Granskning av Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten

Nora kommun 2011-09-14 Revisorerna Till Socialnämnden Kommunstyrelsen för kännedom Kommunfullmäktige för kännedom Nora kommun Granskning av Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten På vårt uppdrag har KPMG genomfört en granskning av Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Hemtjänsten i Nora kommun har uppvisat upprepade underskott och 2010 uppgick det till 0,7 Mkr trots att de erhållit ett tilläggsanslag om 2 Mkr. Efter genomförd granskning är vår bedömning att nämndens budgetsystem utgår från planerade kostnader (t.ex. lön för tillsvidareanställd personal) med vissa uppräkningar. Det finns dock en begränsad koppling till vilka kostnader som är förknippade med verksamhetsvolymerna t.ex. beviljad tid och utförd tid. Vi anser att med detta budgetsystem finns en betydande risk för att nämnden inte har ett rättvisande underlag när de ska fatta beslut om sin internbudget. Vår uppfattning är att den typ av arbetstidsmodell som används inom verksamheten kräver en hög flexibilitet hos de anställda och en tydlig styrning och uppföljning av den arbetade tiden. Vi ser det därför som mycket viktigt att ansvarig chef har en kontinuerlig styrning och uppföljning av bemanningsplaneringen samt att det finns IT-systemen används på ett sådant sätt att det går att göra relevanta uppföljningar. Det sker ingen uppföljning till nämnden av beslutade och beviljade insatser i förhållande till verkställda och vi anser att det bör tas fram former för styrning och uppföljning t.ex. för tiden mellan beslut och verkställighet. Förvaltningen har för avsikt att anlita en extern utredare som ska gå igenom och bedöma biståndshandläggningen. Då biståndsbedömningen är det som ligger till grund för hela hemtjänstverksamhetens kvalitet och volymer anser vi att detta är ett mycket viktigt steg för att stärka styrningen och kontrollen av verksamheten. Vi anser att ovanstående synpunkter har stor betydelse för att nämndens utveckling av styrning och kontroll av verksamheten och vi önskar svar senast den 30 november på vilka åtgärder nämnden har för avsikt att vidtaga. För revisorerna i Nora kommun Bertil Andersson Ordförande i revisionen

Norakommun Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten Revisionsrapport KPMGAB 20ll-09-07 Antal sidor: 13 2011 KPMG AB, a &.vedish limilad Habilitycompany and a member firm of the KPMG netv.'ofk of Independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ('KPMG International'), a SWiss entity. All fights reserved

Nora kommun Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten 20/1-09-07 Innehåll l. Sammanfattning l 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Resultat 4 9.1 Styrning, organisation och ansvar 4 9.2 Utrednings beslut och verkställighetsprocessen 5 9.3 Arbetssätt och personalplanering inom hemtjänsten 5 9.4 Ekonomisk styrning och uppföljning 7 9.5 Jämförelser av volymer och kostnader 8 Rapport hemtjänst.docx 2011 KPMG AB, a Swedish limited liebility company and a member firm of the KPMG net\vork of Independent member firms affi!iated with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), a &wlss entity. All rights reserved.

