Granskning av Mjölby kommuns EUarbete

Revisionsrapport Granskning av Mjölby kommuns EUarbete Maj 2010 Elisabeth Björk

Innehållsförteckning Sammanfattning...3 1. INLEDNING...4 1.1 Bakgrund...4 1.2 Syfte...4 1.3 Revisionsfråga...4 1.4 Metod och avgränsning...5 2. GRANSKNINGENS RESULTAT...5 2.1 Organisation och strategi...5 2.2 Ekonomi och jämförelser...6 2.3 Nämnderna och styrelsens arbete...9 2.3.1 Byggnads- och räddningsnämnden...9 2.3.2 Förskole- och skolnämnden...9 2.3.3 Kultur och fritidsnämnden...10 2.3.4 Miljönämnden...10 2.3.5 Omsorgs- och socialnämnden...10 2.3.6 Service- och entreprenadstyrelsen...11 2.3.7 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden...11 2.3.8 Kommunstyrelsen...11 2.3.9 De kommunala bolagen...11 3. SAMMANFATTANDE ANALYS OCH BEDÖMNING...12

Sammanfattning PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Mjölby kommuns revisorer genomfört en granskning av kommunens EU-arbete. EU:s gemensamma regionalpolitik (s.k. sammanhållningspolitik) har till syfte att minska ekonomiska och sociala regionskillnader inom EU. De gemensamma och nationella åtgärderna ska komplettera varandra för att stärka EU:s konkurrenskraft gentemot resten av världen. Det främsta instrumentet för att uppnå detta är strukturfonderna, som omfattar drygt en tredjedel av EU:s budget. Granskningen syftar till att besvara om kommunens organisation kring EU-arbetet är ändamålsenligt, har kommunen någon övergripande strategi gällande EU-arbete, hur ser nämndernas kompetens kring dessa frågor ut samt hur aktiva har kommunen varit på området. Det kan konstateras att kommunen har en strategi för internationellt arbete som då innefattar även EU-arbete. Detta har man genom policydokumentet Policy för Mjölby kommuns internationella arbete som antogs av fullmäktige 2008-05-20. Dock är kännedomen om policyn och dess innehåll mycket begränsat. Organisationen är uppbyggd så att det finns en centralt placerad EU-samordnare som också har en EU-grupp med representanter från de olika nämnderna/styrelserna. De ska fånga upp och förmedla information till berörda och vara behjälpliga i dessa frågor. Nämnderna har inga egna resurser vad gäller EU-frågor utan bygger på enskilda individers initiativ och intressen. Det har bedrivets och bedrivs ett antal projekt och det stora som pågår just nu är Visionscenter där kommunen fått beviljat 13,6 mnkr från ESF-rådet. Någon färsk jämförelse med hur Mjölby förhåller sig till övriga kommuner i länet finns inte att tillgå. Men i jämförelse med andra kommuner i länet har Mjölby kommun under perioden 2000-2006, erhållit 174 kr per invånare i EU-stöd, detta ska jämföras med att länets invånare i snitt hade fått 280 kr. Detta tyder på att Mjölby kommun skulle kunna vara mer aktiva på området. Hur detta ser ut i dagsläget är svårt att säga. Revisionen föreslår att kommunen beslutar om 1) vilken ambitionsnivå ska gälla för kommunens EU-arbete 2) beslutar om hur organisationen ska se ut framgent, 3) beslutar om en manual hur man praktiskt går tillväga och till sist 4) inspirerar och får liv i arbetet. 3

