För upphandlare: vägledning och bedömning vid avtalsuppföljning av socialt ansvarsfull produktion

Transkript

1 Bilaga: och bedömning socialt ansvarsfull produktion 1 [19] För upphandlare: vägledning och bedömning vid avtalsuppföljning av socialt ansvarsfull produktion 1. Känner ni till leverantörskedjan för varor/tjänster som levereras enligt avtalet och har ni bedömt riskerna för var det kan förekomma problem med att uppfylla de sociala och miljömässiga kraven? (Ja/Nej. Om ja, vänligen beskriv leverantörskedjan.) Här förväntas leverantören ge en så fullständig beskrivning som möjligt av sin leverantörskedja, det vill säga var all tillverkning av de varor som levereras inom avtalet sker. För tjänsteleverantörer gäller dels att de ska beskriva var de varor som är en del av leveransen produceras, dels att de ska beskriva var tjänsterna har utförts. De flesta leverantörer har mest insyn i det första (närmaste) tillverkningsledet, vilket man bör ha förståelse för. Men ju mer leverantören känner till om framställningen, ju större möjligheter har de att bemöta eventuella sociala och miljömässiga risker. Det är därför positivt om leverantören känner till eventuella underleverantörsled, samt var och hur insatsvaror och råvaror framställs. Det är också trovärdigt om leverantören erkänner de bitar av leverantörskedjan som de ännu inte känner till, samt gärna visar att de ämnar ta reda på mer. Det kan vara svårt att bedöma huruvida leverantören verkligen redogjort för hela produktionskedjan eller inte, om man inte är insatt i den specifika industrin. Om leverantören detaljerat kan redogöra för hela tillverkningen, inklusive underleverantörer i ett par led och deras lokalisering, är det dock rimligt att anta att leverantören har god information om sin leverantörskedja. Om ni fortfarande är osäkra kan ni även ta hjälp av branschorganisation eller dylikt för att få reda på basfakta om den specifika industrin. Här ska leverantören även beskriva vilka risker för avvikelser gentemot de sociala och miljömässiga kraven som de känner till i de olika leden och vilka rutiner de har för att bedöma risker. Leverantören ska visa att de har analyserat riskerna när det gäller hela leverantörskedjan, gärna inklusive insatsvaror och råmaterial för de produkter som levereras i aktuellt kontrakt. Det kan inte förväntas att de känner till alla risker, men att de redogör för hur långt de tagit reda på hittills och vilka rutiner de har på plats. En riskanalys kan exempelvis omfatta en kartläggning av underleverantörer; antal underleverantörer, underleverantörer i så kallade högriskländer eller där underleverantörer ofta byts ut. Vi är även intresserade av om leverantören har analyserat riskerna när det gäller insatsvaror och råmaterial i de produkter som levereras i aktuellt kontrakt. Vi förväntar oss inte att leverantören känner till allt, utan vill veta att de har en riskbild klar för sig och vad de har tagit reda på hittills. En seriös riskbedömning tar även hänsyn till olika problem i olika länder och branscher. Sker till exempel tillverkningen i låglöneländer har man exempelvis

2 2 [19] uppmärksammat minimilönerna och brister i arbetsmiljön. Sker tillverkningen i Kina har man uppmärksammat landets brist på fria fackföreningar med kränkningen av ILO:s konvention 98 som följd. Gäller det tillverkning av textilier eller livsmedel kan frågan om barnarbete vara aktuell. Det är meriterande om leverantören även beskriver vilken metod de använder för att bedöma riskerna i leverantörskedjan, och ännu bättre om det inbegriper att ha rutiner för att hämta in information från lokala experter/organisationer. Förmågan att kunna redogöra för reella risker tyder på att leverantören arbetar seriöst. Kan det utläsas att leverantören har tagit del av lokal lagstiftning stärker det bilden av att de har hanterar riskerna på ett ansvarsfullt sätt. Riskanalysen ska vara pågående eftersom riskerna för negativ påverkan på mänskliga rättigheter förändras över tiden i och med att leverantörens verksamhet utvecklas. GRÖNT ges om: Leverantören markerat Ja, samt i beskrivningen: kan redovisa länder (och i vissa fall regioner/orter) för en i princip obruten leverantörskedja, det vill säga tillverkningen i flera led inklusive något om råmaterial och insatsvaror. kan beskriva stora delar av leverantörskedjan detaljerat och trovärdigt, men erkänner att man ännu inte känner till alla underleverantörsled, (men planerar att ta reda på det). GULT ges om: Leverantören markerat Ja, men inte ger någon beskrivning som bestyrker detta. Leverantören markerat delvis, men ger begränsad information eller om redovisningen på annat sätt verkar ofullständig (brist på detaljer, stora luckor i tillverkningskedjan eller dylikt). RÖTT ges om: Leverantören markerat nej. Om leverantören inte kan redovisa någonting om var produktionen äger rum. 2. Ställer ni sociala/miljömässiga krav på era leverantörer som motsvarar villkoren i detta avtal? (Ja/Nej. Om ja, beskriv vad som eventuellt skiljer sig åt.)

