Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 1 Västfastigheters krisorganisation

Transkript

1 Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 1 Västfastigheters krisorganisation Västfastigheter Tillsammans skapar vi hållbara miljöer

2 Innehåll Krisledningsgrupp...3 Roller krisledningsgruppen...4 Chef krisledningsgruppen...4 Stabschef...4 Stabsadministratör...4 Loggansvarig...4 Ansvarig kommunikation...4 Ansvarig analys & omvärldsbevakning...4 Roller stöd och förstärkningsresurser...4 HR...4 SOI (Samverkans- och informationsresurs)...4 Analysgrupp...5 VF-TiB...5 Externa resurser...5 Befattningskort...5 Förutsättningar för krisledningsgruppen...6 Vem har rätt att aktivera krisledningsgruppen...6 När kan krisledningsgruppen samlas?...6 Utbildning, träning och övning...7 Utbildning...7 Träning och övning...8 Rutin aktivering av krisledningsgrupp...9 Vid aktivering...9 Vad göra om man inte får tag i medlemmar?...9 Rutin överlämning...10 Vid skiftbyte...10 Kontaktuppgifter krisledningsgruppens medlemmar...11 Kontaktuppgifter förstärkningsresurser...12 Rutin första stabsmötet (Uppstartsmöte)...13 Rutin återgång krisledningsgruppen...14 Återgång...14 Bilagor...15 Sida 2 av 15 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

3 Publicerat: Identitet: GENE-1587 Version: 0.2 Diarienummer: Titel: Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 1 Västfastigheters krisorganisation Dokumentägare: Staffan Bengtsson Fastställt av: Lars Jansson Krisledningsgrupp Bild 1. Västfastigheters krisledningsgrupp Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Organisationsnummer: Sida 3 av 15

4 Roller krisledningsgruppen Samtliga roller är dubblerade (1 och 2). Se vidare i Personalförsörjningsplan (Bilaga 5). Chef krisledningsgruppen När krisledningsgruppen aktiveras är det Förvaltningschef, alt. Tf. Förvaltningschef, som blir Chef krisledningsgruppen. Är ytterst ansvarig för krisledningsgruppen. I samverkan med stabschef och andra befattningar, fatta inriktningsbeslut, i samverkan med Ansvarig kommunikation hantera media och intern information. Hålla fastighetsnämnden informerad och föra dialog med Regionala krisnämnden. I övrigt hålla sig underrättad i krisledningsarbetet och ge stöd till stabschefen. Stabschef Leder och ansvarar för det operativa krishanteringsarbetet samt delaktig i beslut med chef krisledningsgruppen. När krisledningsgruppen aktiveras är det VF-TiB som blir stabschef. Stabsadministratör Assisterar stabschefen i det operativa arbetet, främst med att efterleva rutiner och i övrigt vara en resurs för att det praktiska stabsarbetet skall fungera på ett effektivt sätt. Loggansvarig För logg över händelser och beslut i krisledningsarbetet. Ansvarig kommunikation Ansvarar för intern och extern information och i samverkan med chefen krisledningsgruppen hanterar media. Ansvarig analys & omvärldsbevakning Ansvarar för SOI och analysgruppen. Sammanställer den inkommande informationen och bereder detta för beslutsunderlag till krisledningsgruppen. Roller stöd och förstärkningsresurser Beroende på samhällsstörning anpassas krisledningsgruppen efter behov. Stöd och förstärkning avser interna resurser såsom områdeschefer (alt. representanter för område) samt personal med specialkompetens. HR Ger stöd vid internt och personligt krisstöd, kan vara stöd i kommunikation internt och externt. SOI (Samverkans- och informationsresurs) Lokal resurs som utsetts pga. erfarenhet och kompetens. SOI är krisledningsgruppens direktkontakt med förvaltningsstaber, drift på plats och ev. vid olycksplats, om behov föreligger. Sida 4 av 15 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

5 Analysgrupp Inhämtar information från SOI, TiB, mediaflöde och kontakter i regionen om händelseförlopp och utveckling. Analyser och bereder informationen till beslutsunderlag för krisledningsgruppen att fatta inriktningsbeslut på. VF-TiB Aktiv VF-TiB går in som stabschef, se stabschef. Stabschefen underrättar i god tid nästa TiB enligt schemalagd turordning inför skiftbyte. Om situationen kräver kan ytterligare en VF-TiB aktiveras i syfte att hantera övriga ärenden inom regionen för att fortsätt kommunicera VF-TiB mot L-TiB. Externa resurser Kan röra sig om förvaltningsresurser, myndighetspersoner och privata resurser som bidrar med sakkunskap i krisledningsarbetet. Befattningskort Tydliggör uppgifter enligt punktlista. Se bilaga 1.1 till detta dokument. Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 5 av 15

