1 (8) Kommuninvest i Sverige AB
2 (7) Innehållsförteckning 1 Inledning 3 2 ns syfte 3 3 Rekrytering 3 4 Anställningsvillkor 3 5 Pensionsvillkor 3 6 Introduktion 5 7 Medarbetarsamtal 5 8 Lönesamtal 5 9 Arbetstid 5 10 Mångfald 6 11 Kompetensutveckling 6 12 Rehabilitering 6 13 Kränkande särbehandling (mobbning) 6 14 Chefensroll 6 15 Medarbetarskap 6 16 Uppvaktning 7 17 Ledigheter 7 18 Belöning 7 19 Avslut av anställningen 7
3 (7) 1 Inledning I denna instruktion har styrelsen angivit övergripande riktlinjer för arbetet inom personalområdet. 2 ns syfte Syftet med personalpolicyn är att följa gällande lagstiftning och kollektivavtal inom personalområdet. Vidare är syftet att säkerställa att arbetet inom personalområdet sker i enlighet med våra värderingar samt att vara bidragande till att uppnå vår vision och mål. 3 Rekrytering Rekrytering ska alltid styras av bolagets behov och ske efter analys av vilka krav som kommer att ställas på sökanden, både vid rekryteringen och i framtiden. Vid all rekrytering ska arbetsgruppens resurser och önskemål tas tillvara så långt möjligt. Medarbetarna i arbetsgruppen bör alltid få möjlighet att delta i utformandet av kravprofil etc. För att uppnå öppenhet vid rekryteringen, ska alla lediga tjänster utannonseras på bolagets hemsida och i andra lämpliga media. Tillsättning av en tjänst utan annonsering, direktförordnande, ska i möjligaste mån undvikas. 4 Anställningsvillkor Anställningsvillkoren ska uppmuntra till arbetsinsatser som leder till hög grad av måluppfyllelse. Lönerna ska vara marknadsanpassade, dock inte löneledande, och individuellt anpassade för att attrahera, behålla och motivera de bästa medarbetarna på marknaden. Bolaget använder sig av fast månadslön. Av instruktionen för den verkställande direktören, A.02.00.00, framgår att styrelsen beslutar i vissa personal- och ersättningsfrågor. Lönepolitiken ska bidra till att medarbetarna vill utveckla sitt kunnande och därmed åta sig mer krävande arbetsuppgifter. Vidare ska lönepolitiken skapa förutsättningar för en tydlig styrning mot både kort- och långsiktigt sund verksamhet samt ökad tillväxt. Engagemang och resultat är viktiga beståndsdelar i lönebildningen som ska beaktas särskilt då den årliga lönerevisionen genomförs. Måluppfyllelsen på såväl individ- och gruppnivå som på bolagsnivå är andra faktorer som ska vägas in. 5 Pensionsvillkor Bolaget har kollektivavtal och följer därmed ITPs bestämmelser.
