1 (15) IT-plansprocessen

Transkript

1 1 (15) IT-plansprocessen

2 2 (15) Dokumentinformation Titel: IT-plansprocessen Version: 3.0 Godkänd av: Linda Gustafsson, chef IT-stab Datum: Förändringshistorik Version Datum Kommentar Utfärdare Ändringar i text och redigering av bilder. Joakim Jenhagen Detta dokument är en revidering av ITplansprocessen. Därmed är det inte ett nytt dokument utan ska vara en 2.0 version av ITplansprocessen Uppdateringar och förtydliganden utifrån införandet av portföljstyrning och Projektkontor IT. Flyttad till ny mall. Joakim Jenhagen Thomas Persson Thomas Norlin Relaterade dokument Version Datum Benämning IT-strategi för e-förvaltning år Mall för IT-plansärende Projektkontor IT Projektmodell Systemförvaltningshandbok Mall för systemförvaltningsplan Projektportfölj IT Prioritering Avvikelse från IT-plansprocessen Informationsförvaltningshandbok

3 3 (15) Innehållsförteckning 1 Inledning STRATEGISK IT-STYRNING ÖVERSIKTLIG BESKRIVNING AV IT-PLANSPROCESSEN Metod för IT-planering ÖVERGRIPANDE METOD Dokumentation av behov Beslutsprocessen Uppföljning av aktiviteter IT-plansprocessen och systemförvaltning IT-PLANSÄRENDE ELLER DRIVA INOM LINJEVERKSAMHETEN? ARBETSPROCESS FÖR IT-PLANSÄRENDEN LINJEAKTIVITET / UPPDRAG / PROJEKT PROJEKT- OCH UPPDRAGSKLASSIFICERING PROGRAMOMRÅDEN AVVIKELSEHANTERING IT-handlingsplan FRAMTAGANDE AV KONCERNENS IT-HANDLINGSPLAN VERKSAMHETERNAS EGNA IT-PLANER RESURSPLANERING ÅRSHJUL FÖR IT-PLANERING Övergripande årshjul för kommunkoncernen samt IT Årshjul för IT-staben Effekthemtagning Appendix 1 - Råd vid handläggning av IT-plansärenden Appendix 2 - Sundsvalls kommunkoncerns process för IT-portföljstyrning... 15

4 4 (15) 1 Inledning 1.1 Strategisk IT-styrning Koncernutveckling IT inom Koncernstaben - hädanefter i detta dokument benämnt IT-staben - har som sitt värdeerbjudande (uppdrag) att till kommunledningen leverera strategisk ITstyrning i kommunkoncernen. De verktyg som IT-staben har för att uppnå detta beskrivs i nedanstående bild. IT-strategi Verksamhetsarkitektur IT-utveckling Projekt IT-förvaltning Figur 1. IT-blomman. Beskriver de verktyg för strategisk IT-styrning som IT-staben har för att leverera till kommunledningen. Detta dokument beskriver IT-utveckling och Projekt (den gula cirkeln). IT-strategi: Sundsvalls kommunfullmäktige har beslutat om en IT-strategi för e-förvaltning (se Relaterade dokument). Målbilden är enkla, flexibla och tydliga IT-tjänster. ITutvecklingsprocessen beskrivs i avsnitt 5.8 i IT-strategin. Verksamhetsarkitektur: IT-strategin definierar mål- och lösningsarkitektur. IT-staben ansvarar för modell- och sakbibliotek för att kunna återanvända de verksamhetsmodeller som tagits fram. Verksamhetsarkitekturens olika delar beskrivs i digitaliseringshjulet (process, information, IT-tjänster, earkiv, Dataskydd, Verksamhetens strategier och affärsmodeller). Läs mer här: IT-förvaltning: Systemförvaltning beskrivs i Systemförvaltningshandboken (se Relaterade dokument). Informationsförvaltning beskrivs i Informationsförvaltningshandboken (se Relaterade dokument). Projekt: Hur man driver projekt inom Sundsvalls kommun beskrivs i Projektmodellen (se Relaterade dokument). IT-utveckling: I detta dokument beskrivs Sundsvalls kommuns process för IT-utveckling: ITplansprocessen. Den omfattar arbetsprocesser och verktyg för prioriteringar och beslut inom utvecklingen av IT. IT-plansprocessens mål är att fånga upp och prioritera aktiviteter som ger

