Sammanträde med styrelsen för Alingsås lasarett den 21 april 2016

Transkript

1 1 (2) Kallelse Sammanträde med styrelsen för Alingsås lasarett den 21 april 2016 Plats Alingsås lasarett, Södra Ringgatan 30 Lokal Utsikten, plan 6 Tid Om du inte har möjlighet att närvara vid sammanträdet meddela detta snarast till ulla.c.andersson@vgregion.se Välkomna! Gert-Inge Andersson Vice ordförande Utsändningslista Ledamöter Stefan Kristiansson, ordförande (MP) Gert-Inge Andersson, vice ordförande (S) Marlene Segerson (S) Dennis Jeryd (S) Anneli Rhedin (M) Ingvar Frid (L) Eva Andersson (C) Ersättare Eva Nihlblad (S) Dan Björk (M) Staffan Setterberg (KD) Personalföreträdare Birgitta Puke-Dib, Vision John Andersson, SACO Susanna Peters, SACO Åsa Alfredsson, Vårdförbundet Monika Nilsson, Vårdförbundet Marie Gustafsson, Kommunal Carina Waller, Kommunal Mikael Sjöberg, Kommunal POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON FAX E-POST Alingsås lasarett S Ringgatan ALINGSÅS Plan 6

2 Kallelse styrelsen för Alingsås lasarett (2) Övriga Hans Holmberg, sjukhusdirektör Maria Gabrielsson Fredrikson, ekonomichef Jeanette Bokelund, HR-chef Karin Looström Muth, utvecklingschef Per Wiger, chefläkare Lena Lindgren, projektledare om- och nybyggnad AL Kristina Stålberg, kommunikatör Ulla Andersson, sekreterare

3 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med styrelse för Alingsås lasarett den 21 april 2016 Plats: Utsikten plan 6, Alingsås lasarett, Södra Ringgatan 30 Tid: Kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Fastställande av dagordning Val av justerare (förslag Anneli Rhedin) Justeringsdatum den 28 april Föregående mötesprotokoll Tillkommande och utgående ärenden Beslutsärenden 1. Delårsrapport mars 2016/Hans Holmberg, Maria Gabrielsson Fredrikson, Jeanette Bokelund, Karin Looström Muth Omedelbar justering Utsändes senare Diarienummer AL kl Information från möte med ägarutskottet/gert-inge Andersson kl Projekt med Hälsan & Arbetslivet för minskad sjukfrånvaro på Alingsås lasarett/ Jeanette Bokelund kl Yttrande över Remiss miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter /Monika Larsson Diarienummer AL kl FAAVVo-projektet/Karin Looström Muth Diarienummer AL kl Patientsäkerhetsarbetet på Alingsås lasarett/per Wiger kl POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON FAX E-POST Alingsås lasarett S Ringgatan ALINGSÅS Plan 6

4 Föredragningslista från styrelsen för Alingsås lasarett, (2) 7. Återrapportering uppdrag organisation modell hälsostaden Ängelholm/Hans Holmberg Diarienummer AL kl Rapport från sjukhusdirektören/hans Holmberg kl Om- och nybyggnation Alingsås lasarett/lena Lindgren kl Delegeringsärenden Diarienummer AL Anmälningsärenden Diarienummer AL Gert-Inge Andersson Vice ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

