Bevarande- och gallringsplan för digital journalinformation

Relevanta dokument
Bevarande- och gallringsplan för digital journalinformation

Arkiv och biobankscentrum. Leveransspecifikation för journalsystem v

Regelverk för skanning av patientinformation i PMO

Hälso- och sjukvårdsdokumentation

Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden

Journalföring inom hälso- och sjukvården och sekretess

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun

Riktlinjer för hälso- och sjukvårdsdokumentation

Bilaga 8.1. Arkivering av pappersjournaler ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet. Besöksadress: Björnkullavägen 14

Tjänstebeskrivning Slutarkivering

Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Järfälla kommun.

Systemavveckling BEVARA OCH GALLRA VERKSAMHETSINFORMATION. Koncernkontoret

HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSDOKUMENTATION SAMT BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Den lagstiftning som är tillämplig på skolhälsovårdsjournaler är:

HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSDOKUMENTATION SAMT HANTERING AV JOURNALUPPGIFTER

Bevara, rensa och gallra

Arkivlagen Socialtjänstlagen LSS Patientdatalagen Råd om bevarande och gallring

Dokumenthantering - legala förutsättningar och interna beslut

Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal samt kuratorer inom den kommunala hälso- och sjukvården är skyldiga att föra journal.

Bevarande- och gallringsplan för handlingar i upphandlingsärenden

Dokumenthanteringsplan journalhandlingar Folktandvården Blekinge

Riktlinje för informationshantering och journalföring

Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal samt kuratorer inom den kommunala hälso- och sjukvården är skyldiga att föra journal.

Rutin för journalföring

Anvisningar för journalhantering och dokumentationsskyldighet inom elevhälsan

Hantering av barn- och skolhälsovårdsjournaler Ersätter: 2005:23

Riktlinje för hälso- och sjukvårdsdokumentation

Dokumentation i patientjournalen

Riktlinjer för Informationshantering och journalföring i Hälso- och sjukvården. Norra närvårdsområdet Skaraborgs kommuner

Information till legitimerade tandhygienister. Kvalitetssäkra patientjournalen

Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser

Arkivmyndighetens anvisningar om hantering och arkivering av BHV-journaler

Riktlinjer för hälso- och sjukvård. Riktlinje för dokumentation i patientjournalen

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: BARN- OCH ELEVHÄLSAN Beslutad: KS 2017-xx-xx, dnr KFKS 2017/26 Upprättad:

Hantering av arkiv som ska levereras till Landstingsarkivet efter beslut av Inspektionen fo r va rd och omsorg (IVO)

Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser

4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering

Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården i särskilt boende i Solna kommun

Information till legitimerade tandhygienister. Kvalitetssäkra patientjournalen

Dokumentation Hälso- och sjukvård HSL

Juridiska frågor och svar om försäkringsmedicinska utredningar rörande personuppgiftsbehandling och dokumentation

Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar

Tandvård. Råd om gallring av handlingar i tandvårdsjournaler framgår av dokumenthanteringsplanen. Bevaras. Tandvårdens patientjournaler

Informationshantering och journalföring. nya krav på informationssäkerhet i vården

Gemensamma författningssamlingen avseende hälso- och sjukvård, socialtjänst, läkemedel, folkhälsa m.m.

9. Journalhantering. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet

Deponi. Tjänstebeskrivning. Dokumentägare: Arkivservice. Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet TJÄNSTEBESKRIVNING LA

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enheten Ekonomi och statistik, Socialtjänsten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

Sekretess Journal och dokumenterade personuppgifter skall hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem.

BESLUT. Datum Dnr Tillämpningsanvisningar om Rätt att ta del av patientuppgifter inom Region Skåne

Riktlinjer för logghantering, kontroll och åtkomst enligt Patientdatalagen (PDL) och SOSFS 2008:14 (Vodok och NPÖ)

Revidering av dokumenthanteringsplan avseende Hälso- och sjukvårdslagens journalhantering

Att: Ulrika Gustafsson Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Sveriges Kommuner och Landsting Hornsgatan Stockholm

Beslut efter tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) PuL

Barnhälsovårdsjournaler - hantering och arkivering inom Region Kronoberg

Sammanhållen journalföring med nationell patientöversikt (NPÖ)

Komplettering av dokumenthanteringsplanen avseende Hälso- och sjukvårdsfrågor i Utbildningsnämnden (UBN) - Patientjournalhandlingar

Bevarande av skolhälsovårdsjournaler från fristående skolor belägna inom Borås Stad

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

1(12) Dokumentation inom SoL, LSS och HSL. Styrdokument

Riktlinjer för dokumentation och informationshantering inom hälsooch sjukvårdens område i Nyköpings kommun

