (n=8) till viss del (n=6) nte alls (n=5) Vet ej (n=2) KS har fastställt uppföljningsbara åtaganden avseende infrastruktur 6 36,36% helt (n=3) (n=8) till viss del (n=6) nte alls (n=3) Vet ej (n=2) KS har fastställt uppföljningsbara åtaganden avseende attraktiv arbetsgivare 6 31,82% 40,91% helt (n=3) (n=7) till nte viss del (n=9) alls (n=2) Vet ej (n=1) December av 46

31 KS har fastställt uppföljningsbara ekonomiska mål. 6 50,00% helt (n=11) (n=5) till viss del (n=5) nte alls (n=1) Åtagandena och de ekonomiska mål som finns är tydligt beskrivna i mål- och budgetdokumenten. 6 50,00% helt (n=5) (n=11) till viss del (n=5) nte alls (n=1) KS har etablerade och välfungerande arbetsformer för utformning av åtaganden. 6 40,91% 31,82% helt (n=1) (n=9) till nte viss del (n=7) alls (n=3) Vet ej (n=2) December av 46

32 Mål/åtagande- och budgetprocess samordnas. 6 45,45% 31,82% helt (n=3) (n=10) till nte viss del (n=7) alls (n=2) Mål/åtagande- och budgetprocess fungerar bra ,00% ,18% helt till nte viss del alls Vet ej Jag har tillräcklig kunskap om KS uppdrag och ansvar enligt reglementet. 6 50,00% 31,82% 18,18% helt (n=7) (n=11) till viss del (n=4) inte alls (n=0) December av 46

33 Jag känner till övergripande policys, riktlinjer, planer och program som är styrande för mitt uppdrag i KS ,18% helt (n=4) (n=13) till nte viss del (n=5) alls (n=0) KS verksamheter har en ändamålsenlig organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 6 50,00% 18,18% helt (n=1) (n=11) till nte viss del (n=6) alls (n=4) Uppföljning och rapportering Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende den egna förvaltningens ekonomi sker med tillräcklig frekvens 6 63,64% 31,82% helt (n=7) (n=14) till viss del (n=1) inte alls (n=0) December av 46

34 Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende den egna förvaltningens ekonomi ger en tydlig bild av det ekonomiska läget och utvecklingen/prognosen 6 50,00% 36,36% helt (n=8) (n=11) till viss del (n=2) nte alls (n=1) Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende den egna förvaltningens ekonomi innehåller relevant information och förklaringar till avvikelser ,18% helt (n=6) (n=12) till viss del (n=4) nte alls (n=0) Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende den egna förvaltningens ekonomi utgör ett tillräckligt underlag för KS att fatta beslut om åtgärder utifrån ,82% helt (n=7) (n=12) till viss del (n=3) nte alls (n=0) December av 46

35 Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende nämndernas ekonomi sker med tillräcklig frekvens 6 45,45% 50,00% helt (n=10) (n=11) till viss del (n=1) nte alls (n=0) Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende nämndernas ekonomi ger en tydlig bild av det ekonomiska läget och utvecklingen/prognosen 6 36,36% 40,91% helt (n=8) (n=9) till viss del (n=3) nte alls (n=2) Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende nämndernas ekonomi innehåller relevant information och förklaringar till avvikelser 6 50,00% helt (n=5) (n=11) till nte viss del (n=5) alls (n=1) December av 46

36 Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende nämndernas ekonomi utgör ett tillräckligt underlag för KS att fatta beslut om åtgärder utifrån 6 31,82% 36,36% helt (n=7) (n=8) till nte viss del (n=6) alls (n=1) Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende den egna förvaltningens verksamhet sker med tillräcklig frekvens ,82% helt (n=7) (n=12) till viss del (n=2) inte alls (n=0) Vet ej (n=1) Den uppföljning/rapportering som KS erhåller avseende den egna förvaltningens verksamhet ger en tydlig bild av verksamhetens nuläge och utveckling 6 50,00% helt (n=5) (n=11) till viss del (n=5) inte alls (n=0) Vet ej (n=1) December av 46