Miljöhandbok för Mark-Vatten-Miljöcentrums miljöledningssystem

Transkript

1 Miljöhandbok för Mark-Vatten-Miljöcentrums miljöledningssystem Uppdaterad För senaste versionen, se MVM:s webb (internt.slu.se/mvm/miljo). Bilagor och en del redovisande dokument är inte inkluderande, på MVM:s webb finns alla dokument.

2 Innehåll Introduktion till miljöledning Introduktion till miljöledningssystemet Miljöpolicy och miljömål MILJÖPOLICY FÖR SLU Miljömål Verksamheten Beskrivning av verksamheten Miljöaspekter Organisation och ansvar Laglista och Lagefterlevnad Utbildning och kompetensutveckling Verksamhetsrutiner Rutin för nödlägesberedskap Rutin för kommunikation Rutin för resor i tjänsten Rutin för forskning och fortlöpande miljöanalys Rutin för forskarutbildning Rutin för grundutbildning Rutin för kemikaliehantering Rutin för kontor och gemensamma utrymmen Rutin för fältarbete Rutin för avfallshantering Miljöhänsyn vid inköp vid SLU Dokumentstyrning Dokumentstyrning Dokumentförteckning Revisioner och ledningens genomgång Ledningens genomgång Internrevision Uppföljning Uppföljning Avvikelser och förbättringsförslag Avvikelser och förbättringsförslag

3 Introduktion till miljöledningssystemet MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Dok.nr SLU-271 Version: 1.0 Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: (4) Miljöledningssystem De två huvudsyftena med att upprätta ett miljöledningssystem är att se till att miljölagstiftning och andra miljörelaterade regler följs och att verksamheten fortlöpande förbättras så att dess miljöprestanda ökar. I förordningen SFS 2009:907 om miljöledning i statliga myndigheter krävs att statliga myndigheter ska införa miljöledningssystem. Miljöledningssystemet följer standarden ISO 14001:2004 är uppbyggt enligt figuren nedan. Vid införandet av ett miljöledningssystem definieras roller och ansvarsområden inom miljöarbetet. Sedan kartläggs vilka delar inom verksamheten som har störst miljöpåverkan. Dessa delar definieras som miljöaspekter vilka kan vara både positiva och negativa. Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

4 Introduktion till miljöledningssystemet MVM SLU (4) Utifrån miljöaspekterna och verksamhetens miljöpolicy formuleras miljömål. Mål ska sättas för de viktigaste orsakerna till miljöpåverkan alternativt för orsaker till miljöpåverkan där stor förändringspotential finns eller för orsaker till miljöpåverkan som har högt symbolvärde till exempel för att motivera personalen eller visa externa intressenter att organisationen har ett aktivt miljöarbete. Övergripande miljömål formuleras och inom ramen för dessa sätts detaljerade mål. För varje mål upprättas en handlingsplan där det framgår vad som ska göras, när och vem som är ansvarig. Miljötänkandet integreras i verksamheten genom att rutiner för det dagliga arbetet skapas, personalen får miljöutbildning och genom att kommunikationskanaler för miljöarbetet etableras. Resultaten av miljöarbetet följs upp kontinuerligt. Miljöhandboken I Mark-Vatten-Miljö-(MVM)-centrums miljöhandbok finns all övergripande information om hur systemet är uppbyggt, hur verksamheten ser ut, rutiner för ett mer miljöanpassat arbete och rutiner för uppföljning. För mer information om dokumenten i miljöhandboken se dokument DokumentstyrningMVM (SLU-284). Miljöhandboken finns tillgänglig för alla anställda i digitalt format på MVMcentrums webbsida 1. Mer information om miljöledningssystemet Planering För att miljöarbetet ska kunna genomföras på alla nivåer i verksamheten är det viktigt att roller och ansvarsfördelning inom miljöarbetet klargörs och dokumenteras. För detta ändamål finns en förteckning med aktuella miljökrav och hur de berör MVM-centrums verksamhet. Förteckningen omfattar de viktigaste lagar, förordningar och föreskrifter inom Sveriges och EU:s miljölagstiftning, samt andra miljörelaterade krav. I förteckningen beskrivs kort hur MVM-centrum berörs av kraven samt hur efterlevnaden kontrolleras. 1

5 Introduktion till miljöledningssystemet MVM SLU (4) Verksamhetens miljöaspekter (orsaker till miljöpåverkan) samt hur stor deras påverkan är och i vilken utsträckning det finns möjlighet att minska den negativa och öka den positiva miljöpåverkan kartläggs kontinuerligt. MVM-centrums miljöpolicy ska uttrycka klustrets ambition att minska verksamhetens miljöpåverkan. Miljöpolicyn ska efterlevas i den dagliga verksamhet. Alla medarbetare ska känna till vad som står i miljöpolicyn och var man kan hitta den. Policyn ligger till grund för formuleringen av miljömål, tillsammans med verksamhetens betydande miljöaspekter. Miljömålen sätts för att verksamhetens miljöprestanda ska förbättras. Miljömålen omfattar i första hand de betydande miljöaspekter som givits prioritet ett (högsta) (se dokument Miljöaspekter MVM (SLU-300)), men mål kan också sättas för sådant som är lätt att åtgärda och saker som har symboliskt värde för medarbetare eller externa intressenter. Mål måste inte sättas för alla betydande miljöaspekter, men alla ska hållas under observation. Genomförande För att miljöarbetet ska kunna genomföras i verksamheten behöver personal på olika nivåer i klustret miljöutbildning som är anpassad till deras arbetsuppgifter och förkunskapsnivå. Kommunikation är viktigt för miljöarbetet, både för att informera personal, ledning och externa intressenter och för att få in synpunkter. Genom upprättandet av kommunikationsrutiner inom klustret underlättas detta. Samtidigt säkerställer en dokumentstyrningsrutin att aktuella dokument i miljöledningssystemet hanteras effektivt och är tillgängliga samt arkiveras på lämpligt sätt. Verksamhetsrutiner har upprättats för att förebygga och minska miljöpåverkan genom att beskriva det bästa sättet att göra saker på så att miljöpolicy, lagar och andra krav följs. Instruktioner finns för följande verksamheter: - Grundutbildning - Forskarutbildning - Forskning och FOMA - Resor i tjänsten - Fältarbete - Avfallshantering - Kontor och gemensamma utrymmen - Kemikaliehantering - Inköp (SLU-gemensam) - Offentlig upphandling (SLU-gemensam)

6 Introduktion till miljöledningssystemet MVM SLU (4) Uppföljning Uppföljning är centralt inom miljöarbetet för att kunna bedöma om åtgärder fungerar, om mål nås och för att kunna avgöra vilka ytterligare åtgärder som behöver göras för att förbättra miljöprestandan. Alla betydande miljöaspekter övervakas och valideras för att kunna veta om verksamhetens miljöpåverkan ändrar sig och om ytterligare åtgärder behöver vidtas. De betydande miljöaspekterna listas och mäts kontinuerligt med angivna nyckeltal. Uppföljning sker en gång per år. Uppföljning av om instruktionerna fungerar bra och efterlevs sker vid interna och externa revisioner. Förbättringar Vid interna revisioner följs upp hur bra miljöledningssystemet fungerar i praktiken och om rutiner, lagar och miljöpolicy efterlevs. Revisionerna leds vanligtvis av en internrevisor från en annan del av SLU. Ledningen är ansvarig för att miljöledningssystemet fungerar och att verksamheten förbättrar sin miljöprestanda. För att ledningen ska hållas uppdaterad om hur väl systemet fungerar och för att säkerställa att nödvändiga beslut fattas hålls genomgångar där miljösamordnare och ledningens representant i miljöfrågor informerar om miljöarbetet och ledningen fattar beslut om kommande åtgärder, mål, resurser med mera. Vid ledningsgenomgångarna följs resultat upp och planering inför kommande period sker.

7 MILJÖPOLICY FÖR SLU Dokumentägare: Johanna Sennmark Fastställt av: Fastställt den: Martin Melkersson Dok.nr SLU-77 Version: (1) MILJÖPOLICY FÖR SLU SLU:s verksamhetsidé enligt styrelsens beslut Styrelsen för universitetet beslutade den 29 september 2009, 69, dnr SLU ua /09, att SLU:s verksamhetsidé ska lyda: SLU utvecklar kunskapen om de biologiska naturresurserna och människans förvaltning och hållbara nyttjande av dessa. Detta sker genom utbildning, forskning och fortlöpande miljöanalys i samverkan med det omgivande samhället. Utöver verksamhetsidén ska alla anställda vid universitetet agera enligt följande miljöpolicy: SLU ska medverka till en ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbar utveckling. Miljötänkande och miljöaspekter ska integreras i allt beslutsfattande och i all verksamhet inom alla SLU:s arbetsenheter. SLU:s miljöarbete är en långsiktig process, som bygger på ständiga förbättringar med vid varje tidpunkt gällande miljölagstiftning som grund. Rektors beslut. Dnr SLU ua. Fe Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

8 Miljömål MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Fastställt av: Willem Goedkoop Fastställt den: Dok.nr SLU-285 Version: (2) Miljömål för Mark-Vatten-Miljöcentrum Ett antal långsiktiga, övergripande mål formuleras för MVM-centrum. Miljömålen ska omfatta en bestämd tidsperiod och vara kvantifierbara då det är praktiskt möjligt. För varje miljömål upprättas en handlingsplan (se SLU-303, bilaga till detta dokument) där det tydligt framgår vilka aktiviteter som ska genomföras för att målet ska uppnås inom den givna tidsramen. För aktiviteterna (se SLU-303) specificeras vad som ska göras, när och av vem, samt nyckeltal och metod för uppföljning. Mål för tjänsteresor MVM-centrum ska bidra till SLU:s mål att minska koldioxidutsläppen från tjänsteresor, bland annat genom att: Minska koldioxidutsläppen från inrikes flygresor med 10 % per helårsanställd jämfört med 2013 års nivå senast vid slutet av Mål för grundutbildning MVM-centrum ska verka för att kurser/utbildningars innehåll relateras till hållbar utveckling, bland annat genom att: Alla programstudierektorer ska senast vid utgången av 2016 ha genomgått en workshop omfattande tre dagar om utbildning för hållbar utveckling. Vid utgången av 2017 ska minst 75 % av kursledarna ha genomgått fortbildningen i hållbar utveckling som erbjuds av SLU, eller utbildningar med motsvarande innehåll. Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

9 Miljömål MVM SLU (2) Mål för Fortlöpande miljöanalys I enlighet med SLU:s mål för verksamhetsgrenen Fortlöpande miljöanalys ska MVMcentrum verka för att i än högre grad bidra till samhällets miljöarbete, genom att möjliggöra att användningen av data som genereras inom fortlöpande miljöanalys blir större bland landets beslutsfattare, myndigheter, forskare och allmänhet. Det ska därför bli tydligare vilka data som finns tillgängliga och att de uppfyller SLU:s grundläggande kvalitetskrav, genom att: Alla projekt/verksamheter inom fortlöpande miljöanalys med datahantering ska senast ha påbörjat åtgärdsarbete som innebär att information om verksamhetens data kan göras tillgängliga via SLU:s webb. Inom 1,5 år efter påbörjat åtgärdsarbete eller senast ska åtgärdsarbetet inom verksamhetens processer vara slutfört och det ska finnas information på SLU:s webb, s.k. metadata, om vilka miljöanalysdata som finns tillgängliga.

