1 (8) Bilaga 8 Omsorgsnämnden 2012-10-01 Reviderat med ny text på sidan 2 i maj 2013 Rutin för förvaltning av privata medel mm för brukare i bostäder med särskild service för personer med utvecklingsstörning och/eller psykiska funktionshinder. Denna rutin ingår som en del av omsorgsnämndens förfrågningsunderlag. Rutinens innehåll Del 1: Allmänna bestämmelser och riktlinjer gällande hanteringen av privata medel. Del 2: Praktisk hantering, säkerhet och uppföljning vid hantering av privata medel. Del 3: Hantering av gemensamma hushållskassor alternativt fakturering av matkostnad. Del 4: Bilagor att användas i arbetet med privata medel och hushållskassor. Definitioner av återkommande begrepp i texten: Brukare: Boende/omsorgstagare i bostad med särskild service Utförare: Kommunal eller privat utförare som bedriver verksamhet på uppdrag av omsorgsnämnden. Verksamhetschef: Den som operativt ansvarar för verksamheten. Privata medel: Pengar som ägs av enskild brukare men som till del, under vissa angivna omständigheter, kan hanteras/förvaltas av utförare. Förvaltningskonto: Särskilt bankkonto, utställt på enskild brukare, för den del av privata medel för vilka utförare åtagit sig visst ansvar enligt samrådsavtal mellan utförare och god man/förvaltare. Rutinen ska vara väl känd av all personal som arbetar i bostäder med särskild service på uppdrag av omsorgsnämnden, dvs. både kommunala och privata utförare. Verksamhetschefen ansvarar för att rutinen är känd av personalen och är ytterst ansvarig för att den följs. Alla som har befogenhet att ansvara för brukares privata medel har också ansvar för att rutinen efterlevs. Rutinen syftar till att skapa: - trygghet för brukaren - trygghet för personalen - trygghet för Linköpings kommun samt resp. utförare I:\KLK\Omsorg\Insatser psykiatri\kravspecifikationer\förfrågningsunderlag boende 2014\Bilaga 9 Rutin privata medel Omsorgnämnden.docx
2 Del 1, Allmänna bestämmelser och riktlinjer gällande hantering av privata medel 1. Allmänt ang. hanteringen av privata medel Utgångspunkten för hanteringen av privata medel ska vara brukarens behov. I första hand bör god man eller förvaltare hjälpa brukaren med hanteringen av privata medel om brukaren själv inte kan göra detta. Om brukaren inte vill eller uppfyller kriterierna för att kunna få en god man/förvaltare kan utföraren/personalen hjälpa brukaren under förutsättning att hanteringen sker enligt rutinen. Brukaren tecknar då själv samrådsavtal och ger utföraren/personalen fullmakt att hantera medel på brukarens förvaltningskonto. En förutsättning för att detta skall vara möjligt är att brukaren förstår innebörden av samrådsavtalet. Om så inte är fallet åvilar det utföraren att motivera och vara behjälplig med ansökan om god man. 2. Ansökan om god man/förvaltare Ansökan om god man/förvaltare kan göras av den enskilde själv, hans eller hennes närmaste anhöriga eller överförmyndarnämnden. Ansökan görs till Tingsrätten. Socialtjänsten och sjukvården har i vissa fall en skyldighet att anmäla behov av ställföreträdare till överförmyndarnämnden. Vid anmälan är det överförmyndarnämnden som utreder om det finns tillräcklig grund för nämnden att ansöka om ställföreträdarskap hos tingsrätten för den person anmälan avser. Blanketter (anmälan till överförmyndarnämnden, ansökan om god man egen ansökan, ansökan om god man från anhörig) finns på kommunens hemsida www.linkoping.se (sökväg: stöd och omsorg God man och förvaltare). För att ha rätt till god man eller förvaltare krävs att huvudmannen har en sjukdom, psykisk funktionsnedsättning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållande. En eller flera av dessa fyra grunder ska föreligga och det ska vara orsaken till att huvudmannen behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och/eller sörja för person. En förordnad god man eller förvaltare ska alltid kunna visa upp ett registerutdrag från Överförmyndarenheten av vilket framgår att han/hon är förordnad som god man/förvaltare för en viss person och vilka delar godman/förvaltarskapet omfattar. Om det finns tveksamheter om uppdragets omfattning ger den gode mannen/förvaltaren rätt att agera enligt denna rutin ska Överförmyndarenheten kontaktas för klarläggande. 3. Överenskommelse om förvaltning av privata medel Gode män och förvaltare kan ibland ha svårigheter att bistå brukaren med exempelvis regelbundna utgifter för den dagliga livsföringen. Utföraren kan därför åta sig att förvalta en del av brukarnas privata medel. Överenskommelsen om detta ska då ske skriftligen i ett så kallat samrådsavtal.
