Slutrapport 1(17) Slutrapport för Projekt ehälsa, sept 2011 sept 2012 Projektägare är: Marie Gustafsson, Regionförbundet Örebro Versionshistorik Version 1 Datum Författare Godkänd av Ändringshistorik 0.1 2012-09-10 Boel Lindblom och Kerstin Thored Utkast 1.0 2012-09-14 Boel och Kerstin SG Ändringar utifrån synpunkter styrgrupp ehälsa. 1 Själva dokumentnamnet ska ej ändras i samband med ny version. Detta eftersom målsättningen på sikt är att dokumenten ska in i vårt dokumenthanteringssystem som då även sköter versionshanteringen.
Slutrapport 2(17) Checklista inför beslut, BP5 Alla ärenden relaterade till projektet är omhändertagna och diarieförda. Se Bilaga 1 Restlista. Styrande dokument diarieförs i Platina. Alla erfarenheter och observationer är dokumenterade och avrapporterade. Avvikelser från planerade mål är dokumenterade. Effektmålen är dokumenterade i nyttokalkylen Nyttokalkyl gjord för NPÖ. Ansvarig för uppföljningen av nyttoeffekterna är utsedd. Ansvarig för uppföljning av nyttoeffekterna är Marie Gustafsson, Regionförbundet Nyttouppföljningsmetod är dokumenterad i överenskommelsen för realisering av nytta. Ja X X X Delvis X Nej X Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller: JA NEJ Kommentar: Beslut att godkänna Slutrapport och X SG 2012-09-14 avsluta projektet, BP5 Beslut att inte avsluta projektet, BP5 Beslut att bordlägga beslutet
Slutrapport 3(17) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 GRUNDLÄGGANDE INFORMATION... 5 1.1 Bakgrund... 5 1.2 Syfte... 5 1.3 Projektnytta... 5 1.3.1 Effektmål NPÖ... 5 1.3.2 Nyttoanalys NPÖ... 6 1.3.3 Effektmål Pascal... 6 1.3.4 Uppföljning av effektmål... 6 1.3.5 Överlämning till drift och förvaltning... 7 1.4 Organisationsplan... 7 1.5 Historik... 9 1.6 Processer och metoder... 10 2 PROJEKTRESULTAT JÄMFÖRT MED PROJEKTMÅL... 10 2.1 Målen... 10 Projektmålets prioritering... 10 2.2 Utfall resultatmål... 11 2.2.1 Mål 1: NPÖ... 11 2.2.2 Mål 2: Pascal... 12 2.2.3 Mål 3: Tekniska och legala förutsättningar... 12 2.2.4 Mål 4 Förvaltningsorganisation... 12 2.2.5 Mål 5: Information... 12 2.2.6 Mål 6: Leverans av förstudierapporter... 13 2.3 Utfall tidplan... 14 2.3.1 Utfall tidplan NPÖ... 14 2.3.2 Utfall tidplan Pascal... 14 2.4 Utfall kostnader, inklusive resurser... 14 2.5 Indikation effektmål... 14
Slutrapport 4(17) 3 ÖVERLÄMNING/LEVERANS AV PROJEKT... 15 4 ERFARENHETER OCH OBSERVATIONER... 15 5 FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGAR... 17 6 BILAGOR... 17
Slutrapport 5(17) 1 Grundläggande information 1.1 Bakgrund Landstinget och länets kommuner har antagit ett Regionalt Program för ehälsa (2010) som är ett övergripande stöddokument och utgår från den nationella IT-strategin. Programmet beskriver en gemensam viljeinriktning för kommuner och landstinget i Örebro län under den närmaste tre- till femårsperioden. Syftet med det regionala programmet för ehälsa är att det skall utgöra ett underlag och en vägledning till kommunerna i länet och landstinget, i planering och satsningar inom IT i vård och omsorg. Åtagandet i programmet för kommunerna och landstinget är att de gemensamt ställer sig bakom programmet och att man tillsätter arbetsgrupper som tar fram projektplaner inklusive budget för de föreslagna projektområdena. Under perioden har ett nytt samverkansområde inom regionsamarbetet tillkommit. Det avser införandet av Pascal e-dos som ska ersätta nuvarande e-dos applikation. I samband med omregleringen av apoteksmarknaden har en ny applikation för gränssnittet av e-dos tagits fram nationellt och skall införas våren 2012. (Från projektplan) 1.2 Syfte Att realisera de utvecklingsområden som återstår i det Regionala programmet för e-hälsa samt att ge förslag till fortsatt förvaltningsorganisation för de nationellt driftsatta tjänsterna. (Från projektplan) 1.3 Projektnytta 1.3.1 Effektmål NPÖ Tjänsten Nationell Patientöversikt (NPÖ) gör det möjligt för behörig vård- och omsorgspersonal att med patientens samtycke ta del av journalinformation som registrerats hos andra vårdgivare. Samordning av vårdinsatser underlättas och en helhetsbild av patienten ger ett bättre beslutsunderlag för diagnos, behandling och uppföljning. Ökad patientsäkerheten genom att kommunikationen mellan vårdgivare underlättas. Sjuksköterskor och annan hälso-och sjukvårdspersonal i kommunal verksamhet kan ta del av landstingets eller privata vårdgivares information i vårdsystemen. Förutsättningar för säkrare bedömningar möjliggörs.
