SAMVERKAN. KONTRAKTSVILLKOR Vägledning LANDSTING KOMMUNER. Uppföljning. Uppföljning. Uppförandekod för leverantörer

Transkript

1 SAMVERKAN KONTRAKTSVILLKOR Vägledning Uppförandekod för leverantörer LANDSTING KOMMUNER Uppföljning Uppföljning

2 KONTRAKTSVILLKOR Aktivt verka för att Varor eller tjänster som levereras är framställda/utförda under förhållanden som är förenliga med följande grundläggande villkor: FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i Läkemedel tillverkningslandet. den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet FN:s deklaration mot korruption Genom att Leverantören ska ha processer som behövs för att uppfylla de Grundläggande Villkoren samt kunna visa på hur man löpande underhåller och styr dessa processer. De ska minst innehålla: 1. Ett policyåtagande 2. En intern ansvarsfördelning 3. Rutiner för riskanalys 4. Vidareförmedling av krav 5. Uppföljning av krav 6. Rutiner för avvikelsehantering

3 VÄGLEDNING Läkemedel

4 NATIONELLA KANSLIET HÅLLBAR UPPHANDLING Uppförandekod för leverantörer Karin Lonaeus Hållbarhetsstrateg

5 HÅLLBAR UPPHANDLING GÖR SKILLNAD Landsting och regioners inköp strategiskt verktyg för att nå en hållbar utveckling Tillsammans upphandlar vi varor och Läkemedel tjänster för över 120 milj. kronor/år

6 GEMENSAM UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER - Ett nationellt samarbete sedan 2010 Vi utvecklar gemensamma rutiner Vi genomför nationella uppföljningar och delar resultat: Vi skapar transparens Läkemedel Vi följer likabehandlingsprincipen och skapar en rättvis konkurrens

7 ETT NATIONELLT NÄTVERK Nationellt nätverk: expertgrupp, kontaktpersoner, styrgrupp Nationellt kansli: erbjuder stöd Gemensam finansiering - 40 öre/invånare NY WEBB 24 OKT Läkemedel Styrgrupp NS Expertgrupp Kontaktpersoner

8 HÅLLBAR UPPHANDLING 5 STEG 1. Uppförandekod Anbudsgivaren förväntas noggrant läsa dokumentet Uppförandekod för leverantörer i samband med anbudsgivning. Detta eftersom antagen leverantör åtar sig i och med avtalstecknandet att följa villkoren avseende socialt och miljömässigt ansvar i avtalet. Vid avtalstecknandet ska leverantören ange i vilket/vilka land/länder som huvuddelen av de varor eller tjänster som levereras enligt kontraktet framställs, samt ange namn och kontaktuppgifter till den som inom företaget har det operativa ansvaret för socialt och miljömässigt ansvar för gällande avtal. Anbudsinbjudan 5. Åtgärdsplan 4. Revision 2. Kontraktsvillkor 3. Uppföljning 6 krav på processer & rutiner för att säkerställa efterlevnad av uppförandekoden: - Policyåtagande - Ansvarsfördelning - Riskanalys Vad innebär kraven? - Vidareförmedling av krav - Uppföljning av krav - Avvikelsehantering VÄGLEDANDE DOKUMENT 8

9 UPPFÖLJNING 3. On-site revision 2. Skrivbordsrevision Förhållanden på plats Effektivitet av processer och rutiner 1. Skrivbordsrevision Processer & rutiner Riskanalyser

10 VAD VILL VI UPPNÅ? Att människor som tillverkar/utför produkter/tjänster som levereras till svenska landsting inte utnyttjas eller på annat sätt far illa Får sina rättigheter tillgodosedda. GEMENSAMMA MÅL Att vi i samverkan med våra leverantörer aktivt verkar för utveckling och förbättring vad gäller social rättvisa i våra leveranskedjor.

