LCB Julkortsverksamhet Rutinbeskrivning Rev

Transkript

1 Kolla förutsättningarna 1. Ring Lasse Åberg ( ) för att säkerställa den viktigaste grundförutsättningen får vi ett nytt motiv även i år? 1:a hälften av augusti Ja, 19 aug 2. Har vi giltigt lotteritillstånd? Kolla med kommunen, tel Kontakta Ralf Diktonius, tel , e-post ralf@brvb.se och kolla att han även i år ställer upp som lotterikontrollant (Notarius Publicus) 4. Kontakta Olle Frankzén (Lasses kompis i Erikssund, tel , e-post olle@frankzen.nu) och kolla om han även i år vill göra julkortslayouten. 5. Kontakta tryckeriet (Kaigan, Thomas Lidman, tel , e-post thomas.lidman@kaigan.se) och kolla om de ställer upp som vanligt. Sida 1 av 12.

2 Planera tidpunkterna för beställning av tryck och kortlayout Den publika försäljningen i Bålsta Centrum startar alltid fredagen före 1:a advent. Det är därför önskvärt att lotterna är klara för avhämtning måndag samma vecka så att vi hinner sortera, paketera och distribuera förbeställda lotter under denna vecka. Direkt efter eller i samband med föregående moment V48, 29 nov Planera vårt Nyckeldatum. Bevaka att motivet kommer fram i tid 1. Tryckeriet brukar klara jobbet (tryckning och paginering) på tre veckor. Kontakta Thomas Lidman på tryckeriet och föreslå att vi lämnar beställningen på måndagen i den 4:e veckan före 1:a advent och att vi hämtar lotterna på måndagen i veckan före 1:a advent. Skulle det uppstå förseningar, så kan hanteringen av förbeställda lotter flyttas fram till veckan efter 1:a advent. Överenskommen tid för tryckbeställning styr nästa åtgärd. 2. Vid beställning av trycket måste kortlayouten vara färdig och med all information tillgänglig brukar Olle Frankzén fixa layouten på två veckor. Kontakta Olle och föreslå att vi lämnar all information senast två veckor före tryckbeställningen (se ovan) och att han levererar färdig layout inom två veckor. Överenskommen tid för inlämning av underlag till Olle blir planeringens Nyckeldatum. 3. Bevaka att Lasse plockar fram årets motiv på film i så god tid att tryckeriet hinner skapa några provtryck och att Lasse hinner välja det tryck han föredrar. Måste vara klart en vecka före vårt Nyckeldatum. V45, 4 nov V42, 19 okt Sida 2 av 12.

3 Kortlayouten ska alltså vara klar till tidpunkten för tryckbeställningen. I kortlayouten ingår bland annat: Information om dragningen och annan text som är unik för året Vinstplanen Bild på årets motiv Uppdatera dragningsinfo, övrig text och vinstplanen på det nya kortet Allt detta måste vara på plats till vårt Nyckeldatum, då vi förser Olle med allt underlag till kortlayouten. Detta kräver följande åtgärder: 1. Planera dragningen tillsammans med Ralf Diktonius, som måste närvara i egenskap av Notarius Publicus. Som dragningsdag väljer man den första dag Ralf är tillgänglig efter trettondedag jul. Utgå från dokumentet Lions Julkort Baksida (finns under fliken Övrigt i dataprogrammet Lotta) och uppdatera dragningsdatum samt all övrig text som är årsberoende. Ledtrådar: dragningslista införs på vår hemsida dagen efter dragningen, därefter i första möjliga Bålstablad samt i DN under Meddelanden på första möjliga torsdag. Senast 1 vecka före vårt Nyckeldatum V41, 12 okt 2. Kräv att alla säljare avrapporterar alla erhållna sponsorvinster (med uppgift om värde) så att vinstplanen kan fastställas i dataprogrammet Lotta. 3. Kolla att Olle fått en lågupplöst kopia av det motivtryck som Lasse valt ut bland provtrycken. Se också till att få en egen kopia för reklamändamål. Sida 3 av 12.

4 Utskick av brev till våra etablerade företagskunder Skapa kontaktlistor till säljarna Reklam i Håbo-Portalen Använd dataprogrammet Lotta för att automatiskt skapa brev till våra etablerade företagskunder. Klicka på knappen Skapa kundbrev på fliken Kunder och sponsorer. Innehållet i breven anpassas till kundens agerande föregående år och som Vår referens står den av våra säljare som har kunden på sin lott. Skriv ut på klubbens brevpapper, stoppa i fönsterkuvert, frankera och lägg på lådan för avgående post. Använd Lotta för att automatiskt skapa en kontaktlista till varje säljare. Markera Aktiva kunder per säljare och klicka på knappen Skriv ut i fältet Skapa kontaktlistor mot kunder (fliken Kunder och sponsorer). En kontakt lista visar alla detaljer om de kunder säljaren ansvarar för och här finns inte bara företagskunder utan även privatpersoner som tillhör den trogna kundkretsen. Distribuera listorna till respektive säljare med uppmaning om att börja bearbeta kunderna nästa vecka. Poängtera att erhållna sponsorvinster måste rapporteras senast i slutet av veckan före vårt Nyckeldatum och erhållna kortbeställningar senast i slutet av veckan före tryckbeställningen. Kontakta Attila Gal ( ) och kolla om han även detta år ger oss gratis reklam på sin portal. Skicka annonsen (hittas i dataprogrammet Lotta under fliken Övrigt) till Attila (info@haboportalen.se). I slutet av augusti I slutet av augusti Början av september Sida 4 av 12.

