HÅLLBAR UPPHANDLING. Ett samarbete mellan Sveriges landsting och regioner

Transkript

1 Version HÅLLBAR UPPHANDLING Vägledning kontraktsvillkor Ett samarbete mellan Sveriges landsting och regioner Stockholm Uppsala Sörmland Östergötland Jönköping Kronoberg Kalmar Blekinge Skåne Halland Västra Götaland Värmland Örebro Västmanland Dalarna Gävleborg Västernorrland Jämtland Västerbotten Norrbotten Gotland

2 Hållbar konsumtion & produktion Vårt ansvar Sveriges landsting och regioner ansvarar för att alla invånare har tillgång till en god och väl fungerande hälso- och sjukvård, tandvård och kollektivtrafik. Det är viktigt för oss att bedriva offentlig upphandling så att den främjar en hållbar utveckling. I enlighet med det vill vi verka för att de varor och tjänster som köps in är framställda under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. I syfte att säkerställa en hållbar upphandling enades samtliga landsting och regioner 2010 om en gemensam uppförandekod för leverantörer som är politiskt förankrad. Vår uppförandekod för leverantörer utgår från FN:s initiativ Global Compact och dess principer för företags sociala och miljömässiga ansvar. Principerna baseras på internationella konventioner om de mänskliga rättigheterna, arbetares rättigheter, miljö och anti-korruption. Uppförandekoden för leverantörer förmedlar vårt åtagande när det gäller att respektera de grundläggande ansvarsområdena. Vårt ansvar sträcker sig bortom den egna verksamheten och våra närmaste affärsrelationer, då våra inköp påverkar människor och miljö långt bortanför våra omedelbara aktiviteter. Därför vill vi sträva mot att skapa goda samarbeten med våra leverantörer och andra intressenter för att kunna adressera ansvarsfrågorna i hela leveranskedjan. Genom nationell samordning och goda externa relationer vill vi bidra till en hållbar utveckling genom hållbar offentlig upphandling. Nationell samordning hållbar upphandling Inom ramen för den nationella samordningen för hållbar upphandling har Sveriges landsting och regioner identifierat 8 prioriterade riskområden - instrument, livsmedel, IT, förband & sårvård, läkemedel, handskar, medicinteknisk utrustning och textil - där krav på att grundläggande villkor efterlevs i hela leveranskedjan ställs. Kraven grundar sig på landstingens och regionernas gemensamma uppförandekod för leverantörer. Sedan 2016 är ansvaret för de 8 riskområdena fördelat mellan landsting och regioner i syfte att underlätta uppföljningsarbetet och säkerställa ett effektivt användande av resurser. Revisionsresultat delas således med samtliga landsting och regioner. Ett annat syfte med ansvarsfördelningen är att minska revisionstätheten för leverantören. Det Nationella Kansliet för Hållbar Upphandling stöttar och samordnar landstingens och regionernas arbete med hållbar upphandling. SDG 12.7: Främja hållbara offentliga upphandlingsmetoder, i enlighet med nationell politik och nationella prioriteringar. 2

3 Mål & strategi Det nationella nätverket för hållbar upphandling, med stöd från det Nationella Kansliet, har i uppgift att minimera de sociala och miljömässiga riskerna i leveranskedjorna vid upphandling av varor och tjänster genom att: UNGP 6: Stater bör verka för att företag som de genomför affärstransaktioner med respekterar de mänskliga rättigheterna. Verka för efterlevnad av de grundläggande villkoren i hela leveranskedjan Verka för ökad transparens i hela leveranskedjan Samverka med leverantörer, branschorganisationer, civilsamhälle och andra upphandlande myndigheter och organisationer för att öka kunskap och medvetenhet kring risker och ansvar i leveranskedjan. Vår uppförandekod är gemensam för samtliga landsting och regioner. Vi jobbar tillsammans med att följa upp de krav vi ställer utifrån nationellt fastställda planer. Vi vill engagera och motivera våra leverantörer att arbeta med ansvarsfrågorna i den egna verksamheten och vidare i leveranskedjan. I enlighet med FN:s ramverk för företag och mänskliga rättigheter vill vi således att våra leverantörer ska utveckla och implementera rutiner för att kunna hantera frågor som rör de grundläggande villkoren. Med rutinerna på plats bör leverantörer till exempel kunna besvara frågor som: - Är beslutet att arbeta med hållbara leveranskedjor förankrat i högsta ledningen? - Har åtagandet offentliggjorts och förts vidare i den egna verksamheten och i leveranskedjan? - Finns det utsedda personer som ansvarar för frågorna? - Vilka rutiner finns på plats för att identifiera risker? - Hur följs kraven upp i den egna verksamheten och i leveranskedjan? - Vad gör ni om ni upptäcker avvikelser i den egna verksamheten eller i leveranskedjan? Förväntningar på leverantörer Företag ska respektera de mänskliga rättigheterna i all sin verksamhet och i sina leveranskedjor. Många företag är redan i dag medvetna om risken att genom sin affärsverksamhet bidra till kränkningar av grundläggande villkor och arbetar aktivt med att hantera dessa risker. Som leverantör till Sveriges landsting och regioner krävs att leverantörer har etablerade rutiner för att identifiera och hantera risker i den egna verksamheten och i leveranskedjan. Företagens arbete för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljö och anti-korruption förväntas, i linje med FN:s vägledande principer, innefatta: - ett policyåtagande, - ett offentliggörande och vidareförmedling av åtagandet, - en tydlig ansvarsfördelning, - en rutin för riskanalys, - en rutin för uppföljning och kontroll av efterlevnad samt - en rutin för avvikelsehantering. Vägledning uppförandekod för leverantörer Denna vägledning syftar till att tydliggöra förväntningar på leverantörer som levererar varor och tjänster till svenska landsting och regioner vad gäller socialt och miljömässigt ansvar, för att därmed skapa goda förutsättningar för samverkan för hållbar utveckling. 3

4 HÅLLBAR UPPHANDLING Innehållsförteckning Definitioner 5 Processen från krav till uppföljning 6 7 Kontraktsvillkor 8 9 Förklaringar kontraktsvillkor Vägledning rutinkrav 14 Rutinkrav 1: policyåtagande Rutinkrav 2: Offentliggörande & vidareförmedling 17 Rutinkrav 3: Ansvarsfördelning 18 Rutinkrav 4: Riskanalys Rutinkrav 5: Uppföljning Rutinkrav 6: Avvikelsehantering Bilaga 1: Uppförandekod för leverantörer Kontaktuppgifter 29 4

5 Definitioner Den egna verksamheten All verksamhet som bedrivs i egen regi, oavsett var i bolagsstrukturen framställningen sker dvs. moderbolag, alla helägda bolag och de delägda bolag som konsolideras i koncernen. Leveranskedja Sekvens av aktiviteter eller parter som tillhandahåller produkter eller tjänster till organisationen. (källa: ISO 26000) Kan omfatta externa leverantörer såväl som egna verksamheter. Due diligence Process för att undvika eller lindra negativ påverkan av företagens verksamhet. Due diligence är med andra ord de metoder och verktyg ett företag tar till för att identifiera och hantera risker i leveranskedjan. Socialt ansvar De grundläggande villkoren som hänvisar till mänskliga rättigheter och arbetares rättigheter, dvs. FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948), ILO:s åtta kärnkonventioner, FN:s barnkonvention artikel 32, det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Miljöansvar De grundläggande villkoren som hänvisar till den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet. Anti-korruption De grundläggande villkoren som hänvisar till FN:s konvention mot korruption Offentlig handling En allmän handling blir offentlig allmän handling om den inte skyddas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL, 2009:400). Våra revisionsrapporter offentliggörs genom att de publiceras på vår nationella webbsida Sekretessbelagda uppgifter, som exempelvis affärskritisk information, redigeras bort innan publicering. Vid frågor angående sekretess och affärskritisk information, vänligen kontakta det nationella kansliet. 5