6 Förutsättningar för krisledningsgruppen Vem har rätt att aktivera krisledningsgruppen Västfastigheters Fastighetsdirektör VF-TiB Områdeschefer i samråd med VF-TiB alt. Fastighetsdirektören Övriga anställda äger inte rätt att på egen hand aktivera krisledningsgruppen. Dessa skall kontakta VF-TiB. När kan krisledningsgruppen samlas? Vid stora samhällsstörningar* där Västfastigheter har en funktion inom regionen -Terrorhändelser i vår omedelbara närhet -Olyckor likställt med ex. Backabranden, branden ombord på Scandinavian Star Stora interna olyckor, förtroendekriser eller starkt mediabevakning som ger negativa konsekvenser När vårdförvaltningar uttalat har en större kris och där Västfastigheter har en roll i förvaltningens fortsatta krisarbete Vid ett nationellt höjt beredskapsläge (kan räcka med förstärkningsläge) På rekommendation från bl.a. PKMC När man saknar information och kontakt med den egna verksamheten och med övriga förvaltningar inom regionen men vet att någon form av samhällsstörning inträffat Sannolikt eskalerar samhällsstörningar över tid (timmar-dagar) varpå Västfastigheter befunnit sig i stabs- och/eller förstärkningsläge sedan tidigare. Om så inte skett och Västfastigheter omgående går från ordinarie verksamhet till kris- eller katastrofläge, är behovet av information och möjlighet att skapa en nulägesbild mycket stort. Grundregel 1. Kan man inte kommunicera skall man bege sig till prioriterat stabsrum samt säkerställa att den ordinarie verksamheten är insatt i händelse och därefter upprätta och säkerställa kommunikation (kan röra sig om bud vid total kommunikationsbrist men även RAKEL). Grundregel 2. Det är bättra att samlas en gång för mycket. Efter samlad lägesbild kan krislednings-gruppen återgå till förstärkningsläge, stabsläge alt. ordinarie verksamhet. Grundregel 3. Västfastigheters krishanteringsförmåga skall vara robust och krisledningsgruppen förutsetts kunna verka över mycket lång tid. *Inom Västfastigheter definierat som kriser och/eller katastrofer Sida 6 av 15 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

7 Utbildning, träning och övning Krisledningsgruppen måste upprätta och bibehålla en hög kunskapsnivå på individnivå, även om kris-ledningsgruppen sällan eller aldrig aktiveras som en enhet. Utbildning Det är på förhand reglerat vilka specifika övningar och kunskaper som diverse roller/medlemmar i krisledningsgruppen skall delta i. Vid nyrekrytering av medlemmar i krisledningsgruppen skall nytillträdd medlem erhålla den utbildning som är adekvat för sin specifika roll. Tabell 1. Utbildningsnivåer Västfastigheters krisledningsgrupp Typ av utbildning Genomgång av Västfastigheters krishanteringsplan Grundkurs stabsmetodik Stabschef inkl. Ledning under stress Intern Kriskommunikation Extern kriskommunikation Utbildning Logg Utbildning Analys Diverse övningar/träning Chef krisledning X X X X Stabschef X X X X X X Stabsadministratör X X X X X X Loggansvarig X X X X X Ansvarig kommunikation X X X X X Ansvar analys & omvärldsbevakning X X X X X Analysgrupp X X X X X Samverkans- och informationsresurs (SOI) X X X X X Stöd & förstärknings X X X Utbildnings-ansvarig VF PKMC PKMC VF PKMC PKMC PKMC VF/PKMC Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 7 av 15

8 Träning och övning Vid skarpa händelser, samhällsstörningar, som kräver att delar eller hela krisledningsgruppen aktiveras, utvecklar rollerna kunskaper som kan vara underlag för vidare utbildningar och ev. revidering av uppdraget på individnivå. Västfastigheter har graderat variationen på träning och övning enligt nedan: Tabell 2. Övningsplan Typ av genomgång Berörda Utbildningsansvarig Intervaller Intern övning Diverse roller utbildas specifikt för sin uppgift Genomförs i intern eller extern regi 1 ggr / 2 år Extern övning Hela krisledningsgruppen deltar i regionöverskridande övningar Genomförs i extern regi där Västfastigheter deltar som serviceförvaltning 1 ggr / 3 år Träning Punktinsats för diverse roller för att bibehålla kunskapsnivån Genomförs i regel i intern regi 1 ggr / år Sida 8 av 15 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

