Dialect Unified Home.

Transkript

1 Dialect Unified Home Dialect Unified Home är en webbaserad applikation som riktar sig till företagets telefoniansvarige för att på ett enkelt sätt kunna administrera växeln.

2 Innehållsförteckning LOGGA IN... 4 INSTÄLLNINGAR I DIN WEBBLÄSARE... 4 UNIFIED HOME EN ÖVERSIKT... 4 STARTSIDAN... 4 PANELER... 4 HJÄLP... 5 INFORMATION... 5 Inställningar... 5 MINA ANVÄNDARE... 5 PANELEN MINA ANVÄNDARE... 6 Användarpanelen... 6 ADMINISTRERA ANVÄNDARE... 6 Sök och sortera bland användare... 7 Lägg till eller ta bort användare... 7 ADMINISTRERA ANVÄNDARES PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR... 7 Egenskaper... 7 Aktiva telefoner... 9 Grupper... 9 Vidarekopplingar Hänvisningar ADMINISTRERA ENKLA ANVÄNDARE Sök och sortera bland enkla användare Lägg till eller ta bort enkla användare ADMINISTRERA ENKLA ANVÄNDARES INSTÄLLNINGAR Egenskaper Aktiva telefoner Grupper Vidarekopplingar MIN VÄXEL Panelen Min växel Medlemspanelen ADMINISTRERA VÄXELN Grupper Administrera grupper Bibliotek Visualisering KOMMUNIKATIONSYTOR PANELEN NYHETER OCH VARNINGAR PANELEN ANVÄNDARHANDBÖCKER SYSTEMKRAV BILAGA I. BESKRIVNINGAR ANVÄNDARE GRUPPER TALSVAR Om talsvar Talsvarsegenskaper RÖSTBREVLÅDA... 25

3 AUTOMATISK TELEFONIST... 26

4 Logga in För att logga in i den webbaserade applikationen använder du dina inloggningsuppgifter som administratör. Uppgifterna får du av din säljare. Inställningar i din webbläsare För optimal upplevelse av Advoco Home bör du i din webbläsare ställa in en radering av cache-minnet med viss regelbundenhet eftersom webbläsaren annars tenderar att lagra information som efter uppdateringar och ändringar kan vara felaktig. Unified Home är ett webbgränssnitt utvecklat för webbläsarna Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox samt Safari. Unified Home en översikt När du loggat in i Unified Home kommer du till startsidan. Sidan består av fem paneler med de verktyg och funktioner du behöver för administrera ditt företags växel; Min växel, Mina användare, Användarhandböcker samt Nyheter och varningar. Panelerna ger översikt över växelns användare, grupper samt information från Dialect såsom nyheter, varningar och användarguider. Du kan själv välja vilka paneler du önskar se genom att klicka på respektive ikon i menyraden. Generella inställningar för gränssnittet samt information om företagets växel hittar du uppe i högra hörnet under i-knappen. Här kan du få en överblick över växelns inställningar såsom operatör, kortnummer till telefonisten och dess röstbrevlåda. Här kan du också ändra gränssnittets språkinställningar och lösenord. Startsidan På startsidan har du åtkomst till paneler med de funktioner och verktyg du behöver för att administrera växeln. Utöver dessa har du även tillgång till en hjälpsektion och en informationssektion. Paneler Unified Home består av fem paneler med de verktyg och funktioner du behöver för att administrera växeln. Som

5 administratör kan du själv välja vilka paneler du önskar se genom att klicka på respektive ikon i menyraden. Panelerna är flyttbara och skalbara för att du enkelt och smidigt ska kunna anpassa din startsida efter dina behov. Hjälp Startsidan innehåller en hjälppanel med vägledning och stegför-steg instruktioner för de allra vanligaste aktiviteterna som du som administratör kan utföra i gränssnittet. Du har möjlighet att söka bland informationen och kan enkelt klicka dig vidare till relaterat innehåll via de blå länkarna. Du kan också minimera alla sektioner för att komma tillbaka till ursprungsmenyn. Hjälppanelen hittar du i övre högra hörnet genom att klicka på frågetecknet och du kan nå panelen oavsett var i gränssnittet du är. Stäng panelen genom att klicka på krysset eller genom att klicka på frågetecknet. Information På startsidan hittar du även information om växeln av mer teknisk karaktär. Informationen är användbar om du exempelvis kontaktar Dialect för support eller råd. Inställningar Språk och lösenord I informationspanelen har du möjlighet att välja språkinställning för gränssnittet samt ändra ditt administratörslösenord till Unified Home. Telefonkonferensrum Informationspanelen innehåller även inställningar för dina telefonkonferensrum. Genom att klicka på önskat konferensrum får du information om rumsnummer, anknytning- och telefonnummer till rummet. Du har även möjlighet att ändra PIN-kod för deltagare och moderator. Mina användare Användarna i växeln kan hanteras i panelen Mina användare, användarpanelen och på den utökade sidan Mina användare. Användare i växeln är alla anknytningar i växeln som har användar- eller enhetslicens, det vill säga både användare och icke-personliga enheter såsom konferenstelefoner, porttelefoner etc.

6 Panelen Mina användare Mina användare listar alla användare i växeln med deras namn, anknytningsnummer och aktuell presence-status. Likt växelns övriga användargränssnitt kan en användare ha följande presence-status: Blå och grön ikon indikerar på att kollegan är tillgänglig. Grön ikon indikerar att kollegan även kan nås på sin softphone via sin Mi applikation på datorn. Notera att om kollegan inte är aktiv vid sin dator kommer presenceikonen att slå om till blå färg. Röd presenceikon indikerar att kollegan är otillgänglig. Röd ikon med telefonlur indikerar att kollegan pratar i telefon medan stoppskylten indikerar att kollegan är hänvisad. Information kring vilken hänvisningsorsak och sluttid för denna visas under kollegans namn bredvid presenceikonen. Presenceikoner i systemet. I panelen Mina användare kan du; Söka. Du kan söka bland användare på förnamn, efternamn eller anknytningsnummer. Sortera. Du kan sortera användare på förnamn eller efternamn genom att klicka på pilarna. Administrera. Du kan administrera användare genom att klicka på kugghjulet i övre högra hörnet. Vill du administrera en specifik användare kan du klicka direkt på pennan till höger om önskad användare. Användarpanelen Genom att klicka på en användare kommer du till Användarpanelen där du kan; Lista användarens grupper. Grupper som användaren är inloggad i visas som gröna. Logga in och ut användaren ur grupper genom att klicka på önskad grupp. Lägga snabbhänvisningar. Klicka på knappen 30 eller 60, vilket motsvarar en 30 minuters eller 60 minuters snabbhänvisning. Administrera avancerade hänvisningar. Genom att klicka på Avancerad hänvisning skickas du till inställningarna för användarens avancerade hänvisningar. Administrera användare För att administrera användare klickar du på kugghjulet i övre högra hörnet av panelen Mina användare eller direkt på pennan vid önskad användare för att komma direkt till inställningarna för denna användare.

