Förbundet för Spanska Hästen i Sverige Pura Raza Espanõla

Transkript

1 Förbundet för Spanska Hästen i Sverige Pura Raza Espanõla EXTRA ÅRSMÖTE SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Närvarande Jennie Colbrie, Jan Rothman, Mari Karlsson, Sara Rudqvist, Eva Karlsson Nordlöf, Gunilla Astrén, och Jane Fredin. 2 Val av mötesordförande Jennie Colbrie 3 Val av sekreterare Jane Fredin 4 Val av justeringsman Mari Karlsson 5 Fastställande av röstlängd Röstlängd upprättas, sammanlagt sju (7) röstande varav en (1) via fullmakt. 6 Dagordning Dagordning för mötet fastställs enligt följande: Verksamhetsberättelse Ekonomi Revisorsrapport Ansvarsfrihet för styrelsen. Val av ordförande Val av styrelseledamöter Val av suppleanter Förbundets framtid Övriga frågor Mötets avslutande 7 Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelse avges av Jennie Colbrie. Gunilla Astrén lämnar synpunkt angående samarrangemang för Championatet 2011; En styrelseledamot deltog från FSHS, vilket inte utgjorde ett samarbete av den karaktären att båda organisationerna ansvarade gemensamt för evenemangets helhet. Jennie Colbrie informerar om att styrelserna i Stambokstjänster och FSHS i våras gemensamt beslutade att det officiellt skulle vara ett samarrangemang mellan Stambokstjänster och FSHS - oavsett att det bara fanns en person från FSHS som kunde engagera sig fysiskt. Verksamhetsberättelse bifogas protokollet. 8 Ekonomi Jan Rothman, föreningens revisor har gjort en genomgång av föreningens ekonomi perioden till och med

2 Bankonto finns. Balans- och resultaträkning finns men är inte tillgänglig på dagens möte. Alla leverantörsskulder är betalda. Det kan finnas någon enstaka fordran men sannolikt på ett lägre belopp, max ca kr enligt Jennie Colbrie. FSHS tillgångar (kassa/bank) uppgår till Föreningens skulder är 0: -. 9 Revisorsrapport Jan Rothman föredrar revisionsberättelsen och lämnar följande synpunkter: Styrelsen har varit beslutsför. Verifikationer ska ha större tydlighet, ändamål ska anges. Verifikationer med brister är rättade. Rekommendationen är att verifikationer i fortsättningen görs tydligare. Styrelsemöten är protokollförda. Beslut som fattats och som utgjort en angelägenhet för föreningens medlemmar bedöms ha behövts kommuniceras i högre utsträckning. Revisionsberättelse bifogas protokollet. 10 Ansvarsfrihet för styrelsen. Beslut: att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen. 11 Val av ordförande Jennie Colbrie informerar att nuvarande styrelse ställer samtliga platser till förfogande. Valberedningen har mottagit en anmälan från Jonny Hansson som kandiderar till ordförandeposten. Det finns inga anmälda kandidater till övriga poster i styrelsen. En ny styrelse i sin helhet kan inte tillsättas. Beslut: att posten som ordförande inte tillsätts. 12 Val av styrelseledamöter Inga anmälda kandidater finns. Beslut: att val till styrelse ej kan ske. 13 Val av suppleanter Inga anmälda kandidater finns. Beslut: att val av suppleanter ej kan ske. 14 Förbundets framtid Mötets deltagare diskuterar frågan. Flera mötesdeltagare föreslår att en arbetsgrupp ska bildas. Gruppen ska ha till uppgift att utifrån medlemmarnas behov utreda behovet av en eller flera P.R.E.-organisationer. Policyfrågor och ersättningsfrågor ska utredas då dessa bedöms hänga intimt samman med medlemmars förtroende och tillit till en