5 5 (15) ökade kostnader för drift, underhåll och förvaltning, och som nyttjar kritiska resurser (ofta IT-personal) för genomförandet. IT-plansprocessen syftar till att: Identifiera behoven av IT-utveckling Beskriva nyttan med IT-utveckling Prioritera aktiviteter inom IT-utvecklingen för Sundsvalls kommunkoncern Tydliggöra ansvar för aktiviteter kring IT-utveckling Resursplanera arbetet inom IT-utvecklingen (personer och kostnader) I IT-strategi för e-förvaltning år framgår att koncernstaben ska upprätta en handlingsplan för IT. IT-handlingsplanen är en sammanställning av utvecklingen av koncernens IT-stöd. Det som prioriteras och planeras i IT-plansprocessen ska därför dokumenteras i IT-handlingsplanen. 1.2 Översiktlig beskrivning av IT-plansprocessen IT-plansprocessen baseras bl.a. på Sundsvalls kommunkoncerns process för ITportföljstyrning, se Appendix 2. I IT-portföljstyrningsprocessen beskrivs övergripande vad som ska göras, medan IT-plansprocessen beskriver hur, dvs IT-plansprocessen beskriver hur IT-portföljstyrningsprocessen ska tillämpas. Kortfattat syftar IT-plansprocessen till att säkerställa att rätt projekt görs, utifrån strategiska och taktiska perspektiv. För att kunna prioritera bland olika initiativ, och verifiera att genomförda projekt fått avsedd effekt, löper processen över samtliga faser i ett behovs livscykel. Faserna definieras i IT-strategin, där det framgår att utvecklingsprocessen ska följa BPE Beslut Projekt Effekt. I IT-plansprocessen ingår även behovsfasen, dvs fasen innan beslut. Dessutom har genomförandet generaliserats till alla typer av aktiviteter, och det har tydliggjorts att beslut baseras på en beredning. Faserna i IT-plansprocessen är således: Behovshantering Beredning och Beslut Genomförande av aktivitet Effekthemtagning Se figur nedan.

6 6 (15) BPE Beslut Projekt Effekt (se IT-strategin) Behov Beslut Projekt Effekt Behovshantering Beredning och Beslut IT-plansprocessen Genomförande av aktivitet Effekthemtagning Nya aktiviteter, ej beslutade Beslutsprocess för start av aktiviteter Pågående aktiviteter Genomförda aktiviteter Identifiera behov. Konkretisera, avgränsa, dokumentera Kvalitetssäkra, bedöm, prioritera och besluta Genomför i form av linjeaktivitet, uppdrag eller projekt Verifiera att nyttan blev den önskade Figur 2. Ett behovs livscykel. IT-plansprocessen löper över hela livscykeln. Kapitel 2 och 3 omfattar de tre första faserna, medan den sistnämnda (Effekthemtagning) beskrivs i kapitel 4. För att kunna säkerställa att rätt projekt görs, krävs det att en översikt över alla IT-projekt upprätthålls, den s.k. IT-portföljen. Då kan nya initiativ ställas mot pågående projekt, och mot beslutade men ej ännu startade projekt. En viktig faktor i detta är naturligtvis resursplaneringen, se avsnitt 3.3. Pågående projekt ska följa projektmodellen, som säkerställer att projekt genomförs på rätt sätt, se avsnitt 2.4. Se figur nedan. Behovshantering Beredning och Beslut Genomförande av aktivitet Effekthemtagning IT-plansprocessen ITportföljen Ta hänsyn till ITportföljen vid beslut om start av aktivitet Kön - Ej ännu startade projekt Projekt X Projekt Y Pågående projekt Projekt A Projekt B Projekt C Projekt D Följ upp status för pågående projekt IT-plansprocessen är en process för portföljstyrning: Gör rätt projekt Projektmodellen beskriver projektstyrning: Gör projekt rätt Figur 3. Portföljstyrning och projektstyrning. 2 Metod för IT-planering 2.1 Övergripande metod För att uppnå IT-plansprocessens syfte att säkerställa att rätt projekt görs, ska behov konkretiseras och dokumenteras, och därefter hanteras i en beslutsprocess. Om beslutet är att genomföra en aktivitet kan aktiviteten startas eller placeras i kö (beroende på prioritet, resurstillgång, m.m.). Som en del i beslutsprocessen behöver hänsyn tas till pågående