Riktlinjer för social dokumentation

1. Riktlinjernas bakgrund och syfte

Strategi för vårddokumentation i LiÖ

Svensk författningssamling

Sammanhållen journalföring

Information till legitimerade tandhygienister. Kvalitetssäkra patientjournalen

(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region)

Integritetspolicy för Bernhold Ortodonti

Anvisning för e-tjänsten Journal via nätet

Lokala riktlinjer för journalhantering och arkivering av skolhälsovårdsjournaler och BVC-journaler för skolhälsovården Alingsås kommun Bilaga 2

Patientdatalag (2008:355)

Logghantering för hälso- och sjukvårdsjournaler

BÄTTRE VÅRD FÖR DIG. Information om Sammanhållen journal

Med vård avses i denna lag även undersökning och behandling.

Informationssäkerhet med logghantering och åtkomstkontroll av hälso- och sjukvårdsjournaler i Vodok och nationell patientöversikt (NPÖ)

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4

Journalhantering och arkivering inom Elevhälsans medicinska och psykologiska insats, inklusive BHV journalen, Alingsås kommun

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) - Sammanhållen journalföring 6 kap. patientdatalagen

SIKTA- Skånes missbruks- och beroendevård i utveckling Projektledare: Anna von Reis Peter Hagberg

Bättre överblick, ännu bättre vård.

Dokumenthantering/VON/HSL-journal, SoL-akt, LSSjournal

1 (5) 7 oktober RÅD Signering, bekräftelse, låsning

Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården i särskilt boende i Solna kommun

MAS Riktlinje för logghantering gällande hälso- och sjukvårdsjournaler

Journalförstöring och rättelse av journal

8. Leveranser till Landstingsarkivet

Social dokumentation

2 kap. Ansvar för informationssäkerhet. Vårdgivarens ansvar

Kompletterande frågor - Regler för informationshantering. och arkivering i IT-system/applikationer, LA 2017

Sekretess, lagar och datormiljö

Beredningen för integritetsfrågor

Dokumenthanteringsplan

Vet du vad det står om dig? Om personuppgifter, patientjournalen, biobanker och nationella kvalitetsregister.

Frågor och svar. Att ta del av, använda och utbyta uppgifter i hälso- och sjukvård och socialtjänst

Transkript:

Sidan 1 av 6 Landstingsarkivet Föreskrift nr. 13 LA 2015-0109 Version 2 evarande- och gallringsplan för digital journalinformation Omfattning och avgränsning Detta är en bevarande- och gallringsplan för digital journalinformation inom Stockholms läns landsting. Planen är generell och kan användas av den hälso- och sjukvård och tandvård som tillhör Stockholms läns landsting. Planen omfattar journalinformation i digitala system som slutarkiveras hos Landstingsarkivet. Planen tar inte upp vårdhandlingar i pappersformat. Målgrupp Personal inom Stockholms läns landsting, oavsett yrkestillhörighet, som hanterar digital journalinformation som slutarkiveras digitalt. Tidsperiod evarande- och gallringsplanen gäller retroaktivt från och med 2013-04-04 och ersätter: LA 2012-7213 evarande- och gallringsplan för vårdhandlingar inkomna/upprättade fr.o.m. 2008-07-01 version 3 Om verksamheten redan påbörjat ett ordnings- och gallringsarbete enligt ovanstående bevarande- och gallringsplan ska man slutföra arbetet enligt den planen. Detta gäller leveransprojekt som påbörjats senast 2013-05-20. evarande- och gallringsplanens upplägg Planens struktur bygger på de sökrubriker som finns i SLL e-arkiv Leveransspecifikation Patientjournalsystem. Vilken information som bevaras eller gallras bestäms utifrån den sökrubrik som journalinformationen mappats mot. Sökrubrikerna listas i planens vänstra kolumn. I mittenkolumnen, /G nivå 1, anges om sökrubriken bevaras () eller gallras (G) i sin helhet eller om vissa delar av sökrubriken gallras (/G). I kolumnen till höger, /G nivå 2, anges vilka delar som ska gallras för de sökrubriker som kategoriserats som (/G) i nivå 1. evara Innebär att informationen ska sparas för all framtid. Gallra Innebär att informationen ska förstöras. Gallringsfrister Den tid som ska ha förflutit från det att informationen färdigställts till det att den får gallras. Gallringsfristen i nedanstående plan löper på tio år vilket betyder att gallring kan genomföras först efter det att tio hela kalenderår har gått. All digital information i journalsystem får sparas av verksamheterna till dess att den levereras för slutarkivering. Gallring utförs vid leverans till Landstingsarkivet.

