Laglista och Lagefterlevnad

Transkript

1 Dokumentägare: Peter Hagelin Fastställt av: Fastställt den: Stefan Lindstedt Dok.nr Version: (6) English version further down 1 Syfte Att säkerställa att lagar och andra miljörelaterade krav uppdateras och efterlevs. 2 Omfattning De viktigaste lagarna, förordningarna och föreskrifterna inom Sveriges och EU:s miljölagstiftning samt andra miljörelaterade krav som berör SLU (miljöcertifierade verksamheter). 3 Genomförande SLU prenumererar på lagövervakningstjänsten Notisum. Samtliga anställda och studenter kommer åt laglistan via medarbetarwebben (ingen inloggning).genom att logga in på Notisum finns alltid uppdaterade laglistors, specifikt för den enhet/institution man tillhör. Samtliga anställda på SLU har rätt att se laglistan. För att skapa ett användarnamn, maila till infra-miljo@slu.se. När du har ett användarnamn kan du ändra i den laglista som till hör din institution/enhet. Här finns länken till laglistan: eller gå in direkt på Notisum: Här finns en film från utbildningen i Laglistan som erbjöds den 7 februari 2014: Utskrifter av det här dokumentet är kopior som inte är styrande. Om du skriver ut ett dokument, stäm av utgåvan mot originalet varje gång du använder dokumentet. Printing of this document are not controlled. If you print a document, check the original every time you use the document.

2 2 (6) Både manualer och filmer om hur man använder laglistan finns på Notisum. 3.1 Miljöhusesyn inom Skogs- och jordbruksdriften rutin och dokumentation Miljöhusesyn är ett verktyg och stöd för Skogs- och jordbruksdriften, och ger lantbruksegendomarna en samlad information om lagstiftning inom miljö, djurskydd samt foder- och livsmedelssäkerhet. Genom att använda miljöhusesyn blir det lättare att kontrollera att produktionen på egendomarna följer gällande lagstiftning. Skogs- och jordbruksdriftens driftledare på egendomarna ska årligen utföra miljöhusesyn genom att: Besvara frågorna i checklistan Fylla i blanketten Åtgärdsplan Skicka åtgärdsplanen till de föreningar och livsmedelsföretag som efterfrågar den Spara en kopia (kvitto) av genomförd miljöhusesyn på respektive egendoms sharepointplats På ledningens genomgång ska kopia av genomförd miljöhusesyn och framtagen åtgärdsplan för respektive egendom presenteras och godkännas Kombinationen av laglistan på Notisum och miljöhusesynen säkerställer att Skogs- och jordbruksdriften efterlever alla de lagar, förordningar och regler som gäller för verksamheten. 4 Kontroll av lagefterlevnad Kontroll av lagefterlevnad ska ske en gång per år genom att man använder rapportverktyget lagefterlevnadskontroll (LEK) i Notisum. Företrädesvis sker LEK innan ledningens genomgång eftersom det är ett av underlagen till detta möte. Det är miljösamordnaren som har ansvaret att initiera och slutföra lagefterlevnaden men det är en fördel om verksamhetsutövare själva genomför sin del. 5 Hur man kopplar ett dokument från arbetsplatsen till laglistan: Alla andra åtgärder i laglistan är beskriven bra i manualen som finns under HJÄLP på Notisum men hur man länkar SLU- dokument förklaras här. Gå in på knappen Inställningar i som finns i själva laglistan vid varje lag. Gå in under fliken Noteringar och länkar, fyll i

3 3 (6) fälten. I fältet för länken kopierar du adressen som arbetsplatsen har gett dig när du har öppnat rätt dokument. Resultatet ser ut som exemplet nedan 6 Ansvar Prefekten eller motsvarande har det övergripande ansvaret för att de lagar och andra krav som berör verksamheten efterlevs. Miljösamordnaren med ansvar för laglistan i respektive certifikat har ansvar att: fylla i de olika fälten i laglistan, hålla sig a jour med laguppdateringar, uppdatera rutiner så att de överensstämmer med lagen samt att meddela relevanta lagförändringar till ledningen. en kontroll av lagefterlevnad genomförs årligen. Varje medarbetare har själv ansvar för att följa miljölagstiftningen i sitt dagliga arbete. SLU-Miljö har ansvar att 2 gånger per år bevaka om helt nya lagar tillkommit genom att använda sökningen på Notisum. Bevakning/Nya regler /ämnesfokus Kontakt med Notisum Administrera användare och system

4 4 (6) Avtal med Notisum finns hos SLU Miljö Common:\Miljöledning\Notisum List of laws and legislative compliance 7 Purpose To ensure that laws and other environmental requirements are updated and enforced. 8 Scope The most important laws, regulations and rules in Sweden and EU s environmental legislation as well as other environmental requirements affecting SLU (environmental certified activities). 9 Implementation SLU subscribes to the law enforcement service Notisum. By logging in to Notisum you can always find updated lists of laws, specifically for the unit / institution you belong to. All the employees at SLU have the right to see the List of laws. To create a username, send an to infra-miljo@slu.se. Once you have a username, you can change the list of laws that belongs to your institution / unit. Here is the link to the List of laws: or go directly to Notisum: Here is a film from the course of List of laws offered in February 7, 2014: Both manuals and videos of how to use the List of laws can be found at Notisum.

5 5 (6) 10 Control of law compliance A control of the law compliance should take place once a year by using the reporting tool law compliance control (LEK) in Notisum. LEK should preferably take place before the management review since it is one of the foundations for this meeting. It is the Environmental Coordinators responsibility to initiate and complete LEK but it preferable if all managers complete their share themselves. 11 How to attach a document from Arbetsplatsen to the List of laws: All other measure in the List of laws are well described in the manual that can be found under the column HJÄLP at Notisum. However, how one creates a link for SLU documents is described here. Go to the tag named Inställningar, which can be found next to every law in the List of laws. Then go to the tag Noteringar och länkar and enter your text in the field. In this field you enter the link to the document given from Arbetsplatsen. The result is displayed in the following example below 12 Responsibility The Head of Department/Prefect/Dean or equivalent has the overall responsibility that laws and other requirements related to the operations are complied. The Environmental Coordinator that is responsible for the List of laws of each certificate has the responsibility to: fill in the various fields in the List of laws page, keep track and update law updates,

6 6 (6) updating procedures so that they comply with the law and also inform about relevant law changes to the management. conduct an annual check of the law compliance. Each employee is personally responsible for compliance with environmental legislation in their daily work. SLU s Environmental Unit is responsible for 2 times a year monitor whether new laws have been added by using the search engine at Notisum. Be in contact with Notisum Administrate users and system Agreements with Notisum are available at SLU-Miljö Common:\Miljöledning\Notisum