7 Sök och sortera bland användare Genom att klicka på kugghjulet kommer du till den utökade sidan Mina användare. Sidan visar en lista på alla användare som är registrerade i växeln. Här kan du; Göra en utökad sökning i listan av växelns användare genom att skriva bokstäver eller siffror i förnamn, efternamn, anknytningsnummer, telefonnummer, företag, avdelning eller e-postadress. Sortera användare efter respektive kolumn genom att klicka på önskat kolumnnamn. Lägg till eller ta bort användare Ta bort användare genom att klicka på krysset. Lägg till användare genom att klicka på Lägg till användare. Notera att detta endast är möjligt om du har lediga användarlicenser. Kontakta annars din säljare. Administrera användares personliga inställningar Administrera en användares personliga inställningar genom att klicka på raden för önskad användare. Användarnas inställningar är uppdelade på fem flikar; Egenskaper, Aktiva telefoner, Grupper, Vidarekopplingar och Hänvisningar. Varje flik består av olika sektioner med inställningar. Klicka på pilarna för att minimera eller expandera en sektion. Egenskaper I fliken Egenskaper kan du administrera användarens personliga uppgifter och inställningar. Inställningarna är uppdelade i olika sektioner, Allmänt, Kommunikation, Företag, Röstbrevlåda och Annat. Allmänt I sektionen kan du uppdatera användarens namn samt arbetstitel och arbetsbeskrivning. Notera att du inte kan uppdatera fältet Login id. En användare kan alltid använda sin e- postadress, E-post 1, som login id för att logga in i användargränssnitten, såsom applikationen Mi. Kommunikation I sektionen kan du ställa in användarens telefonnummer och anknytningsnummer genom att välja i listan med tillgängliga telefonnummer och anknytningsnummer i växeln.

8 I inställningen Externt presentationsnummer kan du välja vilket telefonnummer som användaren presenterar då denne ringer ut via växeln. Här finns valen; Anonym visa numret som anonymt nummer. Eget nummer visa användarens egna fastnätsnummer. Användaren måste ha ett eget telefonnummer för att det ska finnas med som val. Mobilnummer visa användarens egna mobilnummer. Användaren måste ha verifierat sitt mobilnummer för att det ska finnas med som val. Gruppnummer visa något av de gruppnummer för grupper som användaren är medlem i. Användaren måste vara medlem i någon grupp med eget telefonnummer för att det ska finnas med som val. Företagsnummer visa företagets huvudnummer. Användaren måste ha angivet företagets nummer under sektionen Företag för att det ska finnas med som val. Välj vilken serviceprofil som ska användas vid utgående samtal. Lämna fältet blankt för att använda standardprofilen (används vanligen). I sektionen har du möjlighet att ange upp till tre olika e-postadresser till användaren. Ange en e-postadress för fältet E-post 1. E-postadressen visas för telefonister men gör det även möjligt att skicka notifikationer för röstmeddelanden via e-post. Utöver detta kan du här ange anknytningsnumret till användarens så kallade telefonvakt. Företag Här kan du ange information om företaget som användaren arbetar på. Detta är exempelvis användbart om det i växeln finns användare på olika orter eller kontorsbyggnader. Röstbrevlåda Här gör du inställningar för användarens röstbrevlåda. Notera att om du klickar ur inställningen för att ta bort en befintlig röstbrevlåda så tas även allt inspelat material, inklusive eventuella inspelade svarsmeddelanden, bort. Här kan du även ange ett telefonnummer till röstbrevlådan för att kunna ringa den från en extern telefon. Om användaren vill ha sina e-postnotifieringar till annan e-postadress än den som är angiven i E-post 1 kan denna anges i fältet E-postnotifieringsadress. I rutan under detta fält kan du ange vilka inställningar som ska gälla för e- postnotiferingarna; Bifoga meddelande bifogar röstmeddelandet som en fil till e-postet. Markera som gammalt markerar meddelandet som gammalt då en notifiering har skickats med e-post.

9 Standard är att båda dessa inställningar är förbockade. Annat Inställningarna i sektionen Annat är obligatoriska att ange. Ange landskoden och riktnumret för det land och region som användaren befinner sig i. Privat I sektionen Privat kan du ange personlig hemtelefon och hemadress till användaren. Aktiva telefoner Fliken Aktiva telefoner används för att administrera användarens telefoner i växeln. En användare kan ha två interna telefoner, en extern telefon, en softphone, och om angivet i växelns egenskaper en Mobil anknytning (MEX). Notera att interna- och MEX-telefoner måste konfigureras av Dialect innan de kan aktiveras för respektive användare. Varje telefon kan ställas in som svarsställe för olika typer av samtal. Klicka för de telefoner som ska vara svarsställe för användarens personliga samtal och på vilka telefoner användaren vill ta emot gruppsamtal. Samtalstypen motringing kan endast vara inställd på en av användarens telefoner. Grupper Fliken Grupper används för att administrera användarens inloggningsstatus i grupper samt användarens gruppmedlemsskap. I fliken listas de grupper som användaren är medlem i med namn, grupptyp, anknytningsnummer och inloggningsstatus i gruppen. Ta bort användaren från grupp Om du önskar ta bort en användare från en grupp klickar du i rutan för önskad grupp i kolumnen Ta bort. Klicka därefter på Spara för att genomföra ändringen. Lägg till användaren i grupp Om du vill lägga till en användare i en grupp klickar du på Lägg till grupper. Klicka i rutan Lägg till ny för de grupper du vill lägga till användaren i. Klicka på Lägg till grupper. Nya grupper markeras i listan över användarens grupper. Klicka på Spara när du är nöjd med inställningarna.

