Allmän information Vilhelmina kommuns inköps-/upphandlingspolicy samt regler och anvisningar för upphandlingsverksamheten är framtagna för att kommunen ska ha gemensamma riktlinjer inom hela organisationen. Kommunen som juridisk person betraktas i lagens mening som en upphandlande enhet. Företrädare för Vilhelmina kommun ska uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt. Kommunen ska av anbudsgivare uppfattas som en krävande, skicklig och rättvis inköpare. Inköpssamverkan med andra kommuner och/eller myndigheter bör utnyttjas där affärsmässiga fördelar kan uppnås för Vilhelmina kommun. Vid upphandling, tänk på att: - kontrollera om det finns ramavtal för den vara/tjänst du tänker köpa. - kontrollera om värdet på din upphandling kommer att ligga under eller över tröskelvärdena, beloppsgränser för direktupphandling redovisas på sidan xx. - gör affärer endast med seriösa företag. - spara alla dokument som rör upphandlingen - kontakta ekonomienheten vid större inköp eller vid tveksamhet. Policy Vilhelmina kommuns anskaffningsverksamhet skall tillgodose behovet av varor och tjänster till lägsta möjliga totalkostnad. All upphandling skall ske i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) samt de övriga lagar och regler som gäller vid offentlig upphandling. Ansvar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att LOU samt antagna regler och anvisningar för upphandling efterlevs. Kommungemensamma upphandlingar och större komplicerade verksamhetsspecifika upphandlingar och ramavtal samordnas av ekonomienheten. Ansvaret för enklare verksamhetsspecifika upphandlingar har respektive verksamhet. Respektive verksamhetschef ansvarar för att upphandling sker enligt gällande lagar och kommunens policy och riktlinjer. Upphandling Upphandling ska göras affärsmässigt, i konkurrens och på ett objektivt sätt. Ramavtal ska tecknas i så stor utsträckning som möjligt för att underlätta och effektivisera inköpen. Har ramavtal tecknats ska inköp ske via dessa avtal. Upphandlande enheter ska följa, förutom gällande lagar och regler, de regler och anvisningar för upphandlingsverksamheten som utarbetats för Vilhelmina kommun. Heidi Thörnberg Sidan 1 2006-04-07
Miljö Kommunen ska använda en miljöanpassad upphandling. Produkter som innehåller förbjudna ämnen likväl som produkter med starka miljö- och hälsoskadliga effekter ska inte köpas in. Livsmedel fria från genmanipulerade organismer ska prioriteras. Vid utvärdering av anbud ska produkter, som kan bedömas vara minst skadliga för miljö och människor i första hand väljas. Andra aspekter får vägas in i upphandlingen såsom funktion, kvalitet, pris mm. EKU-delegationens verktyg för miljöanpassad upphandling ska användas som hjälpmedel vid all upphandling, (delegationen för ekologiskt hållbar upphandling). Upphandling All upphandling ska ske enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), kommunens inköpspolicy samt övriga lagar och regler som gäller vid offentlig upphandling. Lagen om offentlig upphandling är tvingande och kräver att reglerna följs. OM så ej sker finns ekonomiska sanktionsmöjligheter mot kommunen. Nämnden för offentlig upphandling (NOU) är en statlig myndighet som har som uppgift att utöva tillsyn över att gällande lagar och regler efterlevs. Definitioner Upphandling köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster. Upphandlande enhet statliga, kommunala och andra myndigheter, kommunala bolag mm. Upphandling över tröskelvärdena Öppen upphandling alla leverantörer får lämna anbud. Selektiv upphandling vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud. Förhandlad upphandling vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud och förhandling