Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden



Relevanta dokument
Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden

Dnr DSN Dpl. Dpl sid 1 (5) T IT-enhetenn. Inledning. servicenämnden. ka kommuner. Till grund. utveckling. karlstad.se

Granskning av drifts- och servicenämnden. Karlstads kommun

Verksamhetsplan med aktiviteter drifts- och servicenämnd 2014

En gemensam e-tjänsteplattform i Värmland drifts- och servicenämnden

Verksamhetsplan 2017 Drifts- och servicenämnden

Xmentor Management DIGITALA VÄRMLAND. Offentlig chef 18 januari Inge Hansson, managementkonsult

Handlingsplan 2013 ETT GEMENSAMT E-SAMHÄLLE I VÄRMLAND

Reglemente för hjälpmedelsnämnden i Värmland

Gemensam IT-nämnd för Värmland

Ansvarsutövande Gemensam nämnd för drift av personalsystem

REVISIONSBERÄTTELSE FÖR FORSHAGA KOMMUN 2018

Nytt samverkansavtal och ändrat reglemente för gemensam drifts-och servicenämnd med anledning av landstinget i Värmlands ansökan om deltagande

Onsdag den 13 maj 2015 kl Arnön, KCCC. Åsa Johansson. Patrik Fornander (M) Linda Larsson (S) ANSLAG/BEVIS

Per-Erik Karlsson Projektledare. Charotta Bodin Projektledare.

Tid och plats Fredag den 26 januari 2018, kl Arnön, Karlstad CCC Mötet ajourneras kl

Granskning av Samordningsförbundet i Ånge Revisionsrapport. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Framtida organisering och finansiering av kollektivtrafiken i Värmland Remiss och inriktning fortsatt arbete

Hjälpmedelsnämnden i Värmland

Det ska bli bättre att vara medborgare i Värmlands kommuner

Nämndplan Hjälpmedelsnämnden

Granskning av Samordningsförbundet i Örnsköldsvik Revisionsrapport. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

MEDBORGARFOKUS. Bakgrund. Anmälan/Ansökning. Medborgare. Status pågående ärenden. Föreningar. - Inkommet - Registrerat - Under handläggning - Beslutat

Granskning av Samordningsförbundet i Kramfors Revisionsrapport. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

EN SAMMANTAGEN BILD AV DET KOMMUNALA VÄRMLANDS DIGITALISERING OLOF JOHANNESSON

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll

Tid och plats Torsdag den 31 januari 2019, kl Gustav, Karlstad CCC

Förbundsordning för Region Värmland

Granskning av delårsrapport 2017

Från utgör kommunalförbundet även regional kollektivtrafikmyndighet enligt lag om kollektivtrafik (2010:1065)

Kommunstyrelsen. Ärende 12

HAMMARÖ KOMMUN. Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum ANSLAG/BEVIS. Sida (10 ) Kommunstyrelsen

Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner

Samordningsförbundet Consensus

Uppföljning av intern kontroll

Intern kontroll och attester

Revisionssamverkan i Värmland - Hennickehammarnätverket

Verksamhetsberättelse 2016 Drifts- och servicenämnden

En digital agenda för Värmland

Intern kontroll och riskbedömningar. Sollefteå kommun

Roy Pettersson, Arvika, ersättare Bengt Epperlein, Förvaltningschef, sekreterare Ingrid Tidemalm, föredragande verksamhetsberättelse

Fredag den 2 juni 2017 kl Arnön, Karlstad CCC ANSLAG/BEVIS. Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner

Företagsamheten 2017 Värmlands län

IT-Policy för Tanums kommun. ver 1.0. Antagen av Kommunfullmäktige

Digitalisering- genom samverkan

Kommuner, landsting och regioner har en nyckelroll i (e)samhället

Delårsbokslut och uppföljning av verksamhetsplan 2017 Drifts- och servicenämnden

Samordningsförbundet Pyramis

Granskning av Intern kontroll

Sammanträdesdatum Val av två justerare samt tillkännagivande av tid och plats för justering

Bilaga 1: Utvärdering av länsövergripande samordningsfunktion för skolhälsovården i Värmland