1. INLEDNING 1.1 Bakgrund PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Mjölby kommuns revisorer genomfört en granskning kring kommunens EU-arbete i enlighet med revisionsplanen för 2010. Det finns hundratals olika program inom EU som finns att söka för kommunen. En del program är tematiska och inriktade på t ex forskning och en del är knutna och anpassade till ett visst geografiskt avgränsat område, t ex strukturfondsprogram. EU:s gemensamma regionalpolitik (s.k. sammanhållningspolitik) har till syfte att minska ekonomiska och sociala regionskillnader inom EU. De gemensamma och nationella åtgärderna ska komplettera varandra för att stärka EU:s konkurrenskraft gentemot resten av världen. Det främsta instrumentet för att uppnå detta är strukturfonderna, som omfattar drygt en tredje del av EU:s budget. En ny sjuårig programperiod för regionalpolitiken och strukturstöden gäller mellan 2007 och 2013. Innevarande programperiod syftar till att skapa konkurrenskraft och sysselsättning i alla regioner inom EU. De två strukturfonderna är Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF) med Nutek som förvaltande myndighet, och Europeiska Socialfonden (ESF) med ESF:s rådet som förvaltare. 1.2 Syfte Syftet med granskningen är att kartlägga kommunens organisation kring EU-arbetet samt omfattningen av kommunens uppföljande arbete. Granskningen omfattar det utförda EUarbetet under åren 2007, 2008 och 2009. 1.3 Revisionsfråga Granskningens huvuddelar: Är kommunens organisation kring EU-arbetet ändamålsenlig? Har kommunen någon övergripande strategi gällande EU-arbete? Hur är nämndernas kompetens, intresse och möjligheter att praktiskt hantera ansökningsförfarande och genomförande av EU-projekt? Kartläggning av hur stora belopp kommunen sökt resp. hur stor andel av ansökningarna som blivit beviljade. 4

1.4 Metod och avgränsning Intervjuer har genomförts med förvaltningschefer, EU-samordnare, delar av EU-gruppen, näringslivschef, kommunchef samt VD:n för de kommunala bolagen. Dessutom har en genomgång gjorts av relevant dokumentation och information. Rapporten är sakgranskad av EU-samordnaren. Revisionen avgränsar sig till att granska organisationen och arbetet kring EU-projekt och inte enstaka projekts resultat. 2. GRANSKNINGENS RESULTAT 2.1 Organisation och strategi Kommunfullmäktige i Mjölby kommun antog 2008-05-20 61 en policy för internationellt arbete. Denna strategi omfattar internationellt arbete i stort, och därmed inte begränsad till projekt inom EU och finansierade av EU-medel. Följande framkommer i policydokumentet; Mjölby kommun har en positiv inställning till internationellt samarbete och vill uppmuntra och stödja internationalisering av kommunen. Detta gäller såväl tjänstemän och politiker i kommunens förvaltningar och bolag som samhället i övrigt. Syftet med ett målmedvetet arbete med internationella frågor är att utveckla nätverk med andra länder till nytta för den egna verksamheten, näringsliv och medborgare. Möjligheten att ansöka om medel för internationell verksamhet ska tillvaratas i all kommunal verksamhet. I utvecklingsprojekt ska alla verksamheter söka möjligheter till internationella partnerskap. Intresset för internationella frågor bland barn och ungdomar ska stimuleras genom ökade internationella kontakter. Syftet med Mjölby kommuns internationella arbete ska vara att: - ge ökad internationell medvetenhet - ge höjd kompetens och beredskap inför framtiden - skapa goda möjligheter till rekrytering av personal - bidra till ökad tillväxt i kommunen 5

