Innehåll. Förord... 7 Begrepp och förkortningar... 8 Mer att läsa...15

Transkript

1 Innehåll Förord... 7 Begrepp och förkortningar... 8 Mer att läsa INLEDNING...17 Vad är en beställare?...17 Vad gör en beställare? Vilka kompetenskrav ställs?...18 Varför är behovet av kompetenta beställare så angeläget?...20 Beställarens problem...21 Många upphandlingar omfattar mindre belopp...22 Läsanvisning och disposition...22 Avgränsningar...24 Mer att läsa STRATEGISK PLANERING OCH BESLUT...27 Vad är strategi och strategiskt perspektiv?...27 Strategi som plan...28 Strategi som position...31 Konkurrenskrafterna som påverkar positionen...33 Strategi som position och förändring av position...34 Strategi som handlingsmönster...35 Resursbaserade strategiperspektiv...36 Olika typer av strategiskt beteende...36 Planeringsverktyg för ett proaktivt systematiskt arbetssätt...38 Strategiskt inköpsarbete...38 Marknadsförutsättningar...39 Sammanfattning...41 Beställare och projektarbete...42 Beställare och förändringsarbete...42 Förändring som en process...44 Mer att läsa ANSKAFFNINGSPROCESSEN...47 Vad ska anskaffas?...47 Moment i anskaffningsprocessen...47 Processen...48 Anskaffningsprocessen i detalj...49 Problem och systemfel i bygganskaffningsprocessen...51 Framgångsfaktorerna är många...57 Mer att läsa MÅL, BEHOVSANALYS OCH PROGRAM...59 Introduktion...59 Vikten av att skapa en god relation till brukarna...62 Grundläggande förutsättningar för relationen med brukare...63 INNEHÅLL 3

2 Relationen brukare beställare projektledare...65 Hantering av brukaraspekterna i byggprocessen...71 Hantering av olika målbilder...80 Funktionskrav...81 Produktivitetsförbättring genom förändring...81 Från behovsanalys till program...92 Mer att läsa ANSKAFFNINGSSTRATEGI...99 Egen regi upphandlad tjänst?...99 Anskaffningens omfattning Vad skall inte konkurrenssättas? Effekt av vald strategi Strategins omfattning Faktorer som påverkar valet av anbudsinfordran och ansvars- och ersättningsform Val av ansvarsform Utförandeentreprenad Totalentreprenad Mängdpriskontrakt Funktionsentreprenad Ansvarsformens påverkan på utvecklingen Samverkansformer några under utveckling Upphandling av förvaltningsentreprenader Energy Performance Contracting, EPC Beställaren som förändringsagent Mer att läsa KONKURRENSSTRATEGI Idén om utnyttjande av konkurrens Varför beställa? Mål med upphandling Beställarstrategiskt förhållningssätt Hur öka konkurrensen? Mer att läsa UPPHANDLINGSSTRATEGI Inledning Anbudsinfordran Välj tidpunkt för upphandling Val av ansvarsform Värdering av anbudsgivare Värdering av anbud Svårt värdera anbud med lång garantitid Incitament Intressentanalys Riskanalys Mer att läsa SPELREGLER Allmänt Samhällets styrning av upphandlingsprocessen Offentlig upphandling INNEHÅLL

3 Samhällets styrning av byggande och förvaltning Bygglovsprocessen Upphandling av anläggningar och byggnader Upphandling av konsulttjänster Upphandling av utförandeentreprenad Allmän Material- och Arbetsbeskrivning, AMA CoClass ett nytt klassifikationssystem Upphandling av totalentreprenad Allmänna bestämmelser för upphandling av förvaltningstjänster Mer att läsa FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Allmänt Förvaltningsentreprenader Brister i förfrågningsunderlag Uppföljning av vald beställarstrategi Mer att läsa STYRNING AV MOTTAGNINGSPROCESSEN Allmänt Startmöte och etableringsfasen Byggmöte och annan driftstyrning av byggentreprenader Driftmöte och annan styrning av förvaltningsentreprenader Övertagandeproceduren vid byggentreprenader Reklamationer Mer att läsa ERFARENHETSÅTERFÖRING OCH KUNSKAPSUPPBYGGNAD Introduktion Kunskap och lärande Erfarenhetsåterföring Kunskap och lärande i och från projekt Väl beprövad teknik och projektarbete Kunskap och lärande i projektbaserade organisationer Utvärdering av utförd tjänst Modell för hantering och uppföljning av brukaraspekter Mer att läsa REFLEKTIONER Beställarens farliga O:n Finns en fullständigt rationell process? Beställaren kan skapa problem! Mer att läsa INNEHÅLL 5