5 Ärende 3 Dokument nr : Version: Status: Sida: Utkast/Utgåva 1 (4) Dokumentbeskrivning: Projekt med Hälsan&Arbetslivet för minskad sjukfrånvaro på Alingsås lasarett Uppdragsbeskrivning Bakgrund och syfte De senaste åren har Alingås lasarett (AL) legat över måltalet 5% i sjukfrånvaro. Under 2014 och 2015 har dessutom utfallet ytterligare försämrats. December 2015 var utfallet 10,3%, den ackumulerade sjukfrånvaron för 2015 var 8,5%. Alingsås lasarett har som målsättning att erbjuda sina medarbetare en god arbetsmiljö och att ge dem goda förutsättningar till att utföra sina uppdrag och att utvecklas i sina arbeten. Sjukhuset vill i linje med Det goda livet bidra med ett gott och hållbart arbetsliv och absolut inte bidra till ohälsa. Det är i yrkeskategorierna sjuksköterska, undersköterska och medicinsk sekreterare som sjukfrånvaro är som högst. Det är främst långtidssjukfrånvaro som ligger bakom AL:s höga sjukfrånvarosiffror. Vid en djupare analys i augusti 2015 sticker AL ut i jämförelse med övriga sjukhus genom att bara marginellt öka i den korta sjukfrånvaron I januari 2016 är totalt 68 medarbetare sjukskrivna > 28 dagar varav hälften på 100%. Sjukskriven> 28 dagar Sjukskriven> 90 dagar 100% 75% 50% 25% 100% 75% 50% 25% 2015 nov dec jan MALL UPPDRAGSBESKRIVNING VERSION

6 Största diagnosgruppen bland de långtidssjukskrivna är psykisk ohälsa. I denna finns bland annat stressrelaterade besvär. Här rör det sig inte sällan om komplexa orsaker från privatlivet kombinerat med arbetsrelaterat. Den näststörsta diagnosgruppen är övrigt och därefter rörelseorganen. Signaler om att gruppen med graviditetsbesvär har ökat har kommit det senaste året och här ser vi ett behov av ytterligare analys och eventuellt åtgärder. En hög sjukfråvaro innebär förutom ett lidande för varje drabbad individ en obalans i bemanningen av verksamheten. Detta medför ett stort arbete för sjukhusets chefer som lägger mycket tid på schemafrågor, ringa in vikarier, rekrytering och rehabilitering. Uppdraget för första linjens chefer är även förutom denna utmaning ett komplext arbete. Vi ser en ökning av sjukskrivning bland första linjens chefer sen sommaren Regiondirektör Ann-Sofi Lodin har gett uppdraget till varje förvaltning att förbättra förutsättningarna för regionens chefer såg antalet medarbetare per första linjens chef, avdelningschef, på Alingsås lasarett ut så här: 1-9 medarbetare 1 AC Hög sjukfrånvaro påverkar också det ekonomiska resultatet negativt. Den första tiden av en sjukfrånvaro har arbetsgivaren både lönekostnader för den sjuksskrivne och en vikarie. Kostnader uppstår också av en lägre effektivitet då en erfaren medarbetare fattas i verksamheten och en ny ska läras upp. Den ryckighet som uppstår kan också påverka arbetsmiljön för de i arbetsgruppen som är kvar, något som kan leda till ökad personalomsättning, försämrat rekryteringsläge etcetera. Vi ser också en ökad kostnad för rehabilitering i Hälsa & Arbetslivets (H&A) utfall för AL. Forskning från ISM visar ca 20-25% av sjukhusens medarbetare ligger i riskzon för sjukskrivning. Man ser dessutom att denna grupp har en ca 30-40% lägre produktivitet (KART-studien ). Detta i sig genererar ett stort produktionsbortfall som får konsekvenser både på arbetsmiljö och ekonomi. Beskrivning av uppdraget För att bryta denna trend av ökad sjukfrånvaro planerar AL att tillsammans med H&A genomföra ett projekt för att kraftsamla och agera. Projektet ligger som ett komplement till den ordinarie beställningen som Alingsås lasarett gör från H&A.

