Årsmötesprotokoll 24 maj 2015 Närvarande: Bilagor: Viktor Sjögren Sebastian Hellvin Johan Skarin Sofia Carlsson Gawain Nordlander Johan Lundbäck Josefin Hellvin Bilaga A, Verksamhetsberättelse Bilaga B, Ekonomisk berättelse Bilaga C, Revisorsberättelse Bilaga D, Verksamhetsplan Bilaga E, Budget Signaturer: Ordförande: Sebastian Hellvin Sekreterare: Josefin Hellvin Justerare: Sofia Carlsson Justerare: Johan Lundbäck
2 (12) 1) Mötets öppnande Mötet öppnas 2) Mötets behörighet Mötet anses behörigt utlyst 3) Val av mötets ordförande Till mötesordförande väljs Sebastian Hellvin 4) Val av mötets sekreterare Till mötessekreterare väljs Josefin Hellvin 5) Val av två personer att justera protokollet Till justerare väljs Sofia Carlsson och Johan Lundbäck 6) Verksamhetsberättelse Följande paragraf läggs till under ruriken "Arbetet före konventet" "Vi jobbade med flera olika sponsorer under året. Inte minst studiefrämjandet och Kalmar kommun, som hjälpt till med flera olika saker. Vi har också fått riktade bidrag till ett arrangemang från föreningen kumulus som hjälpte oss att köpa in ett occulus rift." Verksamhetsberättelsen för verksamhetsåret 2014-2015 läggs till handlingarna som bilaga A 7) Ekonomisk berättelse Föreningens ekonomi upplevs som god. Verksamhetsåret 2014-2015 slutade med en vinst på 11707,28 kronor. Den ekonomiska berättelsen för verksamhetsåret 2014-2015 godkänns och läggs till handlingarna som bilaga B 8) Revisorernas berättelse Revisorsberättelsen för verksamhetsåret 2014-2015 läggs till handlingarna som bilaga C 9) Ansvarsfrihet för föregående års styrelse Den avgående styrelsen beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014-2015. 10) Årets verksamhetsplan Följande formulering läggs i slutat av första paragrafen under "Arbetet före konventet". "Vi ska verka för en ökad mångald i all vår verksamhet. Detta ska synas framför allt i vår marknadsföring, vilka arrangemang vi tar in och vilka som representerar konventet." Verksamhetsplanen för verksamhetsåret 2015-2016 fastställs och läggs till handlingarna som bilaga D
3 (12) 11) Årets budget och fastställande av medlemsavgift Medlemsavgiften fastställs till 50kr. Utgiftsposterna "profilkläder", 5000 kronor, och "arbetarrepresentation", 2000 kronor, läggs till. Budgetens resultat blir då minus 7000 kronor. Budgeten fastställs och läggs till handlingarna som bilaga E. 12) Val av årets styrelse Till föreningens ordförande väljs Josefin Hellvin Till föreningens sekreterare väljs Sebastian Hellvin Till föreningens kassör väljs Johan Lundbäck Till ordinarie ledamöter väljs Gawain Nordlander, Viktor Sjögren, Sofia Carlsson och Johan Skarin. Till suppleant väljs Sofia Åkesson 13) Val av årets revisor Till ekonomisk revisor för föreningen väljs Jörgen Johansson 14) Val av årets valberedare Styrelsen väljs att bereda valen inför nästa års årsmöte. 15) Övriga frågor Inga övriga frågor 16) Mötets avslutande Mötet avslutas
4 (12) Bilaga A Verksamhetsberättelse 2014-2015
5 (12) Sammanfattning Verksamhetsåret 2014-2015 har varit ett bra år för förenignen och för konventet. Det har inte riktigt levt upp till förra årets nivå, men har varit ett bra vanligt år. Att jämföra med förra året är svårt eftersom att förra året var konventets 20-årsjubileum och både engagemanget och deltagarantalet ökade i samband med det. Vi har gjort många saker som tidigare medan andra saker utvecklats. Konventet Årets konvent var CalCon 21. Vi hade 254 personer inregistrerade i entrén. På plats på konventet var det något fler, eftersom att små barn inte registrerar sig, och inte heller de som bara går in för att titta en liten stund eller liknande. Av alla som registrerade sig var ca 20% kvinnor. Det är resultatet av ett långt och medvetet arbete med att ha kvinnor i arrangörsgruppen, och att låta kvinnor synas på viktiga positioner under konventet. 20% är långt mindre än vad vi skulle vilja och det finns mer att göra. Vi upplever ändå att det arbete vi gjort de senaste åren fortsätter att ge utdelning. 