EG:s Strukturfonder INNOVATIVA ÅTGÄRDER Industriell Dynamik Västra Götalandsregionen HANDLEDNING till ansökningsblanketten Del 1 - Allmän del Del 2 - Budget Version 2 2003-08-29
ALLMÄNNA RIKTLINJER - för ansökan till Innovativa Åtgärder; Industriell Dynamik Enskilda företag eller personer kan inte ansöka om stöd ur Innovativa Åtgärder Industriell Dynamik. Företag hänvisas istället att ansöka om företagsstöd vid respektive länsstyrelse el. självstyrelseorgan. EG-medel kan ingå i de nationella företagsstöden. De projekt som finansieras av strukturfonden skall genomföras inom det geografiska område Västra Götalandsregionen, förutom Götebrogsregionen. Viktigt! För att ansökan skall kunna beredas krävs att den är komplett och att erforderliga bilagor bifogats (t.ex. medfinansieringsintyg från samtliga finansiärer). Ansökan skickas in till beredningssekretariatet i Västra Götalandsregionen. Se adressuppgifter till beredningssekretariaten på sid 3. Läs noga igenom anvisningarna i samband med att ansökningsblanketten fylls i. En beskrivning av innehållet i respektive åtgärd samt handledning för de olika moment som ansökan omfattar kan laddas hem från hemsidan www.dynamik.nu eller beställas från Västra Götalandsregionens beredningssekretariat. På hemsidan finns också en flödesbeskrivning av ett ärendes gång från ansökan till beslut och utbetalning av strukturfondsmedel. Offentliggörande Enligt EU:s förordning nr 1159/2000 om informations- och offentlighetsåtgärder är man som projektägare skyldig att offentliggöra Europeiska unionens medverkan i projektet. Visst informationsmaterial, såsom skyltar och stickers sänds till projektägaren tillsammans med beslutshandlingarna, men tänk på att även budgetera för informationsinsatser. För vidare information om offentliggörande se: www.dynamik.nu eller kontakta beredningssekretariatet. För vidare information och hjälp kontakta beredningssekretariatet för Innovativa Åtgärder; Industriell Dynamik i Västra Götalandsregionen! Västra Götalandsregionen Åke Lindén Regional Utveckling Box 1091 405 23 GÖTEBORG tel 031 63 09 76 2
HANDLEDNING till Del 1 Allmän del Ansökningsblanketten gäller för perioden 2003-2004. I blankettens budget och finansieringsplan är två år förtryckta (2003-2004). 1. Allmänna uppgifter a. Ange projektets namn. b. Ange projektets start och slutdatum. Detta har stor betydelse då det är inom denna tidsperiod som kostnader anses som stödberättigande vid rekvisition av strukturfondsmedel. Kostnader som uppkommer före eller efter denna period är inte stödberättigande. Obs! Slutredovisning av projektet skall ske inom projektperioden. c. Ange det totala belopp som söks från EG:s strukturfonder (se punkt 13 Finansiering). d. Programmet består av 3 insatsområden som är uppdelade på olika åtgärder enligt följande: Innovativa Åtgärder, Industriell Dynamik Regionala fonden: Åtgärd 1.1 Innovationssystem i världsklass Åtgärd 1.2 Extern företagsuppföljning Åtgärd 2.1 E-strategier för utveckling och tillväxt Åtgärd 3.1 Internationellt kunskapsutbyte I programmet anges vad varje enskild åtgärd kan stödja. Ange den åtgärd som medel söks ur. Ange vilka kommuner som geografiskt kommer att beröras av projektets insatser. f. Fyll i det antal bilagor som bifogas ansökan. Observera att vissa bilagor är obligatoriska - se bilageförteckning på sista sidan i ansökan. 2. Uppgifter om sökanden a) Ange namnet på sökanden. Detta kan t.ex. vara kommuner, myndigheter eller föreningar. Enskilda företag och personer kan inte ansöka om stöd från Innovativa åtgärder. b) Ange sökandens organisationsnummer. Ett organisationsnummer krävs för att ansöka om stöd från Innovativa åtgärder. c) Sökandens adress, postnummer och postadress d) Sökandens juridiska status, t.ex. primärkommun, kommunalt bolag, landstingskommun, myndighet, ekonomisk eller ideell förening. e) Sökandens telefonnummer inklusive riktnummer. f) Sökandens faxnummer. g) Sökandens e-postadress. h) Sökandens webbadress. 3. Underskrift Behörig firmatecknare skall skriva under ansökan. Enligt 10 Personuppgiftslagen (1998:204) får personuppgifter behandlas bara om den registrerade har lämnat sitt samtycke. Med personuppgifter menas all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. 4. Behörig/a firmatecknare Ange vem/vilka som är behörig firmatecknare samt bifoga dokument som styrker detta, exempelvis registreringsbevis, styrelseprotokoll eller motsvarande. Förändringar under projekttiden skall meddelas skriftligen till beredningssekretariatet. Bifoga även dokument som styrker de ändrade uppgifterna. 5. Utbetalning av stödet Ange hur strukturfondsstödet skall utbetalas. Utbetalning av strukturfondsmedel kan endast ske till sökanden och denne skall stå som ansvarig för det postgironummer eller bankkonto som anges. Utbetalning av strukturfondsmedel sker efter att projektägaren lämnat in en rekvisition om utbetalning av upparbetade kostnader och efter att dessa har godkänts av utbetalande myndighet (Länsstyrelsen i Örebro). 3
