Risker och uppföljning i livsmedelskedjan Upphandlingsmyndigheten, SKL Kommentus, Nationella kansliet för hållbar upphandling

Transkript

1 Risker och uppföljning i livsmedelskedjan Upphandlingsmyndigheten, SKL Kommentus, Nationella kansliet för hållbar upphandling

2 Agenda Stöd för arbetsrättsliga villkor utanför EU - Lisa Sennström Upphandlingsmyndigheten Risker i livsmedelskedjan - Therese Persson Region Gävleborg Diskussion kring vilka utmaningar och lösningar som finns Hur följer leverantörerna upp sina underleverantörer? Tove Palm, Helen Olsson Everfresh Uppföljning och uppföljningsstöd - Louise Svensson SKL Kommentus Diskussion kring hur vi går mot lösningar Genomgång av slutsatser och förslag på vägen framåt

3 Dagens mål inom regeringsuppdraget Stärka kompetensen inom: Upphandling som strategiskt verktyg för att uppnå samhälleliga mål Lagstiftning på upphandlingsområdet Upphandlingsmyndighetens stöd Öka förståelsen för: Roller och ansvar inom socialt ansvar i den offentliga affären Köpare och säljares förutsättningar Innebörd och konsekvenser av strategiska målsättningar

4 Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner/ hållbara leveranskedjor Risker och uppföljning i livsmedelskedjan, 13 juni 2018

5 5 Nya bestämmelserna i korthet Obligatoriskt att: Ställa särskilda arbetsrättsliga villkor för fullgörande av kontrakt om det är behövligt. Villkor ska gälla i enlighet med ILO:s kärnkonventioner Omfattar även underleverantörer som direkt medverkar till fullgörande av kontraktet.

6 Vad innebär ILO:s kärnkonventioner? ILO är FN:s fackorgan för sysselsättnings- och arbetslivsfrågor antog ILO en deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet, kallade kärnkonventioner: Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182) Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105) Ingen förekomst av diskriminering och trakasserier (ILO 100 och 111) Föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98)

7 Villkor om hållbara leveranskedjor FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, FN:s barnkonvention, artikel 32, ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfrihet och organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182), den arbetsrättslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, inklusive bestämmelser om lön, arbetstid, ledighet och arbetsmiljö, den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, och FN:s konvention mot korruption.

8 8 Omständigheter som tyder på att det kan finnas hög risk Produktionen sker i länder där respekten för arbetsrättsliga principer och de mänskliga rättigheterna är låg Branschen i fråga kännetecknas av låga löner samt hälsofarliga arbetsprocesser Stor del av migrantarbetare och/eller säsongsarbetare Komplex leverantörskedja med många underleverantörsled och bristande transparens

9 9 UHM:s riskanalyser Bygg och fastighet Fordon och transport Livsmedel Sjukvård och omsorg Städ och kemikalier Kravpaket giftfri förskola IT och telekom Kontor och textilier

10 Mallar för arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner / leverantörskedjor

11 Innehåll Kontraktsvillkor för arbetsrättsliga villkor när svensk rätt inte är tillämplig/hållbara leveranskedjor Leverantörens åtagande Policys och rutiner Uppföljning Hantering av brister Bilaga 1 formulär för egenrapportering. Tillämpningsstöd

12 2. Policys och rutiner Leverantören ska vidta åtgärder för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från Villkoren enligt punkterna nedan. 1. Policyåtagande 2. Vidareförmedling 3. Ansvarsfördelning 4. Riskanalyser 5. Uppföljning 6. Avvikelsehantering Åtgärderna ska vara dokumenterade och tillämpas löpande under hela kontraktstiden. Åtgärderna ska vidtas enligt FN:s vägledande principer.

13 Vilket ansvar har leverantören? Ansvaret gäller fullt ut och på lika villkor för alla företag, oavsett bransch, i vilken miljö verksamheten bedrivs, ägarförhållande och struktur. På vilket sätt företagen fullgör sitt ansvar kan variera med hänsyn till dessa faktorer och beroende på hur pass allvarlig den negativa påverkan på Villkoren är. Inflytandesfär = vilken omfattning/utsträckning en organisation har möjlighet att påverka beslut eller aktiviteter hos andra. Lämpliga åtgärder = leverantörens agerande kan variera beroende på leverantörens inflytande och kränkningens allvarlighetsgrad.

