Bilaga 3 Konsulter för tjänster inom IT-relaterat utvecklingsarbete Mall för ramavtal 2011-04-28 Dnr 2011/817/243 Sid. 1 (8)
SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHI bidrar till ett säkert och hållbart samhälle genom att ta fram och leverera beslutsunderlag både för allmänhet och anpassat till specifika användarbehov. En mycket stor mängd data samlas in, dygnet runt, från markstationer, ballonger, fartyg, bojar, flygplan, väderradar, satelliter och blixtlokaliseringssystem. All information från observationssystem bearbetas i kraftfulla datorer. Med avancerade beräkningsmodeller görs analyser och prognoser som bildar underlag för fortsatt arbete. SMHI tillhandahåller allmänna prognoser och varningar, kundanpassade prognoser, analyser, utredningar, statistik, utlåtanden och yttranden, klimatstudier samt forskningsuppdrag. SMHI har verksamhet på 5 platser i Sverige, och har totalt c:a 650 anställda. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida www.smhi.se. Genom upphandling har SMHI sökt konsulter för tjänster inom IT-relaterat utvecklingsarbete att avropas under perioden oktober 2011 till och med december 2013. Upphandlingen gäller enligt förfrågan tillhandahållande av konsulter med specifik kompetens som stöd för myndighetens olika funktioner i samband med underhåll och utveckling av avancerade system. SMHI har förbehållit sig rätten att teckna avtal med mer än en anbudsgivare för vart och ett kompetensområdena, s.k. parallella ramavtal. Konsulten har genom anbud erbjudit de efterfrågade tjänsterna. Parterna har enats om föreliggande icke exklusiva ramavtal. 1 Parter Köpare SMHI Organisationsnummer 202100-0696 Nedan kallad SMHI Säljare Konsultbolaget.. Organisationsnummer Nedan kallad Konsulten Dnr 2011/817/243 Sid. 2 (8)
2 Avtalsform Föreliggande avtal är ett ramavtal för avrop av konsulttjänster i enlighet med leverantörskvalificering, förfrågan och anbud. Genomförande av uppdrag sker i enlighet med specifikation i respektive avrop. SMHI har inom området slutit parallella ramavtal som resultat av den föregående upphandlingen. Detta avtal ger ingen ensamrätt för Konsulten. Avtalet definieras av följande dokument vilka gäller i angiven ordning: Detta dokument Kompetensspecifikation Allmänna villkor för konsultarbete vid SMHI Bekräftelser om avtal med underkonsulter Anbud SMHIs förfrågan Mall för avrop till löpande räkning Leveransavtal avseende konsultuppdrag med ersättning enligt bok och räkning Mall för avrop till fast pris Leveransavtal avseende konsultuppdrag med takpris 3 Giltighetstid Avtalet gäller för avrop under perioden 2011-10-03 -- 2013-12-31 med möjlighet till förlängning ytterligare två år. Avtalet gäller för uppdrag avropade inom avtalets giltighetstid även om slutförandet sker efter ovan angiven tidpunkt. Endast skriftliga tillägg till avtalet godkända av båda parterna äger giltighet. 4 Omfattning Uppdrag som omfattas av detta avtal kommer att finnas inom nedan angivna kompetensområden (numrering enligt förfrågan): 1. Användbarhet och tjänstedesign 2. Verksamhetsutveckling och strategi 3. Ledning och styrning 4. Systemutveckling/ -förvaltning Konsulten skall inom ovanstående områden kunna ställa resurser till förfogande i avrop inom de kompetensnivåer 1-5 som framgår av bilaga 2. Dnr 2011/817/243 Sid. 3 (8)
5 Resurser De personer som ställs till förfogande för genomförande av uppdrag skall uppfylla erfarenhet och kompetens enligt vad som angivits i SMHIs upphandlingsannons och förfrågan, samt Konsultens anbud inklusive bevisen för leverantörskvalificering. För uppdrag inom kompetensnivåerna 4 och 5 krävs att konsulterna har ett avtal med anbudsgivaren om anställning eller exklusivt samarbete med anbudsgivaren. Med exklusivt samarbete avses att konsulten enbart får utföra uppdrag för anbudsgivaren. Sådant avtal skall under detta avtals giltighetstid förevisas när SMHI så begär. Då ramavtalet gäller flera