6. Moms Ange om sökanden är momsredovisningsskyldig för projektet eller inte. Är sökanden inte momsredovisningsskyldig för projektet skall intyg från skattemyndigheten bifogas. Det innebär att kostnaderna i kostnadsbudgeten tas upp inklusive moms. Om sökanden är momsredovisningsskyldig för projektet och får lyfta momsen skall budgetering av projektets kostnader göras exklusive moms. För ytterligare information om momshanteringen hänvisas till RSV:s skrivelse från 2001-02-28 med diarienummer 2758-01/120. RSV:s hemsida på Internet har adressen http://www.rsv.se 7. Projektledare och kontaktpersoner a) Ange projektledarens namn, adress, e-postadress samt fax- och tele/ mobiltelefonnummer. b) Ange namn, adress, e-postadress samt fax- och tele/mobiltelefonnummer för den person som ansvarar för praktisk hantering av ekonomiredovisning, rekvisitioner, verifikationer o.s.v. c) Ange revisionsbolag, revisorns namn, adress, e-postadress samt fax- och tele/ mobiltelefonnummer. Revisorn skall vara auktoriserad eller godkänd. Projekt som beviljas minst 100.000 kr skall granskas av revisor vid slutrekvisition. Om projektet beviljas i genomsnitt minst 500.000 kr per kalenderår, skall projektet granskas av revisor årligen. Revisorskostnaden är stödberättigande och kan ingå i projektets kostnadsbudget. 8. Ange om offentlig upphandling genomförts Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller vid upphandling som görs av statliga, kommunala och andra myndigheter samt beslutande församlingar i kommuner och landsting. Observera att även andra aktörer såsom bolag, föreningar, samfälligheter, stiftelser med flera kan utgöra så kallade upphandlande enheter och omfattas av lagen. Upphandlingsreglerna är olika beroende på dels vilka varor och/eller tjänster som upphandlas, dels upphandlingens värde. Direktupphandling (upphandling utan skriftliga anbud) kan tillämpas om upphandlingens värde är lågt, eller om det finns synnerliga skäl. Som allmän vägledning kan man säga att direktupphandling i regel bara kan tillämpas när upphandlingsvärdet är lägre än två basbelopp. Några fastställda beloppsgränser för "lågt värde" finns dock ej. Informationen i denna handledning kan enbart betraktas som en vägledning. För vidare information hänvisas till Lagen (1992:1528) om offentlig upphandling eller till Nämnden för offentlig upphandling (hemsida: www.nou.se). I den mån upphandlingsunderlag för genomförd eller påbörjad upphandling finns vid ansökningstidpunkten skall detta bifogas ansökan. Genomförs upphandling vid senare tillfälle skall upphandlingsunderlaget lämnas in i samband med rekvisition. 9. Projektbeskrivning Den sammanfattande projektbeskrivningen skall i korthet beskriva projektets syfte och mål. Den obligatoriska utförliga projektbeskrivningen, i separat bilaga, skall innehålla en beskrivning under följande rubriker: a) Projektets syfte vad syftar projektet till. b) Projektets mål vad skall projektet uppnå för resultat. c) Projektets målgrupp vem vänder sig projektet till d) Projektets innehåll vad skall göras i projektet för att uppnå syfte och mål. e) Nyskapande i vilken grad är projektet nyskapande och i vilken grad kompletterar det befintliga insatser eller nuvarande arbetssätt/metoder. f) Mervärdet = De effekter som tillförs området via projektet. Beskriv vilket mervärde projektet genererar för området g) Insatser för jämställdhet - beskriv vilka insatser som kommer att göras inom jämställdhetsområdet. Att sträva efter ökad jämställdhet mellan kvinnor och män är ett viktigt horisontellt mål i programmet Industriell Dynamik. Beskriv hur projektet påverkar jämställdheten mellan kvinnor och män, exempelvis hur många kvinnor respektive män projektet riktar sig till, hur projektet kommer att beakta en idag eventuellt rådande snedfördelning mellan könen. 4
