Sidan 1 av 6 Landstingsarkivet Föreskrift nr. 13 LA 2015-0109 Version 2 evarande- och gallringsplan för digital journalinformation Omfattning och avgränsning Detta är en bevarande- och gallringsplan för digital journalinformation inom Stockholms läns landsting. Planen är generell och kan användas av den hälso- och sjukvård och tandvård som tillhör Stockholms läns landsting. Planen omfattar journalinformation i digitala system som slutarkiveras hos Landstingsarkivet. Planen tar inte upp vårdhandlingar i pappersformat. Målgrupp Personal inom Stockholms läns landsting, oavsett yrkestillhörighet, som hanterar digital journalinformation som slutarkiveras digitalt. Tidsperiod evarande- och gallringsplanen gäller retroaktivt från och med 2013-04-04 och ersätter: LA 2012-7213 evarande- och gallringsplan för vårdhandlingar inkomna/upprättade fr.o.m. 2008-07-01 version 3 Om verksamheten redan påbörjat ett ordnings- och gallringsarbete enligt ovanstående bevarande- och gallringsplan ska man slutföra arbetet enligt den planen. Detta gäller leveransprojekt som påbörjats senast 2013-05-20. evarande- och gallringsplanens upplägg Planens struktur bygger på de sökrubriker som finns i SLL e-arkiv Leveransspecifikation Patientjournalsystem. Vilken information som bevaras eller gallras bestäms utifrån den sökrubrik som journalinformationen mappats mot. Sökrubrikerna listas i planens vänstra kolumn. I mittenkolumnen, /G nivå 1, anges om sökrubriken bevaras () eller gallras (G) i sin helhet eller om vissa delar av sökrubriken gallras (/G). I kolumnen till höger, /G nivå 2, anges vilka delar som ska gallras för de sökrubriker som kategoriserats som (/G) i nivå 1. evara Innebär att informationen ska sparas för all framtid. Gallra Innebär att informationen ska förstöras. Gallringsfrister Den tid som ska ha förflutit från det att informationen färdigställts till det att den får gallras. Gallringsfristen i nedanstående plan löper på tio år vilket betyder att gallring kan genomföras först efter det att tio hela kalenderår har gått. All digital information i journalsystem får sparas av verksamheterna till dess att den levereras för slutarkivering. Gallring utförs vid leverans till Landstingsarkivet.
Gallring av bilder och röntgen Definitioner 2 (6) ilder (fotografier, diabilder och negativ) Med ilder avses vårdrelaterade bilder/fotografier/bilddiagnostik som har tagits vid utvärtes eller invärtes undersökningar med apparatur som inte inbegriper strålning eller elektromagnetiska fält. En bild kan alltså dokumentera utvärtes skador så som hudförändringar, eller invärtes undersökningar som utförs med t.ex. endoskop. Röntgenbilder och annan bilddiagnostik Med Röntgenbilder och annan bilddiagnostik avses invärtes bilder/fotografier/bilddiagnostik som tagits med röntgenstrålning eller elektromagnetiska fält. Det kan exempelvis röra sig om magnetröntgen, angiografi eller ultraljud. Röntgenbilder och annan bilddiagnostik benämns fortsättningsvis bilder. Skäl för gallring 1) Digitala bilder lagras i system utan direkt koppling till journalsystemen (lagras ofta enligt datum för fototillfället) vilket gör att kopplingen mellan vårdtillfälle och bildtillfälle saknas eller är bristfällig. 2) ilderna är ofta lagrade i icke arkivgodkända format. En konvertering till arkivgodkända format skulle generera enorma mängder data samt vara tidskrävande och kostsamt. 3) Vården rensar inte bort arbetsmaterial och övertaliga kopior, eller märker upp vilka bilder som är att betrakta som journalmaterial. Detta resulterar i att mycket stora volymer bilder lagras i systemen. Att bevara ett urval av bilderna skulle vara mycket tidskrävande. 4) Journalhandlingar får enligt Patientdatalagens 3 kap. 17 gallras efter 10 år. 5) Information om vad som sker vid vårdtillfället dokumenteras i patientens journal. Om bilderna utgör underlag till ett remissvar/utlåtande bevaras utlåtandet. Detta torde vara tillräckligt för patientens framtida vård och behandling. edömning utifrån arkivlagen Verksamhetens behov: Enligt Patientdatalagens 3 kap. 17 ska journalhandlingar sparas i minst 10 år från det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Har vårdgivarna en pågående kontakt med patienten gallras inte bilderna. ilderna gallras vid leverans av journaldata till Landstingsarkivet vilket får ske först 10 år efter det att vårdkontakten avslutats. Verksamhetens behov får därmed anses vara tillgodosett. Rättskipningens behov: Det rättsliga behovet av bilderna är framförallt kopplat till felbehandling av patienter eller till utredningar i brottmål. Preskriptionstiden för felbehandling är tre år. Preskriptionstiden för exempelvis misshandels- eller våldtäktsbrott kan variera, men en polisutredning gällande sådana brott torde ha påbörjats tidigare än 10 år efter att brottet ägde rum. Därför får rättskipningens behov anses vara tillgodosett.
