Fastställd enligt Hässleholms Vattens AB styrelse. Gällande attestinstruktion är alltid godkänd av bolagets verkställande direktör.

Transkript

1 Datum Attestinstruktion Fastställd enligt Hässleholms Vattens AB styrelse. 1. Allmänt Attestinstruktionen är en viktig komponent i bolagets interna kontroll- och styrsystem. Syftet med attestinstruktionen är att på ett tydligt sätt beskriva hur bolagets VD har delegerat ansvar avseende den löpande förvaltningen. Attestinstruktionen innehåller två huvudavsnitt. Det första beskriver attestens innebörd och erforderliga kontrollåtgärder och det andra, attestplanen, redogör för vilka personer som har rätt att attestera. Attestinstruktionen är ett levande dokument som löpande skall uppdateras. Det är därför av stor vikt att de som använder och/eller berörs av instruktionen framför sina eventuella synpunkter till, i första hand, berörd chef. Gällande attestinstruktion är alltid godkänd av bolagets verkställande direktör. 2. Grundläggande principer 2.1 Attest Med attestförfarandet avses, att den som attesterar en utgift/transaktion med sin signatur försäkrar att följande villkor är uppfyllda; att den är förenlig med bolagets verksamhet. att den är förankrad i budget eller att behörigt beslut finns angående finansiering. att den är granskad och kontrollerad enligt avsnitt 3. Huvudregeln är att verksamhets-/budgetansvarig skall attestera kostnader, som påförs den egna verksamheten eller projektet. Han ska också tillse att minst två personer deltar i attestförfarandet. Det är av stor vikt att kontroll och attest sker så snart som möjligt för att hålla en hög standard på den interna kontrollen. Ekonomiansvarig ansvarar för att behörigheter är korrekt upplagda i det digitala leverantörsfakturasystemet (för närvarande Exflow). Ekonomiansvarig ansvarar för att endast attesterade transaktioner blir föremål för registrering till ekonomisystemet. Samtliga transaktioner skall alltid gå att spåra till en ansvarig person. Ekonomiansvarig ansvarar även för att underlag till utbetalningar alltid är attesterade. Den som är attestberättigad äger rätt att delegera utförandet av erforderliga kontrollåtgärder. Utförd kontroll skall alltid dokumenteras, med signatur, så att det i efterhand går att se vem som utfört kontrollen.

2 2.2 Begränsningar 2 Ansvars- och befogenhetsområde sammanfaller. En befattningshavare har endast befogenhet att attestera kostnader som konteras på verksamhet eller projekt för vilket han ansvarar. VD och ekonomiansvarig har attesträtt inom samtliga ansvarsområden. Attestansvaret gäller inom budgetramen. Om budgeterade ramar antas överskridas, skall tillstånd från VD inhämtas för vidare inköp och till vilket belopp. Extraordinära intäkter och kostnader attesteras av VD. 2.3 Firmateckning Det är viktigt att förstå distinktionen mellan attestering och firmateckning. Firmatecknare är de som med bolaget bindande verkan mot extern part kan ingå avtal, ådraga bolaget skulder, förpliktelser och överföra tillgångar. Utöver detta kan dock personer genom ställningsfullmakt ådra bolaget skulder och förpliktelser som anses utgöra en del av den normala löpande verksamheten. Dessa personer skall alltid vara personer med attestansvar. Bolagets firmatecknare och firmateckningsregler framgår nedan. Med firmateckning kan fullmakter utfärdas som ger andra än firmatecknare rätt att t ex teckna bolagets bankkonton. Firmatecknare är; Styrelsen, eller styrelsens ordförande, vice ordförande, VD två i förening. Dessutom har VD rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder. Utbetalningar Samtliga konton kan tecknas i enlighet med firmateckningsreglerna samt i enlighet med fullmakter enligt nedan: Kassa: Plusgiro: Bankkonto: Lars Landgren och Sara Pedersen. Belopp understigande 500:-, var för sig. Belopp däröver, två i förening. Lars Landgren, Anette Härbst och Sara Pedersen två i förening : Lars Landgren, Anette Härbst och Sara Pedersen två i förening vad avser överföring av likvida medel avseende löner till Swedbank. skatteinbetalningar med skattegirots betalningsorder leverantörbetalningar enligt utskrivet betalförslag Bankkonto: : Lars Landgren och Sara Pedersen var för sig vid varje tillfälle utkvittering av upp till 3000:-. Fullmakter finns hos bank för följande konton: Bankkonto:

