Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 5 Västfastigheters personalförsörjningsplan vid krisledning

Transkript

1 Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 5 Västfastigheters personalförsörjningsplan vid krisledning Västfastigheter Tillsammans skapar vi hållbara miljöer

2 Innehåll Hittade inga poster för innehållsförteckning. Sida av 9 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

3 Publicerat: Identitet: GENE-59 Version: 0. Diarienummer: Titel: Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 5 Västfastigheters personalförsörjningsplan vid krisledning Dokumentägare: Staffan Bengtsson Fastställt av: Lars Jansson Personalförsörjningsplan Vid en samhällsstörning där Västfastigheters krisledningsgrupp aktiveras, skall utgångspunkten vara att krisledningsarbetet både är omfattande i tid och personalkrävande. Personalförsörjningsplanen beskriver och reglerar: Arbetstider för medlemmar i krisledningsgruppen Mat och dryck Återhämtning och vila Transport Ansvar Delar av personalplanen kan aktiveras i händelse av utdraget stabs- eller förstärkningsläge. Att tänka på vid planering av personalförsörjning Det är stor skillnad mellan att aktivera krisledningsgruppen mitt i natten, på morgon eller sent på eftermiddag/kväll, då den fysiska och psykiska uthålligheten kan variera hos krisledningsgruppens medlemmar, på grund av mer eller mindre vila alternativt en kortare eller längre arbetsdag. Samtidigt är de första timmarna (första timmen) direkt avgörande för hur krishanteringsarbetet utvecklar sig och det är viktigt att tidigt få överblick av samhällsstörningens omfattning och på så sätt påbörja krishanteringsarbetet med adekvata åtgärder, ofta i samverkan med andra förvaltningar. Detta kräver en viss kontinuitet av krisledningsgruppens medlemmar. Möjlighet till mat och återhämtning i stabsrummets omedelbara närhet ökar Västfastigheters krishanteringsförmåga. Dock kan effekten av att komma bort från stabsrummet vara viktigt för den psykiska återhämtningen. Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Organisationsnummer: 00-0 Sida av 9

4 Rutin personalförsörjningsplan vid krisledning Nedan rutin beskriver hur personalplanen aktiveras och vad som sker därefter. Aktivering av personalförsörjningsplan När krisledningsgruppen aktiverats skall följande ske: Stabschefen aktiverar personalplan genom att ta fram denna rutin Stabschefen och stabsadministratören säkerställer vilka som är samlade Stabschefen kontrollerar medlemmarnas fysiska och psykiska status Sida av 9 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

5 Arbetsschema Stabsadministratören tar fram mall Schema för Västfastigheters krisledningsgrupp Stabschefen upprättar schema i samverkan med krisledningsgruppens medlemmar Schemat kommuniceras muntligen ut till samtliga medlemmar i krisledningsgruppen Schemat placeras på väl synlig plats i stabsrummet Uppföljning och revidering av schema Vid en samhällsstörning är det sannolikt att oförutsedda händelser påverkar strategier och de planer som krisledningsgruppen upprättat och arbetar efter, vilket kan påverka personalförsörjningsplanen. Schema för Västfastigheters krisledningsgrupp skall revideras vid behov, kommuniceras ut till berörda och uppdaterat schema ersätter tidigare i stabsrummet. Bild. Exempel på arbetsschema vid krisledningsarbete Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 5 av 9

6 Mat & dryck Personalförsörjningsplanen innefattar mat och dryck som kan förtäras i stabsrummets omedelbara närhet men även inom eller i närheten av sjukhusområdet. Förstärkningskost och dryck vid stabsrum Består av: Kaffe, te, chokladdryck, vatten, dricka (läsk) Smörgås Lunch och middag Äts vid sjukhusets lunchrestaurang (prioriterad) Restaurang inom sjukhuset eller i dess närhet Matbutiker med möjlighet att köpa in mat och dryck Medlemmar går i skift och äter och betalar på egen hand samt. Göteborg Mat beställs till stabsrummet, i händelse av att arbetet intensifieras Mat beställs i god tid inför restaurangers och butikers stängningstid Restauranger på Sahlgrenska sjukhusområde. Ica Maxi Göteborg Mölndalsvägen. Borås Restaurang på Borås Sjukhus. Coop Forum Enedalsgatan 0, 50 0, Borås. Trollhättan Restaurang på NÄL Överby Köpcentrum Skövde Restauranger på Skövde sjukhus. Ica Maxi -Köpmannagatan, 5 5, Skövde. Sida 6 av 9 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

