Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 1 (20) Plats och tid: Kommunstyrelsens sammanträdesrum kl 13.30-17.00 Ajournering kl.15.00-15.15 Beslutande: Per Gruvberger, ordf Anders Nilsson Harry Johansson Peter Johansson Sune Frisk Övriga deltagande: Kjell Murås, Inköpschef 35, 36, 38, 41 Claes Hultgren, kommunchef Bo Forsberg, sekreterare Justeringsman Anders Nilsson Justeringens plats och tid: Kommunstyrelsens kansli 15 mars 2006 Underskrifter: Sekreterare Bo Forsberg Paragrafer 32-46 Ordförande Per Gruvberger Justerande Anders Nilsson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 Anslagsdatum:15 mars 2006 Datum för anslags nedtagande: 5 april 2006 Förvaringsplats Kommunstyrelsens kansli Underskrift Annika Jansson
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott 10 oktober 2005 10 Kommunfullmäktige 15 september 2005 4 Au 32 Au 110 Kf 67 Dnr 164/05 Motion ang. polis i kommunal regi I motion 19 augusti 2005 anför Kerstin Hugosson följande: Under senare år har antalet poliser minskat i vår kommun och färre poliser patrullerar gator och torg. En känsla av otrygghet sprider sig bland kommuninnevånarna. Polisens uppgifter ska vara att förebygga brott, upprätthålla ordningen samt utreda och beivra brott. All brottslighet måste bekämpas. Det är inte acceptabelt att polisen arbetar under sådana omständigheter, att man ingenting kan göra åt vardagsbrottsligheten t ex fönsterkrossningen i Filipstad. Polisens arbete bör organiseras så, att det finns poliser i kommunen vid tidpunkter och platser då erfarenheten visar, att brottsligheten kan förväntas vara som mest omfattande. Jag föreslår därför att kommunfullmäktige ansöker om dispens för att få driva polisverksamhet i kommunal regi. Kommunfullmäktige beslutar KSAU att remittera motionen till kommunstyrelsen Arbetsutskottet beslutar att remittera motionen till kommunledningsstaben. Kom.led.stab.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 3 Kanslienhetschefen anför i yttrande 17 februari 2006 att enligt nuvarande lagstiftning (Polislagen 1984:387) är det en statlig uppgift att bedriva polisverksamhet. Någon dispens möjlighet finns ej varför motionen föreslås bli avslagen. I sammanhanget kan nämnas att Svenska kommunförbundet (nuvarande Sveriges kommuner och Landsting) behandlade vid sin senaste kongress i motion från Haparanda kommun i ärendet och beslutade att avslå densamma. SKL:s officiella ståndpunkt är att polisverksamheten är en statlig uppgift och att staten bör tillföra de resurser som erfordras Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå motionen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 4 Au 33 Dnr 57/06 Ej besvarade motioner Enligt av fullmäktige antagen arbetsordning skall kommunstyrelsen jämlikt 29 årligen till kommunfullmäktiges april- och oktobersammanträden redovisa de motioner vilkas behandling ännu ej slutförts. Den redovisning som skall presenteras för fullmäktige i april avges enligt följande: Kerstin Hugossons motion ang. Filipstad behöver uppmuntra till nya invånare, har behandlats av kommunfullmäktige 10 februari 2005. Motionen har behandlats av kommunfullmäktige vid sammanträde 30 november 2005 och därvid återremitterat ärendet till informationsansvarig för förnyad och kompletterande beredning. Kerstin Hugossons motion ang. polis i kommunal regi, har behandlats av kommunfullmäktige 15 september 2005 och av kommunstyrelsens arbetsutskott 10 oktober 2005. Motionen har remitterats till kommunledningsstaben som avgivit svar 17 februari 2006. Motionen beräknas bli besvarad vid dagens sammanträde. Kjell Tellins motion ang. planering för framtidens seniorbostäder, har behandlats i kommunfullmäktige 12 maj 2005. Motionen har remitterats till fastighetsenheten. Kommunfullmäktige har vid sammanträde 28 november 1999, 89, beslutat att respektive beredningsorgan skriftligt eller muntligt vid fullmäktigesammanträdet skall redovisa sin beredning av motionerna och ange beräknad tid för sitt yttrande. Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att lägga motionsredovisningen till handlingarna att delge densamma till de instanser och befattningshavare som ännu ej besvarat motionerna samt att notera kommunallagens stadgar att en motion ska beredas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 5 Au 34 Dnr 39/06 Ang. utbyggnad av stadsnät IT-enheten redovisar i skrivelse 13 februari 2006 att kommunens nät for telefoni- och datakommunikation har följt utbyggnaden av fjärrvärme for att samordnas med grävning och återställning. Fjärrvärmeutbyggnad har nu gjorts till Åsenskolan, Junibacken och Tallhöjden. Enligt uppgörelse har tomrör förlagts av Filipstad Energi for att senare möjliggöra idragning av kabel för telefoni och data. Till de nämnda enheterna har vi idag ledningar som förhyrs av Telia, den kostnaden försvinner när vi använder eget nät. Åsenskolan är den sista större enheten som vi inte har egna ledningar till, vi betalar idag en hyra till Telia på 55 tkr/år för telefoniledningar. Datakommunikationen med förhyrd punkt till punktförbindelse kommer endast upp i 2 Mbits hastighet i dagsläget. Kostnaden for att installera eget nät uppgår till 250 tkr, besparing 55 tkr/år. Då det gäller Junibacken och Tallhöjden blir investeringskostnaden ungefär den samma men där har vi få förhyrda ledningar varför det blir svårt att räkna hem investeringen. Arbetsutskottet beslutar att föra ärendet vidare till Kommunstyrelsen utan eget beslutsförslag.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 6 Au 35 Dnr 48/06 Förslag till resepolicy Inköpsavdelningen noterar i skrivelse 23 februari 2006 att resepolicyn ska utgöra ett instrument för ett mer kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert resande samt skapa förutsättningar för en trygg och säker arbetsmiljö vid resor. Denna policy gäller för anställda och förtroendevalda inom Filipstads Kommun och avser alla resor som sker inom tjänsten och som betalas av Filipstads Kommun. Våra arbets- och tjänsteresor skall ske så kostnadeseffektivt som möjligt under förutsättning av en trygg och säker arbetsmiljö samt minsta möjliga miljöpåverkan. Framförhållning ger möjlighet att påverka kostnaderna och därför skall resor planeras i så god tid som möjligt. God framförhållning ger möjligheter till samordning av resor. Vid resor skall det lämpligaste färdsättet väljas med hänsyn till kostnad och tid. Ett billigt färdsätt skall väljas så länge det inte medför hinder att utföra tjänsteuppdraget på effektivaste sätt. Kommunens anställda och förtroendevalda skall uppträda som föredömen i trafiken. Hastighetsgränser och övriga trafikregler skall självfallet följas. Böter för trafikförseelser betalas ej av Filipstads Kommun Arbeta för att uppnå kostnadseffektivare och säkrare körsätt. Varje medarbetare har ett ansvar för att policyn följs. Chefer har ansvar för anställda känner till policyn samt att genom kontroller se till att policyn följs. Dokument för hantering och uppföljning av kommunens ägda eller leasade fordon upprättas och godkänns av Kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 7 Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att antaga inköpsavdelningens förslag till resepolicy daterad 20 februari 2006.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 8 Au 36 Dnr 47/06 Förslag till upphandlingspolicy Inköpsavdelningen anför i skrivelse 23 februari 2006 att upphandling är en strategisk uppgift med ett kommungemensamt intresse. Upphandlingsprocessen skall präglas av effektivitet, kompetens och samverkan. Kommunen skall ha en helhetssyn på upphandlingar och ta vara på de vinster som följer av en samordning av kommunens olika enheters behov. Aven i en decentraliserad organisation skall finnas en gemensam hållning utåt när det gäller upphandlingsfrågor med hänsyn till gällande lagstiftning, miljöhänsyn, konkurrensfrågor etc. Upphandlingar skall utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och deltaga i konkurrensen Ansvaret för kommunens ramavtal ligger hos kommunstyrelsen. Ramavtal tecknas av den centrala upphandlingsfunktionen. I de fall ramavtal har tecknats för kommunen skall avrop alltid göras i enlighet med dessa. Den centrala upphandlingsfunktionen samverkar med andra kommuner, landsting m.fi. när så bedöms lämpligt. Ansvaret for kommunens övriga upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader ligger på respektive nämnd. Likartade behov samordnas av den centrala upphandlingsfunktionen. All upphandling skall ske enligt lagen om offentlig upphandling. Lagens huvudregel är att upphandling skall genomföras affärsmässigt med iakttagande av föreliggande konkurrensmöjligheter och objektiv behandling. Ovanstående gäller även vid direktupphandling, en upphandlingsform som innebär att upphandling sker utan att skriftliga anbud infordras. Direktupphandling får användas då värdet är lågt eller att det finns synnerliga omständigheter som inte kunnat förutses. Miljökraven skall hållas på den nivå som kommunens miljöpolicy föreskriver och i enlighet med gällande upphandlingslagstiftning. Förtroende för kommunens upphandlingsverksamhet skall upprätthållas genom hög kompetens och god etik hos dem som verkställer samt att upphandling görs tillsammans med eller i samverkan med brukarna.