3 3 [19] Under denna fråga ska leverantören redogöra för om deras uppförandekod/policy/avtalstext överensstämmer med de sociala/miljömässiga kraven som framgår av avtalet. Saknas någon del måste leverantören utveckla varför så är fallet samt ange när de planerar att åtgärda denna skillnad. Helst ska de sociala/miljömässiga kraven som era avtalsleverantörer använder sig av finnas i ett formellt antaget dokument som är förankrat i högsta ledningen i form av en officiell uppförandekod eller policy. Dokumentet bör även vara publikt tillgängligt. Om leverantören ännu inte antagit en sådan policy är ett alternativ att de har en avtalstext som innehåller samtliga delar i kravställan. Leverantörens uppförandekod/policy/avtalstext bör omfatta grundläggande och internationellt erkända konventioner, det vill säga: FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, FN:s vägledande principer för mänskliga rättigheter och leverantör, ILO:s åtta kärnkonventioner,fn:s barnkonvention, FN:s deklaration mot korruption och tillverkningslandets arbetsmiljö- och arbetsrättslagstiftning samt nationell lagstiftning kring yttre miljöhänsyn. GRÖNT ges om: Leverantören ställer krav exakt motsvarande era till sina leverantörer, samt bifogar eller länkar en uppförandekod eller dylikt, som underbygger detta. Leverantören uppger att de lägger med kraven i uppförandekoden i avtal med sina leverantörer. Exempel på en trovärdig uppförandekod eller dylikt kan vara att den innehåller: Referenser anges till samtliga ovan internationella konventioner. Att innehållet har antagits av styrelse och behandlats av ledningen. Att kraven relaterar till den specifika produkt som leverantören levererar. Leverantören kan även få grönt om den har samtliga krav med i en avtalstext till sina leverantörer. GULT ges om: Leverantören svarar ja och ställer krav, men att dessa inte omfattar alla våra krav. Leverantören ställer krav, men har en bristande uppförandekod eller policy. Exempel på bristande uppförandekod eller dylikt kan vara att:

4 4 [19] Policyn saknar referenser till samtliga av oss nämnda internationella konventioner, Ingenting tyder på att policyn är förankrad och integrerad i varken ledningen, styrelsen eller verksamheten. Kraven är mycket allmänt hållna. Svarar Ja, men inte redovisar att det ställer några sociala/miljömässiga krav på sina leverantörer. RÖTT ges om: Leverantören svarar Nej Svarar ja men inte kan redovisa att det ställer några sociala/miljömässiga krav på sina leverantörer. 3. Kräver ni att era leverantörer för gällande avtal ställer motsvarande krav på sina eventuella underleverantörer? (Ja/Nej. Om ja, beskriv hur). Här vill vi veta att leverantörsansvaret inte stannar vid första ledet av leverantörer utan omfattar även underleverantörer eftersom att det är vanligt att det förekommer mer problem gällande arbetsvillkor och miljöförhållanden i underleverantörsleden. Vi har förståelse för om leverantören inte alltid har full kontroll på hela leverantörskedjan, men vill gärna se att denne sökt förmå sina underleverantörer kring samma krav. GRÖNT ges om: Leverantören svarar Ja och kan beskriva att de inkluderar kraven i sina kontrakt med underleverantörer. GULT ges om: Leverantören svarar Ja, men inte ger någon beskrivning eller en beskrivning som inte är trovärdig. Leverantören svarar Ja, men endast delvis kräver att samma krav gäller underleverantörer, eller är mindre trovärdig. RÖTT ges om: Leverantören svarar nej och inte kräver att samma krav gäller underleverantörer.

5 5 [19] Leverantören svarar ja men uppenbart inte kräver att samma krav gäller underleverantörer. 4. Känner ni till och minimerar ni risker för kränkningar av de mänskliga rättigheterna vid framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal? (Ja/Nej. Om ja, beskriv hur). FN: s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna och FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter: Här vill vi kunna se att leverantören har påbörjat arbetet med att identifiera och minimera de eventuella risker som finns för kränkningar av de mänskliga rättigheterna i leverantörskedjan. FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna består dels av de medborgerliga och politiska rättigheterna, dels av de ekonomiska, sociala och kulturella rättigheterna. Kränkningar mot de mänskliga rättigheterna kan därför vara allt från att en tillverkare i leverantörskedjan betalar så låga löner så de anställda inte kan täcka basbehov som mat och husrum, eller att en leverantör av telekom tjänster har förlagt delar av sin leverantörskedja till en diktatur som innebär att företaget lämnar ut känslig information om politiska motståndare. Leverantören förväntas här fördjupa de delar av den riskanalys som de redogjort för i fråga 1, som gäller mänskliga rättigheter. Riskanalysen ska vara pågående eftersom riskerna för negativ påverkan på mänskliga rättigheter förändras över tiden i och med att leverantörens verksamhet utvecklas. Om leverantören svarar Ja och kan beskriva ett antal identifierade risker för kränkningar av mänskliga rättigheter i dess leverantörskedja, samt beskriva vilka åtgärder man vidtagit för att försöka minimera dessa risker. Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av detta arbete är knapphändigt, ofullständigt, irrelevant eller av annan anledning inte trovärdigt. Om leverantören svarar Nej, men utan beskrivning. 5. Tillser ni att det inte förekommer barnarbete vid framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal? FN:s barnkonvention och ILO-konvention 138: (Ja/Nej. Om ja, beskriv hur).