3 Del 2, Praktisk hantering, säkerhet och uppföljning vid hantering av privata medel 4. Samrådsavtal Hantering av brukares privata medel får endast ske efter undertecknande av samrådsavtal. Hanteringen ska ske på ett sätt som främjar största möjliga delaktighet och självbestämmande för brukaren utifrån dennes förmåga. Vidare ska brukaren efter förmåga ges möjlighet att förstå innebörden i pengar och pengars värde samt vilka ekonomiska resurser han/hon förfogar över. Samrådsavtal ska upprättas mellan utföraren (verksamhetschef) och brukaren/god man/förvaltare när utföraren ska bistå brukaren i hanteringen av privata medel. Av samrådsavtalet ska framgå vad åtagandet omfattar och vilka individuella överenskommelser som görs. Utföraren ansvarar för vad som överenskommits i samrådsavtalet. Utföraren får inte åta sig större ansvar än vad denna rutin medger. Hanteringen av privata medel ska i största utsträckning ske på sådant sätt att hanteringen av kontanter minimeras. Regelbundna köp kan med fördel skötas av god man/förvaltare via autogiro eller fakturaförfarande utan att kommunens utförare åtar sig ansvaret för detta. Frågor som ska regleras i samrådsavtalet framgår av bilaga 1. 5. Förvaltningskonto God man/förvaltare sätter in det belopp som utförare ska förvalta på ett speciellt konto (förvaltningskonto). Oftast sker detta månadsvis genom automatisk överföring. Överenskommelse om summa ska ingå i samrådsavtalet. Utföraren ska som mest förvalta ett månatligt tillskott som motsvarar 5% av prisbasbeloppet. (motsvarar 2 200 kr/månad år 2012). Utöver detta belopp tillkommer avtal om ev. deltagande i gemensam hushållskassa. På förvaltningskontot får behållningen högst uppgå till 15 % av prisbasbeloppet avrundat till närmaste hundratal (motsvarar 6 600 kr år 2012). Om behållningen överstiger detta maximibelopp förs automatiskt överskjutande belopp tillbaka till konto som förvaltas av omsorgstagarens god man/förvaltare. Ansvar vilar på god man/förvaltare att bevaka att överföring sker enligt ovanstående. Med stöd av samrådsavtalet kan verksamhetschef utfärda fullmakt till personal att ta ut pengar från förvaltningskontot. Antalet personal som ges fullmakt att göra uttag från förvaltningskonto skall vara så få som möjligt, dock maximalt 3 per förvaltningskonto. Den personal som får uttagsrätt för förvaltningskonto erhåller ett betal- /uttagskort (kontokort) med en personlig kod som gör det möjligt att göra uttag i automat samt inköp för brukarens räkning. Koden får under inga omständigheter röjas eller lånas ut till annan person. När personal som erhållit fullmakt slutar eller går på längre ledigheter (6 veckor eller mer) ska fullmakten upphöra att gälla och kontokort lämnas in till verksamhetschef för att makuleras. Vid inget tillfälle får antalet kort per förvaltningskonto överstiga 3. Brukaren svarar för eventuella kostnader för ett kontokort medan respektive utförare svarar för kostnaden för övriga (högst 2) kort.