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 9 Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för upphandlingsverksamheten. Kommunstyrelsen skall utfärda ytterligare regler och riktlinjer. Beslutsfattandet vad gäller specifika köp skall ligga så långt ut i organisationen som möjligt. Ansvar och befogenheter skall regleras av kommunstyrelsens riktlinjer för upphandling. Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att antaga inköpsavdelningens förslag till upphandlingspolicy daterad 23 februari 2006.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 10 Au 37 Dnr 66/06 Budgetuppföljning februari 2006 Ekonomienheten har upprättat en sammanställning utvisande budgetuppföljningen för februari månad 2006 för de verksamheter som ingår i kommunstyrelsens arbetsutskotts ansvarsområde. Arbetsutskottet beslutar att utan erinran föra ärendet vidare till kommunstyrelsen
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 11 Au 38 Dnr 11/06 Revisionsrapport Granskning av körjournaler Kommunrevisionen meddelar i skrivelse 17 januari 2006 att Komrev på revisorernas uppdrag granskat körjournaler inom kommunens förvaltningar. Revisions fråga är att svara på om körjournaler skrivs på ett avsett sätt och om den interna kontrollen i rutinen är tillräcklig. Revisorernas sammanfattande bedömning enl. rapporten Granskning av körjournaler, daterad 11 januari 2006 är att det finns ett stort behov av en genomgång av rutinen samt att kommunen klargör varför körjournaler ska användas. Revisorerna emotser bland annat kommunstyrelsens synpunkter både i revisionsiakttagelser som framkommit i rapporten och vill kunna ta del av detta svar 31 mars 2006. Inköpsavdelningen anför i yttrande 7 mars 2006 att inköpsavdelningen för att komma tillrätta med de påpekade bristerna ang. körjournaler samt i övrigt klargöra rutinerna runt hanteringen av fordon upprättat förslag till en instruktion för handhavande av kommunala fordon. Denna instruktion utgör i huvudsak en sammanställning av de instruktioner som tidigare har sänts ut i olika sammanhang och ersätter bland annat dokumentet Leasingbilar från 1996. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att inköpsavdelningens yttrande får utgöra svar till revisionen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 12 Au 39 Dnr 64/06 Förslag till instruktion för handhavande av kommunala fordon Med anledning av bland annat revisorernas rapport Granskning av körjournaler har inköpsavdelningen upprättat ett förslag till instruktion för handhavande av kommunala fordon, daterat 7 mars 2006. Dokumentet ska utgöra stöd för föraren i det dagliga arbetet och ska finnas tillgängligt i fordonen. Ansvariga chefer skall informera respektive anställd/förare om dessa instruktioner och se till att dessa efterlevs. Instruktionen upptar bland annat mellanrubrikerna Fordonsanvändning, Körjournal, Ansvar, enhet och förare, Drivmedel och tankning och Försäkring. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att för tillämpning i kommunen antaga inköpsavdelningens förslag till Instruktion för handhavande av kommunala fordon.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 13 Kommunfullmäktige 6 mars 2006 6 Au 40 Kf 15 Dnr 59/06 Motion ang. försvårande av alkohol- narkotika missbruk på allmän plats i Filipstad I motion avgiven till kommunfullmäktige 6 mars 2006 anför Michael Helmersson följande: Senaste hösten, under behandlingen av budgeten för Filipstads kommun innevarande år, föreslog jag att kommunen inom ramen av sitt projektansvar för Filipstads ansvar - delprojekt inom Värmlands ansvar och finansierat av socialdepartementet via länsstyrelsen - skulle utvidga detta ansvar med ett nytt projekt mot förslumningen av Filipstad. Med detta avsågs att få extra resurser till ett aktivt jobb för att motverka det öppna alkohol och narkotikamissbruket i staden. Min åsikt då kvarstår idag. Missbrukare har en för lugn tillvaro att fortsätta ostört och därtill inte sällan på offentlig plats med sitt missbruk i Filipstad. Svensk handel har också reagerat. Det ger inget gott intryck av Filipstad som handelsstad, med behov av hitresande konsumenter, när det offentliga rummet tas över av missbrukare som ofredar besökare i vår stad, ofredar våra handlare eller använder Lilltorget som offentlig toalett. Om kommunledningen vill att kommunen ska bli känd för trevnad och ett gott bemötande av besökande, att vi ånyo kan utveckla handeln, då är detta missbruk i och av offentlig miljö ett hot att ta på allvar. Jag yrkar: Att kommunstyrelsen ges uppdraget inleda ett projekt, under Filipstad ansvar/värmlands ansvar eller parallellt med nämnda projekt, för att försvåra alkohol- och narkotikamissbruk på allmän plats i Filipstad. Att ett mål inom projektet ska vara att över huvud taget försvåra drogrelaterat missbruk inom vår kommun. Att projektmedel söks utanför kommunen. Att detta projekt ges mätbara mål. Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 14 Arbetsutskottet beslutar Projektsamord. att remittera motionen till projektsamordnaren för Filipstads ansvar.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 15 Au 41 Dnr 205/04 Uppföljning av fordonsverksamheten 2005 I anslutning till att kommunstyrelsens arbetsutskott vid sammanträdet 12 september 2005 behandlade budgetuppföljningen per augusti 2005 lämnade inköpsavdelningen en rapport avseende kommunens fordonsservice. Därtill har chefen för inköpsavdelningen tidigare fått i uppdrag att kontinuerligt följa upp och föreslå justeringar i verksamheten inför 2006. Inköpsavdelningen ger nu i skrivelse 1 mars 2006 en uppföljning av fordonsverksamheten 2005. Av redovisningen framgår bland annat att totala körsträckan under 2005 för kommunens fordon uppgår till ca 175 500 mil till en kostnad av sammanlagt ca 3 850 tkr. Arbetsutskottet beslutar att godkänna rapporten. Inköp
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 16 Au 42 Dnr 60/06 Arbetsutskottet beslutar att med godkännande lägga följande anmälningsärende till handlingarna 1. Inbjudan till möte med Svensk Handel i Filipstad
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 17 Au 43 Dnr 61/06 Skrivelse ang. budgetarbetet Lärarförbundets lokala avdelning i Filipstad redovisar i skrivelse 21 februari 2006 en modell för budgetprocessen i en kommun. Modellen innebär att ett budgetseminarium anordnas där deltagande sker av politiker, förvaltningschefer och fackliga representanter. På detta seminarium görs en redovisning av framarbetade underlag och budgetäskanden samt hur den långsiktiga strategin för respektive nämnd ser ut. Där sker även en uppföljning av föregående års resultat. Lärarförbundet avslutar skrivelsen med en fråga om detta upplägg kan vara något för Filipstads kommun. Arbetsutskottet beslutar att uppdraga till ekonomienheten att inför budgetarbetet 2007 beakta lärarförbundets skrivelse. Lärarförb. Ek
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 18 Au 44 Dnr 22/06 Årsmöte med Friskvården i Värmland Friskvården i Värmland meddelar i skrivelse 25 januari 2006 att årsmötet kommer att hållas onsdagen den 19 april 2006 i Karlstad. Kallelse med dagordning och årsmöteshandlingar kommer att skickas ut i början av mars månad. Arbetsutskottet beslutar att utse Harry Johansson till kommunens representant vid årsmötet med Friskvården i Värmland. Friskvården H Johansson
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 19 Au 45 Dnr 62/06 Inbjudan till information och samverkan Kompetenscentra i Värmland Det framgår av skrivelse 28 februari 2006 från Lennart Fräjdin i Kristinehamn att inrättande av kompetenscentra är en följd av arbetet med försvarsomställningen, vilket i Värmland letts av Landshövdingen. Många aktiviteter pågår för att komma igång med den operativa verksamheten varför det finns anledning att träffas och ytterligare fördjupa kunskaperna hos länets kommuner och övriga berörda aktörer. Med anledning härav inbjuds regiondirektören och alla kommunchefer i länet jämte någon/några nyckelpersoner från kommunerna till ett informationsmöte 3 april 2006 på Stadshuset i Karlstad. Informationen startar 17.00 och beräknas ta ca 3 timmar. Arbetsutskottet beslutar att uppdraga åt kommunchefen att bevista sammanträdet samt att även någon politiker ska delta. KC
Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 mars 2006 20 Au 46 Dnr 56/06 Investeringsmedel i budget 2006 Kommunfullmäktige har i samband med antagande av investeringsbudget för 2006 bland annat beslutat att investeringsobjekt över 100 tkr ska redovisas i berörd nämnd/utskott före påbörjande. Bibliotekschefen Jan Fröding redovisar i skrivelse inkommen till kommunkansliet 3 mars 2006 att i Ekonomisk plan för 2006 har biblioteksenheten 250 tkr i investeringsmedel. Därav avser biblioteksenheten att använda ca 140 tkr till inköp av bland annat ny server för uppgradering av bibliotekets datasystem. Arbetsutskottet beslutar att föra ärendet vidare till kommunstyrelsen utan eget beslutsförslag.