Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

Transkript

1 Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

2 Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009 Tryck: Allduplo, Stockholm Folkbildningsrådet 2010

3 Sammanfattning Rapporten Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009 presenterar en sammanställning av folkhögskolors respektive studieförbunds kvalitetsarbete och hur det har utvecklats sedan föregående redovisningstillfälle. Det är andra gången Folkbildningsrådet har sammanställt och analyserat folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsredovisningar. Folkbildningsrådets slutsatser är att: Folkhögskolorna och studieförbunden har utvecklat och förstärkt sitt kvalitetsarbete sedan föregående redovisningstillfälle. Fler folkhögskolor och studieförbund har i dag ett väl utvecklat kvalitetsarbete. Fem procent av folkhögskolorna och två studieförbund har enligt Folkbildningsrådets bedömning brister i sitt systematiska kvalitetsarbete. Utvärderingar och deras resultat är bristfälligt beskrivna i många kvalitetsredovisningar. Det kvarstår som ett angeläget utvecklingsområde från föregående redovisningstillfälle. Folkhögskolorna bör i sitt kvalitetsarbete uppmärksamma deltagarnas inflytande. Studieförbunden bör uppmärksamma det systematiska kvalitetsarbetet i verksamhet med medlemsorganisationer och/eller samverkansorganisationer inom ramen för sitt anordnarskap. Rapporten är en sammanställning av folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsarbete och hur det förhåller sig till statens syften och verksamhetsområden. För folkhögskolornas del har vi följt upp de långa allmänna kurserna i relation till kvalitetsarbetet. Studieförbunden har gemensamt tagit fram indikatorn Cirkelledarnas folkbildningskompetens och redovisar den för första gången i 2009 års kvalitetsredovisningar. I inledningen beskriver vi Folkbildningsrådets roll i uppbyggandet av ett systematiskt kvalitetsarbete inom folkbildningen. Nu när den treåriga utvecklingsprocessen från år 2007 till år 2009 är avslutad så kan vi konstatera att vi har en tydlig bild av hur kvalitetsarbetet ser ut inom folkhögskolor och studieförbund. På sikt vill Folkbildningsrådet redovisa de effekter som kvalitetsarbetet har på verksamheten. Kvalitetsarbetet ska ha en långsiktig, strategisk funktion och leda till utveckling, avveckling och omprövning av den egna verksamheten. Folkbildningsrådet kommer att utvärdera den treåriga uppbyggnadsprocessen och ta fram en strategi för uppföljning av folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsarbete och dess effekter. Strategin börjar gälla från år 2011.

4 Innehåll Inledning 5 Målsättning för den nationella kvalitetsredovisningen 5 Ny strategi från Redovisning av kvalitetsarbetet Definition av systematiskt kvalitetsarbete 6 Metod 7 DEL 1 Folkbildningsrådets slutsatser och förslag på åtgärder 9 DEL 2 Folkhögskolornas kvalitetsarbete 11 Utveckling sedan föregående redovisningstillfälle 11 Fokus: Kvalitet i allmän kurs 16 Statens syften och verksamhetsområden 16 Folkbildningsrådets kommentarer om folkhögskolornas kvalitetsarbete 18 DEL 3 Studieförbundens kvalitetsarbete 20 Utveckling sedan föregående redovisningstillfälle 20 Fokus: Cirkelledarnas folkbildningskompetens 24 Statens syften och verksamhetsområden 25 Folkbildningsrådets kommentarer om studieförbundens kvalitetsarbete 27 Bilagor 29 Bilaga 1 Process från 2007 till Bilaga 2 Anvisningar 2009 för folkhögskolorna 30 Bilaga 3 Anvisningar 2009 för studieförbunden 31 Bilaga 4 Bedömningskriterier 32

5 Inledning I folkbildningspropositionen Lära, växa, förändra (2005/06:192) uppmanas folkbildningen att utveckla kvalitetsarbetet. Det är studieförbunden och folkhögskolorna som utför kvalitetsarbetet. Folkbildningsrådet utformar gemensamma utgångspunkter och stödjer studieförbund och folkhögskolor i processen. Studieförbund och folkhögskolor lämnade sina kvalitetsredovisningar för andra gången till Folkbildningsrådet den 1 juli Dessa är samlade och analyserade i denna rapport. Vi beskriver särskilt hur folkhögskolorna och studieförbunden har utvecklat sitt kvalitetsarbete sedan föregående redovisningstillfälle. Folkbildningsrådets slutsatser och förslag på åtgärder finns att läsa i del 1 och i del 2 presenterar vi folkhögskolornas kvalitetsarbete. Kvalitet i allmän kurs är fokus för året. Del 3 ger en samlad bild av studieförbundens kvalitetsarbete. Indikatorn Cirkelledarnas folkbildningskompetens presenteras samt dess resultat. Målsättning för den nationella kvalitetsredovisningen Folkbildningens kvalitetsarbete syftar till att utveckla en kultur där systematiskt kvalitetsarbete ses som en viktig och naturlig del i det vardagliga arbetet. Syftet med denna rapport är att: Beskriva utvecklingen av folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsarbete inom den egna verksamheten Beskriva hur folkhögskolor och studieförbund inom ramen för sitt kvalitetsarbete förhåller sig till de fyra syftena och de sju verksamhetsområdena som är statens motiv för stöd tillfolkbildningen Ge en samlad och analyserad bild av ovanstående Rapporten beskriver också Folkbildningsrådets roll i uppbyggandet av ett systematiskt kvalitetsarbete inom folkbildningen. Ny strategi från 2011 Den treåriga processen med den nationella redovisningen av folkbildningens kvalitetsarbete 1 har nu avslutats. Processen har pågått från år 2007 till år 2009 (se bilaga 1). Folkbildningsrådet kommer under våren Folkbildningsrådet har valt att använda definitionen nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete. Den är mer korrekt än den tidigare definitionen nationell kvalitetsredovisning för folkbildningen. Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