7 7 (15) aktiviteter och aktiviteter som står i kö att starta. (Exempel: En ny aktivitet kan ha högre prioritet än en redan beslutad aktivitet, det kanske är för många aktiviteter som pågår som nyttjar samma typ av resurser så av taktiska skäl ska omprioritering ske, etc.) Alltså behövs en översikt över alla beslutade aktiviteter. Se figur nedan. Figur 4. Ovan beskrivs hela IT-planeringen övergripande. Det börjar med ett behov som definieras, det tas beslut och sedan startas projekt, uppdrag eller linjeaktiviteter Dokumentation av behov Det finns naturligtvis en gräns för när behov ska följa IT-plansprocessen ( större aktiviteter), och när de kan hanteras inom berörd verksamhet ( mindre aktiviteter). Detta beskrivs i avsnitt 2.2 nedan. I de fall IT-plansprocessen följs ska behovet dokumenteras som ett ITplansärende (se Mall för IT-plansärende, Relaterade dokument). Som underlag till den långsiktiga IT-planeringen behöver varje verksamhet (förvaltning, bolag, eller verksamhetsområde) ha en egen IT-plan med bl.a. en behovslista : aktiviteter där ett IT-plansärende ej ännu inlämnats, men där man bedömer att ett arbete bör starta. Se avsnitt Beslutsprocessen Arbetsprocessen för IT-plansärenden, inklusive beslutsprocessen, beskrivs i avsnitt 2.3 nedan. Genom att ha en beslutsprocess där större aktiviteter hanteras som IT-plansärenden via en och samma kanal, ges flera fördelar: högre kvalitet (stöd kan ges till beställaren kring vad aktiviteten borde omfatta), vi säkerställer att strategier följs, vi undviker att samma arbete görs inom flera verksamheter (bolag, förvaltningar), vid resursbrist prioriteras aktiviteter mot varandra, m.m Uppföljning av aktiviteter

8 8 (15) Aktiviteter som drivs som uppdrag och projekt följs upp av IT-projektkontoret, som har en samlad översikt över pågående samt beslutade men ej ännu startade uppdrag och projekt. ITprojektkontoret förvaltar alltså IT-portföljen. (IT-projektkontoret beskrivs i dokumentet Projektkontor IT, se Relaterade dokument.) Aktiviteter baserade på IT-plansärenden, och som drivs som linjeaktivitet, följs upp av ITstaben (i samband med uppföljningen av IT-plansärenden) IT-plansprocessen och systemförvaltning Samtliga aktiviteter inom systemförvaltningen ska dokumenteras i systemförvaltningsplanen. Större aktiviteter (se avsnitt 2.3 nedan) ska hanteras som IT-plansärende, medan mindre aktiviteter beslutas av systemägaren. Aktiviteter som drivs inom systemförvaltningen följs därefter upp av berörd systemförvaltning, med systemägaren som ansvarig för att uppföljning görs. Systemförvaltning beskrivs närmare i Systemförvaltningshandboken, se relaterade dokument. Se figur nedan. Utveckling relaterad till systemförvaltning Systemförvaltnings -plan mindre aktiviteter Uppföljning Beslutsprocess Berörd systemförvaltning Behov större aktiviteter Linjeaktiviteter inom systemförvaltning Nyutveckling eller IT-tjänsteutveckling IT-staben IT-projektkontoret Uppdrag / projekt IT-plan per verksamhet (behovslista) Hantering av ITplansärenden IT-plansärende Behovshantering Beredning och Beslut Genomförande av aktivitet Figur 5. Samband mellan IT-plansprocessen och systemförvaltningen. 2.2 IT-plansärende eller driva inom linjeverksamheten? Förvaltningar och bolag ansvarar för utvecklingen av sina verksamheters IT-stöd. Detta dokumenteras genom systemförvaltningsplaner och egna IT-planer. Utvecklingsrelaterade aktiviteter kan beslutas och drivas inom linjeverksamheten, t.ex. inom ramen för systemförvaltning. Det är då mindre aktiviteter som har liten påverkan på andra verksamheter och där kostnaden tas av berörd linjeverksamhet.