3 förening. Arbetsgruppen föreslås bestå av två personer från vardera nuvarande P.R.E.-organisationer. I de diskussioner som fördes före beslut i frågan fanns synpunkter om att gruppen även skulle bestå av personer som haft uppdrag i FSHS:s styrelse. Jan Rothman föreslås få rollen som arbetsgruppens controller. Beslut att utse Jan Rothman till controller för gruppens arbete. En tidplan ska upprättas. Gruppens arbete ska vara genomfört och ska redovisas på kommande ordinarie årsmöte som senast ska hållas 31:a mars 2012, att utse Jane Fredin till sammankallande i arbetsgruppen, att Jan Rothman lämnar ett skriftligt uppdrag till sammankallande om gruppkonstellation och huvudfrågor att utreda, att i arbetsgruppens uppdrag ingår att ansvara för att underhålla nödvändig drift av FSHS, bland annat gällande hemsidan, att Jan Rothman undersöker hur frågan om firmatecknande och ekonomiska transaktioner för FSHS ska lösas under perioden då arbetsgruppen är tillsatt, att inbjudan gällande arbetsgruppen sker så snart protokoll från det extra årsmötet är justerat samt att protokoll från det extra årsmötet sänds ut med brev till medlemmarna. Jane ansvarar och erhåller medlemslista från Jennie Colbrie. 15 Övriga frågor under mötet Mötet som hölls som telefonmöte hade problem vid start då tillräckligt många deltagare inte fick plats i det aviserade mötet. Stambokstjänster för P.R.E.:s telemöteskoder hos Telia lånades ut för att mötet skulle kunna genomföras. Beslöts att kostnaden för mötet ska bekostas av FSHS. Hingst- och Stuterikatalog 2012 samt Kalender Jane Fredin och Gunilla Astrén anmäler frågan. Mötet diskuterar och beslutar följande: att Kalender för 2012 inte ges ut. Det är för ont om tid att få in bilder från hästägare så att en kalender kan bli klar i december. Ett annat alternativ att kontakta etablerade fotografer för att be dem medverka bedöms inte som ett fullgott alternativ. att Hingst och Stuterikatalog för 2012 ska ges ut och att Stambokstjänster ansvarar.. 16 Mötet avslutas Mötesordförande avslutar mötet.

4 Tillägg i protokollet inför justering Uppgifter gällande den ekonomiska redovisningen har inkommit från Jan Rothman och följande tillägg görs: Jan Rothman har från kassören Helena Lundkvist erhållit ett kuvert med kvitton gällande oktober månad som gåtts igenom. Kassan är ännu inte avstämd mot bankkontot men kan troligtvis redovisas till kr. Justerandes underskrift.. / Mari Karlsson/ Utdragsbestyrkande: Vid protokollet.. /Jane Fredin/

5 Förbundet för Spanska Hästen i Sverige Pura Raza Espanõla Verksamhetsberättelse FSHS Förbundet för Spanska Hästen i Sverige startades under hösten Medlemmar började antas från den 1 januari Antalet medlemmar uppgår i skrivande stund till 113. FSHS har under sin tid som förbund gjort följande: Tillsammans med Hästnäringens Nationella Stiftelse tagit fram ett förslag till Svenska Hästavelsförbundet gällande att bli registerförande förening för PRE-partbred. Tyvärr har Jordbruksverket senare ändrat sina regler, vilket omöjliggör för rasförbund med utländsk grundstambok att bli registerförande. Byggt upp en hemsida, Samlat in foton och givit ut en kalender för Utarbetat, sammanställt och givit ut Hingst- och stuterikatalogen Arrangerat en utställningsträning. Arrangerat FSHS Summer Show en officiell utställning för PRE, auktoriserad av ANCCE. Arrangerat en utställning för PRE-partbred, med Mari-Ann Barkevall som domare. Tagit fram riktlinjer för certifiering av PRE-partbred och Hispano-Arab. Samarrangerat Svenska Championatet för PRE 2011 med Stambokstjänster för PRE. Styrelsen