3 3 3. Kontrollåtgärder I det följande beskrivs de kontrollåtgärder som alltid skall ske innan attest. 3.1 Leverantörsfakturakontroll 1. Utgiften skall överensstämma med gjord beställning, kontrakt, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet etc. 2. Godkänd leverans, att varan/tjänsten motsvarar det förväntade. 3. Utgiften skall vara korrekt konterad. 4. Att leverantören har F-skatt (F-skattsedel) om detta inte är uppenbart. 5. Att betalningsvillkor inte understiger 30 dagar, om ej särskild överenskommelse finns. 6. Att fakturan är ställd till rätt mottagare. 7. Att fakturan attesterats av två attestanter, granskningsattest (enl punkt 1 ovan) och beslutsattest. 3.2 Faktureringskontroll Fakturering får endast ske utifrån uppgift i bolagets debiteringssystem för VA-abonnenter, attesterat faktureringsunderlag, avtal, eller annat underlag från sidoordnade system. Ekonomiansvarig ansvarar för att producerade fakturor överensstämmer med faktureringsunderlag. 3.3 Kreditnotor Kreditering av utfärdade kundfakturor skall alltid dokumenteras med skäl till krediteringen (krediteringsunderlag). Utöver detta gäller samma krav som för fakturor se Utbetalningskontroll Här avses kontroller som skall utföras i samband med själva utbetalningen. Denna kontroll kan ej delegeras, d v s kontrollen utförs av den/de som har rätt att teckna det aktuella kontot, enligt gällande firmateckningsregler eller befullmäktigande se 2.3 Attesten/tecknandet innebär att följande kontroller har utförts; 1. Attesterade underlag finns, som styrker det aktuella beloppet 2. Betalning är till rätt mottagare 3. Betalningsunderlag går ej att återanvända 4. Transaktionen är rätt konterad 3.5 Representation, konferenser och diverse evenemang All representation skall vara dokumenterad med underlag (notor, kvitton, etc) och notering om vilka som deltagit. Interna konferenser eller konferenser anordnade av bolaget med externa deltagare skall alltid dokumenteras med program och deltagarförteckning. 3.6 Kreditkortsutlägg Ersättning till anställda som betalt med kreditkort kan endast ske om fullgoda underlag, d v s originalkvitton, där vad som är inköpt tydligt framgår (endast slip räcker inte). Vid representation skall samtliga deltagares namn samt företaget de representerar framgå. 3.7 Bokföringsorder Med bokföringsorder avses transaktioner i form av korrigeringar, periodiseringar, likvidöverföringar etc. Av bokföringsordern skall klart framgå vad den avser, kontering och vem som upprättat den. I det fall underlag finns på annan plats, skall hänvisning finnas till denna.