6 att utvärdera processen tillsammans med folkhögskolor och studieförbund. Därefter kommer Folkbildningsrådet att anta en ny strategi för uppföljning av folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsarbete och dess effekter. Den nya strategin börjar gälla från år Folkbildningsrådet har nu en tydlig bild av hur kvalitetsarbetet ser ut inom folkhögskolor och studieförbund. Inför 2011 är ambitionen att alla folkhögskolor och studieförbund har utvecklat och förbättrat sitt systematiska kvalitetsarbete. Folkbildningsrådet strävar efter att folkhögskolor och studieförbund ska redovisa sina åtgärder till följd av kvalitetsarbetet. På sikt ska vi också kunna redovisa folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsarbete samt de effekter som kvalitetsarbetet har på verksamheten. Kvalitetsarbetet ska ha en långsiktig, strategisk funktion och leda till utveckling, avveckling och omprövning av den egna verksamheten. Det systematiska kvalitetsarbetet har stor nytta av mätmetoder och indikatorer. Folkbildningsrådet kommer att utveckla arbetet med indikatorer och kännetecken med vars hjälp kvaliteten i verksamheten kan beskrivas och synliggöras. Redovisning av kvalitetsarbetet 2010 Folkbildningsrådet gör små förändringar i anvisningarna för kvalitetsredovisningen detta år, då utvärdering och ny strategi är i fokus. Vi samlar in kvalitetsredovisningar den 1 juli Rapporten Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2010 ingår i Folkbildningsrådets rapportering till regeringen i februari kommer stöd till folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsarbete att ske på följande sätt: Folkbildningsrådet arrangerar återföringskonferenser för folkhögskolor och studieförbund för att stimulera till fortsatt kvalitetsarbete. Vi lyfter fram goda exempel från kvalitetsredovisningarna. Folkbildningsrådet följer upp de folkhögskolor och studieförbund som enligt vår bedömning har brister i sitt systematiska kvalitetsarbete med hänvisning till kvalitetsredovisningarna Folkhögskolornas nätverk för kvalitetssamordnare kommer att samarbeta med de existerande fortbildningsnätverken. Syftet är att utbyta erfarenheter om fortbildning, kvalitetsarbete och kvalitetsredovisning. RIO och SKL avsätter medel för ett fortbildningsprojekt för rektorer. Projektet riktar sig särskilt till nyanställda rektorer på folkhögskolorna. Den påbörjade diskussionen om stödinsatser för rektorer har och får betydelse för kvalitetsarbetet på skolorna. RIO/SKL:s förslag om att stärka deltagares rättsliga ställning kommer att innebära ett ökat systematiskt kvalitetsarbete inom administration och information. Folkbildningsförbundets Kvalitetsgrupp och Etikdelegation anordnar kvalitetskonferenser och etikdagar för studieförbunden. Definition av systematiskt kvalitetsarbete Systematiskt kvalitetsarbete betyder att man inom en verksamhet regelbundet och noggrant dokumenterar och analyserar, för att sedan göra åtgärder som förbättrar verksamheten. Att kvalitetsarbetet är systematiskt innebär att det är en ständigt pågående aktivitet samt att den information som används samlas in, bearbetas och analyseras på ett tillförlitligt och noggrant sätt. Ett sätt att bedöma systematiken är att undersöka 6 Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

7 om det finns en röd tråd i processerna för planering, genomförande, uppföljning och utvärdering. Metod Folkbildningsrådet har haft kontinuerliga möten med Referensgruppen för den nationella kvalitetsredovisningen 2 och med folkhögskolor och studieförbund. Förankring och delaktighet är en nödvändig förutsättning för att utveckla processen med den nationella redovisningen av folkbildningens kvalitetsarbete. De anvisningar som ligger till grund för folkhögskolornas och studieförbundens kvalitetsredovisningar presenteras nedan. Därefter beskrivs hur Folkbildningsrådet har bearbetat och analyserat kvalitetsredovisningarna till färdig rapport. Anvisningar för folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsredovisningar 2009 Anvisningarna (se bilaga 2 och 3) är framtagna i nära samarbete med Referensgruppen och har presenterats på seminarier med folkhögskolor och studieförbund. Anvisningarna har samma grundstruktur som anvisningarna från På så sätt kan vi följa hur kvalitetsarbetet utvecklas över tid. Vi frågar efter de åtgärder som gjorts till följd av kvalitetsarbetet. Detta är ett första steg för att se kvalitetsarbetets avtryck i verksamheten. Studieförbunden har gemensamt arbetat fram den nya indikatorn Cirkelledarnas folkbildningskompetens. Den redovisas för första gången i 2009 års kvalitetsredovisningar. För folkhögskolornas del ingår frågeområdet kvalitet i allmän kurs. Folkhögskolorna redovisar hur de har utvecklat kvaliteten i allmän kurs. Genom en självvärdering redovisar folkhögskolor och studieförbund hur de i sitt kvalitetsarbete förhåller sig till statens fyra syften och sju verksamhetsområden. Detta är en skillnad från 2007 års anvisningar. Bearbetning av kvalitetsredovisningar till färdig rapport Folkbildningsrådet har använt metoder och bedömningskriterier för att sammanställa och analysera kvalitetsredovisningarna. Målsättningen med rapporten är att den ska vara systematisk i valet av metoder för att samla in, bearbeta och redovisa resultaten av kvalitetsredovisningarna. Målsättningen är även att rapporten ska vara värderande. Folkbildningsrådet har samlat in kvalitetsredovisningarna genom en webbaserad enkät. I enkäten har varje folkhögskola och studieförbund besvarat ett antal öppet formulerade frågor om kvalitetsarbetet. Den bild som rapporten ger av det lokala kvalitetsarbetet utgår därför från anordnarnas egna beskrivningar. Folkbildningsrådet har år 2009 gjort uppföljningsbesök hos nio folkhögskolor, nio lokala studieförbund och hos de centrala studieförbundskanslierna. Genom besöken får Folkbildningsrådet en fördjupad kunskap om kvalitetsarbetet i praktiken och hur studieförbunden hanterar kvalitetsarbetet inom sina avdelningar/regioner. Uppföljningsbesöken kompletterar uppgifterna i kvalitetsredovisningarna. Bedömningskriterier 2 Referensgruppen bildades 2008 med uppdraget att bistå Folkbildningsrådet i processen med den nationella redovisningen av folkbildningens kvalitetsarbete. Gruppen består av två representanter från RIO, en representant från SKL samt tre representanter från Folkbildningsförbundet. I analysen av folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsarbete har Folkbildningsrådet utgått från ett antal definierade bedömningskriterier (se bilaga 4): Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

8 Beskrivs det systematiska kvalitetsarbetet? Beaktas intressenter såsom staten, huvudman och medlemsorganisationer samt deltagare? Beskrivs förankring och delaktighet i kvalitetsarbetet? Beskrivs det systematiska kvalitetsarbetet i administrationen (folkhögskolor)? Beskrivs systemen för kontroll och granskning (studieförbund)? Beskrivs implementering av kvalitetsarbetet? Dessa kriterier utgör grunden för Folkbildningsrådets bedömning av folkhögskolornas och studieförbundens kvalitetsredovisningar. Om kriterierna är beskrivna i kvalitetsredovisningen så anser Folkbildningsrådet att folkhögskolan/studieförbundet har ett systematiskt kvalitetsarbete. Om kriterierna är beskrivna samtidigt som andra aspekter är redovisade så bedöms man ha ett väl utvecklat kvalitetsarbete. Om kriterierna inte är beskrivna så bedömer Folkbildningsrådet att folkhögskolan/ studieförbundet har brister i sitt systematiska kvalitetsarbete. Genom att bedöma kvalitetsredovisningarna utifrån samma kriterier blir det möjligt att göra nationella jämförelser och att på ett systematiskt sätt jämföra anordnarnas kvalitetsarbete, samt att urskilja hur arbetssätten förändras över tid. 8 Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