10 Beskrivning av verksamheten MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Dok.nr SLU-272 Version: 1.0 Fastställt av: Willem Goedkoop Fastställt den: (5) Beskrivning av verksamheten Verksamheten omfattar Institutionen för energi och teknik (ET), Institutionen för vatten och miljö (IVM), Institutionen för mark och miljö (MoM), Mark-Ekologiskt-Kemiskt övningslaboratorium och intendenturen vid MVM-centrum. Institutionerna ingår i Fakulteten för naturresurser och jordbruksvetenskap (NJ-fakulteten) och Fakulteten för skogsvetenskap (Sfakulteten) vid Sveriges lantbruksuniversitet med bas i Uppsala enligt nedan. NJ- och S- fakulteterna Institutionen för energi och teknik Institutionen för vatten och miljö Institutionen för mark och miljö MEKÖL Intendenturen vid MVM-centrum: Intendenturråd Föreståndare Intendent Intendenturen leds av ett intendenturråd som består av en föreståndare, institutionernas prefekter, en intendent, föreståndare för MEKÖL, med flera. Intendenten är ansvarig för att genomföra de beslut som fattas av intendenturrådet och för att samordna intendenturfrågor på MVM-centrum. Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

11 Beskrivning av verksamheten MVM SLU (5) Institutionen för energi och teknik Institutionen för energi och teknik (ET) Ledningsgrupp Administration IT-stöd Forskargrupp Bioenergi Forskargrupp Biometri och systemanalys Forskargrupp Kretsloppsteknik Forskargrupp Lantbrukets teknik och system Forskargrupp Logistik och transport Institutionen har ca 45 anställda och omsättningen är i storleksordningen 33 miljoner kronor per år. Institutionen är lokaliserad i MVM-centrum (MVM-centrum) våning fem. Institutionen brukar även en lagerlokal, Magasinet (C4:66). Institutionen bedriver forskning och undervisning inom områdena bioenergi, biometri och systemanalys, kretsloppsteknik, lantbrukets maskin- och energisystem, logistik och transport samt matematik och statistik. Institutionen bedriver forskarutbildning inom biometri och teknologi. Vid institutionen finns även forskarlaboratorium. Institutionen för vatten och miljö Institutionen för vatten och miljö (IVM) Administration IT-stöd Verkstad Sektionen för geokemi och hydrologi Sektionen för ekologi och biodiversitet Sektionen för organisk miljökemi och ekotoxikologi Verksamheten är lokaliserad i MVM-centrum och en verkstadslokal på campus. Institutionen nyttjar även ett gasförråd vid BioCentrum och ett båtförråd i Sävja. Institutionen har cirka 110 anställda. Verksamheten leds av prefekten som har ett rådgivande verksamhetsråd och ett strategiskt råd till stöd vid beslutsfattande. Omsättningen är i storleksordningen 100 miljoner kronor per år.

12 Beskrivning av verksamheten MVM SLU (5) Verksamheten består av forskning, utbildning och fortlöpande miljöanalys. Huvuddelen av forskningen fokuserar på hur föroreningar, markanvändning och klimatförändringar påverkar akvatiska ekosystem, både kemiskt och biologiskt. Fortlöpande miljöanalys bedrivs inom programmen Försurning, Sjöar och vattendrag, Skog, Organiska risksubstanser och metaller samt Övergödning. Institutionen är på uppdrag av Havs- och vattenmyndigheten datavärd för data som insamlats från sötvatten inom nationell och regional miljöövervakning. Vid institutionen finns fem laboratorier, varav tre är ackrediterade av SWEDAC. De ackrediterade laboratorierna är Laboratoriet för Geokemi, Laboratoriet för Organisk miljökemi och Laboratoriet för Biodiversitet. Marklaboratoriet och Forskarlaboratoriet är inte ackrediterade. Institutionen för mark och miljö Institutionen för mark och miljö (MoM) Administration IT-stöd Laboratorieverksamhet Biogeokemi och miljöanalys Biogeofysik och vattenvård Jordbearbetning och hydroteknik Växtnäring och markbiologi Precisionsodling och pedometri Huvuddelen av institutionens verksamhet är förlagd till det klustergemensamma MVMcentrum på Ultuna, men avdelningen för precisionsodling och pedometri, med ca 15 anställda, finns i Skara. Institutionen har totalt ca 135 anställda. Omsättningen är ca 130 mkr per år. Prefekten är chef och har en rådgivande ledningsgrupp. Verksamheten består av forskning, utbildning, fortlöpande miljöanalys (FOMA) och samverkan. Det finns laboratorier för analys av jord- och växt- och vattenprover, dessutom ett beredskapslaboratorium för analys av radionuklider. Forskningens syfte är att ta fram kunskaper för en hållbar markanvändning och behandlar markens roll för bl. a växtproduktion, växthusgaser och utlakning. Påverkan på marken av t ex klimatet och förorenande ämnen studeras också. Inom institutionens kurser deltar ca 100 studenter per år och det finns ca 30 doktorander. FOMA bedrivs på uppdrag av Naturvårdsverket inom fyra av SLU:s elva bevakningsområden, nämligen Jordbrukslandskap, Organiska risksubstanser och metaller, Skog (genom Markinventeringen) och Övergödning. Institutionen är värd för data som insamlats genom nationell och regional miljöövervakning inom programmen

13 Beskrivning av verksamheten MVM SLU (5) Jordbruksmark och Luft (enligt Naturvårdsverkets indelning). Institutionens laboratorieverksamhet bedrivs delvis i en särskild laboratorieorganisation, Marklabb, som är ackrediterat av SWEDAC. Mark-Ekologiskt-Kemiskt övnings-laboratorium (MEKÖL) NJ-Fakultetens speciallokaler för utbildning, enheten Mark-Ekologiskt-Kemiskt övningslaboratorium (MEKÖL), är lokaliserad till MVM-centrum. MEKÖL har en anställd laboratorieingenjör (heltid), en föreståndare (motsvarande prefekt) samt administrativ personal (deltider om tillsammans cirka 25 %). MEKÖL tillhandahåller laboratorielokaler, apparatur, instrument och kemikalier för kurser på grundutbildningsnivå inom t ex kemi, ekologi och markvetenskap. Service i form av beredande av vissa kemikalier och lösningar, framplockande och bortplockande av kemikalier och utrustning i samband med kursers laborationer, underhåll av apparatur och instrument ingår också i MEKÖL:s verksamhet. MEKÖL bedriver ingen undervisningsverksamhet i sig, utan har som enda uppgift att tillhandahålla lokaler, utrustning och viss service för laboratorieverksamhet som bedrivs på SLU:s institutioners grundutbildningskurser. Arbetet vid MEKÖL leds av den av dekanus utsedda föreståndaren (motsvarar i stort sett en prefekt). Adress och kontaktuppgifter Platsnamn Institutionen för energi och teknik Postadress Box Uppsala Webbsida Platsnamn Postadress Webbsida Platsnamn Postadress Webbsida Platsnamn Postadress Webbsida Institutionen för vatten och miljö Box Uppsala Institutionen för mark och miljö Box Uppsala Mark-Ekologiskt-Kemiskt övningslaboratorium Box Uppsala Besöksadress Lennart Hjelms väg 9 Telefon (växel) Fax Organisationsnummer

14 Beskrivning av verksamheten MVM SLU (5) SLU centralt SLU, Box 7070, Uppsala. Tel: Avgränsningar för certifiering Undervisningslokaler ingår inte i certifieringen. Mark och miljös verksamhet i Skara och en lokal i Lövsta för provlagring omfattas inte av denna certifiering

15 Miljöaspekter MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: Dok.nr SLU-300 Version: (12) Genomförande Verksamhetens samtliga miljöaspekter identifieras och kvantifieras. Miljöaspekterna skattas utifrån påverkan och förekomst (1-3). Värdet 1 betecknar liten påverkan/låg förekomst och värdet 3 stor påverkan/hög förekomst. Även drivkrafter att förändra miljöpåverkan värderas (1-3). Drivkrafter syftar på hur angeläget och möjligt det är att förändra miljöaspektens påverkan. Slutligen görs en prioritering av miljöaspekterna med hjälp av summan av påverkan och förekomst samt drivkrafter. En summa över 11 ger prioritet 1 (högsta prioritet), en summa 8-10 ger prioritet 2 och 4-7 ger prioritet 3, se tabellen nedan. Betydande miljöaspekter som givits prioritet 1 målsätts, prioritet 2 ligger i vänteläge och prioritet 3 lämnas utan åtgärd. Uppdatering av miljöaspektlistan och miljöaspekternas prioritering görs vid väsentliga förändringar i verksamheten eller minst vart femte år. Betydande miljöaspekter Enligt tidigare analyser orsakas en betydande negativ miljöpåverkan vid MVM-centrum av tjänsteresor, kylning av lokaler, fältarbete, laboratoriearbete och farligt avfall. MVM-centrum har en betydande positiv miljöpåverkan genom utbildning, forskarutbildning, forskning och fortlöpande miljöanalys (FOMA). En sammanfattning ges i följande tabell. Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

16 Miljöaspekter MVM SLU (12) Betydande negativ miljöaspekt Påverkan och förekomst + Summa Prioritet Drivkrafter Lokaler Kyla Resor Tjänstebil Privatbil Flyg inrikes < 50 mil Flyg inrikes > 50 mil Flyg utrikes < 50 mil Flyg utrikes > 50 mil Fältarbete Maskinell utrustning (bränsleförbrukning) Flyttning av provtagningsutrustning mellan provtagningsplatser Laboratoriearbete Användning av kemikalier Arbete med isotoper Gaser till instrument Farligt avfall Kemikalie- och riskavfall Övrigt Betydande positiv miljöaspekt Påverkan och förekomst + Summa Prioritet drivkrafter Grundutbildning Kurser Examensarbeten Forskarutbildning Forskning Fortlöpande miljöanalys (FOMA)

17 Miljöaspekter MVM SLU (12) Negativ påverkan Energianvändning MVM-centrums lokaler är energisnåla. Bättre rutiner och inställningar bör kunna minska energianvändningen ytterligare. MVM-centrum kyls i nuläget med fjärrvärme. Flytten 2011 innebar både minskad lokalyta och energiförbrukning för värme men ökad elförbrukning (10 %) samt tillkomst av energianvändning för kylning av lokalerna. Vattenförbrukningen har minskat med mer än 50 % och energianvändningen för uppvärmning och kylning har minskat med drygt 50 %. Resor För miljöuppföljning av tjänsteresor finns i dagsläget inget heltäckande system. Det går att få statistik från resebyråer (flyg- och tågresor), från ekonomisystemet (resor med privatbil), från fakturor (taxi, hyrbilar och -bussar) samt från loggbok för tjänstebil. För tjänstebilar kan även statistik över bränsleförbrukningen tas fram från fakturor. Resor som anställda beställt själva och lagt ut för kan i dagsläget inte räknas med i sammanställningen. Önskemål har framförts till ansvariga för reseräkningssystemet om en utveckling av systemet så att även statistik över antal resta kilometer och typ av bränsle kan tas fram. Flygresor står för den största delen av koldioxidutsläppen. De långa resorna är svåra att ersätta med andra transportmedel men för korta flygresor, speciellt inrikes, är det lättare att hitta mer miljövänliga alternativ som tåg. Korta inrikes flygresor har därför getts prioritet 1. Verksamheten är beroende av tillgång till tjänstebil för t ex transport av tung utrustning i samband med fältarbete. Dock finns potential till förbättring genom att t ex byta tjänstebil (och privatbil) mot mer miljövänligare alternativ, ersätta resor med andra transportmedel där bilen inte är ett krav eller optimera användandet av gemensamma bilar. Fältarbete Vid fältarbete används viss maskinell utrustning som dieseldriven båt och traktor. När utrusning flyttas mellan olika provtagningsplatser finns risk för miljöpåverkan genom spridning av exempelvis kräftpest. Laboratoriearbete I laboratoriearbetet hanteras kemikalier, radioaktiva isotoper och gasflaskor till instrument. En stor utrensning av gamla kemikalier gjordes i och med flytten Kemikalieanvändning regleras genom rutiner och registreras i Klara.

18 Miljöaspekter MVM SLU (12) Avfall Befintlig rutin reglerar inköp av datorer och ny rutin för hantering av elektronikavfall reglerar återvinning/återanvändning av avlagda datorer och datorutrustning centralt för hela SLU. Farligt avfall (kemikalie- och riskavfall) regleras med befintliga rutiner och hålls under övervakning och mätning. Positiv påverkan MVM-centrum genererar en positiv miljöpåverkan genom kunskapsuppbyggnad och kunskapsförmedling. Exempelvis bedrivs forskning och utveckling av teknik för uthållig produktion och konsumtion av livsmedel, livsmedelskedjans logistiksystem, teknik för uthålliga bränslesystem, säkra återföringssystem för växtnäring och organiskt material, modellering av biologiska system och processer, akvatiska ekosystem och marksystem med olika former av markanvändning, föroreningar, miljöpåverkan och klimatförändringar. Vår verksamhet ökar kunskapen om människans påverkan på miljön och om det rådande miljötillståndet. Detta möjliggör väl underbyggda beslut i miljöfrågor i samhället. Utbildning av studenter och doktorander leder till positiva miljöeffekter genom framtida yrkesutövning och ökad miljömedvetenhet i vardagen. Examensarbeten och liknande rapporter sprider också kunskap direkt till avnämarna. Alla positiva miljöaspekter bedöms som betydande. Grundutbildningen ses som högst prioriterad positiv miljöaspekt.