14 Tack!

15 NATIONELL SAMORDNING HÅLLBAR UPPHANDLING Ett samarbete mellan Sverige landsting och regioner Riskkategori: Livsmedel Kontakt: Therese Persson Inköpsstrateg

16 Hållbar upphandling för en hållbar utveckling Landsting och regioner ska bedriva sina verksamheter så att de främjar en hållbar utveckling. I enlighet med det ska vi verka för att de varor och tjänster som köps in är framställda under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Tillsammans upphandlar vi varor och tjänster för över 120 miljarder kronor/år.

17 Ett nationellt nätverk Gemensam uppförandekod Samfinansierar revisioner och delar resultat Gemensam finansiering - 40 öre/invånare Styrgrupp (6) Nationella Kansliet (3) Strategiska samarbeten (SKL Kommentus, Norge, England, FN) Expertgrupp (9) Kontaktpersoner (21)

18 Mänskliga rättigheter Från politik till praktik Uppförandekod för leverantörer - FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna - FN:s barnkonvention, artikel 32 Arbetares rättigheter - ILO:s 8 kärnkonventioner - Arbetarskydd & arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet Miljöskydd - Den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet Anti-korruption - FN:s konvention mot korruption

19 8 prioriterade riskområden AInstrument GMedicinteknik BLivsmedel ANSVARSFÖRDELNING H Textilier F C IT & Komm DFörband och sårvårdsprodukter E Läkemedel Handskar & op. artiklar

20 Region B Therese Persson, Region Gävleborg Anders Nordahl, Landstinget Dalarna Maisa Young, Region Uppsala Sari Joskitt, Region Västmanland

21 Livsmedel Sjukvård ca måltider/dag Offentlig upphandling av livsmedel 8.9 miljarder kr/år Landsting/region 1.2 miljarder Exempel på uppkomna problem: Migrantarbetare inom den thailändska kycklingindustrin exploateras och försätts i skuld

22 Ofta långt från jord till bord

23 LIVSMEDEL

24 Sidan

25 Revision kycklingslakteri Bangkok SwedWatch Rapport 2015 Uppföljning Martin & Servera samt Menigo On-site revision Thailand, Litauen och Danmark Studieresa Bangkok tillsammans med SKL Kommentus

26 Vad innebär ansvaret? Ta fram riskanalys Bestämma 3-årig handlingsplan Genomföra uppföljningar Bedriva branschdialog och utvecklingsarbete

27 Exempel från revision Frukt & Grönt 2017 Lev 1 Lev 2 Lev 3 Lev 4 Policyåtagande Ansvarsfördelning x x x Vidareförmedling av krav x X x Riskanalys x X x x Uppföljning x x Avvikelsehantering x x x

28 Fokusområden Frukt & grönt Kaffe/kakao Kött Ris

29 Samverkan viktig Branschdialog Vad mer kan vi göra? Hur följer vi upp att våra leverantörer gör det de lovar? Behöver vi skärpa villkoren för att inte få problem i framtiden? Hur ser uppföljningen ut om några år? Vilka krav ställer det på oss?

30 Inköpsrådet Uppförandekod är inte tillräckligt En stor del av sjukvårdens enklare rostfria kirurgiska instrument är tillverkade i Pakistan. Även om förhållandena i produktionen har förbättrats är erfarenheten att överenskommen uppförandekod också måste följas upp. Sialkot i Pakistan är centrum för tillverkning av enklare rostfria kirurgiska instrument. Arbetsförhållandena får till och från uppmärksamhet. Nu senast beskrev The Guardian barn som arbetar under dåliga förhållanden för en knapp dollar om dagen. Instrument från Sialkot används även inom svenska landsting och regioner. Av den undersökning som Swedwatch gjorde år 2007 framgick att det fanns omfattande problem med barnarbete, farliga arbetsmiljöer och löner långt under lagstadgad miniminivå. Sedan år 2010 bedrivs ett nationellt svenskt samarbete som resulterat i krav på bland annat arbetstagares rättigheter och anti-korruption. Enligt Swedwatchs uppföljning, som gjordes år 2015, har dessa insatser haft effekt hos de stora exportföretagen. Problem och risker kvarstod dock hos underleverantörer. Instrumenta hör till de importörer som förser svensk sjukvård med denna typ av produkter. Försäljningen av avdelningsinstrument från Pakistan uppgick i fjol till en dryg miljon kronor, tre procent av företagets omsättning. Företagets dialog med leverantören, om bland annat barnarbete, inleddes redan år Lars Juhlin, vd för Instrumenta, säger att man fortsätter att stötta sin leverantör: Vårt arbete har lett till tydliga förbättringar. Tack vare revisioner, besök på plats, åtgärdsplaner och kontinuerlig dialog noteras tydliga framsteg inom bland annat kemikaliehantering, arbetsmiljö och brandskydd. Den senaste kontrollen ägde rum i december 2016 och nu under första halvåret i år är det dags igen. Att leverantören signerar en uppförandekod utan efterföljande kontroll och dialog, vet vi idag, inte är tillräckligt i Pakistan. Instrumenta har investerat drygt en halv miljon kronor, plus personalresurser, på hållbarhetsarbetet. Nu önskas en dialog med landstingen där man tydligt diskuterar vilka insatser som förväntas samt kostnader för dessa. Upphandlingsförfarandet skulle gynnas av en utvärderingsmetod som kan sätta ett värde på leverantörens faktiska arbete med socialt och miljömässigt ansvarstagande, menar Lars Juhlin.

