Regler och avgifter för Biblioteken i Norrbotten: Bibliotek 2013, version 5 Reviderad 2011-05-25

1 Regler och avgifter för Biblioteken i Norrbotten: Bibliotek 2013, version 5 Reviderad 2011-05-25 Kommentarer Regeldokumentet har processats fram sedan oktober 2010 och föreligger nu i sin 5:e version. Version 5 är antagen av chefsmötet den 5/5 2011 med några undantag: SPAR: Frågan om vi ska använda SPAR eller RiksKIR utreds vidare. Ulla-Greta Johansson, Kalix, kollar vidare. Är Riks-KIR ett fullgott alternativ? Barns lånekort: Rutiner för hantering av barns lånekort tas fram av arbetsgruppen. Regler för Bokbussar: Bokbussarna kan vara med i samarbetet men det behövs förtydliganden kring när reglerna skiljer sig åt och på vilket sätt det ska framställas (väntetider, lånetider, förseningsavgifter, reservationsordning). Sammanställning av bokbussarnas synpunkter på reglerna finns längst ned i dokumentet. Teckenförklaring: Svart text = oförändrat och antaget Grön text = de ändringar/justeringar som gjordes i enlighet med chefsmötet 5/5 Lila text = omskrivning eller flytt av befintlig text, ingen ändring av innehållet. Röd text= ej fastställt ännu, arbetas med eller oklart Blå text= bokbussarnas kommentarer Gul markering= Kristinas kommentarer och ändringar Till regelförslaget finns det 2 bilagor, Bilaga 1 Personuppgift skyddad, som är hämtad från Luleå folkbiblioteks regler och rutiner samt Bilaga 2 Avgifter (Schablonavgifter för förkomna medier, rev16/5), finns på ningen i separata dokument. Läs gärna de övriga dokument och slutrapporter om bibliotekssamarbete i landet som finns på ningen, www.bibliotek2013.ning.com -Klicka därefter på Mediegruppen. För Mediegruppen Katarina Gulliksson Norrbotten den 25 maj 2011

2 Innehållsförteckning Låntagarregister 3 Ålder låntagare SPAR Personuppgifter Registrering av ny låntagare Skyddad adress/personuppgift skyddad 4 Sekretess Spärr av låntagare Bibliotekskort 5 PIN-kod Bibliotekskort kopplat till ålder Tjänstekort Cirkulation och meddelanden 6 Utlån Återlämning Omlån Lånetider Övertidsvarning Reservationer 7 Reservationsordning Reservationstid och utskick av reservationsmeddelande Medier 8 Medier som ingår i samarbetet Medier undantagna från samarbetet Avgifter och kravsteg 9 Reservationer Barns lån Barnmedier Försenade medier Förseningsavgift Avgift för ersättning av bibliotekskort Maxbelopp skuld och lånetillfälle 10 Lånestopp Förseningsavgifter äldre än 3 år Kravsteg Hantering av skuldbelopp (vem får pengarna) Hantering av ersättning för förstörda medier Räkningar 11 Återlämning efter räkning skickats ut Återbetalning av betalda räkningar Fjärrlån 11 Sammanfattning av bokbussarnas synpunkter 12 Sammanfattning av frågor att ta vidare 13

3 Låntagarregister Ålder låntagare Barn är man fram till 18 års ålder. Från 18 år räknas man som vuxen med allt vad ansvar det innebär. Förslaget är grundat på Barnkonventionens samt Barnombudsmannens definition. Första bibliotekskortet skrivs ut det år barnet fyller 6 år. SPAR Låntagarregistret bör vara kopplat till SPAR för att hålla personuppgifterna uppdaterade. Frågan om vi ska använda SPAR eller RiksKIR utreds vidare Ulla-Greta Johansson, Kalix, kollar vidare. Är Riks-KIR ett fullgott alternativ? Personuppgifter Utgångspunkten för att få bibliotekskort är att man måste lämna fullständigt personnummer, namn och adress. Genom SPAR uppdateras personuppgifterna i låntagarregistret. Om fullständigt personnummer saknas blir heller inte uppgifterna uppdaterade genom SPAR. För personer som saknar svenskt personnummer t ex flyktingar, gäststudenter m.fl. använder vi födelsedatum i stället. I dessa fall behövs ändå någon form av legitimation eller styrkande av att personen är den han/hon uppger sig för att vara. Att man inte vill uppge/registrera sitt fullständiga personnummer är ej skäl för att slippa och i sådana fall gör vi inget bibliotekskort. Det är viktigt att vi har en enhetlig linje när låntagarregistret blir gemensamt för oss alla. Juridiskt: Enligt P U L ska personnummer användas med återhållsamhet av integritetsskäl. Man får använda och behandla personuppgiften om det är viktigt med en säker identifiering. Datainspektionen jämställer bibliotekslån med en kreditsituation och menar att personnummer därför normalt kan registreras undantag om låntagarna hör till en känd, mindre krets t ex elever i en skola/skolbibliotek. Samtycke ska lämnas. Källa: Broms: Biblioteken och juridiken, 2005. Utförligare rutiner för bibliotekskortsadministration behövs när vi bestämt oss för biblioteksdatasystem. Registrering av ny låntagare Bibliotekskort skrivs ut mot uppvisande av godkänd fotolegitimation. Personer som saknar svenskt personnummer får tidsbegränsade bibliotekskort. Efter en tid kontrolleras om personnumret är fullständigt. Barns lånekort: Förälders godkännande hur göra praktiskt och juridiskt hållbart? En grundrutin för hantering av barns lånekort som gäller alla skapas. Lokala varianter av informationsbrev, förvaring av lånekort m m kan finnas så länge de stämmer överens med grundtanken. se Bilaga Mall för infobrev till föräldrar från Umeå som exempel.gruppen för barns lånekort jobbar vidare.