h) Insatser för miljöförbättring - beskriv vilka insatser som kommer att göras för miljöförbättring. Programmet Industriell Dynamik skall så långt som möjligt bidra till en hållbar utveckling. Beskriv hur projektet påverkar miljön, till exempel genom transporter, miljöcertifiering, vattenföroreningar, ny teknik m.m. i) Insatser för integration - beskriv vilka insatser som kommer att göras för att öka integrationen. För att förebygga obalans i samhället är det viktigt att alla människor oavsett bakgrund finns representerade och integrerade inom alla områden. Mot bakgrund av den förväntade bristen på arbetskraft på arbetsmarknaden är det också av största vikt att genomföra en integrering av människor med utländsk bakgrund för att tillvarata deras livs- och yrkeserfarenheter. j) Avgränsning från ordinarie verksamhet ange hur projektet skiljer sig från sökandens ordinarie verksamhet. k) Projektorganisation. Redogör för projektets organisation med befattningar, ev. styrgrupper, referensgrupper och deras sammansättning. Ange även hur projektets ekonomiadministration kommer att hanteras. Redogör för projektledarens erfarenheter och eventuella andra parallella åtaganden under projektperioden, projektets koppling till projektägaren, eventuell koppling till andra projekt samt samarbetspartners för projektets genomförande. Observera att jämn könsfördelning och integrationsaspekter bör beaktas vid fastställandet av projektorganisationen. l) Förväntad verksamhet inklusive finansiering efter att strukturfondsstödet upphört. m) Indikatorer beskriv hur dessa har valts ut och hur ni har uppskattat de budgeterade indikatorerna kvantitativt. 10. Tid- och aktivitetsplan Ange vilka aktiviteter som kommer att bedrivas inom projektet samt uppskatta under vilka perioder dessa kommer att genomföras. Ange också projektets start och slutdatum. Det räcker att specificera perioderna för olika aktiviteter med exempelvis år och månad eller år och kvartal. Start- och slutdatum skall dock alltid anges med år månad - dag. Observera att eventuella kostnader för projektförberedelser kan rymmas inom projektperioden. 11. Kriterier och indikatorer a) Horisontella kriterier Horisontella kriterier: Dessa kriterier skall alltid kvantifieras i samtliga projekt. De horisontella kriterierna är miljö, jämställdhet och integration. Kryssa i aktuell ruta för miljö, jämställdhet och integration. De horisontella kriterierna är även förtryckta i ansökningsblanketten. b) Generella kriterier (Effektindikatorer) Generella kriterier: En utförlig beskrivning av projektet utifrån de generella kriterierna skall göras i samtliga projekt. De generella kriterierna följande: projektets långsiktighet och bestående resultat möjligheten att överföra metodiken till ordinarie strukturfondsområden (Mål2) projektets nyskapande rörande kopplingen mellan regionala kunskapscentracentra och perifera områden Projektets nyskapande rörande kopplingen mellan företag i och utanför strukturfondsområden c) Åtgärdsspecifika resultatindikatorer Åtgärdsspecifika kriterier: I programmet finns det specifika indikatorer för varje åtgärd. De åtgärdsspecifika indikatorerna är uppdelade i två olika undergrupper, aktivitetsindikatorer och resultatindikatorer. Aktivitetsindikatorerna avser verksamhet och beskriver hur resultatet ska uppnås. Resultatindikatorerna mäter de direkta och omedelbara effekterna av aktivitetsindikatorerna eller projektets verksamhet. Dessa indikatorer framgår av nedanstående lista. Ange relevanta åtgärdsspecifika indikatorer för projektet (Observera att de åtgärdsspecifika indikatorerna inte alltid passar samtliga projekt). 5
Åtgärd 1.1 Innovationssystem i världsklass Resultatindikatore r Antal utvecklingsprojekt / pilotprojekt i företag Antal personer på seminarier / kunskapsmöten Antal företag på seminarier och/eller kunskapsmöten Antal förstudier Antal nätverk/kluster som erhållit utvecklingsinsatser Antal besökta företag (analys, rådgivning, projektutveckling med mera) Antal konsulttimmar Åtgärd 1.2 Extern företagsuppföljning Resultatindikatore r Antal besökta företag Utvärdering Åtgärd 2.1 E-strategier för utveckling och tillväxt Resultatindikatore r Antal utvecklingsprojekt / pilotprojekt i företag Antal personer på seminarier / kunskapsmöten Antal företag på seminarier /kunskapsmöten Antal