INBJUDAN till samordnad upphandling - Eldningsolja i bulkleverans

Transkript

1 Till Upphandlingsansvarig Eldningsolja INBJUDAN till samordnad upphandling - Eldningsolja i bulkleverans Flertalet som arbetar med offentlig upphandling känner till Colligio AB som bildades 2008, då under namnet Allego Konsult AB, och bedriver verksamhet främst i form av konsultstöd, och utbildning i upphandlingsfrågor. Colligio består idag av fjorton stycken kreativa upphandlingskonsulter och finns representerade f.n. på sex orter i Sverige med huvudkontoret i Falun. Mer information om Colligio kan hämtas från vår hemsida: Colligio bjuder härmed in er till ytterligare en samordnad upphandling av eldningsolja i bulkleverans. Colligio har sedan bolaget bildades genomfört framgångsrika upphandlingar inom aktuellt område. En av våra utgångspunkter är att delar av verksamheten ska omfatta samordnade upphandlingar, ett affärsområde där vi anser att konkurrensen är eftersatt och det finns behov av lite mer skärpa i själva affärsprocessen. Vi har tagit fasta på detta och ser det som självklart att den högsta provisionsnivån den administrativa ersättningen inte är en garanti för att dyraste samordningsparten är bäst. Om Colligio anlitas blir kostnaden för att få delta i den samordande upphandlingen lägre, samtidigt som kvaliteten sannolikt blir högre. Denna upphandling är tänkt att avslutas med en elektronisk auktion. Resultatet av auktionen blir således helt avgörande för vilken anbudsgivare som tilldelas kontraktet. Auktionen utgör en avslutande del av upphandlingen, men innan dess kommer anbuden att bli föremål för en fullständig utvärdering i enlighet med de tilldelningskriterier som redovisats i förfrågningsunderlaget. En förutsättning är också att anbudsgivarna klarar kvalificeringsfasen. Anmälan om deltagande sker genom att senast den 21 juni gå in på följande URL-länk: och fylla i anmälningsformuläret. En fördjupad information och planerat metodval mm finns att läsa om i den bakomliggande beskrivningen. Den konsultbemanning som Colligio valt i den här upphandlingen är Tony Hansson och Per Kyhle som back-up. Samtliga mycket erfarna upphandlare inom området energi och välkända för flertalet upphandlingsansvariga. Falun Med hälsningar Anders Karlin VD Colligio Colligio AB, Åsgatan 30, Falun Org.nr info@colligio.se vxl: Falun Gävle Göteborg Jönköping Norrköping Stockholm

2 Sida: 2 (7) Metod- och processbeskrivning samordnad upphandling av eldningsolja i bulkleverans. Innehållsförteckning 1 Bakgrund 3 2 Omfattning 3 3 Kontaktpersoner 3 4 Upphandlingen av samordningstjänst 4 5 Colligios åtagande 4 6 Upphandlingsform 4 7 Anmälan 5 8 Utvärderingskriterier i upphandlingen 5 9 Uppdragsgivarens ansvar 5 10 Tidplan 6 11 Dokument från processen 6 12 Beslutsordning 6 13 Tilldelningsbeslut 7 14 Den administrativa ersättningen 7 15 Ett avbrytandebeslut 7 16 Förbehåll 7

