VERKSAMHETSPLAN 2014 1
Innehållsförteckning Inledning 3 Övergripande mål och syfte 3 Organisation 4 Styrelsens uppgifter Beredningsgruppens uppgifter Tjänstemannens uppgifter Revisorer Verksamhetens inriktning 5 Beslutade projekt/verksamheter 7 På spåret igen SATSA-SYD Läkande trädgård Mottagningsteam Uppföljning och utvärdering 11 Finansieringspolicy 11 Årscykel för styrprocess 13 Budget 14 Förslag till beslut 15 2
Inledning Samordningsförbundet Sydnärke bildades 1 november 2008. Medlemmar i Samordningsförbundet Sydnärke är Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Örebro läns landsting, Kumla, Hallsberg, Laxå och Askersunds kommun. Förbundet är en fristående juridisk person som är bildat enligt Lag om finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (2003:1210). Lagens syfte är att ge lokala aktörer bättre möjlighet att samordna och prioritera gemensamma insatser och underlätta en effektiv resursanvändning för att öka den enskildes funktions-och arbetsförmåga. Övergripande mål och syfte Samordningsförbundets övergripande mål är att bedriva finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet så att de aktuella samhällsresurserna används på ett bättre sätt och till större nytta för innevånarna i Sydnärke. Syftet med samordningsförbundet är dels att den enskilde ska uppnå eller förbättra sin förmåga till förvärvsarbete dels att underlätta en effektiv resursanvändning och förhindra att människor hamnar i en rundgång mellan olika aktörer. Detta innebär: Att ur ett individ perspektiv erbjuda personer med behov av samordnad rehabilitering en individuell handlingsplan med samhällets samlade kompetenser, insatser och lösningar. Förväntat resultat är ökade möjligheter till en egen försörjning och ökad livskvalitet. Att ur ett samhällsperspektiv optimera samhällets samlade resurser genom att arbetskraftsreserven tas i anspråk och fler kommer i arbete. Förväntat resultat är en större effektivitet och att resurser frigörs för angelägna behov. 3
Organisation Samordningsförbundet leds av en styrelse. I den har respektive kommun en ledamot och en ersättare. Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och Landstinget har vardera en ledamot och en ersättare. Den löpande verksamheten leds av en tjänsteman på heltid. Det har också tillsatts en beredningsgrupp som består av en tjänsteman från varje medlem. Styrelsens uppgifter Besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen Ge stöd till samverkan mellan de i förbundet ingående parterna Finansiera åtgärder som avser individer som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser Besluta på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning ska användas Svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatser Besluta om formerna för organisationernas delaktighet Hitta former för implementering av projekten i ordinarie verksamhet Beredningsgruppens uppgifter Utgöra ett stöd för den ansvarige tjänstemannen Återföra information från samordningsförbundet och beredningsgruppen till den egna organisationen Identifiera behov av samverkans insatser Skapa förutsättningar för samarbete mellan handläggare där samverkan behövs. Tjänstemannens uppgifter Leda och driva samordningsarbetet utifrån uppställda mål och riktlinjer Ansvara för verkställande av beslut Upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen samt löpande göra ekonomiska uppföljningar. Beredning av strategier, utveckling av verksamheter, budget, verksamhetsplan uppföljning och utvärdering av beslutade aktiviteter Företräda samordningsförbundet på tjänstemannanivå Uppföljning av de beviljade projekten Revisorer Tre revisorer är utsedda att granska förbundets verksamhet. Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan har valt en gemensam revisor. En revisor är utsedd av landstinget och en gemensam revisor är utsedd av kommunerna. 4