11 DFörband och sårvårdsprodukter AInstrument ANSVARSOMRÅDEN BLivsmedel C IT & Komm E Läkemedel H Textilier GMedicinteknik FHandskar & op. artiklar

12 RISKANALYS & HANDLINGSPLANER RISKANALYS MR ARBETARES RÄTTIGHETER MILJÖ KORRUPTION HANDLINGSPLAN IDENTIFIERA LEVERANSKEDJORNA SÄTTA MÅL UPPFÖLJNINGAR DIALOG

13 HÅLLBAR UPPHANDLING GÖR SKILLNAD! Läkemedel

14 Ny upphandlingslagstiftning och arbetsrättsliga villkor Umeå 13 oktober 2016 Charlotta Frenander

15 Bakgrund 1 september 2015 Upphandlingsmyndigheten föddes Tidigare fanns upphandlingsstödet på Konkurrensverket som 2014 samlade Miljöstyrningsrådet Kammarkollegiet Vinnova 2

16 Hållbar offentlig upphandling Upphandlingsmyndigheten ska bl. a: verka för ökad miljöhänsyn och sociala hänsyn samt utveckla och förvalta kriterier för miljöhänsyn och sociala hänsyn inom upphandling, underlätta för små och medelstora företag samt idéburna organisationer att delta i upphandling 3

17 Utgångspunkter Upphandlingsdirektiven 2014/24/EU LOU-direktivet 2014/25/EU LUF-direktivet 2014/23/EU LUK-direktivet Proposition 2015/16:195 Nytt regelverk för upphandling Ny upphandlingslagstiftning 1 januari 2017 (?) 4

18 Miljö-, socialoch arbetsrättsliga hänsyn i de nya upphandlingsdirektiven Möjligheterna att ta miljö-, socialoch arbetsrättsliga hänsyn ges en mer framträdande roll i 2014 års upphandlingsdirektiv. EU-lagstiftarens avsikt att krav på miljö- socialoch arbetsrättsliga hänsyn bör integreras i offentliga upphandlingar, vilket kommer till uttryck i såväl skälen som i artiklar. Flera bestämmelser rör hållbar upphandling. Några centrala bestämmelser är skäl 2 och artikel 18.2 om principer för upphandling. 5

19 Artikel 18 p 2 Medlemsstaterna ska vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att ekonomiska aktörer vid fullgörande av offentliga kontrakt iakttar tillämpliga miljö-, socialoch arbetsrättsliga skyldigheter som fastställts i unionsrätten, nationell rätt, kollektivavtal eller i internationella miljö-, socialoch arbetsrättsliga bestämmelser som anges i bilaga X. Bilaga X = bl a ILO:s åtta kärnkonventioner 6

20 Uteslutning på grund av brister i fråga om leverantörs verksamhet En upphandlande myndighet ska utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om myndigheten genom kontroll enligt 15 kap. eller på annat sätt får kännedom om att leverantören enligt en dom som fått laga kraft är dömd för brott som innefattar. p 6 människohandel enligt definitionen i artikel 2 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2011/36/EU av den 5 april 2011 om förebyggande och bekämpande av människohandel, om skydd av dess offer och om ersättande av rådets rambeslut 2002/629/RIF, i den ursprungligalydelsen. (13 kap 1 LOU) 7

21 Fakultativ uteslutning En upphandlande myndighet får utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om 1. myndigheten kan visa att leverantören har åsidosatt tillämpliga miljö, social, eller arbetsrättsliga skyldigheter, (13 kap. 3 LOU) 8

22 Målsättningsparagrafen utökas ( bör-regeln ) En upphandlande myndighet bör beakta miljöhänsyn, sociala och arbetsrättsliga hänsyn vid offentlig upphandling om upphandlingens art motiverar detta. 9