Gallring av bilder och röntgen Definitioner 2 (6) ilder (fotografier, diabilder och negativ) Med ilder avses vårdrelaterade bilder/fotografier/bilddiagnostik som har tagits vid utvärtes eller invärtes undersökningar med apparatur som inte inbegriper strålning eller elektromagnetiska fält. En bild kan alltså dokumentera utvärtes skador så som hudförändringar, eller invärtes undersökningar som utförs med t.ex. endoskop. Röntgenbilder och annan bilddiagnostik Med Röntgenbilder och annan bilddiagnostik avses invärtes bilder/fotografier/bilddiagnostik som tagits med röntgenstrålning eller elektromagnetiska fält. Det kan exempelvis röra sig om magnetröntgen, angiografi eller ultraljud. Röntgenbilder och annan bilddiagnostik benämns fortsättningsvis bilder. Skäl för gallring 1) Digitala bilder lagras i system utan direkt koppling till journalsystemen (lagras ofta enligt datum för fototillfället) vilket gör att kopplingen mellan vårdtillfälle och bildtillfälle saknas eller är bristfällig. 2) ilderna är ofta lagrade i icke arkivgodkända format. En konvertering till arkivgodkända format skulle generera enorma mängder data samt vara tidskrävande och kostsamt. 3) Vården rensar inte bort arbetsmaterial och övertaliga kopior, eller märker upp vilka bilder som är att betrakta som journalmaterial. Detta resulterar i att mycket stora volymer bilder lagras i systemen. Att bevara ett urval av bilderna skulle vara mycket tidskrävande. 4) Journalhandlingar får enligt Patientdatalagens 3 kap. 17 gallras efter 10 år. 5) Information om vad som sker vid vårdtillfället dokumenteras i patientens journal. Om bilderna utgör underlag till ett remissvar/utlåtande bevaras utlåtandet. Detta torde vara tillräckligt för patientens framtida vård och behandling. edömning utifrån arkivlagen Verksamhetens behov: Enligt Patientdatalagens 3 kap. 17 ska journalhandlingar sparas i minst 10 år från det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Har vårdgivarna en pågående kontakt med patienten gallras inte bilderna. ilderna gallras vid leverans av journaldata till Landstingsarkivet vilket får ske först 10 år efter det att vårdkontakten avslutats. Verksamhetens behov får därmed anses vara tillgodosett. Rättskipningens behov: Det rättsliga behovet av bilderna är framförallt kopplat till felbehandling av patienter eller till utredningar i brottmål. Preskriptionstiden för felbehandling är tre år. Preskriptionstiden för exempelvis misshandels- eller våldtäktsbrott kan variera, men en polisutredning gällande sådana brott torde ha påbörjats tidigare än 10 år efter att brottet ägde rum. Därför får rättskipningens behov anses vara tillgodosett.

3 (6) Forskningens behov: Information om patientens vård och behandling dokumenteras i respektive patients journal. Vårdgivarna får spara bilder under längre tid än 10 år för forskningsändamål, men bilderna ska inte levereras som en del av patientjournalen till Landstingsarkivet för slutarkivering. I och med att information om vården och behandlingen finns dokumenterad i respektive patients journal, och att vårdgivarna kan välja att spara ett forskningsbestånd av bilderna, kan arkivlagens krav på bevarande av allmänna handlingar för forskningens behov anses vara tillgodosett även om bilderna gallras vid leverans till Landstingsarkivet. Pappersjournaler och digitala journalsystem Verksamheter som för sina journaler i digitala journalsystem hanterar till viss del även pappersjournaler. Hanteringen gäller framförallt underlag till skannade journaler, utskrifter och så kallade restjournaler. Pappersjournaler som finns vid sidan av ett digitalt journalsystem ska hanteras enligt nedan. I samband med digitalt förda journaler uppstår ofta restjournaler på papper. De ska bevaras/gallras enligt bevarande- och gallringsplanen för vårdhandlingar, föreskrift 11 LA 2013-3556. Pappersunderlag till inskannade journaler gallras efter det att uppgifterna kontrollerats och under förutsättning att långtidslagringen är godkänd av Landstingsarkivet. Om uppgifter från ett pappersunderlag skrivs in i den digitalt förda journalen ska pappersunderlaget gallras. Utskrifter från andra vårdgivares journalsystem räknas som journalkopior och gallras vid inaktualitet. Utskrifter ur det egna journalsystemet gallras vid inaktualitet. Skanna inte in utskrifter ur det egna systemet. Åtkomst- och ändringsloggar Enligt 2 kap 11 SOSFS 2008:14 ska vissa uppgifter om vem som haft åtkomst till ett journalsystem loggas elektroniskt. Loggen ska även innehålla uppgifter om vilken information en viss användare läst eller ändrat. Loggningen görs för att man i efterhand ska kunna kontrollera att känsliga personuppgifter inte behandlats på ett sätt som strider mot patientdatalagen. Åtkomst- och ändringsloggar har en gallringsfrist på tio år. Landstingsarkivet tar inte emot åtkomst- och ändringsloggar för slutarkivering. När ett system avvecklas ska loggarna sparas i tio år hos vårdgivaren. Förvaltning av bevarande- och gallringsplanen evarande- och gallringsplanen förvaltas av Landstingsarkivet som regelbundet följer upp och reviderar planen. Det finns en förvaltare för planen. Kontaktuppgifter till förvaltaren finns på www.landstingsarkivetstockholm.se.