10 Vidarekopplingar Fliken Vidarekopplingar används för att administrera användarens fasta vidarekopplingar av personliga samtal. Det finns fyra samtalsscenarion som kan ha regler för fasta vidarekopplingar; Alla inkommande samtal, Upptagen, Uteblivet svar och Inte inloggad. Alla inkommande samtal vidarekopplar alla inkommande samtal till angivet svarsställe. Notera att om aktiv kommer alla inkommande samtal bli vidarekopplade oavsett om någon annan regel är aktiv. Upptagen ett inkommande personligt samtal när användarens anknytning är upptagen i annat samtal kan hanteras på fyra olika sätt; o Flytta till inkommande samtal vidarekopplas till angivet svarsställe o Fortsatt påringning inkommande samtal fortsätter att ringa på användaren o Skicka upptagetton inkommande samtal möts av upptagetton o Köa samtalet inkommande samtal placeras i användarens personliga kö Uteblivet svar vidarekopplar ett inkommande personligt samtal vid uteblivet svar efter angiven tidsgräns och flyttas till angivet svarsställe. Inte inloggad vidarekopplar inkommande personligt samtal när användaren är utloggad från en IP-telefon och det inte finns någon annan aktiv telefon. Hänvisningar Fliken Hänvisningar används till att administrera användarens hänvisningar. I listan med hänvisningsscheman kan du få en överblick över användarens hänvisningar med orsak och schema. Notera att hänvisningar har högre prioritet än fasta vidarekopplingar. Lägg till schema Klicka på Lägg till schema för att skapa ett nytt hänvisningsschema. Här kan du välja om hänvisningen ska vara av engångskaraktär eller upprepad. o Engångsschema definieras i fliken Schemalagd. Ange destination för inkommande samtal. Ange information om tillämpligt. Ange hänvisningsorsak. Samtliga 10 val är möjliga. Definiera tidsperiod för schemat. Kontrollera genom att klicka på Kontrollera. Klicka på Spara när du är nöjd. o Upprepat schema definieras i fliken Upprepad. Ange destination för inkommande samtal. Ange information om tillämpligt. Ange hänvisningsorsak. Samtliga 10 val är möjliga. Definiera egenskaperna för det upprepade schemat. Typen av återkommande kan vara av följande karaktär: Dagligen, Veckovis, Månadsvis (dag i månaden), Månadsvis (dag i veckan), Årsvis (dag i månaden) eller Årsvis (dag i veckan). Definiera tidsperiod för schemat. Kontrollera genom att klicka på Kontrollera. Klicka på Spara när du är nöjd.

11 Notera att det finns snabbknappar för att välja starttid Från nu samt att välja sluttid Tillsvidare. Administrera enkla användare För att administrera dina enheter, så kallade enkla användare, klickar du på kugghjulet i övre högra hörnet av panelen Mina användare eller direkt på pennan vid önskad enhet för att komma direkt till inställningarna för denna enhet. Klicka på menyn Enkla Användare för att visa växelns enheter. Sök och sortera bland enkla användare Sidan visar en lista med alla enheter som är registrerade i växeln. Här kan du; Göra en utökad sökning i listan av växelns enheter genom att skriva bokstäver eller siffror i namn, beskrivning, anknytningsnummer, telefonnummer, företag eller avdelning. Sortera dina enheter efter dessa kolumner genom att klicka på respektive kolumnnamn. Lägg till eller ta bort enkla användare Ta bort en enhet genom att klicka på krysset i kolumnen Ta bort. Lägg till enheter genom att klicka på Lägg till enkel användare. Administrera enkla användares inställningar Administrera en enkel användares inställningar genom att klicka på raden för önskad enhet. Enheternas inställningar är uppdelade på fyra flikar; Egenskaper, Aktiva telefoner, Grupper och Vidarekopplingar. Varje flik består av olika sektioner med inställningar. Klicka på pilarna för att minimera eller expandera en sektion. Egenskaper I fliken Egenskaper kan du administrera enhetens uppgifter och inställningar. Inställningarna är uppdelade i olika sektioner, Allmänt, Kommunikation, Företag och Annat. Allmänt I sektionen kan du uppdatera enhetens namn och beskrivning. Namnet är det som syns som kontaktnamn i Mi-applikationerna.

12 Kommunikation I sektionen kan du ställa in enhetens telefonnummer och anknytningsnummer genom att välja i listan med tillgängliga telefonnummer och anknytningsnummer i växeln. I inställningen Externt presentationsnummer kan du välja vilket telefonnummer som enheten presenterar då man ringer med denna telefon via växeln. Här finns valen; Anonym visa numret som anonymt nummer Eget nummer visa enhetens egna fastnätsnummer. Enheten måste ha ett eget telefonnummer för att det ska finnas med som val. Företagsnummer visa företagets huvudnummer. Enheten måste ha angivet företagets nummer under sektionen Företag för att det ska finnas med som val. Företag Här kan du ange information om företaget som enheten tillhör. Fältet avdelning kan exempelvis vara användbart för att beskriva vilken avdelning som telefonen står på. Annat Inställningarna i sektionen Annat är obligatoriska att ange. Ange landskoden och riktnumret för det land och region som enheten befinner sig i. Aktiva telefoner Fliken Aktiva telefoner används för att administrera enhetens telefon i växeln. En enhet kan vara kopplad till en IP-telefon, denna kallas i inställningarna för intern telefon, eller en mobil (enbart som svarsställe och kan ej göra utgående samtal via växeln). Kontrollera att IP-telefonen är aktiv för att kunna ta emot och ringa samtal. Notera att den interna telefonen måste konfigureras av Dialect innan den kan aktiveras för enheten. Telefonen kan ställas in som svarsställe för olika typer av samtal. Klicka för de samtalstyper som enheten som ska vara svarsställe för, personliga samtal, gruppsamtal. Grupper Fliken Grupper används för att administrera enhetens inloggningsstatus i grupper samt enhetens gruppmedlemsskap. I fliken listas de grupper som enheten är medlem i med namn, grupptyp, anknytningsnummer och inloggningsstatus i gruppen. Ta bort enheten från grupp Om du önskar ta bort enheten från en grupp klickar du i rutan för önskad grupp i kolumnen Ta bort. Klicka därefter på Spara för att genomföra ändringen.