Kommunen har en person anställd som på ca 25 % av sin tjänst är s.k. EU-samordnare. Tjänsten omfattar inte bara EU utan är internationellt arbete i stort. EU-samordnaren har bildat en s.k. EU-grupp där målet är att det ska finnas en representant från respektive förvaltning. I dagsläget saknas det representanter från byggnadskontoret, räddningstjänsten samt tekniska kontoret. Enligt EU-samordnaren var intresset från början inte särskilt stort men har vuxet efter hand. Förvaltningarna har inga egna anställda som arbetar med dessa frågor utan har representanter in i EU-gruppen. Mycket bygger på eget intresse och vilja att engagera sig i frågorna. Det finns också externa resurser att tillgå för kommunen avseende internationella arbeten. 1. Länsstyrelsen i Östergötland Här finns en EU-samordnare som hjälper till med ansökningar mm. 2. East Sweden Brysselkontoret Sedan 1996 finns ett kontor i Bryssel. Uppdraget för kontoret är att vara kontaktorgan in i EU för regionens kommuner, landsting, länsstyrelse och universitet. De ska bevaka och ge information, förmedla kontakter mm. Mjölby kommun, tillsammans med övriga östgötakommuner och landsting ingår i nätverket kring East Sweden. 3. EU-nätverket i Östergötland Ett nätverk sedan 1996 med representanter från kommuner, landsting och andra organisationer (arbetsförmedling, försäkringskassan mfl.) Nätverket träffas en gång per månad. 4. SABO kommunens bostadsbolag har, genom SABO, (Sveriges allmännyttiga bostäder) möjlighet att få professionell hjälp med att hitta olika former av finansieringar genom EU-bidrag. Det går att söka ekonomiskt stöd från EU till projekt inom olika områden. De flesta stöden går till samarbetsprojekt med deltagare från flera länder, men det är också möjligt att få pengar för projekt som bara bedrivs i Sverige. Precis som skrivs i policyn så ligger ansvaret för att bedriva internationellt arbete hos såväl tjänstemän och politiker i förvaltningarna och bolagen. Möjligheten att ansöka om medel ska tillvaratas i all kommunal verksamhet. Intervjuer har skett med representanter för de olika förvaltningarna och hur man arbetar med dessa frågor ser väldigt olika ut. Många känner överhuvudtaget inte till policyn och dess innehåll. 2.2 Ekonomi och jämförelser Ekonomikontoret har efter revisorernas förfrågan sammanställt, för denna gransknings ändamål, alla EU-bidrag registrerade i ekonomisystemet som EU-projekt under perioden 2006-2009. Sammanställningen visar att Mjölby kommun under dessa fyra år fått drygt 8,5 miljoner kronor i intäkter för olika EU-projekt. 6

Summa 2006 Summa 2007 Summa 2008 Summa 2009 Totalt 2 002 262 kr 3 154 789 kr 3 307 751 kr 44 427 kr 8 509 229 kr Vissa nämnder/förvaltningar har inte fått något medan andra har fått. Nedan visas en redovisning på respektive nämnd/styrelse och år. Nämnd/styrelse 2006 2007 2008 2009 Summa Förskole- och skolnämnd 505 939 399 323 41 000 75 814 1 022 076 Miljönämnd 0 0 28 537 0 28 537 Omsorgs- och socialnämnd Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnd Service och entreprenadstyrelse 0 0 150 436 40 455 190 891 22 000 48 400 454 377 16 449 541 226 150 449 363 817 214 984 238 318 967 568 Kommunstyrelse 1 323 874 2 343 249 2 418 417-326 610 5 758 930 SUMMA 2 002 262 3 154 789 3 307 751 44 427 8 509 229 Revisionen har begärt in från ESF-rådet en lista över ansökningar Mjölby kommun gjort under 2008-2009. Vid åtta tillfällen har kommunen ansökt om medel, fått avslag i fyra fall och tagit tillbaka två ansökningar. En stor ansökan har gjorts och som påbörjas 2010 och avslutas först 2012 är arbetet med Visionscenter. Ett projekt där kommunen fått beviljat 13,6 mnkr. Det bör dock påpekas att det finns många fler områden att söka hos än ESF men är det som redovisas här. 7

Hur aktiva har då Mjölby kommun varit i att söka och erhålla EU-stöd från ESF-rådet jämfört med andra kommuner i länet? Jämförelsen nedan avser statistik framtagen på förra programperioden d.v.s. 1 januari 2000 till 31 december 2006. Tyvärr kan inte ESF-rådet ta fram statiskt från nuvarande programperiod. Dock anser jag att det är intressant och ger en fingervisning hur aktiv Mjölby kommun är utifrån att titta på det historiska. Kommun Summa beviljade belopp Summa beviljade belopp per invånare (kr) Boxholm 912 000 kr 175 kr Finspång 4 818 899 kr 232 kr Kinda 4 731 312 kr 477 kr Linköping 33 528 235 kr 242 kr Mjölby 4 404 126 kr 174 kr Motala 9 178 095 kr 219 kr Norrköping 41 762 643 kr 333 kr Söderköping 1 728 872 kr 123 kr Vadstena 5 461 819 kr 724 kr Valdemarsvik 3 568 479 kr 444 kr Ydre 896 375 kr 235 kr Åtvidaberg 2 705 855 kr 230 kr Ödeshög 2 930 924 kr 539 kr Östergötlands län 116 875 634 kr 280 kr 8