4 (7) Det finns idag två pensionsplaner inom ITP. ITP2 som omfattar anställda födda 1978 eller tidigare. ITP2 är förmånsbestämd vilket innebär att förmånen, en procent av lön, är känd men inte den framtida lönen den ska beräknas på. ITP1 som tillkom 1 juli 2007 omfattar anställda födda 1979 eller senare. ITP1 är premiebestämd vilket innebär att premien är känd men inte utfallet som beror på framtida premier, avkastning och avgifter. ITP-avtalet ger möjlighet att erbjuda anställda med en pensionsgrundande inkomst som överstiger 10 inkomstbasbelopp alternativ ITP. Alternativ ITP ger den anställde möjlighet att utforma pensionsplanen efter sina egna behov. Nyanställd som i sin föregående anställning omfattats av alternativ ITP ska omfattas av alternativ ITP i sin anställning hos bolaget. ITP2 Ålderspension. Pensionsåldern är 65 år. Ålderspensionsförmån tjänas in från 28 års ålder. För fulltjänstetid krävs 360 månader. ITP1 Ålderspension. Pensionsåldern är 65 år. Pensionspremien betalas från och med den månad tjänstemannen fyller 25 år. Pensionen är helt premiebestämd. Premien betalas från första kronan. Det finns inget tak för lönen. Val av ITP1. Tjänstemannen har möjlighet att välja förvaltare och sparform (traditionell pensionsförsäkring eller fondförsäkring). Dock ska minst hälften av premien placeras i en traditionell pensionsförsäkring. Valcentral är Collectum. ITPK Kompletterande Ålderspension. Utöver förmånsbestämd ålderspension ITP2 betalar arbetsgivaren från 28 års ålder 2% till en kompletterande ålderspension. Val av ITPK. Medarbetaren har möjlighet att välja förvaltare och sparform (traditionell pensionsförsäkring eller fondförsäkring). Valcentral är Collectum Familjeskydd ITPK. Tjänstemannen kan välja återbetalningsskydd (om den försäkrade tjänstemannen avlider betalas intjänad pension istället ut till förmånstagare) samt familjeskydd med 1, 2, 3 eller 4 prisbasbelopp som utbetalas per år i 5, 10, 15 eller 20 år vid dödsfall. Premien för familjeskyddet är åldersberoende och reducerar premien till ålderspensionen Valcentral är Collectum. LÖNEVÄXLING TILL PENSION Avdraget för privat pensionssparande är begränsat. Företaget ger därför de anställda möjlighet att på ett förmånligt sätt förstärka sin pension genom så kallad löneväxling (avstående av bruttolön till förmån för pension). Möjligheten att välja, ändra eller att återgå till att lyfta lön, ges den anställde en gång om året i samband med lönerevision.
5 (7) En förutsättning för löneväxling till tjänstepensionsförsäkring är att premien för försäkringen är avdragsgill för företaget enligt inkomstskattelagen. Löneväxling ska göras skriftligen och undertecknas av den anställde. RÅDGIVNING Rådgivning och tecknande av försäkring vid löneväxling till pension görs genom bolagets pensionskonsult. Rådgivningen ska innefatta fördelar och nackdelar med löneväxling till pension samt jämförelse mellan försäkringsbolag, försäkringslösning, förvaltning/placering. Bolaget betalar kostnaderna i samband med rådgivning. 6 Introduktion Varje ny medarbetare ska få en introduktion som ska ge medarbetaren förutsättningar att utföra ett bra arbete och underlätta anpassningen till den nya arbetsplatsen. Introduktionen ska så långt möjligt anpassas till den enskildes behov. Introduktion kan erbjudas de medarbetare som har varit frånvarande under en längre tid på grund av exempelvis föräldraledighet eller sjukdom. 7 Medarbetarsamtal Medarbetarsamtalet ska syfta till att förbättra kommunikationen mellan medarbetaren och chef samt att kartlägga möjligheter och utvecklingsområden för medarbetaren. Det är också en hjälp för bolaget att tydliggöra verksamhetens förutsättningar och mål. Medarbetarsamtalen initieras av chefen och ska följa en beslutad struktur. Medarbetarsamtal ska hållas minst två gånger per år samt däremellan kontinuerligt följas upp. 8 Lönesamtal Lönesättande samtal är en möjlighet såväl för bolaget som för medarbetaren att följa upp de överenskomna målen på individnivå. Samtalet ska följa en beslutad struktur och genomföras årligen. Samtalet vara både tillbakablickande och ta avstamp i måluppfyllelsen av de överenskomna målen mellan chef och medarbetare. 9 Arbetstid Medarbetarna ska om möjligt erbjudas heltidsanställning. Förläggning av arbetstid samt eventuell nedsättning av arbetstid ska så långt möjligt anpassas till medarbetarens önskemål men det är alltid verksamhetens krav som avgör hur långt önskemålen kan tillgodoses.