13 Lägg till enheten i grupp Om du vill lägga till en enhet i en grupp klickar du på Lägg till grupper. Klicka i rutan Lägg till ny för de grupper du vill lägga till enheten i. Klicka på Lägg till grupper. Nya grupper markeras i listan över enhetens grupper. Klicka på Spara när du är nöjd med dina inställningar. Notera att enheter har begränsade möjligheter till medlemskap i grupper, se Bilaga I. Beskrivningar. Vidarekopplingar Fliken Vidarekopplingar används för att administrera enhetens fasta vidarekopplingar av personliga samtal. Det finns fyra samtalsscenarion som kan ha regler för fasta vidarekopplingar; Alla inkommande samtal, Upptagen, Uteblivet svar och Inte inloggad. Alla inkommande samtal vidarekopplar alla inkommande samtal till angivet svarsställe. Notera att om aktiv kommer alla inkommande samtal bli vidarekopplade oavsett om någon annan regel är aktiv. Upptagen vidarekopplar ett inkommande personligt samtal när enhetens anknytning är upptagen i annat samtal till angivet svarsställe alternativt fortsatt påringning. Uteblivet svar vidarekopplar ett inkommande personligt samtal vid uteblivet svar efter angiven tidsgräns och flyttas till angivet svarsställe. Inte inloggad vidarekopplar ett inkommande personligt samtal när enheten är utloggad från IP-telefonen, det vill säga inte registrerad. Min växel Grupperna i växeln kan hanteras i panelen Min växel, medlemspanelen och på den utökade sidan Min växel. Från den utökade sidan Min växel kommer man åt växelns bibliotek av talsvar och röstmeddelanden samt visualisering av växeln utifrån olika samtalsscenarion. Panelen Min växel Min växel visar alla grupper i växeln med deras namn, anknytningsnummer, medlemsstatus och köinformation. I botten av panelen hittar du snabbknappar till att administrera huvudgruppens välkomstmeddelande samt till att visualisera växeln. En grupps nuvarande status visas i panelen grafiskt med ikoner och färgkodning: Stjärn-ikon visar att gruppen är växelns huvudgrupp. Grupp-ikon visar att gruppen är en vanlig grupp. Kö-ikon visar att gruppen har köfunktionalitet. Antal samtal i kö visas Figur 1. Panelen Min växel.

14 bredvid ikonen för varje enskild grupp. Stapeln som tillhör varje grupp visar antalet medlemmar i gruppen samt hur många av dessa som är inloggade. Antalet inloggande medlemmar visas med vit siffra på den gröna stapeln. Om stapeln är röd är inga medlemmar inloggade. I panelen Min växel kan du; Sortera. Du kan sortera dina grupper på namn eller på antal medlemmar genom att klicka på pilarna. Notera att huvudgruppen alltid är placerad överst oavsett sortering. Administrera. Du kan administrera dina grupper genom att klicka på kugghjulet i övre högra hörnet av panelen. Skapa välkomstmeddelande. Du kan enkelt skapa ett välkomstmeddelande för huvudgruppen genom att klicka på knappen Välkomstmeddelande. Visualisera växeln. Du kan visualisera din växel med grupper, användare och simulera samtalsflöden genom att klicka på Visualisera växel. Medlemspanelen Genom att klicka på en grupp kommer du till Medlemspanelen där du kan; Lista gruppens medlemmar. Medlemmar som är inloggade visas som gröna. Logga in och ut användare ur grupper genom att klicka på önskad medlem. Administrera växeln För att administrera växeln klickar du på kugghjulet i övre högra hörnet av panelen Min växel. På den utökade sidan Min växel kan du välja om du vill administrera grupper, biblioteket med röstmeddelanden och talsvar eller om du vill visualisera växeln. Klicka på respektive ikon i menyraden för att komma till respektive meny, Grupper, Bibliotek och Visualisering. Grupper Menyn Grupper listar alla grupper i växeln. Här kan du; Göra en sökning i listan av växelns grupper genom att skriva bokstäver eller siffror i gruppnamn, grupptyp eller anknytningsnummer. Se medlemsstatus, köstatus och huruvida gruppen har ett talsvar eller ej. Sortera dina grupper efter samtliga dessa kolumner genom att klicka på respektive kolumnnamn. Administrera grupper Administrera en grupps inställningar genom att klicka på raden för önskad grupp. Gruppens inställningar är uppdelade på tre eller fyra flikar beroende på om gruppen har köfunktionalitet eller ej; Egenskaper, Medlemmar, Kö och Talsvar.

15 Notera att du endast kan göra ändringar i fliken Talsvar. Kontakta Dialect om du önskar göra en ändring på övriga gruppinställningar. Gruppmedlemsskap tilldelar du per användare via panelen Mina användare. Varje flik består av olika sektioner med inställningar. Klicka på pilarna för att minimera eller expandera en sektion. Egenskaper I fliken Egenskaper kan du få en överblick över gruppens egenskaper såsom namn, telefonnummer, anknytningsnummer, presentationsnummer, röstbrevlådenummer samt fasta vidarekopplingar. Notera att fliken inte är redigerbar. Medlemmar Fliken Medlemmar listar alla medlemmar i gruppen utifrån förnamn, efternamn, typ, anknytning, företag, avdelning och inloggningsstatus i gruppen. Notera att du i denna vy inte kan justera inloggningsstatus eller gruppmedlemsskap. Detta kan du göra från respektive användares inställningar i panelen Mina användare. Kö Fliken Kö visas endast för de grupper som har köfunktionalitet. Här kan du få en överblick över gruppens komfortmeddelande, köpositionsinställningar och fasta vidarekopplingar. Notera att fliken inte är redigerbar. Talsvar Alla grupper i din växel kan tilldelas ett eller flera välkomstmeddelanden, även kallat talsvar. Ett talsvar består av röstmeddelande och logik som styr vad som händer med inkommande samtal. Läs mer i Bilaga I. Beskrivningar. Talsvarskalendern I talsvarsfliken finns en talsvarskalender som visar när gruppens olika typer av talsvar är aktiva. Du kan välja att se dag-, vecko-, månads- eller årsvy genom att klicka på respektive knapp. Du kan även bläddra framåt eller bakåt i kalendern genom att klicka på pilknapparna. I kalendern är de olika talsvarstyperna färgkodade för att ge dig en så bra översikt som möjligt. Färgkodningen är som följer; gul för Standard, Talsvarskalendern.