31 HÅLLBAR UPPHANDLING GÖR SKILLNAD!

32 Diskussion fokus på vad Vilka utmaningar ser vår bransch inom socialt ansvarstagande och implementeringen av dessa villkor i offentlig upphandling? Skriv ner den eller de viktigaste utmaningarna Skriv ner förslag på lösningar på respektive utmaning

33 Everfresh Risker och uppföljning i livsmedelskedjan Fokus arbetsrätt och socialt ansvar World Trade Center

34 Technical Team Dr. Drew Reynolds Technical Director Total Produce Ingrid Craviato Quality Manager Stefano Minischetti Supplier Technical Manager Helen Olsson Quality Manager Tove Palm Sustainability Manager (Maternity cover) Technical administration Rana Elachkar Quality Coordinator Björn Fallgren Technical administration Hanna Schmidt

35 TPN- Local by heart- global by nature Konsulter och agronomer på plats i följande länder UK Holland/ Belgium South Africa South America, Chile India

36 Hållbarhet i vår verksamhet Vi arbetar för en hållbar utveckling, vår plan är att göra så mycket som möjligt för att minska vårt ekologiska fotavtryck. Genom vår hållbarhetsplan tar vi ansvar från odling till kund. Den nordiska hållbarhetsplanen är organiserad kring fyra pelare, miljö, ekologi, ekonomi och etik. Varje ämne innehåller fokusområden med specifika åtgärder som är organiserade inom mål och åtaganden.

37

38 Riskländer * Enligt BSCI: s lista. Riskklassificeringen av länder bygger på 6 globala styrindikatorer som är sammanlagda indikatorer för styrning Dessa bestämmer nivån på risker som är relaterade till styrning i sourcingländer.

39 Våra minimikrav Våra odlare och packhus är certifierade enligt GFSI godkänd standard (eller IP-sigill för svenska odlare) Våra odlare är medlemmar i Sedex (< 10 odlare exkluderade) Vårt mål är att alla högrisk-länder* ska ha genomgått en social tredjeparts audit. SMETA, BSCI, SIZA, SA8000, FLO Fair Trade, SIZA, Rainforest Alliance, IMO Fair For Life

40 Våra minimikrav För Semi-risk länder kräver vi en etisk audit enligt GLOBALG.A.P GRASP TPN utför ytterligare besök, audits, spårbarhetstest och prover för att försäkra oss om att detta överensstämmer med våra minimumkrav inom CSR Ansvar mot leverantörer och konsumenter- åt bägge håll

41 Leverantörssäkring Avtal Certifikat Spraylistor Analyser Spårbarhetsprov Leverantörsbesök

42 Leverantörsavtal Signerat innan vi kan börja handla Lagkrav TPN-krav Kundkrav

43 Certifikat Odlarnivå - GlobalGap Packhus - GFSI (BRC, IFS, produkthantering) Etisk - GRASP, SMETA, BSCI... Ekologisk/KRAV - Insamling, granskning och arkivering Verifiering grödor och databaskontroll

44 Växtskyddsplan - PPL Vad använder producenterna och när? - Fälten - Efter skörd - På växterna - Jorden Riskbedömning Kundspecifika krav

45 Analyser Pesticid - test MRL(Maximum residue level) - Kontrollera lag och kundens efterlevnad - Testplan - 15 prov per månad - Fokusområden: ekologiska produkter, högriskländer och högriskprodukter Mikrobiologisk provning - Riskbaserad - Toxiner på torra frukter och nötter Everfresh och TPN arbetar gemensamt Labb - Eurofins - Princip: samma labb som nationella myndigheter