6 HÅLLBAR UPPHANDLING Processen Från krav till uppföljning Utgångspunkten i Sveriges landsting och regioners arbete med hållbar upphandling är uppföljningen av de kontraktsvillkor som ställs i upphandlingar. Här får du reda på hur hela processen går till; från de förväntningar som finns samlade i vår gemensamma uppförandekod för leverantörer till uppföljning och eventuell revision. Uppförandekod för leverantörer Vår uppförandekod för leverantörer är gemensam i samtliga landsting och regioner och är politiskt förankrad. Uppförandekoden utgår från FN:s initiativ Global Compact och dess principer för företags sociala och miljömässiga ansvar. För mer information, se bilaga 1. Anbudsinbjudan I de upphandlingar där det bedöms att kraven ska finnas med läggs uppförandekoden för leverantörer med i anbudsinbjudan. I anbudsinbjudan står det att: Anbudsgivaren förväntas noggrant läsa dokumentet uppförandekod för leverantörer i samband med anbudsgivning. Detta eftersom antagen leverantör åtar sig i och med avtalstecknandet att följa villkoren avseende socialt och miljömässigt ansvar i avtalet. Vid avtalstecknandet ska leverantören ange namn och kontaktuppgifter till den som inom företaget har det operativa ansvaret för socialt och miljömässigt ansvar för gällande avtal. Kontraktsvillkor I kontraktsvillkoren ställs krav på att leverantören aktivt ska verka för att de grundläggande villkoren efterlevs i den egna verksamheten och i leveranskedjan. De grundläggande villkoren återges i beställarens uppförandekod för leverantörer. Med aktivt verka för åsyftas att leverantören ska ha rutiner på plats för att kunna identifiera och hantera risker för avvikelser från de grundläggande villkoren. Rutinerna ska vara dokumenterade och tillämpas löpande. Kontraktsvillkoren återges på s. 8 9 och rutinkraven beskrivs närmre på sidorna

7 Uppföljningsprocessen Uppföljning av hållbarhetskraven delas in i tre olika delmoment: uppföljning av leverantörens rutiner, kontroll av att rutinerna tillämpas på utvalda produkter på avtal, och uppföljning av efterlevnad i produktionen. Leverantörens rutiner Som ett första steg i en avtalsuppföljning kontrolleras att leverantören har de rutiner på plats som krävs enligt kontraktsvillkoren. Vilka rutiner som krävs framgår av 2 i kontraktsvillkoren. Information om hur rutinkraven bedöms finns på sid Uppföljning sker genom skrivbordsrevision och/eller kontorsrevision. Produkt på avtal Här väljs en eller flera produkter på avtal ut och följs upp. I uppföljningen kontrolleras att rutinerna tillämpats på just dessa produkter. Bland annat efterfrågas information om var varan produceras, vilka risker som har identifierats i kedjan, hur leverantören utifrån riskbilden arbetat med uppföljning, och eventuell avvikelsehantering. Uppföljning sker genom skrivbordsrevision och/eller kontorsrevision. Produktion Här genomförs en fabriksrevision där produktion granskas. Syftet med revisionen är att utvärdera hur effektiva leverantörens processer och rutiner är för att säkerställa efterlevnad av de grundläggande villkoren i praktiken. Metod för uppföljning Vid avtalsuppföljning genomförs antingen en skrivbordsrevision, en kontorsrevision eller en fabriksrevision. Vid en skrivbordsrevision skickas en självskattningsenkät ut till leverantören, som får besvara ett antal frågor. Svaren bedöms sedan av landstinget/regionen eller av en anlitad revisor. Landstinget/regionen kan välja att komplettera en skrivbordsrevision med en kontorsrevision, där beställaren själv eller genom ombud besöker leverantörens kontor för att genom intervjuer och dokumentgranskning verifiera svaren i självskattningen. Vid en fabriksrevision besöks en produktionsanläggning i leveranskedjan för en produkt på avtal. Besök kan ske i leverantörens egen produktion eller hos en underleverantör. Vid en fabriksrevision kontrolleras efterlevnad av de grundläggande villkoren genom intervjuer, dokumentgranskning, rundtur i fabrik och sovsalar, m.m. Åtgärdsarbete Syftet med att ställa hållbarhetskrav är att skapa förbättringar för människor och miljö i leveranskedjan. När en uppföljning är genomförd börjar därför ett arbete där landstinget/regionen i dialog med leverantören skapar en åtgärdsplan i syfte att följa upp att eventuella avvikelser åtgärdas. Landstinget/ regionen ska godkänna tid- och åtgärdsplanen som tydligt ska beskriva hur avvikelser ska avhjälpas inom angiven tid. Leverantören har sedan ansvar att genomföra förbättringar i leveranskedjan eller i de egna rutinerna. Uppföljning samordning & metodik 7

8 HÅLLBAR UPPHANDLING Kontraktsvillkor Särskilda kontraktsvillkor hållbara leveranskedjor 1 De grundläggande villkoren Leverantören ska aktivt verka för att [varor/tjänster] som levereras enligt detta [ramavtal/kontrakt] ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med de grundläggande villkoren. Leverantörens ansvar omfattar att åtgärder vidtas för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från dessa villkor i hela leveranskedjan. De grundläggande villkoren är: - FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna; - ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182); - FN:s barnkonvention, artikel 32; - det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av [varan/tjänsten] framställs; - den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som gäller i landet där hela eller delar av [varan/tjänsten] framställs; - den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av [varan/tjänsten] framställs; samt - FN:s konvention mot korruption. De grundläggande villkoren förklaras närmare i beställarens uppförandekod för leverantörer. I de fall då internationella bestämmelser föreskriver ett starkare skydd för den enskilde än nationella lagar eller förordningar, ska leverantören sträva efter att efterleva principerna i de internationella bestämmelserna. 2 Policys och rutiner För att uppfylla åtagandet enligt 1 ska leverantören, för [varor/tjänster] som ingår i avtalet, senast vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes: 1. ha antagit en eller flera policys, som fastställts av högsta ledningen, som innefattar ett åtagande att respektera de grundläggande villkoren; 2. ha offentliggjort sitt åtagande att respektera de grundläggande villkoren och delgett åtagandet till verksamheter som leverantören har kontraktsförhållanden med; 3. ha utsett person(er) på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnad av de grundläggande villkoren; 4. ha en rutin för att regelbundet genomföra riskanalyser, dvs. identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för avvikelser från de grundläggande villkoren; 5. ha en rutin för att regelbundet följa upp efterlevnad av de grundläggande villkoren; och 6. ha en rutin för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa avvikelser från de grundläggande villkoren. De åtgärder som genomförs för att uppfylla skyldigheterna i punkterna 1 6 ska vara dokumenterade, tillämpas löpande, och gälla för den egna verksamheten och hela leveranskedjan. 3 Avtalsuppföljning Leverantören ska medverka till beställarens uppföljning av [ramavtalet/kontraktet] genom att: 8

9 a) på begäran av beställaren skriftligen rapportera hur leverantören uppfyller 1 2. Rapportering ska ske inom [sex (6) veckor eller annan tid som beställaren anger]. b) lämna beställaren, eller av beställaren anlitat ombud, tillträde till och insyn i sin verksamhet i sådan utsträckning som krävs för att kontrollera att leverantören lever upp till skyldigheterna enligt 1 2. Om produktionen sker hos underleverantör ska leverantören använda sitt inflytande för att ge tillträde till produktionsanläggningen. 4 Sanktioner I händelse av avtalsbrott har beställaren rätt att göra gällande en eller flera av följande påföljder mot leverantören: a) Kräva rättelse: Beställaren får genom skriftlig begäran kräva att leverantören inom [fyra (4) veckor eller annan tid som beställaren anger] har tagit fram en tid- och åtgärdsplan för att avhjälpa brott mot 1 2. Beställaren ska godkänna tid- och åtgärdsplanen som ska stå i proportion till avvikelsernas art och tydligt beskriva hur de avhjälps inom angiven tid. b) Vite: Om leverantören inte följer den framtagna tid- och åtgärdsplanen eller inte vidtar sådana åtgärder som krävs enligt a) har beställaren rätt att kräva att leverantören betalar ett vite om [xx kr eller % av kontraktsvärdet] per påbörjad vecka som avtalsbrottet varar. Beställaren har även rätt att från leverantören kräva motsvarande vite om leverantören inte fullgör sina skyldigheter enligt 3. c) [Vid ramavtal] Avropsstopp: Vid tillämpning av punkten a) får beställaren undanta leverantören från rätten att ta emot avropsförfrågningar enligt ramavtalet tills dess att beställaren godkänt att leverantören avhjälpt avtalsbrottet eller om det för parterna är uppenbart att avtalsbrottet har upphört. Under den tid som avropsstopp råder har beställaren rätt att göra avrop från annan ramavtalsleverantör eller, om sådan inte finns, upphandla [varan/tjänsten] från annan leverantör. d) Hävning: Beställaren har rätt att helt eller delvis häva [ramavtal/kontrakt] om leverantören inte vidtar rättelse enligt a). Beställaren har också rätt att häva [ramavtal/kontrakt] när vitet enligt punkten b) uppgått till [xx kr, % av kontraktsvärdet alt. löpt i X veckor]. 5 Särskild hävningsgrund Beställaren får med omedelbar verkan helt eller delvis häva [ramavtalet/kontraktet] om det framkommer att det i produktionen av [varorna eller utförandet av tjänsterna] har begåtts allvarliga överträdelser av de grundläggande villkoren med direkt koppling till avtalets tillämpningsområde. 9

