TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämnden

Transkript

1 : Plats och tid Svea Hund i kommunhuset, den, kl Beslutande Gunnel Andersson (M), ordförande Marianne Åkerblad (M) Gunvor Olsson (C) Ann Harrysson (SPI), 1:e vice ordförande Ida Bornlykke (S), 2:e vice ordförande Per-Olof Örnsved (SD) Sejdi Karaliti (S), ersättare för Mona Nihlén (V) Övriga närvarande Se sidan 2. Utses att justera Marianne Åkerblad (M) Justerade paragrafer Justeringens plats Kommunkansliet 15 mars 2018 och tid Underskrifter Sekreterare Pamela Lindqvist Ordförande Justerare Gunnel Andersson (M) Marianne Åkerblad (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 16 mars 2018 Datum då anslaget tas ned 9 april 2018 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset, Gustafs Torg 16 Underskrift Pamela Lindqvist 1

2 : Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Janet ten Have (M) Susanne Balczar Herou (KD) Kent Olofsson (SD) Madeleine Moberg, verksamhetschef Vård och omsorg Pamela Lindqvist, kommunsekreterare Christel Nilsson, avdelningschef Lotta Treble-Read, medicinskt ansvarig sjuksköterska Annica Dyverdahl Winding, verksamhetscontroller Ärenden vid dagens sammanträde med Vård och omsorgsnämnden 10 Ändringar i föredragningslistan 11 Dialoger och informationsärenden 12 Årsbokslut Måluppfyllelse Redovisning ekonomisk fördjupning oktober-december Rapport intern kontroll 2017 tertial 3-16 Slutrapport intern kontroll Prioritering - Plan för behov gällande bostäder inom äldre- och handikappomsorg 18 Behov av bostäder med särskild service för målgruppen inom LSS 19 Plan för årlig uppföljning av verksamheter inom vård och omsorg som utföres av privata utförare Analys och handlingsplan med utgångspunkt socialstyrelsens brukarundersökning (äldreomsorg) 2017 entreprenörerna 21 Redovisning av delegeringsbeslut 22 Redovisning av anmälningsärenden 23 Behov av utökad budget lokaler till daglig verksamhet m.m. inom LSS i kvarteret Balder 2

3 Von 10 Dnr VON Ändringar i föredragningslistan s beslut På förslag av ordförande Gunnel Andersson (M) beslutar vård och omsorgsnämnden om följande ändringar i föredragningslistan: Dialogärende sammanställning statistik hemtjänst i egenregi januari 2018 tas bort. Beslutsärende behov av utökad budget lokaler till daglig verksamhet mm inom LSS i kvarteret Balder läggs till. 3

4 Von 11 Dnr VON 2018/2 Dialoger och informationsärenden s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning genomför idag dialoger enligt följande: Information från förvaltningen Verksamhetschef Madeleine Moberg informerar om följande: - Skrivelse inkommen till kommunledningen gällande individärende. Nämnden uppmanar förvaltningen att rapportera ärendet som en avvikelse. - Fortsatt händelseutveckling i personärende. Verksamhetschef Madeleine Moberg, avdelningschef Christel Nilsson och medicinskt ansvarig sjuksköterska Lotta Treble-Read informerar om följande: - Samverkansavtalet med Region Skåne är i kraft sedan den 10 januari och mycket har gått bättre än förväntat. Vissa brister i kommunikationen har orsakat lite missförstånd här och där men har retts ut. Nya processer har skapat viss oro hos anhöriga som upplevt att de inte fått information. - Nämnden har ett särskilt uppdrag från kommunstyrelsen att bevaka merkostnader som uppkommer utifrån samverkansavtalet. Förvaltningen meddelar kommunstyrelsen att det ännu är för tidigt att se något resultat av avtalet och kommer att föreslå redovisning i slutet av sommaren när avtalet är implementerat fullt ut. Skulle kostnader hastigt öka kommer kommunstyrelsen naturligtvis att meddelas omgående. - Delregionala gruppen i SÖSK och Inspektionen för vård och omsorg (IVO) påtalar vikten av att följa upp de förändrade processerna som samverkansavtalet medfört så att eventuella svagheter kan identifieras och åtgärdas. 4

5 Von 11 forts. Information om behov och tillgång till särskilt boende januari 2018 Avdelningschef Christel Nilsson informerar om att tre (3) personer med beslut från november och december har verkställts under januari. Väntetiden var som längst 65 dagar. Orsak till väntetid är brist på lägenheter på enheter för personer med demenssjukdom. Lägenheter på serviceenheter har kunnat verkställas samma månad som ansökan beviljats. Redovisning korttidsboende januari 2018 Avdelningschef Christel Nilsson informerar om beläggningen på korttidsboenden under januari månad. Synpunkter på socialtjänsten inom vård och omsorg januari 2018 Avdelningschef Christel Nilsson informerar om att det inkommit 8 synpunkter under perioden. Synpunkterna besvaras och utreds enligt nämndens rutiner för synpunkter och klagomål. 5

6 Von 12 Dnr VON 2017/52 Årsbokslut s beslut beslutar att godkänna årsbokslut 2017 för vård och omsorgsnämnden. uppdrar till förvaltningen att arbeta för att minska kostnaderna för förbrukningsmaterial. Ärendebeskrivning Ekonomisk redovisning och nyckeltal Vård och omsorg