4 När personal erhåller fullmakt för förvaltningskonto samt dispositionsrätt för betal- /uttagskort ska skriftlig överenskommelse mellan verksamhetschef och aktuell personal undertecknas. Överenskommelsen reglerar villkor och ansvar i samband med nyttjandet av kontokort (bilaga 2). 6. Hantering av fickpengar Även om brukaren inte klarar att ta hand om de pengar som behövs för alla löpande utgifter klarar han/hon ofta av att ha hand om en liten summa (fickpeng). Överenskommelse om summa samt former för överlämnande ska ingå i samrådsavtalet. Om brukaren kvitterar mottagandet av fickpengar från utföraren används bilaga 3. I annat fall används bilaga 4 där personal bekräftar att brukaren mottagit kontanta medel. Utföraren ansvarar inte för kontanter som lämnats till brukaren som fickpengar. 7. Särskilda köp Överenskommelse med god man/förvaltare om inköp som överstiger 1000 kr, så kallade särskilda köp, ska dokumenteras enligt vad som framgår av bilaga 5 om inte detta är bortskrivet i samrådsavtalet. 8. Kassaansvarig Verksamhetschef ansvarar för förvaltningen av brukarens privata medel i enlighet med samrådsavtalet. Verksamhetschefen kan dock uppdra åt annan personal att ta hand om bokföring och förvaring av omsorgstagarens kontanter. Den/de personer som ansvarar för bokföring och förvaring av kontanter benämns kassaansvariga. Oftast är kontaktmännen även kassaansvariga. Kassaansvarig personal ska alltid utses bland någon av de personer som har fullmakt för att teckna uttag på förvaltningskonto. Det åligger verksamhetschef att ansvara för att kassaansvariga utses. 9. Fullmakt För personal som ska vara behjälplig med uttag av kontanter från bank måste fullmakt utfärdas. Se ovan pkt 5. 10. Förvaring av kontanter Kontanter, kontokort, kassabok och övriga värdehandlingar ska förvaras säkert i ett låsbart kassaskåp eller värdeskåp. Varje brukares kontanter ska förvaras åtskilt från andra brukares privata medel. För att förvaras åtskilt skall låst kassaskrin/motsvarande finnas i kassaskåp/värdeskåp. Nyckel till detta kassaskrin/motsvarande får endast respektive kassaansvarig ha tillgång till. Lokal rutin för nyckelhantering ska finnas. Om annan personal än den kassaansvarige behöver få tillgång till begränsade summor av brukarnas privata medel ska interna rutiner finnas som reglerar hur detta ska ske. 11. Löpande bokföring i kassabok Bokföring ska ske i kassabok för varje brukare. Allt som påverkar kassans storlek eller behållningen på förvaltningskonto, både inkomster och utgifter, ska bokföras.
5 Det ska klart framgå vems privata medel kassan avser och alla kassablad ska sid- och årsnumreras. Sidnumrering sker årsvis, en kassabok kan omfatta flera år. Kassaböckerna ska vara inbundna i A4-storlek. Utföraren ska svara för kostnaden för kassaböckerna. Bokföring ska ske dels av transaktioner (uttag, insättningar, inköp) i förvaltningskontot, dels av kontanter som tagits ut från förvaltningskonto eller på annat sätt tillförts brukarens kassa för privata medel. (Se exempel i bilaga 6) Varje transaktion (uttag, insättning, inköp) som görs gentemot förvaltningskonto bokförs i kassabok under rubrikerna Förvaltningskonto respektive Förvaltningskonto, behållning. Vid inköp som betalas med kontokort bokförs samma uppgifter angående inköpet som vid kontantinköp. Inköpen ska även styrkas med verifikationer på motsvarande sätt.