4 Skyddad adress/personuppgift skyddad Låntagare som vid anskaffandet av nytt bibliotekskort uppger att man har skyddad adress ska kunna styrka det med intyg från Skatteverket. Personnummer måste uppges eftersom det är det enda som myndigheterna kan spåra personen efter. Låntagare som redan finns i låntagarregistret med personnummer uppdateras till skyddad identitet automatiskt via SPAR. Enligt PUL (personuppgiftslagen) och Skatteverket kan biblioteket heller inte förvara skyddade personuppgifter (namn, adress etc.) vid sidan om biblioteksdatasystemet i t ex en pärm. Se bilaga Personuppgift skyddad Sekretess Varje kommun ansvarar för att personal som har tillgång till låntagarregistret känner till de sekretessregler som gäller för bibliotekslån. All personal ska ha skrivit under en överenskommelse om tystnadsplikt. Det gäller även tillfälligt anställda, praktikanter, konsulter med flera som har tillgång till låntagarregistret. Alla bibliotekskort ka vara försedda med texten: Jag accepterar Bibliotekens i Norrbotten låneregler samt att aktuella uppgifter om mina lån registreras i det gemensamma bibliotekssystemet. Det innebär att de uppgifter som omfattas av Sekretesslagen är tillgängliga för biblioteken i Norrbotten. Bibliotekens personal har tystnadsplikt. Denna information ska även framgå tydligt i låneregler och informationsmaterial som delas ut till t ex föräldrar när barn erhåller lånekort. Se Bilaga Tystnadsplikt från Umeå. Spärr av låntagare Automatisk spärr av låntagare inträder vid skuld över 100 kr. Spärr ska också inträda när räkning skickas ut. Automatisk spärr försvinner när skulden betalats. Manuell spärr läggs när lånekortet anmälts som försvunnet. Manuell spärr måste tas bort manuellt.

5 Bibliotekskort Det är kostnadsfritt att få bibliotekskort. Om kortet tappas bort tas en avgift om 20 kr ut. Avgiften gäller alla som tappat sitt bibliotekskort och vill ha ett nytt. Se Avgift för ersättning av bibliotekskort. PIN-kod Låntagare som så önskar kan få en PIN-kod kopplat till bibliotekskortet för att med hjälp av den använda sig av de tjänster som erbjuds via Internet. PIN-kod lämnas av säkerhetsskäl inte ut via telefon eller e-post, endast vid besök på biblioteket. Barn kan få PIN-kod när de får bibliotekskort men barnet självt ska vara närvarande när PIN-koden delas ut. Det förutsätter alltså att barnet hanterar sitt lånekort själv. Se även nedan under Bibliotekskort kopplat till ålder Bibliotekskort kopplat till ålder Bibliotekskort för barn och vuxna har olika regler. Genom att använda två olika bibliotekskort kopplat till ålder, ett för barn 6-17 och ett för vuxna 18-, kan man på ett naturligt sätt informera om de ändrade låneregler som börjar gälla från dagen man fyller 18 år. Korten har olika färg för att skilja dem åt. En datumspärr på barnkortet uppmärksammar biblioteksdatasystemet om att det är dags att byta till vuxenkort när låntagaren fyller 18 år. Biblioteket informerar om lånereglerna och den myndiga personen godkänner avtalet genom att skriva under kortet. Förslag på rutiner för hantering av barns lån och lånekort arbetas fram av arbetsgruppen. Vad har en förälder/målsman rätt att ta del av vad gäller barns lån och uppgifter.? Enligt Sekretesslagen (14 kap 4 ) är det rimligt att föräldrar kan ta del av vissa sekretessbelagda uppgifter som rör barnet, d v s lånen, men biblioteken ska inte självmant och aktivt tala om för föräldrarna vad barnen lånar. Källa: Susanna Broms, Biblioteken och juridiken, 2005, s79. Tjänstekort Tjänstekort är ett bibliotekskort för lärare eller annan personal på skola, förskola, fritidshem, gruppboende et c att använda för lån av media i tjänsten. En kontaktperson på institutionen är kopplad till kortet. Tjänstekorten får inga förseningsavgifter men räkning om medierna ej återlämnas eller förstörs.