7 Von 12 forts. Resultat driftbudget Personalkostnaderna har ett underskott med nästan 1,7 mnkr främst för sjuklöner och visstidsanställda trots en under året utökad budget för denna kategori. Övriga kostnader och intäkter ligger bra i balans med budget. De resultatfinansierade verksamheterna har underskott på grund av de lägre volymerna och svårigheten att snabbt ställa om för dessa samt att man måste ha en viss grundbemanning. Det ses mest på korttidsverksamheten inom hemtjänsten. Vårdtyngden per brukare i hemtjänsten har också ökat och medför ibland dubbelbemanning som inte ersätts fullt ut i resursmodellen. Särskilt boende och ett hemtjänstområde där man samarbetar med boendet har överskott. Bilkostnaderna har också överstigit budget med 300 tkr. De anslagsfinansierade verksamheterna har inbördes stora skillnader. Extra bemanning under hela året på Skogsdungen med anledning av en extra vårdkrävande brukare har medfört underskott med 950 tkr samtidigt som rehabverksamheten har överskott med 825 tkr på personalkostnader med anledning av svårigheten att rekrytera personal. LSS-verksamheterna har ett gemensamt överskott på 800 tkr för lönekostnader. De lägre volymerna i äldreomsorgen ses också genom lägre kostnader för kost som verksamheten betalar. Resultat omsorgspeng Volymerna inom äldreomsorgens verksamheter är alla lägre än budgeterat vilket bidragit till överskottet. Korttidsverksamheten har 24 % lägre volymer medan hemtjänst och särskilt boende har 1,6 och 1,7 % lägre volymer. Detta ger ett överskott med 2,2 mnkr efter att en återbetalning av del av stimulansmedel från socialstyrelsen för 2016 belastar resultatet med 289 tkr. För LSS verksamheterna finns ett underskott på personlig assistans delvis för sjuklönekostnader vi ersätter. Internatboende har ett underskott för ett tillkommande boende. Korttidsvistelse har ett överskott. Tillsammans har LSS-verksamheterna underskott med 950 tkr och sammantaget med överskottet inom äldreomsorgen är det gemensamma resultatet +1,2 mnkr. 7

8 Von 12 forts. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att godkänna årsbokslut 2017 för vård och omsorgsnämnden. Beslutsunderlag Presentation verksamhetscontroller Annica Dyverdahl Winding, handlingsid: Von Förslag till beslut under sammanträdet Ida Bornlykke (S) och Gunnel Andersson (M) föreslår i tilläggsyrkande att nämnden uppdrar till förvaltningen att arbeta för att minska kostnaderna för förbrukningsmaterial. Mycket av de kostnaderna som ligger minus i driftsbudgeten är kostnader som nämnden inte kan påverka såsom dubbelbemanning och bilkostnader. Dock kan förvaltningen se över sin hantering av förbrukningsmaterial för att se om dessa kostnader kan minska. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att nämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag och Ida Bornlykkes och Gunnel Anderssons yrkande. Beslutet skickas till: Verksamhetschef Madeleine Moberg Verksamhetskontroller Annica Dyverdahl Winding 8

9 Von 13 Dnr VON 2017/52 Måluppfyllelse s beslut beslutar att godkänna måluppfyllelse 2017 för vård och omsorgsnämnden. Ärendebeskrivning Viktiga händelser 2017 Under våren 2017 omorganiserades verksamheten. Socialpsykiatrin flyttades över från stöd- och lärandeverksamheten till vård- och omsorgsverksamheten. Samordnarfunktioner togs bort och ersattes med ytterligare två chefer för att minska antalet medarbetare per chef. I november gjordes en uppföljning med ledningsgruppen och de fackliga organisationerna som mynnade ut i en handlingsplan att arbeta vidare med för fortsatt utveckling av den nya organisationen. Ett nytt planeringsverktyg, Intraphone, har prövats i ett hemtjänstområde i projektform. Det har fallit väl ut och under 2018 införs det i samtliga hemtjänstområden och på ett av kommunens särskilda boende. Verktyget har visat sig vara bra för både planering i det dagliga arbetet och kvalitetssäkring av utförda insatser, men är även ett tillförlitligt statistikverktyg för verksamhetens uppföljning. Verksamheten har också utlagd entreprenad: Förenade Care inom särskilt boende och hemtjänst och Juni Care inom personlig assistans. Under året har uppföljande möten och avtalsuppföljning skett inom Förenade Care på område Söder för att säkra god och säker vård för kommunens brukare. 9

10 Von 13 forts. Under 2017 rekvirerade verksamheten stimulansmedel från Socialstyrelsen för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Verksamheten har därför kunnat utöka bemanningen med undersköterskor i sjuksköterskegruppen, demensteamet och på de särskilda boendena. Verksamheten har också bekostat projektet Trygg hemgång med dessa medel. Trygg hemgång som startade i oktober består av ett tvärprofessionellt team. Teamet arbetar tillsammans för att brukaren och anhöriga ska känna trygghet när brukaren kommer hem från en sjukhusvistelse. Projektet kommer att utvecklas under 2018 utifrån uppföljningsanalys. Ett arbete har också påbörjats inom rehab med att införa beslutsstöd för arbetsterapeuter och fysioterapeuter. Syftet är att främja ett enhetligt och strukturerat arbetssätt, med patientens behov i centrum, med likvärdiga bedömningar och åtgärder där patienten blir delaktig på ett tydligt sätt. En systematisk uppföljning av nyttan med insatsen blir också möjlig att göra. I samverkan med Hjälpmedelscentrum Östra Skåne (HÖS), har flea GPSlarm kunnat installeras. Det är en viktig del för patienter med kognitiv svikt och möjliggör fortsatt självständig förflyttning utomhus. Inom LSS har verksamheten under året bildat ett team kring alternativ kompletterande kommunikation (AKK). Det är stödpedagog, arbetskonsulent och arbetsterapeut som håller i detta. AKK-ombud finns i samtliga verksamheter för att sprida kunskapen vidare i verksamheten. En teckenutbildning har prövats med några i verksamheten och faller denna väl ut så kommer det att erbjudas till flera framöver. En satsning på daglig verksamhet med träning och pedagogiska hjälpmedel har också blivit möjlig utifrån ett tilläggsäskande av kommunstyrelsen. Den nationella brukarundersökningen visade att hemtjänsten i egen regi och verksamhetens två särskilda boenden, Norrevång och Brinkehem, i årets undersökning fick 100% nöjdhet med bemötandet från personalen. Det är en otroligt hög prestation av medarbetarna. Brukarna ger också högsta poäng på den trygghet de upplever på boendena. 10