9 9 (15) Om däremot något av följande kriterier uppfylls ska ett IT-plansärende lämnas in: Storlek, ekonomi 1. Resursbehovet vad gäller kommunens IT-resurser beräknas vara 100 timmar eller mer, eller 2. Aktiviteten beräknas totalt kräva mer än 500 timmar, eller 3. Finansiering önskas via koncerngemensam IT-plansbudget, eller 4. Finansiering finns delvis, samfinansiering önskas, eller Komplexitet Risk 5. Aktiviteten innebär nyutveckling (nytt IT-stöd), oavsett om aktiviteten i sig innebär ett införande/genomförande eller en förstudie/utredning/upphandling, eller 6. Aktiviteten innebär nya integrationer mot andra IT-stöd, eller 7. Aktiviteten berör flera enheter (förvaltningar och bolag inom koncernen), eller 8. För att genomföra aktiviteten behövs rådgivning av specialistkompetens kopplat till juridik, IT-strategi, verksamhetsarkitektur eller IT-infrastruktur, eller 9. Aktivitetens resultat innebär ökad risknivå för koncernen. Notera att samtliga aktiviteter relaterade till befintligt system ska tas upp i systemförvaltningsplanen, även om de hanteras som IT-plansärende. Detta för att systemförvaltningsplanen ska ge en helhetsbild över planerade förändringar av IT-stödet. 2.3 Arbetsprocess för IT-plansärenden IT-plansärenden dokumenteras på särskild mall (se Mall för IT-plansärende, Relaterade dokument). Inlämnade IT-plansärenden ges ett ärendenummer och bereds därefter av ITstaben. I beredningen ingår att ge ett förslag på bedömning och prioritering (se Projektportfölj IT Prioritering, Relaterade dokument). Beslut tas av IT-direktör i samråd med IT-samrådet och/eller Funktionsstyrgrupp IT (när det gäller IT-tjänster som tillhandahålls av Servicecenter IT). För IT-plansärenden där beslutet är att starta en aktivitet, kan aktiviteten endera starta omgående alternativt placeras i kö beroende på resurstillgången. Beslutade IT-plansärenden drivs ofta som uppdrag eller projekt, och samlas i en projektportfölj som upprätthålls av ITprojektkontoret. Under projektets gång kan omprioritering behöva ske. En ny, beslutad aktivitet kan t.ex. ha betydligt högre prioritet än en pågående aktivitet, som kan behöva frysas om aktiviteterna t.ex. kräver samma resurser. Se bild nedan.

10 10 (15) Beställare IT-staben Portföljstyrgrupp Kvalitetskontroll, första bedömning, uppdatera ärendelista Bedömningsmodell Lagkrav, politiska beslut, strategiska beslut och taktiska beslut Behov Utredning och beskrivning Handläggning Bedöma och prioritera Agera och förankra IT-plansärende Beslut Uppdaterad portfölj Under projektets gång kan omprioritering behöva ske Projekt A Projekt B Projekt C Behovshantering Beredning och Beslut Genomförande av aktivitet Figur 6. Beskriver ärendets gång genom olika beslutsinstanser. 2.4 Linjeaktivitet / uppdrag / projekt För varje aktivitet måste beslut tas hur den bäst drivs. Vi skiljer mellan följande aktivitetstyper: a) Linjeaktivitet b) Uppdrag c) Projekt Se Projektmodellen, Relaterade dokument. Under beredningen av ett IT-plansärende kommer det rekommenderas vilken arbetsform som ska användas (projekt, uppdrag, linjeaktivitet). Detta baseras på de tumregler som beskrivs i Projektmodellen. 2.5 Projekt- och uppdragsklassificering För att undvika missförstånd kring vad ett arbete omfattar, för projektkontor IT s uppföljning av IT-portföljen, m.m. så klassificeras alla projekt och uppdrag i någon av följende kategorier: Förstudie IT-tjänst Nyutveckling Systemförvaltning Uppdrag och projekt med andra projektmål än en införd, produktionssatt produkt klassificeras som Förstudie. Alltså, uppdrag och projekt som avser utredning för vägval, utföra teknisk Proof-Of-Concept, design av lösning/tjänst samt rutiner för dessa, upphandling, etc.