19 Miljöaspekter MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: Dok.nr SLU-300 Version: (12) Miljöaspektlista Aktivitet Utsläpp till luft Utsläpp till vatten Utsläpp till mark Användning av råvaror och resurser Energianvändning Energiutstrålning Avfall Precisering av miljöaspekt Kommentar Kvantitativt 1-3 Kvalitativt 1-3 Summa 2-6 Betydande miljöaspekt Externa drivkraft 1-3 Interna drivkraft 1-3 Summa 4-12 Prioritering 1-3 Direkt påverkan Lokaler Elförbrukning Värme Kyla Vatten Resor X X X X MWh, 158 kwh/m 2 (2012) 284 MWh, 43 kwh/m 2 (2012) MWh 98 kwh/m 2 (2012) m 3, 306 l/m 2 (2012) Från Akademiska hus. Debiterad el (=80%). Från Akademiska hus. Klimatkorrigerad värme, debiterad (=50%) Från Akademiska hus X Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

20 Miljöaspekter MVM SLU (12) Aktivitet Utsläpp till luft Utsläpp till vatten Utsläpp till mark Användning av råvaror och resurser Energianvändning Energiutstrålning Avfall Precisering av miljöaspekt Kommentar Kvantitativt 1-3 Kvalitativt 1-3 Summa 2-6 Betydande miljöaspekt Externa drivkraft 1-3 Interna drivkraft 1-3 Summa 4-12 Prioritering 1-3 Tåg Hyrbuss Tjänstebil Hyrbil Privatbil X X X X X mil, 0,32 kg CO 2 (2012) MoM: 16 tillfällen (2011) IVM: 0 mil ET: 11 tillfällen MoM: mil, kg CO 2 (2012) IVM: mil, kg CO 2 (2012) ET: 651 mil, 1106 kg CO 2 (2011) MoM: mil, kg CO 2 (2012) IVM: mil (2011) ET: 464 mil, 687 kg CO 2 (2011) MoM: mil, kg CO 2 (2012) IVM: utnyttjas ej ET: 959 mil, 1630 CO 2 (2011) Statistik från resebyrån Fakturor Från loggbok Uppgifter från fakturor X X

21 Miljöaspekter MVM SLU (12) Aktivitet Utsläpp till luft Utsläpp till vatten Utsläpp till mark Användning av råvaror och resurser Energianvändning Energiutstrålning Avfall Precisering av miljöaspekt Kommentar Kvantitativt 1-3 Kvalitativt 1-3 Summa 2-6 Betydande miljöaspekt Externa drivkraft 1-3 Interna drivkraft 1-3 Summa 4-12 Prioritering 1-3 Taxi X Miljötaxi enligt SLUs avtal Flyg inrikes < 50 mil Flyg inrikes > 50 mil Flyg utrikes < 50 mil Flyg utrikes > 50 mil Fältarbete X X X X mil kg CO 2 (2012) mil kg CO 2 (2012) mil CO 2 (2012) mil kg CO 2 (2012) Statistik från resebyrån, via Per Frimodig på SLU X X X X Maskinell utrustning (bränsleförbrukning) Engångsmaterial Gödsling av försök X X X MoM: 6000 l diesel, 20 l olja (2013) ET :400 l diesel (2008) IVM: 150 l bensin (2012) Liten mängd plastpåsar och pappkartonger Mycket liten omfattning IVM: Mälarbåten (Loggbok) Enligt försöksplan X

22 Miljöaspekter MVM SLU (12) Aktivitet Bekämpning i försök Rengöring av utrustning Fältelektronik t.ex. flödesmätare, syrgasmätare, elektroder Fordonsservice:Förbrukn ingsmaterial till bilar t.ex. olja, spolarvätska Fordonsservice: Biltvätt Flyttning av utrustning mellan provtagningsplatser Laboratoriearbete Utsläpp till luft Utsläpp till vatten X X Utsläpp till mark X X Användning av råvaror och resurser Energianvändning Energiutstrålning Avfall Precisering av miljöaspekt Mycket liten omfattning Mycket liten omfattning Kommentar Enl. gällande regelverk. Registeras i KEMIA. Kvantitativt 1-3 Kvalitativt 1-3 Summa 2-6 Betydande miljöaspekt Externa drivkraft 1-3 Interna drivkraft 1-3 Summa X X Omfattning okänd, men troligtvis liten Omhändertas på godkänd anläggning bensinstation Omhändertas på godkänd anläggning bensinstation Risk för spridning av patogener och invasionsarter X Prioritering 1-3 Användning av kemikalie X Registreras i KEMIA x Arbete med isotoper X Inom ramen för gällande tillstånd 250 MBq; Ingår i SLU:s tillstånd x

23 Miljöaspekter MVM SLU (12) Aktivitet Utsläpp till luft Utsläpp till vatten Utsläpp till mark Användning av råvaror och resurser Energianvändning Energiutstrålning Avfall Precisering av miljöaspekt Kommentar Kvantitativt 1-3 Kvalitativt 1-3 Summa 2-6 Betydande miljöaspekt Externa drivkraft 1-3 Interna drivkraft 1-3 Summa 4-12 Prioritering 1-3 Avlopp från laboratorier X Inom ramen för gällande tillstånd Mängderna godkända enl. Uppsala kommun Engångsmaterial vid laboratoriearbete MoM: 200 kg plast som skickas till återvinning X Et: Plastflaskor (återvinns) (1-10 kg). Övriga engångsartiklar ej kvantifierbart Gaser till instrument Dragskåp X X IVM: Plastflaskor (återvinns) 1000kg. Övriga engångsartiklar ej kvantifierbart. Se Kemikaliehantering vers 1 Energiklassade x Kylar, frysar, konstantrum X Energiklassade

24 Miljöaspekter MVM SLU (12) Aktivitet Utsläpp till luft Utsläpp till vatten Utsläpp till mark Användning av råvaror och resurser Energianvändning Energiutstrålning Avfall Precisering av miljöaspekt Kommentar Kvantitativt 1-3 Kvalitativt 1-3 Summa 2-6 Betydande miljöaspekt Externa drivkraft 1-3 Interna drivkraft 1-3 Summa 4-12 Prioritering 1-3 Kontor och gemensamma utrymmen Datorer, skrivare kopiatorer X Cirka 500 datorer MoM har 275 datorer, ET har 75 datorer och IVM har 150 datorer Pappersförbrukning Lunchrum X X Avfall källsorteras Levererar bara kostnad för utskrifterna Lokalvård Avfall Konventionellt avfall Farligt avfall: Kemikalieoch riskavfall X X X MoM: 34 kg sorterade småkemikalier 84 kg riskavfall, skärande/stickande Köpt tjänst uppdragstagare med miljöpolicy Sköts av hyresvärden Betalas per år till Akademiska hus x

25 Miljöaspekter MVM SLU (12) Aktivitet Utsläpp till luft Utsläpp till vatten Utsläpp till mark Användning av råvaror och resurser Energianvändning Energiutstrålning Avfall Precisering av miljöaspekt Kommentar Kvantitativt 1-3 Kvalitativt 1-3 Summa 2-6 Betydande miljöaspekt Externa drivkraft 1-3 Interna drivkraft 1-3 Summa 4-12 Prioritering kg kontrollbränning 8 kg spillolja (2012) Et: 5 kg sorterade småkemikalier 70 kg kontrollbränning (2012) Farligt avfall: Övrigt X IVM: 39 kg sorterade småkemikalier 56 kg riskavfall, skärande/stickande 4 kg kvicksilverhaltiga instrument 7 kg lösningsmedel halogent klorerade (2012) 250 kg Elektronik 10 kg batterier glödlampor 0 lysrör 0 lågenergilampor (2012) x

26 Miljöaspekter MVM SLU (12)

27 Organisation och ansvar MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Dok.nr SLU-286 Version: 1.0 Fastställt av: Willem Goedkoop Fastställt den: (3) Syfte Att definiera roller, ansvarsområden och befogenheter i organisationsstrukturen så att MVMcentrums miljöpolicy efterföljs och att miljömålen uppfylls. Miljöansvarsområden och ansvariga Ledningen Ledningen består av prefekterna för institutionerna för energi och teknik, vatten och miljö och mark och miljö, föreståndaren för Mark-Ekologiskt-Kemiskt övnings-laboratorium (MEKÖL) samt MVM-centrums intendent. Ledningen fattar gemensamma beslut om miljöledningssystemet. Företrädare för ledningen är intendenturrådsföreståndare som skriver under ledningens beslut. Ledningen ansvarar för att: miljöledningssystemet fungerar och är anpassat till verksamheten rutiner, lagar och andra krav efterlevs lagefterlevnaden följs upp dokument gällande miljöpolicy, miljömål och ansvarsfördelning fastställs tillräckliga resurser för att miljöarbetet ska kunna genomföras tillsätts en ledningens representant utses resultaten av MVM-centrums miljöarbete kommuniceras internt och externt miljörevisioner genomförs årligen Prefekter Respektive prefekt ansvarar för att: miljöarbetet genomförs i den dagliga verksamheten på institutionen miljösamordnare på respektive institution utses Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

28 Organisation och ansvar MVM SLU (3) Föreståndare för MEKÖL Föreståndare för MEKÖL ansvarar för att: miljöarbetet genomförs i den dagliga verksamheten inom MEKÖL Ledningens representant i miljöfrågor säkerställer att ett miljöledningssystem är upprättat, infört och underhållet i enlighet med kraven i ISO 14001:2004 uppdaterar laglistan och sammanställer resultat från uppföljning av lagefterlevnad rapporterar miljöledningssystemets prestanda till ledningen rapporterar rekommendationer om förbättringar till ledningen är kontaktperson för miljösamordnarna upprättat årlig budget för MVM-centrums miljöarbete fastställer dokument i miljöledningssystemet utom miljöpolicy, miljömål och ansvarsfördelning Miljösamordnare bevakar lagändringar och meddelar relevanta lagförändringar till ledningen uppdaterar verksamhetsrutiner så att de överensstämmer med lagen rapporterar miljöledningssystemets prestanda till ledningens representant rapporterar rekommendationer till förbättringar till ledningens representant är kontaktperson för personalen och informerar om miljöarbetet tar fram mål och handlingsplaner i samverkan med prefekten och ledningens representant för miljöarbetet på institutionen utvecklar i samverkan med övriga miljösamordnare och ledningens representant miljöledningssystemet inom MVM-centrum medverkar vid introduktion till nyanställda deltar i uppföljning av det praktiska miljöarbetet upprättar, fastställer och uppdaterar dokument i miljöledningssystemet utom miljöpolicy, miljömål och ansvarsfördelning upprättar och arkiverar styrande och redovisande dokument

29 Organisation och ansvar MVM SLU (3) Gruppchefer Med gruppchefer menas forskargrupps-, sektions-, avdelnings- och laboratoriechefer. ansvarar för att miljöarbetet genomförs i den dagliga verksamheten tillser att verksamheten följer lagar och regler samt rutinerna i miljöledningssystemet fastställer dokument som berör egen verksamhet beslutar om åtgärder för att avhjälpa avvikelser och hantera förbättringsförslag Studierektorer Studierektorer har ansvar för miljöarbetet inom grund- och forskarutbildningen. Studierektorerna har befogenhet att vidta åtgärder inom sitt ansvarsområde för att åtgärda avvikelser och hantera förbättringsförslag. All personal Varje medarbetare har ansvar för att: följa miljölagstiftningen i sitt dagliga arbete följa de rutiner som finns hålla sig informerad om institutionens miljöpolicy och miljömål rapportera avvikelser och förbättringsförslag