10 HÅLLBAR UPPHANDLING Förklaringar kontraktsvillkor Aktivt verka för Med aktivt verkar för menas att leverantören ska ha policys och rutiner på plats som skapar interna förutsättningar för att förhindra och begränsa avvikelser från de grundläggande villkoren i den egna verksamheten och i leveranskedjan. Vilka rutiner leverantören minst ska ha på plats listas i 2 i kontraktsvillkoren. Företagens ansvar gäller för alla företag, oavsett storlek, bransch, i vilken miljö verksamheten bedrivs, ägarförhållande och struktur. På vilket sätt företagen fullgör detta ansvar kan ändå variera beroende på dessa faktorer och beroende på hur pass allvarlig företagets negativa påverkan på de grundläggande villkoren är (UNGP 14). Små och medelstora företag kan ha mer informella processer och strukturer än större företag, så deras respektive riktlinjer och processer kan till exempel skilja sig åt. Men även vissa små och medelstora företag kan ha en allvarlig negativ påverkan, vilket innebär ett ansvar att åtgärda detta. Hur pass allvarlig den negativa påverkan är kommer att bedömas utifrån dess allvarlighetsgrad, omfattning och om den går att rätta till. Ansvaret gäller emellertid fullt ut och på lika villkor för alla företag. Leverantörens ansvar omfattar att åtgärder vidtas för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från [de grundläggande] villkoren Leverantören ska aktivt verka för att [varor/tjänster] som levereras enligt detta [ramavtal/kontrakt] ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med de grundläggande villkoren. Vad ska rutinerna åstadkomma? Företag kan vara inblandade i en negativ påverkan på de grundläggande villkoren antingen genom sin egen verksamhet eller som ett resultat av sina affärsförbindelser. Rutinerna ska syfta till att identifiera och hantera risker i den egna verksamheten och i leveranskedjan som leverantören kan ha större eller mindre koppling till. Rutinerna ska med andra ord gälla hela leveranskedjan, oavsett antal mellanled. Vilka åtgärder leverantören vidtar för att minimera riskerna kommer däremot att skilja sig beroende på var i kedjan riskerna finns. Inflytande, köpkraft och relationer till underleverantörer kommer bland annat att påverka hur leverantören arbetar med sina risker. 10

11 Hur långt bak i leveranskedjan sträcker sig ansvaret? Riskerna styr ansvaret Sveriges landsting och regioner vill säkerställa att de varor och tjänster som köps in inte bidrar till negativ påverkan på människor eller miljö, oavsett var detta sker. En leverantör till landsting och regioner har därför ett ansvar för att säkerställa att de grundläggande villkoren efterlevs i hela leveranskedjan, med fokus på de verksamheter där allvarlig risk för kränkningar av dessa villkor föreligger. Leverantören bör därmed, utifrån sin riskanalys, kunna identifiera var de största riskerna finns och genom olika åtgärder minska riskerna i dessa led. Vilka åtgärder som är lämpliga att vidta kommer att variera. Det är inte alltid en självklarhet för leverantören att kunna identifiera och hantera risker långt bak i leveranskedjorna. I vissa fall är leveranskedjorna komplexa, i andra fall har leverantören inte möjlighet att inhämta information om underleverantörsled, och i vissa fall kan det vara svårt att spåra det exakta ursprunget av till exempel råmaterial. Vilka åtgärder som är lämpliga att vidta kommer i hög utsträckning att vara beroende av leverantörens inflytande över aktörer i olika led i leveranskedjan. Inflytandesfär Leverantören kommer att ha lättare att påverka verksamheter som den har formell eller de factokontroll över. De facto-kontroll avser situationer där leverantören har möjlighet att diktera beslut och aktiviteter hos en annan part, även om den inte har rättslig eller formell befogenhet att göra det. Förutom att vara ansvarig för sina egna beslut och aktiviteter kan leverantören, i vissa situationer, ha förmågan att inverka på beteendet hos organisationer/aktörer som den har relationer till. Sådana situationer kan anses falla inom leverantörens inflytandesfär. (ISO 26000) Om leverantören saknar inflytande kan det finnas sätt för den att öka det. Inflytandet kan till exempel ökas genom att erbjuda kunskapsuppbyggnad, genom att skapa incitament eller genom samarbete med andra aktörer. I de fall leverantören saknar inflytande innefattar ansvaret att respektera de grundläggande villkoren att leverantören vidtar lämpliga åtgärder för att öka det. i hela leveranskedjan, oavsett antal mellanled Lämpliga åtgärder FN:s vägledande principer skiljer på företags åtagande beroende på om det är orsakande, bidragande eller står i samband med en avvikelse. När en leverantör orsakar eller kan orsaka en negativ påverkan bör leverantören vidta åtgärder för att upphöra med eller förhindra denna. När en leverantör bidrar eller kan bidra till en negativ påverkan bör denna vidta åtgärder för att upphöra med eller förhindra detta och använda sitt inflytande till att begränsa ytterligare påverkan. Vanligast är att ett företag kan anses vara orsakande till avvikelser i de egna verksamheterna, och vara bidragande till avvikelser som sker i leveranskedjan. Om en leverantör inte har orsakat eller bidragit till en negativ påverkan, men trots det står i samband med verksamheten där avvikelsen upptäckts, är situationen mer invecklad. Vad som kan komma i fråga vid bedömning av lämplig åtgärd i sådana situationer är leverantörens inflytande över berörd verksamhet samt kränkningens allvarlighetsgrad. När leverantörens riskhanteringssystem granskas kommer hänsyn att tas till leverantörens inflytandesfär och att leverantörer kan vidta olika typer av åtgärder beroende på var i kedjan avvikelsen sker. 11

12 HÅLLBAR UPPHANDLING Förklaringar kontraktsvillkor forts. Avtalsuppföljning För att genomföra en uppföljning kan det krävas att beställaren får tillträde till- och insyn i olika typer av verksamheter i leveranskedjan. Detta kan gälla såväl den egna verksamheten som underleverantörers verksamhet. Om landstinget/regionen vill granska en av leverantörens egna verksamheter ska leverantören säkerställa fullt tillträde och full insyn till anläggningen. Sker produktion hos underleverantör ska leverantören göra sitt yttersta för att se till att landstinget/regionen får tillträde till- och insyn i anläggningens verksamhet och rutiner. Leverantören ska medverka till beställarens uppföljning av [ramavtalet/ kontraktet] genom att lämna beställaren, eller av beställaren anlitat ombud, tillträde till och insyn i sin verksamhet i sådan utsträckning som krävs för att kontrollera att leverantören lever upp till skyldigheterna enligt 1 2. Om produktionen sker hos underleverantör ska leverantören använda sitt inflytande för att ge tillträde till produktionsanläggningen Vad händer sen? Om det under en kontroll upptäcks brister i leverantörens rutiner skapar leverantören, i samverkan med landstinget/regionen och en eventuell revisor, en åtgärdsplan för att ta fram eller förbättra en rutin. Om en avvikelse upptäcks vid en fabriksrevision ska leverantörens rutin för avvikelsehantering tillämpas. Även i detta läge skapas en åtgärds- och tidplan. I de fall då en avvikelse inte hanteras i enlighet med den överenskomna tid- och åtgärdsplanen, så kan landstinget/regionen vidta sanktioner i enlighet med kontraktsvillkoren. 12