4 Förord Flera statliga utredningar har pekat på bristen på kompetenta beställare av bygg-, konsult- och förvaltningstjänster och framhållit att bristen varit en starkt bidragande orsak till de problem med oväntade kostnadsökningar och klagomål på upphandlade tjänster som upplevts i bygg- och fastighetsbranschen. Jag har en stor del av mitt yrkesverksamma liv som byggledare bidragit med min kompetens genom att företräda olika beställare i deras anskaffningsprocess. Parallellt med det praktiska arbetet har jag varit engagerad i forskning och utbildning inriktad på effektivare upphandling av tjänster inom bygg- och fastighetssektorn. I denna bok har jag kombinerat mina praktiska och teoretiska kunskaper och erfarenheter i avsikt att ge beställare av tjänster några nycklar till en framgångsrik upphandling. Boken är skriven både för aktiva beställare och för högskolestudenter som är intresserade av de grundläggande kunskaper som professionella beställare av tjänster behöver för att vara framgångsrika i sina upphandlingar. Tekn dr Sofia Pemsel, som bland annat bedrivit forskning inriktad på beställarens kunskapsuppbyggnad och brukarhantering, har varit mig behjälplig och författat större delen av kapitel 3 och 9, för vilket jag är mycket tacksam. Ett stort tack till alla beställare och entreprenörer som jag har samarbetat med på ett eller annat sätt under nästan 50 år som jag varit verksam inom bygg- och fastighetssektorn. Alla har på ett eller annat sätt lämnat bidrag till denna bok. Vidare ett tack till kollegorna vid avdelningen för Byggproduktion, LTH, och vid Malmö Högskola som bidragit med konstruktiva synpunkter och naturligtvis till alla kursdeltagare med vilka jag diskuterat beställarfrågor. Varje diskussion har bidragit till mitt lärande och ökat min kunskap i ämnet. De fall som redovisas i boken har med avsikt anonymiserats. Skulle Du händelsevis känna igen ett fall eller en situation beror det naturligtvis på att det finns många likartade fall och inte på att jag beskriver just det fall eller den situation, som Du tycker dig känna igen. I anslutning till varje kapitel under rubriken Mer att läsa finns de referenser som utgjort underlag till texten i kapitlet samt andra förslag på källor som kan vara aktuella för dem som vill fördjupa sig inom det område som behandlas i kapitlet. Med förhoppning om många framgångsrika upphandlingar och trevlig läsning! Höllviken augusti 2018 Bengt Hansson FÖRORD 7

5 0 Inledning Vad är en beställare? I många sammanhang anskaffas material och tjänster för att uppnå uppställda mål för en verksamhet. Här kommer att fokuseras på beställningar av tjänster och då särskilt i byggoch fastighetssektorn och inte köp av material och/eller maskiner. Som beställare definieras den som i förfrågningsunderlag, beställning eller kontrakt är uppdragsgivare. En byggherre kan själv fungera som beställare eller överlåta detta på någon annan. I ett byggprojekt finns normalt beställare i fler led. Förutom beställaren som upphandlar entreprenaden fungerar även entreprenören som beställare av underentreprenader. I projektledningssammanhang är beställaren normalt projektägare och har därmed det övergripande ansvaret för projektet. En fastighetsägare kan fungera som beställare alternativt överlåta detta arbete eller funktion på ett förvaltningsföretag som i sin tur beställer behövda tjänster. En tjänst är en aktivitet eller