5 Beställ tryckning 1. Starta dataprogrammet Lotta 2. Försäkra dig om att alla sponsorvinster och förbeställningar av kort är inmatade Senast måndagen i den 4:e veckan före 1:a advent 3. Välj fliken Order-Leverans-Fakturering 4. Klicka på knappen Skapa leveranslista och fakturor till förbeställda lotter 5. Lotta föreslår hur många lotter vi ska beställa (antal reserverade , avrundat till närmast högre tusental) men låter dig ändra antalet om du vill. 6. Lotta tilldelar nu alla förbeställda lotter ett nummer och skapar en lista där alla beställare med egen logotyp är samlade i början av listan. Mejla listan till Thomas Lidman på tryckeriet och kolla att han har allt övrigt som krävs för att starta produktionen. 7. Lotta producerar även fakturor till alla förbeställda lotter. Skriv ut och spara fakturorna tills det är dags att paketera och distribuera de förbeställda lotterna (fakturadatum fixerat till 1 december). Sida 5 av 12.

6 Kolla behovet av kuvert och beställ det som behövs När du nu vet hur många kort vi beställt, kolla behovet av kuvert. Ofta finns en hel del kvar sedan föregående år. Beställ det du behöver från Hustryckarn i Bålsta (Peter Ek, ). Välj vita kuvert med påtryck av logon God Jul & Gott Nytt År från kortlayouten. Peter har underlag för logotryck sedan tidigare. Direkt efter tryckbeställningen Planera för paketering och distribution av förbeställda lotter Hitta och engagera tre medlemmar i kommittén som (tillsammans med dig själv) kan hjälpa till med sortering och paketering av förbeställda lotter i Kulan under tisdagen i veckan före 1:a advent (fyra personer har visat sig vara lagom många). I början av december Förbered alla säljare på att de under onsdag-fredag samma vecka ska distribuera de egna kundernas förbeställda lotter. Planera för publik försäljning Kolla med Attila Gal ( ) om vi även detta år får ha vår centrumförsäljning i ICA:s entrébutik. Gör i ordning och distribuera (mejla) en bemanningslista för centrum och eventuellt andra försäljningsplatser. Listan omfattar alla aktiva medlemmar i LCB (två personer per pass om två timmar). I början av december I centrum ska försäljning bedrivas fredagar, lördagar, söndagar och onsdagar kl Start fredagen före 1: advent, slut sista försäljningsdagen före julafton. Dagar och tider för eventuellt andra försäljningsplatser anpassas efter rådande förhållanden. Sida 6 av 12.

7 Hämta lotterna och kuverten Se till att lotter och kuvert hämtas och körs till Lejonkulan. Måndagen i veckan före 1:a advent Sortera, paketera och distribuera förbeställda lotter Alla förbeställda lotter med logotryck kommer färdigsorterade och paketerade från tryckeriet. Komplettera med tidigare utskrivna fakturor och lägg undan som leveransklara. Från tisdag i veckan före 1:a advent Övriga förbeställda lotter måste vi själva plocka ihop och paketera enligt den leveranslista som skickades till tryckeriet vid beställningstillfället. Mindre poster paketeras lämpligen i genomskinliga plastpåsar (tips: ICA:s påsar för frukt och grönt) med fakturan synlig. Skapa faktureringssammandrag Se till att alla säljare under denna vecka distribuerar alla förbeställda lotter till sina egna kunder. När förbeställda lotter distribuerats kan du underlätta LK:s jobb genom att skapa ett faktureringssammandrag som visar vilka betalningar LK har att bevaka. Klicka på knappen Skapa faktureringsunderlag under fliken Order-Leverans-Fakturering i dataprogrammet Lotta. Om fler beställningar registreras i Lotta vid senare tillfällen, är det lämpligt att skapa nya sammandrag till LK, gärna med kommentar om vilka tillägg som gjorts. Direkt efter 1:a advent och framåt Sida 7 av 12.

