Policy för ersättning Fastställd av styrelsen för Ulricehamns Sparbank 2014-09-10 ersätter 2014-01-24 Ulricehamns Sparbank
Innehållsförteckning Policy för ersättning... 1 Externa regelverk... 2 Interna regelverk... 2 1. Bankens modell för rörlig ersättning... 3 2. Övergripande mål... 3 3. Organisation och ansvar... 3 3.1. Beslut om ersättningssystem och riskbedömning... 3 3.2. Ersättningsutskott/särskilt ansvarig styrelseledamot... 3 4. Bankens modell för rörlig ersättning... 3 4.1. Grundförutsättningar... 3 4.2. Mål... 4 4.3. Balans mellan fast och rörlig ersättning... 4 4.4. Anställda som omfattas av rörliga ersättningssystem i banken... 4 4.5. Beslut om ersättningssystem och riktlinjer... 4 4.6. Resultatbedömning och riskjustering... 5 4.7. Uppskjutande... 5 5. Uppföljning och kontroll... 5 6. Information... 5 6.1. Information till anställda... 5 6.2. Offentliggörande... 5 Bilaga 1 Riskbedömning... 6 Inledning... 6 Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem... 6 Slutsats... 8 1
Externa regelverk Finansinspektionen FFFS 2007:5 Om offentliggörande av information om kapitaltäckning och riskhantering FFFS 2011:1 Om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning FFFS 2014:1 Om styrning, riskhantering och kontroll Interna regelverk Policy för personal 2
1. Syfte Syftet med denna policy är att styrelsen ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i sparbanken samt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta och kontrollera de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för sparbanken, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). Samtliga ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga, kopplade till långsiktigt värdeskapande samt innebära en väl avvägd risknivå för sparbanken. Styrelsen har fasta arvoden och mötesarvoden, fastställda av sparbanksstämman. 2. Övergripande mål Sparbankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med sparbankslagen och lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten på ett sådant sätt att sparbankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning). 3. Organisation och ansvar 3.1. Beslut om ersättningssystem och riskbedömning Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ska besluta om rörliga ersättningar i sparbanken, i förekommande fall efter förslag från VD. Till grund för styrelsens beslut ska ligga en av styrelsen fastställd riskbedömning, fogad till denna policy som bilaga 1. Styrelsens beslut ska i tillämpliga fall följa vad sparbanksstämman beslutat i fråga om ersättning i sparbanken. 3.2. Ersättningsutskott/särskilt ansvarig styrelseledamot Inom styrelsen ska finnas en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna funktion/person ska ha tillräcklig kunskap och erfarenhet av riskbedömning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Funktionen/personen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i sparbanken och rapporterar till styrelsen. Anställd i sparbanken som tillika ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. I Ulricehamns Sparbank är styrelsens ordförande särskilt ansvarig för ersättningsfrågor. 4. Bankens modell för rörlig ersättning 4.1. Grundförutsättningar Sparbankens anställda tjänstemän kan ha rörlig ersättning utöver fast lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av sparbanken uppsatta mål. Målen kan vara resultatmål och/eller aktivitetsmål. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 2 ovan. Ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga och syfta dels till anställdas 3
motivation, dels vara långsiktigt värdeskapande och dels innebära en väl avvägd risknivå för banken I sparbanken förekommer två former av rörligt ersättningssystem. Ett som är lika för alla anställda som omfattas av ersättningssystemet. I det systemet tillämpas för närvarande ett resultatandelssystem med avsättningar till Stiftelsen Guldeken där utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. Samtliga tillsvidareanställda, förutom VD och VD:s ställföreträdare samt anställda inom kök och städ, omfattas av detta ersättningssystem. Dessutom finns ett system med individuell avsättning. VD, stf VD, samtliga avdelningschefer samt kreditchef omfattas ej av detta system. Personer inom bankens kontrollfunktioner (compliance och riskkontroll) är ej anställda inom banken och omfattas därmed ej av några rörliga system. 