13 Sanktionsmöjligheter Avtalsbrott enligt 4 föreligger i de fall en leverantör inte aktivt verkar för efterlevnad av de grundläggande villkoren. Det innebär att om leverantören saknar någon av rutinerna som krävs enligt 2, om leverantören inte löpande och vid behov tillämpar dessa rutiner, eller om leverantören inte på ett tillfredsställande sätt avhjälper en avvikelse i produktionen, så föreligger avtalsbrott. Vid avtalsbrott kan sanktioner vidtas i omnämnd ordning. Med andra ord ska leverantören i första hand ges möjlighet till rättelse. Om leverantören inte rättar till en avvikelse, eller på annat vis inte åtgärdar avtalsbrottet, kan beställaren välja att utkräva vite eller begära avropsstopp till dess att avvikelsen är åtgärdad. Landstinget/regionen kan även välja att häva ett avtal om leverantören inte, efter tillsägning om rättelse, åtgärdar avvikelsen. Särskild hävningsgrund Om särskilt allvarliga överträdelser upptäcks i leveranskedjan för en produkt kan beställaren häva avtalet. En överträdelses allvarlighetsgrad kan skilja sig beroende på avvikelsens art, omfattning, eller möjlighet till återställning, det vill säga om avvikelsen orsakar permanent skada. Avvikelser med hög prioritet har ofta betydande och omedelbar effekt. Allvarliga överträdelser kan till exempel omfatta barnarbete, tvångsarbete, hälsooch säkerhetsfrågor med omedelbar risk för liv eller allvarlig skada eller miljöfrågor som kan resultera i allvarlig skada. Detta innebär dock inte att upptäckten av sådana avvikelser kräver omedelbar hävning, utan enskilda bedömningar kommer att göras i de lägen då detta anses lämpligt. Landsting och regioner bör i första hand sträva efter att begära rättelse vid avvikelser. I händelse av avtalsbrott har beställaren rätt att göra gällande en eller flera av följande påföljder mot leverantören Beställaren får med omedelbar verkan helt eller delvis häva [ramavtalet/kontraktet] om det framkommer att det i produktionen av [varorna eller utförandet av tjänsterna] har begåtts allvarliga överträdelser av de grundläggande villkoren med direkt koppling till avtalets tillämpningsområde 13

14 HÅLLBAR UPPHANDLING Vägledning rutinkrav Om vägledningen För att vara leverantör till svenska landsting och regioner förväntas det att leverantören tar sitt ansvar för att verka för hållbar produktion. Utifrån FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter har landsting och regioner därför tagit fram kontraktsvillkor som uppmanar till effektiv riskhantering i leveranskedjan. Att ställa krav på att leverantören ska ha interna rutiner på plats är också ett sätt att skapa goda förutsättningar för att genom samverkan verka för hållbar utveckling under avtalsperioden. I detta avsnitt följer en vägledning som närmre beskriver rutinkraven. För varje rutin anges: Syfte: Vad vill landstinget/regionen åstadkomma med det specifika kravet? Bedömningskriterier: vad ska rutinen innehålla för att den ska anses vara tillräcklig? Generell vägledning: Här ges generell vägledning kring policyn/rutinen. Den generella vägledningen går utöver bedömningskriterierna och ger olika exempel på hur företag kan arbeta. Leverantören behöver alltså inte arbeta i enlighet med den generella vägledningen, utan behöver endast uppfylla bedömningskriterierna. Uppföljning: Här anges vad upphandlande myndighet, själv eller genom ombud, kan komma att granska vid en uppföljning, för att säkerställa att leverantören uppfyller kravet. Läs mer! Här ges förslag på andra vägledningar som leverantören kan ta hjälp av. Bedömning Rutinerna ska vara proportionerliga i förhållande till de risker leverantören står inför i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Leverantörens rutiner ska uppfylla ett antal kriterier som specificeras i vägledningen nedan och kommer att bedömas enligt följande: Uppfyller krav: Rutinen uppfyller kriterierna Uppfyller ej krav efter avslutad granskning: Uppfyller ej krav efter att åtgärdsfasen avslutats: Rutinen uppfyller inte samtliga kriterier. Leverantören klassas som gul under åtgärdsfasen, det vill säga under den tiden avvikelser hanteras. Leverantören har efter åtgärdsfasen inte åtgärdat samtliga avvikelser. Landstinget/regionen kan vidta sanktioner. Leverantören måste kunna visa att rutinerna tillämpas löpande eller vid behov. Landstinget/regionen kontrollerar tillämpningen av rutinen genom att välja ut en produkt eller tjänst på avtal och titta på riskidentifieringen och riskhanteringen för denna produkt eller tjänst. Om en rutin finns på plats, men inte tillämpats på ett lämpligt sätt, hanteras detta i en separat åtgärdsplan. Bedömning sker enligt samma trafikljussystem som ovan. Information som kan efterfrågas vid en uppföljning av en produkt eller tjänst framgår av vägledningen nedan. De åtgärder som genomförs för att uppfylla skyldigheterna i punkterna 1 6 ska [ ] tillämpas löpande, och gälla för den egna verksamheten och hela leveranskedjan 14

15 1 Policyåtagande 1.0 Rutinkrav Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes: ha antagit en eller flera policys, som fastställts av högsta ledningen, som innefattar ett åtagande att respektera de grundläggande villkoren. 1.1 SYFTE Att förstå hur leverantören tolkar sitt ansvar att respektera de grundläggande villkoren, samt hur detta ansvar speglas i förväntningar på anställda, affärspartners samt andra intressenter som är direkt kopplade till den upphandlade produkten, tjänsten eller till leverantörens verksamhet i stort. 1.2 LEVERANTÖRENS POLICY SKA: 1. Minst omfatta de grundläggande villkoren 2. Vara godkänd på den högsta nivån i företaget, 3. Innehålla åtaganden gällande de egna aktiviteterna och uttrycka företagets förväntningar på affärspartners inklusive leverantörer, underleverantörer, agenter, distributörer och andra intressenter i hela leveranskedjan. 4. Delges anställda inom företaget 1.3 GENERELL VÄGLEDNING Policyåtagande avser en offentligt tillgänglig avsiktsförklaring av företagets ansvar, åtaganden och förväntningar avseende de grundläggande villkoren i den egna verksamheten, i leveranskedjan samt i övriga affärsrelationer. Företagens åtagande och förväntningar gällande de grundläggande villkoren kan uttryckas i en enda policy eller i flera fristående policys, men kan även integreras i något av företagets bredare styrdokument såsom i en uppförandekod. Policyn ska uppmana till ansvarsfullt affärsbeteende i den egna verksamheten och i leveranskedjan. En policy kan till exempel: - Uttrycka de grundläggande villkor som företaget åtar sig att respektera. Dessa kan grunda sig på företagets egna värderingar och/eller på kunders förväntningar och krav. Företaget bör även uttryckligen åta sig att leva upp till internationella standarder i förhållande till särskilda risker kopplade till den specifika branschen, - Uttrycka det ansvar företaget åtar sig kopplat till den egna verksamheten och leveranskedjan. I policyn uttrycks även förväntningar på affärspartners och intressenter, - Uttrycka ett åtagande att genomföra due diligence på företagets allvarligaste risker i leveranskedjan, - Uttrycka ett åtagande att samarbeta med- och involvera relevanta intressenter genom due diligenceprocessen, - Innehålla ett åtagande gällande hållbara inköpsmetoder, i syfte att minimera företagets negativa påverkan genom dess affärstransaktioner, - Uttrycka förväntningar på leverantörer gällande outsourcing (t.ex. hemarbete, rekryteringsagenter etc.) och användandet av underleverantörer, - Innehålla ett åtagande att adressera samtliga klagomål som riktas mot företaget eller dess leveranskedja. Policyn/policys bör utvecklas i samförstånd med intern och extern expertis och ska godkännas på den mest seniora nivån i företaget. Policyåtagandet bör sedan förankras hela vägen från högsta nivån till övriga medarbetare i företaget, som annars kan agera utan att vara medvetna om- eller utan att ta hänsyn till de grundläggande villkoren. Policyn/policys bör uppdateras allteftersom mer kunskap och information inhämtas kring risker och påverkan i leveranskedjan. Till exempel kan nya risker uppdagas efter att ett riskhanteringsarbete genomförts genom till exempel uppföljning eller kapacitetsbyggande. 15