(se nedan) Varje tillskott/uttag ur kassan eller inköp med kontokort bokförs i kassabok med: 1. datum 2. vad inkomsten/utgiften avser 3. verifikations nummer 4. belopp 5. kassabehållning 6. signatur Anteckningarna ska göras med bläck- eller kulspetspenna och varje transaktion ska ovillkorligen signeras av den som utfört transaktionen. Det som införs får inte utplånas eller göras oläsligt. Vid rättelse anges när det har skett och av vem som har gjort rättelsen. Varje nytt år börjar med verifikationsnummer 1. Alla kvitton nitas fast på A4-papper och numreras med verifikationsnummer. Separat pärm för varje brukares verifikationer skall finnas. Normalt sett ska privata medel tillföras brukaren genom överföring mellan konton. Om kontanter från anhörig, god man/förvaltare eller annan undantagsvis tas emot för brukarens räkning ska detta verifieras genom att den person som tar emot pengarna skriver ut kvitto. (bilaga 7) Den som överlämnat kontanterna får originalet på kvittot och en kopia sparas som verifikation. Mottagna kontanter redovisas i kassabok. Vid inköp ska det av kassakvittot framgå belopp, när och var inköpet skett samt vad inköpet avser. Om det inte framgår av kvittot vad som avses, begärs skrivet kvitto. Då kvitto ev. kommit bort, ska orsaken till detta anges skriftligt och styrkas av två personer. Samtidigt ska redovisning ske av motsvarande uppgifter som ska finnas på kvitto. (bilaga 8) Den personal som gjort inköp signerar varje transaktion. Signaturen innebär att personalen tagit ansvar för transaktionen och att saldobeloppet stämmer med kvarvarande kontanter alternativt behållning på konto. Kassaansvariga ansvarar för att löpande bokföring sköts.
6 Vid inköp för brukarens räkning får endast bonuskort/motsvarande som tillhör brukaren användas. God man/förvaltare ska från banken beställa att månatliga kontoutdrag skickas till utföraren för respektive brukares förvaltningskonto. 12. Intern kontroll Kassaansvarig ska stämma av samt kontrollera kassaboken löpande men minst en gång i månaden. Saldokolumnerna i kassaboken stäms av mot vad som finns i kontanta medel i kassaskåpet resp. behållning på konto. Alla uttag, kvitton och saldon kontrolleras samt rimligheten i vad som köpts. Avstämningen dateras och signeras i kassabok. Om differenser uppkommer i kontoutdrag, kassabok, kvitton eller kontanta medel, ska verksamhetschef kontaktas. Om oegentligheter eller stöld kan misstänkas ska detta polisanmälas av verksamhetschefen. Handläggning ska ske i enlighet med den av omsorgsnämnden antagna anmälningsrutinen. Verksamhetschef ansvarar för att internkontroll genomförs. Internkontrollen skall ske genom att annan vårdpersonal minst en gång per halvår växelvis kontrollerar hur kassaansvarig kollega genomfört sitt uppdrag. Kontrollen ska bl.a. innefatta kontroll av kassabehållning samt saldon i bokföringen. Minst en gång per halvår ska verksamhetschef granska verifikationer för att se att endast relevanta och troliga kostnader finns på verifikationerna. Dessutom ska verksamhetschefen göra en allmän översikt om verifikationer och kassaböcker sköts på ett tillfredsställande sätt. Notering med signering ska ske i kassabok när internkontroller genomförts. God man/förvaltare har alltid rätt att ta del av räkenskaper, få upplysningar samt kontrollera den del av brukarens ekonomi som hanteras av utföraren. Utföraren är skyldig att utan dröjsmål redovisa det god man/förvaltare efterfrågar. Om god man/ förvaltare önskar kontrollera kassabok och/eller verifikationer får detta ske på plats i boendet alternativt att kopior överlämnas till god man/förvaltare. 13. Extern revision/kontroll Varje utförare är skyldig att initiera att minst en årlig extern revision för samtliga kassor och all hantering av privata medel samt ev. hushållskassor inom verksamheten genomförs. Revisionen ska genomföras enligt god revisionssed av person/er som kan agera självständigt och inte är direkt lokalt organisatoriskt kopplad till respektive verksamhet/utförare. Utföraren svarar för kostnader för revisionen. Den externa revisionen ska minst omfatta de punkter som anges i bilaga 9. Då verksamhetschef fått del av revisionsrapporter från den externa revisionen ska denne ansvara för att åtgärder omedelbart vidtas gällande de brister som eventuellt påtalats i rapporterna. När revision/kontroll genomförts vid genomförts vid samtliga verksamheter inom en verksamhetschefs ansvarsområde ska en samlad skriftlig rapport överlämnas till omsorgskontoret. I rapporten ska redovisas eventuella fel/brister