Verksamhetens inriktning Vision Förbundets styrelse har för 2014 följande vision: Insatser inom Samordningsförbundet Sydnärke leder till egen försörjning och ett självständigt liv för den enskilde. Visionen förverkligas genom samverkan kring rehabilitering och arbetsmarknadsinsatser. Inriktning för finansierade aktiviteter Finansiell samordning skapar möjligheter att utveckla och pröva nya former för organisering och arbetssätt. De aktiviteter som förbundet finansierar ska leda till samverkan mellan förbundens medlemmar och samarbete kring förbundets målgrupper. Aktiviteterna kan vara förebyggande för att utveckla personalens samverkanskompetens eller insatsriktade mot individer. Målgrupper Målgrupp för finansiell samordning utgörs av personer mellan 18-64 år som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser från minst två av de samverkande parterna. Målet är att den enskilde ska uppnå eller förbättra sin funktions- och arbetsförmåga för att nå en högre grad av egen försörjning. Följande grupper ska särskilt prioriteras: Arbetslösa särskilt unga personer med behov av ekonomiskt stöd från samhället eller med olika former av svårigheter som gör det svårt att etablera sig på arbetsmarknaden. Personer inom sjukförsäkringen och personer som uppbär försörjningsstöd och har behov av rehabiliteringsinsatser. Inom samordningsförbundet har man under 2013 diskuterat en utveckling av förbundets verksamhet. Hittills har tyngdpunkten legat på finansiering av tidsbegränsade projekt. Därför har styrelsen beslutat följande: Att utveckla samverkanskultur och stödja kompetensutveckling(t ex utbildningar för handläggare och vårdgivare, mässor och workshops). Utvecklingen sker i nära samarbete med de övriga samordningsförbunden i Örebro län. Att starta permanenta insatser som ett mottagningsteam. Mottagningsteamet består av representanter från de samverkande parterna och är tänkt att samordnas genom Samordningsförbundet Sydnärke. Verksamheten riktar sig till personer som är i behov av en samordnad rehabilitering och erbjuder kartläggande flerpartssamtal där personens behov tydliggörs. Detta leder fram till en individuell rehabiliteringsplan som startas upp, samordnas och följs upp av teamet. De rehabiliterande insatserna 5
är exempelvis de befintliga inom de samverkande parterna. Genom samordningen utnyttjas resurserna på ett bättre sätt men framförallt ökar det förutsättningarna för många människor att få en bättre livssituation. Syftet är att genom samverkan tydliggöra personens olika behov och få igång en aktiv och samordnad rehabilitering. Målet för personen är att förbättra eller återfå sin arbetsförmåga. Att utveckla en gemensam EU-plattform inför programperioden EU 2020. Syftet är att öka stödet till innevånare med hjälp av EUmedel. En gemensam stödresurs ska ha kunskap på en strategisk nivå inom EU, sprida information om utlysningar mm till förbundens medlemmar samt bistå i ansökningsförfaranden. Under år 2014 ska beslut om inrättande av en gemensam resurs fattas av samtliga berörda samordningsförbund. Tilltänkta förbund är de 4 förbund i Örebro län, samordningsförbunden i Östra Värmland samt några av förbunden i Dalarna. Verksamheter under 2014 Förbundet ska koncentrera sina insatser under 2014 på följande områden: Finansiering eller delfinansiering av verksamheter som riktar sig direkt till angivna målgrupper. Uppföljning och utvärdering av de finansierade projekten, vilket ska planeras i samband med att förbundet och projektägaren gör en överenskommelse/avtal när projektet påbörjas. Informationsinsatser till samtliga medlemmar inom samordningsförbundet Sydnärke. Delta i regionala och nationella konferenser och utbildningar som är riktade till samordningsförbund samt ha ett erfarenhetsutbyte mellan förbunden i länet. Kategorisering av alla tillgängliga rehabiliteringsinsatser. Samordningsförbundets verkställande tjänsteman får i uppdrag att kontinuerligt uppdatera en katalog för Sydnärke över tillgängliga rehabiliteringsinsatser samt att ge information om detta till de samverkande myndigheterna. 6
Beslutade projekt/verksamheter 1. På spåret Målgrupp: Personer i förvärvsaktiv ålder som har behov av ett samlat stöd som enskilda myndigheter har svårt att tillgodose. Målgruppen har ofta en kombination av medicinska, psykiska, neuropsykiatriska, sociala och/eller arbetsmarknadsrelaterade hinder. Syfte: Att pröva, stärka och motivera deltagaren inför vidare arbetslivsinriktade insatser och därmed verka för en snabbare återgång till arbetslivet, med minskade kostnader för offentlig försörjning som följd. Mål: 50 % av deltagarna ska komma ut i en praktik under projekttiden. Efter avslutad projekttid ska 50 % av deltagarna fortsätta sin rehabilitering med t ex