upptas. Upphandling under tröskelvärdena Förenklad upphandling alla leverantörer får lämna anbud och förhandlingar kan upptas. Urvalsupphandling upphandling där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud och den upphandlande enheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. Direktupphandling upphandling alltid med skriftliga anbud. Ramavtal Ramavtal avtal som ingås med en eller flera leverantörer i syfte att fastställa samtliga villkor för avrop som görs under en viss period. Beloppsgränser och delegationsbeslut Respektive nämnd får delegera beslutanderätten samt utfärda anvisningar och riktlinjer inom sitt eget ansvarsområde. Vid nedanstående beloppsgränser (1 basbelopp = 39400 kronor, 2005) gäller följande förutsatt att ramavtal saknas: Heidi Thörnberg Sidan 2 2006-04-07
Varor Fakturavärde exkl. moms Typ av upphandling Upphandlingssätt Beslut 0 1 basbelopp Direktupphandling Minst tre anbuds- Enligt delegivare frågas; muntliga gation från eller skriftliga anbud. resp nämnd Dokumentation se sid 1 5 basbelopp Direktupphandling Minst tre anbudsgivare Enligt ovan. tillfrågas. Alltid skriftliga anbud. Över 5 basbelopp men Förenklad upphandling Annonsera i publikt data- Enligt deleunder 200.000 euro. eller urvalsupphandling. system samt på hemsidan* gation. Skriftlig förfrågan; skriftliga Över 200.000 euro Öppen upphandling, i Annonseras i Official Enligt dele vissa fall selektiv eller Journal, publik databas gation. förhandlad upphandling. samt på hemsidan*. Skriftlig förfrågan; Skriftliga Tjänster och byggentreprenader 0 1 basbelopp Direktupphandling Minst tre anbuds- Enligt delegivare frågas; muntliga gation från eller skriftliga anbud. resp nämnd Dokumentation se sid 1 5 basbelopp Direktupphandling Minst tre anbudsgivare Enligt ovan. tillfrågas. Alltid skriftliga anbud. Över 5 basbelopp men Förenklad upphandling Annonsera i publikt data- Enligt deleunder 200.000 euro. eller urvalsupphandling. system samt på hemsidan* gation. (tjänster)/ Skriftlig förfrågan; skriftliga Under 5.000.000 euro (byggentreprenader) Över 200.000 euro Öppen upphandling, i Annonseras i Official Enligt (tjänster)/ vissa fall selektiv eller Journal, publik databas delegation. Över 5.000.000 euro förhandlad upphandling. samt på hemsidan*. (byggentreprenader) Skriftlig förfrågan; Skriftliga *Annonsering i publik (allmänt tillgänglig) databas samt på kommunens hemsida görs av ekonomienheten i samråd med IT- avd. Heidi Thörnberg Sidan 3 2006-04-07
Tröskelvärden (exkl. moms) 2005 Varor och tjänster: 200.000 euro = 1.756.000 kronor Förhandsannonsering skall ske vid tröskelvärden 750.000 euro = 6.585.000 kronor. Byggentreprenader: 5.000.000 euro = 43.900.000 kronor. Förhandsannonsering skall ske vid tröskelvärde 5.000.000 euro. Vid beräkning av tröskelvärden ska om det gäller avtal, hela avtalets löptid samt optioner och förlängningsklausuler räknas in. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå lagen om offentlig upphandling. Handläggningsrutin vid förenklad upphandling Följande handlingar upprättas vid upphandling: 1. Anbudsinbjudan (med kravspecifikation, kommersiella villkor och administrativa bestämmelser). 2. Sändlista (sekretess). 3. Anbudsprotokoll. 4. Anbudssammanställning med anbudsbedömning. 5. Beslutshandling/ Tilldelningsbeslut. 