funktion som tillför ett värde till mottagaren. Värdet utgörs ofta av ett bestående fysiskt objekt, men det behöver inte vara så. En stor del av tjänsterna omfattar underhåll av anläggningar där syftet är att bevara eller återställa ett värde. Andra tjänster kan omfatta drift av en anläggning. Historiskt har tjänster främst associerats med stödfunktioner till mänskligt leverne, som städning, uppassning, barnpassning eller liknande som då vanligen utförts av tjänstefolk, personer anställda av mottagaren. Dessa basala tjänster utförs numera huvudsakligen av personer som inte är anställda av mottagaren, utan de tillhandahålls av företag med anställda och i en leverantör kund-relation. Upphandling av tjänst innebär inte anställning, utan det är ett annat alternativ som kan väljas för att få ett arbete utfört. I byggsammanhang talas då om att arbetet utförs i egenregi. Beställare av tjänst innebär per definition inte arbetsgivareansvar, men det innebär inte sällan arbetsmiljöansvar på grund av att beställaren givits ett samordningsansvar i lagstiftningen. Om en entreprenör på ett eller annat sätt missköter sin tjänst tvingar ofta omvärlden beställaren att bära en stor del av ansvaret. Här följer några exempel där beställaren måste ta ansvar för entreprenörens arbete: Ansvar för bristande städning En resenär upplever att ett tåg är dåligt städat. Tågresenärerna kommer dock inte att ställa den entreprenör till ansvar som utfört den bristfälliga städningen av tåget. Resenären vet normalt inte vad denna entreprenör heter eller vilket ansvar denne entreprenör har. I många fall vet resenären inte ens att det finns en entreprenör. Klagomålet kommer helt naturligt att riktas till bolaget som ansvarar för tågtrafken och som i bästa fall är beställare av städningen. Ansvar för snöskottning Den anlitade entreprenören hade inte halkbekämpat gångbanan, utan en person halkar och skadar ryggen svårt. Fastighetsägaren och beställaren krävs på ansvar av gångtrafikan- 0 INLEDNING 17

6 ten. Den drabbade vet oftast inte att det funnits en entreprenör med i bilden som utfört ett uppdrag åt beställaren. Inledningsvis måste fastighetsägaren och beställaren enligt lagstiftningen ta ett ansvar för att det är halkbekämpat. Ansvaret kan civilrättsligt vara överfört på en entreprenör, men det vet inte brukaren. Här kommer utgångspunkten att vara den professionella beställaren. Med professionell beställare menas beställare som gör upprepade upphandlingar till skillnad från beställaren som gör enstaka upphandlingar eller en upphandlande konsument. Hit hör exempelvis en privatperson som köper ett bostadshus. Vad gör en beställare? Vilka kompetenskrav ställs? En sökning på nätet med sökordet beställare gav träffar efter 044 sekunder i janauari Den dominerande andelen av träffarna kan hänföras till bygg- och fastighetssektorn. En annan stor grupp beställare återfinns inom informationsteknikområdet och då ofta på grund av att upphandlingen på ett eller annat sätt blivit problemfylld. Beställarens roll har ofta stora likheter med en spindel som snabbt intar en central position, gör sin insats och därefter positionerar sig vid sidan i avvaktan på att en ny insats behöver göras. Beställaren leder anskaffningen av en tjänst till någon som i sin tur låter andra bruka den. Tjänsten utförs av en entreprenör som ofta är en extern organisation, även om det i större organisationer förekommer olika former av interna upphandlingar. Beställaren måste agera under beaktande av samhällets regler och i en omvärld som särskilt för offentliga upphandlare är starkt reglerad. I praktiken måste olika typer av standarder som förekommer i bygg- och fastighetssektorn beaktas för att samarbetet med entreprenörerna