9 DEL 1 Folkbildningsrådets slutsatser och förslag på åtgärder Folkbildningsrådet har analyserat folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsredovisningar inlämnade år 2009 (sidorna 18 och 27). Våra slutsatser och förslag på åtgärder är: 1. Folkhögskolorna och studieförbunden har utvecklat och förstärkt sitt kvalitetsarbete sedan föregående redovisningstillfälle. Det finns en ökad medvetenhet om kvalitetsarbetets betydelse. Vi bedömer att det är fler folkhögskolor och studieförbund som har uppnått en högre nivå och som i dag har ett väl utvecklat kvalitetsarbete. Däremot bedömer vi att fem procent av folkhögskolorna samt två studieförbund har brister i sitt systematiska kvalitetsarbete. Åtgärder: Folkbildningsrådet arrangerar konferenser våren 2010 för att lyfta goda exempel från folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsarbete. Syftet är att stimulera till en kultur där systematiskt kvalitetsarbete är en viktig och naturlig del av verksamheten. Folkbildningsrådet anordnar möten med de folkhögskolor och studieförbund som vi bedömer har brister i sitt systematiska kvalitetsarbete. 2. Utvärderingar och deras resultat är bristfälligt beskrivna i kvalitetsredovisningarna. Det kvarstår som ett angeläget utvecklingsområde från föregående redovisningstillfälle. Åtgärder: År 2010 genomför Folkbildningsrådet en kartläggning av folkhögskolors och studieförbunds egna utvärderingar av den statsbidragsberättigade verksamheten. Resultaten används som underlag inför planeringen av Folkbildningsrådets nationella utvärderingar. 3. Folkhögskolorna bör i sitt kvalitetsarbete uppmärksamma deltagarnas inflytande. Åtgärder: Folkbildningsrådet följer utvecklingen i kommande kvalitetsredovisningar. 4. Studieförbunden bör uppmärksamma det systematiska kvalitetsarbetet i verksamhet med medlemsorganisationer och/eller samverkansorganisationer inom ramen för sitt anordnarskap. Åtgärder: Folkbildningsrådet följer utvecklingen i kommande kvalitetsredovisningar. 5. I dag redovisar folkhögskolor och studieförbund sitt kvalitetsarbete till Folkbildningsrådet. Ambitionen är att redovisa de effekter som kvalitetsarbetet har på verksamheten. Åtgärder: Folkbildningsrådet kommer att utvärdera den treåriga uppbyggnadsperioden av ett systema Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

10 tiskt kvalitetsarbete i folkbildningen ( ). Vi genomför utvärderingen tillsammans med folkhögskolor, studieförbund och Referensgruppen för den nationella kvalitetsredovisningen. Folkbildningsrådet tar fram en strategi för hur folkhögskolors och studieförbunds kvalitetsarbete och dess effekter ska följas upp och redovisas. Strategin ska gälla från år Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

11 DEL 2 Folkhögskolornas kvalitetsarbete Del 2 är en sammanställning av de 148 folkhögskolornas kvalitetsredovisningar och Folkbildningsrådets analys och förslag på utvecklingsområden. I del 2 ingår: Utveckling sedan föregående redovisningstillfälle Systematik i kvalitetsarbetet Deltagande och förankring Systematiskt kvalitetsarbete i administrationen Metodutveckling Kvalitet i allmän kurs Kvalitetsarbetet i förhållande till statens syften och verksamhetsområden Utveckling sedan föregående redovisningstillfälle I kvalitetsredovisningarna uppger folkhögskolorna att medvetenheten om kvalitetsarbetets betydelse har ökat. Kvalitetsbegreppet har funnits länge på folkhögskolorna; det nya är att man eftersträvar en ökad systematik i kvalitetsarbetet. Folkhögskolorna betonar också att kvalitetsarbetet i högre grad förhåller sig till statens syften och verksamhetsområden. Som exempel beskriver flera folkhögskolor att de i sina verksamhetsplaner och uppföljningar har integrerat statens verksamhetsområden. Folkbildningsrådet följer upp kvalitetsarbetet i de långa, behörighetsgivande allmänna kurserna. Samtliga folkhögskolor uppger att de har gjort insatser för att utveckla allmän kurs. Flera av de samarbeten som påbörjades 2006 har utvecklats positivt. Folkhögskolorna beskriver resultaten av dessa metodutvecklingsprojekt i sina kvalitetsredovisningar. Det systematiska kvalitetsarbetet i administrationen är ett eget frågeområde i 2009 års kvalitetsredovisningar. Folkhögskolorna ger en bild av hur deras system för kontroll och granskning ser ut. Systematik i kvalitetsarbetet I kvalitetsredovisningarna beskriver folkhögskolorna processerna för planering, genomförande, uppföljning och vidtagna åtgärder samt hur de säkerställer att det finns en röd tråd mellan dessa. De anger även hur de har utvecklat dessa processer från föregående redovisningstillfälle. Planering Folkhögskolorna berättar att verksamheten på ett tydligare sätt utgår från uppdragsgivarnas förväntningar, det vill säga statens syften med statsbidraget, huvudmännens ambitioner och deltagarnas förväntningar och behov. En folkhögskola skriver att den stora förändringen är att allt planerings-, organisations- och utvecklingsarbete förhåller sig till statens syften och verksamhetsområden. Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