arbetsträning, studier, missbruksbehandling, eller vara ute på arbetsmarknaden. Verksamhetsinnehåll: Steg 1 Inledande samtal hålls med projektledaren, deltagaren och handläggaren från berörd myndighet. Här beskrivs projektet och deltagaren erbjuds möjlighet att delta. Steg 2: Deltagaren erbjuds enskilda samtal samt gruppaktiviteter och en möjlighet att komma ut i praktik om deltagaren är redo för detta. Steg 3: Efter 3 månader sker en uppföljning och utvärdering av projekttiden. Om det fungerat bra och deltagaren inte påbörjat praktik aktualiseras han/hon för praktiksamordnaren som hjälper till att ordna en arbetsträningsplats. Steg 4: I denna fas erbjuds gruppaktivitet högst en gång i veckan kombinerat med arbetsträning. Steg 5: I slutet av projekttiden ska alla deltagare få en bedömning av sin aktuella aktivitetsförmåga. Ett utskrivningssamtal med deltagaren och den remitterande instansen sker i anslutning till att individen slussas vidare till fortsatta rehabiliterings eller stödåtgärder. 7
2. SATSA-SYD Målgrupp: Personer med Asperger syndrom/högfungerande autism i åldern 19-30 år. Personen ska vara motiverad att arbeta och ha eller kunna få en arbetsförmåga. Syfte: Att öka möjligheten för personer med Aspergers syndrom/högfungerande autism i Sydnärkes kommuner att finna få och behålla ett arbete samt att utveckla nya samverkansformer mellan kommunen, landstinget, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan, så att målgruppen genom ett långsiktigt stöd får möjlighet till en plats på arbetsmarknaden och därigenom ökad livskvalitet. Mål: Att 15 personer ska genomgå SATSA-modellen och därigenom ha ökad möjlighet att finna, få och behålla ett arbete på den öppna arbetsmarknaden. Att minst 3 deltagare går vidare till anställning eller studier under projekttiden Att en implementering sker under projekttiden. Verksamhetsinnehåll: Steg 1: Anpassad och grundläggande kartläggning av arbetsförmåga, styrkor, svagheter, intresse och stödbehov. Detta steg består av 12 möten mellan deltagare och arbetskonsulent. Även studiebesök, intressetest samt hjälp att skriva CV och personligt brev ingår i steg 1. Steg 2: Arbetskonsulenten tar kontakt med lämpligt företag. Syftet är att hitta rätt arbetsplats, utse handledare, klargöra stödbehov och eventuella hjälpmedel. Steg 3: Praktiken startar upp. I detta steg är syftet att kontinuerligt hålla kontakt och ge stöd till deltagaren när denne är på arbetsplatsen, samt ge stöd även till arbetsgivaren på lång sikt. 3. Läkande trädgård Målgrupp: Sjukskrivna personer med smärtproblematik eller stressrelaterad ohälsa. Deltagarna kommer att rekryteras av medicinskt ansvarig läkare i samråd med de remitterande myndigheterna. Syfte: 8
Att erbjuda sjukskrivna personer möjlighet till rehabilitering i trädgård och natur m a o rehabilitering med hjälp av trädgårdsterapi och grön rehabilitering. Mål: Deltagarna ska genom grön rehabilitering lättare kunna återgå helt eller delvis till sitt ursprungliga förvärvsarbete, nytt arbete eller annan aktivitet. Antalet sjukskrivna ska minska med hjälp av grön rehabilitering. Verksamhetsinnehåll: Rehabiliteringen sker i grupp om 10-12 personer, under 12 veckor, 3 halvdagar/v. Under perioden i trädgården görs aktiviteter som t ex mindfulness, basal kroppskännedom och enklare trädgårdsarbete som ska stimulera alla sinnen. Syftet är att ge möjlighet till återhämtning, öka självkänslan, ge vanor och rutiner i det dagliga livet samt öka insikten om hur deltagaren fungerar i en vardagssituation. 4. Mottagningsteam Målgrupp: Alla individer med behov av samordnat stöd av flera myndigheter, kan få hjälp och stöd via mottagningsteamet. Teamet är öppet för alla mellan 16-65, men prioritering får göras beroende på hur mycket resurser som finns att tillgå. Följande grupper kan inte få hjälp och stöd i mottagningsteamet: Sjukskrivna som har en arbetsgivare Individer som har permanent sjukersättning (undantag kan förekomma för dem som vill ompröva sitt beslut) Personer som har föräldrapenning Personer med aktivt missbruk Personer med LSS-beslut om daglig sysselsättning (undantag kan förekomma för den som vill ompröva sitt beslut) Syfte: Att ge snabb hjälp till personer som är i behov av samordnad rehabilitering för att nå egen försörjning. Att effektivisera resursanvändning av de befintliga rehabiliteringsinsatser som finns i Sydnärke. Målsättning: Samorganisera parternas rehabiliteringsinsatser för att förenkla för behovsgruppen att lättare och snabbare få rätt insats och snabbare komma ut i egen försörjning. Tydliggöra för alla parter vilka insatser som finns tillgänglig för våra gemensamma behovsgrupper. Fortsätta utveckla insatser för personer med behov av samhällets samlade stöd. 9