år kommer ett naturligt byte av konsulter under avtalstiden att kunna accepteras jämfört med de personer som ingick i referenser vid upphandlingen. Dock gäller att ersättare skall uppfylla kompetenskraven i leverantörskvalificering, förfrågan och anbud vilket Konsulten på begäran av SMHI skall verifiera innan ny konsult får nyttjas. SMHI äger rätt att häva avtalet i de fall att Konsulten inte lämnat relevant erbjudande i minst två av fem på varandra följande avropsförfrågningar. Alternativt äger SMHI rätt till ersättning av mellanskillnaden till det högre pris för dessa som nyttjande av parallellt avtal kan innebära. I händelse att avrop inte erhålles vid upprepade förfrågningar under tolv månader har Konsulten rätt att därefter avstå deltagande i avrop alternativt att häva avtalet. Konsulten får anlita underkonsult för genomförandet inom kompetensnivåerna 1-3. I de fall att underkonsult anlitas skall avtal finnas mellan denne och leverantören vari underkonsulten åläggs uppfylla villkoren i Konsultens avtal med SMHI (detta avtal). Bekräftelse om sådant avtal skall överlämnas till SMHI i samband med undertecknande av detta avtal. Sådant avtal skall under detta avtals giltighetstid förevisas när SMHI så begär. Konsulten ansvarar för underkonsults arbete såsom för eget arbete. Konsulten får inte utan medgivande från SMHI byta underkonsult. Om överenskommelse inte kan nås äger SMHI rätt att häva ramavtalet. Följande underkonsulter har avtal med Konsulten för detta: Underkonsult 1 Underkonsult 2 Dnr 2011/817/243 Sid. 4 (8)
6 Kommersiella villkor Allmänna villkor för konsultarbete vid SMHI (se bilaga 3) äger tillämplighet. För att berättiga till ersättning skall uppdrag vara av SMHI skriftligen avropat med angivande av ansvarig uppdragsgivare hos SMHI. Konsulten skall utföra uppdraget utan otillbörlig påverkan av leverantörer eller andra som kan påverka hans objektivitet samt även i övrigt iaktta god yrkessed. SMHI skall på begäran lämna den information, de uppgifter och de handlingar som SMHI förfogar över och som behövs för uppdraget. Konsulten skall rapportera utfört uppdrag på det sätt som överenskommes i avrop. Vid resursuppdrag accepterar SMHI enklare schablonmässig rapportering av utfört arbete. I samband med säkerhetsrelaterade uppdrag inom samhällsviktig verksamhet äger SMHI rätt att begära Särskild säkerhetsprövning innefattande registerkontroll hos polismyndigheten och rätt att avvisa konsult om uppgifterna är graverande för deltagande i aktuellt uppdrag Tecknande av särskilt säkerhetsskyddsavtal I händelse att Konsulten inleder samarbete med implementerande industris intressen äger SMHI rätt att häva avtalet. Konsulten får ta emot eller inhämta direktiv för uppdraget endast av de personer SMHI anger. Resor som debiteras SMHI skall genomföras i samråd med SMHI vad avser val av färdmedel, hotell, tider etcetera så att SMHIs resepolicy inklusive relaterade miljökrav kan tillämpas. Konsulten skall utan dröjsmål skriftligen till SMHI anmäla behov av arbete som inte ingår i uppdraget eller behov av nya eller ändrade direktiv. Konsulten har endast rätt till ersättning för arbete som godkänts av SMHI. Endast skriftliga tillägg till kontraktet som är godkända av båda parterna är giltiga. Parterna förbinder sig att intill 12 månader efter slutförande av ett avrop inte anställa person hos motparten som är eller varit aktiv i aktuellt avrop. Denna bestämmelse hindrar inte part från att offentligt annonsera efter personal och att som följd av sådan process anställa person oberoende av detta villkor. Konsulten skall hålla SMHI skadelöst vad gäller alla anspråk från tredje man. Dnr 2011/817/243 Sid. 5 (8)