6 6 [19] FN:s barnkonvention artikel 21 och ILO-konvention 138. Här vill vi veta hur leverantören arbetar för att säkerställa att det inte förekommer barnarbete (upp till 15 år) och att de följer reglerna för under vilka villkor unga arbetare (mellan år) ska arbeta, i framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal. Leverantören ska ange hur de tagit reda på om det finns risk att barnarbete förekommer (de får gärna hänvisa till riskanalysen i fråga 1), hur de minimerar den risken (till exempel genom utbildningar, revisioner, klagomålssystem) och hur de hanterar barnarbete om det upptäcks i framställningen av varor och tjänster som levereras enligt detta avtal (till exempel genom att ha en policy för avvikelser eller erfarenhet från tidigare fall). Att avvikelser förekommit kan accepteras så länge leverantören kan visa att man hanterat dessa på korrekt sätt och arbetar aktivt för att förebygga liknande händelser i framtiden. Det kan generellt bedömas som mer trovärdigt att leverantören kan redogöra för identifierade problem samt visa på åtgärder, än att de menar att inga problem förekommer, åtminstone om deras leverantörskedja inbegriper framställning i riskländer/låglöneländer. Om leverantören svarar Ja och kan beskriva detaljerat och trovärdigt hur de försöker se till att det inte förekommer barnarbete och att regler för unga arbetare följs. Beskrivningen ska vara tillräckligt detaljerad för att få en klar uppfattning om att leverantören känner till vilka risker för barnarbete som finns och att de vidtagit lämpliga åtgärder för att göra något åt dessa (kan vara i form av policies, utbildningar, dialog med leverantörer med mera). Beskrivningen kan gärna innehålla något om hur eventuella avvikelser i leverantörskedjan åtgärdats som tyder på att man ser till barnets bästa i första hand, och till exempel bidragit till att barnet kunnat återgå till skola istället. Observera att det är trovärdigt om leverantören identifierat delar av leverantörskedjan där det kan finnas risk för barnarbete (till exempel gruvbrytning eller bomullsodling), men som de ännu inte kunnat nå på grund av att det är långt ifrån deras kontraktspartners. Om leverantören dessutom har någon plan för hur man kan påverka även denna del i kedjan framöver är detta meriterande. Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av hur man ser till att det inte förekommer barnarbete hos leverantörerna är knapphändig, ofullständig, irrelevant eller av annan anledning inte trovärdig. Om leverantören svarar Nej, men inte ger någon beskrivning.

7 7 [19] 6. Tillser ni att det inte förekommer tvångsarbete vid framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal? (ILO 29 och 105). (Ja/Nej Om ja beskriv hur). Internationella Arbetsorganisationens (ILO) konventioner 29 och 105. Här vill vi veta hur leverantören arbetar för att säkerställa att det inte förekommer tvångsarbete i framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal. Leverantören ska ange hur de tagit reda på om det finns risk att tvångsarbete förekommer (de får gärna hänvisa till riskanalysen i svaret på fråga 1), hur de minimerar den risken (till exempel genom utbildningar, revisioner, klagomålssystem) och hur de hanterar tvångsarbete om det upptäcks i framställningen av varor och tjänster som levereras enligt detta avtal (till exempel genom policy för avvikelser eller erfarenhet från tidigare fall). Att avvikelser förekommit kan accepteras så länge leverantören kan visa att man hanterat dessa på korrekt sätt och arbetar aktivt för att förebygga liknande händelser i framtiden. Det kan generellt bedömas som mer trovärdigt att leverantören kan redogöra för identifierade problem samt visa på åtgärder, än att de menar att inga problem förekommer (givet att deras leverantörskedja inbegriper framställning i högriskländer/låglöneländer). En relativt vanlig form av tvångsarbete (i vissa länder) är att migrantarbetare fråntas sina identitetshandlingar och/eller sätts i skuld via agenter som tagit ut avgifter för att de ska få sin anställning; detta i kombination kan leda till att arbetstagaren är knuten till sin arbetsgivare. Om leverantören svarar Ja och kan beskriva detaljerat och trovärdigt hur de försöker se till att det inte förekommer tvångsarbete. Beskrivningen ska vara tillräckligt detaljerad för att få en klar uppfattning om att leverantören känner till vilka risker för tvångsarbete som finns och att de vidtagit lämpliga åtgärder för att göra något åt dessa (kan vara i form av policies, utbildningar, dialog med leverantörer med mera). Observera att det är seriöst om leverantören identifierat delar av leverantörskedjan där det kan finnas risk för tvångsarbete (till exempel i Malaysia, i gruvbrytning av vissa mineraler), men som de ännu inte kunnat nå på grund av att det är långt ifrån deras kontraktspartners. Om leverantören dessutom har någon plan för hur man kan påverka även denna del i kedjan framöver är detta meriterande. Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av hur man ser till att det inte förekommer tvångsarbete hos leverantörerna är knapphändig, ofullständig, irrelevant eller av annan anledning inte trovärdig.

