INBJUDAN till samordnad upphandling - Stationstankning med tillhörande varor

Transkript

1 INBJUDAN till samordnad upphandling - Stationstankning med tillhörande varor Allego Konsult bjuder härmed in till ytterligare en samordnad upphandling av drivmedel. När bolaget bildades 2008 var en av utgångspunkterna att delar av verksamheten skulle omfatta samordnade upphandlingar, ett affärsområde som många myndigheter inom det kommunala området markerade skulle må bra av lite konkurrens och kanske också med lite mer skärpa i själva affärsprocessen. Allego Konsult har tagit fasta på detta och ser det som självklart att den högsta provisionsnivån den administrativa ersättningen inte är en garanti för att dyraste samordningsparten är bäst. Om Allego Konsult anlitas blir kostnaden för att få delta i den samordnade upphandlingen lägre, samtidigt som kvaliteten sannolikt blir högre. En spännande nyhet för den här samordnade upphandlingen är att den är tänkt att avslutas med en elektronisk auktion. Resultatet av auktionen blir således helt avgörande för vilken anbudsgivare som tilldelas kontraktet. Auktionen utgör en avslutande del av upphandlingen, men innan dess kommer anbuden att bli föremål för en fullständig utvärdering i enlighet med de tilldelningskriterier som redovisats i förfrågningsunderlaget. En förutsättning är också att anbudsgivarna klarar kvalificeringsfasen. Plattform för e-auktionen blir den som Trade Extensions AB har Anmälan om deltagande sker genom att senast den 14 april 2011 gå in på följande URL-länk och fylla i anmälningsformuläret. Den konsultbemanning som Allego Konsult valt i den här upphandlingen är Tony Hansson och Mikael Larsson som har gedigen erfarenhet som upphandlare inom området energi och är välkänd för flertalet upphandlingsansvariga. En fördjupad information och planerat metodval mm finns att läsa om i den bakomliggande beskrivningen. Allego Konsult AB kommer under upphandlingens genomförande att byta namn till Colligio AB. Skälet till förändringen är att Allego AB har sålts till Visma Holding som också äger OPIC. Utanför denna affär ligger Allego Competence AB och Allego Konsult AB. Dessa två bolag sammanförs nu till ett nytt bolag och detta bolag kommer att få namnet Colligio AB. Falun Med hälsningar Anders Karlin VD, Allego Konsult AB 1

2 Metod- och processbeskrivning samordnad upphandling av stationstankning med tillhörande varor Innehållsförteckning 1 Bakgrund 3 2 Omfattning 3 3 Kontaktpersoner 3 4 Upphandlingen av samordningstjänsten 4 5 Allego Konsults åtaganden 4 6 Upphandlingsform 4 7 Anmälan 5 8 Utvärderingskriterier i upphandlingen 5 9 Uppdragsgivarens ansvar 5 10 Tidplan 5 11 Dokument från processen 6 12 Beslutsordning 6 13 Tilldelningsbeslut 6 14 Den administrativa ersättningen 6 15 Ett avbrytandebeslut 7 16 Förbehåll 7 2

3 1 Bakgrund Offentlig sektor handlar årligen drivmedel för stora belopp. Sveriges kommuner handlar tillsammans för över 40 miljoner liter drivmedel. Upphandlande myndighet/enhet ser självfallet att kostnaden för drivmedel ska vara låg, men även under kontroll så att den går att hantera budgetmässigt. Det är också viktigt att tankstationerna finns belägna i närheten av verksamheten, med den service som önskas. Drivmedel är en enhetlig vara som mycket väl lämpar sig för samordnad upphandling, i synnerhet som drivmedelsmarknaden i många avseenden är volymdriven. Ju större volymer som efterfrågas och garanteras anbudsgivarna, ju bättre ekonomiska och avtalsmässiga fördelar kan köparen uppnå. Detta är en utgångspunkt i Allego Konsults arbete i denna upphandling. Underlaget är så utformat att såväl små som stora anbudsgivare ska kunna lämna anbud efter sin förmåga och konkurrensprofil. Den andra utgångspunkten är att varje upphandlande myndighet/enhet ska kunna ställa egna unika krav på varan, så att den lokala politiska ledningens ambitioner ska kunna slå igenom på efterfrågan. De nackdelar som många ser med stora samordnade upphandlingar ska därmed vara undanröjda. Anbud kan lämnas riktade till alla deltagare eller bara till en enda. 2 Omfattning Upphandlingen avser en avtalad rabatt på drivmedel från obemannade-/bemannade tankstationer samt tillbehör för fordonens framförande och nyttjande (automattvätt, smörjmedel, tillbehör, m m) med företagskort, oavsett volym/inköpsmängd. Företagskorten utdelas till upphandlande myndighet/enhet, utan kostnad, enligt önskemål. Avtalslängden är 2 år med förlängningsmöjlighet på ytterligare 2 år. 3 Kontaktpersoner Kontaktpersoner för denna upphandling är: Tony Hansson, telefon , e-post tony.hansson@allego.se Mikael Larsson, telefon , e-post mikael.larsson@allego.se Tony Hansson kommer att vara huvudansvarig konsult för denna upphandling och den person som blir deltagarnas kontinuerliga stöd under avtalstiden. Tony Hansson kan påvisa dokumenterade goda upphandlingsresultat inom drivmedel. Detta är grundläggande faktorer för att säkerställa ett bra resultat. Dessutom verkar han inom en organisation där kunskapen om LOU/LUF ligger på en hög nivå, såväl utifrån ett lagtekniskt perspektiv som i ett operativt perspektiv. 3