11 Von 13 forts. Närmaste framtiden Hälso- och sjukvårdsavtalet kommer sannolikt att få en stor påverkan på verksamheten i och med att allt fler multisjuka och äldre kommer att ges behandling i hemmet. Den nya lagen om samverkan vid utskrivning från slutenvård som ersatte den tidigare betalningsansvarslagen, och trädde i kraft vid årsskiftet, är ytterligare en utmaning för verksamheten. Konkret innebär lagändringen att handläggning och hemtagning måste hanteras mer skyndsamt med kortare framförhållning. Under hösten har därför flera samverkansmöten ägt rum lokalt, delregionalt och centralt för att skapa trygga, säkra och gemensamma rutiner för En stor utmaning inom verksamheten är att tillgodose behovet av personal och kompetensförsörjning framöver. Inom samtliga yrkeskategorier är det brist på personal med kompetens och erfarenhet, vilket innebär en ökad sårbarhet. Verksamheten arbetar intensivt med att se över vilka kringuppgifter inom respektive profession som skulle kunna utföras av annan yrkeskategori eller utföras på annat sätt för att hantera situationen. Här kommer välfärdsteknik in som en av flera möjligheter. Verksamheten kommer att fortsätta öka användningen av ny teknik. 11

12 Von 13 forts. Mål vård- och omsorgsverksamheten Strategiområde 1 - Hållbar tillväxt Nr Mål Kommentar Utfall VON 1:1:1 VON 1:4:1 VON 1:4:2 VON 1:4:3 Vård och omsorg erbjuder en trygg och god omsorg för alla äldre och människor i behov av stöd och omsorg. (Medborgarindex nöjdhet med äldreomsorg. Mäts via index ) Kostnaden per brukare i särskilt boende ökar inte. (Mäts i Kolada. Mäts i tusentals kronor.) Kostnaden per brukare i hemtjänsten minskar. (Mäts i Kolada. Mäts i tusentals kronor.) Kostnad per brukare i boende enligt LSS minskar. (Mäts i Kolada. Mäts i tusentals kronor.) (OBSmätningen är från 2016 då Tomelilla kommun är med vartannat år i Medborgarindex, deltog ej 2017) 775* (urspr. 658) 775 (urspr. 658) Prel uppgift i Kolada v * 285 Prel uppgift i Kolada v * *2015 års värde Prel uppgift i Kolada v 15 12

13 Von 13 forts. Strategiområde 2 - Delaktighet och egenmakt Nr Mål Kommentar Utfall VON 2:1:1 Brukarnas nöjdhet med sitt särskilda boende som helhet ökar. (Nationella Riket: 82 VON 2:1:2 VON 2:1:3 VON 2:1:4 VON 2:2:1 brukarundersökningen) Brukarnas nöjdhet med sin hemtjänst som helhet ökar. (Nationella brukarundersökningen) Brukare i de särskilda boendena får ett gott bemötande som ökar (Nationella brukarundersökningen) Brukare inom hemtjänsten får ett fortsatt gott bemötande. (Nationella brukarundersökningen) Brukare i särskilt boende som upplever att personalen ofta tar hänsyn till deras önskemål om hur hjälpen ska utföras ska öka. (Nationella brukarundersökningen) Riket: Riket: 94 Siffran har ökat jämfört med 2016, men inte lika mycket som beslutat mål Riket: Riket: 80 13

14 Von 13 forts. Nr Mål Kommentar Utfall VON 2:2:2 Brukare i hemtjänsten upplever att personalen ofta tar hänsyn till deras önskemål om hur hjälpen ska utföras ska öka. (Nationella Riket: 87 VON 2:2:3 VON 2:3:1 brukarundersökningen) Antalet digitala lösningar som införs för att underlätta vardagen för äldre och funktionsnedsatta ökar. (Egen mätning. Mäts i antal.) Väntetiden i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende ökar inte. (Egen mätning/publiceras i Kolada ) 1 3 (urspr. 2) Uppfyllt Intraphone Webbkamera Evondos Uppfyllt (17 dagar) 14

15 Von 13 forts. Strategiområde 4 - Trygghet och hälsa Nr Mål Kommentar Utfall VON 4:1:1 VON 4:2:1 VON 4:2:2 VON 4:2:3 VON 4:2:4 Andelen inskrivna brukare inom Vård och omsorg som någon gång under året råkar ut för en fallolycka ska inte öka. (Egen mätning. Underlag hämtas från QlikView samt Magna Cura. Mäts i procent.) Antalet olika personal i hemtjänsten som en brukare möter under 14 dagar ökar inte. (Egen mätning. Mäts i medelantal personal.) Möjligheten att påverka tiden för hemtjänstbesök ökar. (Nationella brukarundersökningen. Mäts i procent.) Nöjdheten med maten på särskilt boende ökar. (Nationella brukarundersökningen. Mäts i procent.) Nöjdheten med matmiljön på särskilt boende ökar. (Nationella brukarundersökningen. Mäts i procent.) 43,15 43 Det finns 756 brukare registrerade. Antalet som föll var 254, mot 278 år Beräknat i procent blir det 34 % Riket: Riket: Riket: 75 Siffran har ökat jämfört med 2016, men inte lika mycket som beslutat mål Riket: 69 15

16 Von 13 forts. Nr Mål Kommentar Utfall VON 4:2:5 Erbjudanden för vårdtagarna att komma utomhus under dagen på särskilt boende ska öka. (Nationella brukarundesökningen Riket: 58 VON 4:2:6 Mäts i procent.) Fler är nöjda med utbudet av sociala aktiviteter på särskilt boende. (Nationella brukarundersökningen. Mäts i procent.) Riket: 64 Förvaltningens förslag till beslut beslutar att godkänna måluppfyllelse 2017 för vård och omsorgsnämnden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse verksamhetschef Madeleine Moberg, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Verksamhetschef Madeleine Moberg Verksamhetscontroller Annica Dyverdahl Winding 16