16 blå för Tidsstyrd och grön för Special. I rutorna för de olika talsvarstyperna kan du välja att dölja eller visa talsvarstypen i schemat genom att klicka på Dölj eller Visa. Talsvar kan vara av tre olika typer, vilka har olika prioriteringar. Läs mer om detta i bilaga I. Beskrivningar. Lägg till ett standard välkomstmeddelande 1. Gå in på önskad grupp och välj fliken Talsvar. 2. Klicka på Skapa i rutan Standard. 3. Välj ett talsvar under rubriken Allmänt, detta kan göras på två sätt: a) Skapa nytt talsvar genom att namnge detta. Gå vidare till steg 4. b) Välj befintligt talsvar från ditt bibliotek. Gå vidare till steg Välj typ av talsvar. Meny, Välkomst, Lägg på eller Koppla. För nattstängt rekommenderas Lägg på. 5. Välj egenskaper för talsvaret. Egenskaperna för respektive talsvar skiljer sig beroende på ditt val, se Bilaga I Talsvar. 6. Klicka på Spara. 7. Genom att klicka på Dölj respektive Visa i rutan Standard kan du styra ditt talsvars synlighet i talsvarskalendern. 8. Spara gruppens talsvar genom att klicka på Spara. Lägg till ett tidsstyrt välkomstmeddelande 1. Gå in på önskad grupp och välj fliken Talsvar. 2. Klicka på Skapa i rutan Tidsstyrd. 3. Välj ett talsvar under rubriken Allmänt, detta kan göras på två sätt: a) Skapa nytt talsvar genom att namnge detta. Gå vidare till steg 4. b) Välj befintligt talsvar från ditt bibliotek. Gå vidare till steg Välj typ av talsvar. Meny, Välkomst, Lägg på eller Koppla. För öppettider rekommenderas Meny eller Välkomst. 5. Välj egenskaper för talsvaret. Egenskaperna för respektive talsvar skiljer sig beroende på ditt val, se Bilaga I. Beskrivningar. 6. Schemalägg ditt talsvar genom att klicka på Lägg till schema. Schemat kan vara av engångskaraktär eller upprepat. a) Engångsschema definieras i fliken Schemalagd. Ange information om schemat. Definiera tidsperiod för schemat. Kontrollera genom att klicka på Kontrollera. Klicka på Spara när du är nöjd. b) Upprepat schema definieras i fliken Upprepad. Ange allmän information om det upprepade schemat. Definiera vilken egenskaperna för det upprepade schemat. Typen av återkommande kan vara av följande karaktär: Dagligen, Veckovis, Månadsvis (dag i månaden), Månadsvis (dag i veckan), Årsvis (dag i månaden) eller Årsvis (dag i veckan).

17 Definiera tidsperiod för schemat. Kontrollera genom att klicka på Kontrollera. Klicka på Spara när du är nöjd. 7. Kontrollera att talsvarets definierade egenskaper och schema är korrekta. 8. Klicka på Spara. 9. Genom att klicka på Dölj respektive Visa i rutan Tidsstyrd kan du styra ditt talsvars synlighet i talsvarskalendern. 10. Spara gruppens talsvar genom att klicka på Spara. Lägg till ett välkomstmeddelande för speciella händelser 1. Gå in på önskad grupp och välj fliken Talsvar. 2. Klicka på Skapa i rutan Special. 3. Välj ett talsvar under rubriken Allmänt, detta kan göras på två sätt: a) Skapa nytt talsvar genom att namnge detta. Gå vidare till steg 4. b) Välj befintligt talsvar från ditt bibliotek. Gå vidare till steg Välj typ av talsvar. Meny, Välkomst, Lägg på eller Koppla. 5. Välj egenskaper för talsvaret. Egenskaperna för respektive talsvar skiljer sig beroende på ditt val, se Bilaga I. Beskrivningar. 6. Schemalägg ditt talsvar genom att klicka på Lägg till schema. Schemat kan vara av engångskaraktär eller upprepat. a) Engångsschema definieras i fliken Schemalagd. Ange allmän information om schemat. Definiera tidsperiod för schemat. Kontrollera genom att klicka på Kontrollera. Klicka på Spara när du är nöjd. b) Upprepat schema definieras i fliken Upprepad. Ange allmän information om det upprepade schemat. Definiera vilken egenskaperna för det upprepade schemat. Typen av återkommande kan vara av följande karaktär: Dagligen, Veckovis, Månadsvis (dag i månaden), Månadsvis (dag i veckan), Årsvis (dag i månaden) eller Årsvis (dag i veckan). Definiera tidsperiod för schemat. Kontrollera genom att klicka på Kontrollera. Klicka på Spara när du är nöjd. Kontrollera att talsvarets definierade egenskaper och schema är korrekta. Klicka på Spara. Genom att klicka på Dölj respektive Visa i rutan Special kan du styra ditt talsvars synlighet i talsvarskalendern. Spara gruppens talsvar genom att klicka på Spara. Bibliotek I menyn Bibliotek kan du administrera dina talsvar och röstmeddelanden genom att klicka på Talsvar respektive Röstmeddelande i undermeny. Talsvar Menyn Talsvar listar alla talsvar i växeln. Här kan du;