4 3.8 Avtal 4 Den som är affärsmässigt ansvarig för avtalet ansvarar för sakinnehållets riktighet. Denne avgör också om avtalet ska granskas juridiskt. Viktigare avtal som kan få konsekvenser för bolaget, skall alltid granskas juridiskt. 3.9 Olika typer av attest Attest sker genom digitalt godkännande i attestsystem som är integrerat i redovisningssystemet. En attest kan avse granskning eller beslut. Granskningsattest görs av beställare/mottagare, och vidimerar att beställning/avrop av varan/tjänsten har skett och mottagen var/tjänst överensstämmer med fraktsedel, beställningsblankett e dyl. Beslutattest görs av ansvarig chef och vidimerar att granskningen godkänts och ger klartecken för betalning. 4. Attestplan 4.1 Leverantörs- och kundfakturor För kostnader inom budget om belopp mindre än 4 basbelopp, gäller attestordning enligt bilaga 1. Vid förhinder för attestanten tillkommer attesträtten ersättaren. Överstigande belopp skall attesteras av VD. 4.2 Utbetalningar Utbetalningar via bolagets kontantkassa, postgiro, bankkonton och bankgiro tecknas med firmateckning eller befullmäktigade personer enligt Bokföringsorder Bokföringsorder vidimeras av utställaren och attesteras av ekonomiansvarig. Med bokföringsorder förstås transaktioner av typ korrigeringar, periodiseringar etc. Av bokföringsordern skall klart framgå vad den avser. I det fall underlag finns på annan plats skall hänvisning finnas till denna. 4.4 Projekt I samband med att projekt uppstartas och projektnummer bildas så utses attestant för det aktuella projektet. Under projektets gång kan uppdatering ske till ny attestant, exempelvis om ett projekt inleds med en detaljprojektering där Utredningschef är attestant för att sedan övergå till byggskede där Produktionschef Anläggning tar över som attestant. Då attestant byts under pågående projekt ska den tidigare attestantens initialer kvarstå på listan inom parantes. Det är VD som utser attestant. Uppgift om vem som är attestant för respektive projekt ska anges på projektlistan. Ersättare för attestanten följer attestantordning på bilaga 1.

5 5. Namnlista Namn Namnteckning Sign 5 Liselotte Stålhandske Lars Landgren Stefan Lindgren Anette Härbst Thomas Nilsson Sara Pedersen Lars Lennartsson Jan Sjöström Anders Hall Christer Nilsson Per-Åke Nilsson Tommy Nilsson-Berglund Dan Haraldsson Sven-Ove Sandqvist Jill Dellvi Anette Bladh Emma Isacsson Nicklas Carlsson Jennie Segertun Jon Bergner Bilaga 1: Attestordning

6 Bilaga 1 Fastställd enligt av Hässleholms Vattens styrelse ATTESTORDNING Ansvar Attestant Ersättare 1 Ersättare 2 LS Liselotte Stålhandske Lars Landgren 1) Stefan Lindgren LL Lars Landgren Liselotte Stålhandske Sara Pedersen SL Stefan Lindgren Liselotte Stålhandske Lars Landgren JS Jan Sjöström Christer Nilsson Anders Hall TN Thomas Nilsson Lars Lennartsson Stefan Lindgren LLe Lars Lennartsson Stefan Lindgren Thomas Nilsson 1) För belopp överstigande 4 basbelopp inträder styrelsens ordförande som ersättare. För balanskonton (kontot börjar på 1 eller 2) gäller attestordningen under ansvar LL. Inom samtliga ansvarsområden har LL rätt att attestera samtliga kostnader för försäkringskostnader, pensionskostnader, friskvård, personalrepresentation, elenergi, nätavgifter samt telefonkostnader som avser larm- och signalöverföring. Utbetalningar som gäller egna kostnader och utlägg som t ex reseräkning, telefonräkning, representation och inköp, skall alltid attesteras av närmaste chef. VD:s utlägg attesteras av styrelsens ordförande och utlägg gjorda av styrelsens ordförande attesteras av vice ordförande. Till ansvaren är kopplade följande verksamheter med tillhörande budget. Ansvar LL Verksamhet ADM Administration FIN Finansiering AAB Aktiverat eget arbete Ansvar SL Verksamhet PRO Projektering Ansvar JS Verksamhet VAV Vattenverk REV Reningsverk PST Pumpstationer Ansvar TN Verksamhet VAL Vattenledningar VAM Vattenmätare SPI Spillvattenledningar DGV Dagvattenledningar Ansvar LLe Verksamhet ANL Externa arbeten Attestant för respektive projekt utses av VD. Avdelningschefer med beslutanderätt enligt delegationsordning är följande: Produktion/VA-verk: Jan Sjöström Distribution/Rörnät: Thomas Nilsson Anläggning: Lars Lennartsson Utredning/Projektering: Stefan Lindgren Administration/Ekonomi/Kundtjänst: Lars Landgren Prisbasbelopp 2017: kr