ska fungera störningsfritt. För att verkställa anskaffningen i bygg- och fastighetssektorn måste beställaren såsom illustreras i figur 1 hantera olika aktörers intresse. Huvudaktörerna är vanligen fastighetsägaren, brukarna och/eller kunderna och entreprenörerna. Det omgivande samhällets krav måste naturligtvis också beaktas. Samhället representeras på det lokala planet ofta av byggnadsnämnden eller Arbetsmiljöverket. Med fastighetsägare jämställs huvudmannen (Trafikverket eller kommunen) för den anläggning såsom väg eller järnväg, som ska anskaffas. Formellt är denna aktör inte alltid en fastighetsägare. Beställarens arbete har stora likheter med en företagsledares intressentadministration. Upphandlingsuppdraget innebär i praktiken ansvar för projektledningen av anskaffningen, och ibland upphandlas även detta uppdrag externt. För genomförande av projekt krävs ett projektdirektiv, mer om detta längre fram. Många beställare betraktar sig inte som projektledare även om de i praktiken är det. Den professionelle beställaren ska organisera anskaffningen av tjänster, vilket ställer följande krav på kompetens. Han, som naturligtvis lika ofta kan vara en kvinna, förväntas kunna: Samverka med alla aktörer i processen. Leda kunskaps- och innovationsutvecklingen inom fackområdet. Värdera tjänster ur ett hållbarhetsperspektiv. Hantera informationsteknik och miljöfrågor, särskilt i tidigt skede INLEDNING

7 Fastighetsägare Kund, brukare Beställaren Samhällets styrning Entreprenörer Figur 1. Beställarens position i bygg- och fastighetsförvaltningsprocessen. Kunna verka inom ramen för gällande lagar och föreskrifter samt branschstandarder. Hantera verksamhetens krav på de tjänster som ska handlas upp. Kunna det fackområde inom vilket upphandlingen ska ske (med kunna menas att kunna formulera mätbara krav för den tjänst som ska upphandlas). Aktuella delmarknader och deras aktörer. Kunna förhandla. Kunna upprätta kvalificerade förfrågningsunderlag samt infordra och utvärdera anbud eller i korthet kunna genomföra aktuella upphandlingar. Utforma tjänstens storlek så att tillräckligt många aktörer är intresserade. Följa upp och kontrollera att överenskommen tjänst erhålles. (Beställaren ska ha kunskap om hur en kontroll och uppföljning av en utförd tjänst ska göras men behöver inte själv kunna utföra arbetet.) Beställaren ska vara en välinformerad aktör med kunskap om och förståelse för: Den organisation som beställaren verkar i och för, dess kultur. Kundernas och brukarnas specifika behov av den tjänst som ska upphandlas. Den avvägning som måste göras mellan den planerade upphandlingen och marknadens förmåga att tillgodose det behov som behöver upphandlas. Förändringar i intressenternas engagemang. Hanteringen av förändringsprocesser. Hanteringen av risker, vilket innebär att villkor och avtalstider måste utformas under beaktande av aktörernas förmåga och kapacitet så att en avvägd riskexponering erhålles. 0 INLEDNING 19

8 Mot bakgrund av ovanstående kompetenskrav är det inte ovanligt att många beställare har en mångårig erfarenhet inom olika verksamhetsområden för att klara arbetsuppgiften. I många organisationer skiljs rollerna beställare och upphandlare åt. Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande ansvar för upphandlingsprocessen. Upphandlaren ansvarar för: Utformning av förfrågningsunderlaget i sin helhet. Information till anbudsgivarna under upphandlingsprocessen. Genomförande av kvalificeringsproceduren (av entreprenörer). Prövning och utvärdering av anbuden (tillsammans med beställaren). Upprättande av tilldelningsbeslut. Här kommer upphandlaren att betraktas som en del av beställarrollen. Varför är behovet av kompetenta beställare så angeläget? Anskaffningen av byggnader via byggprojektet utgör en betydande andel av all anskaffning av tjänster, inte minst gäller detta den offentliga upphandlingen. År 2016 betalade upphandlande myndigheter i stat, kommun och landsting ut cirka 780 miljarder kronor till cirka privata och offentliga företag och andra organisationer. I över hälften av upphandlingarna används lägsta pris som tilldelningsgrund. Över hälften av upphandlingarna får mellan noll och tre anbud. Den vanligaste branschen att upphandla från är anläggningsarbete. I denna värdering ingår inte lokalhyror. Upphandlingsvolymen för exempelvis städtjänster är 16 miljarder kronor, varav den offentliga sektorn upphandlar för ca 4 miljarder kronor. Volymen tjänster som de professionella beställarna upphandlar är svår att exakt beräkna. Det förekommer uppgifter om att den offentliga andelen är i storleksordningen 200 miljarder, dvs cirka hälften av den totala offentliga upphandlingen. Den privata sektorn torde upphandla tjänster i ungefär samma volym som den offentliga sektorn, men osäkerheten i beräknade belopp är stor. Trots att volymen tjänster inte exakt kan bestämmas är det uppenbart att beställarna, och då särskilt de offentliga beställarna, hanterar upphandlingar för mycket stora belopp och därmed har en nyckelroll i bygg- och fastighetsbranschen vilken kan sammanfattas på följande sätt: Upphandlingarna av tjänster är numerärt många och monetärt stora. Beställarna styr och utformar ramar för aktörerna i bygg- och förvaltningsprocessen. Beställarna bestämmer aktörernas samverkansformer. Beställarna köper komplexa system där funktionskraven inte sällan är otydligt formulerade. Beställarna styr innovations- och kunskapsutvecklingen INLEDNING

9 Beställarens problem Offentliga beställare drabbas ofta av att den budgeterade kostnaden överskrids. Erfarenheter från internationella transportinfrastrukturprojekt visar på följande problem: 9 av 10 projekt har kostnadsöverskridande i genomsnitt av storleksordningen ca 40 % för järnvägsprojekt, ca 30 % för bro- och tunnelprojekt och ca 20 % för vägprojekt. 9 av 10 järnvägsprojekt har haft en övervärdering av framtida antalet passagerare med cirka 100 %. För vägtrafikprognoserna gäller att 50 % av prognoserna har mer än 20 % fel. Andra förekommande problem är tidsöverskridande, dvs att projekt som upphandlas inte blir färdiga i tid. Vidare förekommer det att de tjänster som upphandlas inte ger de funktioner som avsågs med upphandlingen. Den upphandlade snöskottningen har exempelvis inte fungerat på tillfredsställande sätt eller den trasiga gatubelysningen har inte reparerats tillräckligt snabbt ur kundens perspektiv. Professionella beställare, särskilt då med offentliga uppdrag, påverkas starkt i sitt val av strategi av dessa vanligt förekommande problem. De blir i praktiken ägare av problemen och agerar därefter. Beställarna söker trygga anskaffningsprocessen på olika sätt, och det blir centralt att välja en strategi under vilken anskaffningen av tjänsten kan ske inom ramen för budget och inom planerad tid. Förutom de uppenbara problemen i form av tids- och kostnadsöverskridande och att de upphandlade tjänsterna inte har givit tillfredsställande funktioner förekommer andra problem förknippade med att en upphandling av tjänster alltid medför ett förändringsarbete. I detta arbete måste attityder och övertygelse hos nyckelaktörer hanteras liksom aspekter såsom makt och politik. Politiska aktörer ger inte sällan restriktioner för upphandlingen som leder till att den tjänst som handlas upp blir ineffektiv och eller onödigt kostnadskrävande och därmed upplevs som besvärande för många beställare. För såväl privata som offentliga beställare är