4 4 Upphandling av samordningstjänsten Historiskt har inte de samordningsuppdrag som exempelvis funktionsmyndigheterna inom den statliga inköpssamordningen eller SKL-Kommentus genomfört, uppfattats vara tjänster som måste handlas upp i konkurrens. Upphandlingsreglerna förutsätter att de varor och tjänster som upphandlande myndigheter/enheter ska handlas upp i en konkurrenssituation, men vid låga vården kan direktupphandling tillämpas. Detta tolkar Allego Konsult som att ersättningsnivåerna historiskt legat under nivån lågt värde och för statens vidkommande, att statliga myndigheter fritt kan handla av varandra utan upphandlingsförfarande. Den ersättningsnivå - som kan bli aktuell i denna upphandling - kommer att hamna under myndigheters definitioner av låga värden. Stödet från Allego Konsult behöver därför inte upphandlas enligt något av de skriftliga förfarandena i LOU/LUF. 5 Allego Konsults åtagande I den kommande samordnade upphandlingen förutsätts Allego Konsult ta ansvar för hela processen, där vi medverkar och driver allt arbete från analys till avtalsuppföljning: Detta innebär följande: Analys av marknad och regelverk Utformning av strategi Sammanställning av uppdragsgivarnas inkomna uppgifter Utformning av förfrågningsunderlag och avtalsförslag Annonsering i EU:s databas TED och den nationella databasen hos Allego Avisera mindre leverantörer om möjligheten att lämna anbud Hantera och besvara inkomna frågor från potentiella anbudsgivare Anbudsöppning Sammanställning av anbud Utarbeta förslag till beslut Utarbeta förslag av tilldelningsbeslut Utarbeta förslag av avtal och avtalsvillkor Annonsering i EU:s databas TED om resultatet (efterannons) Kundvård och uppföljning av avtal under hela avtalsperioden 6 Upphandlingsform Upphandlingen kommer att genomföras enligt reglerna för öppet förfarande, enligt lag (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling. Om någon av de deltagande organisationerna arbetar efter lagen om upphandling (SFS 2007:1092) kommer ändock processreglerna för LOU att användas. Stränghetsprincipen kommer att tillämpas. Allego Konsult kommer med största sannolikhet att använda sig av en elektronisk auktion som en avslutande del av upphandlingen. Särskilda krav ställs dock redan på förberedelserna inför upphandlingen, utformning av annons och förfrågningsunderlag m.m. Anbudsgivarna måste också känna sig bekväma med plattformen och gränssnitten under själva auktionsfasen, varför viss utbildnings- och träningshjälp kommer att erbjudas samtliga anbudsgivare som har klarat kvalificeringsfasen. Lämnade bud vid den elektroniska auktionen är bindande och det senaste lämnade priset tar över priset i ursprungsanbudet. 4