Samordningsförbundet Consensus

Granskning av intern kontroll

2018 bästa byggåret sedan 1992

Granskning av Kost- och servicenämndens verksamhet

Revisionsberättelse för år 2011

Granskning av delårsrapport 2016

Fredag den 22 september 2017 kl Arnön, Karlstad CCC ANSLAG/BEVIS

Ranking 2015 Värmland

Fullgörande av verksamhetsuppdrag

Samordningsförbundet Pyramis

Sammanträdesrum Valsaren, Kulturhuset Storfors, onsdagen den 7 oktober 2015, kl Beslutande

Ansvarsutövande: Barn- och utbildningsnämnden Sundsvalls kommun

Granskning av årsredovisning 2017

Årlig granskning 2014 Kommunalförbundet Norrbottens läns kollektivtrafikmyndighet

Flytta en person i HSA Författare: smartkort@karlstad.se

Revisionsrapport Marie Lindblad Certifierad kommunal revisor ErikJansen Revisionskonsult mars 2017 pwc

Samordningsförbundet Pyramis

Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

Granskning av projekt för anläggning av ny skytteanläggning

Granskning av hjälpmedelsnämndens verksamhet under 2015

Lokalt företagsklimat Värmland 2016

Granskning av kostnämnden i Lycksele år 2016

Samordningsförbundet Activus

Samordningsförbundet Activus

Ansvarsutövande: Kommunstyrelsen Sundsvalls kommun

Granskning av delårsrapport 2017

Revisionsrapport Marie Lindblad Certifierad kommunal revisor ErikJansen Revisionskonsult mars 2017 pwc

Förslag till regional förvaltningsorganisation av ehälsa

Företagsklimatet i Storfors kommun 2017

Granskning av vård, omsorg och stöd för personer med missbruks- och beroendeproblematik

Granskning av delårsrapport

Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande aktiviteter 2012 Hammarö kommun

Revisionsrapport Avtalstrohet

Uppföljning av Nationella riktlinjer för diabetes typ 1

Granskning av delårsrapport

Förbundsordning för Värmlands Läns Kalkningsförbund

Revisionsrapport Revision 2012 Samordningsförbundet Activus Linda Marklund Per Ståhlberg

Fredag den 2 december 2016 kl Arnön, Karlstad CCC Mötet ajourneras kl Hans Jildesten ANSLAG/BEVIS

Verksamhetsberättelse delårsbokslut augusti Kommunfullmäktige m.m. Ordförande: Ingela Gardner

Ansvarsutövande: Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration Sundsvalls kommun

Granskning av delårsrapport 2016

Lokal Oden, landstingshuset i Karlstad

Företagsklimatet i Årjängs kommun 2017

Granskning av Kost- och servicenämndens verksamhet under 2016

Granskning av delårsrapport 2016

Granskning av delårsrapport

Granskning av delårs- rapport 2012

Granskning av delårsrapport

Fredag den 27 januari 2017 kl Sandbäcken, Scandic Klarälven. Per Lawén ANSLAG/BEVIS

Transkript:

Revisionsrapport Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden Karlstads kommun Maria Jäger Cert. kommunal revisor Remmi Gimborn

Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 1 Inledning... 2 Syfte och metod... 2 Bakgrund... 2 Granskningsresultat... 3 Bedrivs verksamhet i enlighet med mål och riktlinjer?... 3 Upplevs organisationen som ändamålsenlig?... 5 Information om utveckling av verksamhet och ekonomi?... 6 Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden?... 6 Karlstads kommun

Sammanfattande bedömning På uppdrag av revisorerna i Karlstads kommun har Kommunal Sektor inom gjort en granskning av drifts- och servicenämndens verksamhet under 2014. Granskningens syfte är att ge svar på revisionsfrågan om det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom drifts- och servicenämndens ansvarsområde. Av verksamhetsplanen framgår ett antal aktiviteter som ska göras under 2014 eller som planeras under 2014-2015. Den gemensamma driften innebär besparingar för samtliga deltagande kommuner. Vi gör bedömningen att drifts- och servicenämndens verksamhet bedrivs i enlighet med övergripande mål och riktlinjer. Vi bedömer att det finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet. Nämnden får någon form av redovisning av verksamhetens utveckling vid varje sammanträde. Nämnden har fått information om den ekonomiska utvecklingen under fyra av fem sammanträden. Vi bedömer att nämnden får tillräcklig information under pågående verksamhetsår. Representanter för de kommuner som ingår i den gemensamma nämnden har, med undantag för Torsby kommun, deltagit vid alla eller övervägande delen av nämndens sammanträden under 2014. Den samlade bedömningen är att det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom drifts- och servicenämndens ansvarsområde. Utifrån våra erfarenheter i granskningen lämnar vi följande rekommendationer: För att säkerställa nämndens styrning mot verksamhetens mål rekommenderar vi att nämnden följer upp verksamhetsplanen under året och utvärderar målen i samband med årsredovisningens upprättande. Revisorerna i Torsby kommun bör göra kommunstyrelsen och kommunfullmäktige uppmärksamma på att de inte är representerade på avsett sätt i den gemensamma nämnden. Karlstads kommun 1 av 7