IT-strategiska insatser Antal nätverk/kluster som erhållit utvecklingsinsatser Antal besökta företag Antal konsulttimmar Åtgärd 3.1 Internationellt kunskapsutbyte och benchmarking Resultatindikatore Antal personer på seminarier / kunskapsmöten r Antal företag på seminarier / kunskapsmöten Aktivitetsindikatorer Akktivitetsindikatorer Aktivitetsindikatorer Aktivitetsindikatorer Antal benchmarkingaktiviteter Antal internationella konferenser/workshops d) Andra förväntade resultat och resultatspridning Ange andra förväntade resultat (kvalitativa) av projektet som ej är direkt mätbara. Ange även hur man planerar att sprida information om projektets resultat. 6
HANDLEDNING till Del 2 Budget Inledning Erfarenheten från tidigare strukturfondsprogram visar att följande punkter kan vara bra att tänka på innan ett projektbeslut fattas; Vikten av att en projektbudget är tydlig och väl genomtänkt får aldrig underskattas. De frågor som inte ställs i början uppkommer oftast i ett senare skede. Det är därför bra om samtliga underlag och avtal etc. behandlas under beredningsfasen. Det är mycket bra om en ekonomi- och redovisningskunnig person knyts till projektet och att den personen också deltar vid informationsmöten inför projektstarten. Det är viktigt att alla eventuella förändringar inom budgeten är förankrade hos respektive handläggare på beredningssekretariaten för Innovativa Åtgärder Östra Mellansverige eftersom det bara är beviljade kostnader som är stödberättigande. För samtliga kostnader som redovisas i projektet gäller att de skall ha uppkommit i samband med förberedelse eller genomförande av projektet. Samtliga kostnader som redovisas i projektet skall kunna styrkas med verifikationer. Observera att indirekta kostnader ej godtas. Sammanställningen av kostnadsbudgeten visar projektets budgeterade kostnader årsvis fördelade. Kostnadsslagen finns specificerade i bilagan med detaljerad kostnadsbudget. Denna bilaga måste bifogas ansökan för att ärendet skall kunna beredas. Börja med att fylla i beloppen för de olika kostnadsslagen, årsvis fördelade från bilagan. Summera sedan de totala faktiska kostnaderna med de totala direktfinansierade kostnaderna för att erhålla total projektkostnad. 12. Kostnadsslag Projektbudgeten är indelad i ett antal kostnadsslag. Kostnaderna i projektet kan uppstå dels hos projektägaren och dels hos annan än projektägaren (medfinansiärer). Dessa två typer av kostnader kommer att bokföras på mer än ett ställe, men gentemot IÅ sekretariatet kommer de att redovisas tillsammans. Det är dock mycket viktigt att projektägaren vid redovisningen har skillnaden mellan dessa kostnader klar för sig. Den förra typen medför behov av likvida medel hos projektägaren och svarar således mot medfinansiering i form av reda pengar. Till den typen av medfinansiering hör t ex bidraget från respektive fond. Bidraget från fonden kan således aldrig överstiga denna typ av kostnader. Den senare typen leder inte till några behov av likvida medel hos projektägaren utan svarar mot medfinansiering in natura från övriga medfinansiärer. Vid inköp till projektet som bokförs och betalas av annan än projektägaren skall kostnaden verifieras med fakturakopior och betalningsbevis. Alternativt krävs att en oberoende och kvalificerad värderingsman gör en värdering och upprättar ett intyg med den uppskattade gåvans värde i kronor. Samtliga kostnader skall redovisas under någon av nedanstående kostnadsslag; Egen personal inkl sociala avgifter Eget arbete (utfört av medfinansiär) Ideellt arbete (Obs! Ej stödgrundande!) Externa tjänster Lokalkostnader Investeringar Övriga kostnader. Indirekta kostnader är ej stödgrundande! Kostnadsslagen och hur beräkningsunderlagen skall användas beskrivs nedan. Redan här bör dock poängteras att även beräkningsunderlagen skall fyllas i. 7