18 Sök efter ett talsvar på namn, beskrivning och typ. Sortera på kolumnerna namn, beskrivning och typ Lägga till talsvar genom att klicka på Lägg till talsvar. Ta bort talsvar genom att klicka på krysset i kolumnen Ta bort. Administrera talsvar genom att klicka på önskat talsvar. Administrera talsvar Du kan administrera och justera dina talsvar genom att klicka på önskat talsvar i listan. I fliken Egenskaper kan du byta namn och typ på talsvaret. Beroende på vilket typ av talsvar det är kan du redigera olika typer av egenskaper för detta. Röstmeddelandet som är kopplat till talsvaret kan du redigera i denna vy eller genom att gå in i undermenyn Röstmeddelanden. I fliken Grupper kan du se till vilka grupper talsvaret är tilldelat och vilken typ av schemaläggning det har, det vill säga om det är en Standard, Tidsstyrd eller Special. Röstmeddelanden Menyn Röstmeddelanden listar alla röstmeddelanden som är sparade i växeln. Här kan du; Söka efter ett röstmeddelande baserat på nummer, namn eller beskrivning. Sortera efter kolumnerna nummer, namn och beskrivning. Spela upp röstmeddelanden genom att klicka på ikonen i kolumnen Spela upp. Lägg till röstmeddelande genom att klicka på Lägg till röstmeddelande. Ta bort röstmeddelande genom att klicka på krysset i kolumnen Ta bort. Administrera röstmeddelande genom att klicka på önskat röstmeddelande. Administrera röstmeddelande Du kan administrera röstmeddelanden genom att klicka på önskat röstmeddelande i listan. Här kan du byta namn på röstmeddelandet, ladda upp ett nytt eller spela in ett nytt. Du kan även lägga in en beskrivning av meddelandet samt skriva meddelandet som text för att ytterligare beskriva det. Notera att filformatet ska vara.wav om du väljer att ladda upp en ljudfil. Visualisering Till visualisatorn kan du komma genom att klicka på knappen Visualisera växeln i panelen Min växel eller genom att klicka på menyn Visualisering på den utökade sidan Min växel.

19 I visualisatorn kan du få en grafisk överblick över alla element i växeln samt hur den är konfigurerad. Växelns element presenteras som boxar som innehåller information om gruppen, användaren eller enheten. Med visualisatorn kan du; Få en överblick över hur din växel är uppbyggd med grupper, användare och enheter. Simulera samtalsflöden i växeln, exempelvis när alla användare i en grupp är upptagna eller inget svar hos användare. Simulera samtalsflöden i växeln Visualisering av växeln. baserat på de tre talsvarsschemaläggningarna Standard, Tidsstyrd och Special och se hur dessa påverkar flödena i växeln. Spela upp gruppernas röstmeddelanden. Visualisatorn består av en rad paneler där du kan kontrollera vad du ser i visualisatorn; Tidspanel - för att välja att se samtalsstyrningarna för Standard, Tidsstyrd och Special talsvar. Klicka på en tidssymbol för att växla mellan de olika vyerna. Konfigurationspanel visar en användares fasta vidarekopplingar eller en grupps konfiguration av talsvar och fasta vidarekopplingar. Informationspanel visar en grupps medlemmar med inloggningsstatus och ringordningen på dessa gruppsamtal. Kan visas eller döljas genom att klicka på användare-ikonen i det övre högra hörnet. Visualisera grupper Grupper visas i visualisatorn som gråa boxar med information om gruppnamn, telefonnummer, anknytning, grupptyp. Boxen innehåller även symboler för om gruppen har köfunktion, samt tidssymbol för om gruppen har talsvar och i så fall vilken schematyp. Genom att klicka på en grupp i visualisatorn kan du se gruppens samtalsflöden och talsvar vid vald tid. Detta visas grafiskt som pilar för de olika flödena mellan vald grupp och andra grupper eller användare i växeln. I Konfigurationspanelen får du ytterligare information kring hur vald grupp är konfigurerad gällande talsvar och fasta vidarekopplingar. Här kan du; Spela upp röstmeddelande genom att klicka på spela upp-ikonen. Stega dig igenom en meny genom att klicka på respektive knappval. Klicka på Fortsätt för att gå vidare i samtalsflödet. Simulera samtalsflöden med fasta vidarekopplingar. Klicka på en händelse och därefter på Fortsätt för att gå vidare i flödet.

20 Klicka på pennan i övre högra hörnet av konfigurationspanelen för att justera gruppens talsvar eller röstmeddelande. Informationspanelen listar gruppens medlemmar med inloggningsstatus i den valda gruppen. Panelen simulerar även gruppens ringscenario såsom om gruppsamtalen ringer parallellt, sekventiellt eller i en kombination av dessa. Detta visas med hjälp av den animerade ringklockan på respektive användare. Visualiseringsexempel I visualiseringen till höger, se figur 6, är gruppen Telefonist markerad, detta visas genom att gruppens box är blå. Boxen innehåller information om anknytningsnummer, telefonnummer och typ av grupp. Utöver detta syns ikoner som beskriver att gruppen har köfunktion samt att gruppen har två tidssymboler, vilket motsvarar aktiva talsvar för två tidsscheman, i detta fall Standard och Tidsstyrd. Från gruppens box går ett antal pilar. Heldragna pilar motsvarar talsvarsval medan de streckade indikerar vidarekopplingar. I Konfigurationspanelen kan du se vilken typ av talsvar som är aktiv på gruppen. I detta fall är det en meny. Under talsvaret hittar du aktuellt röstmeddelande som spelas när någon ringer in till gruppen. Detta kan du lyssna av direkt här i visualisatorn genom att klicka på spela upp ikonen. Under röstmeddelandet finner du en knappsats, i denna kan du klicka på de olika menyvalen som finns aktiva i talsvaret för att simulera inringade personers val. Genom att klicka på en siffra visas detta val i visualisatorn genom att motsvarande pil blir blå och då pekar på efterföljande steg i samtalscenariot. Visualiseringsexempel Under knappsatsen finner du de aktiva vidarekopplingar som är definierade för gruppen. I detta fall finns det vidarekopplingsregler för tre scenarion, När ingen inloggad, När kö längre än 1 och När väntetid längre än 60 sek. Genom att klicka på någon av dessa aktiveras motsvarande pil i visualisatorn, i detta fall är samtliga vidarekopplingar till gruppen Support. När du gjort ett val kan du klicka på Fortsätt för att fortsätta framåt i samtalscenariot. Visualisera användare Användare visas i visualisatorn som vita boxar, vilka innehåller information om användarens namn, telefonnummer och anknytningsnummer.