3 Sida: 3 (7) 1 Bakgrund Trots minskad efterfrågan på eldningsolja handlar offentlig sektor för betydande belopp varje år. Sveriges kommuner handlar tillsammans för över m3 eldningsolja d v s ett värde av ca 400 mkr. Upphandlande myndighet/enhet ser självfallet att kostnaden för eldningsolja ska vara låg, men även under kontroll så att den går att hantera budgetmässigt. Eldningsolja är en enhetlig vara som mycket väl lämpar sig för samordnad upphandling. Marknaden är i många avseenden volymdriven. Om stora volymer och betalningssäkra kunder garanteras anbudsgivarna, ju bättre ekonomiska och avtalsmässiga fördelar kan köparen uppnå. Detta är en utgångspunkt i Colligios arbete i denna upphandling. Underlaget är så utformat att såväl små som stora anbudsgivare ska kunna lämna anbud efter sin förmåga och konkurrensprofil. Den andra utgångspunkten är att varje upphandlande myndighet/enhet ska kunna ställa egna unika krav på varan, så att den lokala politiska ledningens ambitioner ska kunna slå igenom på efterfrågan. De nackdelar som många ser med stora samordnade upphandlingar ska därmed vara undanröjda. Anbud kan lämnas riktade till alla deltagare eller bara till en enda. 2 Omfattning Upphandlingen gäller företrädesvis eldningsolja men om någon deltagare önskar andra petroleumprodukter i bulk, tas även detta med i upphandlingen. Aktuellt m3 pris baseras på leverantörens påslag + fraktkostnad + marknadspris enligt vedertagen uträkningsmodell (Rotterdamnoteringar). Avtalslängden är 2 år med förlängningsmöjlighet på ytterligare 2 år. 3 Kontaktpersoner Kontaktpersoner för denna upphandling är: Tony Hansson, telefon , e-post tony.hansson@colligio.se Per Kyhle, telefon , e-post per.kyhle@colligio.se Tony Hansson kommer att vara huvudansvarig konsult för denna upphandling och den person som blir deltagarnas kontinuerliga stöd under avtalstiden. Tony Hansson kan påvisa dokumenterade goda upphandlingsresultat inom aktuellt område. Detta är grundläggande faktorer för att säkerställa ett bra resultat. Dessutom verkar han inom en organisation där kunskapen om LOU/LUF ligger på en hög nivå, såväl utifrån ett lagtekniskt perspektiv som i ett operativt perspektiv.

4 Sida: 4 (7) 4 Upphandling av samordningstjänsten Den ersättningsnivå till Colligio som kan bli aktuell i denna upphandling kommer att hamna under myndigheters definitioner av låga värden. Konsultstödet från Colligio behöver därför inte upphandlas enligt något av de skriftliga förfarandena i LOU/LUF, utan tillämpligt upphandlingsförfarande är direktupphandling. 5 Colligios åtagande I den kommande samordnade upphandlingen förutsätts Colligio ta ansvar för hela processen, där vi medverkar och driver allt arbete från analys till avtalsuppföljning: Detta innebär följande: Analys av marknad och regelverk Utformning av strategi Sammanställning av uppdragsgivarnas inkomna uppgifter Utformning av förfrågningsunderlag och avtalsförslag Annonsering i EU:s databas TED och den nationella databasen E-avrop Avisera mindre leverantörer om möjligheten att lämna anbud Hantera och besvara inkomna frågor från potentiella anbudsgivare Anbudsöppning Sammanställning av anbud Utarbeta förslag till beslut Utarbeta förslag av tilldelningsbeslut Utarbeta förslag av avtal och avtalsvillkor Annonsering i EU:s databas TED om resultatet (efterannons) Kundvård och uppföljning av avtal under hela avtalsperioden 6 Upphandlingsform Upphandlingen kommer att genomföras enligt reglerna för öppet förfarande, enligt lag (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling. Om någon av de deltagande organisationerna arbetar efter lagen om upphandling (SFS 2007:1092) kommer ändock processreglerna för LOU att användas. Stränghetsprincipen kommer att tillämpas. Colligio kommer sannolikt att använda sig av en elektronisk auktion som en avslutande del av upphandlingen. Särskilda krav ställs dock redan på förberedelserna inför upphandlingen, utformning av annons och förfrågningsunderlag m.m. Anbudsgivarna måste också känna sig bekväma med plattformen och gränssnitten under själva auktionsfasen, varför viss utbildnings- och träningshjälp kommer att erbjudas samtliga anbudsgivare som har klarat kvalificeringsfasen. Lämnade bud vid den elektroniska auktionen är bindande och det senaste lämnade priset tar över priset i ursprungsanbudet.