11 11 (15) klassificeras som Förstudie. Uppdrag och projekt som klassificeras som IT-tjänst, Nyutveckling och Systemförvaltning ska innebära att uppdraget/projektet har som mål att leverera en införd, produktionssatt produkt. 2.6 Programområden IT-plansärenden samt projekt och uppdrag ska klassificeras utifrån vilket programområde de tillhör. Programområdena ändras med tiden, och är för närvarande samma som de prioriterade utvecklingsområdena: Informationssäkerhet Automatisering Mobilitet Data som tillgång Digital transformation Anledningen är att kunna följa upp vilket arbete som görs inom respektive programområde. Aktuella programområden framgår bl.a. av mallen för IT-plansärende (se Relaterade dokument). 2.7 Avvikelsehantering I det fall större aktiviteter startas utan att det genomgått den process som beskrivs i avsnitten ovan i detta kapitel, ska en avvikelserapport tas fram och delges IT-direktören skriftligt med kopia till IT-staben. Rapporten ska innehålla beskrivning av det inträffade, konsekvenser, samt förslag på eventuella åtgärder. Se mall för avvikelserapport, Relaterade dokument. Avvikelser kommer sammanställas och presenteras på IT-samråd och/eller annat forum. 3 IT-handlingsplan 3.1 Framtagande av koncernens IT-handlingsplan Koncernens samlade IT-handlingsplan omfattar pågående aktiviteter, beslutade men ej påbörjade aktiviteter, samt behovslista (ej beslutade aktiviteter). IT-handlingsplanen baseras på följande information: 1. Pågående uppdrag och projekt Information om tidplaner och resursbehov m.m. samlas in av IT-projektkontoret, som får kännedom om uppdrag och projekt via IT-plansprocessen eller andra kanaler (i de fall IT-plansprocessen ej använts, dvs en avvikelse enligt avsnitt 2.8 har inträffat). 2. Beslutade men ej startade uppdrag och projekt ( kölistan ) Kölistan upprätthålls av IT-projektkontoret, som får kännedom om beslutade uppdrag och projekt via IT-plansprocessen.

12 12 (15) 3. Utvecklingsrelaterade aktiviteter inom ramen för systemförvaltningen Detta beskrivs i systemförvaltningsplanerna. Notera att större aktiviteter ska hanteras via IT-plansprocessen, och inte enbart nämnas i systemförvaltningsplanen. I sådana fall ska ett IT-plansärende lämnas in (se avsnitt 2.2), och efter beslut kommer de finnas i portföljen och följas upp av IT-projektkontoret (se punkt 1 och punkt 2 ovan). Notera att IT-handlingsplanen ej omfattar förvaltningsaktiviteter som t.ex. genomförande av informationssäkerhetsklassificering, genomgång av användarregistret, etc. 4. Ännu ej inlämnade IT-plansärenden där berörd verksamhet (förvaltning, bolag, eller särskild verksamhet) bedömer att ett arbete bör starta. Detta beskrivs i varje verksamhets egna IT-plan, se avsnitt 3.2. IT-handlingsplanen tas fram minst en gång per år, i slutet av verksamhetsåret. En första version av IT-handlingsplanen ska utgöra ett inspel i MRP-processen. När budget för ITutveckling har preciserats ska IT-handlingsplanen fastställas med prioriterade aktiviteter för det kommande året, men även planerade aktiviteter för 2-3 år framöver. IT-handlingsplanen ger input till Infrastrukturplanen, som beskriver nödvändiga förändringar/utveckling av infrastrukturen. Se bild nedan. Figur 7. Dokument som skapas och vilka roller som ansvarar i framtagandet beskrivs ovan. 3.2 Verksamheternas egna IT-planer Varje verksamhet (bolag, förvaltning, eller verksamhetsområde) ska årligen ta fram: En sammanfattning/syntes över verksamhetens arbete med systemförvaltning.