12 Arbetet med målformulering är ett prioriterat utvecklingsområde för många folkhögskolor. Till exempel har folkhögskolorna tagit fram mål för fler verksamhetsområden eller på fler nivåer. Man beskriver också vikten av att dokumentera mål för att sedan följa upp dem. En folkhögskola nämner att mål måste sättas på den nivå de hör hemma och att de måste formuleras av dom som äger processen. Det fördjupar delaktigheten hos medarbetarna. En del folkhögskolor har tagit fram indikatorer, kvalitetsmått och nyckeltal: ett flertal indikatorer används för att mäta kvaliteten, till exempel under rubrikerna kursutbud, klagomålshantering, personal, marknadsföring och utrustning. Flera av de landstingsägda folkhögskolorna har utvecklat indikatorer kopplat till de balanserade styrkorten: styrkortet har fått en mer central roll i verksamheten. Arbetet har under året intensifierats för att hitta bra indikatorer som är mätbara och verkligen mäter det vi önskar. Kvalitetsarbete kräver tid uppger många folkhögskolor. De har skapat bättre förutsättningar för medarbetarna att delta i kvalitetsarbetet genom att exempelvis avsätta tid för planering under terminens gång. Uppföljning och utvärdering Folkhögskolorna följer upp verksamheten med olika metoder. Samtliga folkhögskolor nämner uppföljning genom enkäter till deltagare. Folkhögskolorna har tagit fram egna enkäter, använder gemensamma enkäter framtagna med andra folkhögskolor eller ingår i mer omfattande uppföljningar med andra organisationer (exempelvis brukarenkäter och nöjdkundindex). 84 folkhögskolor har anslutit sig till Kvalitetsutvärderingen ett webbaserat enkätverktyg som används för att mäta centrala värden inom folkhögskolans längre kurser (se sidan 15). Flera folkhögskolor anger att de har utvecklat metoderna för uppföljning av deltagare: en utvärderingsenkät i tre delar har arbetats fram; ett kartläggningssamtal när eleven börjar, ett utvecklingssamtal samt den sista utvärderingsenkäten. Ett syfte är att öka systematiken när det gäller den kontinuerliga dialogen mellan lärare och deltagare på de olika linjerna. Ett fåtal uppger att de i sin uppföljning även använder sig av andra data. Exempelvis ekonomiska resultat, statistik över kurser och deltagare samt resultat från undersökningar av tidigare deltagare. Sedan föregående redovisningstillfälle är det fler folkhögskolor som har tagit fram utvärderingsplaner. De anger när planering, uppföljning och förändringsarbete ska ske. En del folkhögskolor uppger att de vill öka systematiken mellan planering, uppföljning och utvärdering genom att: utveckla frågeställningarna i deltagarenkäterna så att de bättre stämmer överens med verksamhetsplanens mål. Styrelsens roll i kvalitetsarbetet är mer uppmärksammad i 2009 års kvalitetsredovisningar. Till exempel uppger de att styrelserna i högre grad använder sig av resultat från uppföljningarna. Resultaten ligger till grund för framtida planering. Kvalitetsförbättrande åtgärder Folkhögskolorna skriver att de har vidtagit åtgärder i både organisationsstrukturer, processer och verksamhet. Följande citat ger exempel på olika åtgärder: Folkhögskolan har genom de gångna årens kvalitetsarbete insett behovet av ett strukturerat återrapporteringssystem. Vi har därför köpt in ett mjukvaruprogram för resultatuppföljning som passar vår styrkortsmodell. Alla linjer har beskrivit sina processer och presenterat dem för varandra. Öppenheten och förståelsen har blivit större mellan olika linjer. Det är vår största åtgärd. Både i den stora Kvalitetsutvärderingen (se sidan 15) och i vår lokala enkät fanns det områden där det visade sig att vi behövde hitta nya vägar; till exempel demokrati, kultur och praktiska frågor som internatets kostnader, etcetera. 12 Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

13 Självvärdering De 148 folkhögskolorna har gjort en självvärdering av sitt systematiska kvalitetsarbete. På den första frågan, om det finns mål för folkhögskolans systematiska kvalitetsarbete, uppgav i stort sett alla att så var fallet. Figur 1 nedan visar hur folkhögskolorna har besvarat övriga frågor genom att tillämpa en sexgradig skala. De har värderat kvalitetsarbetet från lägsta värde ( inte alls ) till högsta värde ( fullt ut ). I figuren har vi angett antal folkhögskolor i procent: Folkbildningsrådet och Referensgruppen för den nationella kvalitetsredovisningen har tagit fram frågorna i självvärderingen. Den ger en samlad bild av hur folkhögskolorna värderar sitt eget kvalitetsarbete. Genom kontinuerlig självvärdering kan vi följa kvalitetsarbetets utveckling över tid. Deltagande och förankring Folkhögskolorna har beskrivit hur deltagare, medarbetare, ledning, styrelser och huvudmannen är delaktiga i folkhögskolans kvalitetsarbete. Deltagarna är involverade i kvalitetsarbetet i huvudsak på två sätt: genom uppföljning och genom strukturer för deltagarinflytande. Vi har i tidigare avsnitt beskrivit uppföljning i form av deltagarenkäter och utvecklingssamtal. Flera folkhögskolor upplever deltagarinflytande som ett problem. Så här skriver en folkhögskola: det har under senare år blivit allt svårare att få kursdeltagare som vill engagera sig i traditionellt demokratiskt intressearbete på skolan. Andra folkhögskolor provar med alternativa sätt, exempelvis stormöten för hela skolan en gång per månad. Figur 1. Självvärdering systematiskt kvalitetsarbete (andel folkhögskolor i procent) Inte alls Fullt ut Vårt systematiska kvalitetsarbete följs upp och analyseras: Vårt systematiska kvalitetsarbete leder till utveckling och förbättring: Vårt systematiska kvalitetsarbete har en långsiktig, strategisk funktion (utveckling, avveckling, omprövning): Vi arbetar systematiskt med förankring och delaktighet av vårt kvalitetsarbete: Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

14 På en del folkhögskolor är deltagarna tydligt involverade i kvalitetsarbetet: Folkhögskolan arrangerar folkbildningsriksdag en dag per år för alla medarbetare och deltagare. Alla arbetar med folkhögskolans måldokument, folkbildningspropositionens syften och verksamhetsområden. Andra folkhögskolor nämner att deltagarna är representerade i folkhögskolans kvalitetsgrupp. Medarbetarna blir mer delaktiga i kvalitetsarbetet genom att folkhögskolan avsätter tid för planering och uppföljning. Folkhögskolorna har även förbättrat delaktigheten genom att förtydliga organisationsstrukturerna, ha erfarenhetsutbyten med andra folkhögskolor och genom att införa kvalitetsfrågan vid varje personalmöte. Många folkhögskolor har börjat utnyttja sitt intranät för att göra det egna kvalitetsarbetet mer tillgängligt för medarbetare och styrelse. Till exempel skriver en folkhögskola att: Varje arbetslag fick beskriva processerna. Var beslut fattas, var slutsatser dras av utvärderingar, vilka åtgärder och uppföljning som finns i organisationen. Dessa beskrivningar sammanställs i en digital bok som alla har tillgång till. Målet är att få en så transparent organisation som möjligt där alla ska kunna avläsa var och hur man kan påverka. Andra nämner att de har sett över styr- och policydokument och säkerställt att det alltid är den senaste versionen som finns tillgänglig på intranätet. Delaktigheten ökar genom att medarbetarna är representerade i folkhögskolans kvalitetsgrupp. Uppskattningsvis har cirka hälften av folkhögskolorna en kvalitetssamordnare. Oftast är det en medarbetare som i sin tjänst delvis samordnar kvalitetsarbetet. Rektor är ytterst ansvarig för kvalitetsarbetet. Vissa folkhögskolor har på grund av organisatoriska problem, som ekonomisk instabilitet och rektorsbyten, haft svårigheter att få medarbetarna med sig i kvalitetsarbetet. I vissa fall beskriver folkhögskolorna att kvalitetsarbetet blir en byråkratisk pålaga och att medarbetarna känner sig pressade av ökat administrativt arbete. Folkhögskolornas styrelser godkänner kvalitetsredovisningen innan de skickar den till Folkbildningsrådet. Det är ett sätt att säkerställa att styrelsen är involverad i kvalitetsarbetet. Ungefär hälften av folkhögskolorna uppger att styrelsen är aktivt involverad i kvalitetsarbetet. Resterande beskriver att styrelsen är informerad om kvalitetsarbetet. Systematiskt kvalitetsarbete i administrationen Systematiskt kvalitetsarbete i administrationen är ett nytt frågeområde i 2009 års kvalitetsredovisningar. Syftet är att visa folkhögskolornas former för kontroll och granskning av verksamheten. Folkhögskolorna anger att de har utvecklat de administrativa systemen genom rutiner för exempelvis information och möten, dokumentation och diarieföring, blanketter, former för arkivering och backup. Processbeskrivningar ger en bild av hur olika delar av verksamheten hänger ihop. Många folkhögskolor nämner att de har gjort processkartläggningar och förbättrat arbetssätten, speciellt inom administration. De lyfter särskilt fram processen med antagning av nya deltagare. En folkhögskola skriver att: Antagningsprocessen har kvalitetssäkrats med nya antagningsblanketter, genomgång av intervjufrågor samt förbättrade rutiner kring det administrativa arbetet. Det systematiska kvalitetsarbetet i administrationen har lett till regelbundna administrativa möten, tydligare ekonomiska avstämningar, dokumenterade rutiner, handböcker, regelbunden uppföljning och utvärdering. Folkhögskolorna poängterar att kvalitetsarbetet leder till minskad sårbarhet. Det blir lättare för den administrativa personalen att vid behov ersätta varandra. 14 Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