Slutrapport 6(17) Dubbeldokumentation behöver inte göras. (Från projektplan) 1.3.2 Nyttoanalys NPÖ En nyttoanalys för NPÖ togs fram under våren 2012. Resultat och rekommendationer från nyttoanalysen var följande: Nationellt har investeringar redan gjorts för att säkerställa att vård och omsorgspersonal ska ha tillgång till samverkande elektroniska systemstöd. I det nationellt upphandlade och framtagna IT systemet NPÖ, finns säkerhetstjänster implementerade som följer lagstiftningen och säkerställer patientens integritet och rätt till spärr. Effekterna av att nyttja de nationella IT systemen ger förutom verksamhetsnytta även en kostnadseffektivitet inom respektive kommun och landsting. Att starta en egen upphandling och implementera egna systemstöd för att säkerställa behovet av en sammanhållen journalföring inom regionen ses inte som ett alternativ. Rekommendationen är att implementera NPÖ i kommunerna i Örebro län. 1.3.3 Effektmål Pascal Att snabbt och överskådligt få fram information om patientens läkemedel. (Från projektplan) Ökad patientsäkerhet vid läkemedelshanteringen, tydlig och läsbar dokumentation med ordinationsstöd. Ökad säkerhet/sekretess (Behörighetssystem för åtkomst till Pascal). Ökad spårbarhet (Loggning). Målsättning är att de användare som i dagsläget faxar ordinationslistor istället ska använda Pascal i högre utsträckning. Anpassning till Patientdatalagen. 1.3.4 Uppföljning av effektmål En gemensam uppföljning /utvärdering är önskvärd. Som projektägare tar Marie Gustafsson, Regionförbundet, med sig frågan och ansvarar för att en plan upprättas och att rätt personer knyts till arbetet.