Som framgår varierar summa beviljade belopp per invånare stort inom länet. Sett till Mjölby kommun hamnar man på andra plats vad gäller de som beviljats minst medel. Mjölby kommun ligger en bra bit under snittet för hela länet, 174 kr jämfört med länets 280 kr. Att statistiken ser ut som den gör beror med all säkerhet på många olika faktorer. Det kan tex vara att man koncentrerat sig på att ansöka inom andra program. Det kan dock konstateras, utifrån den här perioden, att Mjölby kommun kan bli mer aktiv och därmed få möjligheter att växla upp befintliga egna medel med EU-medel. 2.3 Nämnderna och styrelsens arbete Nedan ges en sammanfattning över de olika nämnderna och styrelsens arbete kring EUarbete. 2.3.1 Byggnads- och räddningsnämnden Under byggnads- och räddningsnämnden finns det två förvaltningar, byggnadskontoret och räddningstjänsten. Inte någon av förvaltningarna har bedrivet några EU-projekt och man har inte heller någon representant i EU-gruppen. Förvaltningarna skiljer sig något åt när det gäller kunskapen kring hur kommunens organisation ser ut. Ena parten säger att man inte vet så mycket om den medan den andra delen tycker sig veta hur det fungerar och har dessutom fått en del uppslag på projekt som skulle kunna vara aktuella. Dock har det aldrig varit något som har startats upp. Båda förvaltningscheferna hänvisar till att om man ska arbeta med EU-projekt så krävs det en hel del resurser, både personellt och ekonomiskt. Ingen av dem anser att de har de resurserna idag. Ingen känner heller till att det finns en policy för internationellt arbete och därmed inte heller innehållet i den. Båda parterna är dock positiva till EU-projekt och tror att det skulle vara väldigt givande för såväl verksamheten som personalen. 2.3.2 Förskole- och skolnämnden Inom förvaltningen drivs det i dagsläget något projekt och det har även drivets ett antal projekt genom åren. Att det drivs projekt beror främst på en stor entusiasm och det krävs mycket arbete från personalen. Entusiasm och övertid är förutsättningar säger förvaltningschefen! Dagens organisation är inte helt tydlig, vet att det finns en person, centralt placerad, som har en samordningsfunktion om det finns något ytterligare känner man inte till. Förvaltningen har själva valt att organisera sig genom att rektorerna har ansvaret för att ansöka och engagera sig i olika projekt. Utredningssekreteraren ansvarar för att sprida de erbjudanden som kommer förvaltningen till del. 9

Att det finns en policy som anger strategierna för internationellt arbete känner man inte till. Tycker att det borde gå att göra mer på området men då behövs mer handfast hjälp. Hjälp med att gallra och kunna se vilka projekt som är värda att söka, hjälpa till med administration och uppföljning mm. 2.3.3 Kultur och fritidsnämnden På förvaltningen är man väl förtrogen med organisationen men önskar mer aktivitet, tycker att arbetet i dagsläget är något anonymt. Känner inte till policyn och menar att det finns så många policies så det går inte att hålla reda på alla. Det har funnits några EU-projekt där kultur och fritidsnämnden har varit involverade och det har främst varit erfarenhetsutbyte inom fritidsgårdarna. Nu inom SERN har tankar fötts kring att ha ett erfarenhetsutbyte mellan konstnärer från Mjölby och Italien. 2.3.4 Miljönämnden För ett antal år sedan var man med i ett kompetensutvecklingsprojekt, något annat har det inte varit. Tror att det beror på att det inte finns någon riktig eldsjäl för frågorna på förvaltningen. Det kan nämnas att på naturvårdssidan har man varit duktig på att få statliga medel till olika projekt och det beror helt och hållet på en engagerad och intresserad handläggare. Förvaltningschefen menar på att det är samma sak med EU-medel, det krävs ett speciellt intresse och engagemang. Skulle vara intresserad av mer information gällande EU-arbetet i kommunen, hur arbetar de andra förvaltningarna, vilka projekt är på gång mm. Vet att det finns en policy men inte vad det står i den. 2.3.5 Omsorgs- och socialnämnden I det stora hela anses organisationen kring kommunens EU-arbete vara ändamålsenlig och fungera väl. Det finns många förbättringsområden men mycket ligger i att utnyttja det som finns och bevaka de egna intressena. Ett antal projekt har bedrivits inom förvaltningen vilket varit mycket positivt. Skulle gärna vilja se mer utbytesprojekt och studiebesök. Omsorgs- och socialförvaltningen har tagit initiativ till en ansökan om ESF-medel för att stärka kommunens resurser när det gäller yngre personer utanför arbetsmarknaden. Efter en arbetskrävande ansökningsprocess, där en projektledare från förvaltningen varit den drivande kraften, har 13,6 mnkr beviljats till det stora projektet Visionscenter. Man känner till policydokumentet men inte detaljerna i det. 10