8 8 [19] Om leverantören svarar Nej, men inte ger någon beskrivning. 7. Motverkar ni diskriminering och trakasserier vid framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal? (ILO 100 och 111). (Ja/Nej. Om ja, beskriv hur). Internationella Arbetsorganisationens (ILO) konventioner 100 och 111. I denna fråga förväntas leverantören beskriva hur risker för diskriminering och trakasserier bemöts och förebyggs. Att leverantören inte gör skillnad på arbetstagare utifrån exempelvis hudfärg, kön, civilstånd, graviditet, religion, sexuell orientering eller politiska åsikter. Exempelvis kan leverantören redovisa en tydlig kommunikation till underleverantören om att fackliga rättigheter är något man värnar om och visa att leverantören aktivt informerat de anställda om detta på lokalt språk. Om leverantören svarar Ja och kan redogöra för vilka metoder/vilket arbetssätt som används för att motverka den typ av diskriminering som identifierats inom ramen för dess riskanalys (kan vara diskriminering mot fackligt aktiva, kvinnor, migrantarbetare, minoritetsgrupper, vissa sjukdomsdrabbade med mera). Beskrivningen ska vara tillräckligt detaljerad för att få en klar uppfattning om att leverantören känner till vilka risker för diskriminering som finns och att de vidtagit lämpliga åtgärder för att göra något åt dessa (kan vara i form av policies, utbildningar, dialog med leverantörer med mera). Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av hur man motverkar diskriminering hos leverantörerna är knapphändig, ofullständig, irrelevant eller av annan anledning inte trovärdigt. Om leverantören svarar Nej, men utan beskrivning. 8. Skapar ni förutsättningar för att det förekommer en dialog om arbetsvillkoren mellan arbetstagare och arbetsgivare? (ILO 87 och 98)? (Ja/Nej. Om ja, beskriv hur ni gör detta och om det för närvarande finns fackliga organisationer eller kommittéer med arbetstagarrepresentanter.)

9 9 [19] Internationella Arbetsorganisationens (ILO) konventioner 87 och 98. Dialog och i förlängningen förhandling mellan arbetsgivare och arbetstagare är grundläggande för att få till bra arbetsvillkor på en arbetsplats. Den här frågan syftar därför till att ta reda på i vilken omfattning det förekommer fackliga organisationer vid framställningen av varorna/tjänsterna som levereras enligt detta avtal. Om det inte förekommer facklig organisering är vi intresserade av om det förekommer andra typer av organiserade försök till dialog med de anställda, till exempel genom kommittéer av något slag. Bifoga gärna gällande kollektivavtal om det finns I länder som i sin lagstiftning förbjuder fri organisering (Kina, Vietnam med flera länder) kan vi inte förvänta oss fria fackföreningar men det finns andra sätt att underlätta dialogen mellan arbetsgivare och arbetstagare. Till exempel kan man även i Kina uppmuntra till att de anställda får välja sina egna fackliga representanter (även om deras organisation måste ansluta sig till det statliga enda tillåtna facket). Här ska leverantören gärna redovisa sådana aktiviteter i svaret. Om leverantören svarar Ja och kan beskriva hur de verkar för dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare i leverantörskedjan. Beskrivningen bör innehålla något som visar på att leverantören känner till den fackliga situationen, gärna visa på facklig verksamhet samt kollektiva förhandlingar hos leverantörer. Om leverantören svarar Ja och ger en beskrivning som visar på annan typ av dialog hos leverantörerna än facklig sådan (i brist på facklig verksamhet eller i länder med lagstiftning som inskränker facklig verksamhet), exempelvis arbetstagarledda kommittéer av olika slag som har en kontinuerlig dialog med arbetsgivaren gällande arbetsvillkor/arbetsmiljö. Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av hur man skapar förutsättningar för dialog är knapphändig, ofullständig, irrelevant eller av annan anledning inte trovärdigt. Om leverantören svarar Nej, men utan beskrivning. 9. Tillser ni att nationell arbetsrättslagstiftning följs vid framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal? (Ja/Nej. Om ja, beskriv hur).

10 10 [19] Arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Här vill vi veta hur leverantören tagit reda på om de eller deras underleverantör följer den nationella lagstiftningen gällande arbetsrätt, (inklusive lagstiftning om minimilön, övertidsersättning och socialförsäkringsskydd), hur de minimerar risken för att den inte följs samt hur de hanterar eventuella brister som upptäcks. Att avvikelser förekommit kan accepteras så länge leverantören kan visa att man hanterat dessa på korrekt sätt och arbetar aktivt för att förebygga liknande händelser i framtiden. Det ska generellt bedömas som mer trovärdigt att leverantören kan redogöra för identifierade problem samt visa på åtgärder, än att de menar att inga problem förekommer. Vanligt förekommande avvikelser under denna del är alltför omfattande övertid, fel övertidsersättning, allt för låga löner (lägre än minimilönerna, eller att minimilönerna inte täcker basbehoven) och att samtliga anställda omfattas av alla lagenliga socialförsäkringar. Det är även vanligt förekommande i många länder att inhyrd eller korttidsanställd personal har sämre villkor än den fasta personalen och att detta utnyttjas av arbetsgivaren på ett otillbörligt vis. Om leverantören svarar Ja och kan beskriva detaljerat och trovärdigt hur de försöker se till att det inte förekommer avvikelser mot arbetsrättslagstiftningen. Beskrivningen bör innehålla detaljer som visar på att det finns kunskaper om vad arbetsrättslagstiftningen föreskriver och rutiner för att förebygga avvikelser gentemot dessa krav. Det ska till exempel finnas tidsredovisningssystem, lönespecifikationer, system för att personalen får kopior på sina anställningsavtal, känner till alla sina rättigheter och skyldigheter som arbetstagare genom skriftlig och muntlig information på det lokala språket, speciellt utsedd ansvarig personal och rutiner för att se till att kortidsanställd eller inhyrd personal har samma arbetsvillkor som övrig personal). Beskrivningen ska även gärna ta upp hur leverantören analyserat löneläget i de länder där avtalet framställs (vilken är minimilönen och hur står sig denna i jämförelse med basbehov som mat, bostad, skolgång, sjukvård och sparande i detta område) och i det fall leverantören kommit fram till att minimilönen i regionen inte täcker basbehoven ska det gärna framgå att han tagit upp detta med sin leverantör/sina leverantörer och att de påbörjat en handlingsplan för höjda löner. Beskrivningen bör innehålla något om hur avvikelser kring arbetsvillkor i leverantörskedjan åtgärdats. Här kan man vara relativt säker på att det måste ha förekommit några avvikelser/problem någon gång om framställningen inbegriper låglöneländer.