Nora kommull Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten l. Sammanfattning Vi har av Nora kommuns revisorer fått i uppdrag att granska organisation, styrning och uppfåljning av verksamheten får äldre i ordinärt boende. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Granskningen har haft som syfte att besvara följande frågeställningar: Hm styr och fåljer socialnämnden upp verksamheten får äldre i ordinätt boende. Hm är socialnämndens kostnadsnivå får insatser får äldre i hemtjänst jämfcitt med andra kommuner? statistiken visar på att Nora kommun har en hög andel invånare över 65 år med hemtjänst medan kostnaden per brukare ligger strax över genomsnittet i länet. Vid våra studier av ovanstående statistik har det dock framkommit från fårvallningen att det finns en stor osäkerhet hur fårvallningen tagit fram statistiken tillbaka i tiden. Det fitms därfår en risk får att slutsatser som dras till följd av statistiken bygger på felaktigt underlag. Hur genomfårs ekonomisk och verksamhetsmässig planering och uppfåljning? Nämndens budgetsystem utgår från planerade kostnader (t.ex. lön får tillsvidareanställd personal) med vissa uppräkningar. Det finns dock en begränsad koppling till vilka kostnader som är fårknippade med verksamhetsvolymerna t.ex. beviljad tid och utfård tid. För att kunna göra en tillfredsställande ekonomisk och verksamhetsmässig planering krävs ett tillfårlitligt underlag. I dagsläget finns det inget sådant underlag utan ett omfattande manuellt arbete måste då göras. Med dagens budgetsystem anser vi att finns en betydande risk får att nämnden inte har ett rättvisande underlag när de ska fatta beslut om sin internbud get. Hur är styrning av arbetsorganisationen uppbyggd och med effektivitet. Vår uppfattning är att denna typ av arbetstidsmodell som används inom verksamheten kräver en hög flexibilitet hos de anställda och en tydlig styrning och uppfåljning av den arbetade tiden. I fårvallningen har inte funnits något IT-stöd får detta och vi anser att det kan finnas en risk får att ansvarig chef inte haft möjlighet att styra och fålja upp bemanningen på ett tillfredsställande sätt. När nu!t-systemet TimeCare infårs är det mycket viktigt att det finns tydliga riktlinjer för hur bemanningsplaneringen ska ske t.ex. vem fattar beslut om att ta in vikarier, vilka regler ska gälla får hur grupperna täcker upp får varandra vid fi ånvaro m.m. Vi ser det också som mycket viktigt att ansvarig chefhar en kontinuerlig styrning och uppfåljning av bemanningsplaneringen samt att systemen används på ett sådant sätt att det går att göra relevanta uppfåljningar. Hur styr, leder och fåljer nämnden upp beslutade och beviljade insatser i fårhållande till verkställda? Det sker ingen uppföljning till nämnden av beslutade och beviljade insatser i fårhållande till verkställda. Vi anser att styrning och uppfåljning är av stor betydelse får att nämnden ska 2011 KPMG AB, a Swe<llsh timited tiabitity company and a memberfirm of the KPMG nel>vork of independent member firms effiliated with KPMG International Cooperative {"KPMG lnternauonal'), a S\viss entity. Alt rights reserved.

Nora kommun Organisation, styming och uppföljning av hemtjänsten säkerställa kvaliteten i detma del av processen och menar därför att det bör tas fram former för styrning och uppföljning t.ex. för tidenmellan beslut och verkställighet. Stödjer utrednings-, besluts- och verkställighetsprocessen av insatser ett effektivt resursutnyttjande? Förvaltningen har för avsikt att anlita en extern utredare som ska ga tgenom och bedöma biståndshandläggningen. Då biståndsbedömningen är det som ligger till grund för hela hemtjänstverksamhetens kvalitet och volymer anser vi att detta är ett mycket viktigt steg för att stärka slymingen och kontrollen av verksamheten. 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Nara kommuns revisorer :fatt i uppdrag att gmnska organisation, styming och uppföljning av hemtjänstverksamheten. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Insatser i form av hemtjänst föregås av en behovsbedömning som görs av biståndshandläggaren tillsammans med den sökande. Hemtjänst kan ges dels i fonn av personlig omvårdnad d.v.s. hjälp i matsituationen, personlig hygien, att klä av och på sig och insatser för att bryta isolering, dels i form av serviceinsatser ex. städ, tvätt, inköp och ärenden. Hemtjänsten i Nom kommun har uppvisat upprepade underskott och 2010 uppgick det till- 0,7 Mkr trots att de erhållit ett tilläggsanslag om 2 Mkr. Nara kommuns revisorer bedömer utifrån ovanstående forhållanden i sin risk och väsentlighetsbedömning att en fördjupad gmnskning av hur nämnden och förvaltningen styr och följer upp verksamheten för äldre i ordinätt boende samt säkerställer att insatsemas verkställighet överensstämmer med biståndsbeslutet Det övergripande revisionsmålet för granskningen är att bedöma socialnämndens styming, ledning och uppföljning avseende hemtjänstverksamheten. I granskningen har följande revisionsfrågor särskilt belysts: Hur socialnämnden styr och följer upp verksamheten för äldre i ordinätt boende. Hur socialnämndens kostnadsnivå för insatser för äldre i ordinärt boende är jämfört med andra kommuner? Hur ekonomisk och verksamhetsmässig planering och uppföljning genomförs? Arbetsorganisation och styrning med fokus på inre effektivitet och yttre effektivitet. Hur nämnden styr, leder och följer upp beslutade och beviljade insatser i förhållande till verkställda? 2011 KPMG AB, a Swedish fimited Ilability company and a member firm of the KPMG n e tv.'ork of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), a Swiss entity. All righ!s reserved. 2