9 Rutin aktivering av krisledningsgrupp Vid aktivering Den som beslutar att aktivera krisledningsgruppen ringer runt till samtliga medlemmar i stabsgruppen enligt kontaktlista i denna plan Ge en kortfattad information om orsak till aktivering av krisledningsgrupp Om ordinarie medlem inte svarar, fortsätt ringa in den andre medlemmen på befattningen** Medlemmar ur krisledningsgruppen bekräftar aktivering och underrättar ev. ersättare i ordinarie verksamhet samt ev. linjechef Medlemmar ur krisledningsgruppen beger sig till prioriterat stabsrum, om inget beslut om att samling sker i alternativa stabsrum enligt lokalförsörjningsplanen. Förstärkningsresurser informeras om samhällsstörningen. Dessa kan antingen: - Kallas in till stabsrummet för att ingå i krisledningsgruppen - Hållas informerade kontinuerligt om händelseutveckling men kvarstanna i ordinarie tjänst Under transport skall samtliga medlemmar i krisledningsgruppen hålla sig informerade (media, andra medlemmar) samt underrätta sin ordinarie organisation Vad göra om man inte får tag i medlemmar? **Får man inte tag i medlemmar (1 och 2) i krisledningsgruppen, skall den som aktiverat krislednings-gruppen: Ringa vidare på kontaktlistan i denna plan till dess att samtliga roller kontaktats Kontakta Stöd & Förstärkning, som ersätter den roll som inte svarat Fortsätter att söka personerna i fråga i mån av tid Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 9 av 15

10 Rutin överlämning Vid skiftbyte Kom i god tid till ditt skift Avgående medlem genomför Nulägesrapport till pågående medlem Ansvaret lämnas över efter överlämnandet Vid behov kan avgående medlem finnas kvar som resurs en stund Sida 10 av 15 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

11 Kontaktuppgifter krisledningsgruppens medlemmar Roll Chef krisledningsgruppen Lasse Janson Tf. förvaltningschef Stabschef VF-TiB Regionväxeln: Enl. rutin med kontakt för tib Stabsadministratör Loggansvarig Ansvarig kommunikation Ansvarig analys & omvärldsbevakning Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 11 av 15

12 Kontaktuppgifter förstärkningsresurser Roll Område teknik Område drift och service Område kund och förvaltning Område projekt HR Analysgrupp SOI Sida 12 av 15 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

13 Rutin första stabsmötet (Uppstartsmöte) Notera vilka medlemmar ur krisledningsgruppen som samlats i stabsrummet Stabschefen förklarar krisledningsgruppen samlad -Därmed gäller mandat och befogenheter utställda på medlemmar i krisledningsgruppen -Samling loggas* Nulägesanalys enligt bilaga 2. Mall samverkansmöte behovsanpassad Aktivera personalförsörjningsplanen Aktivera lokalförsörjningsplanen Aktivera kommunikationsplanen Avstämning att samtliga medlemmar förstått Krishanteringsarbetet påbörjas *Om loggansvarig inte infunnit sig förs logg av annan medlem i krisledningsgruppen Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 13 av 15

14 Rutin återgång krisledningsgruppen Chefen krisledningsgruppen alt. stabschefen beslutar om återgång Beslut om återgång loggas av loggansvarig Beslut om återgång kommunicerar till samtliga medlemmar i krisledningsgruppen och kommuniceras enligt fastställda kanaler, se Västfastigheters kriskommunikationsplan. Ansvarig för intern och extern är kommunikatören. Beslut om återgång kommuniceras till berörda förvaltningar där samverkan skett Beslut om återgång kommuniceras internt till samtliga anställda via linje och Västsidan Beslutet kommuniceras via ordinarie medier för att säkerställa att samtliga intressenter får till sig informationen (Västsidan, Västfastigheters hemsida, WIS eller gemensamma plattformar inom regionen där krisledningsarbetet utövats) Samtliga kontakter loggas! Återgång Återgång görs i regel efter gemensam bedömning inom krisledningsgruppen. Det är enbart två personer som enskilt får avgöra om avaktivering av krisledningsgruppen skall ske, antingen till förstärkningsläge, stabsläge eller ordinarie verksamhet: Chef krisledningsgruppen Stabschefen Att vara i hög beredskap är både personalkrävande och sätter stora delar under stor psykisk press. Det är viktigt att krisledningsgruppen aktiveras men återgång från kris- och katastrofläge bör ske så fort detta anses lämpligt enligt följande kriterier: Samhällsstörningen är övergående och Västfastigheters roll inte längre lika kritisk för vårdförvaltningar Den nationella lägesbilden har stabiliserats och Västfastigheter har kontroll på sin del av ansvaret inom regionen Västfastigheters bedöms inte (inte längre) ha någon del av en större krisberedskap Däremot är det viktigt att Västfastigheter säkerställer kommunikation internt och externt och har möjlighet att snabbt eskalera krisorganisationen och återgå till kris- och katastrofläge med krisledningsgruppen aktiverad samt möjlighet till hög beredskap för att bistå andra förvaltningar. Sida 14 av 15 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

15 Bilagor Bilaga 1.1 Befattningskort Bilaga 1.2 Samverkansmöte behovsanpassad Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 15 av 15