www.pwc.se Revisionsrapport Annika Hansson, certifierad kommunal revisor, Himn Dagemir Granskning av exploateringsavtal underlag och beslut Katrineholms kommun
Granskning av exploateringsavtal underlag och beslut Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Metod, avgränsning och redovisning... 3 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Riktlinjer, rutiner och budget... 4 3.1.1. Bedömning... 4 3.2. Resultat av stickprov... 4 3.2.1. Lövåsen 3:1... 4 3.2.2. Luvsjön etapp 3 b... 5 3.2.3. Kv Hjorten... 5 3.2.4. Kv Alen... 5 3.2.5. Ericsbergsvägen/Nyköpingsvägen... 6 3.2.6. Bedömning... 6 Katrineholms kommun
1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Som ett led i granskningen av Katrineholms kommuns räkenskaper har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat kommunens underlag och beslutsfattande i samband med exploateringsavtal. Katrineholms kommun bedriver ett antal exploateringsprojekt och det rör sig i vissa fall om stora investeringar. Det är viktigt att det finns tydliga beslut kring exploateringen i kommunen. I budget för 2014 uppgick budget för exploateringar till 70 945 tkr inklusive medel överförda från tidigare år. Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är: Säkerställer Kommunstyrelsen en ändamålsenlig hantering avseende underlag och beslutsfattande i samband med exploatering? Vi bedömer att det i huvudsak finns en ändamålsenlig hantering, men att översyn över de riktlinjer som finns antagna behöver göras. Kommunstyrelsen behöver säkerställa att riktlinjerna efterlevs. Vi grundar vår bedömning på följande kontrollerade moment: Ansvaret för exploateringsverksamheten är tydligt uttalat i kommunen. Kommunstyrelsen har enligt delegationsordningen ansvar för markförvärv, försäljning och överlåtelse av mark. Handläggningen hanteras av mark- och exploateringschefen. Detta framgår till av Kommunstyrelsens delegationsförteckning samt av dokumentet Exploateringsprocessen i Katrineholms kommun - anvisning. I detta dokument finns också övrigt ansvar för exploateringsprocessen beskrivet. Det finns riktlinjer/rutinbeskrivningar i kommunen vad gäller exploateringsverksamheten. Kommunstyrelsen antog 2008-04-29 86 Exploateringsprocessen i Katrineholms kommun - anvisning. Till varje exploateringsprojekt finns ansvarig person utsedd. Mark- och exploateringschefen är ansvarig för exploateringsprojekten. Något särskilt beslut för respektive projekt fattas inte. Det finns underlag inför beslut om exploatering i form av konsekvensbeskrivning, värdering och kostnadskalkyler. Underlag finns i varierande omfattning. Vi föreslår följande förbättringar: Riktlinjer för exploateringsprocessen bör uppdateras. I de uppdaterade riktlinjerna bör fastställas vilka dokument som ska finnas, så att detta följs i alla ärenden. I de ärenden vi har granskat varierar detta något. Uppföljning följer inte riktlinjerna utan görs vid en exploaterings avslut. Något avslut har inte gjorts under den period vi har granskat. Vi före- Katrineholms kommun 1 av 6
slår att någon form av uppföljning redovisas även under den tid exploateringen pågår. Katrineholms kommun 2 av 6
2. Inledning 2.1. Bakgrund I många kommuner bedrivs en omfattande exploateringsverksamhet. Det kan röra sig om olika typer av exploateringsprojekt, några exempel är bostads- respektive industriområden. Då det rör sig om stora investeringar är det viktigt att det finns tydliga beslut kring exploateringen i kommunen. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska underlag och beslut i samband med upprättande av exploateringsavtal. I budget 2014 finns 70 945 tkr upptaget för exploateringar inklusive återstående medel från tidigare år. I delårsrapporten 2014 uppgick de pågående exploateringarna i Katrineholms kommun till 18 387 tkr. Nettoexploateringarna under perioden uppgick till en intäkt på 515 tkr. Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är Säkerställer kommunstyrelsen en ändamålsenlig hantering avseende underlag och beslutsfattande i samband med exploatering? Granskningen har inriktats mot följande moment: Ansvaret för exploateringsverksamheten är tydligt uttalat i kommunen. Det finns riktlinjer/rutinbeskrivningar i kommunen vad gäller exploateringsverksamheten. Till varje exploateringsprojekt finns ansvarig person utsedd. Det finns underlag inför beslut om exploatering i form av konsekvensbeskrivning, värdering och kostnadskalkyler. Det finns underlag till varje exploateringsprojekt i form av beslut, kalkyler och avtal med exploatören. 2.2. Metod, avgränsning och redovisning Revisionsmetod Granskningen har skett utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett antal moment valts ut (se ovan). Granskningen baseras på bedömning av studier av dokument samt stickprov på underlag av 5 exploateringar/försäljningar. Intervju har gjorts med mark- och exploateringschefen. Avgränsning Granskningen har omfattat kommunstyrelsen. Katrineholms kommun 3 av 6
3. Granskningsresultat 3.1. Riktlinjer, rutiner och budget Kommunstyrelsen antog 2008-04-29 86 Exploateringsprocessen i Katrineholms kommun - anvisning. I dessa finns anvisningar om vad exploateringsavtal ska innehålla, krav på kalkyler och hur exploateringar ska hanteras i budgetprocessen samt anvisningar för redovisning och uppföljning. Ansvar och befogenhetsfördelning redovisas också. Enligt riktlinjerna är kommunstyrelsen ansvarig för markinköp och markförsäljning, vilket också stämmer med reglementet för kommunstyrelsen 1. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning är köp eller försäljning av fast egendom där köpeskillingen inte överstiger tio basbelopp delegerad till mark- och exploateringschefen 2, Samhällsbyggnadsförvaltningen. Mark- och exploateringschefen är ansvarig för samtliga aktuella exploateringsprojekt. Det finns exploateringsområden upptagna i Övergripande plan med budget 2014-2016 3. Dessa är utförligare beskrivna i Samhällsbyggnadsförvaltningens budget 2014-2016 där även eventuella driftkostnader finns redovisade. Dessa avser oftast kapitalkostnader för investeringar som kommunen kommer att stå för. Då exploateringarna ofta löper över flera år flyttas budgetbelopp mellan åren och de belopp som anges i budgeten är nya belopp. För 2014 finns 3 800 tkr upptagna som nya medel medan 67 145 tkr finns överförda från tidigare år. Det totala beloppet redovisas som budgetbelopp i delårsrapporten för 2014. 3.1.1. Bedömning Vi bedömer att riktlinjerna är tydliga och omfattar det mesta inom området. Organisationen som beskrivs har förändrats och det finns förändringar på fler områden. Enligt rutinen ska uppföljning lämnas i samband med tertialrapport, delårsrapport och årsredovisning. Detta tillämpas för närvarande inte utan redovisning sker när ett projekt stängs, vilket inte har skett under 2014. Riktlinjerna för kalkyler följs inte heller alltid, se avsnitt 3.2. Vi föreslås att riktlinjerna ses över och uppdateras. Vi föreslår att uppföljningen ses över. Då exploateringsprojekten löper över lång tid kan det vara lämpligt att någon form av redovisning lämnas under tiden. 3.2. Resultat av stickprov 3.2.1. Lövåsen 3:1 Det finns en stor mängd underlag för området Lövåsen/Sandbäcken. Som exempel på kalkyler för området finns en kalkyl för exploatering av industrimark vid Heden 1 Kommunfullmäktige 2014-12-15, 28 2 Kommunstyrelsen 2013-04-24, 83 3 Kommunfullmäktige 2014-01-20 5 Katrineholms kommun 4 av 6
