Så här blev året 2012 Kommunikations- och marknadsföringsrapport Arbetsmarknad och vuxenutbildning

Så här blev året 2012 Kommunikations- och marknadsföringsrapport Arbetsmarknad och vuxenutbildning

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Förvaltningen och media... 4 3 Information... 6 4 Marknadsföring... 7 5 Webb... 12 6 Övrigt... 15 2

1 Inledning Denna kommunikations- och marknadsföringsrapport tar avstamp i arbetet som beskrivs i Kommunikations- och marknadsföringsplanen 2012. Syftet med rapporten är att följa upp planen och utvärdera genomförda aktiviteter. Dessutom är avsikten att identifiera utvecklingsområden, så att arbetet med information, kommunikation och marknadsföring ständigt förbättras. Förutsättningar/utgångsläge Under 2012 har förvaltningen haft en heltidsanställd kommunikatör med uppdraget att samordna och utveckla förvaltningens informations- och kommunikationsarbete. Det har möjliggjort ett tydligare helhetsgrepp och en överblick över såväl behov som genomförda insatser. Under hösten pågick förberedelser inför sammanslagningen till den nya förvaltningen, där Arbetsmarknad och vuxenutbildning utgörs av en avdelning, Kompetensförsörjning. Vissa insatser under hösten kom därför att handla om förberedelser inför denna förändring och vad det kommer att innebära för arbetet med information och kommunikation. Mål Det övergripande målet med förvaltningens information och kommunikation är att öka kunskapen om verksamheten samt väcka intresse och engagemang genom att skapa en gemensam bild av verksamheten inom förvaltningen kommunicera verksamhetens inriktning och omfattning inom kommunen sprida en enhetlig och tydlig bild av verksamheten till externa aktörer och allmänheten I följande avsnitt beskrivs genomförda insatser och tankarna bakom. Dessutom presenterar vi de verksamhetsmål och indikatorer som är direkt kopplade till detta arbete. 3

2 Förvaltningen och media I arbetet med att öka kunskapen om våra verksamheter samt väcka intresse och engagemang för det vi gör, är media en viktig aktör. Vi har rutiner på hur och vilka personer som bemöter media i olika frågor. Ett av nämndens egna verksamhetsmål är: Att öka verksamhetens synlighet i media Det mäts genom att räkna antal tidningsartiklar samt inslag i tv och radio. 60 50 40 30 20 10 0 30 31 27 30 0 2726 54 25 31 26 16 8 8 810 8 4 5 7 0 6 2010 2011 2012 Enligt diagrammet framgår det att det antalet tidningsinföranden (artiklar/reportage), radio/tv-inslag samt webbpubliceringar är avsevärt högre än föregående år. Den troligaste förklaringen är den hotbild som drabbade ett flertal personer inom förvaltningen under hösten 2012 För kategorierna annons och artiklar i Pitekvarten, kommunens personaltidning, är skillnaden marginell. Kategorierna Blänkare och Artikel är numera integrerade i kategorierna Annonser respektive Tidningsreportage. Anledningen är att bedömningen av vad som är annons respektive blänkare samt artikel respektive reportage är väldigt subjektivt, vilket gör resultatet svårtolkad. Det gäller också kategorin Övrigt, som är en kategori som endast är svagt definierad. Det är viktigt att poängtera att antalet införanden endast säger något om just antalet införanden. Det säger däremot väldigt lite om obs-värdet det vill säga hur helheten (rubrik, bild, text) tar för sig och hur ämnet framställs (enligt våra önskemål eller kritiskt/ifrågasättande). Inte heller sätter det våra insatser (proaktivt arbete som personlig bearbetning, pressmeddelanden etc) i relation till resultatet (om det blev någon artiklel/reportage, korrekthet, ton/laddning etc). Om detta ska finnas kvar som mål och nyckeltal bör verktygen vässas och tydligare definitioner formuleras kring vad som ska mätas och hur det ska ske. 4

Ett proaktivt arbete ger resultat Pressbearbetning sker oftast när vi har något konkret att berätta om ett nytt projekt, en ny utbildning, studiebesök etc. Under året har ett tiotal pressmeddelande gått ut till ett flertal mediaföretag. Många av dem har resulterat i artiklar och radio/tv-reportage. Ett förbättrat arbete med att föra fram förvaltningens verksamheter i blickfånget beror därför till stor del på personalens förmåga att identifiera intressanta saker som är värda att berätta. Att inte vara så händelsestyrda, utan istället lyfta annat: individer som växer, engagerad personal, verksamheter som gör stor nytta det som levandegör vår verksamhet och det som kan symbolisera uppnådda resultat. Med en kreativ och vaken personal i kombination med en kommunikatör (numera informationsansvarig i kombination med förvaltningens stabsfunktion) som driver och agerar bollplank kan vi öka förvaltningens proaktiva arbete mot media. Det kan leda till ytterligare en ökning av synligheten i media, såväl antal artiklar som en breddad bild av det som berättas om oss. Förhoppningen är mindre återrapportering och mer berättelser. 5

