Nyhetsdokument Vitec Hyra

INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.49 februari 2014 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 B, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00

Innehåll Allmänt... 5 Förändrat beteende i datumfält... 5 Periodhyra visas... 5 Genomgång av användargränssnitt... 5 Fil för extern utskrift samt lokal utskrift... 6 Fakturor och betalningar... 6 Kreditera kreditfakturor... 6 Utjämna saldo i faktureringswizard... 6 Utskrift och återutskrift av faktura tar hänsyn till betalningar... 7 Fakturadatum i distributionsdialogen... 9 BIC/SWIFT samt IBAN... 9 Rapporter... 9 Egen meny för rapporter... 9 Åldersfördelad saldolista... 10 Uthyrningsgrad per objekttyp... 11 Kontrakt... 13 Justering i kontraktsbevakning och kontraktsförlängning... 13 Datumspärr borttagen... 13 Avgifter... 14 Avgiftstyp kan kopplas till objektstyp... 14 Retroaktiva avgiftsförändringar... 14 Uppräkningsmånad vid registrering av index... 16 Vitec Marknad... 16 Kontraktsåterföring... 16 Bokföring... 18 Konteringsöversikt... 18 Rättning av konteringsrader i konteringslistor... 18 Datumurval vid skapande av bokföringsfil... 19 Amorteringsplaner på kommande fakturor... 20 3

Nyckelhantering... 21 Nummerfältets längd utökat.... 21 Bokmärken... 21 Nya och förändrade bokmärken... 21 Rensningar enligt PuL... 22 4

Allmänt FÖRÄNDRAT BETEENDE I DATUMFÄLT Nu räcker det med att skriva in sex siffror för att datumet ska bli korrekt. Skriver man t.ex. 101231 omvandlas det korrekt till 2010-12-31. Det går bra att skriva hela 2010 om man vill, men man behöver aldrig skriva strecken (-). Om de två första siffrorna man skriver inte är 19 eller 20 så förstår systemet att århundrade ska läggas till. Om de två siffrorna är 49 eller mindre så förutsätter systemet att man vill skriva ett år som ligger på 2000-talet. Om man skriver 50 eller större så förutsätter systemet att man vill skriva ett år som ligger på 1900-talet. Exempel: 491231 blir 2049-12-31 och 501231 blir 1950-12-31 PERIODHYRA VISAS Information om vilken hyra som gäller på objektet är kompletterat med periodhyran (månad, år, kvartal, år beroende på hur kontraktet faktureras) samt kvadratmeterhyran. GENOMGÅNG AV ANVÄNDARGRÄNSSNITT Vi har också gått igenom systemet och förändrat en del texter och ord för att det ska vara tydligt för er användare vad som avses. Som exempel kan nämnas att vi nu skriver Visa endast preliminära fakturaunderlag (istället för nya) i dialogen för att skapa fakturaunderlag för att det ska bli tydligare att det avser fakturaunderlag som det ännu inte har skapats fakturor för. 5

Ni kommer också att märka att vi har kompletterat en del tooltip och texter i de olika bilderna. FIL FÖR EXTERN UTSKRIFT SAMT LOKAL UTSKRIFT För att göra det tydligare samt förbereda för ytterligare filformat som kan skickas till en extern printleverantör har det val som tidigare hette BGCInvoice döpts om till Fil för extern utskrift. I samband med detta har vi gjort det tydligare att valet utskrift betyder lokal utskrift, dvs utskrift på den egna skrivaren. Fakturor och betalningar KREDITERA KREDITFAKTUROR Det går nu att kreditera en kreditfaktura. Ingen koppling till kreditfakturan följer med och ingen automatisk betalning sker av den ursprungliga kreditfakturan och den nya fakturan. Syftet med att kreditera en kreditfaktura är ofta att göra en kreditering ogjord och då vill man att denna nya faktura ska vara öppen och att en betalning kommer in på den som vanligt. UTJÄMNA SALDO I FAKTURERINGSWIZARD Som steg 6 av 7 i Faktureringsguiden finns nu möjlighet att utjämna saldo. Det innebär att man har möjlighet att utjämna saldo till de fakturor som just är skapade innan distribution av dessa sker, vilket sker i steg 7. 6