15 Metodutveckling Under åren 2006 till 2007 startade flera projekt för att utveckla metoder för kvalitetsarbetet. Folkhögskolorna beskriver dessa samarbeten i sina kvalitetsredovisningar 3 : Projektet Kvalitetssystem för folkhögskolor Femton folkhögskolor har med stöd av konsulten Ramböll Management definierat begreppet kvalitet i folkhögskolan, formulerat kvalitetskriterier och tagit fram en särskild utvärderingsmodell. Ambitionen har varit att fånga de enskilda folkhögskolornas målsättningar samt statens syften och verksamhetsområden. Merparten av de deltagande folkhögskolorna uppger att projektet har haft positiva effekter. Varje folkhögskola har tillsatt en kvalitetsgrupp som årligen gör en självvärdering av verksamheten. Kvalitetssamordnarna från de femton folkhögskolorna träffas regelbundet för att bland annat jämföra resultat från värderingarna. Projektet Kvalitet i Väst Västra Götalandsregionens sex folkhögskolor har sedan år 2007 samarbetat för att utveckla kvalitetsarbetet och ta fram kvalitetsindikatorer. De har utgått från huvudmannens mål och statens syften. Folkhögskolorna har tagit fram gemensamma riktlinjer för kvalitetsarbetet. Riktlinjerna tydliggör systematik och ansvarsfördelning i det gemensamma respektive lokala kvalitetsarbetet. Vidare har man utvecklat verktyg och metoder för planering, utvärdering och dokumentation av verksamhetens resultat. De har avsatt resurser för att inventera dokumenthanteringssystemet. Webbenkäten Kvalitetsutvärdering Folkhögskolorna har utvecklat en metod och ett antal indikatorer för att mäta centrala värden inom folkhögskolans långa kurser. Utvärderingen görs 3 I rapporten redovisar vi de projekt som oftast förekommer i kvalitetsredovisningarna. med hjälp av ett webbverktyg och vänder sig till både deltagare och lärare. I dagsläget har 84 folkhögskolor anslutit sig till Kvalitetsutvärderingen. Vid senaste mätningen våren 2009 deltog 67 folkhögskolor och deltagare. De genomförde en parallell enkät för lärare som gav 700 svar. Folkhögskolan använder resultaten för att göra jämförelser med andra folkhögskolor och för att se hur den egna verksamheten utvecklas över tid. En folkhögskola uppger att vi får ett relativt stort jämförelsematerial att relatera vår egen verksamhet till ( ) det fanns frågor och ämnesområden där det visade sig att vi behövde hitta nya vägar ( ) tid avsätts för gemensam diskussion i lärarråd och skolråd. Projektet Kvalitet i folkhögskolan med _ Balanserad styrning Personer med lednings- och utvecklingsansvar i de medverkande folkhögskolorna ska få bättre kompetens för att leda ett systematiskt kvalitetsarbete samt förbättrad kunskap om metoden Balanserat Styrkort. Projektet är nu avslutat. Folkhögskolorna fortsätter att arbeta utifrån metoden Balanserat Styrkort. De följer upp och utvecklar indikatorerna. Nätverket kvarstår och ämnar till ett långsiktigt utbyte om systematiskt kvalitetsarbete. Fritidsledarskolornas kvalitetsprojekt Kvalitetsarbetet har omfattat samtliga 22 folkhögskolor med fritidsledarutbildning. Projektets mål var att utarbeta ett kvalitetscertifieringssystem för fritidsledarutbildningen som ska ligga till grund för en ny gemensam utbildningsplan. Projektet har baserat sig på självgranskning, kollegiala samtal i kvalitetsgrupper och på omvärldsanalys. Alla folkhögskolor har genomfört en försökscertifiering. Kvalitetsgrupperna är etablerade och utgör en plattform för vidare kvalitetsarbete. En nyckelfråga var vem som har mandat att certifiera de enskilda folkhögskolorna. Årsmötet 2009 beslutade att inte ha en extern certifierare utan låta kva Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