Nora kommull Organisation, styming och uppjo!jning av hemtjänsten 20/1-09-07 Om utrednings, beslut och verkställighetsprocessen av insatser stödjer ett effektivt resursutnyttjande? 4. Avgränsning Granskningen har omfattat socialnämndens verksamhet för äldre inom ordinätt boende 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller tillämpbara interna regelverk, policys, nämnd- och fullmäktigebeslut. 6. Ansvarig nämnd 7. Metod Granskningen avser Socialnämnden. Granskningen har genomförts genom: studier och analys av befintliga styrande dokument. Intervjuer med förvaltningschef, verksamhetsledare och controller. Muntlig genomgång med Socialnämnden. Sammanställning och återkoppling av granskningsresultat samt avrapportering till kommunens revisorer. Underlaget stäms av med förvaltningschef. 8. Projektorganisation Granskningen har utförts av Karin Helin Lindkvist certifierad kommunal revisor. 2011 KPMG AB, a Sv.'Mish limite<lliability company and a mem ber firm of the KPMG net-.vork of independent member firms aff1liated with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), a SWiss entity. All righ!s reserved. 3

Nora kommun Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten 20/1-09-07 9. Resultat 9.1 Styrning, organisation och ansvar Äldreomsorgen och dess hemljänstverksamhet är organiserad inom Socialnämndens ansvarsområde. I budget 2011-2013 finns sex olika områden definierade f6r verksamheten: Vision, ekonomiperspektivet, humanperspektivet, Kundperspektivet, processperspektivet samt Utveckling och lärande. Socialnämnden är organiserad enligt f6ljande Hemtjänsten omorganiserad i sju hemtjänstgrupper som har olika geografiska hemtjänstområden de arbetar med. För dessa sju grupper är 2011 budgeterat f6r 58,31 årsarbetare. Till detta kommer en kvälls/nattpatrull med 6,55 årsarbetare. sjuksköterskorna är organiserade i en egen organisation som arbetar över hela kommunen. Från och med hösten 20 l O är ansvaret f6r hemljänsten delat på två enhetschefer. För myndighetsutövningen i form av biståndsbeslut svarar tre biståndshand läggare. Dessa ljänster är organiserade inom vuxenenheten. 2011 KPMG AB, a Swedish timited Ilabliity company and a memberfirm of the KPMG net\vork of Independent mem ber firms affiliated with KPMG International Cooperative ('KPMG tnlerna!iona!'), a Swiss entity. All rights reserved. 4