17 Von 14 Dnr VON 2017/4 Redovisning ekonomisk fördjupning oktober-november 2017 s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Verksamheten vård och Omsorg fick i januari 2018 ett tilläggsuppdrag av nämnden att analysera orsaken till den kostnadsökning på personalsidan som skedde under perioden oktober- november Verksamhetschef Madeleine Moberg redogör för resultatet av fördjupninngen. Resultat av analys Verksamheten visade inte på höga sjuktal under ovanstående period och ej heller onormalt mycket uttag av sparade semesterdagar eller hög frånvaro av andra orsaker som skulle kunna förklara den ekonomiska avvikelsen under perioden. Dubbelbemanningarna inom hemtjänsten som inte täcks av den schabloniserade ersättningen för kringtid enligt resursfördelningsmodell har legat relativt jämt över året, så även om det fanns en viss ökning under november månad motsvarar det inte avvikelsen. Även brukarantalet har generellt gått nedåt under året även om beviljade timmar per brukare har ökat, något som stödjer tesen att vårdtyngden har ökat inom hemtjänsten. Schemalagd tid över året visade på en högre planerad schematid inom samtliga enheter än år 2016, något som indikerar att verksamheten inte är lika återhållsamma med ersättning vid frånvaro år 2017, något som kan vara en del av kostnadsökningen generellt över året. 17

18 Von 14 forts. I vidare analys per enhet uppvisade framförallt ett hemtjänstområde väsentligt högre kostnader för övertid och mertid än övriga enheter och varje övertidstimme motsvarar ca 240 % högre lönekostnader. Även fortbildning och planeringskonferenser ökade markant under senhösten i flera av verksamheterna, något som inom vård och omsorg genererar höga personalkostnader. Detta stödjer tidigare presenterat resultat som visar på hög frisknärvaro av månadsanställda samtidigt som verksamheten hade inne fler visstidsanställda under samma period. Åtgärdsplan för att komma tillrätta med den ekonomiska avvikelsen inom vård och omsorg är först och främst att stödja chefernas förhållningssätt och hushållning av de ekonomiska ramar som är tilldelade för verksamheten. Controller kommer tillsammans med verksamhetschef arbeta fram ett stödverktyg som kommer att underlätta den ekonomiska styrningen för enhetscheferna. Vid avvikelse mot planerad budget kommer åtgärdsplan att sättas in omgående. Andra orsaker till den ekonomiska avvikelsen i verksamheten vård och omsorg är beskrivet i årsredovisningen där de stora nettoavvikelserna är extra bemanning på Skogsdungen motsvarande 950 tkr. Dubbelbemanning inom hemtjänsten som motsvarar närmare 1,3 mkr och är tänkt att täckas av den schablonersatta kringtiden på 30 %, som främst ska täcka transport (landsbygd), dokumentation, arbetsplatsmöten, trygghetslarm mm. Dyrare leasingavtal på bilarna samt som ovan nämnts kostnad för korttidsfrånvaro och personell tillsättning av densamma är andra faktorer som har bidragit till den totala nettoavvikelsen. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Beslutet skickas till: Verksamhetschef Madeleine Moberg Verksamhetscontroller Annica Dyverdahl Winding 18

19 Von 15 Dnr VON 2016/55 Rapport intern kontroll 2017 tertial 3 - Vård och omsorgsnämnden s beslut beslutar att godkänna rapporteringen av intern kontroll för 2017 och lägger densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Intern kontrollplan för verksamheten Vård och omsorg 2017 innehåller 5 kontrollpunkter. Kontrollansvariga är avdelningschefer (punkterna 1,2,3,5) och medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS (punkt 4). Rapportering ska, beroende på område, ske enligt beslutad kontrollfrekvens till socialchef, vård och omsorgsnämndens arbetsutskott eller nämnden. Kontrollpunkt 1 Efterlevnad av värdegarantin rutin för kontaktmannaskap Avdelningschef Vård och omsorg ansvarar för kontrollen. Metod: Totalt 25 stickprov i verksamhetsprogrammet på samtliga brukare med hemtjänst eller boendestöd. Resultat tertial 3: LSS: 5 av 5 har namngiven kontaktman. Särskilt boende: 9 av 10 har namngiven kontaktman. Hemtjänst: 8 av 10 har namngiven kontaktman. Kontrollpunkt 2 Handläggning - tidsspann från ansökan till beslut Avdelningschef myndighet ansvarar för kontrollen. Metod: 10 beslut enligt SoL (socialtjänstlagen) och fem beslut enligt LSS (lag om stöd och service till vissa funktionsnedsatta) har slumpvis valts ut av 523 SoL-beslut och 51 LSS-beslut fattade under perioden. 19

20 Von 15 forts. Resultat tertial 3 - beslut enligt SoL: Fyra (4) beslut om hemtjänst, samtliga en (1) dag Ett beslut om matdistribution, en (1) dag Ett beslut om ledsagning, en (1) dag Ett beslut om ledsagning, fyra (4) dagar Ett beslut om trygghetslarm, en (1) dag Ett beslut om matdistrubution, en (1) dag Ett beslut om särskilt boende, 29 dagar Resultat tertial 3 - beslut enligt LSS: Ett beslut om korttidsvistelse, 15 dagar Ett beslut om sjuklöneersättning, 27 dagar Ett beslut om ledsagarservice, sex (6) dagar Ett beslut om ledsagarservice, 32 dagar Ett beslut, delavslag, om personlig assistans 82 dagar Kontrollpunkt 3 Ansökningshandlingar före beslut och utbetalning. Läkarintyg från 8:e dagen - Ersättning till assistansbolag för sjuklönekostnader Avdelningschef myndighet ansvarar för kontrollen. För korrekta ansökningshandlingar ska läkarintyg från 7:e dagen finnas med före beslut enligt LSS om ersättning för sjuklönekostnader till assistansbolag. Resultat tertial 3: Samtliga 45 ansökningar som registrerats under tredje tertialen har granskats före beslut. I samtliga ansökningar, utom ett, fanns sjukintyg med i ursprungliga ansökningshandlingar. Ansökan behandlas inte förrän läkarintyg inkommit. 20