13. Finansiering Offentlig finansiering a. Nationell offentlig finansiär likvida medel Med nationell offentlig finansiering avses likvida medel som projektet erhåller från svenska offentliga organ. Detta kan exempelvis vara Självstyrelseorgan, Länsstyrelse, Landsting, Länsarbetsnämnd, kommuner och Högskola/Universitet. Samtliga finansiärer måste ha fattat beslut om medfinansiering av projektet innan ansökan är komplett. Man kan antingen använda medfinansieringsintyget (finns speciell blankett) eller skriftliga beslut från respektive medfinansiär. På medfinansieringsintyget/förbindelsen ska det även specificeras i vilken form medfinansieringen sker (kontanta medel, egen arbetsinsats etc.). Skriv in namnet på den offentliga finansiären, bilagans nummer med medfinansieringsintyg. b. Nationell offentlig finansiär - In natura finansiering Observera att man måste ange både vem som är medfinansiär och i vilken form medfinansieringen sker, t ex eget arbete, lokal eller annat. Beslut eller intyg om medfinansiering skall bifogas. Summera den offentliga finansieringen för varje år och för in summan på total nationell offentlig finansiering. c. EU Strukturfond Strukturfondsfinansieringen utgör 50% av projektets kostnad, och resterande 50% ska finansieras med offentliga och privata medel (ej tid). Nedanstående fördelning av andelen privat och offentlig finansiering ska ses som en riktlinje. Åtgärd 1.1 Åtgärd 1.2 Åtgärd 2.1 Åtgärd 3.1 EU 50% EU50% EU 50% EU 50% Privat 12 % Offentligt 50% Privat 10% Offentligt 50% Offentlig 38 % Offentligt 40% Åtgärd 4.1 EU 50% Offentlig 50% Exempel Åtgärd 1.1 Total kostnadsbudget varav: EU 50% Privat medfinansiering 12 % Offentlig medfinansiering 38% 1.200.000 kr 600.000 kr 144.000 kr 456.000 kr OBS: Bidraget från EU utgör 50% av projektets totala godkända kostnader. Bidraget kan aldrig överstiga projektets totala faktiska kostnader. d. Privat medfinansiering likvida medel e. Privat medfinansiering In natura finansiering I den nedre delen av finansieringstabellen redovisas den privata medfinansieringen. Skriv in namnet på privata medfinansiärer, bilagans nummer med medfinansieringsintyg (se ansökan för medfinansieringsintyg/förbindelse för privat medfinansiering), hur den beviljade medfinansieringen är fördelad årsvis. Om projektet beräknas generera projektintäkter (ex. deltagaravgifter) tas dessa upp under privat finansiering. 14. Beräkningsunderlag per år Beräkningsunderlaget följer sammanställningen för kostnadsbudgeten. Nedan görs en genomgång av kostnadsslagen. 8
Kostnadsslaget definieras och beskrivs först generellt vad gäller regler och avgränsningar. Sedan specificeras vad som skall redovisas i beräkningsunderlaget och vad som eventuellt skall bifogas ansökan. Beräkningsunderlag bör upprättas för varje år, om inte kostnadsbudgeten är densamma för flera år. Samtliga kostnader anges exklusive moms. Undantag gäller för projektägare som inte är momsredovisningsskyldiga. För dessa utgör även momsen en stödberättigande kostnad under förutsättning att intyg från lokala skattemyndigheten bifogats som styrker att projektägaren inte är momsredovisningsskyldig. a) Egen personal Definition: lönekostnader inkl sociala avgifter för personal anställd och avlönad av projektet. Inom detta kostnadsslag skall redovisas såväl projektanställd personal som personal anställd sedan tidigare som avdelas för arbete i projektet och som skall betalas av projektet. Observera att kostnaden för personal anställd av annan än projektägaren och vars arbete utgör medfinansiering i projektet inte skall redovisas här. Detta gäller även i de fall projektägaren själv medfinansierar projektet med personalkostnader och inte avser att täcka dessa kostnader med likvida medel från projektet. Alla personal som inte är anställd för att enbart arbeta i projektet, skall redovisa sin arbetade tid. Av tidsredovisningen skall framgå hur många timmar man arbetat per dag, huvudsakliga arbetsuppgifter och den timkostnad man beräknar kostnaden på. Vid beräkning av timkostnaden kan månadslönen inkl semesterersättning och sociala avgifter fördelas på 165 timmar per månad. Någon schablonbokning av lön enligt budgeterad sysselsättningsgrad godtas inte som stödberättigande kostnad i projektet, utan det är den verkliga kostnaden med tidsredovisningen som grund som är stödberättigande. Lönespecifikation eller anställningsavtal som visar aktuell lön skall bifogas för att verifiera kostnaden. Personal Månadslönen Sociala avgifter mm Sysselsättningsgrad Traktamenten mm Antal månader Total kostnad Att bifoga: Namnge de som skall arbeta i projektet i den mån detta är känt vid ansökningstillfället. Är de ej kända kan person A, B, C osv. anges. Månadslönen exklusive sociala avgifter skall anges baserad på heltidsarbete. Ange den procentsats som används för sociala avgifter och semesterersättning. Om sysselsättningsgraden för en och samma person varierar över åren bör