3 Information Intern Insidan Pitekvarten Foajéfika Extern Inflyttartidningen Vardagsrummet Insidan används löpande till att informera om saker som ska hända, men till viss del också om sådant som har hänt. Här kan vi bli bättre på att berätta om våra verksamheter på ett intressant och läsvärt sätt. Våra verksamheter fanns representerade i samtliga nummer av Pitekvarten, totalt tolv artiklar varav tre där förvaltningen medverkat som en av flera parter. 1/2012 Reportage UTAN, presentation EU-samordnare 2/2012 Reportage lärling, föreläsning Leo Razzak samt bloggare ungwebben 3/2012 Reportage ferie, porträtt praktikant samt YPAD och Samhällsbyggnad. 4/2012 Reportage familjen Pereyra, skolgång asylökande Norrsken och UTAN Reportage UTAN samt annonser Repris och VLC Lärling Mångfaldsdagen om flyktingsamordningen På andra språk Förvaltningens verksamhet är bred och riktar sig även till individer från andra länder. Därför är det viktigt att erbjuda information på andra språk än svenska. Ett av nämndens egna mål är: Information skall finnas på flera olika språk På webben finns ett webbaserat översättningsverktyg som översätter till ett stort antal olika språk. Vad gäller övriga enheter så är variationen stor. Den mesta information finnas endast på svenska, medan andra översatts till som mest sex språk. Här finns absolut ett utvecklingsområde, att tydliggöra våra ambitioner om vilka språk och vilken typ av enheter som är prioriterade att översätta. 6

4 Marknadsföring Inför evenemang, nya utbildningar eller projekt använder vi oss av en mix av olika kommunikationsenheter och kanaler. I de flesta fall använder vi oss av annonsering dagspress, information via webben (Insidan/Utsidan), Facebook (Piteå kommun och ungipiteå) samt affischering och flyers. Under de senaste åren har vi försökt att både berätta att det händer något eller vilka tider det händer, dels tillföra ett innehåll som på ett eller annat sätt berättar lite om vad vi gör och vad vi står för ett budskap enligt kommunikationsstrategin i Kommunikations- och marknadsföringsplan 2012. Internt producerade enheter Under året har merparten av materialet producerats av eller passerat kommunikatör för att försöka hålla ihop formspråk, bli tydligare och ge ett mer professionellt intryck. Det gäller bland annat informationsblad, foldrar, affischer och annonser ANNONS KVARTSSIDA LÄRLING Kommentar: Under 2012 har vi konsekvent använd oss av en och samma bild för lärlingsannonsering/affischering. Här har vi fokuserat på att väcka uppmärksamhet och styra trafiken till webben. 7

TEASERS DAGSPRESS Kommentar: Samverkan Nord - där Arbetsmarknad och vuxenutbildning ingick tillsammans med KLK, Soc, KoF och Sparbanken Nord - arrangerade en föräldrakväll med fokus på ungas vägar in i arbetslivet, studier och vuxenvärlden. Annonseringen bestod av ett antal teasers under några dagar, små annonser med syfte att väcka intresset. Den kompletta informationen fanns på en webbsida på pitea.se samt i en annons i dagspress. ANNONS KVARTSSIDA FLYKTINGSAMORDNINGEN Kommentar: Annons i dagspress med syfte att uppmärksamma möjligheten att bli vän/vänfamil till flyktingar. Annonsen publicerades samtidigt som en annons för Språkcafé. De utgjorde tillsammans en halvsida i lokal press. 8

ANNONS REPRIS, PATRONSÖNDAG Kommentar: Annons för Repris där vi lyfter en av många människor i bild. ANNONS YRKESUTBILDNING Kommentar: Annons för maskinförarutbildning där genusperspektivet beaktats i valet av bild 9

Byråproducerade enheter För produktion av annonser och trycksaker har vi i vissa fall anlitat externa partners, för att försäkra oss om ett bra resultat. Avgörandet om enheter ska produceras internt eller externt låg hos kommunikatör i samråd med förvaltningschef. OMSLAG TRYCKSAK NOLL UNGA UTAN JOBB INLAGA TRYCKSAK NOLL UNGA UTAN JOBB Kommentar: I trycksaken Noll unga utan jobb berättar vi om förvaltningens olika projekt, insatser och verksamheter som riktar sig till unga på vägen mot egen försörjning. Fokus ligger på individerna medan information om projekt ligger som en faktaruta. 10