6 Innehall Redovisning, Granskning av protokoll Forslagtill nasta steg FSHS revisionsberattelse for perioden till , av Revisor, Jan Rothman Redovisning Overgripande ar redovisningen av intakter och kostnader bra. Det som finns att anma'rka pa ar foljande verifikationer: 1. Betalning av domare (ver. 117) saknar momsnummer for att det skall kunna redovisas som konsultarvode. D Har skickat ett till domaren for att fa moms nummer. 22/10 (Jan) 2. Verifikation 16 saknar underlag. Det ar for kalender 2011, det kan ha ncigot samband med avelsforeningens utlagg for kalendern och overforingen de gjorde D Undersokning pagar. 3. Ovriga intakter pa :- (konto 3990) ar for stor. Flera av verifikationerna kunde ha bokforts pa respektive konto, exempelvis 107 pa utstallning. D Ingen atgard behovs. Summering av FSHS intakter och kostnader for perioden Kalender Utstallning Sponsor Hingstkatalog Annonser Medlemsavgifter ovr intakter Styrelsemote & Arsmote Hemsida + annat Total Intakter Kostnader Netto Notera: Inom ovriga intakter har 10 OOOkr hanforts till utstallning. Resterande ar troligtvis medlemsavgifter och hingstkatalog intakter. Utstallningen i Astorp gick ihop, det vartraningsutstallningarna som inte blev lonsamma.

7 Oet som saknas ar en policy som skulle ge en battre uppfoljning och en tydligare redovisning: 1) Pa verifikationer som avser utgifter for representation maste man ange svftet med representationen och vilka som har deltagit vid representationen med uppgivande av namn p alia personer. Om inte detta anges skall utlagget inte betalas. 2) Dessutom skall alia verifikationer ha ett kostnadsslag enligt tabell 1 redovisade for en tydligare uppfoljning. 3) Lika viktigt ar att intakterna blir kostnadsforda pa ratt konto for en battre uppfoljning. Detta behover forenklas genom att betalare skriver in intaktsslaget vid betalning: intaktsslag + [hastnamn, eget namn, etc.]. Se tabell 2. Tabell 1. Alia kostnader maste ha ett syfte utifrln foljande kostnadsslag: Kostnadsslag Kalender Utst a' lining Styrelsemote Arsmote Hingstkatalog Annat - beskriv syfte Exempel Porto, tryck, Domare, resa, hyra, stro, priser Milersattning, konferensrum, tele Milersattning, konferensrum, tele Porto, tryck. Tabell 2 Alia intakter maste ha ett svfte utifrln foljande intaktsslag: Intaktsslag Medlemsavgift Sponsring Kalender Hingstkatalog Annonser Utstallning Annat Granskning av protokoll FSHS styrelse har varit beslutfor under sin mandat period. Det har skett en del a'ndringar av styrelsens medlemmar som inte har kommunicerats till medlemmarna som har skapat forvirring och misstro. Det ar inte revisorns uppgift att anmarka pa kommunikationen, men vill bara poangtera att det ar lika viktigt att beslut informeras som att det tas.

8 Forslag till nasta steg Min uppfattning ar att ett fortroende och tillit till medlemmarna maste aterinforas snarast. Strukturen over de olika fsreningarna ar ocksa viktig och behover uppdateras, men i forsta hand maste ett fortroende Aterinforas. Troligtvis kan ett tydligt ramverk for sant som skapar misstro vara tillrackligt. Forslagsvis kan man gora detta genom att tillsatta en arbetsgrupp som tar fram forslag pa foljande: 1) Ersattningspolicy for medlemmar och styrelsemedlemmar. Riktlinjer for hur ersattning till styrelsemedlemmar och medlemmar behover upprattas. Det finns bade kunskap och vilja att utfora arbete. Om vissa far ersattning men inte andra fungerar inte. Det skall finnas en tydlig ersattningsplan. Exempelvis: Ledamot iforeningens styrelse, ordforande ellerforeningsmedlem/annan som efter beslut av styretsen foretagit resa eller utfort arbete har ratt till foljande ersattningar: Roll Funktionar Tavlingsledare etc Ersattning Lunch Fri anmalningsavgift for en hast i nasta tavting, lunch 2) Etik- och moralpolicy for medlemmar och styrelsemedlemmar nar man hjalper till och agerar utifrsn FSHS. Vi m^ste undvika javiga situationer och se till att man som medlem och styrelsemedlem agerar inom visa riktlinjer. Exempelvis ar man tavlingsledare skall man inte ha nagra egna hastar med i tavlingen. Jan Rothman, Reviser