Nora kommun Organisation, styrning och upp.foljning av hemtjänsten 201/-09-07 9.2 Utrednings beslut och verkställighetsprocessen Till grund får hemtjänstens arbete ligger de biståndsbeslut som fattas av biståndshandläggarna. I den revisionsgranskning som genomfårdes under 2010 kunde konstateras att det fanns dokumenterad beskrivning av processen från utredning och beslut till verkställighet. Via verksamhetssystemet skickas biståndshandläggarnas beställning till verksamheten. Det sker ingen uppfåljning till nämnden av beslutade och beviljade insatser i fårhållande till verkställda. På uppdrag av fårvallningen genomfårs under hösten 2011 dock en utredning gällande biståndsbeslut och huruvida beslut och rutiner fåljer lagar, riktlinjer och övriga styrdokument Ko111111entare r Då biståndsbedömningen är det som ligger till grund får hela hemtjänstverksamhetens kvalitet och volymer anser vi att detta är ett mycket viktigt steg får att stärka styrningen och kontrollen av verksamheten. Det sker ingen uppfåljning till nämnden av beslutade och beviljade insatser i fårhållande till verkställda. Vi anser att styrning och uppfåljning är av stor betydelse får att nämnden ska säkerställa kvaliteten i denna del av processen och menar därfår att det bör tas fram fonner får styrning och uppfåljning t.ex. får tiden mellan beslut och verkställighet. 9.3 Arbetssätt och personalplanering inom hemtjänsten Hem1jänsten är i dag organiserad i sju hem1jänstgrupper samt en kvälls- och nattpatrull Ansvaret får dessa hemtjänstgrupper är fårdelat på två enhetschefer. Inom verksamheten finns ett!t-system TES, som ska användas får den dagliga planeringen av arbetet. Fram till nu har dock detta inte använts av samtliga personalgrupper men enligt socialchefen ska systemet användas av alla grupper under hösten. I hem1jänsten tillämpas s.k. önskeschema vilket innebär att de anställda själva får lämna önskemål om sitt schema. Detta hanteras manuellt men det pågår ett infårande av TimeCare som är ett schema- och bemanningsplaneringssystem. De anställda har också rätt att välja vilken sysselsättningsgrad de vill ha. I de fall de utökar sysselsättningsraden får de s.k. kombi1jänster vilket innebär att de till del av sin tjänst får utgöra vikarie i den omfattning som de utökat sin tid. Den tid som de finns tillgängliga får vikariat hanteras av personalavdelningen. I dag sköter hemtjänstgrupperna själva vikariehanteringen men fl'ån och med hösten 2011 konuner all vikariehanteringen att ske från personalavdelningen. Socialnämnden har fattat beslut om att all tillsvidareanställd personal i hemtjänsten ska vara undersköterskor. Det pågår en omorganisation inom hem1jänsten som kommer att innebära fåljande organisation får hemtjänsten. 2011 KPMG AB, a Swedish limited Hability company and a mem ber firm of the KPMG network of Independent mem ber firms affiua!ed with KPMG International Cooperative ("KPMG lnternatfona!'), a Swiss entity. All rights reserved. 5

Nora kommun Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten I den nya organisationen kommer gruppledarna att ha ansvar för den dagliga planeringen verksamheten. [(ommentarer Hemtjänsten är en verksamhet som till sin karaktär är speciell på det sättet att förändring av volymer kan variera snabbt och det finns begränsade möjligheter att förutspå dessa förändringar. Fördelningen av arbetsbelastningen mellan hemtjänstens olika geografiska verksamhetsområden kan också variera. Till detta kommer att personalen i hög grad arbetar självständigt i hemtjänsttagarnas egna hem. Dessa förutsättningar ställer höga krav på personalen när det gäller flexibilitet och ansvarstagande. De anställda inom hemtjänsten har s.k. önskescheman och rätt att välja sysselsättningsgrad vilket är vanligt förekommande inom den kommunal vård- och omsorgsverksamhet. För den dagliga planeringen ska IT -systemet TES användas. V år uppfattning är att denna typ av arbetstidsmodeller kan användas på ett effektivt sätt men att det krävs en hög flexibilitet och en tydlig styrning och uppföljning av den arbetade tiden. I förvaltningen har inte funnits något!t -stöd för detta och vi anser att det kan finnas en risk för att ansvarig chef inte haft möjlighet att styra och följa upp bemanningen på ett tillfredsställande sätt. När nu!t-systemet TimeCare införs är det mycket viktigt att det finns tydliga riktlinjer för hur bemanningsplaneringen ska ske t.ex. vem fattar beslut om att ta in vikarier, vilka regler ska gälla för hur grupperna täcker upp för varandra vid frånvaro m.m. Vi ser det också som mycket viktigt att ansvarig chefhar en kontinuerlig styrning och uppföljning av bemanningsplaneringen samt att systemen används på ett sådant sätt att det går att göra relevanta uppföljningar. @ 2011 KPMG AB, a Swedish limit ed liability company and a mem ber firm of the KPMG network of independent member firms affillaled with KPMG International Cooperalive ("KPMG International"), a Swiss en!ity. All righls reserved. 6