21 Genom att klicka på en användare kan du grafiskt se användarens samtalsflöden om någon av dessa interagerar med en annan användare eller grupp i växeln. Konfigurationspanelen visar vald användares konfiguration av fasta vidarekopplingar. Här kan du; Editera en användare genom att klicka på pennan i övre högra hörnet av konfigurationspanelen. Simulera samtalsflöden till användaren genom att klicka på en händelse. För samtalsflöden där användarens vidarekoppling pekar mot en annan användare eller grupp kan du klicka på Fortsätt för att gå vidare i samtalsflödet. Kommunikationsytor Dialect kan kommunicera direkt via webbgränssnittet när det exempelvis finns nyheter i tjänsten eller om det är planerat ett driftsavbrott. Det kan även vara påminnelser om att exempelvis byta välkomstmeddelande när det närmar sig semesterledighet eller helgdagar. Denna form av information från Dialect kommuniceras via panelen Nyheter och varningar. Dialect kan också publicera material rörande tjänsten och kringutrustning som du kan läsa och ladda ner genom webbgränssnittet. Denna information från Dialect sker genom panelen Användarhandböcker. Panelen Nyheter och varningar Panelen Nyheter och varningar används av Dialect för att berätta om nyheter och varningar såsom nyheter i tjänsten eller planerade driftsavbrott. På startsidan kan du se ett urval av Nyhetslistan, där övre delen av panelen är varningar och undre delen presenterar nyheter. Genom att klicka på Visa alla kommer du till Nyhetslistan. I Nyhetslistan kan du söka efter nyheter och varningar genom att skriva i sökfältet. Du kan även sortera listan genom att välja om du vill se både nyheter och varningar eller endast något av dem. Detta gör du genom att kryssa för respektive val. Genom att klicka på ett ämne i listan kan du få mer information om nyheten eller varningen. Varningar indikeras i listan med en ikon i form av ett utropstecken. Panelen Användarhandböcker Panelen Användarhandböcker används av Dialect för att publicera användarguider, bilder, ljudfiler och annat material som har med tjänsten eller kringutrustning att göra som du läsa och ladda ner efter behov.

22 Innehållet i panelen kan du välja att visa per typ eller visa alla. Genom att klicka på rullgardinsmenyn Visa per typ kan du sortera materialet som Dialect har publicerat. Ikonen till vänster om filnamnet indikerar vilket filformat eller typ av media filen är. Klicka på filen för att öppna eller ladda ner den. Systemkrav Webbapplikationen stödjer följande webbläsare; Google Chrome Internet Explorer Mozilla Firefox Safari

23 BILAGA I. BESKRIVNINGAR Användare Det finns två typer av användare i systemet: Grupper Standardanvändare, den vanliga typen av användare. En användare av standardtyp ger access till användarportal, röstbrevlåda, hänvisningssystem och kalendersynkronisering med Microsoft Exchange. En användare kan ha upp till 5 telefoner eller enheter som kan väljas för att besvara personliga samtal och gruppsamtal. En användare kan vara medlem i alla typer av svarsgrupper och kan därigenom agera som agent eller telefonist. Enkel anknytning, oftast knuten till en icke-personlig enhet. En användare med enkel anknytning har inte tillgång till användarportal, röstbrevlåda, hänvisningssystem och kalendersynkronisering med Microsoft Exchange. Dessa användare har begränsade möjligheter till medlemskap i grupper och kan endast vara medlem i PHG, PHQ, HG och ACD, se Grupper nedan. Denna typ av anknytning är till för användare som inte kräver mer än grundläggande systemfunktioner. I systemet finns 7 olika grupper: Parallell ringgrupp (PHG) En PHG-licens krävs per grupp. Alla användare i växeln kan vara medlemmar i gruppen. Inkommande samtal läggs ut samtidigt till alla inloggade medlemmar på det svarsställe som respektive medlem valt för gruppsamtal. Den första som svarar får samtalet. Parallell ringgrupp med köfunktion (PHQ) En PHQ-licens och minst en köpositionslicens krävs per grupp. Alla användare i växeln kan vara medlemmar i gruppen. Inkommande samtal läggs i kö och läggs ut samtidigt till inloggade medlemmar på det svarsställe som respektive medlem valt för gruppsamtal och i samma ordning som de kom in. Vid kö läggs samtalen ut till den medlem som först blir ledig. Sekventiell ringgrupp (HG) En HG-licens krävs per grupp. Alla användare i växeln kan vara medlemmar i gruppen. Inkommande samtal läggs ut sekventiellt eller parallellt (valbart) till inloggade medlemmar på det svarsställe som respektive medlem valt för gruppsamtal. Påringningsordning och hur lång tid som det ska ringa innan det ringer på nästa medlem i sökordningen måste specificeras. Längst lediggrupp (ACD) En ACD-licens och minst en köpositionslicens krävs per grupp. Endast användare av standardtyp i växeln kan vara medlemmar i gruppen. Inkommande samtal läggs seriellt ut enligt principen längst ledig till inloggade medlemmar på det svarsställe som respektive medlem valt för gruppsamtal och i samma ordning som de kom in. Vid kö läggs samtalen ut till den medlem som först blir ledig. Kundcentergrupp (CCG) En CCG-licens, minst en medlemslicens och en köpositionslicens krävs per grupp. Endast användare av standardtyp i växeln kan vara medlemmar i gruppen.