16 1.4 UPPFÖLJNING Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt LÄS MER! UN Guiding Principles Reporting framework A1 UN Guiding Principle 16 OECD due diligence guidance: FN:s Deklaration om Mänskliga Rättigheter: Barns rättigheter i policies och uppförandekoder/ Children s rights in policies and codes of conduct: Developing a Policy Commitment and Embedding Respect for Human Rights: 16

17 2 Offentliggörande & vidareförmedling 2.0 RUTINKRAV Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes: Ha offentliggjort sitt åtagande att respektera de grundläggande villkoren och delgett åtagandet till verksamheter som leverantören har kontraktsförhållanden med 2.1 SYFTE Att säkerställa att leverantören offentliggör sitt åtagande och vidareförmedlar det till relevanta intressenter, vare sig det är till intressenter som själva förväntas införa ett motsvarande åtagande i sin verksamhet (t.ex. leverantörer och underleverantörer), eller om det är till intressenter som har intresse i dess implementering (t.ex. affärsförbindelser, investerare, konsumenter, intresseorganisationer), eller till de individer eller grupper som kan komma att påverkas negativt av leverantörens verksamhet. 2.2 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDE(N) OCH FÖRVÄNTNINGAR SKA: 1. Vara offentlig(a) och finnas tillgänglig(a) för intressenter 2. Vidareförmedlas till leverantörer, genom kontraktsvillkor, signerad uppförandekod eller motsvarande 3. Vidareförmedlas till leverantörer bortom första ledet 2.3 GENERELL VÄGLEDNING Denna rutin ska säkerställa att intressenter, leverantörer och underleverantörer i olika led i leveranskedjan görs medvetna om företagets åtagande att respektera de grundläggande villkoren samt att de uppmuntras att agera i enlighet med detta åtagande. Åtagandet bör offentliggöras, samt aktivt delges verksamheter som företaget har kontraktsförhållanden med. Andra aktörer som är direkt kopplade till för avtalet relevanta delar av företagets verksamhet, samt de personer/aktörer som riskerar att drabbas vid avvikelser mot de grundläggande villkoren bör också underrättas. Spridning kan ske genom relativt enkla metoder, såsom att lägga upp det på företagets hemsida och/eller intranät, införa kontraktsvillkor som kopplar an till åtagandet i avtal med leverantörer, eller föra dialog kring åtagandet/åtagandena internt och externt. Därtill kan företaget välja att jobba med utbildning och kapacitetsbyggnad i leveranskedjan i syfte att öka kunskap i olika led i leveranskedjan. Det kan vara bra att säkerställa att åtagandena förmedlas på för mottagaren relevanta språk. För att säkerställa en hållbar produktion är det viktigt att ansvaret inte stannar vid första ledet av leverantörer utan även omfattar underleverantörer till dessa. Ofta förekommer det mer problem gällande arbetsvillkor och miljöförhållanden i underleverantörsleden. Det är därför viktigt att försöka vidareförmedla ansvaret och ställa krav även i dessa led. Företag kan därför ställa krav på sina direkta leverantörer, och uppmuntra att dessa i sin tur vidareförmedlar de grundläggande villkoren i sina leveranskedjor. 2.4 UPPFÖLJNING Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt 2.2. Produkt: Landsting/regioner kan vid en uppföljning begära att få se att rutinen tillämpas på en utvald produkt på avtal genom att till exempel be om att få titta på avtal, påskriven uppförandekod, eller motsvarande mellan avtalsparten och dess leverantör(er) för den utvalda produkten. 2.5 LÄS MER! UN Guiding Principles Reporting Framework A1.3, A2.4, C1.1: UN Guiding Principle 16 OECD due diligence guidance: 17

18 3 Ansvarsfördelning 3.0 RUTINKRAV Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes: Ha utsett personer på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnad av de grundläggande villkoren 3.1 SYFTE Att säkerställa att leverantören utsett ansvariga på ledningsnivå som är ytterst ansvariga för att de grundläggande villkoren efterlevs i den egna verksamheten och i leveranskedjan. 3.2 LEVERANTÖREN SKA: Ha tilldelat ansvar till personer på ledningsnivå för implementering och efterlevnad av policyns samtliga ansvarsområden, med särskild hänsyn till: - Mänskliga rättigheter - Arbetares rättigheter - Miljöfrågor - Korruptionsfrågor Ange vad ansvaret innebär och omfattar. 3.3 GENERELL VÄGLEDNING En intern ansvarsfördelning är en förutsättning för att förhindra, begränsa och hantera eventuella avvikelser från de grundläggande villkoren. Den interna ansvarsfördelningen kan se olika ut beroende på organisationens storlek och struktur. Det är dock viktigt att företagets ledning är införstådda med de risker som kan kopplas till företagets verksamhet. Det är sålunda även viktigt att personer på ledningsnivå - med relevant kompetens, kunskap och erfarenhet - har utsetts som ytterst ansvariga för att tillse efterlevnad av de grundläggande villkoren. Dessa kan sedan delegera det dagliga ansvaret i organisationen. Förutom att förankra åtagandet i högsta ledningen och förlägga ansvaret på en senior nivå, kan företaget: - Se till att anställda minimerar risker i sitt dagliga arbete - Ge tillbörlig uppmärksamhet och stöd för due diligence av de grundläggande villkoren och fördela resurser i enlighet med detta - Se till att personal som arbetar med due diligence tilldelas den tid och kompetensutveckling som krävs för uppgiften 3.4 UPPFÖLJNING Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt Läs mer! UN Guiding Principles Reporting Framework A.2.1: OECD due diligence guidance: UN Guiding Principle 19 18

19 4 Riskanalys 4.0 RUTINKRAV Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes: Ha en rutin för att regelbundet genomföra riskanalyser, dvs. identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för avvikelser från de grundläggande villkoren 4.1 SYFTE Att säkerställa att leverantören löpande identifierar allvarliga risker för kränkningar av de grundläggande villkoren, samt strävar efter spårbarhet och transparens i leveranskedjan. 4.2 LEVERANTÖREN SKA: 1. Kartlägga sina leveranskedjor med särskild hänsyn till högriskverksamheter, 2. Identifiera allvarliga risker för kränkningar av mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljö och antikorruption i den egna verksamheten och i hela leveranskedjan, 3. Löpande inhämta information om nya risker i leveranskedjan 4.3 GENERELL VÄGLEDNING Kartläggning leveranskedja Att genomföra en riskanalys för potentiella avvikelser från de grundläggande villkoren är ett nödvändigt steg för att ringa in problematiska områden, prioritera och ge underlag för effektiva åtgärder. Spårbarhet är en förutsättning för att kunna göra en riskanalys, och det är därför viktigt att göra en så fullständig kartläggning som möjligt av leveranskedjan, det vill säga var all tillverkning av de varor/tjänster som levereras sker. I många fall har företag och organisationer främst insyn i det första tillverkningsledet, men det är viktigt att känna till så stor del av kedjan som möjligt för att kunna bemöta eventuella sociala och miljömässiga risker. Företag bör därför sträva efter att känna till eventuella underleverantörsled, samt var och hur insatsvaror och råvaror framställs. Som grund för due diligence arbetet och riskanalysen behöver företag samla och inhämta information om leveranskedjorna och om branschen. En riskanalys kan exempelvis omfatta en kartläggning av: - Produkter/tjänster som företaget tillverkar/utför och köper in (egna varumärken och externa) - Leverantörer och underleverantörer och i vilka länder dessa verksamheter finns - Verksamheter/aktiviteter kopplade till branschen i stort eller till specifika leveranskedjor där risk för avvikelser från de grundläggande villkoren är stor Identifiering av risker När företag analyserar risker bör de identifiera och bedöma allvarlig negativ påverkan på de grundläggande villkoren som de kan vara inblandade i antingen genom sin egen verksamhet eller som ett resultat av sina affärsförbindelser. Analys bör utgå från kända branschrisker och ta hänsyn till relevanta riskfaktorer för att bestämma sannolikheten för risker och dess allvarlighetsgrader. Risker kan identifieras utifrån: - Sektor/produkt: vissa risker är typiska för en sektor/produktgrupp. Dessa kan till exempel bero på att aktiviteterna i kedjan typiskt sett är enklare och arbetsintensiva yrken, att man agerar på korta ledtider, eller att produkten till exempel innehåller hälso- eller miljöfarliga ämnen. Det är viktigt att beakta kända risker i samtliga led i leveranskedjan. - Om företaget är verksamt i eller köper in varor/tjänster från så kallade högriskländer eller högriskregioner: Produktion i högriskländer eller högriskregioner ökar sannolikheten för att risker kan förekomma. Det är ofta faktorer såsom styrning, sociala förhållanden eller exempelvis kriminalitet, lagar och korruption som bidrar till ökad risk. Om förekomsten av migrantarbetare är hög i ett land så kan till exempel risken för låga löner, barnarbete, slavarbete och diskriminering öka. 19