7 Återhämtning och vila Främst skall medlemmar i krisledningsgruppen bytas ut enligt upprättat schema, varvid de personer som blir avlösta i första hand beger sig hem för återhämtning. I vissa fall kan det vara nödvändigt att medlemmar ur krisledningsgruppen finns i stabsrummets närhet alternativt har långt hem varvid transport kan vara tidskrävande etc. Vilrum på driftkontoren alt. kontorslokaler. Hotellrum bokas av Viaegencia. Viktigt att ha framförhållning vid bokning som måste ske dagtid, vardagar. Transport I tur och ordning gäller nedan alternativ för att transportera sig till stabsrummet alternativt till ev. olycksplats (gäller främst SOI):. Egen bil. Taxi utlägg erhålles i efterhand. Regionens bilar (bilpool) Eftersträva samåkning där detta är möjligt. Parkering sker främst på intilliggande sjukhusparkering. Parkering vid Västfastigheters driftkontor kan innebära logistikproblem för ordinarie verksamhet. Bokning och tillgång av regionens bilar är i regel begränsat till vardagar. Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 7 av 9

8 Ansvar Chef krisledningsgruppen Stabschefen Ytterst ansvarig för krishanteringsarbetet jämte personalförsörjningsplanen Ansvarig för att personalförsörjningsplanen aktiveras Kontrollerar att antaget schema efterlevs och reviderar schemat vid behov Ansvarig och har mandat att styra över stabsmedlemmarnas arbetstider, vilket i praktiken kan betyda att byta ut medlemmar i krisledningsgruppen om de av någon anledning inte kan utföra sin uppgift (utarbetade, tagna av stundens allvar, personligt påverkade ect). Håller krisledningens ordförande underrättad om antagen och reviderad personalförsörjningsplan Stabsadministratören Assisterar stabschefen vid upprättande och revidering av schema och tider då medlemmar skall bytas ut Kommunicerar antaget och uppdaterat schema till samtliga medlemmar i krisledningsgruppen, även de som inte samlats Placerar sammanställt schema på väl synlig plats i stabsrummet Saknas ersättare i tid skall stabsadministratören kontakta dem och underrätta stabschefen om aktuell status Tillser att krisledningsgruppens medlemmar får tillgång mat, fika och dryck i stabsrummets omedelbara närhet eller på förutbestämda platser. Tillser att krisledningsgruppens medlemmar får tillgång till avskildhet och vila när detta är nödvändigt. Samtliga medlemmar Alla medlemmar i krisledningsgruppen har ett personligt ansvar för sin fysiska och psykiska uthållighet. Detta innebär intag av mat och dryck samt återhämtning när detta utspisas. Alla medlemmar i krisledningsgruppen ansvarar för varandras psykiska och fysiska hälsa och välbefinnande i händelse av en samhällsstörning. Upplevs någon medlem må dåligt måste detta meddelas stabschef och HR-avdelningen i syfte att ersättas och vid behov erbjudas krisstöd. Ordinarie arbetsuppgifter skall inte påverka individers krishanteringsförmåga utan delegeras till förutbestämd roll/person. Skulle man av någon anledning känna att man inte kan utföra sin uppgift skall medlemmarna underrätta stabschefen. Krisledningsgruppen samtliga roller är dubblerade och återhämtning är fullt möjlig och skall även genomföras för att uppnå bästa resultat i krisledningsarbetet. Sida 8 av 9 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

9 Schema aktiverad krisorganisation Datum Plats Notering Händelse Tidsaxel Realtid Krisledningsgruppen Krisgruppens ordförande Stabschef Loggansvarig Stabsadministratör Ansvarig kommunikation Ansvarig analys och omvärldsbevakning Stöd och förstärkningsresurser Område Drift och Service Område Kund och Fastighet Område Teknik Område Projekt Krisstöd (HR) Analys Analys TiB SOI Mall schema aktiverad krisorganisation Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 9 av 9