Nora kommun Organisation, styrning och uppfo!jning av hemtjänsten 9.4 Ekonomisk styrning och uppföljning Socialnämndens budgetsystem utgår från befintliga kostnader med tillägg för uppräkningar av beräknade löneökningar vilket fastsälls av Kommunfullmäktige. Det innebär att budgeten inte har en direkt koppling varken till faktiska verksamhetsvolymer eller föregående års kostnader. Nämnden erhåller ekonomiska uppföljningar nio gånger per år. I nedanstående redovisning visas Socialnämndens ekonomiska utveckling mellan 2008 och 2010. Under 2010 fick Socialnämnden en tilläggsbudget om 2,6 Mkr vilket medförde att nämnden klarade ekonomin inom budgetramen. l l l l Socialnämnden l 2008 2009 20~0 2010 l 2011 2011 Urspr. Rev. Urspr. Rev. Budget budget Budget budget Intäkter 32,6 31,9 30,6 30,6 Kostnader - 194,1-199,5-204,3-204,3 Nettokostnader - 161,5-167,6-173,7-173,7 Budgetram 158,7 168,0 171,2 173,7 181,4 182,8 Resultat -2,8 0,5-2,5 o (ÅrsredoviSmng 2008-20l O samt budget 20 l I) I nedanstående tabell redovisas hemtjänstens ekonomiska utveckling mellan 2008 och 20 l O. Av de 2,6 Mkr som nämnden erhöll i budgetförstärkning 2010 fick hemtjänsten 2,0 Mkr. Trots detta uppvisade hemtjänsten ett underskott 20 l O om O,7 Mkr. lhemtjänsten Il 2008 Il 2009 Il 2010 l Urspr. Budget 2010 Rev. budget l 2011 Urspr. Budget l 2011 Rev. budget Budget 29,6 28,8 29,0 31,0 30,5 34,5 Bokslut 30,7 30,5 31,7 31,7 Avvikelse - 1'1-1,7-2,7-0,7 (Årsredovtsmng 2008-201 O samt budget 2011) Hemtjänsten 2006 2007 2008 l 2009 2010 Personalkostnader 17,4 18,4 19,9 18,9 19,7 Mkr Förändring mot 6% 8% -5% 4% föregående år, % (uppgtfter från Nora kommuns ekonotmkontor) I samband med att socialnämnden fastställde 2011 års budget konstaterades att det fanns ett återstående behov av kostnadssänkningar om l,2 Mkr ( 600 tkr minskad budgetram samt 600 tkr ökade lönekostnader p.g.a. högre löneökningar än beräknat). Enligt uppgift fi ån förvaltningen fanns en differens mellan beviljad tid och budgeterad tid med motsvarande 12.28 årsarbetare vilket i pengar motsvarar 4,9 Mkr. Nämnden beslutade i samband med fastställande av budgeten att denna skulle revideras gällande mål och ramar senast i april20ll. Vid vår granskning har vi l i' 2011 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms aff1lialed with KPMG lntemalional CooperaUva ('KPMG International'), a &viss entity. All right sresened. 7