6 Cirkulation och meddelanden Utlån Utgångspunkten för att låna är att man ska visa sitt bibliotekskort alternativt legitimation. Att personen är känd av personalen, finns i klasslista eller kan visa elevlegitimation går också bra. Kommentar: Genom att be om bibliotekskort i första hand minimeras risken för felskrivningar eller att personalen känner att de måste låna ut för att vara snälla. När vi går in i ett samarbete med många fler låntagare tillsammans blir det också fler Karl Karlsson i låntagarregistret att välja på. Det är alltså bra för säkerheten om även stammisar kan visa sitt bibliotekskort. Återlämning Det ska vara fritt att återlämna det man lånat på vilket bibliotek som helst inom samarbetet, både vanliga lån och fjärrlån. Låntagaren informeras om att man kan be om återlämningskvitto på sina återlämnade lån. Information om detta ska finnas i det informationsmaterial som delas ut när personen får bibliotekskort. Vi tar ej emot böcker/media från bibliotek utanför samarbetet för återlämning och transport om de ej är förmedlade via Biblioteken i Norrbotten. Omlån Utöver det första lånetillfället kan man låna om 2 gånger, sedan inträder en spärr. Reserverat material och särskilda kategorier, t ex hyrvideo, snabblån, går ej att låna om. Lånetider Normal lånetid är 4 veckor (28 dagar). Andra lånetider kan förekomma på vissa medier. Lånetid för reserverat material är 14 dagar eller 28 dagar om det endast är 1 person i kö. När 2 personer eller fler köar blir det 14 dagars lånetid. Övertidsvarning Låntagaren kan få en så kallad övertidsvarning skickad från biblioteket 2-3 dagar innan lånen förfaller för att bli påmind om att det är dags att låna om eller återlämna och på så sätt slippa övertidsavgifter. Övertidsvarningen skickas per SMS eller e-post. OBS! Att lånekvittot fortfarande är viktigt då SMS och e-postfunktioner ibland inte fungerar som de ska.

7 Reservationer Det går att reservera både utlånat material och material innestående på hylla. Reservation på innestående bestånd kan göras både av biblioteken och av allmänheten. Reservationer kan göras på alla biblioteks bestånd och skötas antingen inne på biblioteket av personalen eller av låntagaren själv via OPAC/Webbkatalog med hjälp av PIN-kod. Max 1 reservation per titel åt gången. Begränsning av antal reservationer som kan göras av låntagaren själv på webben sätts till max 1 reservation per titel åt gången samt max 50 samtidiga reservationer per låntagare. Behöver någon få tag på fler böcker får man be bibliotekspersonalen om hjälp. Reservationsordning I första hand ska reservationerna styras enligt följande ordning i biblioteksdatasystemet och av personalen: 1. Reservation i egna kommunen; 2. Reservation på huvudbiblioteket i samtliga kommuner 3. Reservation på filial/områdesbibliotek i samtliga kommuner 4. Reservation på bokbussar Om en bok är utlånad på alla bibliotek på en nivå kan man gå vidare till nästa nivå. Reservationstid och utskick av reservationsmeddelande När mediet är infångat och meddelat till låntagaren är väntetiden i de flesta fall 7 dagar innan boken/mediet går vidare i cirkulationen. Det bibliotek som lånar ut till låntagaren meddelar också densamme. Meddelandeutskick sker med SMS, e-post samt vanliga brev.