6 (7) 10 Mångfald Bolaget ska ha en organisation och attityd som präglas av jämställdhet och mångfald. Vikt ska läggas vid att attrahera, behålla och utveckla alla duktiga medarbetare oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, ålder, funktionshinder, sexuell läggning eller könsöverskridande identitet. 11 Kompetensutveckling Verksamheten bygger på medarbetarnas samlade kompetens. Medarbetarnas kompetens ska därför utvecklas i den takt och på det sätt som krävs för att möta bolagets framtida utmaningar och behov. 12 Rehabilitering Rehabilitering ska syfta till att en medarbetare så fort som möjligt kan återgå i arbete, på heleller deltid. Det är närmaste chef som ansvarar för att en rehabiliteringsprocess genomförs det är också medarbetarens ansvar att delta i rehabiliteringsarbetet. 13 Kränkande särbehandling (mobbning) Bolaget har det yttersta ansvaret för att mobbning inte förekommer. Alla medarbetare har ansvar för att rapportera beteenden som kan anses vara mobbning. Rapporteringen ska ske till närmaste chef, personalchef eller fackligt ombud. 14 Chefensroll Cheferna ska utöva ett positivt inflytande och genom inspiration och föredöme få andra att på bästa sätt utnyttja sina resurser för att nå verksamhetens mål. Ett målinriktat chefskap förutsätter förmåga att ta vara på och stimulera medarbetarnas utveckling. Utöver en god styrning av den egna verksamheten måste chefen ha ett helhetsperspektiv. 15 Medarbetarskap För alla medarbetare, inklusive chefer, gäller; - att vara tydlig i sin roll och en god förebild - att i kontakter med intressenter alltid uppträda föredömligt - att vara lojal mot fastställda mål och fattade beslut - att vara mål- och resultatinriktade med förmåga till helhetssyn - att löpande vara omvärldsorienterad - att skapa goda förutsättningar för ett utvecklande klimat
7 (7) - att uppmuntra och stödja kollegor i deras utveckling - att klargöra förväntningar på såväl kollegor som chefer - att respektera varandras roller och uppgifter - att lyssna, kommunicera, informera och vara kreativt ifrågasättande samt stå upp för en positiv människosyn som innebär att alla människor vill och kan utvecklas - att konstruktivt påtala eventuella missförhållanden 16 Uppvaktning Kommuninvest uppvaktar sina medarbetare på 50- eller 60-årsdagar samt vid pensionsavgång. Gåvor i samband med uppvaktning ska alltid rymmas inom Skatteverkets regler för uppvaktning. 17 Ledigheter Utöver ledigheter som regleras i lag eller avtal ska bolaget pröva medarbetares önskemål om ledighet mot verksamhetens krav. Detta gäller oavsett om ledigheten avser heltid eller deltid och oavsett ledighetens art eller längd. 18 Belöning Belöning ska hanteras med mycket stor restriktivitet och endast användas då medarbetare har utfört en utomordentligt god prestation utöver det förväntade. Belöning utgår aldrig i form av pengar. 19 Avslut av anställningen Medarbetare som väljer att avsluta sin anställning hos bolaget ska bemötas med respekt inför kommande arbetssituation. Målet ska vara att den före detta medarbetaren även i framtiden är en god ambassadör för bolaget. Vid uppsägning från medarbetarens sida ska en strukturerad avgångsintervju genomföras. Avgånsintervjun hålls av personalchefen. Vid uppsägning från arbetsgivarens sida ska den anställde kunna erbjudas möjlighet till karriärcoaching och karriärvägledning av ett i branschen välrenommerat företag. Den anställde ska ges möjlighet att påverka hur och när det ska informeras om att denne kommer avsluta sin anställning. Den anställde har beslutanderätt med avseende på hur denne vill lämna kontoret sin sista dag i anställning, medverkan i avtackning etc.