46 No. of tests Analyser Chemical Analyzes (DK+SE) >5 >MRL Residues found Tillfredsställande halter på mikro-analyserna

47 Spårbarhetstest = Verifiering av leverantör Test-produkt från lagret Etikett till leverantören och verifiera alla certifikat på plats 48 timmar i testet 4-24 timmar i verklig fall TPN verifierar uppföljning av minimikrav genom spårbarhetstest - mål 10 test/månad

48 Leverantörsgodkännande och besök 2018 Italien (Sicilien), blodapelsiner och grönsaker - januari Domincan Republic, bananer - februari Argentina, äpplen - februari Chile, Druvor - mars Spanien, meloner - maj Citroner, Argentina - maj Holland - Agenter - maj Danmark / Sverige, Lokala grödor - juni / augusti Italien / Grekland, druvor - augusti Thailand, exotisk - september

49 Leverantörsaudit Mål per år Utförs av TPN eller lokala konsulter TPN checklista Inkluderar alltid: - Odlare - Packhus - Etisk Planering: Faktorer - Riskbas - Volym - Problem (exempel: kvalitet) - Kundförfrågan Mål: Stora leverantörer ska besökas minst vart tredje år

50 Odlarbesök Sprutjournal Spridningsutrustning Bekämpningsmedel lager Användning av gödningsmedel Vattenanvändning Miljöpåverkan Information om grödan

51 Audit packhus Livsmedelssäkerhet och hygien HACCP-plan Pesticid-tester Kvalitetshantering Produktkvalité Förpackningsprocess Efterskördsbehandling

52 Etisk Personal intervjuer Besök hos personal-faciliteter (boende tillhandahålls) Minimilön Lägst ålder Migrerande arbetstagare? Dokumentation på plats? ETI-baskod

53 Vårt mål är att vara en god förebild Genom att certifiera Everfresh lever vi upp till de krav vi ställer på våra leverantörer TACK Helen Olsson Tove Palm

54 Uppföljning och uppföljningsstöd Hållbarhetskollen uppföljning för SKL Kommentus Inköpscentrals kunder Louise Svensson, Hållbarhetssamordnare

55 Hållbarhetskollen innebär samordnad uppföljning av etiska och sociala kontraktsvillkor kostnadsfri uppföljning av SKIs avropsberättigande kunders avtal delning av uppföljningsresultat samverkan med andra parter för att nå gemensamma mål, tex Sveriges landsting och regioner, Upphandlingsmyndigheten, Svenska kyrkan

56 11 uppföljningsområden 1. Bygg och fastighet 2. Fordon och transport 3. IT och telekom 4. Kontorsrelaterad förbrukning 5. Leksaker och hobbymaterial 6. Livsmedel 7. Möbler och inredning 8. Sport- och fritidsutrustning 9. Städmaterial och kemikalier 10. Vårdrelaterad förbrukning 11.Yrkeskläder och skor

57 Uppföljning av etiska och sociala krav 1 Villkoren 2 Policys och rutiner 2. Vidareförmedling av krav 6. Avvikelsehantering 1. Policyåtagande Kravställan 3. Ansvarsfördelning Kravställan 4. Riskanalys (inkl. leverantörskartläggning) Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner/ Hållbara leveranskedjor 5. Uppföljning

58 Uppföljningsprocessen Avtal samlas in/ läggs in i databas SKI sammanställer inkomna avtal och avtalsurval sker: - avtalsägare - leverantör - produkt(er) Förankring av uppföljning med avtalsägare Förarbete uppföljning Uppföljning genomförs Steg 1: Skrivbordsrevision Steg 2: Kontorsrevision Steg 3: Fabriksrevision Återkoppling av uppföljningsresultat med avtalsägare Beslut om nästa steg: - Uppföljning av avvikelser - Nästa revisionssteg - Avsluta uppföljning Uppföljningsresultat görs tillgängligt för övriga kunder i vår webbportal under Mina sidor (inloggning krävs)