105 personer, eller ca 40% av de som var på konventet var födda 1991 eller senare, och altså under 25 år. Många av dessa var dessutom inte bara besökare utan hjälpte på olika sätt till med att arrangera konventet. Det kommer sannolikt inte räcka för att få sveroks riktade bidrag till ungdomsföreningar, men det ger ändå hopp om tillväxt i föreningen. Flera personer, också i gruppen under 25, uttryckte under konvetet att de vill hjälpa till med konventet nästa år. På hemsidan inför konventet hade vi nära 40 arrangemang registrerade. Dessa utökades med ett par stycken spontanarrangemang under konventets gång. Arrangemangen var ungefär jämnt fördelade i de olika kategorierna brädspel, rollspel, figurspel och så vidare. Förra året delade vi ut souvenirer till alla som kom, i och med att det var jubileum. Det fortsatte vi med i år också. Vi hade fått en försenad leverans förra året och delade i år ut 2 stycken D6:or med vår logga på till alla som registrerade sig. Dessa uppskattades och flera personer frågade ifall de kunde få fler än två. När konventet var slut var så även tärningarna det. Över lag rådde god stämning på konventet och vi har goda förhoppningar om att de flesta som var på plats i år vill komma tillbaka nästa år. Arbetet före konventet Arrangörsgruppen har i stort sett ut som tidigare. Den överlägset största förändringen från tidigare år är att vi har en ny webbsida, på en helt ny plattform. Den nya webbsidan har gett oss möjlighet att fundera över vad vi behöver ha och vad vi vill kunna göra på webben. Hemsidan är, och förblir, vår främsta kommunikationskanal inför konventet och allt annat material, som affischer och flygblad, hänvisar till hemsidan. Den nya hemsidan är mer modulär, enklare att uppdatera och enklare att underhålla. Vi har plockat bort flera funktioner som inte användes tidigare, till exempel diskussionsforumet och möjligheten för arrangörer att redigera sina egna texter. Istället har vi lagt till möjligheten för besökare och arrangörer att föranmäla sig och skriva in sina personuppgifter direkt på hemsidan, vilket underlättat i entrén. Det finns planer inför framtiden på att erbjuda elektronisk betalning via hemsidan och därigenom kunna minska kontanthanteringen. Allt detta har möjliggjorts genom den nya webbplatformen. Vi har jobbat med flera olika sponsorer under året. Inte minst studiefrämjandet och Kalmar kommun, som hjälpt till med flera olika saker. Vi har också fått riktade bidrag till ett arrangemang från föreningen kumulus som hjälpte oss att köpa in ett occulus rift. Arbetet efter konventet I år har inget utvärderingsmöte hållts i arrangörsgruppen. Det har varit svårt att hitta en tid som
passat de flesta. Utvärderingen av årets konvent är inte oviktig men kommer få göras i början av nästa verksamhetsår. 6 (12)
7 (12) Bilaga B RESULTAT- OCH BALANSRÄKNING CALCON 2014-2015 RESULTATRÄKNING 2014-04-01 2015-03-31 INTÄKTER Caféteria Calcon 21 Medlemsavgifter Försäljning souvenirer (t-shirts, muggar) Entréintäkter Calcon 21 Bidrag Sverok Bidrag Studiefrämjandet Bidrag Kalmar kommun 14 692,00 12 600,00 10 630,00 36 200,00 1 000,00 3 827,23 5 950,00 Övriga intäkter och bidrag 5 025,00 89 924,23 KOSTNADER Inköp caféteria 17 177,95 Konventsmaterial 9 504,00 Förbrukningsinventarier 0,00 Funktionärskostnader (Yosei-kai, Magic) 7 000,00 Settlers 0,00 Hemsidan 6 833,00 Inköp souvenirer 7 020,00 Externa tjänster (arrangörer, tygmärken, profi 18 457,00 Reklam och marknadsföring (affisch, logo, pro 1 319,00 Hyra konventslokal 8 500,00 Hyra spellokal 0,00 Resekostnader och representation 0,00 Spelhelgsverksamhet 1 277,50 Finansiella kostnader 1 128,50 Övriga kostnader 0,00 Lagerförändring 0,00 Årets resultat 78 216,95 78 216,95 11 707,28
8 (12) BALANSRÄKNING Ingående balans Utgående balans TILLGÅNGAR 2014-04-01 2015-03-31 Inventarier 0,00 0,00 Värdeminskning inventarier 0,00 0,00 0,00 0,00 Kassa (entré + caféteria) Postgiro Bank 3 925,00 118 227,29 0,00 3 547,00 134 268,07 0,00 Lager 0,00 0,00 Upplupna intäkter 5 950,00 0,00 Förutbetalda kostnader 0,00 0,00 128 102,29 137 815,07 Summa tillgångar 128 102,29 137 815,07 EGET KAPITAL OCH SKULDER Förutbetalda intäkter 0,00 0,00 Upplupna kostnader 1 994,50 1 994,50 0,00 0,00 Årets resultat Eget kapital Summa eget kapital och skulder 2 916,11 11 707,28 123 191,68 126 107,79 126 107,79 137 815,07 128 102,29 137 815,07 Kalmar 2015-05-24