varje år redovisas för sig. I annat fall kan kolumnen längst till höger användas för att visa en ev. uppräkning av kostnaden för resp. år till följd av t ex löneökning. Ange uppskattade traktamenten, övertidsersättningar mm per månad. Ange anställningens/arbetets längd för det år beräkningsunderlaget avser. Beräkna den totala kostnaden för varje anställd. - lönespecifikation / anställningsbevis för redan anställd personal - intyg att sedan tidigare anställd personal avdelas för att arbeta i projektet (se särskild mall) alternativt tjänstledighetsintyg. b) Eget arbete Definition: Lönekostnader för personal anställd utanför projektet. Svarar till 100 % mot medfinansiering in natura. b 1) Eget arbete inom ramen för en anställning Eget arbete utförs av offentligt eller privat anställd och alltid inom ramen för den befintliga anställningen. (Till skillnad från ideellt arbete som alltid utförs av privatpersoner och som alltid är privat finansiering.) Eget arbete kan vara offentligt eller privat beroende på vem som är arbetsgivare. Det förs således in dels som en kostnad i den nedre delen av kostnadstabellen och som finansiering in natura i form av eget arbete, privat eller offentligt. Kostnaden och finansieringen utgörs alltid av den faktiska lönekostnaden med påslag för sociala avgifter, semesterersättning mm. 9
Personal Månadslön Sociala avgifter mm Sysselsättningsgrad Traktamenten mm Antal månader Total kostnad Att bifoga: Namnge finansiären, d v s den organisation eller företag som är arbetsgivare. Månadslönen exklusive sociala avgifter skall anges baserad på heltidsarbete. Ange den procentsats som används för sociala avgifter och semesterersättning. Om sysselsättningsgraden för en och samma person varierar över åren bör varje år redovisas för sig. I annat fall kan kolumnen längst till höger användas för att visa en ev. uppräkning av kostnaden för resp. år till följd av t ex löneökning. Ange uppskattade traktamenten, övertidsersättningar mm per månad. Ange anställningens/arbetets längd för det år beräkningsunderlaget avser. Beräkna den totala kostnaden för varje anställd. - lönespecifikation / anställningsbevis - ett intyg med följande innehåll: namn och personnummer på personen som avses dokumentation som styrker att tjänst eller delar av tjänst ingår i projektet samt vilken tidsperiod som avses intyg som visar att den anställde är frikopplad från ordinarie verksamhet under de timmar denne arbetar i projektet en underskrift från den anställde att denne godkänner att uppgiften eventuellt registreras och behandlas i enlighet med bestämmelserna i Personuppgiftslagen (1998:204) Eget arbete skall tidsredovisas, d v s dagbok skall föras över utförda arbetsuppgifter, samt antal arbetade timmar i projektet. Denna tidsredovisning undertecknad av arbetsledaren skall bifogas vid rekvisition av strukturfondsmedel. b 2) Eget arbete inom ramen för arbetsmarknadspolitiska åtgärder Definition: Ersättning från a-kassa, försäkringskassa, länsarbetsnämnd eller liknande, till den enskilde eller direkt till projektet. Denna kostnad svarar till 100 % mot offentlig medfinansiering in natura. Med deltagarersättning avses olika former av offentlig medfinansiering av projekt med arbetsmarknadspolitiska åtgärder, exempelvis APR eller OTA. Fyll i vilken typ av deltagarersättning som avses, ange hur många personer som avses omfattas av ersättningen samt beräkna det totala beloppet. Detta belopp redovisas även som offentlig medfinansiering in natura. Vid redovisning skall dessa kostnader styrkas med utdrag från personernas a-kassor. Upprätta gärna kontakten med respektive a-kassa i ett tidigt skede. Observera att medfinansieringsintyg krävs även här. c) Ideellt arbete Definition: Fiktiv lönekostnad för arbete som utförts av privatpersoner. Svarar till 100 % mot privat medfinansiering in natura. Obs! Ideellt arbete är ej stödgrundande. Med ideellt arbete menas att man tar upp en lönekostnad för personer som arbetar oavlönat i projektet. Detta kostnadsslag motsvaras alltid av privat medfinansiering in natura. Namn Ange namn på de personer som skall arbeta ideellt. Är de ej kända kan person A, B, C osv. anges. Timkostnad Timkostnaden skall motsvara en skälig verklig kostnad, maximalt 165 kr per timme. Antal timmar Ange antal timmar respektive person beräknas arbeta i projektet samt beräkna totalkostnaden. Att bifoga: Personerna skall föra dagbok över utförda arbetsuppgifter samt antal arbetade timmar i projektet. Denna redovisning, underskriven av arbetsledare, skall sedan bifogas rekvisitionen. 10