30 Laglista och Lagefterlevnad Dokumentägare: Camilla Källman Fastställt av: Fastställt den: Johanna Sennmark Dok.nr SLU-84 Version: (3) Laglista och Lagefterlevnad 1 Syfte Att säkerställa att lagar och andra miljörelaterade krav uppdateras och efterlevs. 2 Omfattning De viktigaste lagarna, förordningarna och föreskrifterna inom Sveriges och EU:s miljölagstiftning samt andra miljörelaterade krav som berör SLU (miljöcertifierade verksamheter). 3 Genomförande SLU prenumererar på lagövervakningstjänsten Notisum. Genom att logga in på Notisum finns alltid uppdaterade laglistors, specifikt för den enhet/institution man tillhör. Samtliga anställda på SLU har rätt att se laglistan. För att skapa ett användarnamn, maila till infra-miljo@slu.se. När du har ett användarnamn kan du ändra i den laglista som till hör din institution/enhet. Här finns länken till laglistan: eller gå in direkt på Notisum: Här finns en film från utbildningen i Laglistan som erbjöds den 7 februari 2014: Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

31 Laglista och Lagefterlevnad SLU-84 2 (3) Både manualer och filmer om hur man använder laglistan finns på Notisum. 3.1 Miljöhusesyn inom Lantbruksdriften rutin och dokumentation Miljöhusesyn är ett verktyg och stöd för Lantbruksdriften, och ger lantbruksegendomarna en samlad information om lagstiftning inom miljö, djurskydd samt foder- och livsmedelssäkerhet. Genom att använda miljöhusesyn blir det lättare att kontrollera att produktionen på egendomarna följer gällande lagstiftning. Lantbruksdriftens driftledare på egendomarna ska årligen utföra miljöhusesyn genom att: Besvara frågorna i checklistan Fylla i blanketten Åtgärdsplan Skicka åtgärdsplanen till de föreningar och livsmedelsföretag som efterfrågar den Spara en kopia (kvitto) av genomförd miljöhusesyn på respektive egendoms sharepointplats På ledningens genomgång ska kopia av genomförd miljöhusesyn och framtagen åtgärdsplan för respektive egendom presenteras och godkännas Kombinationen av laglistan på Notisum och miljöhusesynen säkerställer att Lantbruksdriften efterlever alla de lagar, förordningar och regler som gäller för verksamheten. 4 Kontroll av lagefterlevnad Kontroll av lagefterlevnad ska ske en gång per år genom att man använder rapportverktyget lagefterlevnadskontroll (LEK) i Notisum. Företrädesvis sker LEK innan ledningens genomgång eftersom det är ett av underlagen till detta möte. Det är miljösamordnaren som har ansvaret att initiera och slutföra lagefterlevnaden men det är en fördel om verksamhetsutövare själva genomför sin del. 5 Hur man kopplar ett dokument från arbetsplatsen till laglistan: Alla andra åtgärder i laglistan är beskriven bra i manualen som finns under HJÄLP på Notisum men hur man länkar SLU- dokument förklaras här. Gå in på knappen Inställningar i som finns i själva laglistan vid varje lag. Gå in under fliken Noteringar och länkar, fyll i fälten. I fältet för länken kopierar du adressen som arbetsplatsen har gett dig när du har öppnat rätt dokument. Resultatet ser ut som exemplet nedan

32 Laglista och Lagefterlevnad SLU-84 3 (3) 6 Ansvar Prefekten eller motsvarande har det övergripande ansvaret för att de lagar och andra krav som berör verksamheten efterlevs. Miljösamordnaren med ansvar för laglistan i respektive certifikat har ansvar att: fylla i de olika fälten i laglistan, hålla sig a jour med laguppdateringar, uppdatera rutiner så att de överensstämmer med lagen samt att meddela relevanta lagförändringar till ledningen. en kontroll av lagefterlevnad genomförs årligen. Varje medarbetare har själv ansvar för att följa miljölagstiftningen i sitt dagliga arbete. SLU-Miljö har ansvar att 2 gånger per år bevaka om helt nya lagar tillkommit genom att använda sökningen på Notisum. Bevakning/Nya regler /ämnesfokus Kontakt med Notisum Administrera användare och system Avtal med Notisum finns hos SLU Miljö Common:\Miljöledning\Notisum

33 Utbildning och kompetensutveckling MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Dok.nr SLU-287 Version: 2.0 Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: (1) Miljökompetens En kartläggning av kompetens och utbildningsbehov inom miljöområdet utförs årligen och dokumenteras, se tabellen nedan. En årlig utbildningsplan upprättas för att säkerställa att alla får nödvändig kompetens. Genomförd miljöutbildning dokumenteras i bilaga till detta dokument, kompetenstabellen uppdateras och närvarolistor samlas i dokumentet Genomförda utbildningar i miljö i mappen Redovisande dokument på SLU:s arbetsplats. Alla anställda ska känna till miljöpolicyn och ha kännedom om miljöledningssystem, särskilt de verksamhetsrutiner som berör det egna arbetet. Alla anställda ska få regelbunden utbildning och information om miljöledningssystem. Alla chefer ska känna till relevant miljölagstiftning och arbetsplatsens betydande miljöpåverkan. Cheferna ska känna till relevanta delar av miljöledningssystemet. Ledningens representant ska ha fördjupad kunskap i miljöledning. Miljösamordnare ska ha relevant specialistkunskap för att kunna sköta miljöledningssystemet, handlägga övergripande miljöfrågor samt vara resurspersoner för organisatoriska miljöfrågor. Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

34 Rutin för nödlägesberedskap MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Dok.nr SLU-290 Version: 2.0 Fastställt av: Annika Nordin Fastställt den: (8) Nödlägesberedskap Syfte Verksamheten behöver identifiera möjliga nödlägen och olyckor som kan påverka miljön och planera hur en sådan situation ska hanteras. Där så är praktiskt möjligt ska även verksamheten regelbundet öva beredskap för dessa. Ansvar Prefekter/Chef/Föreståndare är ansvarig för att berörd personal känner till och följer de rutiner som finns. Prefekt/verksamhetsledare ansvarar för att brandsäkerhets- och utrymningsövningar genomförs. Detta bör genomföras en gång per år. Utförare kan vara annan än inom egen organisation, t.ex. personal från SLU Säkerhet. Miljöriskinventering En miljöriskinventering görs för att identifiera risker för miljöpåverkan vid olyckor och rutiner för hur man ska agera vid olyckor för att minska miljöpåverkan införs och övas. Miljöriskinventeringen, tabell nedan, uppdateras vart femte år eller vid väsentliga förändringar av verksamheten. Vid identifiering av nya olycksrisker ska instruktioner upprättas eller revideras med syfte att förhindra eller minska negativ miljöpåverkan vid olycka. Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

35 Rutin för nödlägesberedskap MVM SLU (8) Brand och utrymning Det systematiska brandskyddsarbetet regleras i SLU:s centrala riktlinjer, se SLU Säkerhets webbsida 1 och Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778). Brandsläckningsutbildning samordnas vid MVM-centrum genom intendenturen. Utbildning i brandsäkerhet genomförs vid behov eller när mindre än 85 % av personalen saknar denna utbildning. Utrymningsplaner och brandsläckare ska finnas uppsatta vid så kallade räddningsstationer och personalen ska vara informerad om var dessa finns, samt var uppsamlingsplatsen är. Räddningsstationerna har även brandfilt och första hjälpen-utrustning. Vid varje brandsläckare bör det finnas information och karta över lokaliseringen av alla brandsläckare. Brandlarmet är direkt kopplat till Uppsala brandförsvar, som har en brandförsvarstablå där de kan se var larmet utlösts. Larm från trapphusen indikeras också på denna tablå. Vid brand gäller Rädda Larma Varna Släck - Utrym Rädda först de som är i uppenbar fara. Larma brandkåren genom telefonnummer 112. Meddela kortfattat: - Var det brinner - Om det finns innestängda människor - Vad som brinner - Vem som ringer Avtala om möjligt någon som möter brandkåren. Varna övriga som hotas av brand. Släck branden om det bedöms möjligt. Utrym byggnaden/lokalen Uppsamlingsplats: parkeringen vid godsmottagningen (Gerda Nilssons väg 3). När larm utlöses ska alla medarbetare omedelbart lämna byggnaden och ta sig till uppsamlingsplatsen. Stäng om möjligt alla dörrar. Vid utrymningssituation får hissar inte användas. Trapphusen är så kallade nödtrapphus, anpassade för rullstolsburna, med larmknapp på samtliga våningsplan. Larmknappen ska tryckas in om någon som behöver undsättning befinner sig i trapphuset. 1

36 Rutin för nödlägesberedskap MVM SLU (8) Större olyckor I händelse av större olyckor finns en för universitetet central krisorganisation 2 för den krishantering som kan behövas i sådana situationer. Information om krisberedskap och hantering finns på SLUs medarbetarwebb. Ansvar för skadad miljö Nedan finns ett citat från miljöbalken 2 Kap 8. 8 Alla som bedriver eller har bedrivit en verksamhet eller vidtagit en åtgärd som medfört skada eller olägenhet för miljön ansvarar till dess skadan eller olägenheten har upphört för att denna avhjälps i den omfattning det kan anses skäligt enligt 10 kap. I den mån det föreskrivs i denna balk kan i stället skyldighet att ersätta skadan eller olägenheten uppkomma. SLU ska i tillämpliga fall se till att tillfogade skador på miljön återställs. Det kan tex röra sig om återställande vid kemikalieolycka eller skador på miljön som uppkommit på grund av olika försök. Kemikalieolycka Sker olyckor vid laboratoriearbete kan risk för utsläpp av miljöfarliga kemikalier förekomma. Vid fältarbete kan det också förekomma vissa risker för utsläpp av kemikalier. Fältpersonal ska vara extra uppmärksam om de befinner sig inom vattenskyddsområde. Farlig kemikalie i mindre omfattning Ofarligt spill (till exempel svaga lösningar) och spill i mindre omfattning kan torkas upp med papper eller med absorptionsmedel. Farlig kemikalie i större mängd, kemikalieolycka Om någon tappar en större mängd av en farlig kemikalie (till exempel en flaska med saltsyra, svavelsyra, salpetersyra, fenol eller brandfarligt lösningsmedel) måste saneringsarbetet utföras av räddningstjänsten. Gör så här: Lämna lokalen omedelbart Stäng dörren Larma räddningstjänsten, ring 112 och meddela kemikalieolycka Informera dina medarbetare och se till att ingen går in i rummet. 2

37 Rutin för nödlägesberedskap MVM SLU (8) Meddela din närmaste chef / kontakta kommunens miljökontor. Kontakta den centrala miljöfunktionen vid SLU. Kemikaliespill i fält Har du spillt ut en kemikalie som kan transporteras i personbil utan fara för liv och hälsa, gräv upp den kontaminerade jorden och ta med tillbaka till institutionen. Lämna den sedan som farligt avfall. Har du spillt ut kemikalie i ett känsligt område som till exempel ett vattenskyddsområde eller en större mängd kemikalier, ring räddningstjänsten. Glykol och etanol bryts ned relativt snabbt i naturen så om du spillt ut en mindre mängd av dessa kemikalier behövs ingen åtgärd. Ring räddningstjänsten för rådgivning om du är osäker. De vanligaste kemikalierna som vi har med i fält är: etanol, bensin, motorolja, glykol, formalin, jodlösning, mangansulfat och diesel. Incidentrapportering Inträffade miljöskador och oförutsedda miljöincidenter ska rapporteras in till SLU. Detta görs via Incidentrapportering.. Vid skada som kan påverka den yttre miljön (t.ex. kemikaliespill, befarat utsläpp till vatten och luft) ska Miljökontoret i berörd kommun kontaktas. Information om rapportering finns hos SLU miljöarbete.