4.2. Mål Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas och vara kända på förhand liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Kriterierna för rörlig ersättning baserade på resultatmål ska fastställas så att de helt bortfaller om måluppfyllelsen understiger en nivå som styrelsen årligen definierar. 4.3. Balans mellan fast och rörlig ersättning Om ersättningen innefattar en rörlig del ska det finnas en lämplig balans mellan den fasta och den rörliga delen. Principen ska vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära ersättningen medan den rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den rörliga ersättningen ska således kunna bestämmas till noll. Den maximala rörliga ersättning som en medarbetare kan få uppgår till 66 000:-. 4.4. Anställda som omfattas av rörliga ersättningssystem i banken Samtliga anställda, förutom VD, stf. VD samt anställda inom kök och städ, omfattas av rörliga ersättningssystem. Styrelsens identifikation av särskild reglerad personal framgår av gjord riskanalys, bilaga 1. 4.5. Beslut om ersättningssystem och riktlinjer Styrelsen beslutar efter förslag från VD om kriterier i rörliga ersättningssystem till anställda. Utbetalning kan göras dels kontant dels genom avsättning till stiftelsen Guldeken. Utbetalning av resultatandel från stiftelsen Guldeken sker tidigast efter fem års fondering. För att eliminera risken för att en rörlig ersättning skall få ej önskade effekter har styrelsen beslutat om tak för hur stor den rörliga ersättningen på individnivå får vara. Kriterierna för rörliga ersättningar ska bestämmas så att de bortfaller om bankens totalresultat understiger en nivå som styrelsen årligen definierat. 4
4.6. Resultatbedömning och riskjustering Beslut om att anställda i sparbanken ska erhålla rörlig ersättning ska grunda sig på en bedömning av riskjusterade vinstmått. Nuvarande och framtida risker samt faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet ska särskilt beaktas. Bedömningen ska baseras på ett långsiktigt hållbart resultat. Rörliga ersättningar får inte begränsa sparbankens förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas eller vid behov stärka kapitalbasen. Rörlig ersättning bestäms utifrån en av styrelsen beslutad beräkningsmall. Avsättningen baseras på sparbankens uppnådda resultat och på av medarbetarna uppnådda aktivitetsmål. Ett maxtak finns. Rörlig ersättning baseras inte enbart på individens resultat. Även hela sparbankens resultat ska beaktas. 4.7. Uppskjutande Ingen medarbetare kan få mer än 66 000: - i rörlig ersättning. 5. Uppföljning och kontroll VD ansvarar för löpande uppföljning av sparbankens ersättningssystem. VD ska redovisa uppföljningen av denna till den särskilt funktionsansvarige i styrelsen. Sparbankens internrevision ska vid behov och minst en gång årligen granska efterlevnaden av ersättningspolicyn och rapportera resultatet av granskningen till styrelsen. 6. Information 6.1. Information till anställda Sparbankens ledning ska informera de anställda som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem samt om innebörden av policyn och ersättningssystemet. 6.2. Offentliggörande Relevant och tydlig information om sparbankens ersättningar ska lämnas i årsredovisningen, i bilaga till årsredovisningen eller på sparbankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet. Informationen ska innehålla: beslutsprocess och riskbedömning för ersättningssystemet mål och kriterier för rörlig ersättning räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar samt övriga relevanta uppgifter enligt FFFS 2007:5, kap 11 5
Bilaga 1 Riskbedömning Inledning Bakgrund Finansinspektionen utkom i februari 2011 med nya föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning, FFFS 2011:1 (föreskrifterna). Syftet med de nya föreskrifterna är att förbättra företagens hantering av risker i sina ersättningssystem. Föreskrifterna uppställer generella krav på företagens ersättningspolicy och rörliga ersättning samt specifika krav på riskanpassning av ersättningssystemets struktur såsom resultatbedömning, riskjustering, uppskjutande av rörlig ersättning samt krav på att resultatbaserad rörlig ersättning ska grundas på riskjusterade vinstmått. Syfte Syftet med denna riskbedömning är att analysera de risker som finns med sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem samt identifiera särskilt reglerad personal som omfattas av specifika bestämmelser om riskanpassning av ersättningens struktur. Metod I föreskrifterna finns inte någon vägledning för hur riskbedömningen ska utformas. Däremot framgår att ersättningspolicyn ska utformas och tillämpas på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till företagets storlek och interna organisation samt verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Vidare anges att ersättningspolicyn ska överensstämma med företagets affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. När det gäller bedömningen av vilken personal som ska anses vara särskilt reglerad gäller som utgångspunkt i riskbedömningen en presumtion för att alla anställda i de personalkategorier som anges i 1 kap 4 9 a-d i föreskrifterna utgör särskilt reglerad personal. Riskbedömningen kan emellertid visa att det finns personal i dessa kategorier, som trots sin position inte kan påverka företagets risknivå i väsentlig utsträckning. Dessa personer kan då undantas från särskilt reglerad personal. Skälen för detta ska dokumenteras i riskbedömningen. Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem Sparbankens storlek, verksamhetens art, omfattning och komplexitet Ulricehamns Sparbank är en självständig sparbank vars verksamhetsområde omfattar Ulricehamns kommun. Sparbanken har 2 kontor och bedriver en traditionell sparbanksrörelse riktad till privat- och företagskunder. Verksamheten innefattar huvudsakligen utlåning, inlåning, finansiell rådgivning och försäkring. Sparbanken bedriver inte egen handel med värdepapper. Antalet anställda är ca 45 årsarbetare. 6
Rörliga ersättningar i Ulricehamns Sparbank Samtliga anställda (utom VD och Stf VD samt kök och städpersonal) omfattas av sparbankens resultatandelssystem. Utfallet av resultatandelssystemet baseras på av styrelsen beslutade mål. Maximal avsättning uppgår till 66 000 kr per heltidsanställd och år. Sparbankens resultatandelssystem är uppdelat i en gemensam del och en individuell del och bygger på resultatmål och aktivitetsmål. Utfallande belopp för den gemensamma delen avsätts till Stiftelsen Guldeken. Utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. Denna del kan uppgå till max 30 000 kr per anställd. Den individuella delen utbetalas kontant och kan uppgå till max 36 000 kr per medarbetare och max 300 000 kr totalt för banken. Avdelningschefer och kreditchef omfattas ej av den individuella delen. Risker med Ulricehamns Sparbanks ersättningspolicy och ersättningssystem Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens möjlighet att fullgöra sina förpliktelser. I sparbanken ska endast finnas ett rörligt ersättningssystem som är lika för alla som omfattas. Den rörliga ersättningen avser ett marginellt belopp och utgör inte någon risk för sparbanken. Maximalt utfall ger ett sammanlagt belopp som motsvarar ca 0,25 procent av sparbankens nuvarande egna kapital. Överensstämmelse med Ulricehamns Sparbanks affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av styrelsen uppsatta mål. Målen sätts med utgångspunkt från sparbankens strategiska plan och ska leda till att styra beteende och försäljning på ett sätt som är långsiktigt bra för sparbanken. Särskilt reglerad personal Ulricehamns Sparbank har mot bakgrund av riskbedömningen bedömt att följande anställda ska anses vara särskilt reglerad personal Verkställande ledning Till denna grupp räknas VD, stf VD, Chef Företagsmarknad, Chef Privatmarknad och Chef Ekonomi och Adm. Anställda i ledande strategiska befattningar Till denna grupp räknas Kreditchef. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner Samtliga personer inom kontrollfunktioner är inte anställda av banken och omfattas ej. Risktagare Till denna grupp räknas ingen ytterligare anställd. 7
Anställda som har en motsvarande nivå på ersättningen som den verkställande ledningen Till denna grupp räknas ingen. Då rörlig ersättning är maximerad till 66 000 kr per heltidsanställd och år omfattas särskilt reglerad personal inte av uppskjuten utbetalning. Slutsats Sparbankens rörliga ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande och har en väl avvägd risknivå som aldrig kommer att leda till att sparbankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras. 8