intressenthanteringen viktig för en framgångsrik upphandling. Politikernas inflytande kan ha en avgörande betydelse för genomförande av projekt. Exempelvis styrdes placeringen av tunneln genom Hallandsåsen i första hand av politiska beslut och inte av var den tekniskt sett borde ha placerats för att få ett genomförande till minsta resursförbrukning. Vid byggandet av Öresundsbron valde politikerna att kombinera väg- och tågtrafik för att få en politisk majoritet för beslutet att bygga. Enbart en vägbro över Öresund fanns det ingen politisk majoritet för, och företrädarna för tågtrafik var ointresserade av en bro för enbart tågtrafik. Med konceptet att avgifterna från vägtrafiken skulle bidra till tågtrafiken kunde ett beslut drivas igenom. Konsekvenserna av en misslyckad anskaffningsprocess kan bli förödande och resultera i atttjänsten inte blir klar i tid, att anskaffningskostnaderna blir betydligt högre än budget eller att tjänsten/anläggningen inte innehåller avsedda funktioner. Här följer några exempel på misslyckade anskaffningsprocesser: Kostnadsöverskridande vid byggande av konserthus för Danmarks Radio Kostnaderna för det nybyggda konserthuset ingående i den så kallade DR-Byen i Köpenhamn för Danmarks Radio steg från 900 miljoner till 2,6 miljarder danska kronor, huvudsakligen orsakat av bristande projektledning. Danmarks Radio tvingades på grund av det inträffade att minska sin personalstyrka med 300 personer, vilket betydde att nästan var tionde anställd förlorade jobbet på grund av den misslyckade anskaffningen. 0 INLEDNING 21

10 Kostnadsöverskridande vid byggande av tunneln genom Hallandsåsen Banverket startade 1992 byggandet av tunneln genom Hallandsåsen. Den färdiga tunnelsträckningen ska bestå av två parallella enkelspårstunnlar om vardera 8,6 km. Tunneln skulle enligt den första tidplanen stå färdig 1997 till en beräknad total kostnad om 1,3 miljarder. Olika problem har kantat projektet, men huvudorsaken till att tunneln inte blivit färdig som planerat får tillskrivas bristande projektledning. Tunneln öppnades i slutet av 2015 till en kostnad om ca 11 miljarder. Konsekvensen av förseningen är att järnvägstrafiken över hela sträckan Göteborg Malmö inom överskådlig tid har stora problem att konkurrera med landsvägstrafiken. Rederi sa upp beställningskontrakt på grund av försening Ett rederi beställde ett fartyg för transport mellan Mariehamn (Åland) och Kapellskär (Sverige). På grund av omfattande strejker vid det spanska varvet blev leveransen kraftigt försenad. Sju månader efter att fartyget skulle ha levererats var det bara halvfärdigt. Rederiet sa, mot denna bakgrund, upp kontraktet och löste fartygsfrågan på annat sätt. Konsekvensen blev att rederiet under lång tid fick stå utan ett modernt fartyg. Sverige står utan militärhelikoptrar på grund av sen leverans På grund av en misslyckad beställning förväntas de helikoptrar som beställts för en leverans år 2008 inte komma kunna göra en slutlevereras förrän tidigast år 2020, och därmed kommer försvaret att sakna moderna helikoptrar under lång tid. Beställningen gjordes år 2001 tillsammans med Norge, Danmark och Finland. Misslyckandet utreddes och utredaren ansåg att förklaringen till fiaskot låg på både beställare- och leverantörssidan. Industrin ansågs ha svårt att leverera stora komplexa utvecklingsprojekt, och varje enskilt land hade för stora särkrav. Många upphandlingar omfattar mindre belopp Trots att det som tidigare nämnts upphandlas för totalt sett mycket stora belopp är antalet upphandlingar som omfattar tjänster för små belopp stort, antagligen överstigande 80 % av antalet. En försiktig bedömning är att % av den totala volymen omfattar lägre belopp. Begreppet lägre belopp