2.3.6 Service- och entreprenadstyrelsen Det drivs inga projekt på service- och entreprenadstyrelsen för tillfället. Anser dock att intresse finns och intressanta erfarenhetsutbyte skulle vara givande. Man känner inte till hur organisationen ser ut och inte heller policydokumentet. 2.3.7 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Är aktiva på området, har alltid något på gång. Det största och mest aktuella är projektet Visionscenter som kommunen fått 13,6 mnkr i EU-bidrag för att driva. Anser dock att driva projekt tar alldeles för mycket tid och det krävs oerhört mycket resurser både ekonomiskt och personellt. Att aldrig tappa greppet och att vara noggrann är en förutsättning för att lyckas. Man känner väl till hur kommunens organisation ser ut och har fått mycket hjälp av den gemensamma resursen. Policydokumentet känner man inte till särskilt väl. 2.3.8 Kommunstyrelsen Utifrån de förutsättningar kommunen har så anses organisationen kring EU-arbete vara ändamålsenligt. Ett antal projekt har bedrivets där kommunledningskontoret har varit projektägare. Poängterar att projekt ska inte sökas för projektet skull utan ska växla upp redan befintliga projekt/satsningar som kommunen står inför. 2.3.9 De kommunala bolagen I policyn framgår att den gäller även bolagen. Ingen av de tre kommunala bolagen känner till policyn. Det drivs i dagsläget inga EU-projekt i deras regi. Bostadsbolaget har genom sitt intresseorgan SABO möjlighet att få hjälp med ansökan och genomförande av projekt då SABO har speciella resurser till detta. 11

3. SAMMANFATTANDE ANALYS OCH BEDÖMNING Mjölby har en EU-samordnare på ca 25 %. Samordnares uppdrag är att fånga in och förmedla tänkbara projekt. Hon är även kontaktperson i olika nätverk med syfte att knyta band som kan komma Mjölby kommun till del. Under senaste åren har en EU-grupp skapats där efter hand fler och fler nämndsrepresentanter har anslutet. Det finns dock fortfarande nämnder som inte har någon representant i gruppen. Det råder också oklarheter kring vilka uppdrag och mandat denna grupp har och vilka förväntningar på gruppen som finns från politiskt håll. Att det inte finns något uppdrag kan bidra till att viss upplever gruppen som lite anonym. Önskemål finns att gruppen ska synas mer, informera på olika sätt via träffar och informationsblad etc. EU-samordnaren leder EU-gruppen. Ute på förvaltningarna och då särskilt inom skolan har rektorerna ett ansvar att söka projekt. Mycket bygger dock på personligt intresse och engagemang. EU-samordnaren känner ett visst motstånd från förvaltningarna när det gäller projekt, detta främst betingat av att de tycker sig sakna resurser, både ekonomiskt och personellt, för att driva projekt. Detta har också framkommit i intervjuerna med förvaltningscheferna att resursbrist har varit en stor anledning till att man valt att inte engagera sig i projekt. Mjölby kommun är medlem i ett antal nätverk gällande EU-arbete och det senaste i raden är SERN. Detta kommer att ge kommunen ytterligare möjligheter och kontakter för att i framtiden driva fler projekt. I dagsläget har det delvis varit så att EU-samordnaren fångat upp tänkbara projekt och sedan förmedlat detta till berörda. Om man kompletterar med den omvända situationen, dvs den här utmaningen står Mjölby kommun inför, den här investeringen måste göras osv - vad finns det för möjligheter att ansöka om ett projekt kring detta så är min erfarenhet att utfallet och engagemanget blir större. Min bedömning är att organisationen delvis är ändamålsenlig. Detta med anledning av att den finns en bra grundstruktur med EU-samordnare och EU-grupp som har representanter från de olika nämnderna. Att den bara delvis är ändamålsenlig grundar jag på att organisationen/strukturen bara till viss del är känd i resten av kommunen, min uppfattning är att intresset till viss del och inte i alla fall, är ensidigt, dvs engagemanget från EU-samordnaren och gruppen inte alltid tas emot. Detta i sin tur kan bero på att EU-samordnaren och EU-gruppen saknar ett tydligt uppdrag, mandat att arbete med. Oavsett vilken organisationsform kring EU-arbetet som kommunen har, är det viktigt att strategi och ansvar blir klartgjort i hela organisationen. Det krävs att kommunstyrelsen antar en tydlig strategi, fördelar ansvaret mellan kommunens olika enheter och gör en prioritering av de frågor som ska bevakas/drivas på EU-nivå, för att kommunens EU-arbete ska vara framgångsrikt och ändamålsenlig. Utgångspunkten för det strategiska arbetet bör vara en kartläggning av kommunens behov samt en omvärldsanalys av de framtida utmaningar kommunen står inför och utifrån dessa identifiera projekt som skulle kunna vara aktuella. 12 ()