21 Von 15 forts. Kontrollpunkt 4 Tandvårdsintyg - Att berättigade brukare har tandvårdsintyg Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar för kontrollen. Resultat: Enligt Region Skånes tandvårdsfönster finns det 249 inrapporterade giltiga tandvårdsintyg under perioden. Rutinen är att handläggarna ansvarar för att erbjuda tandvårdsintyg, samt vid inflyttning till särskilt boende kontrollerar kommunens sjuksköterska att detta har skett. Kontrollpunkt 5 - Fakturor överensstämmer med avtal avseende vara eller tjänst som är kopplat till ett ramavtal eller annat upprättat avtal Avdelningschef för assistenter ansvarar för kontrollen. Metod: 10 slumpmässiga stickprov från en lista med 226 fakturor på ansvar 701, 702 och 703. (var 20: faktura). Urvalet gjordes av controllern. Resultat tertial 3: Samtliga granskade fakturor, utom en var kopplade till ett avtal. Den fakturan avsåg en leverantör av fotvård till anhöriga. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att godkänna rapporteringen av intern kontroll för 2017 och lägger densamma till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson, handlingsid: Von Tjänsteskrivelse medicinskt ansvarig sjuksköterska Lotta Treble-Read, Von Tidigare behandling arbetsutskott 14/2018: beslutar att godkänna rapporteringen av intern kontroll för 2017 och lägger densamma till handlingarna. Beslutet skickas till: Verksamhetschef Madeleine Moberg Avdelningschef Christel Nilsson Medicinskt ansvarig sjuksköterska Lotta Treble-Read 21

22 Von 16 Dnr VON 2016/55 Slutrapport intern kontroll Vård och omsorgsnämnden s beslut beslutar att godkänna rapporteringen av intern kontroll för 2017 och lägger densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Under 2017 har verksamheten, Vård och omsorg haft fem kontrollpunkter i den interna kontrollplanen. Kontrollansvariga för intern kontroll, är avdelningschefer i Vård och omsorg och medicinskt ansvarig sjuksköterska(mas). Rapportering till nämnden har beroende på område skett enligt beslutad kontrollfrekvens. Kontrollpunkt 1, är hur verksamheten efterlever värdegarantin, där det ska finnas en namngiven kontaktman till varje brukare i inom egenregins verksamheter. Resultatet visar att kontrollmomentet har haft en god effekt med att resultat för hemtjänsten har ökat från 60% vid första kontrolltillfället till att vid senaste stickprovskontrollen visar på att 80% har en namngiven kontaktman. Inom särskilt boende har det också skett en ökning av namngiven kontaktman från 80% till 90% vid senaste stickprovskontrollen. Inom LSS har samtliga brukare haft namngiven kontaktperson vid stickprovskontrollerna. Kontrollpunkt 2, kontrolleras tidsspann från ansökan om insats till beslut enligt SoL och LSS. Här har det gjorts stickprov där vi efter årets kontrollmätning kan konstatera att verksamheten har en rimlig handläggningstid på SoL-ansökningar med en spridning från en (1)dag till 44 dagar, medan LSS-ansökningar har haft några beslut med betydligt längre handläggningstid från 6 till 109 dagar. Orsak till att handläggningstiden oftast är längre inom LSS är att handläggaren får begära in kompletteringar av olika intyg för att kunna fatta ett beslut. 22

23 Von 16 forts. I Kontrollpunkt 3, har verksamheten granskat ansökningar om ersättning för sjuklönekostnader till assistansbolagen. Resultatet visar på att de flesta ansökningar om ersättning avser sjuklöneersättning från dag 2 till dag 6. I de fall assistansbolagen ansöker om sjuklöneersättning från dag 7, har förvaltningen fått begära in läkarintyg, något som assistansbolagen annars ska skicka med utan att verksamheten begär detta. Kontrollpunkt 4, tandvårdsintyg, visar att 249 tandvårdsintyg är inrapporterade till Region Skånes Tandvårdsfönster under året. Resultatet bedöms som rimlig utifrån antal brukare som är inskrivna och berättigade till tandvårdsintyg. Kontrollpunkt 5, stickprovskontroll av leveransfakturor kopplat till avtal. Resultatet visar på en mycket god avtalstrohet, då endast en faktura av årets stickprovskontroller saknade avtal. Fakturan var på ett mindre belopp och avsåg ett presentkort på fotvård till anhörig. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att godkänna rapporteringen av intern kontroll för 2017 och lägger densamma till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse verksamhetschef Madeleine Moberg, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Verksamhetschef Madeleine Moberg Kommunstyrelsen - anmälningsärende 23

24 Von 17 Dnr VON 2017/17 Prioritering - Plan för behov gällande bostäder inom äldre- och handikappomsorg s beslut Vård och Omsorgsnämnden beslutar att komplettera lokal- och bostadsförsörjningsplanen med en prioriteringsordning för nedan beskrivna förslag gällande bostäder och lokaler inom äldre- och handikappomsorgen. Ärendebeskrivning ansvarar för ett antal särskilda boenden inom både äldreomsorgen och handikappomsorgen. Flera av kommunens boende visar på stora renoveringsbehov som beskrivs närmare i den antagna lokaloch bostadsförsörjningsplanen. Behov av förtätning på ett av kommunens särskilda boenden bedöms av verksamheten som nödvändig inom de närmsta 3-5 åren, för att kunna möta omsorgsbehovet för den äldre befolkningen över 85 år som antas öka. Nedan prioritering bedöms som underlag till investeringsberedningen och dess planering för kommande investeringsbudget 2019 och framåt. 1. Att översända till Kommunstyrelsen att teckna hyresavtal med Österlenhem om ändamålsenliga lokaler i fastighet Balder för daglig verksamhet, korttidstillsyn och företagsgruppen för målgruppen inom LSS. 2. Att inleder dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott gällande behov av ny gruppbostad för funktionshindrade enligt LSS (Lagen om stöd och särskild service för vissa funktionshindrade) om högst 6 lägenheter. 3. Att vård och omsorgsnämnden uppdrar till verksamheten för samhällsbyggnad att skissa på möjligheten att förtäta antalet boendelägenheter på det särskilda boendet Norrevång med tillhörande tids- och kostnadskalkyl. 24