Slutrapport 7(17) 1.3.5 Överlämning till drift och förvaltning I dagsläget tas ingen avgift ut för drift och förvaltning av de nationella tjänsterna NPÖ (konsument) och Pascal. Finansieringsmodellen ses dock över, och på sikt kommer troligtvis en kostnad för drift att tas ut. Dock kräver NPÖ och Pascal även en viss lokal förvaltning. Pascal- och NPÖ-handledare är utsedda på kommunerna och viss arbetstid måste läggas på att utbilda nya medarbetare samt att hantera supportärenden. Förslag till support och förvaltningsorganisation: se bilaga 2. 1.4 Organisationsplan Projektägare Christer Lenke, Regionförbundet Styrgrupp ehälsa Nationella forum / leverantörer Cehis /Inera Projektledning Boel Lindblom, Regionförbundet Kerstin Thored, Regionförbundet Införandeansvariga på kommunerna MAS/MAR, teknik, information mm Delprojekt Verksamhetsstöd Delprojektledare: Kerstin Thored Delprojekt teknik och nationella förutsättningar Delprojektledare: Boel Lindblom Delprojekt förstudier ehälsa Arbetsgrupp rutiner NPÖ och Pascal Arbetsgrupp teknik Sjunet, HSA, SITHS, TGP, support
Slutrapport 8(17) Kommentarer till projektorganisationen: Byte av projektägare våren 2012, ny projektägare from 1/6 är Marie Gustafsson, Regionförbundet. Ingen arbetsgrupp för teknik har etablerats under projektet. Införandeansvariga på kommunen: Kommun Karlskoga Laxå Degerfors Askersund Hallsberg Kumla Örebro Nora Hällefors Lekeberg Lindesberg Införandeansvarig Eva Sporre, IT-samordnare Sven-Olof Johansson, MAS Jörgen Neuman, IT-samordnare Anna Åhlin, Enhetschef Solveig Sundh, MAS Eleonora Bengtsson, MAS Cecilia Lundberg, Processledare (endast Pascal, Örebro kommun är redan igång med NPÖ) Elisabeth Hedström, MAS Ylva Karttunen-Bark, MAS Anna Nilsson, Sjuksköterska Gunilla Hedblad, MAS Ljusnarsberg Gunilla Andersson, MAS
Slutrapport 9(17) 1.5 Historik Datum Aktivitet 2011-09-19 Uppstart projekt ehälsa 2011-11-28 Godkännande av projektplan. Införandeansvariga utsedda på varje kommun. 2012-01-05 Startmöten genomförda med samtliga 12 kommuner. På startmötet informerade vi om projektet, gick igenom aktivitetsplanen och visade demoversioner av NPÖ och Pascal. 2012-02-01 Karlskoga kommun beställer modulen Tillgänglig patient (TGP) från Tieto. Leverans lovad till mitten på mars. 2012-03-08 Utbildning genomförd för HSA-katalogen: Medarbetaruppdrag och attribut i Pascal, tre tillfällen (8/2, 9/2 och 8/3). 2012-03-21 Utbildning i Patientdatalagen (Pernilla Wikström Pehrson) 2012-03-29 Utbildning i Pascal genomförd för Pascalhandledare vid sex tillfällen 20/3, 22/3, 27/3, 29/3. 2012-04-01 SITHS och medarbetaruppdrag och attribut i HSA klart för alla kommuner (förutom Lindesberg som fortfarande väntade på några kort) 2012-04-01 Leverans av generella rutiner för NPÖ 2012-04-13 Nationellt beslut att flytta fram Pascalstarten till 28/5. 2012-05-08 Utbildning genomförd för NPÖ i Karlskoga, Askersund och Kumla (27/3, 11/4 och 8/5). 2012-05-28 Driftstart Pascal 2012-06-12 Start NPÖ i Karlskoga. Försenad start pga. brister i leverans av TGP. 2012-08-17 Leverans av förstudierapport invånartjänster 2012-08-29 Utbildning genomförd för NPÖ i Degerfors, Lekeberg och Hallsberg (20/8, 23/8, 27/8, 28/8 och 29/8). 2012-08-31 Loggutbildning för NPÖ genomförd för 6 kommuner 2012-09-03 Start NPÖ i Askerund 2012-09-10 Start NPÖ i Kumla 2012-09-14 Projektavslut
Slutrapport 10(17) 1.6 Processer och metoder För projektstyrning har projektmodellen PROJEKTiL använts (mallar för projektplan, uppföljningsrapport, slutrapport mm). För dokumenthantering har www.projectplace.se använts. Ineras mapp för NPÖ har använts för projektdokumentationen. Inför varje styrgruppsmöte har en uppföljningsrapport tagits fram. Projektet har deltagit på nationella Pascalmöten tillsammans med implementeringsansvariga från alla Sveriges landsting/ regioner. Projektet har haft ett nära samarbete med Örebro landstingets införandeansvarig för Pascal. På varje kommun utsågs inledningsvis en införandeansvarig, som har varit projektets kanal mot kommunen. Införandeansvariga har regelbundet träffats för information och erfarenhetsutbyte. För framtagande av generella rutiner NPÖ tillsattes en arbetsgrupp med representation från MAS:ar inom länet. För införande och utbildning av Pascal utsågs på varje kommun minst två Pascalhandledare. Dessa Pascalhandledare har även fungerat som lokal support och informationsbärare av den information som vi i projektet skickat ut i form av Pascalinfo nrx. 2 Projektresultat jämfört med projektmål 2.1 Målen Projektmålets prioritering Införande av NPÖ och Pascal är prioriterade. För införandet av Pascal är tidpunkten prioriterad. För införandet av NPÖ är resultatet prioriterat Utfall: Prioriteringen har följts under projektet, och har inte förändrats över tid. Vid val av funktion för Tillgänglig patient (TGP) för NPÖ har resultatet varit prioriterat, och därför har TGP0-lösningen (manuell hantering) valts bort. En snabbare införande av NPÖ hade varit möjligt om den manuella lösningen hade valts.