Inledning Samtliga kommuner i Värmland ingår fr o m 2010 i en gemensam drifts- och servicenämnd. Karlstads kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden. En gemensam nämnd ska enligt kommunallagen granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Eftersom Karlstads kommun är värdkommun gör Karlstads kommunrevisorer en granskning som delges revisorerna i övriga kommuner. Revisorerna i samtliga kommuner som ingår i den gemensamma nämnden ska uttala sig i frågan om de tillstyrker ansvarsfrihet för den gemensamma nämnden och för den ledamot som är utsedd från respektive kommun. På uppdrag av revisorerna i Karlstads kommun har Kommunal Sektor inom gjort en granskning av drifts- och servicenämndens verksamhet under 2014. Granskningen är ett resultat av revisorernas riskanalys. Syfte och metod Granskningens syfte är att ge svar på revisionsfrågan om det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom drifts- och servicenämndens ansvarsområde. Granskningen genomförs genom intervju med IT-chefen i Karlstads kommun och genom dokumentstudier. Revisionskriterier Drifts- och servicenämndens reglemente, samverkansavtal, verksamhetsplan, årsredovisning och protokoll. Följande kontrollmål ska besvaras: Bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som fastställts för drifts- och servicenämnden? Finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet? Får drifts- och servicenämnden tillräcklig information om utvecklingen av verksamhet och ekonomi under pågående verksamhetsår? Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Bakgrund Syftet med den gemensamma drifts- och servicenämnden är att skapa nya möjligheter för samordning inom länet. Samverkan ska leda till att de ekonomiska resurserna används på ett mer effektivt sätt. Drifts- och servicenämndens vision och ledstjärnor är att skapa möjligheter till samordning inom länet. Erfarenheter från tidigare IT-samverkan i länet visar att det generellt sett innebär kostnadsbesparingar på både kort och lång sikt. Genom att samverka kan kommunerna använda befintliga resurser på ett mer Karlstads kommun 2 av 7

kostnadseffektivt sätt samtidigt som kvaliteten i verksamheten och möjligheterna att följa utvecklingen inom IT-området kan förbättras. Granskningsresultat Bedrivs verksamhet i enlighet med mål och riktlinjer? Drifts- och servicenämndens verksamhet regleras i nämndens reglemente 1 och samverkansavtalet 2 mellan kommunerna i den gemensamma nämnden. I nämndens reglemente framgår följande: Nämndens uppdrag är att för sådana särskilda, specificerade uppdrag bestående i drift, service, support eller samordning av upphandling av egendom, innefattande programvarulicenser och andra rättigheter, vilka uppdrag lämnats till nämnden av två eller flera samverkande parter och som nämnden accepterat genom särskilt beslut. 3 Vid nämndens första sammanträde under 2014 godkändes en verksamhetsplan med de specifika områden som nämnden fokuserade på under året samt planerade aktiviteter för 2015. Nämndens övergripande mål är: Lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt. Effektivare utnyttjande av resurser genom samverkan. Bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan. Genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om inte drift sker gemensamt. Planerad verksamhet Av verksamhetsplanen framgår ett antal aktiviteter som ska göras under 2014 eller som planeras under 2014-2015. Aktiviteterna rör bland annat att öka användningen av skolsystemen för säker åtkomst av omdömen m.m. och att erbjuda inloggning med eid för fler kommunala system. Vidare avser nämnden utreda möjligheterna för gemensam identitetshantering för att kommunerna ska kunna dela och köra samma verksamhetssystem. Nämnden planerar att utreda förutsättningarna för att avropa ett gemensamt e-arkiv för Värmlands kommuner. Man avser även fortsätta stötta kommunerna att genomföra och vara delaktig i utvecklingen eblomlådan 4 nationellt. Inom ramen för det gemensamma e-samhället i Värmland är målsättningen att Det ska bli bättre att vara medborgare i Värmland. Nämndens konkreta målsättning är att erbjuda 70 % av SKL:s rekommenderade e-tjänster. Nämnden vill utveckla e- tjänsteplattformen så att andra verksamhetsgrenar i den kommunala förvaltningen 1 Reglemente för drifts- och servicenämnden, 2009-10-05. 2 Avtal om samverkan i Gemensam Drifts- och servicenämnd, 2010-01-01. 3 Reglementet, 1. 4 eblomlådan är ett verktyg för självvärdering som utgör ett stöd för verksamhetsutveckling och digital medborgarservice. Karlstads kommun 3 av 7