8 Medier Medier som ingår i samarbetet Böcker Ljudböcker Faktavideo - filmer som är gratis att låna och inte lokaliserats som kategori hyrvideo i katalogen. Språkkurser & e-medier Fakta CD, te x fågelsång, avslappning m m Mikrofilmade dagstidningar Medier undantagna från samarbetet CD- musik Avgiftsbelagda DVD/ VHS DVD/VHS lokaliserade som hyrmedier Spel DAISY-spelare Vinylskivor Snabblån (medier lokaliserade som snabblån/14-dagars lån et c går ej att reservera) Klassuppsättningar DAISY var och en hanterar detta själva. Tidskrifter enstaka artiklar kan beställas.

9 Avgifter och kravsteg Reservationer Det ska vara kostnadsfritt att reservera och beställa böcker och andra medier inom samarbetet. Barns lån Barn får inga avgifter på försenade medier. Däremot ska försvunna eller förstörda medier ersättas se Räkningar. Barnmedier För barn- och ungdomsmedia utgår ingen förseningsavgift. Det gäller även om en vuxen lånat barnböcker på sitt vuxenkort. Förslaget om avgiftsfria barnbokslån på vuxenkortet grundar sig på Barnkonventionens skrivning om barns rätt att ha tillgång på böcker. Barn som inte har egna bibliotekskort ska ändå ha möjlighet att låna böcker - då genom någon vuxen anhörigs försorg. Försenade medier Förseningsavgift betalas från och med den dagen man fyller 18 år. Avgift för försenade medier tas ut för varje enskilt exemplar och lånetillfälle. Avgift tas ut per påbörjad vecka med 1 respitdag/avgiftsfri dag inlagd i systemet för böcker, tidskrifter, ljudböcker d v s i normalfallet 4-veckors resp. 2-veckorslån. För avgiftsbelagda medier som hyrvideo och spel tas avgift ut per dag utan respitdag/avgiftsfri dag. För Boken Kommer-låntagare och lån av talböcker utgår ingen förseningsavgift. Förseningsavgift 5 kr/bok och vecka, max 100 kr per återlämningstillfälle. Avgift för ersättning av bibliotekskort Om man tappat bort sitt bibliotekskort och vill ha ett nytt kostar det 20 kr. (ändrat meningen för att inte blanda ihop borttappade kort med ev dubletter av bibliotekskort som skrivs ut/katarina G )

10 Maxbelopp skuld och lånetillfälle Maxbelopp för skuld på förseningar per lånetillfälle oavsett antal lån är 100 kr. Därefter spärras kortet tills skulden reglerats. Det går att delbetala skulden. De avgifter som uppkommer vid fjärrlån bör gå att undanta från avgiftsspärren. Fjärrlån där avgiften ej betalas innan mediet lånas ut ska heller ej lånas ut. Lånestopp Vid maxbelopp skuld, räkning eller förstörda medier spärras kortet och lån medges ej tills medierna ersatts eller avgifterna betalts. Förseningsavgifter äldre än 3 år Låntagare med skulder som är mer än tre år gamla och som inte använt sitt lånekort under dessa tre år får sina skulder borttagna. Kommentar: Biblioteken kan inte rent juridiskt kräva en person på avgifter som personen inte blivit informerad om. Gränsen är 3 år för detta om vi räknar våra låntagare som konsumenter. Det gäller alltså förseningsavgifter som inte meddelats. Räkningar skickas ut och räknas alltså inte hit. Om en låntagare använt sitt lånekort under tiden och informerats om att avgifterna uppkommit så kan avgifterna finnas kvar på kortet. Se Broms, Susanna: Biblioteken och juridiken (2005) s. 68 Kravsteg Reservationspåminnelse skickas ut 1gång redan första dagen efter att det reserverade materialet är försenat. 1 påminnelse skickas ut efter 14 dagar om det man lånat är försenat. Påminnelse kan skickas med e-post eller vanlig post. Därefter skickas räkning om inte det försenade materialet är återlämnat. Räkningar skickas ut 45 dagar efter förfallodag. Hantering av skuldbelopp Det bibliotek som tar emot pengarna från betald räkning får behålla dem mot att de sätts in på ett kommunalt konto som är kopplat till biblioteksverksamheten. Hantering av ersättning för förstörda och förkomna medier Att ersätta förstörda eller förkomna medier med egen inköpt bok är ett alternativ till att betala räkning. Om boken/mediet är inlånat från annan kommun kontrolleras först vad ägande bibliotek vill ha för ersättningsmedia, om det t ex går bra med pocket i stället för inbunden bok.