20 - Affärsmodell: ett företags affärsmodell kan också öka riskerna i leveranskedjan. Om ett företag till exempel har många olika produktgrupper och om dessa byts ut ofta (t.ex. säsonger per år) kan detta ha negativ påverkan i leveranskedjan. Detta blir särskilt aktuellt för grossister och återförsäljare men kan även vara relevant för tillverkare. - Inköpsmodell: även inköpsmodellen kan bidra till ett företags påverkan och dess möjlighet att identifiera och hantera risker i leveranskedjan. Ett företag som till exempel har en väldigt bred leverantörsbas, ofta byter ut leverantörer, gör indirekta inköp (dvs. köper in via agenter), har korta beställningstider, eller handlar från många olika länder löper högre risk för påverkan. Det är viktigt att inte se riskanalysen som ett statiskt dokument. Nya risker kan uppkomma och det är därför viktigt att leverantören infört rutiner för att löpande inhämta ny information om leveranskedjan för att kontinuerligt uppdatera riskbilden. Prioritering av risker Företag bör i möjligaste mån arbeta med samtliga av sina risker, men det kanske inte alltid är möjligt att göra det samtidigt. Om det är nödvändigt att prioritera, bör företag utifrån den information som inhämtats fastställa vilka risker som är allvarligast i leveranskedjan på basis av sannolikhet för att en avvikelse inträffar och allvarlighetsgrad. Allvarlighetsgrad kommer delvis att bedömas i relation till övriga identifierade avvikelser. Enligt FN:s ramverk för företag och mänskliga rättigheter bedöms allvarlighetsgrad baserat på tre faktorer: - Scale : hur allvarlig avvikelsens karaktär är, - Scope : hur många människor som skulle komma att påverkas av avvikelsen, samt - Irremediable character : möjlighet att återställa och gottgöra för en skada Prioritering kan också ta hänsyn till särskilt utsatta grupper såsom ursprungsbefolkning, barn, kvinnor eller etniska grupper. Påverkan i hela leveranskedjan bör beaktas, från råmaterial till konsumtion, med fokus på de mest allvarliga riskerna. Denna process bör bygga på intern och/eller oberoende extern expertis och innefatta meningsfulla samråd med grupper och andra relevanta personer som kan komma att drabbas. Processen bör stå i relation till företagets storlek, verksamhetens karaktär och den miljö i vilken verksamheten bedrivs. 4.4 UPPFÖLJNING Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt 4.2. Produkt: Landsting/regioner kan vid en uppföljning begära att få se att rutinen tillämpas på en utvald produkt på avtal genom att till exempel fråga om: - Vilka risker leverantören identifierat i den utsedda produktens leveranskedja - Var verksamheterna där risk identifierats är belägna, - Varför en viss verksamhet eller aktivitet inte bedömts som högrisk samt begära in information om denna. Detta kan komma att bli aktuellt särskilt om leverantörens riskanalys skiljer sig väsentligt från landstingens/regionernas gällande den utsedda produkten eller tjänsten. I de fall då leverantören av olika skäl inte kunnat spåra en riskverksamhets läge ska leverantören: - Kunna redogöra för de åtgärder som vidtagits för att försöka inhämta informationen, - Kunna visa på ett pågående arbete som ska syfta till att öka spårbarheten - Kunna visa på ett riskhanteringsarbete (rutinkrav 5) som syftar till att adressera riskerna även om det exakta läget inte är känt. Vid risk för särskilt allvarliga avvikelser kan landstinget/regionen kräva att leverantören ska känna till det geografiska läget på vissa underleverantörsled. Detta kan bli aktuellt då landstinget/regionen anser att detta är väsentlig information för det interna riskanalysarbetet. 20

21 4.5 LÄS MER! UN Guiding Principles Reporting Framework B1, B2, B3, B4, C3 UN Guiding principles 17, 18, 21, 24. OECD due diligence guidance: Assessing Human rights Impacts: OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas: UN Global Compact, fighting corruption in the supply chain: World economic forum Good practice guidelines on conducting third party due diligence, partnering against corruption initiative: 21

22 5 Uppföljning 5.0 RUTINKRAV Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes: Ha en rutin för att regelbundet följa upp efterlevnad av de grundläggande villkoren 5.1 SYFTE Att säkerställa att leverantören som en del i sitt riskhanteringsarbete kontrollerar att de grundläggande villkoren efterlevs i leveranskedjan, samt att de åtgärder leverantören vidtar för att förebygga avvikelser har önskad effekt. 5.2 LEVERANTÖREN SKA: 1. Kontrollera att de grundläggande villkoren efterlevs i leveranskedjan, med särskild hänsyn till de identifierade riskerna (t.ex. genom interna & externa enkäter, granskningsprocesser, revisioner, anslutning till bransch- eller NGO-drivna initiativ, utbildningsprogram, klagomålsmekanismer). Rutinen förväntas innehålla åtgärder som ska vidtas även i de fall då leverantörer anser att de saknar inflytande för att få insyn i- och granska underleverantörsverksamheter. 2. Kunna redogöra för när och hur ofta leverantörer och underleverantörer följs upp, baserat på risk. 5.3 GENERELL VÄGLEDNING Uppföljning baserad på riskanalys Uppföljning är nödvändigt för att utreda huruvida företag på ett effektivt sätt har bemött och förebyggt den identifierade påverkan på de grundläggande villkoren och för att kunna arbeta mot ständiga förbättringar. Uppföljning bör ta utgångspunkt i riskanalysen och bör särskilt rikta in sig på att följa upp hur effektivt de bemöter påverkan i förhållande till personer som tillhör grupper eller befolkningar som är särskilt sårbara eller som löper en förhöjd risk att bli påverkade. Det kan i vissa fall vara svårt för företag att utvärdera underleverantörer i kedjan till exempel vid råmaterialen på grund av bristande insyn och inflytande. Detta fråntar inte företaget dess ansvar att hantera risker i olika led i kedjan. Företag bör istället sträva efter att upprätta mekanismer för att på lämpligt vis övervaka och hantera riskerna. Samverkan och gemensamma initiativ är ett sätt att åstadkomma detta och är idag allt vanligare för att adressera gemensamma utmaningar i leveranskedjor. Andra exempel är: Uppföljning i andra ledet Företag kan sakna inflytande hos underleverantörer som de inte har ett kontraktsförhållande med. I dessa lägen kan det vara svårt för företaget att samla in information från underleverantören, få tillgång till underleverantörens verksamhet, eller övertyga dem om att genomgå en fabriksrevision. Företag bör i detta läge be direkta leverantörer (1: a led) att bedöma sina leverantörer (2: a led) och dela resultaten nedströms. Leverantören kan stötta detta uppföljningsarbete genom samarbete i leveranskedjan. Företag kan även kräva från sina leverantörer att de säkerställer insyn i underleverantörsledet åt dem. Uppföljning bortom andra ledet Företag kan sakna insyn i underleverantörers verksamheter uppströms, bortom det andra ledet i kedjan. Företag förväntas då vidta andra åtgärder, såsom att till exempel gå med i branschsamarbeten eller andra samarbetsinitiativ, för att adressera allvarliga risker som identifierats i kedjan. Metod för uppföljning Uppföljning kan ske genom olika typer av aktiviteter, till exempel genom kapacitetsbyggande aktiviteter eller revision. Revision är en vanlig metod för uppföljning som kan ge leverantören resultat som är jämförelsebara över tid eller med land- och branschgenomsnitt. Granskningar gällande socialt ansvar kan ske på många sätt, allt från interna kontroller till revisioner från revisionsbolag. Det kan även vara kontroller som är genomförda inom ramen för någon gällande 22