Mjölby kommun har en kommunövergripande policy gällande internationellt arbete där EU-arbete ingår. Denna antogs av fullmäktige så sent som i maj 2008. Det kan dock konstateras att vetskapen om denna policy inte är hög. Det är få av dem som intervjuats som känt till policyn och om man känt till den har innehållet inte varit bekant. Policyn är kortfattad och syftet med internationellt arbete framgår tydligt. Nämndernas kompetens, intresse och möjligheter att praktiskt hantera ansökningsförfarande, genomförande och uppföljning varierar. De större nämnderna har mer resurser att tillgå och fler möjligheter att skapa projekt. Det är dock tydligt att de flesta önskar mer av handfast hjälp i praktiska frågor medan genomförande och uppföljning upplevs som lättare att klara själv. De flesta pekar på resursbrist som en stor orsak till att man avstår från att delta i olika projekt. Intresset finns dock men övervägs av de mindre positiva delarna. Det är inte möjligt att ange hur mycket EU-medel kommunen hade kunnat få om möjligheterna hade utnyttjats optimalt. Men i den jämförelse som görs med länets kommuner som avser fram till 2006 kan det konstateras att kommunen hade kunnat vara betydligt mer framgångsrik och förmodligen kunnat erhålla ytterligare medel. Sedan 2006 har i och för sig EU-gruppen tillkommit, på initiativ av EU-samordnaren, vilket bidragit till mer aktivitet men frågan är om effekten har blivit så stor att det slår igenom i statistiken. Det bör dock tilläggas att kommunen idag har startat ett stort projekt med stöd av EU-medel där kommunen blivit beviljad 13,6 mnkr. Min sammanfattande bedömning är följande; Kommunen bör 1. Besluta vilken ambitionsnivå som skall gälla för EU-arbete och vända på perspektivet. Man bör utgå från faktiska utmaningar/projekt och sedan se vad man kan söka för bidrag kring dessa. 2. Diskutera hur organisationen EU-arbetet skall se ut i förhållande till beslutad ambitionsnivå. Ska man fortsätta med centralt placerad samordnare som idag med en EU-grupp som består av representanter från de olika nämnderna/styrelserna eller ska man decentralisera kunskapen, utnyttja befintlig kunskap mer effektivt, köpa kunskap? 3. Besluta om en manual hur man praktiskt gör, vilka instanser som ska kontaktas, hur uppföljning ska gå till, vem ska informeras osv. Detta för att minska osäkerheten ute i förvaltningarna kring praktiska frågor. 4. Sist men inte minst, man måste inspirera och få liv i arbetet! 13 ()