11 Räkningar Förkommen bok ersätts enligt schablonbelopp. Undantag vid stora avvikelser. När en räkning betalats kan låntagaren behålla boken. Det bibliotek som skickar ut räkningen får pengarna. Se dokument Avgifter. Återlämning efter räkning har skickats ut: Förseningsavgift betalas. Frågan om hur detta ska skrivas var inte klart vid chefsmötet 5/5. Hur var frågan? /Kristina Återbetalning av betalda räkningar Pengar som betalats för borttappad bok återbetalas inte om boken eventuellt hittas. Undantag kan förekomma om boken är mycket angelägen för biblioteket och svår att ersätta. Kostnaden i tidsåtgång för hantering av återbetalning är för stor. Fjärrlån Till fjärrlån räknas lån utanför Norrbottens län eller utanför samarbetet, t ex universitetsbibliotek. Avgift för fjärrlån inom Norden: 20 kr Avgift fjärrlån utom Norden: 150 kr Artiklar, kopior: 50 kr/st

12 Sammanfattning av synpunkter från bokbussarna Lånetider Eftersom alla bokbussarna har helt olika körscheman är det självklart att lånetiden måste vara flexibel och anpassas till nästa bokbussbesök. Det gäller alla slags medier och även reserverade medier. Påminnelser och räkningar anpassas efter respektive bokbuss lånetider. Avgifter Alla bokbussar utom Piteå har inga förseningsavgifter. Några bokbussar har ingen kontanthantering alls. Orsaken till varför bokbussarna inte tar ut förseningsavgifter är att turer då och då blir inställda eller framflyttade och då har låntagarna ingen möjlighet att återlämna sina böcker i tid. Förutom flexibla lånetider och avgiftsfritt fungerar det mesta på bokbussarna som för biblioteken i övrigt, redan idag. Reservationsordning Alla bokbussarna är positiva till reservationsordning. Eftersom lånetiden är ganska lång och det tar sin tid innan flertalet låntagare sett de nya böckerna ser man helst att dessa inte lånas ut till övriga kommuner. Bra att veta angående reservationer på innestående bestånd på bokbussarna boken kan lånas ut under dagen fastän reservation finns eftersom utlåningen sker offline. Dessutom kan beståndet på en del bokbussar vara otillgängligt vissa dagar och delar av året då de står garagerade. Frågor/funderingar från bokbussarna Kan man ha flera bibliotekskort kopplade till samma låntagare? Skolelever har ofta två bibliotekskort (Bookit), skolkortet förvaras av läraren i skolan. Önskemål om obegränsat antal omlån. Räcker det med att föräldrar skrivit under på låneansökan till sina barn och skickar det med skolpersonal, behövs inte uppvisande av fotolegitimation? Krångligt om föräldrarna måste följa med barnen för att de ska få lånekort. Troligen skulle en del barn aldrig få ett eget lånekort. Bokbusskommentarerna är sammanställda av Hilkka Horsma, Malmbergets bibliotek.

13 Sammanfattning av frågor att ta vidare: -Ska vi göra två separata dokument: ett med rutiner och kommentarer för personalen att arbeta efter samt ett dokument till grund för lånereglerna som ska tas av ansvariga nämnder i de olika kommunerna? Regeldokumentet skulle må bra av att separera de interna rutinerna från de allmänna lånereglerna.chefsbeslut; Ja - Kan man ha flera kort till samma person? Ja -SMS-tjänsten har idag olika lösningar. Är detta en tjänst som vi ska upphandla tillsammans? Frågan är vidarebefordrad till kravspecifikationsgruppen för nytt datasystem. Skolbibliotekens roll? Hur blir det med gymnasiebiblioteken och ev. avgifter etc.? Cheferna ska ta kontakt med de skolbibliotek som ska vara med. SPAR: Frågan om vi ska använda SPAR eller RiksKIR utreds vidare. Ulla-Greta Johansson, Kalix, kollar vidare. Är Riks-KIR ett fullgott alternativ? Barns lånekort: Rutiner för hantering av barns lånekort tas fram av arbetsgruppen. Regler för Bokbussar: Bokbussarna kan vara med i samarbetet men det behövs förtydliganden kring när reglerna skiljer sig åt och på vilket sätt det ska framställas (väntetider, lånetider, förseningsavgifter, reservationsordning). Mediegruppen formulerade följande förslag vid mötet den 17 maj: -ingen förseningsavgift tas på bokbussarna -bokbussarna hamnar i nivå 4 i reservationsordningen -bokbussarna bestämmer själva lånetiderna -föreslår utskick av beställningar från andra kommuner per post för att skynda på hanteringen Expertkompetens inom biblioteksjuridik: Mediegruppen föreslår att en expert inom biblioteksjuridik bjuds in som stöd i det fortsatta arbetet med att formulera regel- och rutindokument för mediesamarbetet.