11 11 [19] Om tillverkningen sker i frizoner eller länder där arbetsrätten är starkt begränsad, bör leverantören visa att de känner till detta och har en utarbetat strategi som ser till att de ändå söker hålla nationell arbetsrättslagstiftning som standard. Observera att det är trovärdigt om leverantören identifierat delar av leverantörskedjan där det kan finnas risk för avvikelser mot nationell arbetsrättslagstiftning och att leverantören i dessa fall kan uppvisa någon plan eller idéer för hur man kan påverka även denna del i kedjan framöver. Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av hur man ser till att det inte förekommer avvikelser mot nationell arbetsrättslagstiftning är knapphändig, ofullständig eller av annan anledning inte trovärdig. (Se ovan för vad en bra beskrivning ska innehålla åtminstone delar av). Om leverantören inte kan uppge några avvikelser mot nationell arbetsrättslagstiftning trots framställning i högriskländer/låglöneländer med kända avvikelser mot arbetsrättslagstiftning. Om leverantören svarar Nej, men inte ger någon beskrivning. 10. Tillser ni att nationell lagstiftning följs för arbetarskydd och arbetsmiljö, vid framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal? (Ja/Nej. Om ja, beskriv hur). Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet. Arbetsmiljöområdet är det område där det förekommer i särklass mest avvikelser mot kraven. Arbetsmiljöarbete bör vara förebyggande och kontinuerligt för att förhindra brister. Det är avgörande med gedigna hälsooch säkerhetsrutiner. Inom denna fråga ryms även att kontrollera att brandskydd och rutiner för detta sköts. Vi vill veta hur leverantören har tagit reda på om deras leverantör följer den nationella lagstiftningen gällande arbetarskydd och arbetsmiljö, hur de minimerar risken för att den inte följs samt hur de hanterar eventuella brister som upptäcks. I vissa länder finns frizoner som är undantagna den nationella lagstiftningen och där skyddet för arbetare kan vara svagare. I de fall tillverkningen sker i sådana frizoner bör leverantören så långt som möjligt ändå följa den nationella lagstiftningen. Det är meriterande om leverantören verkar kunnig och insatt kring den nationella lagstiftningen.

12 12 [19] Om leverantören svarar Ja och kan beskriva detaljerat och trovärdigt hur de försöker se till att det inte förekommer avvikelser mot nationell lagstiftning för arbetarskydd och arbetsmiljö. Beskrivningen bör innehålla detaljer som visar på att det finns rutiner för att förebygga hälso- och säkerhetsproblem; det som ska finnas på plats bör till exempel vara hälso- och säkerhetskommittéer, speciellt utsedd ansvarig personal, rutiner för att undersöka och förbättra arbetsmiljön (ljudnivå, utsläpp, ventilation tillgång till vatten, toaletter, ljusnivå, utrymmningsplaner och samma sak ska gälla för sovsalar och kök etc), rutiner för att se till att personalen har tillgång till lämpligt arbetsskydd, hälso- och säkerhetspolicies, hälso- och säkerhetsutbildningar, brandövningar, dialog med leverantörerna kring hälsa- och säkerhet med mera). Beskrivningen bör innehålla något om hur avvikelser kring hälso- och säkerhet i leverantörskedjan åtgärdats. Här kan man vara relativt säker på att det måste ha förekommit några avvikelser/problem någon gång om tillverkningen inbegriper något moment som innebär arbetsmiljörisker (kontrollera gentemot riskanalysen i fråga 1 samt eventuellt komplettera med egen kunskap om arbetsmiljörisker i denna typ av industri). Observera att det är mer trovärdigt om leverantören identifierat delar av leverantörskedjan där det kan finnas risk för avvikelser mot nationell lagstiftning för arbetarskydd och arbetsmiljö (till exempel i gruvbrytning, beredning som färgning och blekning). Om leverantören har någon plan för hur man kan påverka även denna del i kedjan framöver är detta meriterande. Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av hur man ser till att det inte förekommer avvikelser mot nationell lagstiftning för arbetarskydd och arbetsmiljö är knapphändig, ofullständig eller av annan anledning inte trovärdig. (Se ovan för vad en bra beskrivning ska innehålla åtminstone delar av). Om leverantören inte kan uppge några avvikelser mot nationell lagstiftning gällande arbetsskydd och arbetsmiljö trots till exempel industriell tillverkning som inbegriper kemikaliehantering. Om leverantören svarar Nej, men inte ger någon beskrivning.