38 Rutin för nödlägesberedskap MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Dok.nr SLU-290 Version: 2.0 Fastställt av: Annika Nordin Fastställt den: (8) Miljöriskinventering De risker som är särskilt viktiga att uppmärksamma i miljöriskinventering är risk för miljöfarliga utsläpp och brand. Sannolikhet Riskkriterier Mycket sannolikt Ofarligt Jobba med Får ej inträffa Mer än 1 gång/år Sannolikt 1 gång per 1-10 år gång per10-25 år Låg sannolikhet 1 gång per år Mindre än 1 gång per 100 år Små Lindriga Stora Mycket stora Katastrofala Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

39 Rutin för nödlägesberedskap MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Dok.nr SLU-290 Version: 2.0 Fastställt av: Annika Nordin Fastställt den: (8) Konsekvenser Olycksrisk, händelse, situation Effekt på miljön Sannolikhet 1=osannolikt 5=hög sannolikhet Konsekvens 1=försumbar 5=katastrof Riskvärde Sannolikhet x konsekvens Åtgärdsplan Förebyggande vid olycka/nödläge Brand på kontor Brand på laboratorier Oönskat spill (farligt och i större mängd, kemikalieolycka) Luftföroreningar t ex bromeradeflamskyddsmedel. Förorening av miljön via kemikalier i släck-vattnet och röken. Risk för gasavgång och att kemikalien rinner ner i avloppet om olyckan sker i ett utrymme med avlopp Brandlarm samt brandsläckare. Sprinklers Förvara miljöfarliga kemikalier i brandsäkra skåp eller andra brandsäkra utrymmen. Endast mindre mängder finns framme eller förvaras i icke brandsäkra utrymmen Om någon tappar en större mängd av en farlig kemikalie (t.ex. en glasflaska med saltsyra, svavelsyra, salpetersyra, fenol, brandfarlig lösningsmedel) i golvet måste saneringsarbetet utföras av räddningstjänsten. Om mängden är mindre kan sanering göras i samarbete med lokalansvarig och efter konsultation av säkerhetsdatablad. Kemikalieolycka i Risk för gasavgång Endast små mängder brandfarliga Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

40 Rutin för nödlägesberedskap MVM SLU (8) Olycksrisk, händelse, situation Effekt på miljön Sannolikhet 1=osannolikt 5=hög sannolikhet Konsekvens 1=försumbar 5=katastrof Riskvärde Sannolikhet x konsekvens Åtgärdsplan Förebyggande vid olycka/nödläge kemikalieförråd Oönskat spill i fält Spridning av patogener och invasiva arter (fältarbete vid vatten) Spridning av patogener och invasiva arter (provhantering) Förorening av vatten, mark och grundvatten. Drivmedel,olja, små mängder kemikalier (jod, formalin, glykol, etanol) och radioaktivitet Påverkan på ekosystem och sjukdomsspridning. Påverkan på ekosystem och sjukdomsspridning. kemikalier förvaras i icke brandsäkra utrymmen Undvik spill vid påfyllning av drivmedel. Hantera inte större mängd kemikalier än nödvändigt Regleras av rutin för fält- och laboratoriearbete Hantering och destruktion av importerad jord regleras av jordbruksverkets. Importtillstånd skall sökas vid import. Isotoper Cancerframkallande Regleras av rutin för laboratoriearbete Trafikolyckor Förorening av mark och Normalt trafiksäkerhetsarbete vatten Gasolycka Brandfarliga gaser förorsakar brand som ger förorening av miljön via kemikalier i släckvattnet och röken Gastuber förvaras i brandsäkra skåp och utrymmen. Utrymmen med gastuber är märkta med varningsskylt vid dörren.

41 Rutin för nödlägesberedskap MVM SLU (8) Olycksrisk, händelse, situation Effekt på miljön Sannolikhet 1=osannolikt 5=hög sannolikhet Konsekvens 1=försumbar 5=katastrof Riskvärde Sannolikhet x konsekvens Åtgärdsplan Förebyggande vid olycka/nödläge Brandrisk vid heta arbeten i verkstad Explosionsrisk, risk för spridning av kemikalier Brandlarm samt brandsläckare. Förvara miljöfarliga kemikalier i brandsäkra skåp eller andra brandsäkra utrymmen. Endast mindre mängder finns framme eller förvaras i icke brandsäkra utrymmen.

42 Rutin för kommunikation MVM Dokumentägare: Simon Hallstan Dok.nr SLU-289 Version: 2.0 Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: (2) Intern miljökommunikation Ledningen, gruppchefer 2 Alla anställda Gruppchefer 2 Gruppmöten 1 Miljöhandbok Introduktion för nyanställda Lagefterlevnad Miljösamordnare Ledningen Ledningens genomgång Resultat av miljöarbetet Ledningen Miljösamordnare Ledningens genomgång Resultat av miljöarbetet Miljömål Betydande miljöaspekter Relevanta instruktioner Miljörevision Avvikelser och förbättringsförslag Budget för miljöledningsarbete Alla anställda Vad som ska Informationsmottagaransvarig Informations- Informationssätt kommuniceras Miljöpolicy Alla anställda Ledningen Miljöhandbok Gruppmöten 1 Introduktion för nyanställda Lagar och andra krav, uppdatering Miljösamordnare Lednings genomgång Ledningen/Miljösamordnare Gruppmöten 1 Miljöhandbok E-postutskick Introduktion för nyanställda Ledningen Miljösamordnare Ledningens genomgång Ledningen Ledningens Ledningens genomgång representant Synpunkter från anställda Miljösamordnare Anställda Avvikelser och förbättringsförslag Att vi har ett miljöledningssystem enligt ISO Miljöpolicy Övergripande miljömål Relevanta instruktioner Examensarbetare Handledare Introduktion för examensarbetare Institutionsmöten, sektionsmöten, avdelningsmöten, laboratoriemöten med mera. Avdelnings-, forskargrupps-, sektions- och laboratoriechefer Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

43 Rutin för kommunikation MVM SLU (2) Extern miljökommunikation Vad som ska kommuniceras Att vi har ett miljöledningssystem enligt ISO Miljöpolicy Övergripande miljömål Att vi har ett miljöledningssystem enligt ISO Miljöpolicy Miljömål Relevanta instruktioner Att vi har ett miljöledningssystem enligt ISO Miljöpolicy Rutiner för fältarbete Avvikelsehantering Synpunkter från Studenter Externa provtagare Externa intressenter Studenter Externa provtagare Miljösamordnare Informationsmottagare Externa intressenter Informationsansvarig Ledningen Miljösamordnare Studierektor Kursansvarig Miljösamordnare Miljösamordnare Kursansvarig Ansvarig för externa provtagare Externa intressenter eller via anställd på institutionen Informationssätt Sammanfattande information på hemsida Kurshemsida Sammanfattande information på hemsida Sammanfattande information på hemsida Utskick via e-post och brev Kursutvärderingar Avvikelser och förbättringsförslag

44 Rutin för resor i tjänsten MVM Dokumentägare: Annika Nordin Dok.nr SLU-280 Version: 1.0 Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: (3) Rutin för resor i tjänsten Alternativ till resande Den mest miljövänliga resan är den som aldrig äger rum. Undersök därför om det är möjligt att ersätta resan med en videokonferens, telefonkonferens eller ett e-möte via datorn. Mer information om lokaler och bokning av IT-utrustning finns på MVM-centrums webbplats 1, samt på medarbetarwebbens sidor om videokonferenser 2. På den sistnämnda webbsidan finns också information om lokaler för större videokonferenser, och om programvaror och system för e-möten. Anpassning av lokal och tid Ofta kan man påverka plats och start- och sluttider för möten. Dra nytta av denna möjlighet för att minska miljöbelastningen vid genomförande av externa mötestillfällen. Lämna gärna instruktioner för hur man enklast reser kollektivt till platsen och bifoga vägbeskrivning för cykel när det är ett tänkbart transportmedel. Inrikes resor Vid inrikes resor ska tåg väljas som färdmedel i första hand. I vissa fall kan det vara motiverat att välja bil. Använd då i första hand miljöbil (enligt förordningen om miljö- och säkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor, SFS 2009:1 3 ). Dra nytta av möjligheterna att samåka om ni är flera som ska till samma plats. Flyg bör inte användas för inrikes resor, speciellt inte för resor kortare än 500 km. Om detta ändå sker skrivs en avvikelserapport där orsak anges, detta ger värdeful information vid sammanställning av resestatestiken Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

45 Rutin för resor i tjänsten MVM SLU (3) Utrikes resor Vid utrikes resor med flyg, välj i första hand flygresor utan mellanlandningar. Använd kollektiva färdmedel för transport till och från flygplatsen. Är det inte möjligt, använd då i första hand miljötaxi. Övriga resor och färdmedel Färja kan ibland vara ett alternativ till flyg. Vid resa med taxi ska miljötaxi väljas i första hand. Boende Välj miljöcertifierat hotell eller vandrarhem under din tjänsteresa om möjligt. Tänk på att nattåg med sovkupé ofta är ett lämpligt alternativ till flyg+hotell. Beställning av resor Beställningar av resor görs via den resebyrå SLU tecknat avtal med, för närvarande BCD Travel. Mer information och länkar till självbokningssytem finns på Medarbetarwebben 4. Bokning genom resebyrån innebär att det är möjligt att sammanställa statistik över tjänsteresors miljöpåverkan. SLU:s klimatfond Rektor beslutade i juni 2014 att SLU skulle införa en klimatfond som en del i arbetet för miljömålen på tjänsteresor. Klimatfonden har en testperiod på tre år och kommer sedan att utvärderas för fortsatt utveckling. Varje flygresa belastas med en avgift på 120 kronor per resa med undantag för anställda med placeringsort i Uppsala, där avgiften är 150 kronor. Medel ut klimatfonden delas ut två gånger per år. Första gången utdelningen kommer att ske är i november Medel tilldelas projekt som medför positiv klimatpåverkan för SLU. Läs mer på 4

46 Rutin för resor i tjänsten MVM SLU (3) Fordonstvätt Fordonstvätt ska följande gällande regler och kommunal riktlinjer. Tjänstebilar och hyrbilar Vid inköp eller tecknande av nya leasingavtal för tjänstebilar, samt när hyrbilsavtal upphandlas, ska miljöbil övervägas att väljas enligt förordningen om miljö- och säkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor, SFS 2009:

47 Rutin för forskning och fortlöpande miljöanalys MVM Dokumentägare: Annika Nordin Dok.nr SLU-279 Version: 2.0 Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: (1) Rutin för forskning och fortlöpande miljöanalys MVM-centrum ska verka för samhällets hållbara utveckling genom att forskningsresultat och data från fortlöpande miljöanalys tillgängliggörs så att de kan nyttjas av beslutsfattare, myndigheter, forskare och allmänheten, nationellt såväl som internationellt. Projektansvarig för forsknings- och FOMA-projekt ansvarar för att verka för att resultaten tillgängliggörs, exempelvis genom att: publicera vetenskapliga artiklar under så kallad open access, det vill säga tillgängligt för läsare utan kostnad publicera i populärvetenskapliga tidskrifter ha projektsidor på institutionens webb skriva pressmeddelanden bidra till Wikipedias sidor om ämnet om möjligt dela data som projektet genererar Projektledare för projekt inom fortlöpande miljöanalys ansvarar även för att: alla projekt/verksamheter inom fortlöpande miljöanalys med datahantering arbetar med att tillgängliggöra verksamhetens meta-data via SLU:s webb. Genom detta blir det tydligare vilka miljöanalysdata som finns tillgängliga och att de uppfyller SLU:s grundläggande kvalitetskrav. Detta arbete är målsatt av SLU:s och MVM:s miljöledningssystem (se dokument SLU-220 och SLU-285). Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

48 Rutin för forskarutbildning MVM Dokumentägare: Annika Nordin Dok.nr SLU-278 Version: 1.0 Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: (1) Rutin för forskarutbildning MVM-centrum ska verka för att stärka miljöinnehållet i den forskningsutbildning som bedrivs. Huvudhandledare ska vara den forskarstuderande behjälplig i att reflektera över: hur projektet relaterar till hållbar utveckling hur det praktiska arbetet i projektet genomföras på miljömässigt bästa sätt hur den eventuella miljöinformation som genereras från projektet kan göras tillgänglig för allmänheten och verksamhetens intressenter. Forskarstuderande ska i den individuella studieplanen: klargöra i vilken omfattning hållbar utveckling och miljöfrågor ingår betänka den information och kunskap om hållbar utveckling som avses att genereras av projektet gärna ange vilka nationella och internationella miljömål som projektet eventuellt kopplar till betänka hur det praktiska arbetet i projektet kan beakta minsta möjliga miljöpåverkan. Studierektor ska se till att varje forskarutbildningsprojekt: granskas med avseende på studiernas innehåll och upplägg söka förstärka de delar som är relevant för hållbar utveckling. Forskarutbildningskurser För forskarutbildningskurer gäller rutinen enligt dokument Rutin för grundutbildning MVM (SLU-277). Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