3 (6) Forskningens behov: Information om patientens vård och behandling dokumenteras i respektive patients journal. Vårdgivarna får spara bilder under längre tid än 10 år för forskningsändamål, men bilderna ska inte levereras som en del av patientjournalen till Landstingsarkivet för slutarkivering. I och med att information om vården och behandlingen finns dokumenterad i respektive patients journal, och att vårdgivarna kan välja att spara ett forskningsbestånd av bilderna, kan arkivlagens krav på bevarande av allmänna handlingar för forskningens behov anses vara tillgodosett även om bilderna gallras vid leverans till Landstingsarkivet. Pappersjournaler och digitala journalsystem Verksamheter som för sina journaler i digitala journalsystem hanterar till viss del även pappersjournaler. Hanteringen gäller framförallt underlag till skannade journaler, utskrifter och så kallade restjournaler. Pappersjournaler som finns vid sidan av ett digitalt journalsystem ska hanteras enligt nedan. I samband med digitalt förda journaler uppstår ofta restjournaler på papper. De ska bevaras/gallras enligt bevarande- och gallringsplanen för vårdhandlingar, föreskrift 11 LA 2013-3556. Pappersunderlag till inskannade journaler gallras efter det att uppgifterna kontrollerats och under förutsättning att långtidslagringen är godkänd av Landstingsarkivet. Om uppgifter från ett pappersunderlag skrivs in i den digitalt förda journalen ska pappersunderlaget gallras. Utskrifter från andra vårdgivares journalsystem räknas som journalkopior och gallras vid inaktualitet. Utskrifter ur det egna journalsystemet gallras vid inaktualitet. Skanna inte in utskrifter ur det egna systemet. Åtkomst- och ändringsloggar Enligt 2 kap 11 SOSFS 2008:14 ska vissa uppgifter om vem som haft åtkomst till ett journalsystem loggas elektroniskt. Loggen ska även innehålla uppgifter om vilken information en viss användare läst eller ändrat. Loggningen görs för att man i efterhand ska kunna kontrollera att känsliga personuppgifter inte behandlats på ett sätt som strider mot patientdatalagen. Åtkomst- och ändringsloggar har en gallringsfrist på tio år. Landstingsarkivet tar inte emot åtkomst- och ändringsloggar för slutarkivering. När ett system avvecklas ska loggarna sparas i tio år hos vårdgivaren. Förvaltning av bevarande- och gallringsplanen evarande- och gallringsplanen förvaltas av Landstingsarkivet som regelbundet följer upp och reviderar planen. Det finns en förvaltare för planen. Kontaktuppgifter till förvaltaren finns på www.landstingsarkivetstockholm.se.
4 (6) Mer information För mer information om gallring, allmänna handlingar, lagringsmedia, format och framställning, samt hantering och förvaring av arkiv m.m. hänvisas till www.landstingsarkivetstockholm.se. Vid frågor går det bra att kontakta din verksamhets tillsynsarkivarie eller bevarande- och gallringsplanens förvaltare.
5 (6) Sökrubrik Nivå 1 /G Nivå 2 /G Mottagningsanteckning /G ilder mappas mot gallras (MOT)* Inskrivningsanteckning /G ilder mappas mot gallras (INT) Operationsberättelse /G ilder mappas mot gallras (OP) Övriga anteckningar /G ilder mappas mot gallras (OANT)* Slutanteckning (SLA) /G ilder mappas mot gallras Journalkopia från annan G vårdgivare (KOPIA) Övrig multimedia G (MULTI) Klinisk kemi lablista (KEM_LIST)* Klinisk mikrobiologi (MIKRO)* Klinisk immunologi (IMUN)* Klinisk patologi/cytologi /G ilder mappas mot gallras (PAT) EKG (EKG)* Röntgen (RTG)* /G Utlåtanden mappas mot bevaras. Röntgenbilder och ultraljudsbilder Övrig remiss och svar (ROSOV)* /G mappas mot gallras. ilder mappas mot gallras Mätvärde (MV)* /G Poster upprättade av nedanstående befattningar gallras: Mätvärden från operation, anestesi, IVA (MVOAI) Arbetsterapeut Logoped Sjukgymnast/fysioterapeut
6 (6) Sökrubrik Nivå 1 /G Nivå 2 /G rev och intyg (OI) /G Varje post som mappas mot sökrubriken brev och intyg (OI) måste även mappas mot en gallringsmarkering (se leveransspecifikationen). Urvalslistan nedan anger vilka typer av brev och intyg som ska mappas mot bevaras, övriga brev och intyg mappas mot gallras. Anmälningar enligt Socialtjänstlagen Ansökningar om abort efter utgången av 18:e graviditetsveckan eslut från Socialstyrelsen om abort eslut om tvångsåtgärder (som inte är beslut enligt LVM, LPT och LVU) eslut om vårdinsats/behandling Canceranmälningar Domar, polisrapporter, förundersökningar rörande t.ex. tvångsvård Dödsbevis Dödsorsaksintyg Egenbedömningar/frågeformulär God man/förmyndare/förvaltare, förordnande av Intyg enligt SOSFS 2005:29(M) Intyg om övertagande av behandlingsansvar enligt Smittskyddslagen Intyg till försäkringsbolag Intyg till försäkringskassa Intyg till socialtjänst Journalbeställningar/rekvisitioner/förfrågningar, inkomna Korrespondens, mellan patient och vårdgivare eller mellan två vårdgivare, rörande patientens behandling Kunskapsprov och tester Medgivanden/samtycken/fullmakter från patient Medicinskt underlag fr o m dag 28 FKF 7262, blanketter Patient/anhöriginformation, undertecknad Rättsintyg Släktöversikter Smittspårningshandlingar Vårdplaneringskonferenser, dokumentation av Varning (VARN) Ostrukturerad information gallras. Kan man inte säkerställa vilken typ av information ett brev eller intyg innehåller mappas den mot gallras. Läkemedel (LKM) Oklassificerad G journalhandling (OKL) Forskning (FORSK) /G ilder mappas mot gallras Åtgärd enligt LVM, LPT, LVU mm. (LVX) *evarande- och gallringsplanen inom sökrubriken (nivå 2) kan komma att uppdateras, utredning pågår.