8 Inramning av förstapriset Förstapriset är alltid en fullskalig, handkolorerad och signerad litografi av julkortsmotivet. Hämta litografin hos Lasse och lämna in den för inramning på Idéglas, Stockholmsvägen 24 (tel ). Ange LK som fakturamottagare. Första halvan av december Skicka tackbrev till sponsorer med bifogad julkortslott Förbered dragningen Öppna fliken Kunder och sponsorer i dataprogrammet Lotta. Klicka på knappen Tackbrev till sponsorer, skriv ut, frankera och skicka breven med en bifogad lott som tack för hjälpen. Notera numren på lotterna och registrera dem som en order av kategorin Ingen fakturering från den fiktiva kunden Tackkort till sponsorer. Lotterna blir därmed föremål för automatisk vinstbevakning vid dragningen. Samla in alla osålda lotter och notera deras nummer under Förutsättningar för vinstdragning i dataprogrammet Lotta (fliken Vinstplan-Dragning). Dessa lotter undantas därmed i den kommande dragningen. Fyll även i övriga uppgifter under Förutsättningar för vinstdragning Första halvan av december Mellan jul och nyår Genomför dragningen Be Notarius Publicus att slumpmässigt välja en eller flera av de osålda lotterna. Verifiera att dessa är undantagna från vinstdragningen genom att visa att de finns med Överenskommen dag för dragning Sida 8 av 12.

9 bland Osålda lotter - Nummer under Förutsättningar för vinstdragning i dataprogrammet Lotta (fliken Vinstplan Dragning). Klicka på knappen Starta ny dragning under Vinstdragning i samma flik. Lotta skapar nu sex dokument, som på olika sätt beskriver resultatet av dragningen. Du får sedan frågan om dragningen ska betraktas som den slutgiltiga. Om du svarar Nej görs en ny dragning och du får samma fråga på nytt. Detta kan upprepas ett godtyckligt antal gånger och det är Notarius Publicus som får säga stopp och därmed betraktas den sista dragningen som den slutgiltiga. I och med detta förfarande så undanröjs möjligheten att manipulera programmet för att få ett önskat vinstutfall. När den slutliga dragningen är gjord blockeras Lotta och medger bara resultatredovisning fram till dess man klickar på knappen Nytt lotteri. Publicera resultatet Mejla dokumenten Dragningslista i lottnummerordning och Vinstutfall per kund till vår webbredaktör och be om omedelbar publicering. Omedelbart efter dragningen Kopiera tabellen med för- och eftertext från dokumentet Dragningslista för BUBannons, mejla kopian och Förslag till dragningsannons i BUB (hittas under fliken Övrigt i Lotta) till manus@balstabladet.se. Begär införande till annonserat datum och hänvisa till Lions rabattavtal gällande annonsering i BUB. Ange LK som fakturamottagare. Kopiera tabellen med för- och eftertext från dokumentet Dragningslista för DN-annons och mejla kopian till samhallsinfo@dn.se Sida 9 av 12.

10 Begär införande under Meddelanden på dagen för publicering och ange LK som fakturamottagare. Skapa bemanningsplan till vinstutlämningen Samla alla sponsorvinster Vinstutlämning sker i Kulan på måndagar kl och på lördagar kl Första tillfället är första måndagen efter den sista resultatpubliceringen (i BUB eller DN) och sista tillfället är sista måndag/lördag före 1 april. Gör i ordning och distribuera (mejla) en bemanningslista för vinstutlämningen. Listan omfattar alla aktiva medlemmar i LCB (en person per pass om en timme). Berätta också i mejlet att de före sitt pass får en portfölj med alla vinster i form av presentkort samt nödvändiga (?) instruktioner (se nästa sida). Se till att alla säljare hämtar hem alla sina sponsorvinster. Vinster i form av prylar körs till Kulan medan presentkort lämnas hos kommittéledaren. Omedelbart efter dragningen Senast dagen före första vinstutlämningstillfället Sida 10 av 12.

11 Märk alla vinster och skapa presentkortsportfölj Fäst klisterlappar med vinstnummer på varje vinst. Samla alla (nu märkta) presentkort i en lämplig portfölj eller väska. Komplettera portföljens innehåll med bemanningslista, dragningslista i lottnummerordning, instruktion för vinstutlämnare och vinstutlämningsprotokoll. De två sistnämnda hittas under fliken Övrigt i Lotta. Senast dagen före första vinstutlämningstillfället Kolla betalningar, skicka eventuella påminnelser Överlämna portföljen till den förste vinstutlämnaren på bemanningslistan. Efter fullgjord tjänst ska hen lämna över portföljen till nästa person på listan. Vi vill undvika att förvara presentkorten i Kulan. Be LK hålla koll på betalningsläget och att hen meddelar vilka fakturor som är obetalda ca två månader efter fakturering (generöst, eftersom vi anger 30 dagar netto som betalningsvillkor). Skicka påminnelse till kund som inte betalat: Från början av februari 1. Markera kunderna (en i taget) i listan Kund/sponsor på fliken Order-Leverans- Fakturering i dataprogrammet Lotta 2. Klicka på knappen Skriv ut påminnelse till markerad kund och följ de anvisningar du får Sida 11 av 12.

12 Lämna in lotteriredovisning Be LK meddela när alla fakturor är betalda. Då ska lotteriet redovisas - skriv ut blanketten för lotteriredovisning (hittas under fliken Övrigt i Lotta), fyll i och lämna in den till Notarius Publicus (Ralf Diktonius). När alla fakturor betalats Sida 12 av 12.