REPRIS LASTBIL Kommentar: Repris lastbil är en gratis reklampelare som rör sig i och omkring Piteå året runt. Genom att dekorera skåpet med en stor dekal, exponerar vi ständigt viktiga budskap om repris. 11

5 Webb Webben är en av Piteå kommuns viktigaste informationsbärare. Här ska bland annat medborgare, allmänhet, deltagare och journalister hitta aktuell och relevant information om våra verksamheter. Det är också en ingång för eventuella samarbetspartners. Det pågår ett ständigt utvecklings- och förbättringsarbete av webben, både från centralt håll och inom förvaltningens (avdelningen). Det handlar om att steg för steg förändra och förbättra för att göra det enklare för besökarna att hitta information. Ambitionen är också att integrera mer och mer från kommunikationsstrategin på webben. Webbportal för unga Under 2012 lanserades ungipitea.com en portal som ska ge unga svar på det mesta om livet i Piteå. Under året har förvaltningens verksamheter regelbundet publicerat nyheter och blogginlägg på webbplatsen. 12

Sociala medier Idag är sociala medier viktiga för att nå ut, kommunicera med och skapa relation med målgrupperna. Förvaltningen använder idag kommunens samt ungipiteås facebooksidor för att sprida information om sin verksamhet. Även projekt UTAN har en egen Facebooksida, som används i hög utsträckning i arbetet med att försöka nå och fånga upp unga som varken studerar eller arbetar. PITEÅ KOMMUN PÅ FACEBOOK UNG I PITEÅ FACEBOOK En förteckning över såväl förvaltningens som kommunens medverkan i sociala medier finns på pitea.se. 13

Fortsatt utveckling Några framgångsfaktorer med sociala medier är att vi har en bra strategi innan vi startar och att närvaron är personligt och relevant. Det måste vara rätt personer som bloggar, twittrar och facebookar personer med kunskap om våra verksamheter, men också personer som har ett intresse för att kommunicera och skapa relationer via sociala medier. Ambitionen är att vi ska bli bättre på detta med social medier, både vad gäller vilka kanaler vi använder, men också hur vi använder dem. Hittills har både vi inom förvaltningen och kommunen i stort främst använt sociala medier för att sprida information och marknadsföra våra verksamheter, trots att den stora fördelen med dem är just sociala det vill säga att skapa relationer, starta debatter och i bästa fall åstadkomma viral spridning av budskap. 14

6 Övrigt EU-projekt Förvaltningen medverkar i ett flertal EU-projekt, i vissa fall som partner, i andra som projektägare. Enligt den grafiska profilmanualen finns det inga restriktioner vad gäller grafiskt uttryck för EUprojekt förutom EU:s egna regler vad gäller flaggor och annat. I de fall när förvaltningen varit projektägare är våra ambitioner att hålla ihop uttrycket, genom att utgå från den färgpalett och de typsnitt som ingår i Piteå kommuns grafiska profil. Projekten har egna medel för marknadsföring och anlitar i vissa fall externa partners för marknadsföringsmaterial. Dessutom har förvaltningens kommunikatör varit en resurs och bollplank till de som jobbar med projekten. Integration En proaktiv mediabearbetning är viktigt i arbetet med att skapa acceptans och tolerans inom ramen för det integrationsarbete som bedrivs. Utöver att marknadsföra aktiviteter som äger rum, exempelvis Språkcafé, har vi en viktig roll att lyfta fram goda exempel från de ungdomar som kommer utan vårdnadshavare till Piteå och det arbetet som bedrivs inom detta område. I slutet av 2012 har en kommunikationsplan formulerats för detta arbete, med fokus på flyktingsamordningens verksamheter. Flyktingsamordningen har uppdraget att komplettera med en mer detaljerad aktivitetsplan som mer konkret beskriver hur vi ska jobba med kommunikationen kring den stundande utökningen. Det hot som riktades mot ett antal hot mot personer inom våra verksamheter under hösten 2012 har ytterligare tydliggjort behovet av att jobba med såväl ett långsiktigt och strategiskt tolerans och acceptansarbete kring integration och flyktingfrågan samt ett mer konkret informationsarbete kring våra verksamheter. Arkivering De olika informations- och kommunikationsenheterna arkiveras på förvaltningens (avdelningens) serverutrymme. Från årsskiftet 2011/2012 övergick vi till digital arkivering även av pressklipp, annonser etc. 15