13 13 [19] 11. Kontrollerar ni tillverkarens/tillverkarnas yttre miljöpåverkan vid framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal? (Ja/Nej. Om ja, beskriv hur). Den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet. Här vill vi veta att leverantören lever upp till den miljöskyddslagstiftning som råder i landet. Här bör leverantören exempelvis redogöra för att leverantören och underleverantören har fungerande vattenrening, avfallshantering och förvarar kemikalier på rätt sätt (om framställningen av varan/tjänsten ger upphov till något behov av detta). Vi vill veta hur leverantören och underleverantörer följer den nationella lagstiftningen gällande miljöskydd (de får gärna referera till riskanalysen i 1), hur de minimerar risken för att den inte följs (till exempel genom utbildningar, revisioner, klagomålssystem) samt hur de hanterar eventuella brister som upptäcks (till exempel genom policy för avvikelser eller erfarenhet från tidigare fall). Att avvikelser förekommit kan accepteras så länge leverantören kan visa att man hanterat dessa på korrekt sätt och arbetar aktivt för att förebygga liknande händelser i framtiden. Det ska generellt bedömas som mer trovärdigt att leverantören kan redogöra för identifierade problem samt visa på åtgärder, än att de menar att inga problem förekommer givet att det förekommer några miljörisker. Leverantören ska också nämna eventuella certifieringar gällande miljö som finns i leverantörskedjan. Om leverantören svarar Ja eller Delvis och kan beskriva detaljerat och trovärdigt hur de försöker se till att det inte förekommer avvikelser mot nationell miljölagstiftning. Beskrivningen bör innehålla detaljer som visar på att det finns kunskaper om vad miljölagstiftningen föreskriver och rutiner för att förebygga avvikelser gentemot dessa krav. Det ska till exempel finnas system för att kontrollera utsläpp till vatten och luft och kemikalie- och avfallshantering, speciellt utsedd ansvarig personal och rutiner för att se till att miljöskyddet upprätthålls kontinuerligt på arbetsplatsen/erna. Beskrivningen bör innehålla något om förekomst av myndighetskontroll av miljölagstiftningen och eventuell risk för korruption i att få olika tillstånd/översyn med mera. Observera att det är trovärdigt om leverantören identifierat delar av leverantörskedjan där det kan finnas risk för avvikelser mot nationell miljölagstiftning och att leverantören i dessa fall kan uppvisa någon plan eller idéer för hur man kan påverka även denna del i kedjan

14 14 [19] framöver. Detta gäller framför allt delar av kedjan som kan vara starkt miljöpåverkande, som läkemedel, plast- eller metallframställning. Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av hur man ser till att det inte förekommer avvikelser mot nationell miljölagstiftning är knapphändig, ofullständig eller av annan anledning inte trovärdig. (Se ovan för vad en bra beskrivning ska innehålla åtminstone delar av). Om leverantören inte kan uppge några avvikelser mot nationell miljölagstiftning trots att framställningen av denna typ av vara har kända miljöeffekter i sin tillverkning. Om leverantören svarar Nej, men inte ger någon beskrivning. 12. Motverkar ni korruption i leverantörsledet vid framställningen av de varor och tjänster som levereras enligt detta avtal? (Ja/Nej. Om ja, beskriv och ge gärna exempel på hur). FN:s deklaration mot korruption. Här vill vi veta hur leverantören arbetar för att förebygga och upptäcka korruption. Både i den egna organisationen och hos underleverantörer. Både leverantören och deras underleverantörer bör ha ett system på plats för att förebygga och upptäcka korruption. Leverantören bör kommunicera tydligt till sina underleverantörer att korruption aldrig kan tolereras. En riskbedömning bör göras minst varje år gällande korruption och hur dessa risker ska hanteras. Utbildning och noggranna rutiner för bokföring och redovisning är också viktiga redskap för att förebygga korruption. Utförs utbildning av medarbetare i särskilt utsatta delar av verksamheten. För att upptäcka korruption bör det finnas ett system där anställda anonymt ska kunna avslöja misstänkt korruption. Alla anställda ska känna till systemet och hur man går till väga för att anonymt anmäla korruption. Här vill vi veta hur leverantören tagit reda på hur deras leverantör arbetar för att förebygga och upptäcka korruption (till exempel genom riskanalysen), hur de minimerar risken för att korruption förekommer (till exempel genom utbildningar, revisioner, klagomålssystem) samt hur de hanterar fall av misstänkt korruption (till exempel genom en policy för avvikelser eller erfarenhet från tidigare fall). Det är viktigt att leverantören har en tydlig nolltolerans mot korruption. Eftersom arbetet mot korruption utvecklats och stärkts relativt nyligen måste vi visa viss förståelse för att alla förebyggande åtgärder inte är på plats än, men det ska finnas en tydlig tidsram för när dessa ska införas.