7 Denna förstärkning som projektet utgör kan dessutom förhoppningsvis ge erfarenhet och kunskap för fortsatt arbete både på AL men även i övriga förvaltningar i Västra Götalandsregionen. Aktiviteterna i projektet kommer av erfarenheter och utfall från 2015 års beställning från AL av H&A, AL:s erfarenheter från Nysam, H&A:s tidigare erfarenheter/kompetens och forskning av ISM. Beskrivning av planerade insatser, se Alingsås lasaretts handlingsplan utifrån beställningen av FHV Bilaga 1. Fokus ligger på: att förtydliga rutiner vid korttidsfrånvaro och konsekvent följa dessa att identifiera medarbetare i riskzonen innan sjukskrivning och sätta in adekvatta åtgärder att identifiera och kartlägga personalgrupper i riskzonen och sätta in adekvata åtgärder att genomföra utbildning i Hållbart ledarskap att utveckla ett nytt koncept för kompetens inom förflyttningsteknik att genomföra aktiva åtgärder i varje rehabärende > 28 dagar att fortsätta med Hälsoanalyserna för respektive chef att införa steglös sjukskrivning de första 14 dagarna Delar av projektet kommer att ingå som en del i Mobiliseringsinitiativet tillsammans med Försäkringskassan. H&A har gjort en beräkning av de totala kostnaderna av sjukskrivningarna via Hälsoeffekten, Uppsala universitet. Denna beräkning bygger på intervju med en linjechef + ekonomisk statistik från årsbokslutet Bilaga 2. Uppdragsorganisation Alingsås lasarett tillsammans med Hälsan & Arbetslivet driver projektet. Projektgruppen består av: Ewa Book, H&A Mirko Ivanovic, H&A Carin Carlehed, AL Jeanette Bokelund, AL Forum för förankring: soppluncher under året

8 lasarettets ledningsgrupp CSG/Skyddskommitté AC-möten Nysamfrukostar inklusive representant från Försäkringskassan Kostnader och finansiering av uppdraget Projektet delfinansieras till 50% av H&A. Andra halvan investerar AL med hjälp av pengar från Mobiliseringsinitiativet. Projektet beräknas kosta totalt 1,2 mkr. Resursbehovsplan Ekonomiska och personella resurser. Tidsplan Ettårigt projekt under Uppföljning sker genom delrapport halvårsskiftet 2016 och en slutrapport vid 2016 års slut. Målgrupper för rapporterna är: Hälsan & Arbetslivet AL ledningsgrupp AL styrelse Mobiliseringsinitiativet

9 Alingsås Lasarett UPPGIFTER OM INTÄKTER, KOSTNADER OCH SJUKFRÅNVARO Schablon för externa kostnader Omsättning Tkr Välj bransch Externa kostnader Tkr % 0 Rörelseresultat Tkr 0 Kostnad per dag inkl soc Total lönekostnad (exkl soc) Tkr kr - varav kostnader för kvalificerad övertid, Tkr Antal dagar kr - varav kostnader för enkel övertid, Tkr 884 Antal dagar kr - varav kostnader för mertid Antal dagar kr - varav kostnader för vikarier, Tkr Antal dagar kr Lag och avtalsreglerade sociala avgifter, % 41,0% Kostnader för externa konsulter, Tkr Antal dagar #DIVISION/0! Antal anställda årsarbetare 668 Årsarbetstid per anställd 248 Antal semesterdagar per anställd 28 Förädlingsvärde/ produktivitet kr per anställd och dag Sjukfrånvaro, dagar totalt per period Tillfällen per period Dag Dag Korttid % 2,39% 444 Dag Dag 181 > Långtid % 6,14% 30 Genomsnitt per anställd 21 Total frånvaro % 8,53% Korttidssjukfrånvarodagar Ersättningsformer Antal dagar Beror på kortidssjukfrånvaro Antal dagar som ersätts Produktivitet Bemanningsföretag 0 0% 0 90% Kvalificerad övertid % % Enkel övertid % % Oreglerad arbetstid 0 100% Mertid 638 0% 0 95% Vikarie % % Sjukfrånvaropool/Överanställda % % Långtidssjukfrånvarodagar Ersättningsformer Antal dagar, återstående Beror på långtidssjukfrånvaro Antal dagar som ersätts Produktivitet Bemanningsföretag 0 0% 0 90% Kvalificerad övertid % 0 90% Enkel övertid 256 0% 0 95% Oreglerad arbetstid 0 0% 0 100% Mertid 638 0% 0 95% Vikarie % % Sjukfrånvaropool/Överanställda % %