9 (12) Bilaga C
10 (12) Bilaga D Verksamhetsplan 2015-2016
Sammanfattning Föreningens verksamhet har länge varit stabil och kommer fortsätta vara det också under verksamhetsåret 2015-2016. Vårt främsta fokus är att arrangera spelkonventet CalCon i Kalmar under början av 2016. Det finns dock plats för förändring. 11 (12) Arbetet före konventet Vi ska fortsätta att marknadsföra oss mot ungdomar. Ungdomar behövs på konventet för att vi ska kunna leva vidare som förening. Det är bland ungdomarna vi traditionellt rekryterar de allra flesta av våra nya medlemmar, medan äldre medlemmar oftare är återbesökare på konventet. Därför fortsätter gymnasieskolorna och i viss mån högstadieskolorna vara de viktigaste platserna i vår marknadsföring. Vi ska verka för en ökad mångald i all vår verksamhet. Detta ska synas framför allt i vår marknadsföring, vilka arrangemang vi tar in och vilka som representerar konventet. Marknadsföringen ska ses över. De senaste åren har mycket kraft och tid lagts på att ta fram en affisch och affischeringen har blivit vår överlägset främsta marknadsföring på stan och i skolorna. Vad de framför allt gjort är att hänvisa till hemsidan. Men många affischer har inte kommit upp utan har blivit liggande. Vi ska se över hur många affischer vi faktiskt behöver och vilka andra sätt vi skulle kunna marknadsföra oss på. Det huvudsakliga fokuset i marknadsföringen ska dock fortfarande vara att hänvisa till vår hemsida. Vi ska jobba vidare med det förändringsarbete som skett på webben. Vi ska fortsätta undersöka möjligheten att ta emot betalningar över webben, och på så vis minska kontanthanteringen i entrén under konventet. Vi ska också se över och förhoppningsvis förbättra det anmälningsformulär som prövades inför förra årets konvent. Arrangörsgruppen ska göras bred och vi ska försöka involvera fler än bara de som sitter i styrelsen. Det ska kännas lätt att engagera sig i arbetet inför och under konventet. Här ligger ett stort ansvar på styrelsen att bjuda in de som är intresserade. De som jobbar med konventet ska också känna att de får någonting ut av det under konventet. Konventet Föreningen ska i början av 2016 arrangera ett spelkonvent i Kalmar. Konventet blir det 22:a i ordningen och kommer således att heta CalCon 22. Vi ska ha som målsättning att även i år ha mellan 250 och 300 personer på konventet. För att på ett bättre sätt kunna rekrytera arbetare till konventet, någonting som har varit svårt i ett par år, ska vi se över vad vi erbjuder de som arbetar under konventet. Det är viktigt att vi även i fortsättningen har engagerade volontärer i till exempel entrén. Det är i arbetet med personalgruppen som det största förbättringsarbetet kommer ligga under året. Men detta ska inte ske på bekostnad av resten av konventet. Vi ska fortfarande ha hög kvalitet på våra arrangemang och vi ska fortsatt erbjuda god service, som brädspelsbar med dropin, kiosk med möjlighet till mer än bara godis och sovsalar som räcker till alla.
12 (12) Bilaga E BUDGET CALCON 2015-2016 RESULTATBUDGET INTÄKTER Caféteria Calcon 20 15 000,00 Medlemsavgifter+entréintäkter 50 000,00 Försäljning souvenirer (t-shirts, muggar) 10 000,00 Bidrag Studiefrämjandet 4 000,00 Bidrag Sverok 0,00 Bidrag Kalmar kommun 6 000,00 Övriga intäkter och bidrag 0,00 85 000,00 KOSTNADER Inköp caféteria Konventsmaterial Inköp spel och priser Profilkläder Arbetarrepresentation Hemsidan (drift, support, webbhotell) Inköp souvenirer (muggar, märken) Hyra konventslokal, CSS-lokal Resekostnader, släp, mm Funktionärskostnader café inkl Magic Externa tjänster (arrangörer, arbetare, mm) 17 000,00 2 500,00 4 000,00 5 000,00 2 000,00 7 000,00 10 000,00 11 000,00 1 000,00 7 000,00 15 000,00 Inköp förbrukningsinv. 0,00 Marknadsföring Tema och profilkostnader Finansiella kostnader Övriga kostnader (styrelsepott*) 1 500,00 2 800,00 1 200,00 5 000,00 92 000,00 Budgeterat resultat -7 000,00 * Att disponeras av styrelse i konsensus (ex via mejl).