Slutrapport 11(17) 2.2 Utfall resultatmål Utfall projektmål (från projektplanen): 2.2.1 Mål 1: NPÖ Samtliga länets kommuner skall vara konsumenter av NPÖ senast 31 augusti 2012: Utbildning genomförd för kommunens användare. Utbildning genomförd för Karlskoga, Askersund och Kumla under april och maj 2012. Utbildning genomförd för Lekeberg, Degerfors och Hallsberg under augusti och september 2012. Rutiner framtagna och förankrade för användandet av NPÖ. Gemensamma rutiner framtagna under våren 2012. Rutinerna anpassas lokalt inför driftstart. Avtal är skrivet med Inera kring anslutning till NPÖ. Avtal skrivet med Inera för Karlskoga, Askersund, Kumla, Degerfors och Hallsbergs kommun. Pågående process för Lekeberg. Utfall: Målet är delvis uppfyllt. Orsaker till avvikelsen är: Problem med leveransen av modulen Tillgänglig Patient (TGP) från leverantörerna har gjort att införandet har fått flyttas fram i tiden. Norra länsdelen upphandlar nytt system, och beslut togs i styrgrupp 2012-04-23 att avvakta med dessa kommuner tills nytt system var på plats. Även Laxå avvaktar med införandet av NPÖ till 2013. Laxå uppgraderar till Treserva under hösten 2012. Start NPÖ Kommun Datum Karlskoga 2012-06-12 Askersund 2012-09-03 Kumla 2012-09-10 Lekeberg Hallsberg 2012-09-xx 2012-09-xx
Slutrapport 12(17) 2.2.2 Mål 2: Pascal Samtliga länets kommuner har infört Pascal enligt nationell tidplan (2012-04-23): Utbildning genomförd för kommunens användare. Rutiner framtagna och förankrade för användandet av Pascal. Utfall: Målet uppfyllt. Nationell tidplan flyttades fram från 23/4 till 28/5. Utbildning för Pascalhandledare genomförd vid 6 tillfällen under mars. Inga nya rutiner har tagits fram för Pascalstart, ansvaret för framtagande av rutiner för Pascal ligger på Inera och Apoteket AB. 2.2.3 Mål 3: Tekniska och legala förutsättningar De tekniska och legala förutsättningarna för att starta NPÖ och Pascal skall vara införda på kommunerna i Örebro län enligt aktivitetslista senast 2012-03-01. Utfall: Målet uppfyllt. Samtliga kommuner var klara med HSA-katalogen och SITHSkorten till driftstart av Pascal 28/5. Avvikelse för TGP-lösning, ej klar 2012-03-01. 2.2.4 Mål 4 Förvaltningsorganisation Förslag på förvaltningsorganisation för fortsatt förvaltning av NPÖ och Pascal framtagen. Utfall: Målet uppfyllt. Förslag på support och förvaltningsorganisation framtagen, se Bilaga 2. Bemanning ej klar för regional Pascalsamordnare, 2.2.5 Mål 5: Information Berörd personal inom vårdgivaren och övriga parter är informerade enligt kommunikationsplan. Utfall: Målet uppfyllt. Projektledarna har informerat om projekt ehälsa till följande grupper: Startmöte på varje kommun Införandeansvariga har varit informationsmottagare på kommunen under projektet, och har i sin tur informerat övrig personal inom kommunen. Gällande Pascal har även utsedda Pascalhandledare varit informationsmottagare av Pascalinfo. Totalt har 14 st. Pascalinfo skickats ut. Information till olika nätverk inom Regionförbundet (Socialchefer, MAS/MAR, ITnätverket, Socialnämndschefer, Äldreomsorgschefer mm)