som bolag och förbund omfattas. Man har även målsättningen att förbättra tillgången till mobila e-tjänster. Inom rådet CeSam Värmland, som består av e-tjänsteansvariga från alla kommuner, är en målsättning att utreda och införa Mobilt bank-id för Värmlands e- tjänster. Andra målsättningar är att förbättra lavinmeddelandefunktionen 5, marknadsföra Värmlands e-tjänster för att öka användingen, utreda förutsättningarna för e-tjänst med integration till verksamhetssystemet och införliva Hagfors kommun i e-tjänsteplattformen. Andra målsättningar är att upphandla ett kommunsammanbindande nät med en kapacitet som kan möta framtidens behov och presentera ett förslag på upphandling av en gemensam internetförbindelse. Genomförd verksamhet enligt verksamhetsberättelsen I nämndens verksamhetsberättelse läggs en tyngdpunkt vid viktigare händelser under 2014. Det nämns bland annat att Hagfors kommun integrerats inom den gemensamma e-tjänstplattformen och att den gemensamma utvecklingen av e- tjänster har fortsatt. Under året driftsattes 54 e-tjänster inom den gemensamma plattformen. Mobilt Bank-ID har införts för tjänsterna inom e-plattformen och fungerar nu som komplement till e-legitimation. Införandet av en gemensam integrationsplattform har påbörjats vilket kommer möjliggöra integration mellan system till en lägre kostnad. E-dagen genomfördes i december som planerat. SKL uppmärksammade även Värmland som ett föredöme för e-tjänster i samband med en enkätundersökning i Sveriges kommuner. Tillsammans med Länsstyrelsen i Värmland och Region Värmland har drifts- och servicenämnden tagit fram en Regional digital agenda för Värmland. Syftet med handlingsplanen är att mellan 2014-2020 tillvarata digitaliseringens möjligheter för människor och företag. Besparingar Drifts- och servicenämndens verksamhetsform har inneburit stora besparingar för medlemskommunerna. Den gemensamma driften av e-tjänster innebär att kommunerna i Värmland sammanlagt sparat ca 2 mnkr jämfört med om varje kommun hade stått för driften själva. Den gemensamma portalen för säker inloggning innebär att kostnaden totalt uppgår till 2/3-delar av vad den skulle ha varit om varje kommun stått för detta själva. Tjänsten Mobilt BankID innebär en kostnadsminskning på 204 tkr. Slutligen innebär den gemensamma integrationsplattformen besparingar på ca 1,3 mkr. Besparingar per år (tkr) Egen regi Nämndens regi Besparing Gemensam drift 2 750 779 1 971 Portal för säker inloggning 2 035 1 365 670 Mobilt BankID 245 41 204 Gemensam integrationsplattform 1 801 530 1 271 Totalt 6 831 2 715 4 116 5 En funktion som gör det möjligt att snabbt nå ut med meddelanden Karlstads kommun 4 av 7