7 som framkommit samt vilka åtgärder som vidtagits för att rätta till dessa. Rapport skall redovisas även i de fall inga fel/brister uppmärksammats. Omsorgskontoret ska årligen avlämna en samlad rapport till omsorgsnämnden angående inkomna redovisningar. 14. Arkivering mm. Allt räkenskapsmaterial för brukares räkning hos utförare ska arkiveras i 10 år enligt gällande regler. Med räkenskapsmaterial avses allt ekonomiskt underlagsmaterial såsom kassaböcker, kvitton, kontoutdrag och liknande. Vid byte av utförare för verksamhet överförs inte räkenskapsmaterial till den nya utföraren utan överlämnas till god man/förvaltare. Del. 3, Hantering av gemensamma hushållskassor alternativt fakturering av matkostnader Om alla eller vissa måltider i särskilda boenden enligt LSS tillagas och intas gemensamt finns två alternativa former för att hantera kostnader för detta: 1. Gemensam hushållskassa enligt denna rutin 2. Möjlighet att få matkostnad debiterad i efterskott enligt ersättningsnivå fastställd av omsorgsnämnden. Vilket av alternativen som ska tillämpas i respektive grupp av brukare (gruppbostad/motsvarande) måste överenskommas gemensamt mellan brukare/gode män/förvaltare och verksamhetschef. Det alternativ som väljs för respektive grupp måste tillämpas för samtliga brukare som tillhör gruppen. 15. Avtal om gemensam hushållskassa I de fall gemensamt beslut tagits om att tillaga och inta måltider gemensamt samt ha gemensam hushållskassa kan utföraren åta sig att förvalta denna kassa. Skriftligt avtal ska då träffas mellan utföraren och de brukare (gode män/förvaltare) som har gemensam hushållskassa (bilaga 10). Om betalning till hushållskassa ska hanteras av utförare ska överenskommelsen även ingå i samrådsavtalet. Brukarna och deras gode män/förvaltare kommer överens om hur stora belopp som ska tillföras den gemensamma hushållskassan och vilka utgifter som ska betalas ur kassan. Brukarna (gode män/förvaltare) betalar den överenskomna summan till den gemensamma hushållskassan. Alla som deltar i den gemensamma hushållskassan i respektive grupp ska komma överens om en gemensam standard/summa och betala lika stor summa till den gemensamma hushållskassan förutsatt att samma antal mål intas gemensamt. Om det finns generella skillnader i antalet intagna måltider regleras ersättningen till hushållskassan utifrån detta. Vid utebliven måltid/måltidsdag, exempelvis vid hemresa över helg, ska brukaren ersättas för utebliven måltid. Av samrådsavtalet och avtalet mellan brukarna om den gemensamma hushållskassan ska framgå när och hur ersättning ska ske. Om man
8 kommer överens om kontantutbetalning bifogas underskrivet kvitto angående överlämnande av kontanter till kassaboken för gemensam hushållskassa. Alla inkomster och utgifter redovisas i en kassabok. Se regler i del 2 gällande löpande bokföring, internkontroll, externkontroll, arkivering mm. Motsvarande regler gäller även för gemensamma hushållskassor. Två personal skall utses som ansvariga för gemensam hushållskassa, varav en ska vara huvudansvarig. Revision/kontroll av hushållskassor ska ske enligt samma principer som gäller för privata medel (se ovan). Om differens i kassan uppstår kontaktas verksamhetschef. 