23 Fullgörande av kontrakt En upphandlande myndighet får ställa särskilda miljömässiga, sociala, arbetsrättsliga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. [..] (17 kap. 1 LOU) En upphandlande myndighet ska, om det är behövligt, kräva att leverantören ska fullgöra kontraktet enligt angivna villkor i enlighet med ILO:s kärnkonventioner, om arbetet utförs under sådana förhållanden att svensk rätt inte är tillämplig. [..] (17 kap. 4 LOU) Avser även underleverantörer som direkt medverkar till att fullgöra kontraktet. Villkoren får avse nationella bestämmelser. 10

24 Onormalt låga anbud Om ett anbud förefaller vara onormalt lågt, ska den upphandlande myndigheten begära att leverantören förklarar det onormalt låga priset eller kostnaden. En sådan begäran om förklaring kan gälla 4. hur leverantören avser att fullgöra kontraktet med avseende på tillämpliga miljö, socialoch arbetsrättsliga skyldigheter. En upphandlande myndighet ska också förkasta en leverantörs anbud om den finner att det onormalt låga priset beror på att anbudet inte stämmer överens med tillämpliga miljö, socialoch arbetsrättsliga skyldigheter. (16 kap. 7-8 LOU) 11

25 Beslut att inte tilldela kontrakt i vissa fall Om en leverantörs anbud inte stämmer överens med tillämpliga miljö, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter, får myndigheten besluta att leverantören inte ska tilldelas kontraktet. (16 kap. 9 LOU). Oavsett var i anbudet bristerna i överensstämmelse med tillämpliga miljö-, socialoch arbetsrättsliga regler finns, får den upphandlande myndigheten besluta att inte tilldela kontraktet till denne anbudsgivare. 12

26 Närmare om behovsbedömningen Obligatoriskt att ställa särskilda arbetsrättsliga villkor om det behövs. Behovet ska bedömas utifrån den personal / arbetstagare som förväntas genomföra kontraktet. Avser även underleverantörer som direkt medverkar till att fullgöra kontraktet Bedömningen måste göras i den enskilda upphandlingen. Villkoren måste ha ett samband med det som upphandlas och stå i proportion till det. Upphandlingsmyndigheten kan ge allmänna råd. 14

27 Vilket stöd kan Upphandlingsmyndigheten ge? Riskanalyser (generell information om risker och riskanalyser i olika branscher) Uppdrag Vinge, rapport november CSR-kompassen 15

28 Att värdera sociala risker Leverantörskedjan finns det sannolikt flera underleverantörer t.ex.? Tillverkningsprocessen i vilket led finns risker för oskäliga arbetsvillkor? Arbetskraften vilken typ av arbete förekommer och vem utför det? Landsinformation är det sannolikt att tillverkningen sker i länder med höga arbetsrättsliga risker? Tidigare kända problem finns rapporter om missförhållanden i branschen? 16

29 Exempel på branscher med höga risker Byggmaterial Elektronik Livsmedel Möbler Textilier, arbetskläder och skor Kontorsmaterial Leksaker och idrottsutrustning Medicinteknisk utrustning Leksaker och idrottsutrustning 17

30 Tack! Lycka till! 18

31 Revisorns roll i uppföljning av sociala krav Hur går det till och vad finner vi? Lotta Amsén, Trossa AB 13 oktober 2016

32 Hur kan och bör en kommuns avtalspart arbeta för att uppnå en hållbar leverantörskedja? Vilka krav kan man ställa på systematiskt arbete och hur kan kraven följas upp? Vilka konkreta resultat och åtgärder ger uppföljningen?

33 VAD VILL VI FÖRBÄTTRA?

34 LEVERANTÖRSKEDJORNAS STRUKTUR Kommunen AVTAL Avtalspart/ återförsäljare Agent/Grossist Leverantör Leverantör Leverantör Underleverantör Underleverantör Underleverantör Underleverantör Underentreprenörer Hemarbete m.m.