6. Beställning/ Avtal. Anbudsinbjudan ska vara skriftlig. Det är inte tillåtet att efterfråga ett visst märke eller fabrikat. Det är endast tillåtet om angivandet av visst fabrikat kan ses som vägledning om vad som efterfrågas. Detta ska då anges i förfrågningsunderlaget. Sista dag samt anvisningar för avlämnande av anbud ska anges. Anbudstid ska vara skälig (ca 4 veckor). Giltighetstid för anbud ska anges (datum). Upphandlingen ska annonseras i publik databas samt på kommunens hemsida (kontakta ekonomienheten). Kopia på annonsen får skickas till utvalda leverantörer. Anbud ska vara skriftliga. Telefax godtas ej. Anbudsprotokoll skall upprättas. Två personer ska närvara vid anbudsöppningen. Varje upphandlingsärende omfattas av sekretess tills avtal slutits eller ärendet avslutats på annat sätt. Skatte- och registreringskontroll ska genomföras. Kvalificering (Bedöma om företaget är kvalificerat enligt uppställda krav). Anbudsutvärdering ska ske utifrån i förfrågningsunderlaget angivna urvalskriterier (kan vara pris, driftskostnader, miljökriterier, leveranstid, kvalitetsrelaterade kriterier såsom utförande service mm). Kriterierna ska om möjligt rangordnas, vilket enligt NOU s* tolkning i de flesta fall torde vara möjligt. Vid anbudsutvärderingen ska även kriterierna viktas, dvs vilken vikt som tillmäts respektive kriterie. Prövning av anbud får inte göras mot andra kriterier än de som funnits med i anbudsinbjudan. Anbud som inte uppfyller ställda krav får inte antas. Anbud som kommer in för sent får inte tas upp till prövning. Beslutsdokument ska finnas. Tilldelningsbesked skall lämnas till alla ej antagna anbudsgivare. Heidi Thörnberg Sidan 4 2006-04-07
Skriftligt avtal/beställning träffas med antagen leverantör. Ärendet ska alltid dokumenteras och förvaras hos den upphandlande nämnden. Ekonomienheten kan vara behjälplig med råd och anvisningar etc. *NOU = Nämnden för offentlig upphandling. Handläggningsrutin vid direktupphandling Upphandlingen skall alltid dokumenteras hos ansvarig nämnd. Direktupphandling får endast göras om ramavtal saknas eller om synnerliga skäl föreligger. Samråd kan vid tveksamhet ske Se 6 kap 22 LOU, SFS 2002:594. LOU = Lagen om offentlig upphandling. Köpet kan göras genom muntlig förfrågan och muntligt anbud, som alltid skall bekräftas skriftligen för att undvika missförstånd om priser, villkor mm. Rekommenderas att infordra skriftliga anbud i största möjliga utsträckning då det underlättar dokumentationen. Upprepade direktupphandlingar av samma vara/tjänst är inte tillåtet. I förekommande fall ska respektive verksamhet ta initiativ till att ramavtal tecknas. Vilhelmina kommuns kommersiella villkor Betalningsvillkor: Administrativa avgifter: Dröjsmålsräntor: Referens: Fakturor betalas 30 dagar efter det att vi mottagit fakturan (ankomstdatum) och godkänt varan/prestationen. Vi accepterar ej att order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter påförs oss. De kommer att frånräknas före utbetalningen. Kommunens grundläggande princip är att betala fakturor i rätt tid. Utöver dröjsmålsränta enligt räntelagen utgår inget skadestånd eller annan ersättning med anledning av försenad betalning. Det är ett krav att referens i form av beställnings-/rekvisitionsnummer eller om dessa saknas, beställare samt leveransadress klart framgår på fakturan. Fakturor: Fakturakontrollen inom kommunen är centraliserad. Rätt adress: Vilhelmina kommun 912 81 Vilhelmina Leverantörens momsredovisningsnummer ska anges på fakturor. Miljö De kriterier som finns i verktyget för miljöanpassad upphandling ska användas (EKU) Om färdiga kriterier finns såsom Svanen, EU blomman, Falken etc., kan hänvisning ske till dessa. Kemiska produkter ska vara märkta enligt kemikalieinspektionens föreskrifter om klassificering och märkning av kemiska produkter och allmänna råd. Varuinformationsblad ska krävas för kemiska produkter. Innehållsdeklarationer ska krävas för livsmedel. Heidi Thörnberg Sidan 5 2006-04-07