etapp I, daterad 1993-10-15. Denna avser totalt 112 000 m 2 varav 92 500 m 2 avser industrimark. I övergripande planering med budget 2006 och plan 2007-2008 4 finns Lövåsen 3:1 med som ett exploateringsområde för industri och handel. Kostnader för vägar beräknas till totalt 14 000 tkr och för övriga kostnader i samband med exploateringen till 8 500 tkr. Exploateringen förväntas att bära 50 % av vägkostnaderna och hela den övriga kostnaden. Exploateringen pågår under en lång följd av år och det är svårare att följa den ekonomiskt då den inte är uppdelad i etapper. Enligt avtal 2011-12-02 har 17 000 m 2 sålts. Avtalet har godkänts av kommunstyrelsen 2011-12-14 293 och undertecknats av mark- och exploateringschefen i enlighet med kommunstyrelsens beslut. Området används för handel. I delårsrapport 2014 finns 840 tkr upptaget som intäkt för Lövåsen/Sandbäcken. Området finns också med i investeringsbudgeten i Övergripande plan med budget 2014-2016. 3.2.2. Luvsjön etapp 3 b Området har delats upp i etapper från start. I delårsrapporten finns kostnader på 1 335 tkr med för Luvsjön villor. Kostnader finns också kvar i redovisningen för hela Luvjöområdet. Kostnader från vägar osv som har upparbetats i samband med tidigare etapper finns kvar för fördelning till nya etapper. I Övergripande planering med budget 2007 och plan 2008-2009 finns Luvsjön etapp III med i ett större klumpbelopp och hänvisning görs till Byggnadsnämndens budget. Etapp 3 b finns med i investeringsbudgeten i Övergripande plan med budget 2014-2016. Det finns en exploateringskalkyl för etapp III daterad 2008-05-13. Det finns ett dokument med redovisning av vilka tomter som har sålts, respektive som finns kvar i etapp III från 2014-11-17. Denna har tagits fram av mark- och exploateringschefen. 3.2.3. Kv Hjorten Avtal om exploatering för bostadsbebyggande i kv Hjorten har tecknats med exploatör 2013-05-14 och godkänts av kommunstyrelsen 2013-05-29 210. Avtalet har undertecknats av mark- och exploateringschefen i enlighet med Kommunstyrelsens beslut. Exploateringen finns med i investeringsbudgeten i Övergripande plan med budget 2014-2016. Någon särskild kalkyl finns inte upprättad, men i avtalet och Kommunstyrelsens beslut nämns att kommunen åtar sig att stå för kostnader för flytt av vissa högspänningsledningar. 3.2.4. Kv Alen Ett avtal om markanvisning har tecknats med exploatör 2014-11-18 och detta har godkänts av kommunstyrelsen 2014-11-26 211. Avtalet är undertecknat av markoch exploateringschefen. Pris kommer att fastställas senare. Avtalet innebär en option för exploatören att förhandla om pris och köpa marken inom två år, när detaljplanen har fastställts. Det kommer då att bli ett nytt ärende hos Kommunstyrelsen. Området används för närvarande som parkeringsplats, men är inte markerat som detta i nuvarande detaljplan. Avsikten är att området ska bebyggas med flerbostadshus. Kalkyler kommer att redovisas när den nya detaljplanen har fastställts. 4 Kommunfullmäktige 2005-11-21 190 Katrineholms kommun 5 av 6
3.2.5. Ericsbergsvägen/Nyköpingsvägen Området ingår i investeringsbudgeten i Övergripande plan med budget 2014-2016. Geotekniska undersökningar har gjorts och kostnaderna har uppstått efter delårsrapporten 2014. En förkalkyl har upprättats för exploatering av området daterad 2015-01-08. Något avtal med exploatör finns ännu inte klart för området. 3.2.6. Bedömning Vi bedömer att det underlag som finns för de granskade exploateringarna delvis följer riktlinjerna, men att visst underlag saknas. I vissa fall saknas kalkyler. Vi anser att det är väsentligt att det finns en kalkyl vid beslut om att påbörja en exploatering för att kommunstyrelsen ska få en bild av det ekonomiska åtagandet för kommunen. Det finns inte heller redovisade underlag för värdering i de fall kalkyler saknas. Några särskilda konsekvensbeskrivningar utöver åtagande för exploatören och kommunen i förekommande fall finns inte. Vi bedömer det som positivt att det i samtliga avtal finns krav på när exploateringen ska vara påbörjad/avslutad och hur hanteringen ska vara om detta inte uppnås. Detta gäller i något fall även kraven på kommunen som är en förutsättning för att exploatören ska kunna påbörja exploateringen. I de fall kommunstyrelsen har fattat beslut om avtal finns också tjänsteskrivelser. Slutligen bedömer vi att kommunstyrelsen behöver säkerställa att riktlinjer efterlevs. 2015-01-12 Annika Hansson Projektledare Kerstin Svensson Uppdragsledare Katrineholms kommun 6 av 6