UTSKRIFT OCH ÅTERUTSKRIFT AV FAKTURA TAR HÄNSYN TILL BETALNINGAR Om utjämna saldo är gjort innan fakturan distribueras kommer eventuella förskottsbetalningar som påverkar fakturan att skrivas ut. Texten är varav förskottsbetald. Beloppet på inbetalningskortet är också justerat. Om man gör en återutskrift av fakturan i ett senare läge och den då är krediterad och/eller betald kan även varav krediterad och varav delbetald förekomma. Skillnaden på delbetald och förskottsbetald är alltså att förskottsbetald kommer via utjämna saldo. 7

Vid högerklick på fakturan från reskontrafliken finns två val: Förhandsgranska faktura Förhandsgranska ursprungsfaktura Vill man se och skriva ut fakturan utan hänsyn tagen till eventuella justerande poster väljer man Förhandsgranska ursprungsfaktura. Vid valet distribuera kommer fakturan alltid att påverkas av eventuella justerande poster. 8

FAKTURADATUM I DISTRIBUTIONSDIALOGEN Vid distribution av fakturor visas nu fakturanummer och fakturadatum. BIC/SWIFT SAMT IBAN Om BIC/SWIFT och/eller IBAN är angivet på ägaren skrivs detta ut på standardfakturorna. Rubrikerna skrivs endast ut om det finns ett värde registrerat, dvs. om man inte har angivit BIC/SWIFT så kommer inte heller rubriken ut på fakturan. Rapporter EGEN MENY FÖR RAPPORTER Det finns en ny menypunkt som heter Rapporter. Här återfinns ett urval av de rapporter som finns i Vitec Hyra sedan tidigare. De är inte flyttade från det tidigare stället utan är dubblerade och återfinns på båda platserna. Tanken är att de som inte arbetar i Vitec Hyra dagligen lättare ska hitta de rapporter som de behöver. Här kommer det också att finnas rapporter som inte ligger under någon av de andra menypunkterna. Ett exempel är den nya rapporten Uthyrningsgrad per objekttyp. Mer om den nedan. 9

ÅLDERSFÖRDELAD SALDOLISTA Under Reskontra finns en ny rapport som heter åldersfördelad saldolista. Här visas förfallna belopp uppdelade i intervaller. Antal dagar som en faktura är förfallen beror på vilket datum som anges i urvalet. Detta datum jämförs med förfallodatumet på fakturan. Endast fakturor och betalningar med bokföringsdatum tom det valda datumet tas med i rapporten. Information om anstånd, krav, inkasso och eventuella fakturakommentarer visas också. Senast betalningsdatum samt belopp finns möjlighet att visa i egna kolumner. Val finns också att se även ej förfallna fakturor samt att enbart visa kunder med förfallna fakturor i samband med detta. Då rapporten skapas som en pappersrapport finns också ett val att summera beloppen per kontrakt. För närvarande tar man rapporten för en enskild fastighet eller enskild ägare om det urvalet är intressant. Framöver tittar vi också på möjligheten att rapporten grupperas per ägare och fastighet. 10

UTHYRNINGSGRAD PER OBJEKTTYP Ytterligare en ny rapport är Uthyrningsgrad per objekttyp. Den finns under rapporter. Här kan man se uthyrningsgraden i kronor, kr%, yta, yta% samt antal, antal%. Det går att dela upp per ägare, fastighet och objektstyp. För att välja bestånd används standardselekteringen som är steg 1 och steg 2 i wizarden. I steg 3 får man välja vilken eller vilka avgiftstyper som uthyrningsgraden i kronor ska räknas på. Förvalt är att välja alla avgiftstyper som är markerade som Hyra Det går att avmarkera förvalda avgiftstyper genom att hålla ner Ctrl och klicka på raden. Om man väljer Tillägg/avdrag så väljs alla avgiftstyper som inte har markering för Hyra eller som har markering för Rabatt. Även här går att avmarkera någon eller flera av de föreslagna. Avgiftstyper som är markerade som Påminnelseavgift, Kravavgift eller Dröjsmålsränta markeras aldrig automatiskt. Vid nästa visas informationen på skärmen 11