49 Rutin för grundutbildning MVM Dokumentägare: Annika Nordin Dok.nr SLU-277 Version: 2.0 Fastställt av: Annika Nordin Fastställt den: (1) Rutin för grundutbildning Institutionerna i MVM-centrum vill vara ett föredöme för studenterna i sitt miljöledningsarbete. I undervisning är kursansvarig en förebild och det är därför viktig vad denna/e gör och hur kursen genomförs. På institutionernas grundutbildningssidor skall det framgå att institutionerna har ett miljöledningssystem certifierat enligt ISO och information skall där också finnas om att studenterna kan lämna in avvikelserapporter och förbättringsförslag gällande MVM-centrums miljöarbete. Kursansvariga är vid varje kurstillfälle ansvarig för att: Kursledare ska: granska kursinnehåll och överväga att stärka miljöinnehållet och kopplingen till hållbar utveckling i kursen, bland annat baserat på gjorda uppföljningar av tidigare kurstillfällen. genomföra kursens praktiska moment på ett så miljöanpassat sätt som möjligt och välja miljöanpassade transportmedel. tillhandahålla digitalt eller dubbelsidigt kopierat kursmaterial och uppmuntra studenterna att läsa kursmaterialet digitalt. vid själva kursstarten, och i de fall välkomstmail förekommer till studenterna före kursstart, informera studenterna om att institutionen har ett miljöledningssystem certifierat enligt ISO 14001, samt att studenterna kan lämna in avvikelserapporter och förbättringsförslag gällande MVM-centrums miljöarbete. Det kan då också ges en kort redogörelse för de miljörelaterade frågor som ingår i kursen. vid revidering av kursplaner reflektera över kursens koppling till miljö och hållbar utveckling och överväga att öka den. vid revidering av kursplaner infoga en kort beskrivning av hur kursinnehållet relaterar till hållbar utveckling. följa upp åtgärder som vidtagits för att öka kopplingen till hållbar utveckling i kursen med en fråga i kursutvärderingen. Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

50 Rutin för kemikaliehantering MVM Dokumentägare: Annika Nordin Dok.nr SLU-273 Version: 1.0 Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: (10) Rutin för kemikaliehantering Omfattning Alla kemikalier som används inom analysarbete, forskning, undervisning och verkstadsarbete. Drivmedel, smörjmedel, färger, limmer, diskmedel och liknande som är farlighetsmärkta räknas också som kemikalier och reglerna och rutinerna nedan gäller även för dessa. Ansvariga För varje lokal där kemikalier hanteras och förvaras utses en rumsansvarig och en kemikaliehandläggare (se dokument Rutin för kemikaliehantering Bilaga 1 - Förteckning över kemikalie- och rumsansvar, förvaring och gasflaskor MVM (SLU-274)). Namnen på dessa personer anslås vid dörren till lokalen. De rumsansvariga har det övergripande ansvaret för att verksamheten i lokalen sker enligt rutinerna. Kemikaliehandläggarna ansvarar för att registrera kemikalier i kemikalieregistreringssystem, gallra ut och avregistrera gamla kemikalier, informera de som arbetar i utrymmen där kemikalier hanteras och förvaras om rutinen för kemikaliehantering och anvisa lämpliga förvaringsplatser för kemikalier och prover som innehåller kemikalier (information och anvisande kan delegeras till relevant medarbetare, t ex rumsansvarig). Alla SLUs verksamheter använder kemikalieregistreringssystemet KLARA 1. Val av kemikalie Om fler än en kemikalie kan användas för samma ändamål ska den kemikalie som har minst miljö- och hälsopåverkan köpas in. Ämnen som finns i Kemikalieinspektionens PRIOdatabas 2 över miljö- och hälsofarliga ämnen ska undvikas. Kemikaliehandläggare ansvarar för att kontrollera att kemikalier som köps in inte finns i PRIO-databasen. Om det ändå bedöms nödvändigt att köpa in en sådan kemikalie ska inköpet rapporteras som en avvikelse Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

51 Rutin för kemikaliehantering MVM SLU (10) av den som ska använda kemikalien. Avvikelserapporten ska innehålla en motivering av inköpet. Om möjligt bör endast ett fabrikat av varje kemikalie förekomma. Inköp Rutiner och ansvar för inköp varierar mellan institutionerna och de olika laboratorierna (se dokument Rutin för kemikaliehantering Bilaga 1 - Förteckning över kemikalie- och rumsansvar, förvaring och gasflaskor MVM (SLU-274)) men sker i enlighet med PRIO och inköparen meddelar kemikaliehandläggare som registrerar kemikalien i KLARA. Registrering och märkning Inköpta kemikalier bokförs i KLARA eller i tillämpliga fall i annat register. En genomgång av kemikalierna för att kontrollera vilka som inte används och besluta om de ska gallras ut sker minst vart femte år. Radioaktiva substanser förs dock inte in i KLARA, utan anmäls till SLU Säkerhet 3 på särskild blankett 4. SLU har ett generellt tillstånd 5 för en viss mängd aktivitet (anges i Bq) och SLU Säkerhet kontrollerar att denna mängd inte överskrids. Observera att SLU:s tillstånd inte gäller radioaktiva substanser som används i fält. För sådana ändamål behövs särskilt tillstånd, kontakta SLU Säkerhet. Märkningen av kemikalier på den ackrediterade laboratorierna regleras av gällande rutiner i deras kvalitetsledningssystem. I de icke-ackrediterade laboratorierna och verkstaden märks kemikalier med ankomstdatum och namnet på personen som ska använda kemikalien eller allmän om den ska användas av alla. Om den som ska använda kemikalien inte är anställd på institutionen märks kemikalien med projektledarens namn. Den som öppnar en kemikalieförpackning ska märka den med det datum som förpackningen bröts. När ett projekt tar slut kan kemikalien överlåtas till annan forskare och ska då märkas med dennes namn. I annat fall märks kemikalien med allmän. Lösningar och prover som innehåller kemikalier märks med innehåll, namn och datum. Alla farliga kemikalier ska vara märkta med korrekt symbol och text som anger farans art. Fram till 2015 förekommer två parallella system med olika symboler för faromärkning av kemikalier. Om du själv märker en kemikalie som till exempel överförts till en annan behållare än den ursprungliga, använd det nya system som anges i CLP-förordningen (EG

52 Rutin för kemikaliehantering MVM SLU (10) förordning 1272/2008). Kemikalieinspektionens sidor innehåller mer information om de två systemen för märkning av kemikalier 6 och var man kan ladda ner symboler för utskrift 7. Brukslösningar av farliga kemikalier (till exempel vattenspädningar till lägre koncentrationer) bör märkas med kemikaliens farosymboler (finns att beställa som klistermärken). Hantering och förvaring Information om hur specifika kemikalier ska hanteras finns i säkerhetsdatabladen, som finns tillgängliga för all SLU- personal via kemikaliehanteringssystemet KLARA. Vid arbete med farlighetsmärkta kemikalier ska säkerhetsblad finnas tillgängliga nära arbetsplatsen. Kemikalier ska förvaras på det sätt som framgår av informationen i säkerhetsdatabladen och KLARA. Kemikalier som är toxiska, cancerframkallande, mutagena eller reproduktionsstörande ämnen ska förvaras inlåsta och brandfarliga ämnen ska förvaras i brandskyddsskåp. Lösningsmedel och andra kemikalier som avger ångor ska förvaras i ventilerade skåp. Kemikalieförrådet ska alltid hållas låst när ingen vistas i rummet. Radioaktiva substanser förvaras tydligt märkta med radioaktivitetssymbol i avskärmande behållare. Kemikalier som kan reagera kemiskt med varandra (bilda skadliga gaser/ångor, värme, brand, explosion etc) eller av andra skäl är olämpliga att förvara tillsammans, ska hållas åtskilda. Brandfarliga eller explosiva kemikalier ska förvaras åtskilda från andra kemikalier för att minimera skadeverkan vid brand/explosion. Exempel på ämnesgrupper som inte ska samförvaras är: starka syror med baser; starka syror med organiska ämnen samt kraftigt oxiderande ämnen med brännbara ämnen. I slutet av detta dokument finns i tabeller som visar på kemisk inkompabilitet baserat på ämnesklassning (Appendix 1) och baserat på olika ämnen/ämnesklasser (Appendix 2), det är dock viktigt att den som ansvarar för förvaring är insatt i varje ämnes egenskaper och instruktioner för förvaring, vilket anges i produktens säkerhetsdatablad. För institutionsspecifik information om förvaringsplatser, se Förteckning över kemikalieoch rumsansvar, förvaring och gasflaskor. Vid olycka Följ rutiner enligt dokument Rutin för nödlägesberedskap MVM (SLU-290)

53 Rutin för kemikaliehantering MVM SLU (10) Avfall Farligt avfall Kemikalieavfall och annat farligt avfall lämnas i rummet för farligt avfall vid vaktmästeriet (A3078). När avfallet lämnas i rum A3078 ska det föras in i listan för sammanställning av lämnat farligt avfall där datum, avfallsslag, mängd, avdelning eller projekt anges och avlämnaren signerar. Vaktmästaren ser till att listan finns tillgänglig i kemikalieförrådet. Vaktmästaren beställer sortering och hämtning av entreprenör med särskilt tillstånd från länsstyrelsen som transporterar avfallet för destruktion. Restkemikalier Behållare med överblivna kemikalier ska märkas med information om innehållet och faropiktogram och lämnas i rummet för farligt avfall. Kemikalielösningar Grundprincipen för flytande avfall är att allt som skiljer sig från normalt hushållsavfall ska samlas upp i slaskbehållare och lämnas som farligt avfall. Det finns vissa undantag och dessa regleras i Restriktioner för periodiska utsläpp av flytande avfall och restprodukter till avloppsnätet i Uppsala kommun 8. Den som arbetar med kemikalier ska ta reda på om lösningar av dessa kemikalier kan gå ut i avloppet eller måste lämnas som farligt avfall. De lösningar som lämnas som farligt avfall ska märkas med information om innehållet och faropiktogram. Lösningsmedel Lösningsmedelsrester som är toxiska och/eller inte är blandbara med vatten märks med faropiktogram och lämnas som farligt avfall. Radioaktivt avfall Radioaktivt avfall klassas som riskavfall och samlas upp i märkt kärl på respektive laboratorium. Det hanteras sedan som farligt avfall. Enligt Restriktioner för periodiska utsläpp av flytande avfall och restprodukter till avloppsnätet i Uppsala kommun 8 bör vissa radioaktiva isotoper kunna tillföras avloppsnätet i små och utspädda mängder i enlighet med Strålskyddsinstitutets föreskrift 1983:7, vilken nu har ersatts av SSMFS 2010:2 och rättelseblad 2010:2 ( En bedömning bör göras vid alla tillfällen som avviker från en för verksamheten normal praxis. 8

54 Rutin för kemikaliehantering MVM SLU (10) Annat farligt avfall Kadmiumspiraler, kvicksilvertermometrar och olja från instrument hanteras som farligt avfall. Kemikalieförpackningar Kemikalieförpackningar som bedöms kunna källsorteras i ordinarie hantering töms, diskas och all faromärkning avlägsnas innan förpackningarna källsorteras. Glaskross Glaskross samlas i riskavfallskartong. Gasflaskor Gasflaskor förankras vid väggen och rum där det finns gasflaskor märks med varningsskylt. Tomma tuber förvaras i förrådsrummet (rum A3119) i väntan på borttransport och förses med en skylt tom. Innehav och förvaring av gasflaskor registreras inte i KLARA utan finns dokumenterad i Rutin för kemikaliehantering Bilaga 1 - Förteckning över kemikalie- och rumsansvar, förvaring och gasflaskor MVM (SLU-274).