23 standard, som till exempel SA8000, näringslivsdrivna initiativ (till exempel BSCI, EICC) eller NGO-drivna initiativ (till exempel Fair Trade och Fair Wear Foundation). Klagomålsmekanismer En annan viktig del av uppföljningsarbetet är möjligheten att rapportera överträdelser. En av grundstenarna i FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter handlar om att de som anser att deras rättigheter kränkts ska ha rätt att få detta prövat och åtgärdat. Det är för närvarande vanligt att större företag bygger upp egna klagomålsmöjligheter där anställda eller andra intressenter ska kunna uppmärksamma företaget på om kränkningar av de grundläggande villkoren skett. Dessa är dock inte alltid så välfungerande eftersom de ofta använder telefonnummer eller e-postadresser långt från tillverkningslandet. Ofta kan det fungera bättre om man bygger upp sådana instanser i samarbete med lokala organisationer som har en kanal till anställda/lokalbefolkning. Detta är också ett område där det är lämpligt att samverka med andra företag eller aktörer. 5.4 UPPFÖLJNING Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt 5.2 Produkt: Landsting/regioner kan vid en uppföljning begära att få se att rutinen tillämpas på en utvald produkt på avtal genom att till exempel fråga om: - Vilka uppföljningar som gjorts i leveranskedjan för den utsedda produkten under de senaste åren (uppföljningsprotokoll, revisionsrapporter eller liknande kan granskas). - Var i kedjan uppföljningen gjorts, med särskild hänsyn till var i kedjan allvarliga risker identifierats - När/om kommande uppföljningar i kedjan planeras Om leverantören saknar tillräckligt inflytande i kedjan för att få insyn i underleverantörsverksamheter, ska leverantören kunna visa på andra åtgärder som vidtagits för att minimera risker. Samarbeten och branschinitiativ är exempel på sådana åtgärder. Vid risk för särskilt allvarliga avvikelser kan landstinget/regionen kräva att leverantören ska ha ett aktivt riskhanteringsarbete i vissa underleverantörsled. 5.5 LÄS MER! UN Guiding Principles Reporting Framework C5 UN Guiding Principle 20 & 21 OECD due diligence guidance:

24 6 Avvikelsehantering 6.0 RUTINKRAV Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes: Ha en rutin för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa avvikelser från de grundläggande villkoren 6.1 SYFTE Att säkerställa att leverantören har processer på plats för att omedelbart kunna hantera eventuella avvikelser från de grundläggande villkoren som leverantörens verksamhet orsakat eller bidragit till, samt om lämpligt medverka till att gottgöra de personer som drabbats negativt av avvikelsen. 6.2 LEVERANTÖREN SKA: 1. Hantera eventuella avvikelser från de grundläggande villkoren när de uppstår. Avvikelsehanteringen ska stå i proportion till avvikelsens art och allvarlighetsgrad, 2. Förebygga att avvikelser återupprepas 6.3 GENERELL VÄGLEDNING Rutin för avvikelsehantering Även om företag har riktlinjer och förfaranden kan den ha en negativ påverkan som den inte förutsåg eller kunnat förhindra. När företag har haft en negativ påverkan ska de förhindra, begränsa och om lämpligt gottgöra kränkningen, oavsett var i leveranskedjan detta sker. En rutin för avvikelsehantering bör skilja sig beroende på avvikelsens allvarlighetsgrad och bör omfatta typ av åtgärd, ansvarig person, tidsplan etcetera. Lämpliga åtgärder Möjligheten att påverka avvikelsen beror på om företaget är orsakande till en händelse, är bidragande till den genom exempelvis en affärsförbindelse, eller står i samband till händelsen. Att avgöra företagets koppling till en påverkan kan vara en svår uppgift, men är en viktig del i due diligence processen för att fastställa förväntningar på åtgärder. Vanligast är att ett företag kan anses vara orsakande till avvikelser i de egna verksamheterna, och vara bidragande till avvikelser som sker i leveranskedjan. För att ett företag ska anses vara orsakande ska det finnas ett tydligt orsakssamband mellan verksamheten, produkterna eller tjänsterna och avvikelsen. Ett företag är bidragande när det till exempel uppmuntrar en annan aktör att ha en negativ påverkan. Företag kan i vissa fall endast anses stå i samband till avvikelser som sker i leveranskedjan. Om företaget står i samband med en avvikelse, men inte kan anses vara orsakande eller bidragande, kräver ansvaret att respektera de grundläggande villkoren inte att företaget på egen hand måste åtgärda avvikelsen, men de kan ta på sig en roll i detta. Företag har ett ansvar att åtgärda eller gottgöra för avvikelser, oavsett om det är orsakande, bidragande eller står i samband med den. Åtgärderna som vidtas kan däremot skilja sig mellan de olika scenariona. Åtgärdsplan Ett företag bör omedelbart upphöra med alla aktiviteter om orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjan. Företag bör dessutom återställa eller gottgöra för det inträffade. Praxis är att upprätta en åtgärdsplan (CAP: Corrective Action Plan) i syfte att åtgärda en inträffad avvikelse och förebygga uppkomsten av nya. Planen bör fastställa vilka aktiviteter som ska vidtas och bör innehålla en tydlig tidsplan. Åtgärderna bör stå i relation till avvikelsens allvarlighetsgrad. Kortsiktiga åtgärder kan innefatta att omgående upphöra med aktiviteter som har negativ påverkan och vidta akuta åtgärder. Till exempel, om det råder fara för arbetares liv eller hälsa ska de avlägsnas från faran. Om allvarlig skada på miljön upptäcks ska aktiviteter upphöra till dess att skadan kan åtgärdas. Aktiviteter ska inte återupptas förrän det är säkerställt att detta kan ske utan ytterligare skada. På lång sikt bör företaget söka lösningar för att förebygga att avvikelsen återupprepas. För att förebygga att avvikelser återuppstår bör företag genomföra grundorsaksanalyser, för att ta reda på varför en avvikelse uppstått, samt i enlighet med dessa analyser vidta mer långsiktiga åtgärder. Denna typ av åtgärder kan till exempel leda till att företaget upprättar klagomålsfunktioner för anställda och andra intressenter, erbjuder utbildning till fabriksledningar i leveranskedjan om hur de på egen hand kan 24

25 förebygga risker, eller säkerställer att anställda är medvetna om sina rättigheter. Företag kan till exempel också se över sina inköpsmetoder då till exempel korta ledtider kan orsaka mycket övertid i produktionen. En åtgärdsplan kan lämpligen delas in i reaktiva och proaktiva åtgärder och kan till exempel innehålla: - Omedelbara och akuta åtgärder (reaktiv åtgärd) - Plan för gottgörelse för att kompensera eller gottgöra för en negativ påverkan (reaktiv åtgärd) - Uppgradering av policys (proaktiv åtgärd) - Träning & utbildning (proaktiv åtgärd) - Ombyggnad/anläggningsuppgraderingar (proaktiv åtgärd) - Uppgradering och stärkande av ledningssystem (proaktiv åtgärd) - Genomlysning av affärs- och inköpsmodell (proaktiv åtgärd) - Upprättande/uppdatering av klagomålsmekanismer (proaktiv åtgärd) Åtgärdsplanen bör dessutom innehålla tydliga tidsramar för implementering, ansvariga personer för att genomföra åtgärd, samt hur detta ska rapporteras till eventuella kunder och intressenter. Hävning av avtal med underleverantörer När företag upptäcker avvikelser i leveranskedjan ska de i första hand söka att åtgärda avvikelsen i samarbete med leverantörer och underleverantörer. Att säga upp avtal med leverantörer eller att kräva att leverantörer säger upp avtal med underleverantörer gynnar sällan de som påverkats av den negativa påverkan, då inflytandet minskar utan kontraktsförhållande. Ansvarsfullt brytande av kontrakt kan dock i vissa fall vara nödvändigt, till exempel då företag upprepade gånger har försökt åtgärda, förebygga eller begränsa en negativ påverkan men inte fått gensvar från leverantören/underleverantören. Till exempel kan detta gälla när leverantörer/underleverantörer inte agerar i enlighet med åtgärdsplanen och de överenskomna tidsramarna. 6.4 UPPFÖLJNING Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt 6.2 Produkt: Landsting/regioner kan vid en uppföljning begära att få se att rutinen tillämpas på en utvald produkt på avtal genom att till exempel fråga om: - Vilka avvikelser som tidigare upptäckts i leveranskedjan för utvald produkt - Hur leverantören har hanterat avvikelser (åtgärdsplan) och att åtgärderna idag är åtgärdade/gottgjorda - Hur leverantören idag arbetar för att förebygga att inträffade avvikelser återupprepas. 6.5 Läs mer! Stöd för lämpliga åtgärder vid olika typer av avvikelser: Handledning för åtgärder och rapportering vid avvikelser från uppförandekod för leverantörer: _handledning_ski_2012.pdf Fair Action: Metoder för ökat inflytande för anställda i Kina: UN Guiding Principles Reporting Framework C6: UN Guiding Principles Reporting Framework C6 UN Guiding Principle 22 25