25 Von 17 forts. 4. Att KS beslutar om Välagårdens lilla skeppet framtid, då lokaler för legitimerad personal som vistas i lokalen är i stort behov av omfattande åtgärder för att uppnå godtagbar arbetsmiljö. 5. Att översända till kommunstyrelsen med upp drag till Österlenhem att införa inflyttningsstopp på 37:ans Tryggt boende fr.o.m Att verksamheten för vård och omsorg ser över möjligheterna för serviceboende eller annan form av boende för målgruppen som i dag har bostadskontrakt på Tryggt boende 7. Att verksamhetsansvarig inom vård och omsorg säger upp kontrakt med fastighetsägare för fastigheter Solgläntan och Skogsdungen senast oktober år 2021, under förutsättning att kommunstyrelsen beslutar att bygga ett nytt gruppboende för målgruppen. Förvaltningens förslag till beslut Vård och Omsorgsnämnden beslutar att komplettera lokal- och bostadsförsörjningsplanen med en prioriteringsordning för nedan beskrivna förslag gällande bostäder och lokaler inom äldre- och handikappomsorgen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse verksamhetschef Madeleine Moberg, handlingsid: Von Lokal-och bostadsförsörjningsplan för Vård och omsorg

26 Von 17 forts. Tidigare behandling 2/2018: beslutar anta lokal- och bostadsförsörjningsplan för Vård och omsorg , handlingsid: Von , och översänder densamma till kommunstyrelsen och investeringsberedningen för vidare hantering. s arbetsutskott 18/2018: Vård och Omsorgsnämnden beslutar att komplettera lokal- och bostadsförsörjningsplanen med en prioriteringsordning för nedan beskrivna förslag gällande bostäder och lokaler inom äldre- och handikappomsorgen. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Verksamhetschef Madeleine Moberg Avdelningschef Christel Nilsson Avdelningschef Camilla Andersson Ekonomichef Anders Eriksson 26

27 Von 18 Dnr VON 2018/15 Behov av bostäder med särskild service för målgruppen inom LSS s beslut beslutar att påtala till kommunstyrelsens arbetsutskott behovet av bostäder med särskild service till målgruppen inom LSS. Ärendebeskrivning I Tomelilla kommun finns ett allt större behov av bostäder för målgruppen inom LSS, som uppfyller regelverkets krav för bostad med särskild service för vuxna enligt LSS. I dagsläget har kommunen beslut om boende, som inte kan verkställas på grund av brist på ändamålsenliga bostäder. För beslut som inte verkställs inom 90 dagar riskerar kommunen kännbara viten. Flera av de befintliga LSS- bostäderna som finns i kommunen uppfyller inte kraven på fullvärdiga bostäder för målgruppen. Lokalernas utformning är inte heller ändamålsenliga för den verksamhet som bedrivs och verksamheten kan också konstatera att lokalerna är i stort behov av omfattande renovering. Till detta kommer en hög hyreskostnad för verksamheten, som inte står i proportion till standarden. Enligt de nyligen antagna planerna för LSS och Lokal- och bostadsförsörjningsplanen för vård och omsorg, beskrivs en ökning av målgruppen unga vuxna men också att behovet av fullvärdiga gruppbostäder för personer med ett mer omfattande omvårdnadsbehov finns. 27

28 Von 18 forts. Att tillgodose behovet av bostad med särskild service enligt LSS är en lång process, där verksamheten vill ha en god framförhållning och dialog med berörda samarbetsparter. Nämnden önskar därför att kommunstyrelsens arbetsutskott påbörjar nödvändig planering och investeringar för att behovet av bostäder ska kunna tillgodoses. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att påtala till kommunstyrelsens arbetsutskott behovet av bostäder med särskild service till målgruppen inom LSS. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelseverksamhetschef Madeleine Moberg, handlingsid: Von Lokal- och bostadsförsörjningsplan för vård och omsorg Tidigare behandling s arbetsutskott 13/2018: beslutar att påtala till kommunstyrelsens arbetsutskott behovet av bostäder med särskild service till målgruppen inom LSS. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Verksamhetschef Madeleine Moberg 28

29 Von 19 Dnr VON 2018/12 Plan för årlig uppföljning av verksamheter inom vård och omsorg som utföres av privata utförare 2018 s beslut beslutar anta plan för årlig uppföljning av verksamheter inom vård och omsorg som utföres av privata utförare Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige ska för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare enligt Kommunallagen kap Varje nämnd ska med kommunfullmäktiges program som grund utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Plan för årlig uppföljning av verksamhet som genom avtal har lämnats över till privat utförare av vård och omsorg antar årligen ett årshjul för vilka ärenden som ska redovisas i nämnden under året och som biläggs till den beslutade planen. Under 2018 ska vård och omsorgsverksamheten följa upp privat utförare inom vård och omsorgs äldreomsorg som bedrivs av Förenade Care. Utlagd verksamhet för personlig assistans inom Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) saknar i dag aktuella brukare varvid uppföljning av privat utförare, Juni Care inte kommer att genomföras under