Överst visas en total för det urval som gjorts i steg 1 och steg 2 i wizarden. I mellandelen visas en sammanställning enligt det val som är gjort under visa till höger, dvs till en början visas totalt, men man kan också få en uppdelning per ägare eller per fastighet som finns i urvalet. I den nedre delen visas informationen uppdelad enligt det val som är gjort under urval till höger, dvs per objektstyp till en början men kan också välja att gruppera per objektstypsgrupp. Den nedre delen påverkas också av uppdelningen i mittendelen, dvs om man valt per ägare i mittendelen så ser man exempelvis per objektstyp per ägare i nedre delen. Är valet per fastighet i mittendelen så ser man exempelvis per objektstyp per fastighet i den nedre delen. Vid skapa rapport skapas en pdf-rapport för utskrift. Denna är alltid uppdelad per fastighet, men valet per objektstyp eller objektstypsgrupp följer med till rapporten. Om nytt datum väljs eller om ändring görs mellan per objektstyp och per objektstypsgrupp i övre delen behöver man uppdatera informationen. Övriga delar påverkar direkt vad som visas. 12

Kontrakt JUSTERING I KONTRAKTSBEVAKNING OCH KONTRAKTSFÖRLÄNGNING Kolumnen med saldo har tagits bort och sju nya kolumner har lagts till: Hyra/m2, Årshyra, Tillägg/avdrag/kvm, Tillägg/avdrag/år, Totalt per kvm, Totalt per år, Area. De hamnar default efter kolumnen med hyresgästens namn men kan, som alla andra kolumner, flyttas dit man vill alternativt döljas. Vem som har markerat kontrakt för att säga upp eller omförhandlas loggas numera också. DATUMSPÄRR BORTTAGEN Spärren för att inflytt inte kan ske innan kontraktet börjar gälla är borttagen då det förekommer att hyresgästen flyttar in innan kontraktsdatum. 13

Avgifter AVGIFTSTYP KAN KOPPLAS TILL OBJEKTSTYP En avgift går att koppla till en eller flera objektstyper. Objektstypsgrupp väljs, men avvikelse inom gruppen går att göra. Om avgiften inte är kopplad till någon objektstyp kan den användas för alla. RETROAKTIVA AVGIFTSFÖRÄNDRINGAR Då avgiftshöjning görs för en period som redan är fakturerad finns möjlighet att beräkna retroaktiv avgift och lägga ut inför nästa fakturering. Villkoret är att hyreshöjningen sammanfaller med kontraktets faktureringsperiod, ex den första i ett kvartal för ett kontrakt som kvartalsfaktureras. Systemet känner om det är aktuellt och man får möjlighet att göra det direkt i samband med avgiftshöjningen. Man kan också göra det efteråt. Dels får man en upplysning om perioden redan är fakturerad vid höjningen Och man får också ett val att starta guiden för retroaktiva avgifter Den återfinns även under avgifter/avgiftsändringar 14

1. Börja med att välja vilken avgiftstyp som är höjd och som är aktuell för retroaktiv beräkning 2. Ange vilken period som den retroaktiva avgiften ska beräknas för. Exempel: Fakturering är gjord tom mars. Avgiften höjs från januari. Retroaktiv beräkning ska ske för perioden januari-mars. Klicka därefter på Hämta avgifter. Alla fakturaunderlag som blir föremål för retroaktiv beräkning hämtas. 3. Det finns möjlighet att exkludera ett eller flera fakturaunderlag för retroaktiv beräkning. 4. Ange vilken avgiftstyp som den retroaktiva delen ska hamna på. Ofta används en typ som heter något med retroaktivt. 5. Ange eventuell avgiftskommentar som kommer synas på fakturan. 6. Tala om ifall det retroaktiva beloppet ska ut som ett engångsbelopp eller om det ska fördelas ut över flera månader. Om valet för engångsbelopp avmarkeras får man istället ange datum from tom 7. Klicka på Skapa avgifter när alla val är gjorda. Om engångsbelopp är valt kommer alla retroaktiva belopp för samma kontrakt att slås samman. Exempel: Den retroaktiva delen är 15kr per fakturerad månad. Det visades 3 fakturaunderlag med 15kr på varje rad i bilden. Vid Skapa avgifter slås dessa samman till (3*15) = 45kr som ett engångsbelopp. Har man istället valt att fördela ut beloppet över flera månader räknas årsbeloppet ut så att det blir rätt belopp som fördelas ut över den aktuella tiden. I exemplet ovan skulle 180kr anges som årsbelopp. Datumstyrningen gör sedan att 1/12 = 15kr faktureras ut per månad i tre månader. Om den retroaktiva delen skulle fördelats ut över 6 månader skulle årsbeloppet blivit 90kr och 1/12, dvs 7,50 kr (avrundat till 8) skulle ha fakturerats ut på varje månadsfaktura. 15