Revisionell bedömning Vi gör bedömningen att drifts- och servicenämndens verksamhet bedrivs i enlighet med övergripande mål och riktlinjer. Vi noterar även att nämndens verksamhetsplan inte följs upp utöver verksamhetsberättelsen, där en översiktlig bild av viktigare händelser ges. Vi konstaterar att nämndens mål inte utvärderas i verksamhetsberättelsen. För att säkerställa nämndens styrning mot verksamhetens mål rekommenderar vi att nämnden följer upp verksamhetsplanen under året och utvärderar målen i samband med årsredovisningens upprättande. Upplevs organisationen som ändamålsenlig? Kärnan i drifts- och servicenämndens organisation utgörs av samverkan mellan medlemskommunerna. 2013 togs en handlingsplan för Gemensamt e-samhälle Värmland fram. Sedan handlingsplanen togs fram har formerna för samverkan vidgats. Utöver den gemensamma nämnden träffas KSO/kommunchefer en gång i månaden genom Region Värmlands försorg där bl.a. IT-frågor lyfts. IT-cheferna i Värmland träffas en gång i månaden för att diskutera aktuella frågor och fungerar i praktiken som beredande organ inför nämndssammanträden. I Cesam Värmland är ett råd som består av alla e-tjänsteansvariga i Värmland och träffas även de månadsvis för att diskutera utveckling av e-tjänster. Karlstads kommun är nämndens värdkommun. Medlemskommunerna är med och finansierar administration, lokalkostnader samt en tjänst som IT-samordnare (55 tkr/kommun och år). Utöver grundbeloppet betalar kommunerna för de IT-tjänster som de väljer att samverka kring. Under 2014 har nämnden utökat sin verksamhet genom att nya tjänster lanserats till kommunerna, 54 nya e-tjänster har driftsatts och en Regional digital agenda för Värmland har tagits fram. Karlstads kommun 5 av 7

Vid intervjun med IT-chefen för Karlstads kommun framkom det att nämnden arbetar mycket med utvecklingsfrågor ut mot kommunerna i Värmland. IT-chefen anser att nämnden har tillräckligt med resurser och en ändamålsenlig verksamhet utifrån uppdraget. De utmaningar som nämnden står inför är att införa en gemensam identitetshantering som möjliggör att kommunernas IT-system kan kommunicera med varandra och att införa automatiserade handläggningsprocesser. Det nämndes även att ett utökat samarbete med Landstinget i Värmland kan bli aktuellt under 2015. Revisionell bedömning Vi bedömer att det finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet. Nämnden har under 2014 utökat sitt uppdrag i enlighet med nämndens syfte. Information om utveckling av verksamhet och ekonomi? Året inleddes med en statusrapport för nämndens verksamhet och information om e-kontorets verksamhet. Under året har nämnden löpande informerats om olika utvecklingsprojekt inom nämndens verksamhetsområde. Det har bl.a. rört sig om en om översyn av e-tjänster inom e-hälsa, gemensamt e-samhälle, konferenser, ett pilotprojekt för gemensam identitetshantering och Regional Digital Agenda. Nämndens intäkter uppgick till 4 511 tkr under 2014 och kostnaderna uppgick till 4 536 tkr. Nämnden gick därmed med ett underskott på 25 tkr, som balanseras av ett tidigare ackumulerat överskott på 157 tkr. Nämndens underskott beror på kostnader för en nätverksdag som anordnats under hösten och för att några kommuner valt att ännu inte delta i finansieringen av två nya IT-tjänster. Nämnden fick 1,9 mnkr lägre intäkter och kostnader än budgeterat vilket beror på att färre nya IT-tjänster än budgeterat har avropats. Utöver den information som nämnden får skickas beslut tagna av nämnden till samtliga kommuner i Värmland. Revisionell bedömning Nämnden får någon form av redovisning av verksamhetens utveckling vid varje sammanträde. Nämnden har fått information om den ekonomiska utvecklingen under fyra av fem sammanträden. Vi bedömer att nämnden får tillräcklig information under pågående verksamhetsår. Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Under 2014 hade nämnden fem sammanträden. Karlstads, Arvika, Eda, Filipstads, Forshaga, Munkfors och Hammarö kommuner har varit representerade vid samtliga sammanträden. Filipstads kommun har även representerats av en ersättare vid samtliga sammanträden. Grums, Hagfors, Kristinehamn, Kils, Sunne och Årjängs kommuner har deltagit vid fyra av fem sammanträden. Storfors och Säffle har deltagit vid tre sammanträden. Torsby kommun har representerats vid ett sammanträde. Karlstads kommun 6 av 7

Revisionell bedömning Representanter för de kommuner som ingår i den gemensamma nämnden har, med undantag för Torsby kommun, deltagit vid en majoritet av nämndens sammanträden under 2014. Vi noterar att representanterna från Säffle kommun har deltagit i nämndens möten i högre grad än under föregående år. Vi konstaterar att Torsby kommun enbart representerats under ett sammanträde. Revisorerna i Torsby kommun bör göra kommunstyrelsen och kommunfullmäktige uppmärksamma på att de inte är representerade på avsett sätt i den gemensamma nämnden. 2015-02-27 Remmi Gimborn Projektledare Maria Jäger Uppdragsledare Karlstads kommun 7 av 7