30 Von 19 forts. Utlagd verksamhet av larmoperatör för trygghetslarm, Thunstall kommer myndighetschef att ansvara för redovisning av statistik på inkomna larm och avvikelser i tertialbokslut och årsbokslut till nämnd. Formen för uppföljning av vård och omsorg, kommer ske med en årlig planerad avtalsuppföljning enligt framtagen mall i april och september månad. Ansvarig för uppföljningen är myndighetschef inom vård och omsorg samt medicinskt ansvarig sjuksköterska. Kvalitetsutvecklare ska vara involverad i processen och säkerställa innehåll och sammanställning av resultat. Avtalsuppföljningen kommer skriftligen redovisas i en analysrapport till nämnden i maj och oktober månad Verksamhetsuppföljning kommer att ske utifrån mätning och resultat av måluppfyllelse av nämnden satta mål för 2017 under februari månad. Framtagna åtgärdsplaner när måluppfyllelse inte nås ska skriftligen redovisas till nämnden påföljande månad. En årlig kvalitetsberättelse skriven av privata utförare ska redovisas till nämnden i mars månad På förekommen anledning kan oplanerade löpande tillsynsbesök på utlagd verksamhet förekomma under året och resultat av tillsynsbesök redovisas till nämnden. Ansvarig för tillsynsbesök är myndighetschef och/eller medicinskt ansvarig sjuksköterska. Inkomna synpunkter/klagomål redovisas månatligen till nämnden. 30

31 Von 19 forts. Prioriterade granskningsområden för 2018 (Verksamhetsplan) - Biståndshandläggarens individuella uppföljningar av biståndsbeslutet utifrån brukarens sammanvägda nöjdhet av hemtjänstens utförande, 1-10 p. - Brukarens nöjdhet med maten och måltidsmiljön på det särskilda boendet, utifrån nationella brukarundersökningen och verksamhetsuppföljning. - Läkemedelsavvikelser grad 3. - Nattfasta (11h). - Följsamhet av basal omvårdnad. - Trygghetslarm månatliga stickprov på tidspann från larmmottagning till åtgärd dagtid kl Planerad bemanning enligt schema på serviceboende och demensboende. - Uppföljning av åtgärdsplaner Förvaltningens förslag till beslut beslutar anta plan för årlig uppföljning av verksamheter inom vård och omsorg som utföres av privata utförare Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse verksamhetschef Madeleine Moberg, handlingsid: Von Program för uppföljning av privata utförare , handlingsid: Von Tidigare behandling s arbetsutskott 15/2018: beslutar anta plan för årlig uppföljning av verksamheter inom vård och omsorg som utföres av privata utförare Beslutet skickas till: Verksamhetschef Madeleine Moberg Kommunstyrelsen/kommunfullmäktige - anmälningsärende 31

32 Von 20 Dnr VON 2018/17 Analys och handlingsplan med utgångspunkt socialstyrelsens brukarundersökning (äldreomsorg) entreprenörerna s beslut beslutar lägga redovisningen till handlingarna. Ärendebeskrivning Socialstyrelsens undersökning redovisas till kommunerna på enhetsnivå där de fem frågor där andelen positiva svar är högst respektive lägst belyses. Enheterna har sedan i uppdrag att upprätta en handlingsplan på de områden som har lägst positiva svar. Två av kommunens särskilda boenden med tillhörande hemtjänstområden drivs på entreprenad. Såväl Byavången med tillhörande hemtjänstområde Centrum och Valkyrian med tillhörande hemstjänstområde Söder drivs av Förenade Care. Förvaltningens förslag till beslut beslutar lägga redovisningen till handlingarna. 32

33 Von 21 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: Von Byavången och hemtjänstområde Centrum analys, handlingsid: Von Byavången handlingsplan, handlingsid: Von Hemtjänstområde Centrum handlingsplan, handlingsid: Von Valkyrian analys, handlingsid: Von Valkyrian handlingsplan, handlingsid: Von Hemtjänstområde Söder analys, handlingsid: Von Hemtjänstområde Söder handlingsplan, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Verksamhetschef Madeleine Moberg Verksamhetschef Lena Blennow Andersson, Förenade Care Verksamhetschef Tina Persson, Förenade Care Verksamhetschef Erzsébet Alwén, Förenade Care 33

34 Von 21 Dnr VON 2018/3 Redovisning av delegeringsbeslut s beslut beslutar att lägga redovisningen av delegeringsbesluten till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av delegeringsbeslut för perioden 1 31 januari Beskrivning Antal beslut Genomförandeplan ny 4 Genomförandeplan uppföljning 31 Genomförandeplan justerad - Genomförandeplan korttid - Hemtjänst 4 kap 1 SoL bifall 55 Hemtjänst 4 kap 1 SoL delavslag - Hemtjänst 4 kap 1 SoL avslag - Tillfällig insats 1 Hemtjänst överklagan - Yttrande - Avlösarservice 4 kap 1 SoL bifall 1 Avlösarservice 4 kap 1 SoL delavslag - Trygghetslarm 4 kap 1 SoL bifall 16 Matdistribution 4 kap 1 SoL bifall 11 Matdistribution 4 kap 1 SoL avslag - Ledsagare 4 kap 1 SoL bifall 14 Ledsagare 4 kap 1 SoL delavslag - Ledsagare 4 kap 1 SoL avslag - Internatkostnad 4kap 1 SoL bifall - Måltidsabonnemang (ej lunch) - Telefonservice 4 kap 1 SoL bifall - Boendestöd 4 kap 1 SoL bifall 5 Boendestöd 4 kap 1 SoL avslag - Boendestöd 4 kap 1 SoL delavslag - 34