13 13 (15) En sammanfattning/syntes över verksamhetens behov av IT-utveckling, dvs aktiviteter där ett IT-plansärende ej ännu inlämnats, men där man bedömer att ett arbete bör starta. Detta bör sammanfattas i ett och samma dokument. Verksamheternas IT-planer ska fastställas i sådan tid att de kan vara inspel i koncernens IThandlingsplan. 3.3 Resursplanering På sikt kommer en systematisk resursplanering att införas, där bl.a. projektens resursbehov sammanställs (t.ex. resursbehov per månad) och jämförs mot resursernas allokering. Detta är under införande. 3.4 Årshjul för IT-planering Övergripande årshjul för kommunkoncernen samt IT Verksamhetsplaner Systemförvaltningsplaner inlämnade mitten av oktober till ITstaben (SF) Systemförvaltningsplaner godkända mitten av dec. (SÄ) Slutlig IT handlingsplan slutet av dec. Q4 Verksamhetsplanering Q1 Analysera och planera förutsättningar Analysrapporter In och omvärldsanalys Strategisk planering Partipolitiskt arbete Kvittering MRP nämnder och KF Framtagande av IT plan nästkommande år Q3 Q2 Mål och resursplan (MRP) Statusrapport Systemförvaltning innevarande år (SF) Figur 8. Detta årshjul används i koncernen, de delar som är röda är det som avser IT:s aktiviter, dessa är gemensamma i koncernen Årshjul för IT-staben

14 14 (15) Bereda IT-plansärenden (fördela, bereda, pitcha) Besluta IT-plansärenden: Funktionsstyrgrupp IT & IT-samråd Portföljförvaltningsmöte Q4 Q1 Q3 Q2 Figur 9. Detta är IT-stabens årshjul som finns för att stötta IT-planeringen i verksamheten. 4 Effekthemtagning Effekthemtagning syftar till att mäta att nyttan med projektet blev den önskade, dvs att projektets förväntade effekter har uppnåtts. Effektmålen ska beskrivas i projektdirektivet. Detta är beställarens ansvar, men hindras i praktiken ofta av fokus på nya projekt, personalförändringar, organisationsförändringar, m.m. Därför ska IT-projektkontoret tillse att denna effektmätning görs. (Detta är sista steget i BPE: Beslut Projekt Effekt, se ITstrategin, Relaterade dokument.) Appendix 1 - Råd vid handläggning av ITplansärenden Vid förändringsaktiviteter ska man alltid fundera över om de kan läggas i befintliga projekt, eller om nya projekt kan hantera flera liknande förändringar. Rekommendationer: Hellre få projekt än många, bl.a. eftersom varje projekt innebär en hel del overhead -tid för projektdokumentation, statusrapportering, styrgruppsmöten, etc.

15 15 (15) Hellre korta, tjocka projekt än långa, smala. Projekt med långa ledtider och där intensiteten är låg tenderar att tappa fokus och det innebär också energiläckage att behöva ta upp tråden igen. Bättre med intensiva projekt där projektdeltagarna jobbar en stor del av tiden i detta projekt, med en aktiv och drivande beställare, m.m. Appendix 2 - Sundsvalls kommunkoncerns process för IT-portföljstyrning IT-plansprocessen baseras bl.a. på Sundsvalls kommunkoncerns process för ITportföljstyrning, och visar hur den ska tillämpas. IT-plansprocessen beskriver således arbetsprocesserna på en mer detaljerad nivå, t.ex. kriterier för inlämning av IT-plansärenden, hur beslutsprocessen fungerar, hur projekt klassificeras, m.m. Dessutom omfattar ITplansprocessen även IT-handlingsplan samt Effekthemtagning. Se bild nedan över IT-portföljprocessen. Kommunfullm. Kommunfullm. Beställare Kommunstyrel. Kommunstyrel. Beställare IT-staben Beställare Ev. delegation Projektledare Portföljledare Ev. delegation Beställare Skriva och lämna in IT-ärende till koncernportföljen Bereda ITärendet ur ett koncernperspektiv Granska beslutsförslag IT-ärendet koncernportföljen Fastställa koncernportföljen Status och slutrapportera från projektet till koncernportfölj Identifiera behov av omprioriteringar i koncernportföljen Omprioritera koncernportföljen Hantera omprioritering av projekt Beställare Beställare Beställare Beställare Projektledare Projektledare Projektledare Förbereda projekt Planera projekt Genomföra projekt Avsluta projekt Figur 10. Sundsvalls kommunkoncerns fastställda IT-portföljprocess daterad