10 Alingsås Lasarett NULÄGE Förädlingsvärde/anställd o dag kr Kostnad per sjukfrånvarodag Årskostnad per anställd Varav Varav Korttidsfrånvaro Varav Långtidsfrånvaro Totalt Korttidsfrånvaro Per dag Korttidsfrånvaro Långtidsfrånvaro Per anställd Sjukfrånvarokostnaden kr kr 996 kr kr 380 kr kr kr kr Varav Kvarstående lönekostnad kr kr 680 kr kr 276 kr kr kr kr Mer / Mindre kostnad ersättare kr kr 143 kr 511 kr -0 kr kr kr -0 kr Produktivitetsförluster kr kr 58 kr 206 kr 0 kr kr kr 0 kr Adm. och övriga kostnader kr kr 77 kr 146 kr 50 kr kr 863 kr 760 kr Extern rehabiliteringskostnad kr kr 39 kr 0 kr 54 kr 826 kr 0 kr 826 kr 0 kr 8 Totala sjukfrånvarokostnaden består av: Fördelning kort- långtidsfrånvaro Extern rehabiliteringskostnad Adm. och övriga kostnader Produktivitetsförluster Mer / Mindre kostnad ersättare Kvarstående lönekostnad Tusental Långtidsfrånvaro Korttidsfrånvaro

11 Insatser enligt handlingsplan Pris Prod. Bortfall Påverkan Kommentar Alingsås Lasarett Extern kostnad Investeringstid för kund Effektivitet Sjukfrånvaro kort Sjukfrånvaro lång Antal dagar % förbättring Antal dagar Antal dagar Projektinsatser, Alingsås kostnad kr 100,0 0,5% Totalt kr 100,0 0,5% Summeras i investeringskalkyl

12 Alingsås Lasarett INVESTERINGSKALKYL Investering kr kr 2710, Investering tid (dagar) 100 Investeringskostnad totalt kr Nuläge kostnad Nuläge dagar Nuläge % Förväntad minskning i dagar Ny frånvaro % Korttidsfrånvaron ,4% 300 2,2% Långtidsfrånvaron ,1% ,5% Nuläge per årsanställd/dag kr Nuläge per dag för organisationen Förväntad ökning % Besparing av resurs alt ökat kundvärde Nytt nuläge årsanställd/dag kr Ökning i kr per dag o årsanställd Produktivitet per anställd och dag kr kr 0,50% x kr 14 kr Besparing tjänster 3,3 Beräknad effekt (per år) kr Investering vs effekt Fördelning effekt kr kr kr kr kr kr kr 0 kr Investeringskostnad totalt Beräknad effekt (per år) Korttidsfrånvaron Långtidsfrånvaron Produktivitet

13 Ärende 4 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer AL Västra Götalandsregionen Alingsås lasarett Handläggare: Monika Larsson E-post: monika.larsson@vgregion.se Till styrelsen för Alingsås lasarett Remissyttrande - Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter Förslag till beslut 1. Styrelsen för Alingsås lasarett ställer sig bakom förslag till yttrande över remiss angående Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter Sammanfattning av ärendet Förslaget till miljöplan för innehåller liksom tidigare Västra Götalandsregionens (VGRs) miljöpolicy. Här anges också vad som krävs gällande styrning och samverkan. Delmål, aktuella resultat samt utvärdering av innehållet i miljöprogram har legat till grund för förslaget. De långsiktiga målen till 2020 är oförändrade, men har förtydligats med mätbara mål och åtgärder. Alingsås lasarett följer idag de lagar och krav som anges i miljöplanen. I lasarettets verksamhetsplan finns aktiviteter för att nå specificerade mål. Alingsås lasarett Hans Holmberg Förvaltningschef Bilaga Remissyttrande Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter Remiss Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter (MN ) Beslutet skickas till Miljönämnden, miljo@vgregion.se för beslut POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON FAX E-POST Alingsås lasarett S Ringgatan ALINGSÅS Plan 6