15 15 [19] Om leverantören svarar Ja och kan beskriva detaljerat och trovärdigt hur de försöker motverka korruption. Beskrivningen bör innehålla detaljer som visar på att det finns kunskaper om var korruption kan förekomma (gärna referens till riskanalysen i 1.2), visar att leverantören har ett system för nolltolerans mot korruption genom hela leverantörskedjan, att det förekommer utbildningar, att det finns möjlighet att anmäla anonyma varningar, noggrann bokföring och ekonomisk revision och att det görs riskbedömningar årligen över korruption i kedjan. Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av hur man ser till att det inte förekommer korruption är svepande, ofullständig eller av annan anledning inte trovärdig. (Se ovan beskrivning av de delar som ska ingå i en bra beskrivning; om bara ett fåtal av dessa punkter är med kan markeringen bli gul). Om leverantören svarar Nej, men inte ger någon beskrivning. 13. Har sociala revisioner avseende att följa de sociala/miljömässiga kraven genomförts hos de leverantörer som levererar enligt avtalet? (Ja/Nej. Om ja, bifoga gärna revisionsprotokoll). Här vill vi veta i vilken grad leverantören genomfört sociala revisioner och kontrollerar om kraven följs. Styrkande dokumentation kan vara ett revisionsprotokoll, en granskningsrapport eller dylikt. Det kan också vara en tidplan för genomförda inspektioner. Eller om leverantören kan ange hur många revisioner som är genomförda, hur många avvikelser och hur många åtgärder de vidtagit för leverantörer som är aktuella för gällande avtal. Granskningar gällande socialt ansvar kan ske på många sätt, allt från interna kontroller till revisioner från revisionsbolag. Det kan vara väl så bra om bolaget har byggt upp egen kompetens med interna revisioner, men då bör de kunna redogöra för att de har gjort det. Det finns både kontroller som utförs av flerpartsinitiativ där fack och intresseorganisationer har insyn som t ex Fairtrade eller FWF (Fair Wear Foundation) och kontroller som genomförs av företagsinitiativ som BSCI (The Business Social Compliance Initiative ) eller SA8000 (Social Accountability 8000). Det förekommer fusk med sociala revisioner och du bör därför granska dessa särskilt noga. Ett revisionsprotokoll utan anmärkning är mindre trovärdigt än ett protokoll med avvikelser och en handlingsplan för att rätta till dessa.

16 16 [19] Om leverantören svarar ja, och bifogar dokumentation som verkar gedigen och är aktuell, samt om revisioner gjorts på relativt stor del (uppemot hälften åtminstone) av avtalets leverantörer i en relevant del av leverantörskedjan (det vill säga ställt emot RISKEN för avvikelser). Dokumentation som styrker grön markering är dels revisionsprotokoll eller annan rapport från en granskning, men det kan också vara en tidplan för genomförda inspektioner eller en förteckning över hur många revisioner som är genomförda, hur många avvikelser och hur många åtgärder de vidtagit för leverantörer som är aktuella för gällande avtal. En gedigen granskning/revision ska till exempel redogöra för samtliga av de etiska kraven, innehålla redogörelse för metod och visa att den som granskat varit på plats i produktionen. Seriösa granskningar tar även upp anställdas åsikter alternativt synpunkter från lokala fack och organisationer. Ytterligare exempel på en gedigen och seriös granskning är att den redogör detaljerat och förståeligt om eventuella missförhållanden och åtgärdsplaner. Om det är väldigt många leverantörer som är granskade och aktiva i gällande avtal räcker det med ett par representativa exempel på dokumentation. om leverantören svarar ja, men endast kan uppvisa att man reviderat en mindre del och/eller irrelevanta delar (ställt gentemot RISK för avvikelser) av leverantörskedjan. om leverantören inte bifogar någon dokumentation eller beskrivning eller om beskrivningen och/eller dokumentationen är för svag och odetaljerad. RÖD ges: Om leverantören svarar nej, men inte backar upp det med någon beskrivning eller dokumentation. 14. Har ni rutiner för att hantera avvikelser från de sociala/miljömässiga kraven enligt avtal? (Ja/Nej. Om ja, beskriv dessa rutiner). Här vill vi veta att leverantören har rutiner för att hantera avvikelser gentemot kraven. Leverantören ska kunna redogöra för åtgärdsplaner med

17 17 [19] tidsangivelser. Vi vill kunna se vilka problem som identifierats och vilket förbättringsarbete som bedrivs. Kravet är inte att inga avvikelser mot kraven förekommer, för det gör det sannolikt, åtminstone om företagets leverantörskedja innebär framställning i låglöneländer/högriskländer. Kravet är att leverantören har rutiner för att åtgärda och förebygga avvikelser. Det är med andra ord mer trovärdigt om leverantören kan redogöra för identifierade problem samt visa på åtgärder, än att de menar att inga problem förekommer. Om leverantören svarar ja och kan visa på rutiner som t ex kartläggning av risker, utbildningar och revisioner samt kan redovisa exempel på identifierade avvikelser och tydliga mål och tidsplaner för att hantera dessa (givet att leverantörskedjan berör några uppenbara riskländer/låglöneländer). Om leverantören svarar ja och kan visa på rutiner som t ex kartläggning av risker, utbildningar och revisioner och på ett övertygande sätt visar att det inte förekommer avvikelser i leverantörskedjan (givet att leverantörskedjan inte berör några uppenbara riskländer/låglöneländer). Om leverantören svarar Ja eller Delvis men inte kan redovisa några konkreta avvikelser och/eller planer för att hantera dessa (trots att leverantörskedjan berör några uppenbara riskländer/låglöneländer), eller/och Om leverantören svarar Ja eller Delvis men inte kan visa på några trovärdiga rutiner som t ex kartläggning av risker, utbildningar eller revisioner. Om det finns stora brister i rutinerna som exempelvis brist på åtgärdsplaner för avvikelser eller brist på tidsangivelser för åtgärderna. Om leverantören svarar Nej eller Devis, men inte kan redogöra för några konkreta rutiner, avvikelser och åtgärdsplaner (dvs inte anger någon vettig beskrivning av rutinerna). 15. Genomförs andra insatser för att upprätthålla de sociala/miljömässiga kraven, såsom till exempel utbildningsinsatser, förändrade inköpsmetoder eller klagomålsmöjligheter? (Ja/Nej. Om ja, beskriv dessa insatser).