d) Extern personal Definition: Köpta tjänster som faktureras och betalas av projektet. Anlitar projektet konsulter skall kostnaderna för dessa budgeteras och redovisas här. Fakturor för konsultkostnader bör vara tydligt preciserade så att det framgår vad kostnaden används för och hur många timmar eller dagar arbetet omfattar. Vid underentreprenad gäller följande; Underentreprenad som ökar kostnaderna utan att tillföra något motsvarande värde är inte stödberättigande. Underentreprenörskontrakt med mellanhänder eller konsulter där betalningen definieras som en procentuell andel av insatsens totalkostnad är i princip inte stödberättigande. För närmare information, kontakta beredningssekretariatet. Lagen om offentlig upphandling (LOU) skall tillämpas av dem som omfattas av lagen. I den mån upphandlingsunderlag finns vid ansökningstidpunkten skall detta bifogas ansökan, i annat fall bifogas underlaget vid första rekvisitionen av medel. Det finns inte några generella regler för när upphandling skall göras, men som allmän riktlinje kan man säga att för många aktörer kan direktupphandling tillämpas för kostnader upp till två basbelopp. Det skall dock observeras att detta enbart kan betraktas som en vägledning. För ytterligare information hänvisas till lag (1992:1258) om offentlig upphandling. Beräknat antal timmar/ dagar Tim-/dagskostnad Total kostnad Uppskatta och ange antal timmar eller dagar. Ange uppskattad kostnad. Beräkna den totala kostnaden per typ av tjänst. e) Lokalkostnader Definition: Lokal där hela eller delar av projektet drivs, avgränsad för projektet i både tid och rum. Lokalkostnader kan uppkomma på ett antal olika sätt; e 1) Projektägaren kan hyra en lokal enbart för projektverksamheten. e 2) Projektägaren hyr lokaler och kan avsätta en del av dessa för projektets räkning. e 3) Projektägaren eller annan medfinansiär kan avsätta en del av sina egna lokaler för projektets räkning. Till detta kommer projektets kostnader för el, vatten, lokalvård etc. e 1) e 2) e 3) Om lokal hyrs enbart för projektets verksamhet skall hyresvärd, hyreskostnad och hyresperioden anges för beräkning av totalhyran. Om hyresavtal finns vid ansökningstillfället skall detta bifogas. Om projektägaren hyr en större lokal och en del av denna avsätts enbart för projektets verksamhet är hyreskostnaden stödberättigande med hänsyn till den yta projektet nyttjar. Hyresavtal skall bifogas, kostnaden per kvadratmeter skall beräknas och den yta projektet nyttjar skall anges. Hyreskostnaden för den delen som upplåts till projektet är då stödberättigande och verifieras med hyresavtalet och betalningsbevis. Om en del av den egna lokalen avsätts för projektets verksamhet skall de verkliga kostnaderna för fastigheten som helhet visas. Denna kostnad fördelas sedan med hänsyn till den yta projektet nyttjar. Stödberättigande kostnader är driftskostnader, såsom uppvärmning, städning mm. Observera att räntor och avskrivningar inte är stödberättigande och således inte får ingå i beräkningsunderlaget. f) Investeringar Definition: Inköp av utrustning avsedd för stadigvarande bruk, ej av karaktären förbruknings-material. Investeringar är stödberättigande i regionala fonden. I sociala fonden är endast mindre investeringar (t.ex. datorer, kontorsmöbler) stödberättigande. Investeringar Beräknat investeringsdatum Inköpspris Ange investeringsobjekt. Ange den tidpunkt investeringen beräknas göras. Ange inköpspris exkl. moms. 11
Beräkna total investeringskostnad. Begagnad utrustning Kostnader för inköp av begagnad utrustning är stödberättigande under förutsättning att nedanstående villkor är uppfyllda: 1) Säljaren av utrustningen har lämnat ett intyg om utrustningens ursprung och styrka att den inte inköpts någon gång under de senaste sju åren med hjälp av nationellt bidrag eller strukturfondsmedel. 2) Priset på den begagnade utrustningen får inte överstiga marknadsvärdet och måste vara lägre än kostnaden för liknande ny utrustning. 