55 Rutin för kemikaliehantering MVM Dokumentägare: Annika Nordin Dok.nr SLU-273 Version: 1.0 Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: (10) Appendix 1. Incompatibilities by hazard class from Guide for safety in the chemical laboratory (1972) Manufacturing Chemists' Association, U.S., (ISBN , ) Acids, inorganic Acids, oxidizing Acids, organic Alkalis (bases) Oxidizers Poisons, inorganic Poisons, organic Waterreactives Acids, inorganic X X X X X X Acids, oxidizing X X X X X X Acids, organic X X X X X X X Alkalis (bases) X X X X X X Oxidizers X X X X Poisons, inorganic X X X X X X Poisons, organic X X X X X X Water- reactives X X X X X X Organic solvents X X X X X Organic solvents Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

56 Rutin för kemikaliehantering MVM SLU (10) Appendix 2. Chemical incompatibility table from Guide for safety in the chemical laboratory (1972) Manufacturing Chemists' Association, U.S., (ISBN , ) CHEMICAL KEEP OUT OF CONTACT WITH Acetic acid Acetone Acetylene Alkali metals Ammonia, anhydrous Ammonium nitrate Aniline Arsenic materials Azides Bromine Calcium oxide Carbon (activated) Carbon tetrachloride Chlorates Chromic acid, nitric acid, per chloric acid, peroxides, permanganates and other oxidizers Concentrated nitric and sulfuric acid mixtures, and strong bases Chlorine, bromine, copper, fluorine, silver, mercury Water, carbon tetrachloride or other chlorinated hydrocarbons, carbon dioxide, halogens Mercury, chlorine, calcium hypochlorite, iodine, bromine, hydrofluoric acid Acids, metal powders, flammable liquids, chlorates, nitrites, sulfur, finely divided organic or combustible materials Nitric acid, hydrogen peroxide Any reducing agent Acids Same as chlorine Water Calcium hypochlorite, all oxidizing agents Sodium Ammonium salts, acids, metal powders, sulfur, finely divided organic or combustible materials

57 Rutin för kemikaliehantering MVM SLU (10) Chromic acid and chromium trioxide Chlorine Chlorine dioxide Copper Cumene hydroperoxide Cyanides Flammable liquids Hydrocarbons Hydrocyanic acid Hydrofluoric acid Hydrogen peroxide Hydrogen sulfide Hypochlorites Iodine Mercury Nitrates Acetic acid, naphthalene, camphor, glycerol, glycerin, turpentine, alcohol, flammable liquids in general Ammonia, acetylene, butadiene, butane, methane, propane (or other petroleum gases), hydrogen, sodium carbide, turpentine, benzene, finely divided metals Ammonia, methane, phosphine, hydrogen sulfide Acetylene, hydrogen peroxide Acids, organic or inorganic Acids Ammonium nitrate, chromic acid, hydrogen peroxide, nitric acid, sodium peroxide, halogens Fluorine, chlorine, bromine, chromic acid, sodium peroxide Acids Ammonia, aqueous or anhydrous, bases and silica Copper, chromium, iron, most metals or their salts, alcohols, acetone, organic materials, aniline, nitromethane, flammable liquids Fuming nitric acid, other acids, oxidizing gases, acetylene, ammonia (aqueous or anhydrous), hydrogen Acids, activated carbon Acetylene, ammonia (aqueous or anhydrous), hydrogen Acetylene, fulminic acid, ammonia Sulfuric acid

58 Rutin för kemikaliehantering MVM SLU (10) Nitric acid (concentrated) Nitrites Nitroparaffins Oxalic acid Oxygen Perchloric acid Peroxides, organic Phosphorus (white) Potassium Potassium chlorate and perchlorate Potassium permanganate Selenides Silver Sodium Sodium nitrite Sodium peroxide Acetic acid, aniline, chromic acid, hydrocyanic acid, hydrogen sulfide, flammable liquids, flammable gases, copper, brass, any heavy metals Acids Inorganic bases, amines Silver, mercury Oils, grease, hydrogen; flammable liquids, solids, or gases Acetic anhydride, bismuth and its alloys, alcohol, paper, wood, grease, and oils Acids (organic or mineral), avoid friction, store cold Air, oxygen, alkalis, reducing agents Carbon tetrachloride, carbon dioxide, water Sulfuric and other acids, alkali metals, magnesium and calcium. Glycerin, ethylene glycol, benzaldehyde, sulfuric acid Reducing agents Acetylene, oxalic acid, tartaric acid, ammonium compounds, fulminic acid Carbon tetrachloride, carbon dioxide, water Ammonium nitrate and other ammonium salts Ethyl or methyl alcohol, glacial acetic acid, acetic anhydride, benzaldehyde, carbon disulfide, glycerin, ethylene glycol, ethyl acetate, methyl acetate, furfural

59 Rutin för kemikaliehantering MVM SLU (10) Sulfides Sulfuric Acid Tellurides Acids Potassium chlorate, potassium perchlorate, potassium permanganate (or compounds with similar light metals, such as sodium, lithium, etc.) Reducing agents

60 Rutin för kontor och gemensamma utrymmen MVM Dokumentägare: Annika Nordin Dok.nr SLU-276 Version: 2.0 Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: (2) Rutin för kontor och gemensamma utrymmen Kontor Bäst klimat och energieffektivitet i kontorsrummen fås genom att hålla dörr och fönster stängda. Detta gäller framför allt för cirkulationen av frisk luft men även för temperaturen i rummet. Kontorsrummen är inställda på att hålla en temperatur på 22 grader men får variera med en grad vid närvaro och två grader när rummet är tomt. Närvarostyrningen i rummen (sensorn för klimatstyrning sitter intill dörren) hålls igång en timma efter rummet lämnats, sedan går inställningen över till att gälla för tomt rum. Fönster ska egentligen inte öppnas alls men om man måste öppna fönstret så gör det så kort tid som möjligt och stäng kontorsdörren, för att inte förstöra kontorsklimatet för övriga kontor i korridoren. De rum som ursprungligen var tänkta som konferensrum har inga radiatorer och går därför inte att värma. Ombyggnad måste till för att åtgärda problemet i dessa rum. Att använda element för att öka värmen i rummet är inte effektivt då kylan slås igång automatiskt vilket kan ger upphov till kallras och kylan kommer ofta ut ovanför där du sitter. Varm luft upplevs ofta som kvav. God luftcirkulation kan upplevas som att luften är kallare än vad den egentligen är. Belysningen i huset är närvarostyrd och sensorerna sitter i taket. Utskrifter och kopiering Tänk efter om du verkligen behöver utskriften. För att hålla nere pappersförbrukningen är det mycket viktigt att vi inte skriver ut i onödan. Be att få Adobe Acrobat installerat på din dator så att du kan stryka under och kommentera i pdf-dokument utan att skriva ut dem. Fundera på om du kan skanna in dokumentet och skicka digitalt istället för att ta kopior. Ta för vana att alltid kopiera dubbelsidigt. Instruktioner för dubbelsidig kopiering finns på kopiatorns display. Får du problem, be en kollega eller IT-ansvarig om hjälp. Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

61 Rutin för kontor och gemensamma utrymmen MVM SLU (2) Energisparåtgärder vid datorarbete Se till att energisparfunktionerna är aktiverade. Ställ in fördröjningen för energisparfunktionerna (tiden innan de aktiveras) på så kort tid som ditt arbete medger. På Windowsdatorer, gör så här: Gå till Kontrollpanelen/Energialternativ Välj Egenskaper för Energialternativ I fönstret Egenskaper för Energialternativ välj Energischema Energisparlägena heter "vänteläge" eller "viloläge". Välj viloläget eftersom det drar minst el. Du kan ställa in hur snabbt och vilket läge datorn ska använda Välj lämplig tid i rullgardinsmenyn (Kontakta IT-ansvarig om du behöver hjälp.) Stäng av dator, skärm och högtalare när du är borta en längre tid eller går hem. Om du av någon anledning behöver ha datorn på efter arbetstid, stäng åtminstone av bildskärmen och högtalarna. Disk Diska tallrikar, bestick, glas och muggar i diskmaskinerna och undvik att diska under rinnande vatten. Att diska i diskmaskin kräver mindre vatten. Om du måste diska för hand, tänk på att använda så lite vatten och diskmedel som möjligt. Låt om möjligt disken lufttorka undvik att använda torkpapper. Ta upp matavfall som hamnar i diskhon med hjälp av det monterade metallfiltret istället för med papper. Källsortering Sortera avfall enligt uppsatta instruktioner och märkningar på kärlen. Alla förpackningar ska sköljas ur innan de sorteras. För mer information om källsortering se Rutin för avfallshantering.

62 Rutin för fältarbete MVM Dokumentägare: Annika Nordin Fastställt av: Simon Hallstan Fastställt den: Dok.nr SLU-275 Version: (2) Rutin för fältarbete Resor och transporter till provtagningsplatser ska ske på ett så miljöanpassat sätt som möjligt (se dokument Rutin för resor i tjänsten MVM (SLU-280)). Personal ska i det dagliga arbetet sträva efter att hålla energianvändningen på en sparsam nivå. Miljöanpassade material och utrustning ska användas där så är möjligt. Allemansrätten ska respekteras. Fråga markägaren om lov om du behöver sätta upp provtagningsutrustning eller fällor i naturen. Behöver du nätfiska ska tillstånd inhämtas från samtliga fiskerättsinnehavare. För elfiske krävs tillstånd från fiskerättsinnehavaren, länsstyrelsen och en djurförsöksetisk nämnd. Uppkommet avfall omhändertas och sorteras. Miljöfarligt avfall tas med tillbaka till institutionen och hanteras enligt gällande rutiner (se dokumenten Rutin för kemikaliehantering MVM (SLU-273) och Rutin för avfallshantering MVM (SLU- 281)). Allt arbete med joniserande strålning i fält måste ha separat tillstånd. Mer information finns på SLUs medarbetarwebb. För instruktioner om hantering av kemikalier och kemikaliespill i fält, se dokumenten Rutin för kemikaliehantering MVM (SLU-273) och Rutin för nödlägesberedskap MVM (SLU-290). För övrigt ska regler följas som gäller hos försöksvärden. Särskilt på jordbruksmark Vid användning av bekämpningsmedel och biocidprodukter ska principerna för god växtskyddssed följas och användningen ska begränsas till det som är absolut nödvändigt. Var noga med att beräkna vindavdrift och respektera gällande skyddsavstånd till vatten. Rengöring och påfyllning av utrustning ska ske på biobädd om sådan finns, i annat fall enligt gällande lagstiftning. Växtskyddsmedel som är skadliga för pollinerande insekter får inte spridas under den tid på dygnet då humlor och bin är aktiva på växtplatsen. Handelsgödsel förvaras inomhus i storsäck. Bekämpningsmedel betraktas som kemikalier och hanteras enligt rutin Rutin för kemikaliehantering MVM (SLU-273). Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

63 Rutin för fältarbete MVM SLU (2) Särskilt vid vatten Undvik spridning av sjukdomar och invasiva organismer vid flyttning av provtagningsutrustning mellan provtagningsplatser. Undersök om sjukdomar eller invasiva organismer finns vid någon av provtagningsplatserna. Ta reda på hur den aktuella patogenen eller arten sprids och anpassa rengöringen av utrustning efter spridningssättet. Planera provtagningen så att platser med invasiva organismer besöks sist, eller desinficera all utrustning (till exempel hämtare, nät, båt, motor och vadarstövlar) mellan provtagningspunkterna. Tänk på att även kylvattnet i båtmotorer kan sprida sporer av kräftpest. För information om flod- och signalkräftans utbredning kontakta ansvariga för nationella kräftfiskeregistret vid Institutionen för akvatiska resurser. Metoder som rekommenderas för desinficering i syfte att förhindra spridning av kräftpest är: o Torkning till fullständig torrhet, till exempel i bastu (minst 70 C i minst 5 timmar för stora föremål och minst 1 timme för små föremål) eller genom långvarig soltorkning eller lufttorkning (flera dygn). o Tvättning eller nedsänkning i T-röd (3 delar sprit och 1 del vatten). Fångstredskap skall hållas nedsänkta i minst 20 min. o Frysning -10 C under minst 24 timmar. o Kokning under lock i minst 5 min, föremålet skall vara helt nedsänkt i vattnet. o Tvättning med högtryckstvätt med vatten som är minst 80 C eller vattenånga o Båtar och kanoter töms på vatten och duschas med T-röd i duschspruta Använd alkylatbensin till båtmotorer. Fyll på båtmotorer och blanda olja i bensin på behörigt avstånd från ytvatten och helst på platser där bensinen inte kan rinna ner snabbt i marken. Var noga med att hantera kemikalier på behörigt avstånd från vattenförekomster för att undvika direkta utsläpp till vattnet och helst på platser där kemikalierna inte kan rinna ner snabbt i marken (exempelvis hellre på kompakta jordarter än på sandjord).