18 18 [19] I detta svar vill vi att kunna se om leverantören implementerat någon klagomålshantering (sk. Whistle-blowing) eller vidtagit några åtgärder inom utbildning och/eller förändrade inköpsmetoder i syfte till att se till att underleverantörerna har möjlighet att kunna följa de sociala/miljömässiga kraven. Ofta är det genom sådana åtgärder som en leverantör kan få till mer långsiktigt positiva effekter och det stödjer därför sannolikheten att våra krav följs. Vad gäller klagomålshantering vill vi veta om de anställda i produktionen eller andra som berörs av framställningen av varorna/tjänsterna, kan klaga om de anser att de sociala/miljömässiga kraven inte följs. Eftersom detta område är relativt nytt i kravställan så kan vi nog förvänta oss att flera leverantörer inte har byggt upp denna funktion ännu, men vi vill se att leverantören har planer för detta. Vad gäller utbildning kan leverantören visa att de informerat sina leverantörer om de sociala/miljömässiga kraven. Om de i ovan fråga visat att de har en egen uppförandekod/policy/avtalstext som innehåller alla delar i de sociala och miljömässiga kraven räcker det att de beskriver hur dessa kommunicerats nedåt i ledet. De förväntas beskriva på vilket sätt de leverantörer som är aktuella för avtalet har tagit del av kraven. Om de bifogar dokumentation styrker det bedömningen. Exempel på relevant dokumentation kan vara en rapport från en utbildning där kraven diskuterats, alternativt en uppställning i punktform över de tillfällen då ledning och/eller arbetare har haft dialog kring kraven. Om de översatt uppförandekoden/policyn/kraven till lokala språk är det meriterande. Om leverantören svarar Ja och kan beskriva någon utbildningssatsning som genomförts tillsammans med en eller flera av dess leverantörer, samt utbildningens syfte, innehåll och resultat. Om leverantören svarar Ja och kan beskriva hur de integrerar inköpsarbetet med arbetet med de sociala och miljömässiga kraven genom att t ex premiera underleverantörer som satsar på förbättrade villkor. Om leverantören svarar Ja och kan beskriva någon annan insats som bedöms som viktig för att de sociala/miljömässiga kraven ska uppfyllas. Leverantören markerar Ja eller Delvis och säger sig ha informerat leverantörerna och kan redogöra för detta, till exempel om Leverantören har översatt koden till lokala språk. Eller att Leverantören har genomfört utbildningar kring koden för fabriksledning och/eller anställda som berörs ner i leverantörskedjan.

19 19 [19] Om leverantören svarar Ja och kan beskriva hur deras klagomålsinstans fungerar samt att denna verkar vara uppbyggt så att intressenter i leverantörskedjan har en möjlighet att använda denna (till exempel finns tillgänglig på lokalt språk, är nåbar per lokalt nummer, involverar någon lokal organisation/expert), Eller om leverantören kan visa planer på hur de tänker bygga upp denna möjlighet som verkar vara uppbyggt så att intressenter i leverantörskedjan har en möjlighet att använda denna (till exempel finns tillgänglig på lokalt språk, är nåbar per lokalt nummer, involverar någon lokal organisation/expert). Om leverantören svarar Ja på minst tre av de ovanstående punkterna ges Grönt. Om leverantören svarar Ja men beskrivningen är knapphändig, ofullständig, irrelevant eller av annan anledning inte trovärdig. Leverantören markerar Ja och säger sig ha informerat underleverantören om kraven, men ger en ofullständig eller icke trovärdig redogörelse för hur detta gått till, Exempel kan vara att leverantören bara redovisar att de skickat koden till underleverantören för underskrift. Om leverantören svarar Ja, men beskrivningen av detta arbete är knapphändigt, ofullständigt, irrelevant eller av annan anledning inte trovärdigt. Om leverantören gjort en satsning (t ex på nya inköpsmetoder), men inte alls gjort något på utbildning och inte ger några planer på klagomålsfunktioner eller tvärtom har byggt upp klagomålsfunktion, men inte gjort någon satsning på inköpsmetoder eller utbildning. Om leverantören svarar Nej, men inte ger någon beskrivning. Leverantören markerar Nej, dvs. inte säger sig ha informerat underleverantörerna om koden.