24 Inkommande samtal läggs seriellt ut enligt principen längst ledig till inloggade medlemmar på det svarsställe de valt för gruppsamtal och i samma ordning som de kom in. Vid kö läggs samtalen ut till den medlem som först blir ledig. Telefonistgrupp (ATT) En ATT-licens och minst en medlemslicens och en köpositionslicens krävs per grupp. Endast användare av standardtyp i växeln kan vara medlemmar i gruppen. Inkommande samtal läggs seriellt ut enligt principen längst ledig till inloggade medlemmar på det svarsställe de valt för gruppsamtal och i samma ordning som de kom in. Vid kö läggs samtalen ut till den medlem som först blir ledig. Talsvar Om talsvar Alla grupper i din växel kan tilldelas ett eller flera välkomstmeddelanden, även kallat talsvar. Ett talsvar består av röstmeddelande och logik som styr vad som händer med det inkomna samtalet. Varje grupp kan tilldelas tre talsvar; ett för stängt, ett för öppettider och ett för special händelser. Dessa kallas för Standard, Tidsstyrd respektive Special. Standard går inte att schemalägga. Den har lägst prioritet och kommer därmed endast vara aktiv i tidsperioder då varken Tidsstyrd eller Special är aktivt. Tidsstyrd går att schemalägga i varianterna en gång och återkommande. Tidstyrd har högre prioritet än Standard men överskrids om det finns ett Special aktivt under tidsperioden. Du kan enkelt få en överblick av detta genom att titta på talsvarsschemat i fliken Talsvar. Special går att schemalägga precis som Tidsstyrd och har högst prioritet. Detta innebär att ett Special alltid kommer att spelas upp om ett sådant finns schemalagt. Special används därför exempelvis vid högtidsstängt, långtidsstängt eller vid andra speciella händelser. Talsvarsegenskaper Det finns fyra olika talsvarstyper vilka styr vad som händer med det inkomna samtalet och som också påverkar röstmeddelandet. Dessa talsvarstyper är Meny, Välkomst, Lägg på och Koppla. Egenskaperna för respektive typ är som följer: Meny Spelar upp röstmeddelande och menyval Beskriv din meny för att kunna återanvända den skapade menyn. Välj huvudmeddelande. Välj ett befintligt röstmeddelande, ladda upp från din dator eller spela in ett nytt röstmeddelande. Välj menyvalsmeddelande. Välj ett befintligt röstmeddelande, ladda upp från din dator eller spela in ett nytt röstmeddelande. Definiera tidsgräns. Välj felmeddelande. Välj ett befintligt röstmeddelande, ladda upp från din dator eller spela in ett nytt röstmeddelande. Lägg till knappval för din talsvarsmeny genom att välja knapp i rullgardinsmenyn. För varje knapp kan du definiera nästa steg; Koppla, Lägg på, Repetera Meny

25 eller Fortsätt. För stegen Koppla och Lägg på kan du välja ett röstmeddelande på samma sätt som ovan. Välkomst Spelar upp röstmeddelandet och ringer därefter på gruppen Beskriv ditt röstmeddelande för att kunna återanvända den. Välj meddelande. Välj ett befintligt röstmeddelande, ladda upp från din dator eller spela in ett nytt röstmeddelande Lägg på Spelar upp röstmeddelandet och kopplar därefter ned samtalet Beskriv ditt röstmeddelande för att kunna återanvända den. Välj meddelande. Välj ett befintligt röstmeddelande, ladda upp från din dator eller spela in ett nytt röstmeddelande. Koppla Spelar upp röstmeddelandet och kopplar därefter vidare till vald destination Beskriv ditt röstmeddelande för att kunna återanvända den. Välj meddelande. Välj ett befintligt röstmeddelande, ladda upp från din dator eller spela in ett nytt röstmeddelande. Välj destination för det flyttade samtalet med hjälp av rullgardinsmenyn. Röstbrevlåda Röstbrevlådan är ett digitalt system för hantering av röstmeddelanden som lagras centralt i systemet och som ger möjlighet till interaktion för användarna genom DTMF-signaler (tonval). En röstbrevlåda har alltid en anknytning och möjlighet till att ha två externa telefonnummer, ett för direkt inloggning och ett för manuell inloggning där PIN-kod måste anges. Röstbrevlådans server konfigureras av Dialect. Information om vilka anknytningar och telefonnummer som används för röstbrevlådesystemet visas i Informationsrutan i Unified Home. En användare eller grupp kan hantera röstbrevlådan genom att ringa till anknytningen från en intern telefon eller med ett externt telefonnummer från en extern telefon. Systemet administreras av användaren genom DTMF-koder (tonval). Valmöjligheterna att styra systemet i olika situationer är strukturerade i menyer, information om valen ges via en inspelad röst. Användaren av en röstbrevlåda kan få inkomna meddelanden skickade till sig via e-post, antingen som en avisering att det finns meddelanden att lyssna av eller med röstmeddelandet bifogat som en ljudfil, eller att från vilken telefon som helst ringa in till sin röstbrevlåda och lyssna av dem.

26 Användaren kan välja att automatiskt, genom fasta eller schemalagda vidarekopplingar, eller manuellt vidarekoppla sina inkommande samtal till sin röstbrevlåda i de fall som användaren är förhindrad att svara. Den inringade möts av ett standardiserat välkomstmeddelande eller ett, av användaren inspelat, personligt meddelande och får därefter möjlighet att lämna ett röstmeddelande. Röstbrevlådor kan sättas upp för både användare och grupper. Röstbrevlådan kan även användas för användarens mobiltelefon genom att ändra telefonens inställningar för mobilsvar till det externa telefonnumret till användarens röstbrevlåda. Notera att detta kräver att användarens röstbrevlåda har ett separat externt telefonnummer. Automatisk telefonist Den automatiska telefonisten i växeln är ett digitalt system för hantering av samtal som direkt ger inringaren information om en användares frånvaro och som dessutom ger möjlighet till interaktion genom DTMF-signaler med knapparna på sin telefon. Då en användare valt att vidarekoppla sina samtal till den automatiska telefonisten under sin frånvaro ges inringande information om frånvaroorsak och när personen väntas vara tillbaka. Beroende på användarens inställningar ges den inringande knappval för att exempelvis prata med en kollega eller lämna ett röstmeddelande.