26 Bilaga 1 Sveriges regioner och landstings uppförandekod för leverantörer Senast ändrad: Sveriges regioner och landsting ansvarar för att alla invånare har tillgång till en god och väl fungerande hälso- och sjukvård, tandvård och kollektivtrafik. Det är viktigt för oss att bedriva vår verksamhet så att den främjar en hållbar utveckling. I enlighet med det vill vi verka för att de varor och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Vi förväntar oss att leverantören respekterar uppförandekoden och att de gör sitt yttersta för att uppnå kraven inom den egna organisationen och i leverantörskedjan. Detta bör ske genom dialog, transparens och ett öppet samarbete mellan Sveriges regioner och landsting och leverantören, vilket gynnar båda parter. Varor och tjänster som levereras till Sveriges regioner och landsting ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet FN:s konvention mot korruption FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) Leverantören ska stödja och respektera mänskliga rättigheter Leverantörer har ett ansvar för att respektera och främja de mänskliga rättigheterna både inom den egna verksamheten och i leverantörskedjan. Leverantören ska försäkra sig om att den inte medverkar, direkt eller indirekt, till kränkningar av mänskliga rättigheter. Detta inkluderar även då leverantören underlåter att ställa frågor om kränkningar av de mänskliga rättigheterna eller drar nytta av kränkningar som begås av någon annan. Leverantören ska ha rutiner för att utvärdera risken för att de genom sin verksamhet medverkar till kränkningar av de mänskliga rättigheterna. Internationella Arbetsorganisationens (ILO) åtta kärnkonventioner om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet och FN:s barnkonvention Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182, FN:s barnkonvention artikel 32) Med barnarbete avses all ekonomisk aktivitet som utförs av en person i skolpliktig ålder eller yngre. Ingen arbetstagare får 26

27 vara under 15 år (eller 14 år om den nationella lagstiftningen tillåter detta), eller yngre än minimiåldern för arbete, om denna ålder överstiger 15 år. Ungdomar mellan 15 och 18 år får arbeta med icke-farliga arbetsmoment, under förutsättning att de uppnått legal ålder för att arbeta samt har fullgjort nationell skolplikt. Om barnarbete upptäcks ska leverantören agera utifrån barnets bästa samt hitta lämpliga lösningar i samråd med barnet och barnets familj. Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105) Med tvångsarbete avses arbete eller tjänster som utförs genom hot om straff eller liknande och som inte utförs på frivillig basis. Tvångsarbete, inklusive slavarbete, kontraktsarbete eller ofrivilligt fängelsearbete ska inte förekomma. Allt arbete ska vara frivilligt, och arbetstagaren ska ha rätt att sluta sitt arbete efter en rimlig uppsägningstid. Ingen förekomst av diskriminering och trakasserier (ILO 100 och 111) Med diskriminering avses åtskillnad av arbetstagare som inte grundar sig på meriter eller kvaliteter, utan innebär särbehandling på osakliga grunder. Leverantören ska verka för mångfald och lika möjligheter i verksamheten. Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, civilstånd, graviditet, religion, socialt eller etniskt ursprung, nationalitet, funktionsnedsättning, politiska åsikter, fackligt engagemang eller sexuell orientering får inte förekomma. Med trakasserier avses när arbetstagare utsätts för hård eller omänsklig behandling, däribland sexuella trakasserier eller någon form av psykisk eller fysisk bestraffning. Det får inte förekomma trakasserier i verksamheten. Föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98) Med föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar avses formaliserade och/eller icke formaliserade samarbeten för att främja och försvara egna intressen i arbetslivet och i förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Leverantören förväntas erkänna och respektera arbetstagares (och arbetsgivarens) rätt att organisera sig, ansluta sig till organisationer de själv önskar delta i, samt rätten att förhandla kollektivt. I länder där föreningsfriheten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. Lagstiftning Leverantören måste minst uppfylla lokala lagar och föreskrifter i de länder där de bedriver sin verksamhet. Löner och arbetstider Lön ska betalas direkt till arbetstagaren på överenskommen tid och till fullo. Leverantören ska verka för att levnadslöner betalas till de anställda, och får i inget fall betala mindre än den nationellt/lokalt lagstadgade minimilönen. Övertidsersättning ska betalas ut och tydligt specificeras i lönebeskedet. Arbetstagarna ska ha minst en vilodag i veckan. Veckoarbetstiden får inte överstiga de lagliga gränserna eller 60 timmar i veckan, inklusive övertid. Ledighet, inklusive semester, helgdagar, sjukledighet och föräldraledighet ska ersättas i enlighet med nationell lagstiftning. Arbetsmiljön ska vara säker och hygienisk (ILO 155 och 170) Med säker och hygienisk arbetsmiljö avses att arbetstagaren skall, då den befinner sig på en plats som arbetsgivaren har direkt eller indirekt kontroll över, garanteras att vara fri från eller skyddas mot förhållanden som kan utgöra en fara för arbetstagarens fysiska och/eller psykiska hälsa. Arbetstagaren som arbetar i leverantörens verksamhet ska erbjudas en säker och hälsosam arbetsmiljö där förebyggande åtgärder, som minimerar skador och hälsorisker ska vidtas. 27

28 Anställda ska få utbildning om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra, inklusive brandsäkerhet, farliga arbetsmoment och första hjälpen. Arbetsgivaren ska, så långt det är möjligt, tillhandahålla relevant skyddsutrustning och se till att information om hälsa och säkerhet finns lättillgänglig på arbetsplatsen. Nödutgångar ska vara tydligt markerade och upplysta och får inte vara blockerade. Utrymningsövningar och testning av brandlarm ska genomföras regelbundet. Miljö Leverantörer ska bedriva sin verksamhet med hänsyn till miljön och följa lokal och nationell miljölagstiftning. Genom att ha rutiner för att identifiera, mäta och följa upp sin miljöpåverkan ska leverantören arbeta med att ständigt förbättra sin miljöprestanda och minimera resursförbrukning och utsläpp. Leverantören ska sträva mot ett livscykelperspektiv avseende miljöpåverkan från produkter och tjänster, och ska ställa miljökrav på underleverantörer. FN:s konvention mot korruption Leverantören ska inte direkt eller indirekt erbjuda eller ge otillbörlig betalning eller annan ersättning till någon person eller organisation i syfte att erhålla, behålla eller styra affärer eller få annan otillbörlig fördel inom ramen för sin verksamhet. Leverantören ska inte direkt eller indirekt begära eller acceptera någon form av otillbörlig betalning eller annan ersättning från tredje part som kan påverka objektiviteten vid affärsbeslut. Efterlevnad Öppenhet i leverantörskedjan krävs för att kunna garantera att uppförandekoden efterlevs. För att kunna följa upp detta kommer Sveriges regioner och landsting att göra särskild avtalsuppföljning vad gäller Uppförandekod för leverantörer, begära in dokumentation, utföra revisioner på plats, granska och godkänna åtgärdsplaner och kontrollera implementeringen av dessa. Leverantörer uppmanas att vidta lämpliga åtgärder för att innehållet i denna uppförandekod implementeras i den egna verksamheten liksom i leverantörskedjan. Uppdatering Denna uppförandekod kommer att uppdateras om och när det är relevant. För mer information om Sveriges landstings och regioners åtaganden se vår hemsida Rapportera Överträdelser Brott mot uppförandekoden kan rapporteras på något av följande sätt. Mail: coc.lsf@sll.se Post: Compliance Avdelningen Upphandling Fleminggatan 20, 2 tr. Box Stockholm Kontakt Mail: coc.lsf@sll.se 28

29 Nationella Kansliet Hållbar Upphandling Pauline Göthberg Nationell Samordnare Karin Lonaeus Hållbarhetsstrateg

30 Nationella Kansliet Hållbar Upphandling 30