Verksamheter: Mottagningsteamet som tar emot individer, kartlägger behov och upprättar handlingsplaner samt slussar till rätt insats som t ex: Förrehabilitering Social rehabilitering Arbetslivsinriktad rehabilitering Praktiksamordning Annat pågående projekt/verksamhet som finansieras av förbundet eller någon av de samverkande myndigheterna. Personal: Samlokalisering av flera myndigheter för att förkorta tiden för ärendehandläggningen och effektivisera rehabiliteringen för individen genom personalens samlade kompetenser från alla myndigheter. De yrkeskategorier som ingår i mottagningsteamet är: FK-handläggare AF-handläggare AME-handläggare Socialsekreterare inom försörjningsstöd Kontaktperson från Närpsykiatrin Kontaktperson/er från primärvården Det är mycket svårt att bedöma hur ofta mottagningsteamet måste träffas eftersom det är svårt att veta i dagsläget hur många personer som kommer behöva söka sig dit. Tanken är att dem i mottagningsteamet ska samlokaliseras en eller flera dagar/vecka efter behov, för att effektivt kunna arbeta med dem personer som söker stöd. Alla handläggare ska ha tillgång till sina datasystem för att lättare kunna kartlägga vilka ev. tidigare insatser som personen medverkat i. Mottagningsteamet fungerar också som ett skyddsnät för personer som söker stöd. Det innebär att om den planerade insatsen inte fungerar för personen, skall personen åter söka hjälp hos mottagningsteamet för att få en ny handlingsplan. Om det upptäcks att personen inte kan uppnå arbetsförmåga och komma ut i egen försörjning, skall ett avslut göras och personen utredas för möjligheter till permanent sjukersättning eller annan form av ersättning. Lokaler: Det prioriterade förslaget är att mottagningsteamet ska finnas i anslutning till AME-enheterna. Organisationstillhörighet, ledning och styrning: 10
Kommunerna är huvudman och verksamheterna organiseras under Arbetsmarknadsenheterna (AME) En tydlig styrning och ledning av verksamheten och uppdrag behövs. AME är ansvarig för verksamheten och utser en styrgrupp samt en projektledare. Styrgruppen ansvarar för att samverka kring verksamheten. Ansvarig projektledare får uppdraget att tillsammans med styrgruppen årligen upprätta verksamhetsplan och formulera verksamhetens mål, utifrån budget och uppdrag. Uppföljning och utvärdering Alla samverkansinsatser som finansieras av Samordningsförbundet Sydnärke skall rapporteras i systemet SUS (System för uppföljning av samverkan inom rehabiliteringsområdet). Konkret innebär detta att samtliga deltagare som deltar i olika insatser, skall rapporteras i SUS. Ansvarig projektledare tillsammans med styrgruppen ska samordna alla uppföljning, utvärdering och rapporteringssystem. Samordningsförbundets verkställande tjänsteman har i uppdrag att följa upp och utvärdera olika projekt/verksamheter. Finansieringspolicy Förbundet planerar att finansiera aktiviteter och bedriva verksamhet som innebär att 2014 års medel kommer att förbrukas. Det mesta av förbundets medel kommer att reserveras till olika aktiviteter redan vid början av 2014. Varje kvartal ska verkställande tjänstemannen och ekonomen göra en översyn av medel med en prognos för de kommande tre respektive sex månaderna. Förbundets verksamhet ska finansieras gemensamt av alla parter. Äskade medel för 2014 är 3 640 000 kronor. Försäkringskassan/ Arbetsförmedlingen bidrar med 50 procent, landstinget med 25 procent och de fyra kommunerna med 25 procent. Prognosen för 2013 visar på ett överskott på cirka 100 000 kr. De resurser som ställs till förfogande ska täcka kostnader för åtgärder. Detta ska ske solidariskt, vilket innebär att parterna inte endast finansierar de insatser som kan hänföras till det egna ansvarsområdet. Användningen av medlen utgår från behovet av samordnade insatser, inte utifrån parternas finansieringsandelar. Resurserna ska även användas för att täcka Samordningsförbundets administrativa kostnader. Samordningsförbundet kan behålla överskott mellan åren. Dock kan ett överskott innebära att förbundet inte genomfört de uppdrag som förbundsmedlemmarna avsett. Ett underskott ska i princip inte kunna uppstå eftersom verksamhetsplanen ska täckas utav budgetmedlen för året. Skulle ändå ett underskott prognostiseras 11