5 Sida: 5 (7) 7 Anmälan För deltagande krävs initialt att följande blanketter är ifyllda: Anmälan om deltagande sker genom att senast den 21 juni gå in på följande URL-länk: och fylla i blankett. Denna blankett kommer sedan elektroniskt skickas till Colligio. Följande information förväntas besvaras av upphandlande myndighet/enhet: Vara Eldningsolja1 (MK1, MK3, MK W, eller andra petroleumprodukter) Beräknad årliga köp Uppges i m3 Kommentar Övriga kommentarer Avtalsstart Beräknad avtalsstart 8 Utvärderingskriterier i upphandlingen Anbud med lägsta pris kommer att antas. Priset kommer att beräknas på totalkostnaden (produktpris + fraktkostnad). Formel för prisbasering (Eo mk1): Varukost exklusivt Platts european Marketscan Cargoes CIF, NWE/ Basic ARA Snittet ((ULSD 10 PPM) + kvalitetspremie i USD) x (USD snitt USD/SEK x Densitet) + påslag i SEK Frakt enligt separat fraktprislista som baseras på avstånd mellan depå och leveransställe samt levererad mängd. Om Ni utav någon anledning föredra att vikta valda kriterier utifrån en mervärdesmetod så kan vi naturligtvis tillgodose även detta behov. Kontakta oss gärna för diskussion. 9 Uppdragsgivarens ansvar Det ligger i varje upphandlande myndighets/enhets ansvar att samtliga formulär är korrekt ifyllda samt ansvar att informera befintlig eller lokala leverantörer om denna upphandling. Från Colligios sida kommer ett antal potentiella leverantörer att aviseras denna annons, så att ingen riskerar att missa möjligheten att lämna ett anbud.

6 Sida: 6 (7) 10 Tidsplan och information Den planerade avtalsstarten är , alternativt annan tidpunkt under Vecka 25 Vecka 26 Vecka 27 Vecka 34 Den 21 juni förutsätts anmälan vara Colligio tillhanda Sammanställning av inkomna uppgifter Annonsering i Tenders Electronic Daily (TED) och E-avrop Anbudstidensutgång Vecka 35 Vecka Vecka 50 Anbudsöppning Utvärdering och sammanställning av anbud, samt utskick till deltagare av tilldelningsmeddelande för vidaresändning till berörda anbudsgivare Det sista avtalet mellan en leverantör och upphandlande myndighet/enhet ska vara undertecknat denna vecka 11 Dokument från processen Efter avslutad upphandling erhåller de upphandlande myndigheterna/enheterna följande dokument för att i akten kunna beskriva och styrka de olika stegen i processen. Samtliga anbud inskannade (pdf-fil) Anbudsutvärdering (anbudssammanställning, anbudsöversikt) Rekommendation eller förslag till beslut Avtalsmall Mall för tilldelningsmeddelande Vad som i övrigt framkommit vid upphandlingsförfarandet (upphandlingsrapport) Öppningsprotokoll Samtliga dokument överlämnas till den upphandlande myndigheten/enheten på elektroniska media. Colligio kommer att behålla ett exemplar av samtliga handlingar. 12 Beslutsordning Utifrån de kriterier som angivits väljs den anbudsgivare som lämnat anbud med lägsta pris. Efter 10 dagar (avtalsspärr) från det att upphandlande myndighet/enhet skickat tilldelningsmeddelande, kan avtal tecknas.

7 Sida: 7 (7) 13 Tilldelningsbeslut Enligt LOU skall samtliga anbudsgivare, som inte har blivit vald som leverantör, erhålla ett tilldelningsmeddelande innehållande skälen till beslutet och i övrig relevant information beträffande upphandlingen. Colligio kommer att bistå med detta genom att upprätta ett ändamålsenligt grunddokument 14 Den administrativa ersättningen Utgångspunkten för Colligios prissättning är att ingen annan aktör ska kunna ge mer av nyttovärden och ett pris som understiger Colligios. Skälet till denna tro är att det upphandlingssystem Colligio använder är marknadens mest kostnadseffektiva och att den breda operativa erfarenheten av upphandlingsområdet ger en kraftig influens på antalet nödvändiga mantimmar i processen. Den nödvändiga ersättningen för Colligio torde därför vara mycket konkurrenskraftig. För att tillhandhålla tjänsterna som upphandlingen omfattar, erhåller Colligio en årlig administrativ ersättning (30 kr/m3 exkl. moms) från de avtalsbundna leverantörerna. 15 Vid avbrytandebeslut Om anmäld upphandlande myndighet/enhet väljer att avbryta upphandlingen, förutsätter Colligio att det föreligger sakliga skäl för detta. LOU/LOU förutsätter att det föreligger sakliga skäl för ett avbrytandebeslut och samma grunder gäller i princip även här. 16 Förbehåll Colligio förbehåller sig rätten att inte genomföra upphandlingen om antalet deltagande upphandlande myndigheter/enheter anses vara för lågt. Colligio meddelar varje deltagare omgående om detta beslut fattas