Slutrapport 13(17) Deltagande i nationellt nätverk NPÖ (Inera) Deltagande i nationella möten Pascal (Inera) 2.2.6 Mål 6: Leverans av förstudierapporter Leverans av förstudierapport angående införandet av medborgartjänster senast 31 augusti 2012. Förstudierapporten utgår från befintliga nationella tjänster Utfall: Målet uppfyllt. Leverans av förstudierapport invånartjänster till styrgrupp 17 augusti 2012. Leverans av förstudierapport angående införandet av mobila lösningar (MPÖ) senast 31 augusti. Plan för test av mobila enheter tas fram under våren 2012. Utfall: Beslut togs av styrgrupp 2012-04-23 att avvakta med denna förstudie. Orsaken till avvikelsen är att tekniken för säker inloggning i mobiltelefon inte var färdig under våren 2012, och därmed fanns inte förutsättningarna för att genomföra förstudien.
Slutrapport 14(17) 2.3 Utfall tidplan 2.3.1 Utfall tidplan NPÖ Vi missbedömde helt omfattning och utvecklingstid för Tillgänglig Patient TGP. Eftersom flera kommuner i landet var igång med NPÖ trodde vi att färdiga lösningar fanns, och om utveckling behövdes så var det ett mindre arbete. En uppskattning på 1 dags utvecklingsarbete gjordes tidigt i projektet. Nu hamnade vi istället i ett utvecklingsprojekt, inte ett införandeprojekt. Leverantörerna hade inte färdiga lösningar, och Inera tog inget ansvar för att samordna detta nationellt. Detta påverkade hela tidplanen för NPÖ-införandet negativt, då vi fick vänta in modulen för Tillgänglig patient (TGP-lösningen) från leverantörerna. Datum Aktivitet 2011-11-15 Ett första möte med Tieto för att beskriva behovet. 2012-01-17 Presentation av lösning och prisbild Tieto. 2012-02-10 Karlskoga beställer modulen för Tillgänglig Patient (TGP) från Tieto. Leverans lovad till mitten på mars. 2012-04-11 Installation av Tillgänglig patient (TGP) i Karlskoga. Fungerar inte April juni Ett stort antal kontakter med Tieto och Inera för att hitta lösningar på varför det inte fungerar. 2012-06-11 Tillgänglig patient (TGP) fungerar i Karlskoga. Nu fungerar dock lösningen för Tillgänglig patient från Tieto bra, och installationerna i Askersund och Kumla har fungerat utan problem. 2.3.2 Utfall tidplan Pascal Den nationella tidplanen för Pascal drevs väldigt hårt av Inera och det var bara någon dag innan planerad driftstart som datumet flyttades fram en månad, från 23/4 till 28/5. 2.4 Utfall kostnader, inklusive resurser Budget hanteras centralt på Regionförbundet. Projektet har hållit sig inom ramen för budgeten. 2.5 Indikation effektmål Från Projektplan: Respektive huvudman har ansvar för uppföljning av effektmål. Styrgruppen tar beslut om uppföljningsformer under senare delen av projekttiden.