UPPRÄKNINGSMÅNAD VID REGISTRERING AV INDEX Då en avgift med index läggs in finns möjlighet att tala om till vilket år och vilken månad avgiften är uppräknad. Det kan t.ex. vara användbart om man har köpt ett bestånd och vill kontrollera mot säljarens listor. De månader och år som det finns värden för i indexserien som tillhör klausulen visas. Vitec Marknad KONTRAKTSÅTERFÖRING Om Vitec Marknad används tillsammans med Vitec Hyra finns nu också möjlighet att automatiskt få in de hyresgäster som gått till kontrakt i Marknad. Under kontrakt finns hämta kontrakt från marknad Här visas de kontraktsförslag som kommer från Marknad. Vid val av en rad och därefter klick på Skapa kommer man direkt in i kontraktswizarden för att skapa nytt kontrakt på objektet. Person 1 föreslås som huvudhyresgäst och en eventuell person 2 föreslås som hyresgäst med skrivs ut på avi. 16

Om personen som kommer från Marknad redan finns i systemet får man en fråga om man vill uppdatera de uppgifter som finns. 17

När det nya kontraktet är skapat plockas informationen bort från listan och man kan fortsätta med nästa Bokföring KONTERINGSÖVERSIKT Vid högerklick och val grupperas nu raderna enligt faktura/betalning/fakturaunderlag för bättre överskådlighet RÄTTNING AV KONTERINGSRADER I KONTERINGSLISTOR Om en kontering saknas kan rättning ske direkt från konteringslistorna. 18

DATUMURVAL VID SKAPANDE AV BOKFÖRINGSFIL Då bokföringsfil skapas finns möjlighet att ange period 19

Amorteringsplaner på kommande fakturor Amorteringsplaner har kompletterats med att planen lägger sig på nästkommande fakturor. Då avbetalningsplan skapas finns två val. Man kan välja att skapa egna fakturor för avbetalningsplanen eller att den läggs på kommande fakturor. Ett kontrakt måste väljas, på vilket avbetalningarna kommer att landa på (kontraktets fakturor) För avflyttade hyresgäster finns inte möjlighet att ange att planen ska lägga sig på kommande fakturor. Det är inte heller möjligt för direktfakturor. Då typen kommande fakturor väljs markeras fakturorna som avbetalningsplanen avser med avbetalningsplan precis som tidigare. Vid skapande av de kommande fakturorna skrivs information om avbetalningsplanen ut. Beloppet för denna summeras i totalbeloppet på fakturan. Observera att ingen bokföring sker av de belopp som avser avbetalningsplaner! När betalningen kommer in matchas beloppen dels mot avbetalningen, dvs. fakturan som avbetalningen avser samt den nya fakturan. Om betalningen som kommer inte täcker både ursprungsfakturan (den nya) samt avbetalningsplanen lägger sig pengarna i första hand på 20

ursprungsfakturan, dvs. inte avbetalningsplanen. Var därför noga med att följa upp era avbetalningsplaner! Information om avbetalningsplanen visas i hyresspec, i egen kolumn. Beloppet ingår i totalbeloppet. I betalningsuppdraget för autogiro skickas hela summan med, dvs. ursprungsavin + beloppet från avbetalningsplanen. Nyckelhantering NUMMERFÄLTETS LÄNGD UTÖKAT. Fältet för nyckelns nummer är utökat till 25 tecken. Bokmärken NYA OCH FÖRÄNDRADE BOKMÄRKEN Nu finns bokmärke för att skriva ut alla nycklar på en och samma nyckelkvittens. För kontraktsvillkor där man sätter text på kontrakt skrivs detta värde ut i första hand och alternativets i andra hand. Exempel kan vara numret på p-platsen. Vid utskrift av kontrakt finns möjligheten att skapa bokmärken för avgifter som är av typen 'Specificeras på kontrakt'. Bokmärken finns både per avgift och för alla avgifter samt med och utan belopp. 21