16. Kompensation för personalens sociala måltider Utföraren ansvarar för att rutin för sociala måltider finns samt att hushållskassan ersätts för beräknade råvarukostnader för måltider som intagits av personal. Ersättningsnivån för detta fastställs årligen av omsorgsnämnden och kan betalas genom löneavdrag för berörd personal eller på annat sätt som utföraren bestämmer. 17. Debitering av matkostnader i efterskott (fakturering). Om brukare/gode män/förvaltare gemensamt så beslutar kan debitering av matkostnader ske i efterskott enligt en ersättningsnivå som årligen fastställs av omsorgsnämnden. Ersättningen fastställs som pris för heldygn samt priser för resp. måltidstyp. Utföraren ansvarar för att inrapportering sker enligt fastställda rutiner så att matkostnaden faktureras samtidigt med bl.a hyran. Om personal intar sociala måltider har utföraren rätt att debitera personal kostnaden för detta enligt samma nivå som gäller för verksamheter som har gemensam hushållskassa. Del 4, Bilagor att användas i arbetet med privata medel och hushållskassor 1. Samrådsavtal 2. Överenskommelse mellan personal och utförare ang. fullmakt/dispositionsrätt för förvaltningskonto samt kontokort 3. Kvitto på mottagna fickpengar 4. Intyg av personal angående överlämnade fickpengar 5. Överenskommelse angående inköp som överstiger 1000 kronor 6. Exempel på bokföring 7. Kvitto på pengar som mottagits för brukares räkning 8. Underlag då kvitto saknas 9. Kontrollpunkter vid extern revision 10. Avtal om gemensam hushållskassa
Bilaga 1 SAMRÅDSAVTAL PRIVATA MEDEL Samrådsavtal gäller fr o m Namn på brukare Enhet och adress Anhörig/Godman/Förvaltare Personnummer Telefon Telefon Härmed befullmäktigar jag Utförare anlitad av Linköpings kommun att genom verksamhetschef/enhetschef utse särskild personal att teckna uttag på mitt förvaltningskonto Kontonummer inkl clearingnr Bank Jag medger också att Utföraren genom särskilt utsedd personal får förvalta de medel som tagits ut från kontot. Uttag från kontot samt vissa inköp sker genom nyttjande av betal-/uttagskort. Överenskommelsen avser Utföraren ska bistå omsorgstagaren med hantering av privata medel med följande belopp per månad + Kr Varav brukaren själv får disponera följande summa per månad i form av fickpengar (Utföraren ansvarar inte för överlämnade fickpengar) Kr Därutöver eventuell summa till gemensam hushållskassa + Kr Totalt belopp = Kr Överföring till förvaltningskonto ska ske en gång/månad Datum Belopp Kontonummer inkl clearing nr Om brukaren deltar i gemensam hushållskassa ersätts brukaren vid utebliven måltid i form av (Sätt X i lämplig ruta) Kontanter Minskad avgift nästkommande månad Kostnad för mat ska faktureras god man/förvaltare i efterskott enligt det pris som fastställs av omsorgsnämnden Ja Nej
2 Pengarna på förvaltningskontot ska användas till Begränsningar För inköp som överstiger 1 000 kronor ska särskild kontakt ske med god man/förvaltare. Överenskommelse om särskilda inköp ska dokumenteras på särskild blankett Ja Nej Övrigt Samrådsavtalet gäller under den tid som jag bor i bostad som Utföraren på uppdrag av Linköpings kommun har driftsansvar för eller tills annat förordnas. Underskrift brukare Datum Namnteckning Underskrift God man/förvaltare Datum Namnteckning Underskrift verksamhetschef/enhetschef Datum Namnteckning Namnteckningen bevittnas Namn Namn Adress Adress Original till god man/förvaltare Kopia till brukare Kopia till enhet