35 VILKA ÄR DE FAKTISKA KRAVEN? Barnarbete Unga arbetare Tvångsarbete Diskriminering Anställningsform Föreningsfrihet och kollektiv förhandling Minimilön/levnadslön Övertid Försäkringsskydd Farligt avfall Hälsa och säkerhet Korruption Farliga kemikalier Landrättigheter Exploatering av natur Påverkan på närmiljö & lokalsamhälle

36 LEVERANTÖRENS/AVTALSPARTENS UTMANINGAR Kommunen AVTAL Avtalspart/ återförsäljare Långa & komplexa leverantörskedjor Agent/Grossist Prispress Leverantör Leverantör Leverantör Resurskrävande Underleverantör Underleverantör Underleverantör Underleverantör Svårt att påverka Underentreprenörer Hemarbete m.m.

37 EXEMPEL LEVERANTÖRSKEDJAN FÖR IT-PRODUKTER Återförsäljare Återförsäljare Återförsäljare Grossist Grossist Grossist Grossist Grossist Tillverkare Tillverkare Tillverkare Montering/ Tier 1 Montering/ Tier 1 Montering/ Tier 1 Montering / Tier 1 Montering Tier 1 Komponent/ Tier 2 Spotmarknad för komponenter Smältverk Montering och komponenttillverkning rör sig Gruvor

38

39 SKRIVBORDS-/KONTORSREVISIONER HUR GÅR DET TILL? Öppningsmöte Dokumentgranskning: Policys, rutiner och processer kopplade till efterlevnad av UM:s krav METODIK Undersökande Förstående Stödjande Stickprov Intervjuer med anställda Avslutande möte

40 KRAV PÅ SYSTEMATISKT ARBETE RUTINER FÖR: Avvikelsehantering Kontroll och dialog FÖRUTSÄTTER: Kartläggning Riskbedömning Kunskap/kompetens Systematik i arbetet Kravställan Leverantörsbedömning Ansvarsfördelning RESULTAT: Avvikelser Brister/ förbättringsmöjligheter

41 EXEMPEL PÅ AVVIKELSER Krav ställs inte nedåt i leverantörskedjan Otydlig ansvarfördelning Ingen riskbedömning är gjord Ingen kunskap finns om faktiska förhållanden Bristande system för avvikelsehantering

42 VAD BEHÖVER FÖRBÄTTRAS? Kunskapsnivån! System för dialog och uppföljning Förståelse för det egna företagets roll och ansvar Riskanalys, klassificering och prioritering Kommunikationsvägar mellan tillverkare och återförsäljare

43 PÅ-PLATS-REVISIONER HUR GÅR DET TILL? Öppningsmöte Fabriksgenomgång FÖRUTSÄTTNINGAR Oanmälda revisioner Föranmälda revisioner Revisorns egenskaper Intervjuer med fabriksledning Intervjuer med arbetare METODIK Undersökande Förstående Stödjande Dokumentgenomgång Avslutande möte

44 EXEMPEL PÅ AVVIKELSER Övertid Ingen rening av processvatten Förbjudna, dysfunktionella eller låg anslutning till fackförbund Tvångsarbete Bristande säkerhetsrutiner Tillfälliga underleverantörer eller säsongsarbetare

45 HUR SKER FAKTISKA FÖRBÄTTRINGAR? Dialogen med leverantörerna Steg-för-steg långsiktigt åtagande Kopplat till ekonomisk vinning av avvikelsehantering Tidplan och återrevision

46 STYRKOR OCH SVAGHETER BEROENDE PÅ REVISIONSTYP Ögonblicksbild snarare än systemgenomgång Dolda avvikelser svåra att fånga upp Rutiner som endast är skrivbordsprodukter Kompletterar varandra för en heltäckande bild Hållbar utveckling Norrenergi

47 Tack för att ni lyssnade!

48 Hållbarhetskollen SKIs tjänst Hållbarhetskollen erbjuder upphandlande myndigheter en samordnad uppföljning av etiska och sociala krav Tjänsten vänder sig till kommuner Vad går det ut på? Vi planerar uppföljningen och hanterar avvikelserna i dialog med leverantören Ni tar del av resultatet och kan använda det i er egen avtalsuppföljning med leverantören