är det styrelsens uppgift att vidta åtgärder som krävs för att reglera obalansen. Verksamheten ska bedrivas inom befintliga ramar även om detta medför att de angivna målen inte helt kan uppnås. Om Samordningsförbundet saknar tillgångar för att betala uppkomna skulder ska medlemmarna skjuta till medel efter andel i den finansiella ramen. 12
Årscykel för styrprocess Av årscykel framgår tidpunkter för beredning, styrelsemöten, planeringsdagar, redovisning, uppföljning och beslut av vikt för styrning av förbundet. Se nedan. Månad Berednings Beredning Styrelse gruppen möte Planerings dag +annat Notering Jan Ekonomisk redovisning och helårsrapport från insatser. Mars 2014.04.09 2014.04.03 Budgetuppföljning 2014.02.05 2014.02.12 2014.02.28 Årsredovisning och Feb bokslut Fastställande av verksamhetsplan verksamhetsmål Uppföljning inköp 2014.03.14 Uppföljning av Apr Maj Jun 2014.05.21 2014.06.04 2014.04.16 2014.04.01-2014.04.02 2014.06.11 Deltagande i nationella Finsamkonferensen Ekonomisk redovisning av projekt Dialog med huvudmän angående budgetsram. Budgetuppföljning Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2014.08.13 2014.08.12 2014.08.20 Halvårsrapport från projekt Delårsredovisning Budgetuppföljning 2014.10.08 2014.10.09 Beslut om Internkontroll planen 2014.10.23 Ekonomisk redovisning av projekt. Uppföljning av attest, delegation och dokumenthantering 2014.11.11 Uppföljning av verksamhetsmål. Beslut om nya insatser. Verksamhetsplan och budget för kommande år Uppföljning inköp 2014.11.26 Uppföljning av finansieringspolicy 2014.12.04 2014.12.18 Statens beslut om tilldelning av medel 13
Budget 2014 Intäkter Försäkringskassan/Arbetsförmedlingen 1 820 000 Örebro läns landsting 910 000 Kommunerna 910 000 Askersund Hallsberg Kumla Laxå Ränteintäkter 20 000 Intäkter totalt 3 660 000 Kr. Verksamhetskostnader Beviljade projekt -2 890 000 Administrativa kostnader Köp av tjänst verkställande tjänsteman -550 000 Köp av administrativa tjänster -60 000 Arvoden styrelse, revisorer inkl. sociala avgifter -90 000 Resekostnader -30 000 Kurser och konferenser -30 000 Övrig administration -10 000 Kostander totalt -3 660 000 Resultat 00 Medel att nyttja för 2014 är årets bidrag på 3 660 000 kr samt upparbetade resultat från tidigare år. Resultatet för 2013 beräknas bli ett överskott på cirka 100 000 kr. 14
Resultatbudget (kr) 2014-01-01--2014-12-31 Verksamhetens intäkter 3 640 000 Verksamhetens kostnader -3 660 000 Verksamhetens nettokostnader -20 000 Finansiella intäkter 20 000 Finansiella kostnader Årets resultat 0 Balansbudget (kr) 2014 Tillgångar Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar 50 000 Kassa och bank 2 200 000 Summa omsättningstillgångar 2 250 000 Summa tillgångar 2 250 000 Skulder och eget kapital Eget kapital 1 959 325 därav årets resultat 0 Skulder Kortfristiga skulder 290 675 Summa skulder 290 675 Summa skulder och eget kapital 2 250 000 15
Förslag till beslut BESLUT: Samordningsförbundet Sydnärke 1. Preliminärt fastställer budgeten för år 2014 2. Samordningsförbundet föreslås besluta att anslå 770 000 kr för Samordningsförbund/sekretariat år 2014. I detta anslag ingår bland annat kostnader för löner, arvoden, lokaler, kontorsmaterial, resor, kurser mm för förbundsstyrelsen och dess anställda. Vidare ingår kostnader för ekonomihantering, sekreterarskap, IT-stöd mm. 3. Beslutar att för år 2014 tilldela medel ur egen budget för följande aktiviteter: Beviljade projektmedel för 2014 enligt styrelsebeslut: Projekt/verksamhet Kr. På Spåret (Är beslutat sedan 2013.10.24) 1 320 000 Satsa Syd (Är beslutat sedan 2013.09.12 och belastar 420 000 2013 årsbudget) Läkande trädgård 800 000 Mottagningsteam 250 000 Gemensam EU-plattform 100 000 TOTALT 2 890 000 4. Bemyndigar verkställande tjänstemannen rätt att utanordna medel inom de beslutade kostnadsramarna. 5. Översänder tjänsteutlåtande till de samverkande parterna. Raéd Shaqdih Verkställande tjänsteman Samordningsförbundet Sydnärke 16