Bilaga 2 ÖVERENSKOMMELSE ANGÅENDE FULLMAKT/DISPOSITIONSRÄTT Mellan..(utförare) företrädd av..(verksamhetschef/motsv.) och..(personal) har följande överenskommelse tecknats ang. fullmakt/dispositionsrätt samt nyttjande av betal-/ uttagskort för förvaltningskonto med kontonummer i..(bank). Kontot tillhör. (brukare). I samband med att fullmakten tecknas utfärdas ett kontokort som kan användas för betalning av varor/tjänster för brukarens räkning samt för uttag av kontanter. Kontokort och kontanter kan endast användas inom ramen för vad som föreskrivs i av omsorgsnämnden fastställd Rutin för förvaltning av privata medel mm för personer i bostäder etc. Alla transaktioner samt handhavande i övrigt skall ske enligt vad som föreskrivs i denna rutin. För kontokort gäller följande: Koden är strikt personlig och får under inga omständigheter röjas eller lämnas ut till annan person Kontokort ska förvaras på ett betryggande sätt Om kontokortet förkommer skall det omgående spärras. Förlusten ska även omgående anmälas till verksamhetschef/motsv. Om personal slutar eller går på ledighet längre än 6 veckor ska fullmakt och kontokort upphöra att gälla. Personal är skyldig att vid sådana tillfällen lämna kontokort till verksamhetschef/motsv. Kontokort får endast användas för inköp, betalning samt uttag för brukarens räkning. Personal med fullmakt samt dispositionsrätt för kontokort ska ha full kännedom om innehållet i Rutin för förvaltning. etc Genomgång av ovanstående överenskommelse samt nämnda rutin har skett. (datum)..(underskrift, verksamhetschef) Undertecknad..(personal) är medveten om innehållet i denna överenskommelse samt i Rutin för förvaltning.etc. (datum).(underskrift, personal) Överenskommelsen upphör att gälla. (datum)..(underskrift, verksamhetschef)..(underskrift, personal)
Bilaga 3 MOTTAGNA FICKPENGAR -kvittering Brukare intygar själv mottagande av fickpengar. Summan av överlämnade fickpengar får inte överstiga den som anges i samrådsavtal Härmed kvitteras/intygas att Namn på brukare Personnummer tagit emot fickpengar Datum Ver nr Summa Underskrift av brukare Underskrift av personal
Bilaga 4 ÖVERLÄMNADE FICKPENGAR -intyg av personal När brukaren själv inte kan intyga mottagandet av fickpengar ska överlämnande bevittnas av annan personal som också signerar listan. Summan av överlämnade fickpengar får inte överstiga den som anges i samrådsavtal Härmed intygas att Namn på brukare Personnummer tagit emot fickpengar Datum Ver nr Summa Underskrift av överlämnande personal Underskrift av annan personal
Bilaga 5 ÖVERENSKOMMELSE ANGÅENDE KÖP SOM ÖVERSTIGER 1 000 KRONOR Överenskommelse angående inköp/beställning av tjänster har gjorts mellan företrädare för..(utförare) och (god man/förvaltare) för..(brukare) angående nedanstående God man/förvaltare har godkänt inköp/beställning av Vara/tjänst Kostnad Datum Överenskommelse vid tel- kontakt (kryss) Underskrift av god man/förvaltare alt personal När överenskommelser om särskilda inköp/beställningar sker per telefon, görs underskriften av ansvarig personal. När överenskommelse sker vid personligt möte görs underskriften av god man/förvaltare
Bilaga 6 Förvaltningskonto Förvaltkonto sign Kontanthantering Kassa- sign Datum ver Transaktion in ut behålln in ut behålln Ingående balans 2 525,00 725 9/2 1 Inköp av kläder 1 250,00 1 275,00 12/2 2 Matinköp 124 601 13/2 3 Bio- och cafebesök 180 421 14/2 4 Fickpeng 400 21 15/2 5 Bankomatuttag 900,00 375,00 900 921 22/2 6 Apotek 150 771 25/2 7 Matinköp 265 506 27/2 8 Överfört från god man 4 000,00 4 375,00 28/2 9 Uttag bet. till gem matkassa 2 000,00 2 375,00 29/2 Månadsavstämning ok LL ok LL 2/3 10 Inköp av CD-skiva 169,00 2 206,00 5/3 11 Matinköp 273 233 9/3 12 Fickpeng 200 33 11/3 13 Bankomatuttag 900,00 1 306,00 900 933 Ny sida i bokföringen Förvaltningskonto Förvaltkonto sign Kontanthantering Kassa- sign Datum ver Transaktion in ut behålln in ut behålln Transport 1 306,00 933
Bilaga 7 KVITTO Undertecknad har idag mottagit. kronor från..(god man/förvaltare/anhörig) för.(brukare) räkning. Pengarna bokförs och hanteras enligt regler för hantering av privata medel. Linköping den... Underskrift av personal Original på detta kvitto lämnas till den som överlämnat pengarna. Kopia behålles för redovisning.