Nora kommuu Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten studerat nämndens protokoll fram till och med juni månads sammanträde och vi har ej funnit att nämnden haft denna fråga uppe igen eller att det har fattas några beslut om revideringar. En omdisponering med 0,5 Mkr gjordes i budgeten i april20 Il då tjänsten som utvecklingsstrateg flyttade från socialförvaltningen till kommunledningsf6rvaltningen. Vid socialnämndens sammanträde 2011-06-14 informeras om en ekonomisk åtgärdsplan som socialförvaltningen presenterat f6r kommunstyrelsen vid dess sammanträde 2011-05-25. I denna framgick f6rslag på besparingsåtgärder bland annat en minskning av vikariekostnader med 5 %. Socialnämnden lade åtgärdsplanen till handlingarna. Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 15 juni 20 Il fattades beslut om utökade budgetramar vilket innebar att socialnämnden erhöll en utökad ram om 2 Mkr. Kom men t arer Vi har studerat hemtjänstens budget och utfall f6r åren 2008 till 20 l O och kan konstatera att hemtjänsten ej har bedrivit sin verksamhet inom de tilldelade budgetramarna under dessa år. Trots detta har det vatje år lagts en budget som understigit föregående års utfall. Vi har vid våra intervjuer dock ej uppfattat att detta grundat sig på att det sig på faktiskt minskade verksamhetsvolymer eller att det vidtagits kostnadssänkande åtgärder utan på att det varit på grund av använt budgetsystem. Nämndens budgetsystem utgår från planerade kostnader (t.ex. lön f6r tillsvidareanställd personal) med vissa uppräkningar. Det finns dock en begränsad koppling till vilka kostnader som är förknippade med verksamhetsvolymerna t.ex. beviljad tid och utförd tid. Med dagens budgetsystem anser vi att det finns en betydande risk för att nämnden inte har ett rättvisande underlag när de ska fatta beslut om sin internbudget Det gör att verksamhetens ekonomiska ramar inte överensstämmer med uppdraget vilket medför att ansvariga chefer och dess anställda inte ges rättvisande förutsättningar. För att få en tillfredsställande styrning av nämndens ekonomi måste budgeten byggas på faktiska kända förhållande t.ex. verksamhetsvolymer och vilken personalbemanning som krävs. Om denna beräkning visar på att den beräknade nettokostnaden är högre än tilldelad budgetram får nämnden sedan arbeta vidare med omfördelningar alternativt kostnadssänkande åtgärder. Om det finns behov av att vidtaga kostnadssänkande åtgärder ska det finnas beslutade åtgärder som bygger på faktiska beräkningar när det gäller de ekonomiska effekterna. Det är i sammanhanget också viktigt att vid dessa beräkningar ta hänsyn till t.ex. omställningskostnader och vilken årseffekt det beräknas att ge. På detta sätt skapas en tydlighet för både nämnd och förvaltning om de faktiska förutsättningarna. 9.5 Jämförelser av volymer och kostnader Genom att göra jämförelser av kostnader och volymer skapas en bild av om kommunen har en verksamhets- och kostnadsmässig nivå som är rimlig i förhållande tilljämförelsekommunerna. Vi har här valt att jämföra med kommunerna i Örebro län samt med snittet för länets samtliga kommuner, @ 2011 KPMG AB, a s..vedish limited fiabhity company and a mem ber firm of the KPMG net;vork of independent mem ber firms affl!iated with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), a S\viss entity. All righls reserved. 8

Nom kommun Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten Nedanstående två diagram redogör för hur stor andel invånare över 65 år respektive över 80 år, det finns i respektive kommun i Örebro län samt genomsnittet för länet. Andelen invånare över 65 år 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 lil2007 lil2008 w2009 lil2010 {Källa: SKL:s statistikdatabas Kolada) Andelen invånare över 80 år 9,0 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 lil2007 3,0 2,0 lil2008 1,0 lij 2009 0,0 lil2010 (Källa: SKL:s statistikdatabas Kolada) I ovanstående diagram kan vi konstatera att Nora kommun ligger något under genomsnittet för Örebro län, både gällande andelen invånare över 65 år och andelen invånare över 80 år. 2011 KPMG AB, a Swedish limited Hability company and a mem ber firm of the KPMG network of Independent member firms affilla!ed with KPMG International Cooperative ('KPMG lnternationa!'), a Swiss entity. All rights reservecl. 9

No ra kommun Organisation, styrning och uppfliljning av hemtjänsten 20/1-09-07 I nedanstående diagram redovisas kostnad per invånare över 65 år i hemtjänsten. Vi kan här konstatera att Nora kommuns kostnader ligger högst av Örebro läns kommuner. 25 000 20 000 Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/inv 65+ 15 000 10 000 5000 o lil2007 lil2008 W2009 ll2010 (Kttlla: SKL:s statistikdatabas Kolada) I nedanstående diagram redovisas kostnad per brukare i hemtjänsten. Vi kan här konstatera att Nora kommuns kostnader per brukare ligger ungefår på medelvärdet får Örebro läns kommuner. Kostnad hemtjänst äldreomsorg kr/brukare 400 000 350 000 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50000 o lil2007 ll2008 W2009 lil2010 (Källa: SKL:s statistikdatabas Ko/ada) Andelen invånare över 65 år som var beviljade hemtjänst ligger relativt högt i Nora kommun och det är endast Örebro kommun och Kumla kommun som har en högre andel. @ 2011 KPMG AB, a Swedish limited fiabliity company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affifialed with KPMG International Cooperative ('KPMG lntemational'), a &.viss entity. All rights reserved. lo