14 1 (2) Förslag till remissyttrande Datum Diarienummer AL Ert diarienummer MN Miljönämnden Remissyttrande - Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter Sammanfattning Förslaget till miljöplan för innehåller liksom tidigare Västra Götalandsregionens (VGRs) miljöpolicy. Här anges också vad som krävs gällande styrning och samverkan. Delmål, aktuella resultat samt utvärdering av innehållet i miljöprogram har legat till grund för förslaget. De långsiktiga målen till 2020 är oförändrade, men har förtydligats med mätbara mål och åtgärder. Alingsås lasarett följer idag de lagar och krav som anges i miljöplanen. I lasarettets verksamhetsplan finns aktiviteter för att nå specificerade mål. Fördjupad beskrivning av ärendet Förslaget om miljöplan utgår från fyra prioriterade utmaningar: låg klimatpåverkan giftfri miljö hållbar resursanvändning biologisk mångfald Sju målområden definieras med mål, åtgärder, huvudansvar, stödjande ansvar samt redovisning: Transporter Kommentar: Alingsås lasarett anser att åtgärden om att tydligare använda egna transporter i regionalt utvecklingsarbete behöver förtydligas. Energi Kommentar: Alingsås lasarett anser att det krävs samverkan med Västfastigheter för att nå framgång i frågan. Produkter och avfall Kommentar: Alingsås lasarett anser att det behövs en tydlig central styrning och samverkan för att uppnå mål med re:designad/återbrukad inredning. När det gäller utsortering av matavfall behöver det finnas lokalmässiga lösningar för POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON FAX E-POST Alingsås lasarett S Ringgatan ALINGSÅS Plan 6

15 Remissyttrande från styrelsen för Alingsås lasarett, (2) omhändertagande (lagring) av matavfall på sjukhusen för att detta ska kunna genomföras. Livsmedel Kommentar: Alingsås lasarett ansvarar inte för måltidsproduktion och bör inte ha huvudansvar när det gäller att inköp av livsmedel till egen servering. Kemikalier Inga kommentarer. Läkemedel Inga kommentarer. Medicinska gaser Kommentar: Alingsås lasarett anser att huvudansvar för att utreda åtgärder för att minska utsläpp av övriga klimatpåverkande medicinska gaser bör ligga på miljönämnden och att sjukhusstyrelserna i stället får ett stödjande ansvar. Alingsås lasarett Västra Götalandsregionen Gert-Inge Andersson Vice ordförande

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40 Ärende 10 Sida 1(1) Styrelsen för Alingsås lasarett Delegationsärenden Dnr AL Utse attestanter och utanordnare. Diarienummer AL Biträdesavtal personuppgiftslagen, SFS 1998: Diarienummer AL Deltagande i kurser, konferenser mm Dnr AL

41 Ärende 11 Sida 1(1) Styrelsen för Alingsås lasarett Anmälningsärenden Dnr AL Inkomna protokollsutdrag, handlingar mm 1. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, , Ordnat införande av nya läkemedel, metoder och kunskapsunderlag 2016 etapp 1. Diarienummer AL Alingsås lasarett, , Tillgänglighet Alingsås lasarett feb Regionstyrelsen, , Riktlinjer personsäkerhet. Diarienummer AL Riktlinjer Personsäkerhet ver 2.0 beslutad. Diarienummer AL Revisionsenheten, , Revisionsrapport samverkan med kommuner och region kring barn med behov av samordnade insatser. Diarienummer AL Norra hälso- och sjukvårdsnämnden, , Tillkommande ers statsbidrag fria läkemedel barn och unga Diarienummer AL Koncernkontoret, , Demokratitorg 2015 Diarienummer AL Koncernkontoret, , Skrivelse till nämnder, styrelser om intern styrning och kontroll Diarienummer AL Alingsås lasarett, , Tillgänglighet Alingsås lasarett feb Regionstyrelsen, , 85 Återrapport sjukhusstyrelsernas åtgärdsplaner. Diarienummer AL Regionstyrelsen, , 91 Västra Götalandsregionens regelverk för enskilds direktåtkomst till journaluppgifter via säkra e-tjänster. Diarienummer AL

42 Datum Dnr AL Regionstyrelsen, , 94 Regiongemensam riktlinje - Rökfri Västra Götalandsregion Diarienummer AL Alingsås lasarett, , Tillgänglighet Alingsås lasarett mars Regionarkivet, , Tillsyn av arkivvården vid Alingsås lasarett Diarienummer AL Sida 2(2)