16 litetsgrupperna bli ett forum för kollegial granskning och kvalitetssäkring. En ny utbildningsplan är under bearbetning. Fokus: Kvalitet i allmän kurs I regeringens riktlinjer från 2008 fick Folkbildningsrådet i uppdrag att göra en uppföljning av kvaliteten på de långa behörighetsgivande allmänna kurserna. Folkbildningsrådet ska även redovisa hur en framtida löpande uppföljning ska ske. Hösten 2008 genomförde Folkbildningsrådet en enkätundersökning där samtliga folkhögskolor fick besvara frågor om allmän kurs. I 2009 års kvalitetsredovisning ingår frågan om hur folkhögskolan har arbetat för att utveckla kvaliteten i allmän kurs. Här redovisar vi en sammanställning av svaren. Sammanställning av kvalitetsredovisningarna Samtliga folkhögskolor beskriver att de har gjort insatser för att utveckla kvaliteten i de allmänna kurserna. De har sett över och utvecklat innehållet i allmän kurs i syfte att utbildningen ska passa olika målgrupper. De har uppdaterat målbeskrivningar, kursplaner och innehåll. De har förtydligat informationen till sökande/deltagare. Det är mycket tydligt att individualiseringen av studierna har ökat. Många folkhögskolor uppger att de har förändrat innehåll och arbetssätt för att vara mer deltagaranpassade. Undervisningen utgår tydligare från deltagarnas individuella förutsättningar. Nivågruppering av deltagare är vanligt. De allmänna kurserna har fått extra stöd i form av kuratorer, mentorer och assistenter. Många nämner att de eftersträvar mindre studiegrupper. Flera uppger att det är viktigt att ha motivationshöjande aktiviteter i kursen. Vid sidan av ökad deltagarfokus är utvecklingssamtal med deltagaren den åtgärd som flest folkhögskolor har arbetat med. Folkhögskolorna har tagit fram rutiner, har fler och längre samtal samt förbättrat dokumentationen. Folkhögskolor har även uppmärksammat behovet av ett utvecklat arbetssätt för studieomdömen. De har förtydligat kraven, tagit fram rutiner för frånvarorapportering, förbättrat dokumentationen samt förtydligat informationen till deltagare. Folkhögskolorna har startat flera nätverk för att utveckla kvaliteten i allmän kurs. Statens syften och verksamhetsområden Folkhögskolorna har gjort en självvärdering av hur de i sitt kvalitetsarbete förhåller sig till statens syften och verksamhetsområden. Här presenterar vi en sammanställning av de 148 folkhögskolornas självvärderingar. Självvärderingen baserar sig på en fyragradig skala. Det lägsta värdet anger att folkhögskolan känner till syften och verksamhetsområden. Det högsta värdet anger att man har en systematik och gör uppföljningar, utvärderingar och analys kopplat till mål. I figurerna har vi angett antal folkhögskolor i procent. Figur 2.1. Självvärdering statens syften (anges som andel folkhögskolor i procent) Folkhögskolan känner syftena Folkhögskolan arbetar efter syftena Mål/insatser är kopplade till syften i verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser Folkhögskolan genomför systematiskt uppföljning, utvärdering och analys av mål/insatser, kopplat till syftena, för att successivt utveckla och förbättra Självvärdering av propositionens fyra huvudsyften: Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

17 Figur 2.2. Självvärdering statens verksamhetsområden (anges som andel folkhögskolor i procent) Folkhögskolan känner till detta område Folkhögskolan har börjat arbeta med detta område Mål/insatser kring området finns beskrivet i verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser Genom systematiska uppföljningar, utvärderingar och analyser av insatserna utvecklas och förbättras området 1. Den gemensamma värdegrunden: Det mångkulturella samhällets utmaningar: Den demografiska utmaningen: Det livslånga lärandet: 5. Kulturen: Tillgänglighet personer med funktionsnedsättning: Folkhälsa, hållbar utveckling och global rättvisa: Folkhögskolans profil, huvudmannaskap, storlek och geografiska läge är bidragande faktorer till hur de i sitt kvalitetsarbete förhåller sig till statens syften och verksamhetsområden. Statens syften och verksamhetsområden är tydligare formulerade i styr- och måldokument än vid tidigare redovisningstillfälle. Folkhögskolorna uppger att de i verksamheten arbetar med de sju områdena men att de ibland saknar specifika målbeskrivningar för vissa områden. Folkhögskolorna i Norr- och Västerbotten har gått samman i projektet Folkhögskolor i förändring: Att som enskild folkhögskola ha fokus på de sju verksamhetsområdena är en stor utmaning. Projektets syfte är att fortbilda varandra och ta del av varandras styrkor i olika ämnen. Vi startar med värdegrundsfrågor, pedagogiska metoder för personer med funktionsnedsättningar, grupp- och medarbetareutveckling, hur mat och hälsa påverkar studierna. De verksamhetsområden som folkhögskolorna oftast nämner att de bör utveckla är: Det mångkulturella samhällets utmaningar. Flera folkhögskolor i glesbygden anser att antalet deltagare med invandrarbakgrund är för lågt. Den demografiska utmaningen. En del folkhögskolor upplever att det är svårt att rekrytera vissa grupper, exempelvis äldre eller män. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Folkhögskolor som har sin verksamhet i äldre byggnader har större svårighet att anpassa dessa till personer med fysiska funktionsnedsättningar. Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

18 Folkbildningsrådets kommentarer om folkhögskolornas kvalitetsarbete Analys av folkhögskolornas kvalitetsredovisningar Styrkan i folkhögskolornas kvalitetsredovisningar år 2009 är att det finns en ökad medvetenhet om kvalitetsarbetets betydelse. Sedan föregående redovisningstillfälle är det fler folkhögskolor som enligt Folkbildningsrådets bedömning har ett systematiskt kvalitetsarbete. Folkbildningsrådet har utgått från ett antal kriterier för att bedöma folkhögskolornas kvalitetsredovisningar (se sidan 7 samt bilaga 4). Folkbildningsrådet bedömer att tre fjärdedelar av folkhögskolorna har ett systematiskt kvalitetsarbete. En femtedel bedöms ha ett väl utvecklat systematiskt kvalitetsarbete. Fem procent har enligt Folkbildningsrådets bedömning brister i det systematiska kvalitetsarbetet. Folkbildningsrådet ser det som positivt att folkhögskolorna har utvecklat formerna för planering och uppföljning samt att statens syften och verksamhetsområden är mer synliga i kvalitetsarbetet. Vi anser dock att utvärdering av verksamheten och dess resultat är bristfälligt beskrivet. Det kvarstår därmed som utvecklingsområde från föregående redovisningstillfälle. Flertalet folkhögskolor har i sina kvalitetsredovisningar svårt att visa kopplingen mellan kvalitetsarbete och vidtagna åtgärder. En rik variation av åtgärder är beskrivna men inte hur de kan kopplas till det systematiska kvalitetsarbetet. En anledning de anger är att modeller och metoder inte har varit i bruk tillräckligt länge för att folkhögskolorna ska kunna härleda åtgärder. Folkhögskolorna har gjort viktiga insatser för att utveckla kvaliteten i allmän kurs år 2008 och år Folkbildningsrådet kommer att följa utvecklingen i kommande kvalitetsredovisningar. Det systematiska kvalitetsarbetet i administrationen ger en nulägesbild av hur kontroll och granskning sker inom folkhögskolorna. Folkbildningsrådet kommer att följa utvecklingen i kommande kvalitetsredovisningar. Deltagarinflytande är problematiskt enligt flera folkhögskolor. Folkhögskolorna beskrev detta även i kvalitetsredovisningarna från år 2007 och det var en av Folkbildningsrådets slutsatser. Det kvarstår därför som utvecklingsområde. De folkhögskolor som enligt Folkbildningsrådets bedömning har ett väl utvecklat kvalitetsarbete kan beskriva de nämnda kriterierna samtidigt som de lyfter andra aspekter i kvalitetsredovisningarna. Exempelvis: Tydlig koppling mellan kvalitetsarbete och vidtagna förbättringsåtgärder i verksamheten. Kvalitetsarbete leder till lärande. Folkhögskolan ingår i ett samarbete med andra organisationer för att utveckla kvalitetsarbetet. Kvalitetsarbete innebär ständig utveckling. Uthållighet i kvalitetsarbetet. Reflektioner och analys av kvalitetsarbetet. Folkhögskolan använder en kombination av olika metoder för att utveckla kvalitetsarbetet. Folkhögskolan har en plan för hur de systematiskt ska arbeta med uppföljning och utvärdering. Uppföljning och utvärdering utgår från de egna målskrivningarna. Folkhögskolan kommunicerar kvalitetsarbetet internt i folkhögskolan och det är transparent för medarbetarna. Det finns nedskrivna rutiner, policies, dokument och handböcker. Deltagande och förankring av kvalitetsarbetet sker genom nytänkande och en kombination 18 Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