5 7 Anmälan För deltagande krävs initialt att följande blanketter är ifyllda: Anmälan om deltagande sker genom att senast den 14 april gå in på följande URL-länk och fylla i blankett. Denna blankett kan sedan elektroniskt skickas till Allego Konsult. Följande information förväntas besvaras av upphandlande myndighet/enhet: Beräknad årlig volym Bensin miljöklass 1, Etanol (E85), Diesel miljöklass 1, RME, Alternativa drivmedel. Beräknad årliga köp Automattvätt, Smörjmedel, Tillbehör, Övriga produkter. Krav på tillgänglighet Ange inom vilket geografiskt område tankstation/er ska finnas, och antalet. Krav på öppettider Om tankstationen ska vara bemannad, ange önskad öppettid. 8 Utvärderingskriterier i upphandlingen I tidigare genomförd upphandling användes endast utvärderingskriteriet lägsta pris (100 % pris) med framgång. För att tillgodose upphandlande myndighets-/enhets krav på tillgänglighet och service angav samtliga deltagare sina egna skallkrav på geografiskt läge och öppettider. Om Ni utav någon anledning föredra att vikta valda kriterier utifrån en mervärdesmetod så kan vi naturligtvis tillgodose även detta behov. Kontakta oss gärna för diskussion. 9 Uppdragsgivarens ansvar Det ligger i varje upphandlande myndighets/enhets ansvar att samtliga formulär är korrekt ifyllda samt ansvar att informera lokala leverantörer om denna upphandling. Från Allego Konsults sida kommer ett antal potentiella leverantörer att aviseras denna annons, så att ingen riskerar att missa möjligheten att lämna ett anbud. 10 Tidsplan och information Den planerade avtalsstarten är , alternativt annan tidpunkt under Vecka 14 Vecka 15 Vecka 17 Vecka 24 Vecka 24 Vecka Vecka 50 Den 14 april förutsätts anmälan vara Allego Konsult tillhanda Sammanställning av inkomna uppgifter Annonsering i Tenders Electronic Daily (TED) och Allego Anbudstidens utgång Anbudsöppning Utvärdering och sammanställning av anbud, samt utskick till deltagare av tilldelningsmeddelande för vidaresändning till berörda anbudsgivare Det sista avtalet mellan en leverantör och upphandlande myndighet/enhet ska vara undertecknat denna vecka 5

6 11 Dokument från processen Efter avslutad upphandling erhåller de upphandlande myndigheterna/enheterna följande dokument för att i akten kunna beskriva och styrka de olika stegen i processen. Samtliga anbud inskannade (pdf-fil) Anbudsutvärdering (anbudssammanställning, anbudsöversikt) Rekommendation eller förslag till beslut Avtalsmall Mall för tilldelningsmeddelande Vad som i övrigt framkommit vid upphandlingsförfarandet (upphandlingsrapport) Öppningsprotokoll Samtliga dokument överlämnas till den upphandlande myndigheten/enheten på elektroniska media. Allego Konsult kommer att behålla ett exemplar av samtliga handlingar. 12 Beslutsordning Utifrån de kriterier som angivits väljs den anbudsgivare som lämnat anbud med lägsta pris. Efter 10 dagar från det att upphandlande myndighet/enhet skickat tilldelningsmeddelande, kan avtal tecknas. 13 Tilldelningsbeslut Enligt LOU skall samtliga anbudsgivare, som inte har blivit vald som leverantör, erhålla ett tilldelningsmeddelande innehållande skälen till beslutet och i övrig relevant information beträffande upphandlingen. Allego Konsult kommer att bistå med detta genom att upprätta ett ändamålsenligt grunddokument. 14 Den administrativa ersättningen Utgångspunkten för Allego Konsults prissättning är att ingen annan aktör ska kunna ge mer av nyttovärden och ett pris som understiger Allegos. Skälet till denna tro är att det upphandlingssystem Allego Konsult använder är marknadens mest kostnadseffektiva och att den breda operativa erfarenheten av upphandlingsområdet ger en kraftig influens på antalet nödvändiga mantimmar i processen. Den nödvändiga ersättningen för Allego Konsult torde därför vara mycket konkurrenskraftig. För att tillhandhålla tjänsterna som upphandlingen omfattar, erhåller Allego Konsult en administrativ ersättning på 4 öre/liter (drivmedel) och 2 % av övrigt fakturerat belopp från de avtalsbundna leverantörerna. 6

7 15 Vid avbrytandebeslut Om anmäld upphandlande myndighet/enhet väljer att avbryta upphandlingen, förutsätter Allego Konsult AB att det föreligger särskilda skäl för detta. LOU/LOU förutsätter att det föreligger särskilda skäl för ett avbrytandebeslut och samma grunder gäller i princip även här. 16 Förbehåll Allego Konsult förbehåller sig rätten att inte genomföra upphandlingen om antalet deltagande upphandlande myndigheter/enheter anses vara för lågt. Allego meddelar varje deltagare omgående om detta beslut fattas. 7