3) Utrustningen måste ha de tekniska egenskaper som behövs för insatsen och uppfylla tillämpliga normer och standarder. Lagen om offentlig upphandling (1992:1528) skall tillämpas av dem som omfattas av lagen. I den mån underlag finns vid ansökningstidpunkten skall detta bifogas ansökan. Obebyggd fastighet Inköp av bebyggd eller obebyggd fastighet omfattas också av särskilda regler vilka redogörs för nedan. Inköp av obebyggd fastighet, mark, är stödberättigande om följande tre villkor är uppfyllda; 1) Det måste finnas en direkt koppling mellan markinköpet och syftet med den medfinansierade insatsen. 2) Med undantag för insatser för miljöskydd får markinköpsandelen av de totala stödberättigande kostnaderna inte överstiga tio procent, såvida inte en högre procentsats fastställts i programmet 3) Ett intyg måste erhållas från en oberoende behörig värderingsman eller ett behörigt officiellt organ som bekräftar att inköpspriset inte överstiger marknadsvärdet. För insatser för miljöskydd måste alla nedanstående villkor uppfyllas för att utgiften skall berättiga till bidrag; 1) Inköpet skall förutsätta ett positivt beslut från förvaltningsmyndigheten. 2) Marken skall användas för det avsedda ändamålet under en tidsrymd som är bestämd i beslutet. 3) Marken får inte vara avsedd för jordbruk utom i vederbörligen motiverade fall som godtagits av förvaltningsmyndigheten. 4) Inköpet måste göras av en offentlig organisation eller ett organ som regleras av offentlig lagstiftning eller på dessas vägnar. Bebyggd fastighet Inköp av bebyggd fastighet berättigar till stöd från strukturfonderna om det finns en direkt koppling mellan inköpet och målen för det aktuella projektet samt att följande villkor uppfylls; 1) Ett intyg måste erhållas från en oberoende behörig värderingsman eller ett behörigt officiellt organ som fastställer att priset inte överstiger marknadsvärdet. Efter besiktning skall också intygas antingen att byggnaden uppfyller det nationella regelverket, eller om detta är fallet redovisar på vilken punkt den inte uppfyller regelverket och att stödmottagaren kommer att åtgärda detta i samband med att insatsen genomförs. 2) Byggnaden får inte under de senaste tio åren ha tilldelats nationella bidrag eller gemenskapsbidrag som skulle innebära en stöddubblering om strukturfonderna medfinansierar inköpet. 3) Fastigheten skall användas för det ändamål och under den period som beslutats av förvaltningsmyndigheten. 4) Byggnaden får endast användas i överensstämmelse med syftena med insatsen. Särskilt gäller att bygganden endast får inhysa offentlig administration om en sådan användning berättigar till stöd enligt bestämmelserna i den berörda strukturfonden. g) Övriga kostnader Ange övriga kostnader som projektet kommer att ha, t ex telefon, porto, resor, logi, leasing etc. Övriga kostnader som finansieras in natura avser gåvor där medfinansiär skänker exempelvis material. Dessa skall värderas och intygas av oberoende och kvalificerad värderingsman 12
Leasing För leasing gäller följande regler för att kostnaden skall var stödberättigande; Leasingtagaren skall vara den direkta mottagaren av stöd. 1) De leasingavgifter som projektägaren betalar till leasegivaren skall styrkas med kvitterade fakturor eller bokföringsunderlag med motsvarande värde. 2) För leasingkontrakt med en återköpsklausul eller med en bestämmelse om kortare leasingperiod än livslängden hos den tillgång som avtalet avser, får det maximala beloppet som berättigar till stöd från strukturfonderna inte överstiga marknadsvärdet för den leasade tillgången. Övriga kostnader som hör samman med leasingkontraktet (skatt, leasegivarens marginal, räntefinansieringskostnader, indirekta kostnader, försäkringsavgifter etc.) är inte stödberättigande. Finansiella utgifter Skuldräntor, avgifter för finansiella transaktioner, valutaväxlingsavgifter och kursförluster sant andra rent finansiella utgifter berättigar inte till medfinansiering från strukturfonderna. Bankavgifter för konton är stödberättigande om ett specifikt konto öppnas för projektets genomförande. Rådgivning Kostnader för juridisk rådgivning, inskrivningsavgifter, kostnader för teknisk eller ekonomisk expertis samt bokförings- eller revisionskostnader är stödberättigande om de är direkt kopplade till projektet och nödvändiga för dess genomförande. Böter, påminnelseavgifter mm Böter, straffavgifter och rättegångskostnader är inte stödberättigande. 15. Bilageförteckning Ange nummer på samtliga bifogade bilagor. Observera att bilagorna i den övre tabellen är obligatoriska. I den nedre tabellen kan ytterligare bilagor anges 13