Slutrapport 15(17) 3 Överlämning/leverans av projekt Restlista är framtagen, se Bilaga 1. Förvaltnings- och supportorganisation för NPÖ och Pascal är föreslagen enligt Bilaga 2. Inera AB är ansvarig för drift och förvaltning Pascal och NPÖ (liksom övriga nationella tjänster). Följande dokument diarieförs i Platina på Regionförbundet: Regionalt program för ehälsa Projektdirektiv ehälsa Projektplan ehälsa (med bilagor) Generella riktlinjer och rutiner för NPÖ (totalt 6 dokument) o Riktlinje för samtycke inom Örebro läns kommuner o Rutin för samtycke inom Örebro läns kommuner o Riktlinje då NPÖ ska användas inom Örebro läns kommuner o Rutin för loggning inom Örebro läns kommuner o Rutin för HSA, administration inom Örebro läns kommuner o Rutin för behörighet och sekretess, ansvarsförbindelse inom Örebro läns kommuner 4 Erfarenheter och observationer Erfarenheter har tagits fram av projektledarna samt införandeansvariga/mas. Erfarenheter positivt Projektledning Modellen med införandeansvariga har fungerat bra! Införandeansvariga har tagit ett stort ansvar för förberedelserna inför driftstart. Samarbetet med Landstingets införandeansvarig för Pascal har fungerat bra! Vi har hjälpt varandra i frågor kring Pascal och i medverkan i nationella forum för Pascal. Det har varit bra med två projektledare på halvtid istället för en på heltid. Det blir mindre sårbart om någon är ledig eller sjuk, och det har varit bra att hela tiden ha någon att bolla problem och idéer med. Bra med två olika kompetenser i projektledningen.
Slutrapport 16(17) Projektledarna lade mycket tid i början på projektet att åka ut och träffa alla kommuner. Detta var värdefullt i det fortsatta arbete i projektet, då bra relationer och kontaktvägar etablerades. Pascalhandledare på alla kommuner som tagit utbildningsansvar och förmedlat information. Naturligt att de tar över förvaltnings och supportfrågor efter projekttid. Det var effektivt att ta in HSA-ansvariga från kommunerna och tillsammans göra uppdateringarna direkt i produktionsmiljön inför driftstart Pascal. Införandeansvarig/MAS Bra med utbildningar på plats, inte allt koncentrerat till Örebro. Sammanhållande länk med diverse rutiner/riktlinjer. Projektledning lätta att få tag på, kontakta. Bra information, bra stöttning, aktivitetsplanen var bra Bra att ta med sakkunniga i verksamheten I stort bra struktur i projektet. Viktigt med projektgrupp/införandeansvarig Bra att dela upp arbetet, ex rutiner Erfarenheter att utveckla Projektledning Problem med leverantörer av Tillgänglig patient (TGP). Dessa frågor borde hanteras på nationell nivå, inte inom varje kommun/region. Det tar mycket tid och kraft i projektet att vara först med nya lösningar. Ny lösning för Tillgänglig patient har levererats både från Tieto och Logica, och Örebroregionen har varit först i landet med båda dessa lösningar. Frustration över brist på information från Inera vid Pascalstart. Mycket merarbete med att söka och förmedla information då alla problem inte förmedlades från Inera. Starta nya nationella system inför semesterperiod är inte bra. Alltför mycket ilska på ej fungerande rutiner, ej fungerande system. Svårt med informationsspridning på sommaren. HSA problemen finns inga upparbetade kontaktvägar med landstingets HSA förvaltning - nätverk bildas Inera är byråkratiska, det är mycket blanketter, avtal mm. som skall fyllas i. Går det att förenkla för kunden?
Slutrapport 17(17) Införandeansvariga/MAS Mer bakomliggande teknik kanske mer teknikmöten. Sortera info så den kan gå direkt till användarna som berörs. Mer genomarbetat innan projektstart nu har mycket dykt upp tex Tillgänglig Patient (TGP). Erfarenheter styrgrupp I ett projekt kommer det alltid att hända oväntade saker att ta ställning till. Det är bra att projektgrupp och projektledare är medvetna om detta, och att man anpassar projektets aktiviteter och tidplan utifrån detta. Det viktiga är att man hela tiden strävar åt att nå effektmålen. 5 Förslag till förbättringar Kvalitetssäkring av HSA Det finns behov av att kvalitetssäkra HSA-katalogen. Det finns även ett behov av att få en bättre dialog mellan kommunerna och landstingets HSA-förvaltning. Ett förslag från projektet är att ett nätverk bildas för HSA-ansvariga inom kommunerna. Noteringar från mötet med planerade åtgärder. Se bilaga 3 6 Bilagor Bilaga 1 Restlista Bilaga 2 Förslag till Support och förvaltningsorganisation Bilaga 3 Minnesanteckningar möte med landstingets HSA-förvaltning