49 Modell Årlig kostnad för deltagande Expertråd bestående av deltagande kommuner Årlig insamling av förslag på avtalsleverantörer för uppföljning Uppföljning via revision Publicering av revisionsrapport SKI sköter avvikelsehanteringen i dialog med leverantören

50 Genomförda revisioner Ett 30 tal revisioner har genomförts sedan 2012 olika produkter och branscher Ljuskällor, skrivare, arbetskläder, kontorsmaterial, städmoppar, möbler Genomförda i Kina, Malaysia, Hong Kong, Indonesien, Polen, Spanien, Sverige 11 kontorsrevisioner har genomförts under 2016 Livsmedel El-material Idrottsutrustning Järnhandelsvaror Sjukvårdsprodukter

51 Kommande revisioner och utvecklingsfrågor Planering av stickprovskontroller 2016 Avtal tecknat med revisor för uppföljning av natursten i Kina Tre stenbrytningsanläggningar och tre bearbetningsanläggningar Revisioner av kyckling är under planering Två anläggningar i Thailand uppföljning av tre beredda kycklingprodukter En anläggning i Danmark och en i Litauen uppföljning av två råa kycklingprodukter Utveckling Webbverktyg Kemikaliekoll Djurskyddskoll Mallar Samarbeten Breddat ramavtal för revisioner/uppföljning av hållbarhetskrav

52 Martin & Servera

53 Sveriges ledande restaurang- och storköksspecialist. Martin & Servera-gruppen bildades den 1 januari 2012 som ett resultat av fusionen mellan Martin Olsson och Servera R&S. Martin & Servera ägs gemensamt av Axel Johnson AB och familjen Oldmark.

54 Vår affärsidé Vi förser den professionella måltidsbranschen med varor, tjänster och kunskap som förenklar våra kunders vardag och förbättrar deras affär.

55 Ledstjärnor för hållbart företagande Resurseffektiv verksamhet Effektiv användning av energi och resurser. Hållbart erbjudande Brett sortiment av hållbara produkter hjälper kunden att göra medvetna kloka produktval. Kvalitet och matsäkerhet Trygg och säker varuförsörjning från råvara till servering. Revisioner av egen verksamhet och underleverantörer skapar trygghet Hållbar produktion Varor som är producerade med omsorg om människor, djur och natur. God arbetsgivare Anställda som utvecklas och trivs och en arbetsplats som lockar till sig kompetenta medarbetare.

56 Martin & Servera och socialt ansvarstagande Ledstjärna Väsentliga frågor Styrning Uppföljning Hållbar produktion Kravställan enligt uppförandekoden på leverantörer Martin & Serveras uppförandekod Leverantörsavtalet Varor som är producerade med omsorg om människor, djur och natur Leverantörsuppföljning dialog, besök, revision gällande ställda krav Soja, palmolja, fisk och skaldjur, GMO, antibiotika Djuromsorg UHM:S hållbarhetskrav avseende Livsmedel Djuromsorg Martin & Serveras uppförandekod Våra policyer Martin & Serveras uppförandekod Förfrågningunderlag Framgår i vår Års- och Hållbarhetsberättelse Leverantörsuppföljning dialog, besök, revision gällande ställda krav Se ovan DABAS eller andra formella verifikat

57 Martin & Serveras perspektiv på hållbar upphandling Upphandlingsmyndigheten (UHM) vi är engagerade i kriterieöversynen för livsmedel. Skapa transparenta och tydliga underlag. Det stärker underlaget. ISO och Hur skall kravet formuleras i förfrågan (FFU)? Hur skall uppföljning av Socialt ansvarstagande ske? När kan vi känna att vi är nog bra?

58 Martin & Servera Jan Mattsson Affärschef Offentliga kunder