är definierat vid offentlig upphandling. Mer om detta i kapitel 7 Spelregler. I syfte att minska de totala kostnaderna för upphandling av tjänster till låga värden väljer många beställare att öka andelen ramavtal för dessa tjänster. Det ger färre upphandlingstillfällen. Läsanvisning och disposition Här följer en kort beskrivning av bokens disposition. Beställarrollen har inledningsvis definierats liksom varför beställarens roll är viktig och vilka krav som ställs på beställarens kompetens. Vidare har några exempel redovisats som belyser konsekvenserna av bristande kompetens i beställarrollen. Beställarens val av strategi är central, och den första nyckeln till framgång är valet av strategi. I kapitel 1 ges de teoretiska grunderna i strategisk planering och om förändringsarbete. Alla upphandlingar innebär ett övervägande av potentiella förändringar. Anskaffningsprocessen beskrivs översiktligt i kapitel 2. Boken följer i stort en linjär beskrivning av anskaffningsprocessen. Beställarens andra nyckel är att förstå anskaff INLEDNING

11 ningsprocessen så att nödvändiga åtgärder vidtas i god ordning för att nå upphandlingens mål. I kapitel 3 diskuteras den behovsanalys som ligger till grund för varje tjänsteupphandling. Hur ska den göras? På vilket sätt ska kunder och brukare involveras i anskaffningsprocessen? Det är några frågor som ska besvaras i syfte att ge beställaren bättre verktyg för att uppnå en yttre effektivitet i upphandlingen, dvs att rätt behov tillgodoses. Den tredje nyckeln är att förstå brukarnas och kundernas behov så att rätt tjänst upphandlas (i tid, som uppfyller rätt funktionskrav och till rätt kostnad). Värdet för kunder/brukare är centralt, eftersom detta i sin tur normalt även genererar värde för fastighetsägaren respektive ägaren av anläggningen som beställer tjänsterna. I kapitel 4 diskuteras valet av anskaffningsstrategi. För de flesta beställare finns alltid alternativet att anskaffa tjänsten i egen regi, dvs med egen anställd personal. I avsnittet behandlas hur olika avtalsvillkor påverkar exempelvis kunskapsutvecklingen och innovationsprocessen. Nyckel nummer fyra är att inte köpa sådana tjänster som med lägre resursförbrukning och mindre risk kan tillgodoses i egen regi. Med föreställningen att konkurrens skapar en hållbar utveckling diskuteras i kapitel 5 olika strategier för att åstadkomma konkurrens och hur beställaren genom sitt agerande kan undvika att skapa monopol. Den femte nyckeln till framgång är att vid varje upphandling skapa en konkurrenssituation som gör att entreprenörerna utvecklar sina anbud och leveranser. Allt i syfte att varje ny upphandling ska leda till ett ökat värde för beställare per satsad krona jämfört med tidigare upphandling. Själva upphandlingen av tjänsten kräver en planering och ett medvetet agerande som behandlas i kapitel 6. Här lämnas exempel på strategier som påverkar möjligheten att genomföra upphandlingen framgångsrikt. Den sjätte nyckeln till framgång är att utnyttja de regelverk som finns för själva upphandlingsprocessen på bästa sätt och utifrån detta välja en klok strategi. Alla beställare arbetar under vissa tvingande lagar och regler, men det finns därtill ett utrymme för att skapa spelregler som ger en framgångsrik upphandling. De arbetar i en omvärld där avtalslagen och lagar som behandlar mutor och bestickning gäller. De offentliga beställarna måste följa lagen om offentlig upphandling baserad på bakomliggande EU-direktiv. I bygg- och fastighetsbranschen förekommer ett stort antal branschstandarder som professionella beställare utnyttjar i upphandlingen för att säkerställa anskaffningen. Sjunde nyckeln är att kunna utnyttja tvingande spelregler samt skapa kompletterande