Bilaga 8 UNDERLAG DÅ KVITTO SAKNAS Datum för inköp/beställning Verifikationsnummer Företag/motsvarande där inköp/beställning av tjänst skett.. Inköpet/beställning av tjänst avser.. Summa erlagd betalning...kronor för.(brukare) räkning. Orsak till att kvitto saknas. Datum.. Underskrift, av person som gjort inköp/beställning. Underskrift av annan personal. Underskrift av verksamhetschef/ motsv
1 (2) Omsorgskontoret Bilaga 9 EXTERN KONTROLL Minimikrav på extern kontroll av privata medel Att verksamheten följer den av omsorgsnämnden beslutade rutinen för förvaltning av privata medel m.m. Stämma av bokförda behållningar på bankkonto och kassa mot kontoutdrag samt räkna befintlig kassa. Att det finns kvitton till samtliga verifikationer. Kvittona/kostnaderna är relevanta för personen. Anteckna synpunkter, brister och fel som uppmärksammats. Granska, notera och ange om och när internkontroll har skett. Avsluta med att ta ställning till om den externa kontrollen bedöms medföra att hanteringen får godkänt eller ej godkänt. Granskningsrapporten överlämnas till verksamhetschef för vidare hantering. Exempel på utseende: Extern kontroll av privata medel Granskningen avser perioden: Verksamhet/Utförare Brukare: Avstämning bankkonto och kassa Saldo bankkonto enligt bokföring: Saldo bankkonto enligt kontoutdrag: Differens: Saldo kassakonto enligt bokföring: Saldo kassakonto enligt inventering: Differens: Synpunkter/brister/fel
2 Internkontroll Internkontroll har skett: Nej Ja När Av personal:.. Av v-chef:.. Extern kontroll Godkänd Ej godkänd.. Namnunderskrift, funktion, tel.nr Datum
Bilaga 10 AVTAL OM GEMENSAM HUSHÅLLSKASSA Brukare vid (gruppbostad/motsvarande) Adress Utförare har kommit överens om att ha en gemensam hushållskassa som förvaltas enligt fastställd rutin. Kassan ska användas vid inköp av dagligvaror till vårt gemensamma hushåll. Härutöver ska följande utgifter förutom dagligvaror betalas ur kassan Inga utgifter förutom dagligvaror betalas ur kassan Personal får äta social måltid Ja Nej Om personal får äta social måltid ersätts hushållskassan med belopp som fastställs av Omsorgsnämnden Medel förs över från god man/förvaltare till respektive förvaltningskonto den 25:e varje månad och tas ut från varje konto till den gemensamma hushållskassan enligt detta avtal alternativt betalas kontant. Betalningssätt (sätt X) Namn på brukare Månadsbelopp kronor Från god mans konto Kontant Det månatliga tillskottet minskas om brukaren/företrädaren meddelar att han/hon ej avser att delta i den gemensamma måltiden. Kompensation sker då med Frukost Lunch Kvällsmål Kr Kr Kr Kompensation sker antingen genom minskad avgift nästkommande månad eller genom utbetalning av kontanta medel vid månadsskiftet enligt överenskommelse i samrådsavtalet. Underskrifter Datum Brukare/god man/förvaltare För utföraren Datum Utförarens namn Verksamhetschef/motsvarende