Facklig information och förhandling All upphandling, där egenregiverksamhet berörs, förhandlas med berörd personalorgation. Formerna för förhandling kan variera, t ex MBL förhandling, samverkansgrupp, Arbetsplatsträffar. Leverantörskontroll Innan leverantör anlitas ska kontroll göras: att leverantören har F skattsedel är registrerad för moms, arbetsgivaravgifter och preliminär A skatt är registrerad med organisationsnummer (om sådan skyldighet föreligger) att leverantören inte har obetalda skulder blanketten företagsupplysningar ska fyllas i av leverantören dessutom ska blankett RSV 4820 (Begäran om upplysningar vid upphandling) fyllas i av leverantören och bifogas anbudet. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx prevensionsavtal xxxxxxxx? Avrop från ramavtal Avrop från ramavtal är ingen upphandling. Tecknade ramavtal är redan upphandlade i enligthet med LOU och kan avropas till obegränsade belopp inom ramen för respektive avropares budgetansvar och delegation. Har ramavtal tecknats ska avrop ske via dessa avtal. Avvikelse från detta kan medföra skadeståndskrav från aktuell leverantör. Varumottagning En beställningsblankett/rekvisition ska användas för olika inköp, t ex avrop mot ramavtal. Blanketten finns sedan tidigare. Skriftliga beställningar ska eftersträvas. Dessa faxas eller skickas per post till leverantören. Beställningsblanketter/ rekvisitioner skall förvaras på betryggande sätt så att de inte kommer i orätta händer. Om telefonbeställning sker ska rekvisitionsnummer och namn på beställaren anges till leverantör som ska märka följesedlar och fakturor Beställningsblankett bör ändå fyllas i men orginalet kastas i stället för att skickas till leverantör. Vid telefonbeställning skall särskilt poängteras att Vilhelmina kommun ska stå överst på fakturaadressen När varor anländer ska fraktsedel kontrolleras innan underskrift sker. Kontrollera att antalet kolli stämmer samt att emballaget inte är skadat (okulärbesiktning) Om avvikelser finns ska detta antecknas på fraktsedeln innan påskrift sker (t ex kolli saknas eller kolli skadat). Leveranser ska sedan snarast möjligt packas upp och kontrolleras mot följesedel och beställningskopia. Om innehållet är skadat eller om antalet inte stämmer, kontakta omgående leverantören. Heidi Thörnberg Sidan 6 2006-04-07
Fakturakontroll Köpråd Vilhelmina kommun Om transportskada föreligger ska detta anmälas senast inom 8 dagar från leveransdatum till transportföretaget. Följesedel förvaras bakom beställningskopia. Fakturan skall ankomstregistreras enligt kommunens anvisningar och kontrolleras att den stämmer mot beställda och levererade varor Pris, eventuell fraktkostnad eller andra avgifter ska kontrolleras att de stämmer. Därefter konteras fakturan och betalas. Se kommunens kommersiella villkor. Beakta kommunens rutiner för upplägg av leverantörer i leverantörsreskontran. Om fel finns på fakturan och överenskommelse om kreditfaktura träffas, ska fakturan ändå betalas. Särskild bevakning av kreditfakturan får då göras. Leasing och hyrköp Inför leasing och eller hyrköp kontakta alltid ekonomienheten. Planera inköpen Alltför små och impulsiva köp ger merkostnader. Onödigt stora köp ger lagrings- och räntekostnader. Planerade köp bör eftersträvas. Regler för privatköp Det är ej tillåtet att beställa varor för eget bruk i kommunens namn. Det är heller inte tillåtet att köpa varor eller tjänster från privatpersoner eller genom annons i t ex Gula tidningen. Vid inköp för kommunens räkning är det ej tillåtet att använda privata bonus- /medlemskort t ex Med Mera, ICA etc. Försäljning av begagnad (utrangerad) utrustning I första hand ska inbyte ske av befintlig utrustning till leverantören. Inför försäljning av begagnad utrustning kontakta ekonomienheten. Försäljning av begagnade varor på egen hand får ej ske. Heidi Thörnberg Sidan 7 2006-04-07