4 (6) Mer information För mer information om gallring, allmänna handlingar, lagringsmedia, format och framställning, samt hantering och förvaring av arkiv m.m. hänvisas till www.landstingsarkivetstockholm.se. Vid frågor går det bra att kontakta din verksamhets tillsynsarkivarie eller bevarande- och gallringsplanens förvaltare.

5 (6) Sökrubrik Nivå 1 /G Nivå 2 /G Mottagningsanteckning /G ilder mappas mot gallras (MOT)* Inskrivningsanteckning /G ilder mappas mot gallras (INT) Operationsberättelse /G ilder mappas mot gallras (OP) Övriga anteckningar /G ilder mappas mot gallras (OANT)* Slutanteckning (SLA) /G ilder mappas mot gallras Journalkopia från annan G vårdgivare (KOPIA) Övrig multimedia G (MULTI) Klinisk kemi lablista (KEM_LIST)* Klinisk mikrobiologi (MIKRO)* Klinisk immunologi (IMUN)* Klinisk patologi/cytologi /G ilder mappas mot gallras (PAT) EKG (EKG)* Röntgen (RTG)* /G Utlåtanden mappas mot bevaras. Röntgenbilder och ultraljudsbilder Övrig remiss och svar (ROSOV)* /G mappas mot gallras. ilder mappas mot gallras Mätvärde (MV)* /G Poster upprättade av nedanstående befattningar gallras: Mätvärden från operation, anestesi, IVA (MVOAI) Arbetsterapeut Logoped Sjukgymnast/fysioterapeut

6 (6) Sökrubrik Nivå 1 /G Nivå 2 /G rev och intyg (OI) /G Varje post som mappas mot sökrubriken brev och intyg (OI) måste även mappas mot en gallringsmarkering (se leveransspecifikationen). Urvalslistan nedan anger vilka typer av brev och intyg som ska mappas mot bevaras, övriga brev och intyg mappas mot gallras. Anmälningar enligt Socialtjänstlagen Ansökningar om abort efter utgången av 18:e graviditetsveckan eslut från Socialstyrelsen om abort eslut om tvångsåtgärder (som inte är beslut enligt LVM, LPT och LVU) eslut om vårdinsats/behandling Canceranmälningar Domar, polisrapporter, förundersökningar rörande t.ex. tvångsvård Dödsbevis Dödsorsaksintyg Egenbedömningar/frågeformulär God man/förmyndare/förvaltare, förordnande av Intyg enligt SOSFS 2005:29(M) Intyg om övertagande av behandlingsansvar enligt Smittskyddslagen Intyg till försäkringsbolag Intyg till försäkringskassa Intyg till socialtjänst Journalbeställningar/rekvisitioner/förfrågningar, inkomna Korrespondens, mellan patient och vårdgivare eller mellan två vårdgivare, rörande patientens behandling Kunskapsprov och tester Medgivanden/samtycken/fullmakter från patient Medicinskt underlag fr o m dag 28 FKF 7262, blanketter Patient/anhöriginformation, undertecknad Rättsintyg Släktöversikter Smittspårningshandlingar Vårdplaneringskonferenser, dokumentation av Varning (VARN) Ostrukturerad information gallras. Kan man inte säkerställa vilken typ av information ett brev eller intyg innehåller mappas den mot gallras. Läkemedel (LKM) Oklassificerad G journalhandling (OKL) Forskning (FORSK) /G ilder mappas mot gallras Åtgärd enligt LVM, LPT, LVU mm. (LVX) *evarande- och gallringsplanen inom sökrubriken (nivå 2) kan komma att uppdateras, utredning pågår.