19 av olika metoder. Folkhögskolans deltagare är involverade och styrelsen har en aktiv roll i kvalitetsarbetet. Folkbildningsrådet bedömer att cirka fem procent av folkhögskolorna har brister i sitt systematiska kvalitetsarbete. Vid redovisningen år 2007 bedömde Folkbildningsrådet att cirka tio procent hade brister. Folkhögskolorna uppger att det beror på rektorsbyten, ekonomisk instabilitet och personalmotsättningar. Men det kan också bero på bristande insikt i vad ett systematiskt kvalitetsarbete bör innehålla. Ett exempel är att man beskriver att kvalitetsarbetet enbart omfattar deltagarenkäter. I enstaka fall beror det på att folkhögskolan inte har framställt en acceptabel kvalitetsredovisning. Folkbildningsrådets förslag på utvecklingsområden Folkbildningsrådets förslag på utvecklingsområden är: Deltagarinflytande. Former för uppföljning och utvärdering och hur de är kopplade till verksamhetens mål. Åtgärder till följd av kvalitetsarbetet. Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

20 DEL 3 Studieförbundens kvalitetsarbete Del 3 är en sammanställning av de nio studieförbundens kvalitetsredovisningar och Folkbildningsrådets analys och förslag på utvecklingsområden. I del 3 ingår: Utveckling sedan föregående redovisningstillfälle Systematik i kvalitetsarbetet Deltagande och förankring Kontroll och granskning Studieförbundens gemensamma kvalitetsarbete Cirkelledarnas folkbildningskompetens Kvalitetsarbetet i förhållande till statens syften och verksamhetsområden Utveckling sedan föregående redovisningstillfälle I årets kvalitetsredovisningar beskriver samtliga studieförbund att kvalitetsarbete är ett strategiskt område. Studieförbunden har tagit fram riktlinjer eller strategier för kvalitetsarbetet. Statens syften och verksamhetsområden är mer synliga i planering och uppföljning av verksamheten. Studieförbunden har gemensamt utformat indikatorn cirkelledarnas folkbildningskompetens. De har tagit fram minimikrav för vad som ska ingå i en cirkelledarutbildning. I kvalitetsredovisningarna följer vi för första gången upp antalet utbildade cirkelledare. Kvalitet i musikverksamheten, kvalitet i studiecirkeln och kvalitet i anordnarrollen är andra områden som studieförbunden särskilt har lyft fram i kvalitetsredovisningarna. Studieförbunden har utvecklat formerna för deltagaruppföljning. De undersöker på olika sätt folkbildningsmässigheten i cirklarna; utifrån deltagares och cirkelledares perspektiv. Flera studieförbund använder webbaserade verktyg för sina uppföljningar års kvalitetsredovisningar avspeglar i högre grad det kvalitetsarbete som bedrivs lokalt inom studieförbundets avdelningar och regioner. Systematik i kvalitetsarbetet I kvalitetsredovisningarna beskriver studieförbunden processerna för planering, genomförande, uppföljning och vidtagna åtgärder samt hur de säkerställer att det finns en röd tråd mellan dessa. De anger även hur de har utvecklat dessa processer från föregående redovisningstillfälle. Planering Studieförbunden har tagit fram kvalitetspolicies, riktlinjer eller strategier för kvalitetsarbetet. Statens syften och verksamhetsområden är synligare i måldokument och planer. Ett studieförbund skriver att: Den nya treåriga verksamhetsplanen uttrycker kopplingen till statens motiv tydligare än 20 Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

21 tidigare planer, vilket får en återverkan på de regionala planerna. Studieförbunden fortsätter att utveckla sina processer för planering. Ett studieförbund har infört årliga träffar med regioncheferna för att öka samstämmighet mellan övergripande planer och verksamhetsplaner på regional nivå. Det ska leda till gemensamma mål och ökad samplanering mellan regionerna. Ett annat studieförbund har verksamhetsavtal mellan det centrala förbundet och dess lokala avdelningar. Verksamhetsavtalen är treåriga och utgår från övergripande mål. De bygger på dialog där förbundet och avdelningen gemensamt formulerar strategier för att uppnå de övergripande målen. Ett annat exempel på hur studieförbunden säkerställer att verksamheten genomförs på rätt sätt är genom rutinbeskrivningar. Till exempel checklistor för att tydliggöra studieförbundets roll som anordnare av folkbildningsverksamhet (benämns vidare som anordnarrollen). Studieförbunden använder olika metoder och/ eller modeller i det systematiska kvalitetsarbetet. Vissa studieförbund har valt certifiering enligt ISO. Andra har valt kvalitetssystem som utgår från Lean och Kaizen, Demingcirkeln (planera, göra, utvärdera och förbättra). Sedan föregående redovisningstillfälle har flera studieförbund infört IT-system som ska underlätta kvalitetsarbetet. Två studieförbund värderar just nu en passande modell för sitt kvalitetsarbete. De räknar med att en ny modell ska implementeras under Ett studieförbund beskriver hur de arbetar för att integrera budget och prognos i planeringen: all verksamhet ska målsättas, planeras, resurssättas. På så sätt synliggör de resursanvändningen. Uppföljning Studieförbunden följer upp verksamheten på många sätt, oftast nämner de uppföljning av deltagare, cirkelledare och medarbetare. Andra former av uppföljningar är analys av statistik, enkäter till medlemsorganisationer och kännedomsundersökningar. Flera studieförbund har utvecklat formerna för uppföljning av deltagare, till exempel genom att standardisera enkäter och införa webbaserade verktyg för uppföljning. Ett studieförbund har tagit fram indikatorer för att följa upp kärnvärden och vision på individnivå: Varje konsulent väljer ut en studiecirkel/termin. Genom indikatorerna mäts delaktighet i gruppen, om deltagarna har gjort nya upptäckter samt om cirkeln har uppfyllt deltagarnas förväntningar. Studieförbundet får på så sätt runt 250 kvalitetsavstämningar på deltagarnivå per år. Ett annat studieförbund följer upp folkbildningsmässigheten i studiecirklar, annan folkbildningsverksamhet och kulturprogram: alla studieförbundets enheter ska årligen följa upp fem tio procent av verksamheten med hjälp av kvalitetsindikatorer. Indikatorerna belyser deltagarnas inflytande över lärprocesser, metoder och resultat. De belyser deltagarnas behållning samt om verksamheten är fri och frivillig. Studieförbunden följer upp strategier och verksamhetsplaner i sina verksamhetsberättelser och årsredovisningar. Ett studieförbund nämner särskilt deras kontinuerliga avstämningar. Varje avdelning stämmer av resultat i förhållande till de egna målen, uppgifter kring utbildning och bokslutet. I ett annat studieförbund formulerar varje avdelning en kvalitetsrapport. Där framgår planer, genomförd verksamhet och uppnådda resultat. Utvärdering Flera studieförbund nämner att de årligen gör genomlysningar av verksamheten, både ämnesmässigt och geografiskt. Kvalitetsförbättrande åtgärder Studieförbunden har vidtagit åtgärder till följd av kvalitetsarbetet i både organisationsstrukturer, processer och i själva verksamheten. Den metod och/eller modell som studieförbunden arbetar med har styrt hur de beskriver sina åtgärder. Till exempel har ett studieförbund gjort åtgärder genom: avvikelserapportering och Kaizenarbete. I alla verksamheter sker avvikelser. Genom att bearbeta små och stora avvikelser sys- Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete

22 tematiskt kommer vi ständigt att förbättra vårt sätt att arbeta. Samtliga studieförbund beskriver de åtgärder som gjorts utifrån resultaten i deltagar- och cirkelledaruppföljningar. Självvärdering De nio studieförbunden har gjort en självvärdering av sitt systematiska kvalitetsarbete. På den första frågan, om det finns mål för studieförbundets systematiska kvalitetsarbete, uppgav alla att så var fallet. Figuren nedan visar hur studieförbunden har besvarat övriga frågor genom att tillämpa en sexgradig skala. De har värderat det egna kvalitetsarbetet från lägsta värde ( inte alls ) till högsta värde ( fullt ut ). I figuren anger vi antal studieförbund i absoluta tal. Folkbildningsrådet och Referensgruppen för den nationella kvalitetsredovisningen har tagit fram självvärderingens frågor. Studieförbunden har samlat in uppgifter från sina avdelningar/regioner och har sedan vägt samman dessa till en gemensam självvärdering. Den ger en samlad bild av hur studieförbunden värderar sitt kvalitetsarbete. Genom kontinuerlig självvärderingen kan vi följa kvalitetsarbetets utveckling över tid. Deltagande och förankring Deltagande och förankring av kvalitetsarbetet sker på olika sätt inom studieförbunden: Uppföljning av deltagare, cirkelledare och medarbetare genom enkäter och intervjuer. Figur 3. Självvärdering systematiskt kvalitetsarbete (antal studieförbund) Inte alls Fullt ut 5 3 Vårt systematiska kvalitetsarbete följs upp och analyseras: Vårt systematiska kvalitetsarbete leder till utveckling och förbättring: Vårt systematiska kvalitetsarbete har en långsiktig, strategisk funktion (utveckling, avveckling, omprövning): Vi arbetar systematiskt med förankring och delaktighet av vårt kvalitetsarbete: Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete 2009

23 Information till cirkelledare, medarbetare och förtroendevalda. Utbildning av cirkelledare, medarbetare och förtroendevalda. Processerna för planering, genomförande, uppföljning och utvärdering involverar medarbetare, cirkelledare och förtroendevalda. Utveckling sedan föregående redovisningstillfälle Deltagare påverkar verksamheten framför allt genom de uppföljningar som studieförbunden gör. I tidigare avsnitt har vi beskrivit hur studieförbunden har utvecklat deltagarenkäterna från föregående redovisningstillfälle. Inom musikverksamheten har studieförbunden arbetat för att bättre involvera studiecirkeldeltagare genom exempelvis coachingprogram. Studieförbunden har satsat på utbildning av framför allt cirkelledare, men även av medarbetare och förtroendevalda. Andra sätt att involvera cirkelledarna är genom att kommunicera resultaten från deltagarundersökningar, ha diskussioner om anordnarrollen och i arbetet med studieplaner. Arbetsgrupper, i till exempel kvalitet och etik, ökar möjligheten till dialog och erfarenhetsutbyte. Det stärker medarbetarnas deltagande och inflytande i dessa frågor. Alla studieförbunden har en särskild tjänst för kvalitetsarbete på förbundsnivå. Studieförbunden uppger att modellerna och/ eller metoderna för det systematiska kvalitetsarbetet i sig förbättrar deltagandet hos medarbetare och förtroendevalda. Ett studieförbund skriver att samtliga medarbetare har blivit mer involverade i verksamhetsplaneringen verksamhetsplan och budget följs upp vid gemensamt fastställda tidpunkter resultaten kommuniceras till medarbetare och styrelser samt eventuella korrigeringsaktiviteter. Kontakten med medlemsorganisationerna och samverkansparter är tydligare beskrivet i årets kvalitetsredovisningar. Studieförbunden tar särskilt upp områden såsom anordnarrollen och etiska regler. Ett studieförbund har bildat två samråd för att medlemsorganisationerna ska ha större inflytande i planering av verksamheten. Ett annat studieförbund har kvalitetssäkrat arbetet med fria grupper och föreningar. Detta har skett genom ökad kontakt, rutiner för uppföljning, egna hemsidor och rutiner för oanmälda besök. Studieförbundsavdelningarnas kvalitetsarbete De nio studieförbunden har tillsammans 363 avdelningar. En ambition har varit att studieförbundens kvalitetsredovisningar bättre ska avspegla det lokala kvalitetsarbetet. Studieförbundskanslierna har därför samlat in uppgifter från avdelningar eller regioner och arbetat in dessa i förbundets kvalitetsredovisning. Det har skett i form av enkäter, gemensamma möten med regioncheferna och genom avdelningsbesök. Andra underlag har varit verksamhetsberättelser, internkontroller, årsredovisningar, deltagarundersökningar, tidskrifter och statistik. Samtliga studieförbunds förbundsstyrelser har behandlat och godkänt den egna kvalitetsredovisningen. Kontroll och granskning I enlighet med statsbidragsvillkoren har studieförbunden ansvar för internkontroll av verksamheten. Varje studieförbund ska årligen granska minst fem procent av verksamheten samt till Folkbildningsrådet redovisa planerad och genomförd internkontroll. Studieförbundens internkontroller fokuserar framför allt på administrationen. De granskar närvarolistor för studiecirklar, studieplaner och rapporterad verksamhet. Vissa studieförbund granskar utöver detta det pedagogiska upplägget i cirkelverksamheten, hur godkännande av cirkelledare sker eller ett speciellt tema. Internkontrollen sker genom möten och besök. Studieförbunden uppger att de dokumenterar granskningen och att de upprättar och följer upp Nationell redovisning av folkbildningens kvalitetsarbete