regler som stödjer upphandlingen. I kapitel 7 behandlas spelreglerna översiktligt. I Mer att läsa i anslutning till kapitel 7 finns exempel på litteratur som behandlar respektive lag och standard på ett djupare sätt. Utformningen av förfrågan och förfrågningsunderlaget behandlas konkret i kapitel 8. Nyckel nummer åtta till framgång är att förfrågningsunderlag speglar de mål som satts upp för tjänsten som ska upphandlas. Kontroller visar inte sällan att beställaren väljer att utforma upphandlingsprocessen så att proceduren blir enkel och tydlig i sig och att själva resultatet inte alltid blir den bästa för kunder/brukare, dvs beställaren gör en suboptimering av bekvämlighetsskäl. Den tjänst som upphandlas måste på ett eller annat sätt tas emot av beställaren, vilket behandlas i kapitel 9. Nyckel nummer nio till framgång handlar om att den tjänst 0 INLEDNING 23

12 som köps ska tas emot på rätt sätt. Den av beställaren köpta tjänsten ska normalt kopplas samman med annan verksamhet, och då är det viktigt att ställda funktionskrav för tjänsten uppfylls. En nyckel till långsiktig framgång är att beställaren driver en kontinuerlig process som inhämtar och utnyttjar de erfarenheter och den kunskap som varje upphandling ger (erfarenhetsåterföring och kunskapsuppbyggnad). Denna tionde nyckel behandlas lämpligt nog i kapitel 10. Avslutningsvis reflekteras över beställarens roll. Den är i sig inte en nyckel till framgång, utan nyckeln består i att alla beställare bör reflektera över genomförda upphandlingar och därmed lära sig av det som förevarit. Kapitel 11 kan bidra till denna reflektion. Boken innehåller undantagsvis referenser och källhänvisningar i löpande text. I slutet av varje kapitel finns förslag på litteratur där det finns Mer att läsa. Bland dessa förslag till fördjupning finns källor och referenser till respektive kapitel. Avgränsningar Det är enbart den professionelle beställarens köp av tjänster, med en tyngdpunkt på köp av tjänster inom bygg- och fastighetssektorn, som behandlas i denna bok. Konsumentköp av tjänster utelämnas helt. Mer att läsa Bergman M, Offentlig upphandling och offentliga inköp Omfattning och sammansättning, Konkurrensverket, Stockholm, Boyd D & Chinyio E, Understanding the construction client, Blackwell Publishing, Byggherreforum (Byggherrarna), Byggherrens roll och uppgifter, Stockholm, Gadde L-E & Håkansson H, Professionellt inköp, Studentlitteratur, Hansson B, Olander S & Persson M, Kalkylering vid bygg- och fastighetsutveckling, Svensk Byggtjänst, Stockholm, Hammarkvist K-O, Köpprocessen för nya produkter på byggmarknaden, Ekonomiska forskningsinstitutet, Stockholm, Hansson B, Olander S & Christiansson H, Begrepp i bygg- och fastighetssektorn, Svensk Byggtjänst, Stockholm, Laurell-Stenlund K, Ryd N & Vennström A, Client s decisions in strategic briefs and their impact on user values, Proceedings 25th Annual ARCOM Conference, Association of Researchers in Construction Management, Nottingham, Nilsson J-E, Bergman M, Pyddoke R, Den svåra beställarerollen, Om konkurrensutsättning och upphandling i offentlig sektor, SNS förlag, INLEDNING

13 Oresten Bertil, Rätt upphandling, U.P.O.S., Sveriges kommuner och landsting, Stockholm, Rönnberg R, Beställaren i utvecklingsprocessen tid som konkurrensmedel, Licentiatuppsats 2005:11, Luleå tekniska universitet, Luleå, Vennström A, Beställarrollen inom en lokal fastighetsmarknad: beslutsfaktorer vid initieringen av ett byggprojekt, Licentiatuppsats 2004:15, Luleå tekniska universitet, Luleå, Vennström A & Eriksson P E, Client perceived barriers to change of the construction process, Construction Innovation: Information, Process, Management, Vol. 10 Issue: 2, pp , Länkar INLEDNING 25