SMHI äger rätt att inte nyttja avtalet i det fall att Konsulten vid avropsförfrågan inte uppfyller de kvalificeringskrav som gällde för kvalificering av Konsulten vid upphandlingen. 7 Avrop Avrop från ramavtal kommer att erbjudas på följande kriterier i angiven prioritetsordning: 1. Konsults lämplighet för aktuellt uppdrag Baseras på meriter enligt uppgifter i ramavtalet 2. Möjlighet att uppfylla SMHIs aktuella tidplan SMHI äger rätt att justera tidplan i syfte att kunna nyttja mest lämpade konsult. 3. Timpris enligt ramavtalet Avrop kommer att föregås av en förfrågan där ramavtalsleverantörerna inom aktuellt kompetensområde erbjuds föreslå konsult samt bekräfta möjligheter att innehålla aktuell tidplan. Timpris utnyttjas endast för att skilja konsulter med likartad lämplighet och möjlighet att innehålla tidplan. Vid avrop inom kompetensnivå 4-5 får endast erbjudas konsulter med avtal om anställning eller exklusivt samarbete med Konsulten. Det kan förekomma arbeten som spänner över flera kompetensområden. SMHI kan därvid välja att genomföra avrop baserat på en samlad förfrågan och utvärdering för de ingående kompetensområdena. Utformning av avrop framgår i bilaga. 8 Ersättning Ersättning utges baserat på arbetad tid med ett timpris per kompetensnivå inom respektive kompetensområde. Timpriser framgår i bilaga. För utfört arbete från 2012 får arvode regleras kalenderårsvis. Timpriser får därvid regleras högst en gång per år. Ändringens storlek baseras på ändring av ABK 84. Basmånad är oktober 2011. Arvodena för påföljande år fastställes enligt ABK 84 för november innevarande år. Dock gäller att enbart 90 procent av faktisk ändring får tillgodoräknas för nytt timpris samt att nettoändringen skall vara minst 2 procent för att få genomföras. Övertidsersättning utbetalas inte. Ersättning för arbete under obekväm arbetstid utgår efter överenskommelse i förväg med SMHI och skall i så fall följa de bestämmelser som gäller för SMHIs avtal om anställningsvillkor. Dnr 2011/817/243 Sid. 6 (8)
För arbeten på SMHIs anläggningar i Norrköping, Göteborg, Malmö eller på Arlanda gäller följande ersättningar: - Reskostnader ersättes med verkliga kostnader för en resa per vecka per avrop från konsultens stationeringsort. Ersättning utgår inte för de första 50 km (av varje enkel resa) och inte för mer än 200 km (enkel resa) från/till stationeringsorten. Kostnader för resor därutöver skall vara inräknade i timpriset. - Restid ersättes inte - Logikostnader ersättes med verkliga kostnader vid sammanhängande arbeten över minst tio timmar - Traktamente ersättes enbart i samband med ersättning för logikostnader Vid genomförande av arbete i Sverige utöver ovanstående som är överenskomna med uppdragsgivaren utgår följande ersättningar - Reskostnader ersättes för verkliga kostnader. Ersättning utgår inte för de första 50 km (av varje enkel resa) från/till stationeringsorten. - Restid ersättes med 50 procent av normalt timarvode - Logikostnader ersättes med verkliga kostnader - Traktamente ersättes med avdragsgilla belopp enligt Skatteverkets bestämmelser Vid genomförande av arbete utanför Sverige som är överenskomna med uppdragsgivaren utgår ersättning för verifierade rese-, logi- och traktamentskostnader enligt Skatteverkets riktlinjer. Fakturering får ske månadsvis i efterskott av utfört arbete. Inga fakturerings- eller expeditionsavgifter accepteras. 9 Meddelanden Meddelanden angående detta avtal skall adresseras Meddelanden till SMHI SMHI Inköpsenheten / Upphandling 601 76 Norrköping Meddelanden till Konsulten Konsultbolaget Adressgatan 123 45 Staden Dnr 2011/817/243 Sid. 7 (8)
Undertecknande Detta avtal har undertecknats i två original varav parterna tagit varsitt. För SMHI För Konsultbolaget.. NAMN.. NAMN Datum.. Datum.. Bilagor: 1 Timpriser 2 Kompetensspecifikation 3 Allmänna villkor för konsultarbete vid SMHI 4 Bekräftelser om avtal med underkonsulter (kompetensnivåerna 1-3) 5 Anbud 6 SMHIs förfrågan 7 Mall för avrop till löpande räkning Leveransavtal avseende konsultuppdrag med ersättning enligt bok och räkning 8 Mall för avrop med takpris Leveransavtal avseende konsultuppdrag med tak Dnr 2011/817/243 Sid. 8 (8)