Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 4 Västfastigheters lokalförsörjningsplan vid krisledning

Transkript

1 Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 4 Västfastigheters lokalförsörjningsplan vid krisledning Västfastigheter Tillsammans skapar vi hållbara miljöer

2 Innehåll Stabsrum...3 Prioriterat stabsrum...3 Alternativa stabsrum...3 Rutin förvaring och kontroll av stabsrum...4 Förvaring av utrustning samt kommunikationsutrustning...4 Kontroll av lokal och utrustning samt kommunikationsutrustning...4 Intervall och utförandeansvar...4 Rutin aktivering av stabsrum samt utförandeansvar...5 Rutin återgång till ordinarie verksamhet samt utförandeansvar...6 Placering och funktioner i stabsrum...7 Checklista utrustning och kommunikationsutrustning...8 Sida 2 av 9 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

3 Publicerat: Identitet: GENE-1592 Version: 0.1 Diarienummer: Titel: Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 4 Västfastigheters lokalförsörjningsplan vid krisledning Dokumentägare: Staffan Bengtsson Fastställt av: Lars Jansson Stabsrum Krisledningsgruppen samlas i: Prioriterat stabsrum Bruna stråket 19, Sahlgrenska sjukhuset, konferensrum Hackspetten på Västfastigheters projektkontor, våning 3. Detta gäller alltid i samband med att krisledningsgruppen samlas. För alternativ, se nedan. Alternativa stabsrum Om en samhällsstörning sker på annan plats och krisledningsgruppen anser det nödvändigt att verka närmare händelsen, finns det alternativa stabsrum att disponera i Västfastigheterägda lokaler inom regionen: Driftkontoret på Sjukhuset i Skövde Västfastigheters driftkontor på Borås Sjukhus Driftkontoret på NÄL Alternativa stabsrum kan komma att användas samtidigt som prioriterad lokal för delar av krisledningsgruppen, SOI etc. Beslut att förflytta alt. samlas redan i uppstarten beslutas av Chef krisledningsgruppen. Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Organisationsnummer: Sida 3 av 9

4 Rutin förvaring och kontroll av stabsrum Förvaring av utrustning samt kommunikationsutrustning Utrustning till stabsrummet skall finnas inlåst i skåp i stabsrummets omedelbara närhet och utan tillgång för annan verksamhet än Västfastigheters krisledningsorganisation Skåpet skall vara väl skyltat: VÄSTFASTIGHETER - KRISLEDNINGSUTRUSTNING Tillträdet till skåp där utrustning förvaras är reglerat med kod 1973 Kontroll av lokal och utrustning samt kommunikationsutrustning För att säkerställa att lokalen bibehåller funktionen att verka som stabsrum, är det viktigt att utrustning, kommunikationsutrustning och inredning alltjämt är hela och ändamålsenliga. Funktionskontroll skall utföras på kommunikationsutrustning. Se checklista nedan för detaljerad utrustning och kommunikationsutrustning. Intervall och utförandeansvar Årlig kontroll av lokaler jämte utrustning och kommunikationsmedel sker i januari månad Checklista, enligt nedan, skall användas vid kontroller (tillika vid aktivering av stabsrum) Västfastigheters lokala säkerhetssamordnare utför årlig kontroll enligt upprättad checklista Resultatet redovisas till Västfastigheters kris och bereskapsplanerare senast 31/1 årligen Sida 4 av 9 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

5 Rutin aktivering av stabsrum samt utförandeansvar All utrustning skall tas fram ur det skåp där detta förvaras Funktionstest genomförs på samtlig utrustning Samtlig kommunikationsutrustning skall funktionstestas och aktiveras i händelse av att funktionen i ordinarie kommunikationskanaler upphör att fungera. Stabsadministratören genomför samtliga punkter avseende aktivering av stabsrum enligt denna rutin Stabsrum används av Västfastigheter i möten för daglig verksamhet. Pågående möten avslutas och flyttas till annan plats. Det är inte krisledningsgruppens ansvar att hitta alternativa lokaler till pågående eller planerade möten. Detta gäller alla rum i stabsrummets närhet som används av olika delar av krisledningsgruppen eller av resursförstärkningar, ex. analysgruppen. Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 5 av 9

6 Rutin återgång till ordinarie verksamhet samt utförandeansvar När krisledningsgruppen avaktiveras och Västfastigheter återgår till ordinarie verksamhet, upphör även funktionen med stabsrummet. Samtlig utrustning samt kommunikationsutrustning skall ställas in i därför avsett skåp och skåpet skall därefter låsas Kontroll av utrustning genomförs senast tre dagar efter återgång enligt checklista Funktionskontroll genomförs av kommunikationsutrustning senast tre dagar efter återgång Resultatet redovisas till Västfastigheters kris och bereskapsplanerare inom tre dagar efter återgång Eventuella brister skall vara åtgärdade inom en månad från återgång. Ansvarig för att utrustning och kommunikationsutrustning åter placeras i därför avsett skåp och att detta låses är stabsbiträdet Ansvarig för kontroll, rapportering av utförandekontroll och komplettering av utrustning jämte kommunikationsutrustning, enligt nedan checklista, är Västfastigheters lokala säkerhetssamordnare Sammanställning och uppföljning utförs av Västfastigheters kris och bereskapsplanerare för rapport till Västfastigheters säkerhetschef samt chef område teknik. Sida 6 av 9 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

7 Placering och funktioner i stabsrum Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 7 av 9

8 Checklista utrustning och kommunikationsutrustning ARTIKLAR ANTAL KONT ROLLE RAT NOTERING/ANMÄRKNING Utrustning Uppdaterad krispärm 2 White board tavlor 3 Pennor till white board tavlor 8 (4 olika färger) Stora block (A2) med tavla Projektor Filmduk Bord och stolar för krisledningsgrupp* Skrivblock (A4) Kulspetspennor Blyertspennor (med tillhörande stift) Suddgummi Sax Hålslag Häftapparat 10 st 10 st 10 st 4 st 2 st Gummiband 1 kartong Gem 1 kartong Nålar 1 kartong Tejprulle för papper Markeringstejp (på Whiteboardtavla) Tomma dokumentpärmar Plastmappar/plastfickor Grenuttag, minimum 4-grensuttag Dokument Checklista Väggklocka Namn och befattningsskyltar 3 st 2 st svarta 4 st 20 st 6 st 10 ex 20 st Sida 8 av 9 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

9 Kommunikationsutrustning Datorer och dockningsstationer tas med av samtliga stabsmedlemmar Mobiltelefoner med laddare tas med av samtliga stabsmedlemmar Fast telefon med uppkoppling Rakel Åtkomst till internet (även trådlöst) Åtkomst till WIS (ev. lösen säkerställt) Mobil och Rakeltäckning kontrolleras? För årlig kontroll Skåp är utan åverkan Lås intakt och fästen utan åverkan Innehåll kontrollerat Sambandskontroll Kvartalsvis/halvår *= Se personalplan för bemanning av krisledningsgrupp Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 9 av 9