35 Von 21 forts. Dagverksamhet 4 kap 1 SoL bifall 1 Särskilt boende 4 kap 1 SoL bifall 5 Särskilt boende 4 kap 1 SoL delavslag - Särskilt boende 4 kap 1 SoL avslag - Korttidsboende 4 kap 1 SoL bifall 9 Korttidsboende 4 kap 1 SoL avslag - Korttidsboende överklagan - yttrande - Växelvård 4 kap 1 SoL bifall - Personlig ass 9 kap 2 LSS bifall - Personlig ass 9 kap 2 LSS delavs - Personlig ass 9 kap 2 LSS avslag - Personkretstillhörighet 1 - Personkretstillhörighet 3 - Personlig ass försäkringskassan - Personlig ass överklagan - yttrande - Ledsagarservice 9 kap 3 LSS bifall 1 Ledsagarservice 9 kap 3 LSS delavslag - Ledsagarservice 9 kap 3 LSS avslag 1 Ledsagare överklagan - yttrande - Kontaktperson 9 kap 3 LSS bifall - Kontaktperson 9 kap 3 LSS delavsl - Kontaktperson 9 kap 3 LSS avslag 1 Avlösarservice 9 5 LSS bifall - Avlösarservice överklagande avslag - Korttidsvistelse 9 kap 6 LSS bifall 2 Korttidsvistelse 9 kap 6 LSS delavslag - Korttidsvistelse 9 kap 6 LSS avslag - Korttidstillsyn 9 kap 7 LSS bifall 1 Korttidssyn överklagan - Yttrande - Korttidstillsyn 9 kap 7 LSS delavslag - Bostad särskild service 9 kap 9 LSS bifall 1 Bostad särskild service 9 kap 9 LSS delavslag - Bostad särskild service 9 kap 9 LSS avslag - 35

36 Von 21 forts. Måltidsabonnemang - Daglig verksamhet kap 9 kap 10 LSS bifall - Kostnad för sjuklön 37 Ers sjuklönekostnad delavslag - SUMMA 197 Förvaltningens förslag till beslut beslutar att lägga redovisningen av delegeringsbesluten till handlingarna. Beslutsunderlag Delegeringsbeslut Vård och omsorg januari 2018, handlingsid: Von Tidigare behandling s arbetsutskott 16/2018: beslutar att lägga redovisningen av delegeringsbesluten till handlingarna. 36

37 Von 22 Dnr VON 2018/1 Redovisning av anmälningsärenden s beslut beslutar lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Protokollsutdrag den 13 december 2017 från kommunstyrelsen, Ks 227/2018, gällande tidplan för budget 2019 med plan för (handlingsid: Von ). 2. Protokoll den 4 december 2017 med tillhörande bilaga från Losam Vård och omsorg (handlingsid: Von , Von ). 3.Protokoll den 5 december 2017 från Brukar- och anhörigrådet i SÖSK (handlingsid: Von ). 4. Dom den 19 januari 2018 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , gällande av sökanden överklagat beslut om avslag på tillfällig utökning av personlig assistans enligt LSS. Förvaltningsrätten förklarar med delvis ändring av det överklagade beslutet att sökanden i avvaktan på Försäkringskassans beslut har rätt till tillfällig utökning av insatsen personlig assistans enligt LSS med 22,5 minuter per dygn (handlingsid: Von ) 5. Dom den 19 januari 2018 från Kammarrätten i Stockholm, mål nr , gällande av Tomelilla kommun överklagat beslut från förvaltningsrätten om avvisning av överklagan gällande återbetalning av stimulansmedel. Kammarrätten meddelar prövningstillstånd. Kammarrätten avslår överklagandet (handlingsid: Von ) 37

38 Von 22 forts. 6. Meddelande den 24 januari 2018 från Inspektionen för vård och omsorg (IVO), dnr /2018-4, avseende mottagande av uppgifter gällande insatser enligt socialtjänstlagen hos särskilda boendet Byavången. IVO överlämnar skrivelsen till vård och omsorgsnämnden med hänvisning till socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2011:9. Vårdgivare och den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet (handlingsid: Von ). 7. Protokollsutdrag den 17 januari 2018 från kommunstyrelsen, Ks 8/2018, gällande överenskommelse mellan Region Skåne och kommunerna om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Kommunstyrelsen beslutar teckna föreliggande förslag till överenskommelse mellan Region Skåne och kommunerna i Skåne län om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (handlingsid: Von , Von ). 8. Protokoll den 8 februari 2018 från vård och omsorgsnämndens arbetsutskott, Förvaltningens förslag till beslut beslutar lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: Von Tidigare behandling s arbetsutskott 17/2018: beslutar lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. 38

39 Von 23 Dnr VON 2018/25 Behov av utökad budget lokaler till daglig verksamhet m.m. inom LSS i kvarteret Balder s beslut uppdrar åt förvaltningen ta behovet av utökad budget för kostnader för lokaler till daglig verksamhet m.m. inom LSS vidare till budgetberedningen. Ärendebeskrivning Verksamhetschef Madeleine Moberg informerar om att Annexet, den lokal där daglig verksamhet idag bedriver ska avvecklas. Dagens lokaler är helt olämpliga för verksamheten och dessutom för små. Daglig verksamhet är en lagstadgad verksamhet som kommunen har en skyldighet att tillhandahålla. Österlenhem AB har gjort en grov beräkning på vad det skulle kosta att bedriva verksamheten i lokaler i kvarteret Balder. Kostnaden idag för Annexet ligger på 350 tkr/år. Motsvarande kostnad för lokaler i Balder beräknas uppgå till ca 1,5 mnkr/år om hyresavtal om 10 år ingås. Daglig verksamhet kommer då att få lokaler som är väl lämpade för sitt ändamål, där brukarnas behov kan tillgodoses och som har det utrymme som behövs för att möte den ökade inströmning av brukare som nämnden vet är på väg in. Förvaltningen kan också konstatera att kostnaden för att lösa lokalfrågan genom nybyggnation skulle bli högre än alternativet Balder. Då Balder kommer att uppfylla de krav som ställs på verksamheten bedöms detta alternativ vara att förorda. Av förklarliga skäl kommer dock hyreskostnaden att ligga högre jämfört med dagens hyreskostnad på Annexet. 39

40 Von 23 forts. Förvaltningens förslag till beslut uppdrar åt förvaltningen ta behovet av utökad budget för kostnader för lokaler till daglig verksamhet m.m. inom LSS vidare till budgetberedningen. Beslutet skickas till: Verksamhetschef Madeleine Moberg 40