Nora kommun Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten Andel invånare 65 +som var beviljade hemtjänst i ordinärt boende 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 il2007 6,0 4,0 il2008 2,0 iii2009 0,0 il2010 (Källa: SKL:s statistikdatabas Kolada) Andel invånare 65 +år i särskilt boende 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 lii2007 lii2008 lil2009 Iii 2010 (Källa: SKL:s statistikdatabas Kolada) Avgörande betydelse for kostnadsutvecklingen inom hemtjänsten är volymforändringarna vilket påverkas till stor del av tillgången på särskilda boendeplatser och ålderstrukturen på befolkningen i kommunen. @ 2011 KPMG AB, a Swedish limited!lability company and a mem ber firm of the KPMG network of independent mem ber firms amnated with KPMG International Cooperalive ('I<PMG ln!emationar), a &.viss entity. All righls reserved. I I

Nom kommun Organisation, styming och uppföljning av hemtjänsten I nedanstående tabell redovisas antalet invånare över 65 år som var beviljade hemijänst i ordinätt boendeper den f6tts november respektive år. Hemtjänsten 2007 2008 2009 2010 Personer med 184 198 217 207 hemtjänst Personer med 244 271 295 271 trygghetslarm Uppgifter hämtade från Nora kommuns årsredovisning-201 O Antal personer med hemtjänst är dock ett trubbigt mått f6r att mäta belastning och volymer. Dels kan antalet timmar i månaden som den enskilde behöver insatser, beviljade timmar, variera kraftigt vilket inte mäts här. Fram till och med årsredovisningen 2008 fanns dock även beviljade hemtjänsttimmar redovisat i årsredovisningen. Det kan också f6rekomma att den utf6rda tiden avviker från den beviljade tiden t.ex. f6r att insatsen kräver mer eller mindre tid än beviljat eller att brukaren inte finns i sitt hem t.ex. på grund av sjukhusvistelse. Det görs också insatser utan biståndsbeslut dels genom den s.k. Hembo-modellen som innebär att en person som är utskrivningsklar från den slutna sjukvården och konuner tillbaka till det egna boendet får insatser under de 14 f6rsta dagarna utan biståndsbeslut Nora kommun erbjuds också alla invånare över 80 år serviceinsatser utan biståndsbeslut Kommentarer statistiken visar på att Nora kommun har en hög andel invånare över 65 år med hemtjänst medan kostnaden per brukare ligger strax över genomsnittet i länet. Vid våra studier av ovanstående statistik har det dock framkommit från förvaltningen att det finns en stor osäkerhet om hur f6rvaltningen tagit fram statistiken tillbaka i tiden. Det finns därför en risk f6r att slutsatser som dras till f61jd av statistiken bygger på felaktigt underlag. Det finns också ett antal olika variabler som krävs f6r att kunna erhålla en så rättvisande bild som möjligt av verksamhetsvolymer och f6rändringar av dessa. För att kunna få en rättvisande bild av volymmåtten måste det därf6r tas hänsyn till ett antal olika faktorer: Beviljade timmar. Utf6rda timmar. Dubbelbemanning hos vårdtagaren. Restid. Utf6rda timmar utan biståndsbeslut @ 2011 KPMG AB, a SV. edish limited fiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affilieled with KPMG International CooperatiVe {'KPMG Jnternationa!'), a SWiss entity. All rights reserved. 12

Nora kommun Organisation, styrning och uppföljning av hemtjänsten Omvårdnadsstäd, extra städning i t.ex. badrum och kök. Kompletteringsköp främst av fårskvaror. Dessa mått ska sedanjämföras med antalet arbetade timmar för att ra en bild av effektiviteten. I dagsläget finns dock ej möjlighet att ra ut samtliga dessa uppgifter utan ett omfattande manuellt arbete. Som vi påtalat tidigare i rapporten är det av stor betydelse att de!t-system som nu tas i drift för bemanningsplaneringen används på ett sådant sätt att det går att ta ut rättvisande information. Vi ser detta som en förutsättning för att nämnden ska kunna bedöma resursbehovet och effektiviteten i verksamheten. KPMG, dag som ovan 7, -~~.-ii!d: ~- (f1,;f- l' ';u::&-7/(/f' l/. Karin Helin Lindkvist Certifierad kommunrevisor 2011 KPMG AB, a Swedish limited Hability company and a member f1rm of the KPMG network of independent member firms a ffifialed with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), a Swiss entity. All fights reserved. 13