59 Uppföljningsmetodik Steg 1: Skrivbordsrevision - Leverantören fyller på begäran i ett formulär för egenrapportering. - Leverantören ska redovisa hur villkoren efterlevs genom att svara på frågor om 2 Policys och rutiner, samt bifoga verifierande dokument. - Svaren bedöms sedan av Hållbarhetskollen eller av en anlitad revisor. - Bedömning redovisas i webbportal enligt trafikljussystem och kommentar om nästa steg Steg 2: Kontorsrevision - Revisor besöker leverantörens kontor och genomför intervjuer & dokumentgranskning. - Revisor verifierar svaren från egenrapporteringen = Komplettering och fördjupning av skrivbordsrevision. - Revisor kontrollerar tillämpningen av processer och rutiner via stickprov på inköpta produkter på avtal - Identifierade avvikelser läggs upp i webbportalen tillsammans med revisorns bedömning och kommentar om nästa steg. Leverantören får en bedömning enligt trafikljussystem. - Leverantören följs upp i snitt upp 6 månader senare med en ny kontorsrevision

60 Uppföljningsmetodik Steg 3: Fabriksrevision - Revisor kontrollerar hur villkoren efterlevs i praktiken för någon av leverantörens produkter genom på plats-inspektion i produktionsanläggning. - Besök kan ske i leverantörens egen produktion eller hos en underleverantör. - Revision utförs av revisor som kan lokalt språk och nationella lagar. - Revisorn genomför intervjuer, dokumentgranskning, rundtur i fabrik, sovsalar, m.m - En sammanfattning av revisionen och identifierade avvikelser görs tillgänglig under Mina sidor. - Avtalsleverantör ansvarar för att ta fram en handlingsplan och återrapportera hur avvikelserna åtgärdats inom utsatt tidplan. Vid behov genomförs en uppföljande fabriksrevision. - Indirekt innebär en fabriksrevision en granskning av effektiviteten av avtalsleverantörens processer & rutiner

61 Genomförda uppföljningar av livsmedel - Kontorsrevision hos grossister - Fabriksrevision i slakteri i Thailand & Danmark - Fabriksrevision och djurskyddsrevision i uppfödning och slakteri i Litauen - Fabriksrevision i tomatodling i Spanien

62 Genom Hållbarhetskollen kan uppföljningar delas med fler användare, vilket sparar tid både för leverantör och UM genomförs uppföljning i första hand på nationellt stora leverantörer, vilket ger UM revisionsunderlag att ta med sig till leverantörsuppföljningen med dessa frigör tid för UM som kan prioritera egna uppföljningar av mindre, men strategiskt viktiga, leverantörer kan UM få stöttning vid uppföljning utifrån vår erfarenhet sker ett förbättringsarbete hos leverantören och i värdekedjan - minskad risk för socialt ohållbar produktion ser vi till att avtalsvillkoren upprätthålls under avtalstid rättvisa och likabehandling

63 Avslutande ord Beställare bör vara proaktiva Tidig dialog kommunicera ut krav och förväntningar innan avtal sluts Uppföljning är ett lysande samverkansområde Leverantören sitter på kunskap Revision är inte en magisk lösning försök också hitta andra sätt att nå samma syfte och mål

64 Tack! Louise Svensson, Hållbarhetssamordnare Mobil:

65 Diskussion fokus på hur Skriv ner potentiella första steg mot de lösningar ni ser, gärna med exempel!

66 Slutsatser Utmaningar: Prioriteringar mellan och inom produktgrupper, resurser, hur skapa proaktivitet och öka engagemanget, hur ska uppföljningen gå till och hur avgränsar vi den till det relevanta? Definitionen av Direkt medverkan till kontraktet, lagkravet som inte innefattar råvara, ansvarsfördelning mellan olika aktörer, otydliga och inte relevanta krav, dålig synk mellan upphandlaren och kravställaren Lösningar: Samsyn och kunskapshöjning hos både köpare och säljare, tydlig dialog och kravställan, nätverkande utåt i hela branschen och förankring inåt i organisationen, lita på globalt erkända standarder (GFSI, BSCI, SEDEX etc) organisationer och märkningar som finns, leverantörsavtal med underleverantörer, branschdialog, ökat partnerskap kan minska risker, förfrågningsunderlag på externa remisser, förändra synen på vad som är

67 Slutsatser Första steg: Fysiska träffar, dialogen behöver ske i tid innan upphandlingen, skaffa kunskap om de certifieringar som finns och om marknaden, skapa underlag i enlighet med preferenser och prioriteringar, kompetenshöjande åtgärder, fortsatt branschdialog, avsätt resurser i samtliga organisationer, kapacitet hos upphandlande myndigheter att göra korrekt bedömning av underlag, kompetensbedömning av anbudsunderlag och leverantörens försäkran, samverka mellan upphandlare, satsa på långsiktiga relationer mellan köpare och säljare, vidareutveckling av databasen Dabas

68 Utvärdering Kod: Hur tycker du vi uppnår vårt mål?