64 Rutin för avfallshantering MVM Dokumentägare: Annika Nordin Dok.nr SLU-281 Version: 2.0 Fastställt av: Annika Nordin Fastställt den: (3) Rutin för avfallshantering Avfallsfraktioner På SLU s medarbetarweb under rubriken Stöd och Service / Övriga servicetjänster / Avfallshantering finns allmän information om avfallshantering och särskild information om var man vänder sig för hämtning av Farligt avfall (även benämnt Riskavfall). Institutionerna och övningslabbet (Meköl) i mark-vatten-miljöcentrum har gemensam hantering av avfall.avfallet sorteras i följande fraktioner: Farligt avfall (specialavfall): Farligt avfall (övrigt): Radioaktivt avfall Kemiskt avfall Elektriska apparater, elektronikskrot Datorer, skärmar, mobiltelefoner Batterier (alla sorter) Glödlampor Lysrör, lysrörslampor Stickande och skärande Konventionellt avfall: Returpapper (kopieringspapper, tidningar o dyl.) Pappersförpackningar Förpackningar av färgat respektive ofärgat glas Förpackningar av hårdplast Krymp- och sträckfilm (mjukplast) Förpackningar av metall Organiskt avfall Brännbart Tonerkassetter Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

65 Rutin för avfallshantering MVM SLU (3) Hantering av farligt avfall Hantering och transport av farligt avfall kräver särskilt tillstånd. (Avfallsförordningen 2011:927 1 ) Radioaktivt avfall hanteras av behörig personal enligt Strålskyddsmyndighetens föreskrifter för hantering av radioaktivt avfall och utsläpp från verksamhet med öppna strålkällor 2. Kemiskt avfall samlas i rummet för farligt avfall (A3078) fram till borttransport. Flytande avfall från laboratorier förvaras i godkända kärl. Rang Sell s anlitas för paketering, märkning och hämtning av avfallet. Intendenturen beställer hämtning och skall då betona vikten av att transportdokument är signerade innan avfallet lämnar MVM. Kopior på Godsdeklaration och transportdokument sparas av intendenturen i 5 år. El- och elektronikavfall utom datorer, skärmar och mobiltelefoner samlas i särskild behållare rummet för farligt avfall (A3078). Borttransport görs av SLU-service efter beställning. Datorer, skärmar och mobiltelefoner hanteras enligt instruktioner från SLU s ITavdelning 3. Utrustningen mellanlagras i IT-samordnarnas förråd (A1100). Batterier och glödlampor samlas i särskilda behållare i källsorteringsrummet (A3084) medan lysrören samt stickande och skärande avfall samlas i särkskild behållare i rummet för farligt avfall (A3078). Borttransport görs av SLU-service efter beställning. Hantering av konventionellt avfall Hämtning och hantering av avfall, exklusive farligt avfall, upphandlas av fastighetsägaren Akademiska hus respektive Uppsala kommun. Kommunens entreprenör Rang-Sells hämtar brännbart, organiskt och returpapper medan fastighetsägarens entreprenör SITA hämtar glas-, metall-, papper- och plastförpackningar samt wellpapp. I lunchrummet källsorteras det konventionellt avfall i fraktionerna organiskt, plast, glas, metall och brännbart. Tömningen av kärlen i behållare i kälsorteringsrummet (A3084) ombesörjs av lokalvården _sfs /

66 Rutin för avfallshantering MVM SLU (3) Vid samtliga kopieringsplatser finns behållare för källsortering av returpapper, plastoch pappersförpackningar. Vid kaffeplatserna finns kärl för komposterbart avfall och brännbart avfall. I arbetsrummen sorteras i brännbart respektive returpapper. Papperskorgarna med brännbart töms av lokalvården medan var och en själv tömmer lådorna med returpapper i tunnor vid kopieringsplatserna. Tonerkassetter samlas i särskild behållare i varumottagningen (A3080) och skickas i retur till Kores

67 Miljöhänsyn vid inköp vid SLU Dokumentägare: Susanne Afzelius Fastställt av: Fastställt den: Susanne Afzelius Dok.nr SLU-97 Version: (6) Miljöhänsyn vid inköp English version further down 1 Inköp vid SLU SLU har i uppgift att genomföra inköp affärsmässigt och kostnadseffektivt inom den ram som lagstiftningen ger. Alla inköp vid SLU ska följa lagen om offentlig upphandling, LOU, samt de framtagna riktlinjer och anvisningar som finns för inköp vid SLU: Anvisningar för inköp vid SLU (Dnr SLU ua ) samt Policy och riktlinjer för inköp vid SLU (Dnr: SLU ) På SLU finns en central inköpsenhet som ska bidra till goda affärer inom SLU:s kärn- och stödverksamhet. Inköpsenheten ger stöd och information till verksamheten vid inköp, tillhandahåller regelverk och anvisningar, tillhandahåller systemstöd för e-beställning (Proceedo), genomför upphandlingar mm. På varje institution/enhet ska finnas en person med inköpsroll, som utgör inköpsenhetens länk till beställarna i verksamheten. Varje institution/enhet har också ett antal användare i Proceedo. För att få bli beställare respektive attestant krävs genomgången utbildning i Proceedo samt gällande regler för inköp. Ekonomiregistrerare utan beställarbehörighet behöver endast gå utbildning i Proceedo. Mer information gällande inköp vid SLU finns på inköpsenhetens websida Proceedo Huvudregeln vid inköp på SLU är att alla inköp ska ske via Proceedo, några få undantag finns se vidare Anvisningar för inköp vid SLU. De Miljömål som är satta för Inköpsverksamhet finns under miljömål på medarbetarwebben eller SLU-220. Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

68 Miljöhänsyn vid inköp vid SLU SLU-97 2 (6) 2 Miljöhänsyn vid inköp Inköp vid SLU ska präglas av ett miljötänkande. Miljökrav ställs vid upphandlingsarbetet där så är möjligt och relevant samt proportionellt enligt LOU. Det är miljöenheten som initierar att miljökrav finns med i dessa fall, se vidare SLU -98 Rutin för samarbetet mellan inköpsenheten och miljöenheten. Detta innebär att miljökrav redan finns med i SLU:s avtal. Ytterligare miljökrav kan inte ställas senare vid själva beställningen. I de fall upphandlingar genomförs av verksamheten själv, dvs upphandlingar under tröskelvärdet som får genomföras av institution/enhet samt upphandlingar av byggentreprenader som får genomföras av avdelningen för infrastruktur, kan miljöenheten kontaktas i varje enskilt fall för att säkerställa att miljökrav ställs där så är möjligt och relevant samt proportionellt enligt LOU. För inköp under direktupphandlingsgränsen då inga giltiga ramavtal finns (varken SLU:s egna eller statliga) gäller att köpen ska kartläggas på varje avdelning och utredning ska göras angående vilken styrning eller påverkan med avseende på miljö som kan tillämpas Inköp vid SLUs verksamheter präglas av ett miljötänkande utifrån ett livscykelperspektiv. Detta innebär bl.a. att leverantörers och utlagda processers miljöprestanda ska vägas in i samband med inköp. Vidare är det viktigt att inköpta produkters/tjänsters distribution, användning och kvittblivning vägs in utifrån ett livscykelperspektiv. 2.1 Beställningar av varor/tjänster enligt ramavtal Vid alla inköp kontrolleras först om ramavtal är möjligt att använda. Om ramavtal finns ska dessa användas. Det finns såväl ramavtal som slutits lokalt för SLU samt statliga ramavtal. Beställning på ramavtal görs successivt vid behov under ramavtalsperioden. Beställning kan göras antingen genom att direkt vända sig till avtalad leverantör (ifall endast en finns) eller genom att vända sig till rangordnad leverantör nr 1 alternativ genomföra förnyad konkurrensutsättning (ifall flera leverantörer finns). Vilken metod som ska användas framgår av respektive ramavtal. De varor/tjänster från leverantörer som är rangordnade som nr 1 (eller i de fall endast en avtalad leverantör finns), är markerade med tummen upp i Procedo. 2.2 Beställningar av varor/tjänster enligt ramavtal som är bra miljöval Bland tummen upp markerade varor/tjänster kan miljömärkta varor/tjänster väljas. Dessa varor/tjänster är markerade med ett grönt löv. Se exempel nedan på avtalad miljömärkt penna i Proceedo.

69 Miljöhänsyn vid inköp vid SLU SLU-97 3 (6) För att bidra till minskad miljöpåverkan bör man även planera sina inköp, exempelvis genom att samordna beställningar för att minska antalet transporter. 2.3 Ansvar Det är beställarens ansvar att följa de framtagna riktlinjer och anvisningar som finns för inköp vid SLU. Miljösamordnaren ansvarar för att personal har fått information om miljöledningssystemets inköpsrutin.

70 Miljöhänsyn vid inköp vid SLU SLU-97 4 (6) Environmental considerations when purchasing 3 Purchases at SLU SLU has the task to conduct purchases in a businesslike and cost-effective fashion within the legislative framework. All purchases at SLU shall comply with the Swedish Procurement Act, in Swedish named lagen om offentlig upphandling (LOU), and the developed guidelines and instructions for purchase at SLU: Anvisningar för inköp vid SLU (Dnr SLU ua ) and Policy och riktlinjer för inköp vid SLU (Dnr: SLU ) There is a central purchase unit at SLU with the task to contribute to good business within SLU s core and support activities. The Purchase Unit provides support and information for the activities of purchasing, provides rules and instructions, providing system support for e- order (Proceedo), conducts procurements etc. At each department/unit you should find a person with a purchasing role. This person is the link between the Purchase Unit and the clients within the departments/units. Each department/unit also has a number of users in Proceedo. In order to become a client or approver one is required to have fulfilled training in Proceedo as well as training in rules for purchasing. A financial accountant, named in Swedish ekonomiregistrerare, without order authorization is only required to fulfill training in Proceedo. For more information regarding purchasing at SLU, go to the purchase unit s website Proceedo SLU s main rule when it comes to purchase is that all purchases should go through Proceedo. Yet, there are a few exceptions which you can read more about under Instructions for purchase at SLU. The established environmental objectives for purchasing operations can be found on the Staff Web under environmental objectives, or SLU Environmental considerations when purchasing Purchases at SLU shall be characterized with an environmental thinking.

71 Miljöhänsyn vid inköp vid SLU SLU-97 5 (6) Environmental requirements will be applied during the procurement process, where possible, relevant and proportional, according to LOU. The Environmental Unit will initiate and see to that environmental requirements are included in such cases, see SLU -98 Rutin för samarbetet mellan inköpsenheten och miljöenheten. In cases where the procurement is carried out by the department itself, this concerns procurements below the threshold which a department/unit can conduct and procurements of construction contracts that may be executed by the infrastructure unit, the environmental unit must be contacted in each individual case to be able to ensure that environmental requirements are set where possible, relevant and proportional under LOU. This means that environmental requirements are already included in SLU's agreements. Additional environmental requirements cannot be set later in the order process. Purchases within SLU s departments and units must be characterized by an environmental conscience based on a life cycle perspective. This means for instance that the environmental performance of suppliers and established processes shall be weighed and taken into account when purchasing. Furthermore, it is important that the distribution, use and disposal of bought goods/services are assessed from a life cycle perspective. 4.1 Orders of goods/services according to framework agreements When purchasing there must be an initial control if a framework agreement can be applied. This applies for all purchases. If a framework agreement is available then it should be used. There are both framework agreements concluded locally at SLU as well as state framework agreements. Orders of framework agreements are done gradually when necessary during the period of the framework agreement. Orders can either be done directly by turning to the agreed supplier (if only one is available) or by turning to the ranked No. 1 supplier. A third option is to conduct a renewed competition of suppliers (if multiple suppliers are available). Which method that should be applied is given by each respective framework agreement. The goods/services from suppliers which are ranked as No. 1 (or in cases where there is only one contracted supplier), will be marked with a "thumbs up" in Proceedo. 4.2 Orders of goods/services according to framework agreements that are environmentally preferable choices Among the "thumbs up" marked goods/services environmentally certified products/services can be selected. These products/services are marked with a "green leaf". See the example below, which displays an agreed-on eco-labelled pen in Proceedo.

72 Miljöhänsyn vid inköp vid SLU SLU-97 6 (6) To contribute to the reduction of environmental impacts, it is also important to plan purchases. For example by coordinating orders to reduce the number of transports. 4.3 Responsibility It is the purchaser's responsibility to follow the developed guidelines and instructions available for purchases at SLU. The Environmental Coordinator is responsible to inform the staff about the environmental management system purchase process.