Rensningar enligt PuL Under verktyg återfinns rensningsmöjlighet för att kunna följa PuL. Varje rensningsfunktion har en egen behörighetsstyrning Datum för rensning tom föreslås till dagens datum minus två år. Det går att ändra datumet, men om man väljer ett datum som är senare än två år bakåt i tiden får man en kontrollfråga om man verkligen vill rensa systemet från detta datum Rensningen sker i flera steg och anledningen till detta är att man ska kunna få datat som är på väg att rensas presenterat för sig innan man går vidare med rensningen. Det finns ingen möjlighet att göra det om allt rensas på en och samma gång. 22

Nedan beskrivs varje rensningsfunktion för sig med - vad rensas, - kriterier för rensning. Anteckningar, person (Utförs om man vill behålla personen men rensa eventuella anteckningar) - Här rensas anteckning på person. Anteckningar är inte datumstyrda så alla anteckningar för personerna som visas rensas. Dessutom har det urval som gjorts i steg 1 och 2 ingen påverkan eftersom personerna i detta läge inte är kopplade till något objekt. - Personen måste vara frikopplad, dvs. får inte vara kopplade till kontrakt, intressent, faktura eller autogiro som är kopplat till ett kontrakt. Personer kopplas loss från kontrakt via personer, kopplingar till kontrakt Bara poster som har en anteckning visas och rensas. Anteckningar, kontrakt (Utförs om man vill/behöver behålla kontraktet men rensa eventuella anteckningar) - Anteckning på kontrakt rensas. Anteckningar är inte datumstyrda så alla anteckningar för kontrakten som visas rensas. - Kontraktet ska höra till ett objekt i urvalet samt vara avslutat till givet datum. Bara kontrakt som har en anteckning visas. Reskontra - Konteringar för fakturor betalningar och fakturaunderlag samt fakturor, betalningar, fakturaunderlag och ränteunderlag rensas. - Fakturan ska ha Period - slut inom vald period och höra till ett objekt alternativt till en ägare (direktfakturor) i urvalet. Fakturor som inte möter dessa kriterier visas inte alls. Sedan kan en faktura nekas rensning pga. ej betald, inkassofaktura eller att en tidigare faktura på samma kontrakt inte kan rensas. Med inkassofaktura avses att man använder Vitec Inkasso och att reskontraposten är markerade som överförd till Inkasso. 23

Person, kopplingar till kontrakt. - Här rensas kopplingen mellan kontrakt och person. Ersätts med koppling till systemägd person med ID = 999999-****. - Kontraktet eller kopplingen mellan kontrakt och person ska vara avslutat till givet datum, annars visas de inte som möjliga att rensa. I listan för kopplingar som inte kan rensas läggs de som hör till kontrakt med utestående balans, har inkassoärenden eller som har underkontrakt som inte kan tas bort. Dessutom kan inte kopplingar tas bort där något tidigare kontrakt på samma objekt inte kan tas bort. Rensning av Anteckningar, person behöver inte vara utförd före. Kontrakt. - Kontraktens kopplingar till person och objekt. Här rensas Adresser, adresser till intressenter på kontraktet, intressenter, ränteunderlag, avgifter, nycklar, beskrivningar och loggen. Koppling från besiktning till kontraktet tas bort. - Kontrakt ska vara avslutat till givet datum och höra till ett objekt i urvalet. Underkontrakt måste vara möjliga att rensa och det får inte finnas någon reskontra (fakturor och fakturaunderlag) så rensning av reskontra måste vara utförd före. Personer - Personer inklusive eventuella autogiroposter och logg rensas. Även adresser och avbetalningsplaner (om alla inkluderade fakturor också rensats) tas bort. - Personen får inte vara kopplade till kontrakt, intressent, faktura eller autogiro som inte kan rensas pga kontraktet inte kan rensas. Person, kopplingar till kontrakt måste alltså ha utförts före. Innan rensning utförs finns möjlighet att exportera aktuellt data till Excel eller att skapa en PDF för utskrift. Dessa funktioner motsvarar högerklick Exportera lista till Excel och Skriv ut lista men är gjorda som knappar i bilden för att det ska vara enkelt att komma ihåg om man skulle vilja göra detta innan man rensar. 24